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Kontierungsvermerk auf elektronisch erstellten und versandten Eingangsrech­nungen

Das BMF-­Schreiben vom 29.01.2004 (BStBl 2004 I, 258) setzt die Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) in nationales Recht um und führt unter Tz. 2 Grundsätze für eine elektronisch übermittelte Rechnung auf.

In der Praxis werden derzeit vermehrt elektronische Rechnungen verwandt. Bei die­ser Art der Rechnungsstellung liegen Originalbelege in Papierform nicht mehr vor. Die Rechnung geht elektronisch ein und wird ebenso erfasst. Eine Kontierung auf dem Beleg kann dabei nicht erfolgen.

Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV­gestützter Buchführungssysteme (GoBS – Anlage zum BMF­-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl 95 I, 738) sind zur Erfül­lung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge der Buchungen ist zu dokumentieren.

Inwieweit diese Erfordernisse auch bei elektronischen Rechnungen einzuhalten sind, geht aus den GoBS nicht hervor. Nach den GoBS muss bei der Speicherung von originär digitalen Dokumenten beachtet werden, dass diese während des Übertra­gungsvorgangs auf das Speichermedium nicht bearbeitet werden können. Finden Bearbeitungsvorgänge statt, sind diese zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz: GDPdU ­BMF-­Schreiben vom 16.07.2001) muss der Originalzu­stand eines übermittelten Dokumentes jederzeit prüfbar sein. Elektronische Abrech­nungen sind auf einem Datenträger zu speichern, der Änderungen nicht mehr zu­lässt. Eine Kontierung auf der Rechnung ist demnach nicht möglich, da der Original­zustand erhalten bleiben muss. Gleichwohl darf gemäß den GoBS der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungs­vorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Diesem Erforder­nis kann dadurch Rechnung getragen werden, dass an die Rechung ein Datensatz angehängt wird, der die für die Buchung notwendigen Informationen erhält. Der Da­tensatz muss mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.

Das BMF hat in einem Antwortschreiben auf eine entsprechende Anfrage der Bun­dessteuerberaterkammer ein solches Vorgehen als ordnungsgemäß im Sinn der GoB/GoBS anerkannt, wenn im Übrigen die Anforderungen der GoBS und der GDPdU beachtet werden.

Die bisherige Karte 2 zu § 146 (Kontroll­Nr. 15/2004) ist auszureihen.

Nr. 18/2012

Finanzamt darf elektronisch falsch übertragene Lohnsteuerdaten nachträglich berichtigen

Finanzamt darf elektronisch falsch übertragene Lohnsteuerdaten nachträglich berichtigen

Kernproblem

Ist dem Finanzamt bei der Steuerveranlagung ein Fehler zugunsten des Steuerzahlers unterlaufen und fällt dies später der Behörde auf, dann wird sich häufig zu Unrecht auf die Berichtigungsvorschrift des § 129 AO berufen. Hiernach kann die Finanzbehörde Schreib- und Rechenfehler, sowie ähnliche offenbare Unrichtigkeiten jederzeit berichtigen, die ihr beim Erlass des Bescheids unterlaufen sind. Das gilt zumindest innerhalb der Verjährungsfrist (i. d. R. 4 Jahre nach Erlass des Bescheids). Ansatzpunkt der Berichtigungsmöglichkeit ist die Würdigung der offenbaren Unrichtigkeit; hier muss es sich um einen rein „mechanischen Fehler“ handeln, der die Möglichkeit eines Rechtsirrtums ausschließt.

Sachverhalt

In dem vom Finanzgericht Münster entschiedenen Fall hatten die betroffenen Eheleute eine fehlerfreie Steuererklärung abgegeben. Der Ehemann war im Streitjahr in insgesamt 4 Arbeitsverhältnissen tätig; er musste also die Daten der Lohnsteuerbescheinigungen addieren (die als Nachweis der Steuererklärung beigefügt waren) und in die Steuererklärung eintragen. Das Finanzamt machte es sich einfach und übernahm per Mausklick die von den jeweiligen Arbeitgebern elektronisch übermittelten Daten, die unvollständig waren und zu einer geringeren Steuerschuld führten. Der Irrtum fiel dann im nächsten Jahr auf und wurde korrigiert – zu Unrecht?

Entscheidung

Das Finanzgericht Münster hat die Klage abgewiesen und die Revision nicht zugelassen. Nach Auffassung der Richter liege in dem Verhalten des Finanzamts eine typische offenbare Unrichtigkeit in Form eines mechanischen Fehlers und beruft sich hierbei auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH), der z. B. Übertragungsfehler und Irrtümer über den automatisierten Verfahrensablauf als solche ansieht. Der Fehler sei auch so offenbar, d. h. durchschaubar, eindeutig, augenfällig und läge auf der Hand, dass er von einem verständigen Dritten klar und deutlich erkannt werden könne.

Konsequenz

Der BFH hatte bereits früher zum Leidwesen des Steuerzahlers festgestellt, dass eine oberflächliche Bearbeitung der Finanzbehörde die Möglichkeit einer Änderung nicht ausschließe. Wenn jedoch eine nicht nur theoretische Möglichkeit eines Fehlers in der Tatsachenwürdigung oder bei der Anwendung einer Rechtsnorm besteht, ist die Berufung auf § 129 AO rechtsfehlerhaft und sollte angefochten werden. Zum Trost bei mechanischen Fehlern: Die Vorschrift eröffnet auch die Änderung zuungunsten des Finanzamts, wenn diesem der Fehler zuzurechnen ist.