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Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale - ELStAM

 Wichtige Hinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer


 

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Willkommen auf meiner Seite ELSTAM

Arbeitgeber können seit dem 1.11.2012 die neuen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (abgekürzt: ELStAM) ihrer Arbeitnehmer abrufen. Ich möchte Ihnen hierzu in den nachfolgenden Ausführungen die wesentlichen Punkte erläutern:

Inhaltsverzeichnis:

 

 

Registrierung und Authentifizierung des Arbeitgebers

Um an ELStAM teilzunehmen, müssen Sie sich als Arbeitgeber registrieren und authentifizieren. Gerne erläutere ich Ihnen die Details und übernehme die Anmeldung bzw. Registrierung für Sie.

 

Anmeldung der Arbeitnehmer

Mit der internen Umstellung auf ELStAM sind alle Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anzumelden. Für ab 2013 neu beschäftigte Mitarbeiter hat Ihr Lohnbüro eine elektronische Meldung an das Finanzamt zu erstatten und die ELStAM anzufordern. Mit der Anmeldung werden neue – elektronische – Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet. Genaue Details hierzu erläutere ich Ihnen gerne. Im Rahmen meines Lohnsteuerservices übernehme ich auch das komplette Anmeldeprozedere für Sie.

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ELStAM-Stammdaten

Mit Anmeldung der Arbeitnehmer können Sie folgende Daten abrufen:

  • Steuerklasse und ggf. den Faktor,
  • die Kinderfreibeträge,
  • alle sonstigen Freibeträge und Hinzurechnungsbeträge und
  • die Religionszugehörigkeit für den Abzug von Kirchensteuer.

Noch nicht abrufbar sind u.a. die Höhe privater Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge. Ich informiere Sie zeitnah, sobald dieser Service ebenfalls zur Verfügung steht.

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Lohnsteuerfreibeträge

Mit dem Übergang auf das elektronische Abrufverfahren ist nicht nur die Steuer-Identifikationsnummer des Arbeitnehmers einzufordern. Es gelten auch die auf der Lohnsteuerkarte 2010 bzw. Ersatzbescheinigung 2011/2012 oder 2013 eingetragenen Freibeträge und antragsgebundenen Kinderzähler grundsätzlich nicht weiter. Folglich sind für das Kalenderjahr 2013 die antragsgebundenen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim zuständigen Finanzamt neu zu beantragen. Dies gilt insbesondere für Freibeträge für Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen. Kinderfreibeträge werden grundsätzlich automatisch gebildet und berücksichtigt, wenn die Kinder minderjährig sind und in derselben Gemeinde ansässig sind. Andernfalls ist ein gesonderter Antrag erforderlich. Gerne erläutere ich Ihnen Details.

 

Bitte beachten Sie: Für eventuell neu zu stellende Anträge gelten besondere Fristen und Formvorschriften. Sprechen Sie mich diesbezüglich bei Bedarf gerne an. Ich helfe Ihnen gerne weiter.

 

 

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Besonderheiten für zusammen veranlagte Ehegatten

Zusammen veranlagten Ehegatten, denen für das Kalenderjahr 2010 keine Lohnsteuerkarte und für die Kalenderjahre 2011 und 2012 keine Ersatzbescheinigung ausgestellt wurde, wird ab dem Kalenderjahr 2013 für den Lohnsteuerabzug jeweils programmgesteuert die Steuerklasse IV zugewiesen, wenn einer der Ehegatten ein Dienstverhältnis beginnt. Gleiches gilt, wenn beide Ehegatten erstmals in ein Dienstverhältnis eintreten. Sofern diese programmgesteuerte Zuordnung nicht zutreffend ist und die Klassenkombination III/V oder das Faktorverfahren zur Anwendung kommen soll, muss ein gemeinsamer Antrag beim Wohnsitzfinanzamt gestellt werden. Hierfür gelten Besonderheiten, die zu beachten sind. Sprechen Sie mich darauf an.

