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SEPA: Rechtzeitig und richtig umstellen!

Können Sie mit den vier Buchstaben SEPA etwas anfangen? Wenn ja, dann gehören Sie zu den wenigen Unternehmern bzw. Selbstständigen, die bereits dem neuen Zahlungsverkehrsstandard Beachtung geschenkt oder bereits auf SEPA umgestellt haben. SEPA steht für "Single Euro Payment Area" und bedeutet einheitlicher europäischer Zahlungsraum. Die Mehrzahl der deutschen Unternehmen schenkte bislang der Umstellung auf den neuen EU-Zahlungsverkehrsstandard kaum Beachtung. Nach Berichten der Europäischen Zentralbank hinkt Deutschland im europäischen Vergleich, was die Einführung des SEPA Standards betrifft, erheblich hinterher. So werden nach Angaben der Europäischen Zentralbank in Finnland und Slowenien fast alle Überweisungen und Lastschriften nach dem SEPA Standard abgewickelt. In Deutschland sind es aktuell gerade einmal 7 % aller Überweisungen und Lastschriften.

 

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Die Deutsche Bundesbank plant daher die Verteilung von Flugblättern und möchte eine Anzeigenkampagne starten, wie Sie sicherlich schon aus der Tagespresse entnehmen konnten. Ich möchte/Wir möchten Sie daher über die wichtigsten Neuerungen informieren, die ab dem 1.2.2014 auf Sie zukommen.

 

Rechtsgrundlage und Umsetzung

Rechtsgrundlage für SEPA ist die Verordnung 924/2009 (sog. SEPA Verordnung), die bis zum 1.2.2014 in nationales, also auch deutsches Recht umzusetzen ist. Bis zu diesem Datum müssen Sie Ihr betriebliches Zahlungssystem umgestellt haben. Vereinheitlicht werden u.a. die Datenformate für Zahlungen im Euro-Raum. Dadurch soll der Zahlungsverkehr erleichtert werden. Die neuen Regelungen basieren auf der am 31.3.2012 in Kraft getretenen EU-Verordnung 260/2012. Gemäß dieser Verordnung werden die neuen Vorschriften zum 1.2.2014 verbindlich. Für das elektronische Lastschriftverfahren (per Kreditkarte) sollen allerdings Übergangsregelungen bis 1.2.2016 gelten.

 

Änderung der Bankverbindungsdaten

SEPA erfordert die Umstellung der bisherigen Kontodaten. Kontonummer und Bankleitzahl sind durch IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) zu ersetzen. Auch das Datenaustausch-Format ändert sich: Statt dem einfachen DTA-Format ist das komplexe ISO20022-XML-Format anzuwenden. Sie müssen daher damit rechnen, dass Ihre Bank Aufträge in einem anderen Datenformat ab dem 1.2.2014 nicht mehr entgegennimmt.

 

Basis- und Firmenlastschriften

Unter SEPA müssen Sie künftig unterscheiden zwischen Basis- und Firmenlastschriftverfahren. Je nach Verfahren gelten unterschiedliche Vorlagefristen. Im Rahmen der neuen "Pre-Notification" müssen Sie Ihre Kunden z.B. 14 Tage vor der Abbuchung informieren.

Der wichtigste Unterschied ist jedoch Folgender: Während es bei Basislastschriften bei der bisherigen 8-wöchigen Widerspruchsfrist bleibt, gibt es im Firmenlastschriftverfahren kein Widerspruchsrecht.

 

Gläubiger-Identifikationsnummer

Ziehen Sie regelmäßig Lastschriften ein, benötigen Sie für das neue SEPA-Lastschriftverfahren eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese kann grundsätzlich kostenfrei über Internet bzw. E-Mail bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Ich unterstütze/Wir unterstützen Sie dabei gerne.

 

Einholung neuer Einzugsermächtigungen

Nach Inkrafttreten der neuen SEPA-Vorschriften muss für jeden Lastschrifteinzug ein schriftliches Mandat vorliegen. Sie sollten daher schon jetzt eine umfassende Prüfung Ihrer vorliegenden Einzugsermächtigungen vornehmen und ggf. neue einholen.

 

Auch der inländische Zahlungsverkehr ist betroffen

Dem SEPA-Raum gehören insgesamt 32 Staaten an. Dazu gehören die 27 EU-Staaten, die EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz und Monaco.

Wie ich/wir aus Mandantenkreisen immer wieder hören, werden IBAN und BIC, welche es bereits seit vielen Jahren gibt, stets ausschließlich mit dem grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr in Verbindung gebracht. Es wird dadurch der falsche Eindruck erweckt, IBAN und BIC werden nur benötigt, wenn Zahlungen ins Ausland bzw. in einen der 32 SEPA-Staaten fließen. Das ist leider ein Trugschluss!

Ich möchte/Wir möchten Sie daher dringend darauf hinweisen, dass ab dem 1.2.2014 jede Überweisung und auch jede Lastschrift im Inland über die neuen internationalen Kontonummern laufen müssen. Daher sind Sie auf jeden Fall betroffen, spätestens dann, wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Zahllast ans Finanzamt überweisen wollen, Löhne auszahlen oder Sozialversicherungsbeiträge abführen, und der 1.2.2014 gekommen ist.

 

Unser Service für Sie

Die Einführung des neuen Zahlungsverkehrsstandards erfordert eine entsprechende Umstellung in Ihrer betriebsinternen elektronischen Datenverarbeitung bis 1.2.2014. Schieben Sie dies nicht auf den letzten Tag auf, sondern stellen Sie schon jetzt ohne jeden Zeitdruck auf das neue Verfahren um. Denn einerseits sollten Sie noch ausreichend Zeit für eine Testphase mit Ihrer Bank haben, andererseits sollte der Aufwand nicht unterschätzt werden. Ich möchte/Wir möchten Sie dabei gerne unterstützen und bieten Ihnen u.a. folgenden Service an:

  • Analyse Ihres bisherigen Zahlungsverkehrssystems auf SEPA-Tauglichkeit
  • Erarbeitung eines Zeitplans für die Umstellung
  • Ermittlung und Aufstellung einer Detailliste über die notwendigen Umstellarbeiten
  • Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bzw. Unterstützung bei der Beantragung
  • Hilfe bei der Ausarbeitung eines Vertragsmusters für SEPA-Lastschriftmandate
  • Unterstützung bei der Abfrage Ihrer neuen IBAN und BIC
  • Beratung und Hilfestellung bezüglich der neuen Daten-Mandatsreferenz
  • Prüfung Ihrer bisherigen Einzugsermächtigungen in Bezug auf Ergänzungs- bzw. Aktualisierungsbedarf
  • Erstellung eines Musteranschreibens für das Einholen einer neuen Einzugsermächtigung
  • Unterstützung bei der Umstellung Ihrer Buchungssoftware
  • Unterstützung Ihrer Lohnbuchhaltung

Selbstverständlich berate ich/beraten wir Sie auch betreffend die Umstellung des Zahlungsverkehrs mit Ihrem Finanzamt. Nutzen Sie meinen/unseren Service und stellen Sie vor allem rechtzeitig um. Denn nur so vermeiden Sie Mahnungen und Sie geraten nicht in Liquiditätsnot.

Nachfolgende Checkliste soll Ihnen als roter Faden für ein gemeinsames Gespräch.mit mir/uns dienen. Die Checkliste ersetzt nicht die individuelle Beratung. In einem Gespräch sollten wir die Details besprechen.



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