BMF veröffentlicht aktualisiertes Vordruckmuster „Bescheinigung über die Eintragung als Steuerpflichtiger (Unternehmer)”
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 23. April 2026 das Vordruckmuster USt 1 TN neu bekannt gegeben. Die Bescheinigung dient dem Nachweis, dass ein Unternehmer in Deutschland umsatzsteuerlich erfasst ist. Sie wird insbesondere benötigt, wenn deutsche Unternehmer im Ausland ihre Unternehmereigenschaft nachweisen müssen, etwa für eine Vorsteuervergütung in Drittstaaten oder für eine umsatzsteuerliche Registrierung im Ausland.
Worum geht es bei USt 1 TN?
Der Vordruck USt 1 TN ist eine Bescheinigung über die Eintragung als Steuerpflichtiger bzw. Unternehmer. Zuständig für die Ausstellung ist das jeweilige Finanzamt.
Die Bescheinigung kann insbesondere in zwei Fallgruppen relevant werden:
| Fall | Zweck der Bescheinigung |
|---|---|
| Vorsteuervergütung in Drittstaaten | Nachweis gegenüber ausländischen Behörden, dass der Antragsteller in Deutschland Unternehmer ist |
| Umsatzsteuerliche Registrierung im Ausland | Nachweis der deutschen umsatzsteuerlichen Erfassung bei einer Registrierung in einem anderen Staat |
Damit ist USt 1 TN vor allem für Unternehmen mit Auslandsbezug wichtig.
Wann wird die Bescheinigung benötigt?
Deutsche Unternehmer können im Ausland mit Umsatzsteuer belastet werden, zum Beispiel bei Messekosten, Hotelkosten, Tankkosten, sonstigen Dienstleistungen oder betrieblichen Aufwendungen im Drittland. Soll diese ausländische Umsatzsteuer erstattet werden, verlangen Drittstaaten häufig einen Nachweis, dass der Antragsteller im Inland als Unternehmer registriert ist.
Außerdem kann die Bescheinigung erforderlich sein, wenn sich ein deutscher Unternehmer im Ausland umsatzsteuerlich registrieren lassen muss, etwa wegen lokaler Lieferungen, Lagerhaltung, Veranstaltungen oder sonstiger steuerbarer Umsätze im Ausland.
Wer kann die Bescheinigung erhalten?
Nach dem BMF-Schreiben wird die Bescheinigung auf Antrag Unternehmern ausgestellt, die in der Bundesrepublik Deutschland ansässig sind und eine Bestätigung ihrer Unternehmereigenschaft benötigen. Außerdem kann sie für den Nachweis der umsatzsteuerlichen Erfassung für Zwecke einer ausländischen Registrierung verwendet werden.
Die Bescheinigung kann auch ausgestellt werden für:
- Organgesellschaften mit einem im Inland ansässigen Organträger,
- Organgesellschaften im Inland, die zum Unternehmen eines im Ausland ansässigen Unternehmers gehören,
- inländische Zweigniederlassungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers.
Gerade bei umsatzsteuerlichen Organschaften und internationalen Unternehmensgruppen kann die Bescheinigung daher praktisch bedeutsam sein.
Einschränkung bei Vorsteuervergütung in Drittstaaten
Soll die Bescheinigung für ein Verfahren zur Erstattung von Umsatzsteuer in Drittstaaten verwendet werden, darf sie nur Unternehmern erteilt werden, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
Sie darf nicht erteilt werden, wenn der Unternehmer ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt, die den Vorsteuerabzug ausschließen. Ebenfalls ausgeschlossen ist die Erteilung in diesen Fällen, wenn der Unternehmer die Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 Abs. 1 UStG anwendet.
Das ist wichtig für Unternehmer, die zwar umsatzsteuerlich erfasst sind, aber keine oder nur eingeschränkte Vorsteuerabzugsberechtigung haben.
Verwendung ausländischer Formulare
Nicht jeder Staat akzeptiert zwingend das deutsche Vordruckmuster USt 1 TN. Teilweise verlangen ausländische Behörden eigene Formulare.
Das BMF stellt klar: Wenn ausländische Behörden den Nachweis der Unternehmereigenschaft zwingend auf eigenen Vordrucken verlangen, bestehen keine Bedenken, dass das deutsche Finanzamt die Eintragung als Unternehmer auf diesen ausländischen Formularen bestätigt. Voraussetzung ist, dass diese Formulare inhaltlich dem Regelungsgehalt des Vordruckmusters USt 1 TN entsprechen.
Was wurde geändert?
Die Änderungen gegenüber dem bisherigen Vordruckmuster sind im Wesentlichen formeller Natur. Das BMF nennt insbesondere:
- redaktionelle Anpassungen,
- Wegfall des Feldes für das Dienstsiegel,
- Wegfall des Zusatzes „Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig“.
Das neue Schreiben tritt an die Stelle des BMF-Schreibens vom 18. November 2022. Außerdem wird Abschnitt 18.14 Abs. 7 Satz 2 UStAE entsprechend angepasst.
Bedeutung für die Praxis
Für Unternehmer mit Auslandsaktivitäten ist die Bescheinigung USt 1 TN ein wichtiges Dokument. Ohne einen entsprechenden Nachweis kann es im Ausland zu Verzögerungen oder Ablehnungen bei der Vorsteuervergütung oder Registrierung kommen.
Typische Anwendungsfälle sind:
- Vorsteuervergütung in Drittstaaten,
- Registrierung für Umsatzsteuerzwecke im Ausland,
- Nachweis der Unternehmereigenschaft gegenüber ausländischen Steuerbehörden,
- Nachweis der deutschen umsatzsteuerlichen Erfassung bei internationalen Projekten,
- Dokumentation innerhalb internationaler Konzernstrukturen.
Praxishinweis
Unternehmer sollten frühzeitig prüfen, ob für ausländische Erstattungs- oder Registrierungsverfahren eine Bescheinigung erforderlich ist. Gerade bei Drittstaaten können Antragsfristen und formale Anforderungen streng sein.
Empfehlenswert ist insbesondere:
- Bescheinigung rechtzeitig beim zuständigen Finanzamt beantragen,
- prüfen, ob das Ausland den deutschen Vordruck akzeptiert oder ein eigenes Formular verlangt,
- bei Drittstaaten klären, ob eine Vorsteuerabzugsberechtigung im Inland besteht,
- bei Organschaften und Zweigniederlassungen die zutreffende Unternehmensstruktur angeben,
- Bescheinigung und ausländische Anforderungen sorgfältig dokumentieren.
Fazit
Mit dem BMF-Schreiben vom 23. April 2026 wurde das Vordruckmuster USt 1 TN aktualisiert. Inhaltlich bleibt die Bescheinigung ein wichtiges Nachweisdokument für deutsche Unternehmer mit Auslandsbezug.
Sie ist insbesondere relevant für die Erstattung ausländischer Vorsteuerbeträge in Drittstaaten und für umsatzsteuerliche Registrierungen im Ausland. Unternehmen sollten die Bescheinigung rechtzeitig beantragen und vorab prüfen, ob der jeweilige Staat das deutsche Muster akzeptiert oder ein eigenes Formular verlangt.
Quelle: BMF-Schreiben vom 23.04.2026, Az. III C 3 – S 7359/00060/004/035, „Vordruckmuster für den Nachweis der Eintragung als Steuerpflichtiger (Unternehmer) (USt 1 TN)“.