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Steuerlexikon

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Steuerbefreiungen - Buchnachweis

§ 6 Abs. 4 UStG

§ 13 UStDV

Zur Inanspruchnahme der Steuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen muss der Unternehmer entsprechende Umsätze getätigt haben, für die er den Nachweis erbringen kann, dass die Voraussetzungen erfüllt sind (Ausfuhrnachweis). Darüber hinaus wird von ihm zusätzlich verlangt, dass ein buchmäßiger Nachweis dieser Voraussetzungen vorliegt. Der Umfang dieser erforderlichen Aufzeichnungen ist genau definiert, die Form oder die Gestaltung dieses Nachweises sind dem Unternehmer weitestgehend freigestellt.
Dieser Buchnachweis ist eine rechtliche Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung. Liegt er nicht oder nicht ordnungsgemäß vor, ist die Steuerbefreiung zu versagen, auch wenn die sonstigen Voraussetzungen zweifelsfrei erfüllt sind.

Die Steuerfreiheit einer Ausfuhrlieferung darf nicht versagt werden, wenn der liefernde Unternehmer die Fälschung des Ausfuhrnachweises, den der Abnehmer ihm vorlegt, auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen kann. Ob die Voraussetzungen hierfür gegeben sind, ist im Erlassverfahren zu prüfen (BFH, 30.07.2008 - V R 7/03, BFH/NV 2009, 439).

Der Buchnachweis muss grundsätzlich im Inland geführt werden, unter besonderen Umständen kann vertrauenswürdigen Unternehmen eine Aufbewahrung im Ausland genehmigt werden.
Er ist durch den Unternehmer laufend zu führen, grundsätzlich soll er unmittelbar nach Ausführung des Umsatzes vorgenommen werden. Regelmäßig wird aber nicht beanstandet, wenn er im Rahmen der laufenden Buchführung zeitnah erstellt wird.

Folgende Angaben sind zwingend aufzuzeichnen:

  • handelsübliche Bezeichnung und Menge des Gegenstands der Lieferung,

  • Name und Anschrift des Abnehmers,

  • Tag der Lieferung,

  • vereinbartes Entgelt,

  • Art und Umfang einer evtl. Be- oder Verarbeitung vor der Ausfuhr,

  • tatsächliche Ausfuhr.

Darüber hinaus sind in bestimmten Sonderfällen zusätzliche Angaben festzuhalten, wenn dies für die Beurteilung der Steuerbefreiung erforderlich ist. Dies können z.B. folgende sein:

  • die Beförderung und Versendung durch den Lieferanten,

  • der Bestimmungsort, (für die Fälle, in denen der Lieferant Ausführer ist)

  • der Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers und den Erwerbszweck,
    (zusätzlich, wenn der Abnehmer den Gegenstand im Reisegepäck ausführt)

  • der Verwendungszweck des Beförderungsmittels (falls Ausrüstungs- oder Versorgungsgüter für ein Beförderungsmittel durch den Abnehmer abgeholt werden).

Ein Teil dieser Angaben, insbesondere die Pflichtangaben, sind regelmäßig in den laufenden Geschäftspapieren enthalten. Allein aus der Rechnung ergibt sich im Normalfall alles Erforderliche. Darüber hinaus können diese Angaben auch in den anderen Unterlagen, wie den Frachtpapieren sowie dem Ausfuhrnachweis selbst enthalten sein oder sich unmittelbar aus der Buchführung ergeben. Alle dort nicht leicht und eindeutig zu findenden Angaben sind vom Unternehmer dann in einer ihm freigestellten Form zusätzlich zu erfassen. Dabei muss nur sichergestellt werden, dass diese Angaben sich jederzeit den entsprechenden Umsätzen zuordnen lassen und eine Verbindung mit den übrigen Belegen, insbesondere dem Ausfuhrnachweis, jederzeit hergestellt werden kann.

Praxistipp:

Es empfiehlt sich, alle in einem bestimmten Zeitraum (z.B. USt-Voranmeldung) getätigten und erklärten Umsätze neben der laufenden Belegablage zusätzlich separat zusammen mit den dazu gehörigen Ausfuhrnachweisen und evtl. vorhandenen sonstigen Unterlagen gesondert aufzubewahren sowie eine Liste der Umsätze beizufügen, aus der sich die evtl. fehlenden Angaben entnehmen lassen.

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