Merkblatt für Unternehmen zur neuen elektronischen Bilanz  (E-Bilanz)

Ziel der E-Bilanz „Elektronik statt Papier“

Bereits Ende 2008 hat der Gesetzgeber die Entscheidung getroffen, den Abbau bürokratischer Lasten durch die verstärkte Nutzung moderner Datentechnik im Interesse der Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und der Verwaltung voranzubringen. Nach dem Motto „Elektronik statt Papier“ werden papierbasierte Verfahrensabläufe künftig durch elektronische Kommunikation ersetzt und die steuerlichen Pflichten können schnell und medienbruchfrei erfüllt werden. Dies soll zur Transparenz, zur Qualitätssteigerung und letztlich zur Kostenersparnis beitragen.

Wer ist zur Abgabe verpflichtet?

Alle Bilanzierungspflichtigen oder freiwillig Bilanzierenden sind zur Abgabe einer E-Bilanz, d. h. zur elektronischen Übermittlung der Inhalte der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung, verpflichtet. Es besteht keine Freiwilligkeit oder Wahlmöglichkeit, sondern die Abgabe der Unterlagen in Papierform wird durch die Übermittlung per Datenfernübertragung ersetzt. Dies gilt unabhängig von der Rechtsform oder der Größenklasse des Unternehmens. Neben den jährlichen Schlussbilanzen sind die anlässlich einer Betriebsveräußerung, Betriebsaufgabe, Änderung der Gewinnermittlungsart oder in Umwandlungsfällen zu erstellenden Bilanzen ebenso wie Eröffnungsbilanzen elektronisch zu übermitteln.

Ab wann ist die Bilanz elektronisch abzugeben?

Die elektronische Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen (§ 5b, § 51 Absatz 4 Nummer 1c, § 52 Absatz 15a Einkommensteuergesetz). Für das Jahr 2012 wird es aber nicht beanstandet, wenn Unternehmen die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung noch nicht in elektronischer Form, sondern in Papierform einreichen (Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 28. September 2011). Für steuerbefreite Körperschaften, ausländische Betriebsstätten und inländische Betriebsstätten ausländischer Unternehmen besteht die Pflicht zur elektronischen Übermittlung erst
für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen.

Welche Anforderungen werden an die E-Bilanz gestellt?

Übertragungsformat
Die Bilanzdaten werden als XBRL-Datensatz übermittelt. Diese frei verfügbare elektronische „Sprache“ (eXtensible Business reporting Language – www.xbrl.de) ist ein weltweit verbreiteter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen, der auch z. B. für die Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger genutzt wird und grundsätzlich für alle Rechtsformen geeignet ist.

Datenschema für Jahresabschlussdaten
Ausgehend von der HGB-Taxonomie hat die Finanzverwaltung den Mindestumfang, vergleichbar mit einem Kontenrahmen, festgelegt. Das Datenschema enthält unter anderem
die Übersendungsmöglichkeit für die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Ergebnisverwendung und die Kapitalkontenentwicklung. Ansätze und Beträge in der Handelsbilanz, die den steuerlichen Vorschriften nicht entsprechen, sind durch Zusätze oder Anmerkungen (sog. Überleitungsrechnung) anzupassen und ebenfalls zu übermitteln. Alternativ hierzu kann auch eine Steuerbilanz elektronisch übermittelt werden. In einem sog. GCD-Modul werden Informationen zum Unternehmen übermittelt. Die eigentlichen Daten enthält das sog. GAAP-Modul. Während bestimmte Positionen ausgefüllt werden müssen (Mussfelder), sind andere Daten optional (Kannfelder). Individuelle Erweiterungen sind nicht zulässig, stattdessen sind Auffangpostionen vorgesehen. Auszufüllen sind grundsätzlich nur solche Mussfelder, die in der Buchführung des betreffenden Unternehmens vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall oder lassen sich die Positionen aus der Buchführung nicht ableiten, wird das Mussfeld ohne Wert (technisch: NIL-Wert „Not in List“) gesendet. Die Taxonomie wird jährlich aktualisiert und als amtlich vorgeschriebener Datensatz nach § 5b Einkommensteuergesetz veröffentlicht. Für bestimmte Wirtschaftszweige wurden Branchentaxonomien erstellt, die für die Übermittlung der Datensätze zu verwenden sind. Dies sind Spezialtaxonomien (Banken und Versicherungen) oder Ergänzungstaxonomien (Wohnungswirtschaft, Verkehrsunternehmen, Land- und Forstwirtschaft, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Kommunale Eigenbetriebe). Die Übertragung der erforderlichen Daten aus der Buchführung in das XBRL-Format geschieht mit einer entsprechenden Software, die von den verschiedenen Anbietern bereits entwickelt wurde. Die verbindlichen Taxonomiedateien, eine Visualisierung der Taxonomie sowie Hilfestellungen sind unter www.esteuer.de abrufbar.

Übermittlung der Daten
Die Daten werden mit dem Elster Rich Client (ERiC) übertragen. Hier wird geprüft, ob der Mindestumfang eingehalten wurde und der Datensatz rechnerisch richtig ist. Außerdem werden einzelne Plausibilitätsprüfungen durchgeführt. Bei Fehlern erfolgt eine unmittelbare Rückmeldung an den Übermittler mit entsprechenden Hinweisen. Steuererklärungen sind bereits ab dem Veranlagungszeitraum 2011 ebenfalls elektronisch zu übermitteln, sofern Gewinneinkünfte vorliegen. Die Übermittlung ist technisch nicht mit der E-Bilanz verknüpft. Die Unternehmensdaten dienen allein dem Besteuerungsverfahren und unterliegen dem Steuergeheimnis. Sie können von anderen Unternehmen nicht eingesehen werden.

Gibt es Befreiungsmöglichkeiten?

Zur Vermeidung von unbilligen Härten kann die zuständige Finanzbehörde auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichten (§ 5b Absatz 2 Satz 2 Einkommensteuergesetz in Verbindung mit § 150 Absatz 8 Abgabenordnung). Vorraussetzung ist aber, dass die elektronische Übermittlung wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist (Härtefall).