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Steuerlexikon

Übernachtungskosten

§ 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG

Entstehen dem Arbeitnehmer bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit, Dienstreise, bei doppelter Haushaltsführung, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit oder beruflich veranlassten Umzugskosten Aufwendungen für Übernachtungen (Unterkunftskosten), so kann der Arbeitgeber diese im Rahmen des § 3 Nr. 13 EStG, R 3.13 LStR (bei Zahlung durch öffentliche Kassen) bzw. nach § 3 Nr. 16 EStG, R 3.16 LStR (bei Zahlung durch private Arbeitgeber) steuerfrei belassen. Möglich ist die Erstattung nach tatsächlichen Aufwendungen oder nach Pauschbeträgen. Siehe auch Reisekosten und Auswärtstätigkeit. Die Auslands-Pauschbeträge sind ab 2012 neu festgesetzt worden (BMF, 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002). Zu den Pauschbeträgen für die Jahre 2010 und 2011 vgl. BMF, 17.12.2009 - IV C 5 - S 2353/08/10006.

Praxistipp:

Der Arbeitnehmer darf in seiner Einkommensteuererklärung bei Auswärtstätigkeiten/Dienstreisen nur die nachgewiesenen Übernachtungskosten geltend machen. Der Arbeitgeber kann jedoch täglich bei einer Auswärtstätigkeit im Inland eine Pauschale von 20 EUR steuerfrei gewähren.

Praxistipp:

Nimmt der Arbeitnehmer einen Reisebegleiter (z.B. Ehegatte) mit, können für ein Doppelzimmer nur die Kosten erstattet werden, die ein Einzelzimmer kosten würde. Die Kosten für ein Doppelzimmer können aber in voller Höhe steuerfrei erstattet werden, wenn es im gleichen Haus keine Einzelzimmer gibt oder wenn das Doppelzimmer zum Preis eines Einzelzimmers überlassen wird.

Praxistipp:

Der Arbeitgeber braucht die Frage der unzutreffenden Besteuerung nicht zu überprüfen, wenn er Pauschbeträge steuerfrei erstattet.

Alternativ zu den tatsächlichen Kosten können bei Inlandsübernachtungen ohne Einzelnachweis 20 EUR und bei Übernachtungen im Ausland die vom BMF laufend angepassten Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden (R 9.7 Abs. 3 LStR). Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder auf Grund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 Abs. 3 Sätze 6 bis 8 LStR ). Der BFH hat mit Urteil vom 28.03.2012 - VI R 48/11 - entschieden, dass bei einem Fernfahrer, der in der Schlafkabine seines LKW übernachtet, die tatsächlich angefallenen Aufwendungen abzugsfähig sind. Liegen Einzelnachweise nicht vor, so ist ihre Höhe zu schätzen. Im Streitfall hatte der Kläger arbeitstäglich Übernachtungskosten in Höhe von 5 EUR angesetzt. Dieser Betrag war nach Auffassung des BFH nicht zu beanstanden.

Beim Werbungskostenabzug entfällt ab 2008 ein pauschaler Ansatz sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtungen. Somit können auch Auslandsübernachtungen generell nur mit den tatsächlich entstandenen Beträgen als Werbungskosten berücksichtigt werden (R 9.7 Abs. 2 LStR ).
Entsprechendes - nur Einzelnachweis - gilt ab 2008 durch den Verweis in R 4.12 Abs. 2 EStR auch für den Betriebsausgabenabzug.

Beispiel:

Lehrer W ist im Januar mit seinem Englischkurs nach London gefahren. Für die vier Übernachtungen (ohne Verpflegung) in einem Jugendgästehaus muss er 100 EUR zahlen.

Lösung: Die für London geltende Übernachtungspauschale von 152 EUR pro Tag gilt nur für den Arbeitgeberersatz. W kann bei Vorlage der Rechnung als Werbungskosten nur die 100 EUR ansetzen.

Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Preis des Frühstücks festgestellt werden kann, ist der Rechnungsbetrag zur Ermittlung der Übernachtungskosten stets um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen. Somit ergibt sich bei Inlandssachverhalten ein Kürzungsbetrag von 4,80 EUR (20 % von 24 EUR).

Es kann grds. davon ausgegangen werden, dass bei Übernachtungen im Ausland in der Hotelrechnung der Preis für das Frühstück in der Regel nicht enthalten ist. Von einer Kürzung der Übernachtungskosten um einen (fiktiven) Frühstücksanteil kann daher bei Auslandsübernachtungen abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten ist. Hinweis: Diese Vereinfachungsregelung gilt nicht bei Übernachtungen im Inland.

