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Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung

§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG

1. Allgemeines

Soweit die Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich von Auswärtstätigkeiten eines Arbeitnehmers die steuerfreien Beträge von 6 EUR, 12 EUR bzw. 24 EUR überschreiten, zählen sie grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Auslands-Pauschbeträge ab 2012 sind mit BMF-Schreiben vom 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002 neu festgesetzt worden.

Zur Vereinfachung des Verfahrens bei der Besteuerung von Reisekostenvergütungen und Auslösungen des Arbeitgebers besteht die Möglichkeit, die Lohnsteuer für über die steuerfreien Verpflegungspauschalen hinaus gezahlte Verpflegungszuschüsse mit 25 % zu pauschalieren.

2. Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung mit 25 %

Die Besteuerung von Verpflegungszuschüssen mit einem Pauschsteuersatz von 25 % ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:

  • Es muss sich um Barvergütungen für Verpflegung handeln. Sachleistungen, z.B. die Vorteile aus der kostenlosen oder verbilligten Gewährung von Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers, können nicht gem. § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG pauschal besteuert werden. Zur Begründung wird darauf verwiesen, da es sich begrifflich insoweit nicht um Reisekostenvergütungen handele.

  • Von der Pauschalierung werden nur Vergütungen für eine Auswärtstätigkeit im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 S. 2 - 4 EStG erfasst. Die Pauschalierung ist sowohl bei Tätigkeiten im Inland als auch im Ausland möglich. Ausgenommen von der Möglichkeit zur Pauschalierung sind grundsätzlich Verpflegungszuschüsse die anlässlich einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung gezahlt werden.

  • Die Voraussetzungen für die Zahlung steuerfreier Verpflegungspauschalen müssen dem Grunde nach erfüllt sein. Das bedeutet. u.a., dass eine Pauschalierung nur möglich ist, wenn die Abwesenheit im Rahmen der Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers mindestens 8 Stunden beträgt.

3. Beschränkung der Pauschalbesteuerung

Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist nicht unbegrenzt möglich. Sie ist vielmehr beschränkt auf den Betrag, der dem steuerfreien Pauschbetrag entspricht, der für die jeweilige Auswärtstätigkeit steuerfrei erstattet werden kann.

Beispiel:

A ist am 30.05. für 16 Stunden auswärts tätig. Sein Arbeitgeber zahlt ihm hierfür folgende Verpflegungszuschüsse

  1. a)

    12 EUR

  2. b)

    24 EUR

  3. c)

    42 EUR

Lösung:

Da A mindestens 14 Stunden von der Wohnung bzw. seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist beträgt der steuerfreie Verpflegungs-Pauschbetrag 12 EUR. Die vom Arbeitgeber gezahlten Verpflegungszuschüsse sind somit wie folgt zu besteuern:

Arbeitgeberzahlung

davon steuerfrei

Pauschalierung nach § 40 Abs. 2
(25 %)

individuelle Besteuerung oder Pauschalierung
nach § 40 Abs. 1

12 EUR

12 EUR

---------

--------

24 EUR

12 EUR

12 EUR

--------

42 EUR

12 EUR

12 EUR

18 EUR

4. Auswärtstätigkeit mit Übernachtung am Tätigkeitsort

Für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer mindestens 24 Stunden von seiner (Haupt-)Wohnung abwesend ist, kann der Arbeitgeber längstens für drei Monate höchstens 24 EUR täglich steuerfrei erstatten.

Beispiel:

A ist für 5 Tage auf einer auswärtigen Baustelle tätig und dort in einer vom Arbeitgeber gestellten Unterkunft untergebracht. A hielt sich insgesamt von Sonntag 20.00 Uhr bis zum folgenden Samstag (Ankunft zu Hause 15 Uhr) an der Baustelle auf. Er war von Montag bis Donnerstag jeweils 12 Stunden auf der Baustelle tätig. Am Freitag dauert der Einsatz auf der Baustelle 16 Stunden. Der Arbeitgeber zahlt pro Tag 34 EUR Verpflegungskosten.

Lösung:

Für die Zeit von Montag bis Freitag bleiben je 24 EUR der gezahlten Verpflegungszuschüsse steuerfrei. Am Samstag beträgt der steuerfreie Pauschbetrag nur 12 EUR, weil A lediglich zwischen 14 und 24 Stunden von seinem Wohnort abwesend war. Der Arbeitgeber kann aber zusätzlich eine Pauschalversteuerung mit 25 % für Teil-Beträge vornehmen.

Arbeitgeberzahlung

davon steuerfrei

Pauschalierung nach § 40 Abs. 2
(25%)

individuelle Besteuerung oder Pauschalierung
nach § 40 Abs. 1

Mo 34 EUR

24 EUR

10 EUR

0 EUR

Di 34 EUR

24 EUR

10 EUR

0 EUR

Mi 34 EUR

24 EUR

10 EUR

0 EUR

Do 34 EUR

24 EUR

10 EUR

0 EUR

Fr 34 EUR

24 EUR

10 EUR

0 EUR

Sa 34 EUR

6 EUR

6 EUR

24 EUR

5. Vereinfachungsregel

Aus Vereinfachungsgründen bestehen seitens der Finanzverwaltung keine Bedenken, den Betrag, der den steuerfreien Vergütungsbetrag übersteigt, einheitlich als Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen zu behandeln, die in den Grenzen des § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG mit 25 % pauschal versteuert werden kann (R 40.2 Abs. 4 Satz 4 LStR ).

Wenn durch diese sog. Verrechnungsmöglichkeit Arbeitgeberleistungen bis zur Höhe der Verpflegungspauschalen steuerfrei bleiben, dann werden diese auch als Vergütung von Verpflegungsmehraufwendungen durch den Arbeitgeber angesehen mit der Folge, dass insoweit auch die Lohnsteuerpauschalierung in Betracht kommt. Dies soll selbst für den Fall gelten, dass der Arbeitgeber tatsächlich überhaupt keine Verpflegungspauschalen erstattet.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber wegen einer Auswärtstätigkeit von Montag 11.00 Uhr bis Mittwoch 20.00 Uhr mit kostenloser Übernachtung und Bewirtung im Gästehaus eines Geschäftsfreundes lediglich pauschalen Fahrtkostenersatz von 250 EUR (fiktive Bahnkosten), er ist jedoch mit dem eigenen Pkw gefahren (500 km).
Steuerfrei sind eine Fahrtkostenvergütung von (500 km × 0,30 EUR =) 150 EUR, Verpflegungspauschalen von (6 EUR + 24 EUR + 12 EUR =) 42 EUR, insgesamt damit 192 EUR. Steuerpflichtig sind hiernach 58 EUR (250 EUR - 192 EUR). Von diesem Betrag kann der Arbeitgeber 42 EUR (betragsmäßige Beschränkung auf die Höhe der steuerfreien Pauschalen) mit 25 % pauschal versteuern, auch wenn er tatsächlich keine Verpflegungsmehraufwendungen, sondern ausschließlich Fahrtkosten, erstattet hat!



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