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Telefonkosten (Pauschalmethode)


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Telekommunikationskosten

§ 3 Nr. 45 EStG

R 3.45 LStR

1. Steuerfreie Nutzung betrieblicher Telekommunikationseinrichtungen

Hinsichtlich der steuerlichen Behandlung der Nutzung arbeitgebereigener Telekommunikationseinrichtungen wird durch die Regelung des § 3 Nr. 45 EStG erreicht, diesen Bereich von vornherein steuerfrei zu stellen. Der Arbeitgeber wird dadurch - insbesondere von den im Bereich des § 3 Nr. 50 EStG anderenfalls erforderlichen Überprüfungs- und Dokumentationspflichten - entlastet.
Steuerfrei bleiben danach die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Personalcomputern und Telekommunikationsgeräten und zwar unabhängig von dem Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung.

Die Steuerbefreiung umfasst auch die Verbindungsentgelte sowie die Nutzung von Zubehör und Software (R 3.45 LStR ). Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern die private Nutzung betrieblicher Geräte gestatten, sollen nach dem Willen des Gesetzgebers diese Leistungen unbelastet von Lohnsteuer (und Sozialversicherung) erbringen können. Damit soll gleichzeitig das Ziel verfolgt werden, die Nutzung des Internets zu verbreitern und dessen Akzeptanz zu vergrößern.

Durch die betragsmäßig nicht eingeschränkte Steuerbefreiung entfällt zudem die in der Praxis häufig kaum zu gewährleistende Abgrenzung zwischen beruflich/betrieblicher und privater Nutzung. Die Bagatellgrenze des § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG (44 EUR-Grenze) hätte hierzu allein nicht ausgereicht.

Neben der Nutzung von PC und deren Zubehör erfasst die Steuerbefreiung auch die private Nutzung anderer Telekommunikationsgeräte des Arbeitgebers. Dies geschieht vor dem Hintergrund, dass auch dort eine Trennung von betrieblicher/beruflicher und privater Mitbenutzung mit vergleichbaren Problemen verbunden ist. Zudem ist die Internetnutzung längst nicht mehr auf PC beschränkt, sondern auch über Mobiltelefone möglich.

Die Steuerfreiheit soll nicht ausschließlich auf die private Nutzung der Geräte im Betrieb beschränkt sein. Vielmehr soll sie auch für die private Nutzung solcher Geräte greifen, die sich im Besitz (nicht Eigentum) des Arbeitnehmers befinden. Damit wird zum Beispiel die Befreiung auch auf die Privatnutzung bei in der Wohnung des Arbeitnehmers eingerichteten Telearbeitsplätzen, auf Mobiltelefone von Außendienstmitarbeitern oder auf den dem Arbeitnehmer leihweise überlassenen PC ausgedehnt. Auch hier ist für die Steuerbefreiung unerheblich, in welchem Verhältnis die berufliche und die private Nutzung zueinander stehen.

Die Steuerfreiheit setzt aber voraus, dass es sich weiterhin um Geräte des Arbeitgebers (betriebliche Geräte) handelt. Der Fall, dass dem Arbeitnehmer ein PC etc. vom Arbeitgeber geschenkt wird, soll von der Steuerbefreiung weiterhin ausgeschlossen sein.

Muss dem Arbeitnehmer das wirtschaftliche Eigentum zugerechnet werden, ergibt sich trotz § 3 Nr. 45 EStG steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dies ist gerade vor dem Hintergrund der kurzen Nutzungsdauer für PC von drei Jahren für den Fall einer bedingungslosen Überlassung der Geräte an den Arbeitnehmer problematisch.
Bei wirtschaftlichem Eigentum läuft § 3 Nr. 45 EStG ins Leere.

Praxistipp:

Es kann wohl nicht allein aus der Tatsache, dass dem Arbeitnehmer z.B. ein PC für drei Jahre vom Arbeitgeber überlassen wird, wirtschaftliches Eigentum abgeleitet werden.

