Bis zum Jahresende müssen etwa 1,1 Millionen Unternehmen ih­ren Jahresabschluss offengelegt haben. Grundsätzlich ist der Jahresab­schluss in elektronischer Form beim Bundesanzeiger einzureichen.

Bestimmte Unternehmen, insbesondere Kapitalgesellschaften sowie Per­sonenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter (z.B. GmbH & Co. KG), sind verpflichtet, re­gelmäßig ihre Jahresabschlüsse offenzulegen. Grundlage für die Offenle­gungspflicht sind EU-rechtliche Vorgaben. Darüber hinaus sind nach den Vorgaben des Gesetzes über Vermögensanlagen (VermAnlG) nunmehr auch Emittenten von Vermögensanlagen unabhängig von ihrer Rechts­form (also z.B. auch Einzelkaufleute) offenlegungspflichtig. Die Jahres­abschlussunterlagen für ein am 31. Dezember 2014 endendes Bilanzge­schäftsjahr müssen bis spätestens Ende 2015 elektronisch beim Bundes­anzeiger eingereicht werden.

Während über 90 Prozent der mehr als 1,1 Mio. betroffenen Unterneh­men ihrer gesetzlichen Pflicht ordnungsgemäß nachkommen, gab es beim Jahresabschluss 2013 immerhin noch ca. 190.000 Unternehmen, die nicht oder erst verspätet offengelegt haben. Diese Zahlen nannte der Präsident des Bundesamts für Justiz, Heinz-Josef Friehe. Gegen die säumigen Un­ternehmen muss das Bundesamt für Justiz Ordnungsgeldverfahren einlei­ten.

Nicht selten handelt es sich hier um Unternehmen, die schon in früheren Jahren mit der Offenlegung in Verzug waren. Woran es liegt, dass viele Unternehmen wiederholt die Fristen überschreiten, kann das Bundesamt für Justiz häufig nur vermuten: Meistens dürfte es darauf beruhen, dass die betroffenen Unternehmen die gesetzlichen Fristen zur Aufstellung und auch zur Offenlegung des Jahresabschlusses nicht fest genug „im Blick“ haben.

Solche Nachlässigkeit kann teuer werden. Das Ordnungsgeld beträgt grundsätzlich mindestens 2.500 Euro; wenn der Jahresabschluss trotz Festsetzung eines Ordnungsgeldes weiter nicht offen gelegt wird und deshalb Ordnungsgelder wiederholt verhängt werden müssen, kommen rasch auch größere Summen zusammen. Nachdrücklich weist Friehe da­her auf das bevorstehende Jahresende hin, mit dem bei den meisten Un­ternehmen auch das Geschäftsjahr endet und somit der Jahresabschluss des Vorjahres spätestens offenzulegen ist.

Unternehmen, die sich schon heute in einem Ordnungsgeldverfahren be­finden, sollten möglichst umgehend die Offenlegung nachholen oder jedenfalls den Kontakt zum Bundesamt für Justiz suchen. Die gesetzlichen Fristen können zwar nicht verlängert werden. Doch je eher eine Offenle­gung nachgeholt wird, desto besser lassen sich die Belastungen zumin­dest begrenzen. Verhängte Ordnungsgelder muss das Bundesamt für Jus­tiz erforderlichenfalls auch zwangsweise durchsetzen. Gerade in den Fäl­len, in denen wiederholt und für mehrere Geschäftsjahre nicht offenge­legt wird, können entsprechende Maßnahmen nicht nur gegen das Unter­nehmen, sondern auch gegen den oder die gesetzlichen Vertreter der Ge­sellschaft persönlich gerichtet werden. Die Betroffenen haften dann auch mit ihrem Privatvermögen dafür, dass die Offenlegung des Jahresab­schlusses erfolgt.

Kleinstunternehmen haben es seit einer Reform im Jahr 2012 besonders einfach, ihren Pflichten zu genügen: Sie brauchen nur ihre Bilanz einzu­reichen und nutzen auch zunehmend die Möglichkeit, diese lediglich zu hinterlegen. Begünstigt sind solche Unternehmen, die zumindest zwei der drei folgenden Schwellenwerte nicht überschreiten: 350.000 Euro Bi­lanzsumme, 700.000 Euro Umsatzerlöse, 10 Arbeitnehmerin­nen/Arbeitnehmer. Nähere Informationen dazu finden sich auf der Inter­netseite des Bundesanzeigers (www.bundesanzeiger.de).

Hintergrund: Das Verfahren beim Bundesamt für Justiz

Versäumt ein offenlegungspflichtiges Unternehmen die gesetzliche Of­fenlegungsfrist oder legt es unvollständig offen, leitet das Bundesamt für Justiz in Bonn von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein. Diese Aufgabe nimmt das Bundesamt bereits seit dem Jahr 2008 wahr.

Das Verfahren beginnt mit der Aufforderung, innerhalb von sechs Wo­chen den gesetzlichen Offenlegungspflichten nachzukommen oder durch Einspruch zu rechtfertigen, warum dies unterlassen worden ist. Die Auf­forderung ist verbunden mit der Androhung eines Ordnungsgeldes, das nach den gesetzlichen Vorgaben mindestens 2.500 Euro betragen muss und bis zu 25.000 Euro je Ordnungsgeld erreichen kann. Kommt das Un­ternehmen der Aufforderung nicht nach, ist das Ordnungsgeld festzuset­zen.

Ordnungsgeldandrohungen und -festsetzungen werden so lange wieder­holt, bis das Unternehmen seine Pflicht erfüllt hat. Der angedrohte und festgesetzte Betrag wird dabei grundsätzlich schrittweise erhöht.

Das Unternehmen kann also ein Ordnungsgeld noch vermeiden, wenn es innerhalb der gesetzten Sechswochenfrist die Offenlegung nachholt. Die Gebühren und Auslagen des Verfahrens entstehen allerdings bereits durch die Einleitung des Verfahrens, d.h. mit der Androhung des Ord­nungsgeldes, und sind daher auf jeden Fall zu zahlen. Bei verspäteter Offenlegung, die aber noch vor Festsetzung des Ordnungsgeldes erfolgt, setzt das Bundesamt das Ordnungsgeld herab, und zwar für Kleinstunter­nehmen auf 500 Euro und für kleine Unternehmen auf 1.000 Euro.

War ein Unternehmen unverschuldet gehindert, in der Sechswochenfrist Einspruch einzulegen oder die Offenlegung nachzuholen, wird auf An­trag des Unternehmens Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt. Das Unternehmen muss nach Wegfall des Hindernisses innerhalb von zwei Wochen die Wiedereinsetzung schriftlich beim Bundesamt für Jus­tiz beantragen und innerhalb von sechs Wochen die versäumte Handlung (Offenlegung oder Einspruchseinlegung) nachholen. Die Tatsachen zur Begründung des Antrags sind vom Unternehmen darzulegen und – zum Beispiel durch eine eidesstattliche Versicherung des Geschäftsführers – glaubhaft zu machen. Häufig werden praktische Schwierigkeiten oder auch krankheitsbedingte Verzögerungen angeführt. Die Rechtsprechung stellt insoweit allerdings hohe Anforderungen an die Organisationspflich­ten der Unternehmen. Danach sind diese grundsätzlich verpflichtet, auch in derartigen Ausnahmesituationen eine reibungslose Fortführung der Geschäfte und insbesondere die Erfüllung gesetzlicher Pflichten sicher­zustellen.

Weitere Informationen zum Ordnungsgeldverfahren sind auf der Inter­netseite des Bundesamts für Justiz unter www.bundesjustizamt.de veröf­fentlicht.