 

Stufenweise Umstellung und Weiternutzung des Papierverfahrens

Die Umstellung auf ELStAM müssen Sie nicht für alle Arbeitnehmer gleichzeitig durchführen. Das Bundesfinanzministerium lässt es zu, die Arbeitnehmer im Einführungszeitraum auch stufenweise (zu verschiedenen Zeitpunkten) in das ELStAM-Verfahren zu überführen. In diesem Fall müssen Sie aber sowohl die Regelungen für das Papierverfahren als auch für das ELStAM-Verfahren beachten.

 

Solange der Arbeitgeber das Papierverfahren fortführt, gilt die Lohnsteuerkarte 2010 bzw. die vom Finanzamt ausgestellte Ersatzbescheinigung (für die Jahre 2011 bis 2013) grundsätzlich weiter. Die weitere Verwendung der auf der Lohnsteuerkarte 2010 enthaltenen Lohnsteuerabzugsmerkmale im Übergangszeitraum setzt allerdings voraus, dass der Arbeitnehmer bestimmte Punkte schriftlich bestätigt. Sprechen Sie mich diesbezüglich an.

 

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, welche ich Ihnen gerne auf Anfrage erläutere, bleiben auch die auf der Lohnsteuerkarte bzw. den Ersatzbescheinigungen eingetragenen Lohnsteuerabzugsmerkmale wie Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor usw. weiterhin bestehen. Diese sind vom Arbeitgeber dem Lohnsteuerabzug im Einführungszeitraum bzw. bis zur internen Umstellung auf ELStAM zugrunde zu legen.

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Wichtige Hinweise für Arbeitnehmer

Der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck der ELStAM mit den ab 2013 geltenden Merkmalen zur Vorlage beim Arbeitgeber. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer für das Kalenderjahr 2013 die Berücksichtigung eines Kinderzählers, der Steuerklasse II, eines Faktors oder einer anderen Steuerklassenkombination bei Ehegatten beantragt hat. Fordern Sie ggf. diesen Ausdruck an.

 

Lassen Sie mich abschließend darauf hinweisen, dass Arbeitnehmer grundsätzlich einem Datenabruf aus der ELStAM-Datenbank durch Sie als Arbeitgeber widersprechen können. Die Arbeitnehmer können hierzu bei ihrem Wohnsitzfinanzamt entweder eine Positivliste mit allen Arbeitgebern einreichen, die ELStAM-Daten abrufen dürfen, oder alternativ eine Negativliste mit allen Arbeitgebern, die nicht auf ELStAM zugreifen dürfen. Die Einreichung solcher Positiv-/Negativlisten ist für den Arbeitgeber aber mit einem erheblichen Nachteil verbunden: Bei Widerspruch gegen die Zugriffsberechtigung kommt in allen Fällen ein Lohnsteuerabzug nach der Klasse VI in Betracht. Ich berate Ihre Arbeitnehmer hierzu gerne und erläutern die Vor- und Nachteile.

 

Ich empfehle Arbeitnehmern in diesem Zusammenhang, vor Erteilung eines Abrufverbots ihr elektronisches Lohnkonto einzusehen. Hierzu ist ein Antrag beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt zu stellen. Eingesehen werden können die Daten der letzten 24 Monate.

 

Erlauben Sie mir noch den Hinweis, dass – wie bisher – die Eintragung eines Freibetrags bei den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht. Mitteilungspflichten des Arbeitnehmers gegenüber Finanzverwaltung und Arbeitgeber bestehen insbesondere im Fall einer dauernden Trennung, eines Wegfalls der Voraussetzungen des Entlastungsbetrags für Alleinerziehende und eines Wegfalls der Steuerklasse II.

 

Lässt sich der Arbeitnehmer einen Freibetrag eintragen, ist er grundsätzlich verpflichtet, eine Einkommensteuererklärung bei seinem Finanzamt abzugeben. Weisen Sie Ihre Arbeitnehmer darauf hin. Ich stehe Ihnen diesbezüglich ebenfalls gerne zur Verfügung.

 

Sie können bei mir eine Checkliste anfordern. Diese soll Ihnen als roter Faden für ein gemeinsames Gespräch mit mir dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung. In einem persönlichen Gespräch sollten wir die Details besprechen.

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