Wirtschaftliches Eigentum ist anzunehmen, wenn jemand, der nicht zivilrechtlicher Eigentümer eines Wirtschaftsgutes ist, die wirtschaftliche Herrschaft über das Wirtschaftsgut in der Weise ausüben kann, dass er den zivilrechtlichen Eigentümer im Regelfall für die gewöhnliche Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts von der Einwirkung darauf wirtschaftlich ausschließen kann (BFH, 05.05.1983 - IV R 43/80, BStBl II 1983, 631; BFH, 26.01.1970 - IV R 144/66, BStBl II 1970, 272, m.w.N.).

Es kommt wohl auch in diesem Fall der Frage entscheidende Bedeutung zu, wer z.B. die Gefahr des zufälligen Untergangs des Wirtschaftsguts oder eventuelle Reparaturkosten zu tragen hat und wer ggf. für die Entsorgung des Gerätes verantwortlich ist.

Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.

Hinweis:

Die kostenlose oder verbilligte Nutzung von Zubehör und Software ist nur bei der (gleichzeitigen) Zurverfügungstellung eines betrieblichen PC steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG, R 3.45 LStR ). Der Bundesrat hat am 30.03.2012 dem vom Bundestag am 08.03.2012 verabschiedeten Gesetz zur Änderung des Gemeindefinanzreformgesetzes und von steuerlichen Vorschriften (BR-Drs. 114/12) gemäß der Empfehlung des Finanzausschusses (BR-Drs. 114/1/12) zugestimmt (BR-Drs. 114/12(B)). So können z.B. durch eine Änderung des § 3 Nr. 45 EStG Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Smartphones und bloße Software steuerfrei überlassen.

Die private Nutzung von PC und Telekommunikationsgeräten durch Selbstständige wird nicht durch § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei gestellt (BFH, 21.06.2006 - XI R 50/05). Diese Beschränkung verstößt nicht gegen den Gleichheitsgrundsatz (BFH, 14.03.2007 - XI R 1/06, BFH/NV 2007, 1481).

2. Werbungskostenabzug für PC und Internet

PC- und Internetkosten können auch abgezogen werden, wenn keine ausschließliche oder so gut wie ausschließliche berufliche Nutzung vorliegt. Eine Aufteilung der Kosten in einen beruflichen und einen privaten Anteil wird nicht mehr unter Hinweis auf das Aufteilungs- und Abzugsverbot des § 12 EStG abgelehnt (BFH, 21.09.2009 - GrS 1/06).

Es kommt auch eine Aufteilung im Rahmen einer sachgerechten Schätzung in Betracht (FinMin. NRW, 08.12.2000 - S 2354 - 1 - VB 3; DB 2001, 231).
Eine typisierende Gesetzes- oder Verwaltungsregelung, z.B. Einführung eines Pauschbetrags oder Freibetrags, ist nicht beabsichtigt (FinMin NRW, 14.02.2002 - S 2354 - 1 - VB 3, DB 2002, 400).

Beispiel:

A ist Bankangestellte und nutzt ihren privaten PC gelegentlich auch für berufliche Recherchen im Internet und um eilige Terminsachen ggf. auch zu Hause zu bearbeiten. Im Übrigen wird der PC für private Korrespondenz, private Internetrecherchen und von den Kindern der A benutzt.

Der berufliche Nutzungsanteil des PC und des Internets werden von A auf Grund einer überschlägigen Aufzeichnung des Nutzungsumfangs für einige Wochen mit ca. 25 % geschätzt.

Lösung:

A kann 25 % der Kosten für ihren PC und 25 % der Verbindungsentgelte und Providerkosten für die Internetnutzung als Werbungskosten abziehen.

Bei einem privaten Nutzungsanteil von höchstens 10 % ist der PC auf jeden Fall Arbeitsmittel. Die Aufwendungen sind entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil abziehbar. Wenn eine nennenswerte betriebliche/berufliche Nutzung glaubhaft gemacht wird, ist lt. BFH eine Schätzung von 50 % Privatnutzung sachgerecht (BFH, 19.02.2004 - VI R 135/01, BStBl II 2004, 812).

3. Steuerfreier Auslagenersatz

Zu den Möglichkeiten des pauschalen Auslagenersatzes vgl. Auslagenersatz sowie Telefonbenutzung



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