Diktiergerät und Excel-Tabelle: Kann damit ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden?

Mitarbeiter, die einen Firmenwagen privat nutzen dürfen, können den damit verbundenen geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode berechnen. Bei der Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuchs gelten allerdings besonders strenge Regeln, wie ein aktuelles Urteil mal wieder zeigt.

Hintergrund

Der Kläger führte sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei diktierte er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometerstand. Unterwegs sprach er besondere Vorkommnisse (z. B. Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen) und am Ende wiederum den Kilometerstand auf das Gerät. Während der Eingaben lief das Radio, nach Angaben des Klägers, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder wurden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch jedoch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der 1 %-Regelung.

Entscheidung

Die hiergegen gerichtete Klage beim Finanzgericht hatte keinen Erfolg. Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind nach dem Urteil die einzelnen vom Kläger im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel-Tabellen. Denn letztere können jederzeit geändert werden. Die besprochenen Kassetten stellen aber kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar. Sie sind jederzeit änderbar. Jedes einzelne Band kann komplett neu besprochen werden und sie sind nicht gegen Verlust gesichert. Zudem ist nach Auffassung der Richter nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden.

Nach Auffassung des Gerichts ist ein nicht handschriftliches, sondern ein mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.