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Steuerlexikon

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Rechnung - Begriff

§ 14 Abs. 1 UStG

1. Allgemeines

Eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Urkunde, in der über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Die Bezeichnung dieser Urkunde ist ohne Bedeutung. Wesentlich ist vielmehr, dass in dieser Urkunde von einer Person (im Regelfall einem Unternehmer) gegenüber einer anderen Person eine Leistung, Lieferung oder sonstige Leistung, berechnet wird.

Wird die Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht, so besteht nach § 14 Abs. 2 UStG eine gesetzliche Verpflichtung, eine Rechnung auszustellen.

Hinweis:

Durch den Gesetzentwurf des Steuerbürokratieabbaugesetzes ist geplant, die gesetzliche Pflicht, eine Rechnung auszustellen, zu lockern. Ab dem 01.01.2009 soll eine Verpflichtung zur Rechnungserteilung nach § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG nur noch bei Ausführung einer steuerpflichtigen Lieferung oder sonstigen Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, die nicht Unternehmerin ist, bestehen. Darüber hinaus soll es weiterhin die Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung bei den in § 14a UStG (Rechnung - Sonderfälle) genannten Fällen geben.

Die Änderung soll Artikel 221 Abs. 2 MwStSystRL umsetzen. Danach können die Mitgliedstaaten Steuerpflichtige von der Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen bei Ausführung steuerfreier Leistungen befreien.

Eine weitere Änderung zum 01.01.2009 soll die bisher obligatorische Übermittlung einer zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung) bei Übermittlung der Rechnungen über elektronischen Datenaustausch (EDI) betreffen. Hierauf kann bei Umsetzung des Gesetzes dann aus Vereinfachungsgründen verzichtet werden.

Neben den im Geschäftsverkehr üblichen regelmäßig auftretenden Rechnungen können auch Verträge als Rechnungen angesehen werden. Dazu müssen sie allerdings die erforderlichen Angaben, die eine Rechnung ausmachen, enthalten (Rechnung - Inhalt). Soweit einzelne Angaben fehlen, müssen sich diese aus anderen Unterlagen ergeben, auf die im Vertrag hingewiesen wird (§ 31 Abs. 1 UStDV). Folgende Verträge kommen als Rechnung insbesondere in Betracht:

  1. a)

    Kaufverträge,

  2. b)

    Mietverträge,

  3. c)

    Wartungsverträge,

  4. d)

    Pauschalverträge (z.B. mit einem Steuerberater)

Ist in den unter b) - d) aufgeführten Fällen der Zeitraum der Leistung nicht angegeben, so reicht es ausnahmsweise aus, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen, Überweisungen oder Lastschriften ergibt, auch wenn darauf im Vertrag nicht besonders hingewiesen wird (BFH, 07.07.1988 - V B 72/86).

Im Gegensatz zu den o.a. Dokumenten sind andere Schriftstücke, die sich nur auf den Leistungs- oder Zahlungsverkehr beziehen, nicht als Rechnungen anzusehen. Daher stellen Lieferscheine und Arbeitsaufträge oder Stundennachweise regelmäßig keine Rechnung dar. Das Gleiche gilt für Quittungen, Zahlungsmitteilungen, Mahnungen oder Kontoauszüge. Alle diese Urkunden dienen nicht zur Abrechnung der Leistung, sondern betreffen regelmäßig nur Teilbereiche eines Leistungsaustausches. Enthält eine Urkunde neben einer Leistungsbeschreibung auch einen Zahlungsvermerk, können die Voraussetzungen einer Rechnung u.U. dadurch erfüllt werden.

Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es unschädlich, wenn vor dem 1. Januar 2004 geschlossene Verträge keine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers enthalten. Es ist nicht erforderlich, diese Verträge um die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu ergänzen.

Beispiel:

Der von einem Monteur ausgefüllte Stundennachweis über die bei einer Reparatur ausgeführten Arbeiten und die dafür verwandten Stunden stellt keine Rechnung dar. Wird darauf unmittelbar das Entgelt ermittelt und dem Kunden die Bezahlung quittiert, liegt eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn vor.

Werden innerhalb eines Unternehmens zwischen verschiedenen Betriebsabteilungen oder verschiedenen Betrieben innerhalb einer Organschaft Rechnungen ausgetauscht, erfüllen diese gleichwohl nicht den umsatzsteuerlichen Rechnungsbegriff, da es an einer Abrechnung zwischen zwei Personen mangelt.

Eine Rechnung muss grundsätzlich von demjenigen ausgestellt werden, der zur Abrechnung über den Leistungsaustausch verpflichtet ist. Dieser kann sich dazu Dritter bedienen, die diese Aufgabe für ihn übernehmen. Nicht als Dritter ist der andere am Leistungsaustausch beteiligte Geschäftspartner anzusehen. Ist über das Vermögen des Abrechnungsverpflichteten vor Ausstellung der Rechnung ein Konkursverfahren eröffnet worden, ist die Abrechnung durch den Konkursverwalter vorzunehmen, auch wenn die Leistung vor Konkurseröffnung erbracht worden ist.

2. Telefax/Datenträgeraustausch

Mittlerweile werden Rechnungen immer häufiger per Telefax oder durch Datenfernübertragung insbesondere über das Internet an die Empfänger befördert. Entgegen der früheren Meinung der Finanzverwaltung, die auf Vorlage eines Orginalpapiers bestand, das durch den Aussteller hergestellt worden war, werden auch per Telefax übersandte Rechnungen anerkannt. Soweit die Rechnungsunterlagen online oder auf Datenträgern (Disketten, Magnetbänder) übermittelt werden, verlangte die Finanzverwaltung bisher durch den Rechnungsaussteller selbst erzeugte und auf Papier ausgedruckte schriftliche Abrechnungen. Seit dem 01.01.2002 ist die Abrechnung mittels elektronischer Rechnung durch die Finanzverwaltung zugelassen. Zu den weiteren Voraussetzungen siehe unter Rechnung - elektronisch.

3. Kreditkartenverkauf

Häufig werden bei Zahlungen per Kreditkarte zwei identische Belege erstellt. Einer verbleibt mit der Unterschrift des zahlenden Kunden zur Abrechnung mit dem Kreditkartenunternehmen bei dem leistenden Unternehmer, der andere wird dem Kunden ausgehändigt. Auch wenn darauf der Vermerk "Kopie" angebracht ist, gilt er als ordnungsgemäße Rechnung, da er ausschließlich zur Abrechnung des Geschäfts dient und weitere Belege dem Kunden nicht ausgehändigt werden können.

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