Tagungspauschale:
Lässt sich der Preis für Unterkunft und Verpflegung z.B. bei einer Tagungspauschale nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 %; für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind nicht zu mindern, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Diese Mahlzeiten sind (bis zu einem Wert von 40 EUR für die einzelne Mahlzeit) weiterhin mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn anzusetzen (R 9.6 LStR). Alternativ kann der tatsächliche Wert angesetzt werden.
Bei einer sog. Arbeitgeberveranlassung bleibt es also dabei, dass die steuerfreie Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers nur um die Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen zu kürzen bzw. der Arbeitslohn zu erhöhen ist.

Ein in der Rechnung gesondert ausgewiesenes Frühstück muss bei einer sog. Arbeitnehmerveranlassung in der angegebenen Höhe und darf nicht mehr pauschal in Höhe von 4,80 EUR vom Rechnungsbetrag gekürzt werden. Nur die verbleibenden Hotelkosten könnten als Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden. Die Alternative, dass bei einer Arbeitgeberveranlassung nur der geringe Sachbezugswert für ein Frühstück vom Arbeitnehmer zu übernehmen ist, bleibt bestehen. Das BMF hat Vereinfachungsregelungen zugelassen (BMF, 05.03.2010 - IV D 2 - S 7210/07/10003). Vgl. hierzu auch das Stichwort Übernachtungskosten - Frühstück sowie R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR.

Bei ausländischen Arbeitnehmern, die von ihrem Mutterkonzern z.B. für eine auf drei Jahre befristete Tätigkeit nach Deutschland entsendet werden, um nach Ablauf der Frist wieder in ihr Heimatland zur ursprünglichen Tätigkeitsstätte zurückzukehren, handelt es sich auf der Grundlage der LStR um eine Auswärtstätigkeit. Es stellt sich die Frage der Berücksichtigung von Unterkunftskosten und der Steuerfreiheit gem. § 3 Nr. 16 EStG, da i.d.R. auch die Familie des Arbeitnehmers in der Wohnung bzw. dem Haus untergebracht ist. Die entstehenden Unterbringungskosten stellen gemischt veranlasste Aufwendungen dar. Einerseits besteht die berufliche Veranlassung durch die Unterbringung des Arbeitnehmers und andererseits die private Veranlassung durch die Unterbringung der Familie. Die Übernachtungskosten, die auf die beruflich veranlasste Unterbringung des Arbeitnehmers selbst entfallen, können nach § 3 Nr. 16 EStG erstattet werden. Die Aufteilung ist nach Maßgabe des § 12 EStG vorzunehmen (beruflicher und privater Anteil). Eine Angemessenheitsprüfung i.S.v. H 9.11 LStH (Angemessenheit der Unterkunftskosten) findet nicht statt. Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, sind die Aufwendungen maßgebend, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären; dementsprechend sind auch die Mehraufwendungen auszuscheiden, wenn der Arbeitnehmer ein Haus oder eine Wohnung gemeinsam mit Personen benutzt, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen (R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR).
Ruht das mit dem bisherigen Arbeitgeber abgeschlossene Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Entsendung zum verbundenen Unternehmen und schließt dieses mit dem Arbeitnehmer für die Dauer der Entsendung einen eigenständigen Arbeitsvertrag ab, ist das Arbeitsverhältnis mit dem aufnehmenden Unternehmen separat und eigenständig zu beurteilen. Durch den Vertragsabschluss wird das aufnehmende Unternehmen zivilrechtlich Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer hat in der ortsfesten dauerhaften betrieblichen Einrichtung des (neuen) Arbeitgebers von Beginn an eine regelmäßige Arbeitsstätte, wenn er diese nachhaltig aufsucht (R 9.4 Abs. 3 LStR). Die durch die Tätigkeit im Inland entstehenden Aufwendungen können nur im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden (R 9.11 LStR).

Hinweis:

Gibt der Arbeitnehmer seine bisherige Wohnung auf und unterhält er seine einzige Wohnung am neuen Beschäftigungsort, handelt es sich nach Auffassung der FinVerw. bei den Unterbringungskosten insoweit um nicht abzugsfähige Aufwendungen für die private Lebensführung (§ 12 Nr. 1 Satz 1 EStG) (vgl. Kurzinformation der OFD Rheinland, 12.07.2010, DB 2010, 1856).

Mehraufwendungen sind steuerlich unbeachtlich, wenn der Arbeitnehmer ein Haus oder eine Wohnung gemeinsam mit Personen nutzt, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen (R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR). Vgl. Stichwort Entsendung - Reisekosten.



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