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Steuerlexikon

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Übernachtungskosten - Frühstück

§ 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG

§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG

Übernachtungskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit können vom Arbeitgeber als Reisekosten steuerfrei erstattet werden. Zu bedenken ist, dass in der Regel in der Hotelrechnung auch ein Frühstücksanteil mit enthalten ist. Der Arbeitgeber muss einen Maßstab finden, wie der den ggf. nicht gesondert ausgewiesen Frühstücksanteil herausrechnen kann. Dieser muss herausgerechnet werden, weil der Arbeitnehmer ja schon einen separaten Anspruch auf Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen hat. Hat dagegen der Arbeitgeber die Auswärtstätigkeit incl. Hotelunterbringung selbst veranlasst, kann die vom Arbeitnehmer bezahlte Gesamtrechnung vom Arbeitgeber erstattet werden. In diesem Fall wird dem Arbeitnehmer lediglich ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeit dem Lohnkonto zugeschlagen.

Eine Änderung durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz ist die Verminderung des Umsatzsteuersatzes ab dem 01.01.2010 auf 7 % für kurzfristige Beherbergungen von bis zu sechs Monaten (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Das betrifft sowohl die Umsätze des klassischen Hotelgewerbes als auch kurzfristige Beherbergungen in Pensionen, Fremdenzimmern, Ferienwohnungen und vergleichbaren Einrichtungen. Der ermäßigte Satz gilt aber nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen. Das betrifft insbesondere u.a. die Verpflegung wie das Frühstück, TV-Nutzung, Mini-Bar, Wellness-Angebote etc.

Durch die unterschiedlichen Steuersätze müssen Beherbergungsunternehmen ab 2010 in Rechnungen neben der reinen Übernachtungsleistung (7 %) die Nebenleistungen für Verpflegung (19 %) grds. gesondert ausweisen. Die Änderung betrifft auch Pauschalen für Tagungen mit Übernachtung. Das Beherbergungsunternehmen muss die Preisanteile dem jeweiligen Steuersatz zuordnen. Es ergeben sich Folgewirkungen für Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen. Ein in der Rechnung gesondert ausgewiesenes Frühstück muss in der angegebenen Höhe und darf nicht mehr pauschal in Höhe von 4,80 EUR vom Rechnungsbetrag gekürzt werden. Nur die verbleibenden Hotelkosten können grds. als Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden.

Diese Auswirkung auf die Lohnsteuer ist offensichtlich nicht bedacht worden. Das BMF hat deshalb Vereinfachungsregelungen zugelassen (BMF, 05.03.2010 - IV D 2 - S 7210/07/10003). Es hat eine Lösung gefunden, wonach in der Rechnung das Frühstück nicht mehr gesondert ausgewiesen werden muss.

Ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen und liegt keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vor, so ist die Vereinfachungsregelung nach R 9.7 Absatz 1 Satz 4 Nummer 1 LStR (für das Frühstück 20 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen = 4,80 EUR) auf diesen Sammelposten anzuwenden. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist als Reisenebenkosten im Sinne von R 9.8 LStR zu behandeln, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen). Unschädlich ist insbesondere, wenn dieser Sammelposten auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen usw. näher bezeichnet wird und der hierzu ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.

Im Übrigen hat das BMF die sog. Arbeitgeberveranlassung kulanter gefasst. Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit ist ab 01.01.2010 im Sinne des R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 LStR grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn

  1. die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und

  2. die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Beispiel:

Arbeitnehmer A ist vom 14. - 15.04. auf Dienstreise. Er fährt am 14. um 9.00 Uhr los, übernachtet auswärts für 100 EUR und kommt am 15.04. um 21.00 Uhr zurück. Die Hotelrechnung lautet: Übernachtung 80 EUR (USt 7 %) + Nebenkostenpauschale 20 EUR (19 %); Summe 100 EUR

a) A hat sich um die Hotelübernachtung selbst gekümmert und die Rechung ist auf ihn ausgestellt.
b) Der Arbeitgeber ist arbeitsrechtlich verpflichtet, die Aufwendungen zu tragen; die Rechung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt

Lösung:

Verpflegungsmehraufwand 14.04. = 12 EUR, 15.04. = 12 EUR, Summe 24 EUR.
Übernachtungskosten: 100 EUR Vorlage zur Erstattung an Arbeitgeber

a) 100 EUR abzüglich fiktiver Frühstücksanteil 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR; erstattungsfähig als Übernachtungskosten bleiben 95,20 EUR.

b) bei Arbeitgeberveranlassung: 100 EUR sind voll erstattungsfähig, allerdings wird der geldwerte Vorteil von 1,57 EUR (Frühstück) der Lohnsteuer unterworfen, es sei denn A bezahlt das Frühstück, indem er nicht 100 EUR, sondern nur 98,43 EUR erstattet bekommt.

Fehlende Arbeitgeberveranlassung

Arbeitgeberveranlassung

Übernachtungsrechnung abzüglich Frühstücksanteil (Inland pauschal 20 % v. 24 EUR = 4,80 EUR, es sei denn, der tatsächliche Frühstückswert ist auf der Rechnung ausgewiesen).

Erstattung der Rechnung in voller Höhe, aber Besteuerung des geldwerten Vorteiles Frühstück mit dem Sachbezugswert (1,57 EUR)

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