Aufbewahrung: Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

Aufbewahrung: Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

Bewerbungsunterlagen kommen per Post oder E-Mail ins Haus. Der Empfänger bewahrt die Bewerbungen auf, bis er sich für einen Kandidaten entschieden hat. Und dann? Bei den meisten Unternehmen sind die personenbezogenen Daten von Bewerbern auch dann noch gespeichert, wenn sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr gebraucht werden. Doch das ist rechtlich nicht zulässig.

Im Bundesdatenschutzgesetz ist klar geregelt, dass personenbezogene Daten von Unternehmen nur befristet aufbewahrt werden dürfen. Danach müssen sie vernichtet bzw. gelöscht werden. Wenn also eine Stelle nicht besetzt werden kann oder der Kandidat ungeeignet ist, fällt der Zweck „Stellenbesetzung“ weg und die Daten sind zu löschen.

Aufbewahrungsfrist von Bewerbungen liegt bei ca. 3 Monaten
Eine gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist liegt bei ca. 3 Monaten. In diesem Zeitraum hat das Unternehmen ausreichend Gelegenheit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen. Damit sind nicht nur die Auswahlgespräche gemeint. Der Zeitraum schließt auch eine mögliche Klage gegen das Unternehmen, etwa wegen Diskriminierungsvorwürfen, ein. Denn für eine entsprechende Klageerhebung besteht eine Frist von 2 Monaten.

Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse sind zu löschen bzw. zu vernichten
Ist die Frist abgelaufen, sind alle Bewerberdaten zu löschen, d. h., die Daten müssen unkenntlich gemacht werden und dürfen nach ihrer Löschung nicht mehr existieren. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc. sind aus den E-Mail-Verwaltungsprogrammen zu löschen bzw. Papierunterlagen im Reißwolf zu vernichten.

Längere Aufbewahrung von Bewerbungen muss schriftlich vereinbart werden
Will ein Unternehmen die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren, muss der Bewerber seine Einwilligung dazu geben. Dies kann z. B. dadurch erfolgen, dass ein Bewerber in seinem Anschreiben mitteilt, dass seine Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert werden dürfen.

Möchte das Unternehmen sich die Möglichkeit offen halten, später erneut auf den Bewerber zukommen zu können, um ihm eine andere Stelle anzubieten, muss das Unternehmen schriftlich um die Einwilligung dazu beim Bewerber nachfragen.