Steuern & Recht

Geschäftsleitung & Betriebsstätte: Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung einer Auslandsgesellschaft

Wer eine Auslandsgesellschaft gründet – z. B. in Zypern, Malta oder einem anderen EU-Land –, muss sicherstellen, dass diese auch steuerlich anerkannt wird. Im Zentrum stehen dabei zwei zentrale Anforderungen: die tatsächliche Geschäftsleitung und eine ordnungsgemäße Betriebsstätte.

In Zeiten zunehmender Prüfung durch Finanz- und Sozialversicherungsbehörden ist es entscheidend, die Substanzanforderungen zu erfüllen. Denn andernfalls droht die Einstufung als Scheingesellschaft, was erhebliche steuerliche und rechtliche Risiken nach sich ziehen kann.

✅ Was bedeutet „tatsächliche Geschäftsleitung“?

Aus steuerlicher Sicht kommt es nicht auf den eingetragenen Sitz im Handelsregister an, sondern auf den Ort, an dem das Unternehmen faktisch geführt wird – also wo die geschäftlichen Entscheidungen getroffen und umgesetzt werden.

Finanzämter prüfen u. a.:

  • Wer trifft operative Entscheidungen – und wo?
  • Finden Sitzungen der Geschäftsleitung am Firmensitz statt?
  • Wo werden Verträge verhandelt und unterzeichnet?
  • Wo laufen tägliche Geschäftsprozesse ab?

➡️ Ein Unternehmen mit Verwaltungssitz in Zypern, dessen Geschäftsführer jedoch ausschließlich aus Deutschland agiert, riskiert, dass Deutschland als tatsächlicher Besteuerungsstaat gilt – mit allen steuerlichen Konsequenzen.

🏢 Anforderungen an eine ordnungsgemäße Betriebsstätte

Die Betriebsstätte ist der sichtbare Nachweis für eine reale wirtschaftliche Tätigkeit. In der EU – insbesondere in Zypern, Malta, Irland oder Estland – prüfen Behörden zunehmend, ob Substanz vorhanden ist oder lediglich ein Briefkasten.

Eine funktionierende Betriebsstätte sollte:

  • Über eigene, physische Geschäftsräume verfügen (nicht nur virtuelle Adresse)
  • Abschließbar und exklusiv nutzbar sein (kein geteiltes Coworking)
  • Eine der Geschäftstätigkeit entsprechende Ausstattung besitzen
  • Über Internet, Telefon, E-Mail und Geschäftsadresse erreichbar sein
  • Während üblicher Geschäftszeiten besetzt oder erreichbar sein
  • Bei Bedarf über Lager- oder Produktionsflächen verfügen

➡️ Eine reale Betriebsstätte ist mehr als ein Schreibtisch – sie muss zur Geschäftstätigkeit passen und nachweislich genutzt werden.

📞 Mindestanforderungen: Telefon, Post, Ansprechpartner

Klingt einfach – wird aber oft übersehen: Behörden legen auch auf kleine Details großen Wert, wenn es um die Prüfung der wirtschaftlichen Substanz geht. Achten Sie auf:

  • Telefonnummer mit lokaler Vorwahl
  • E-Mail-Adressen mit Firmendomäne
  • Postempfang & Dokumentenarchivierung am Unternehmenssitz
  • Buchhaltung & Vertragsunterzeichnung vor Ort

📜 Warum Substanznachweise entscheidend sind

Fehlen glaubhafte Nachweise über Geschäftsleitung und Betriebsstätte, droht:

  • Aberkennung der steuerlichen Ansässigkeit im Ausland
  • Verlust der EU-VAT-Nr. (Umsatzsteuer-ID)
  • Versagung der Betriebsausgabenanerkennung bei Kunden
  • Steuerrückforderungen und Bußgelder
  • Ausschluss vom internationalen Handel oder Bankenwesen

❗ Häufige Fehler bei Auslandsgesellschaften

🚫 Virtuelles Büro ohne reale Nutzung
🚫 Entscheidungen werden weiterhin aus Deutschland getroffen
🚫 Keine lokale Geschäftsleitung oder Ansprechpartner vor Ort
🚫 Verträge werden in Deutschland unterzeichnet
🚫 Geteilte Räume ohne tatsächliche Eigenständigkeit

➡️ Ergebnis: Aberkennung der Struktur – und volle Besteuerung in Deutschland

💼 Tipp: Substanz von Anfang an richtig planen

Eine wirtschaftlich anerkannte Auslandsgesellschaft braucht mehr als einen Eintrag im Register. Wir unterstützen Sie bei:

  • Aufbau einer realen Betriebsstätte
  • Gestaltung und Nachweis der tatsächlichen Geschäftsleitung
  • Erstellung und Aufbewahrung substanzrelevanter Dokumente
  • Kommunikation mit deutschen und ausländischen Finanzämtern
  • Vermeidung von Scheinselbstständigkeit oder Briefkastenvorwürfen

👥 Für wen ist das besonders relevant?

  • Unternehmer mit EU-Auslandsgesellschaften
  • Selbstständige mit Wohnsitz in Deutschland, Österreich oder der Schweiz
  • eCommerce- & Trading-Unternehmen
  • Holdingstrukturen oder Lizenzgesellschaften
  • Auswanderer mit Zypern Non-Dom oder Malta-Residency

Fazit: Rechtssicherheit durch echte Substanz

Tatsächliche Geschäftsleitung + ordnungsgemäße Betriebsstätte = steuerliche Anerkennung.
Nur mit beiden Komponenten können Sie sicherstellen, dass Ihre Auslandsgesellschaft langfristig stabil, rechtssicher und steuerlich anerkannt bleibt.

📞 Lassen Sie sich beraten – bevor es zu spät ist

Sie planen eine Gesellschaft im Ausland oder haben bereits gegründet? Lassen Sie Ihre Struktur jetzt professionell prüfen.

Hinweis: Die Informationen in diesem Beitrag dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Gern beraten wir Sie zu Ihrer konkreten Situation.