{"id":26029,"date":"2013-04-26T19:22:21","date_gmt":"2013-04-26T17:22:21","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.steuer.org\/?p=26029"},"modified":"2013-04-26T19:30:26","modified_gmt":"2013-04-26T17:30:26","slug":"grundsatze-zur-ordnungsmasigen-fuhrung-und-aufbewahrung-von-buchern-aufzeichnungen-und-unterlagen-in-elektronischer-form-sowie-zum-datenzugriff-gobd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/grundsatze-zur-ordnungsmasigen-fuhrung-und-aufbewahrung-von-buchern-aufzeichnungen-und-unterlagen-in-elektronischer-form-sowie-zum-datenzugriff-gobd\/","title":{"rendered":"Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"},"content":{"rendered":"
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Aus dem BMF: Entwurf: Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und\u00a0Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD):<\/p>\n

Die GoBD sollen die GoBS (Grunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger DV-gest\u00fctzter\u00a0Buchf\u00fchrungssysteme<\/a>) von 1995, die GDPdU (Grunds\u00e4tze zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen) von 2001 sowie die „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ b\u00fcndeln. Nach einer verbands\u00f6ffentlichen Kommentierungsphase werden die GoBD voraussichtlich im Sommer 2013 als BMF-Schreiben ver\u00f6ffentlicht.<\/p>\n<\/div>\n

<\/div>\n
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<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

POSTANSCHRIFT Bundesministerium der Finanzen, 11016 Berlin<\/p>\n

Nur per E-Mail \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/sub><\/strong>HAUSANSCHRIFT Wilhelmstra\u00dfe 97, 10117 Berlin<\/p>\n

TEL +49 (0) 30 18 682-0 Oberste Finanzbeh\u00f6rden FAX der L\u00e4nder E-MAIL<\/p>\n

DATUM xx.xx.2013<\/p>\n

BETREFF<\/p>\n

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GZ IV A 4 -S 0316\/13\/10003 <\/strong><\/p>\n

DOK \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 2013\/0296820 <\/strong>(bei Antwort bitte GZ und DOK angeben)<\/p>\n

    \n
  1. Internes Kontrollsystem (IKS)…………………………………………………………………………. 18<\/strong><\/li>\n
  2. Datensicherheit………………………………………………………………………………………………..18<\/strong><\/li>\n
  3. Unver\u00e4nderbarkeit, Protokollierung von \u00c4nderungen………………………………………19<\/strong><\/li>\n
  4. Aufbewahrung…………………………………………………………………………………………………20<\/strong><\/li>\n
  5. Nachvollziehbarkeit und Nachpr\u00fcfbarkeit……………………………………………………….. 24<\/strong><\/li>\n
  6. Datenzugriff…………………………………………………………………………………………………….26<\/strong><\/li>\n
  7. ZertifizierungundSoftware-Testate…………………………………………………………………30<\/strong><\/li>\n
  8. Anwendungsregelung………………………………………………………………………………………. 30<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n

     <\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    www.bundesfinanzministerium.de<\/p>\n

    Seite 2<\/p>\n

    1. Anwendungsbereich <\/strong><\/p>\n

    Die betrieblichen Abl\u00e4ufe in den Unternehmen werden ganz oder teilweise unter Einsatz von Informations-und Kommunikations-Technik abgebildet.<\/p>\n

    Auch die nach au\u00dfersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften zu f\u00fchrenden B\u00fccher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen werden in den Unternehmen zunehmend in elektro\u00adnischer Form gef\u00fchrt (z. B. als Datens\u00e4tze) sowie die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente) aufbewahrt (steuerrelevante Daten).<\/p>\n

    B\u00fccher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen k\u00f6nnen nach \u00a7 146 Abs. 5 AO auch auf<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Datentr\u00e4gern gef\u00fchrt werden, soweit diese Form der Buchf\u00fchrung einschlie\u00dflich des dabei angewandten Verfahrens den Grunds\u00e4tzen ordnungsm\u00e4\u00dfiger Buchf\u00fchrung (GoB)<\/a> entspricht. Bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zul\u00e4ssigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen f\u00fcr die Besteuerung erf\u00fcllen sollen. Damit sind die formellen GoB sinngem\u00e4\u00df auf diese Aufzeich\u00adnungen anzuwenden.<\/p>\n

    Seite 3<\/p>\n

    Neben den au\u00dfersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungen und Unterlagen zu Gesch\u00e4fts\u00advorf\u00e4llen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verst\u00e4ndnis und zur \u00dcberpr\u00fcfung der f\u00fcr die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeu\u00adtung sein k\u00f6nnen (BFH-Urteil vom 24.6.2009, BStBl II 2010 S. 452). So dienen z. B. Kosten-stellen der Bewertung von Wirtschaftsg\u00fctern, von R\u00fcckstellungen oder als Grundlage f\u00fcr die Bemessung von Verrechnungspreisen und sind damit zum Verst\u00e4ndnis und zur \u00dcberpr\u00fcfung von Bedeutung. Dazu z\u00e4hlen auch alle Daten, Datens\u00e4tze, elektronischen Dokumente und elekt\u00ad<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Werden Aufzeichnungen nach verschiedenen Rechtsnormen in einer Aufzeichnung zusam\u00admengefasst, m\u00fcssen die zusammengefassten Aufzeichnungen den unterschiedlichen Zwecken gen\u00fcgen.<\/p>\n

    Seite 4<\/p>\n

    1.2 B\u00fccher <\/strong><\/p>\n

    Der Begriff ist funktional unter Ankn\u00fcpfung an die handelsrechtliche Bedeutung zu verste\u00adhen. Die \u00e4u\u00dfere Gestalt (gebundenes Buch, Loseblattsammlung oder auf Datentr\u00e4gern) ist un\u00aderheblich.<\/p>\n

    Der Kaufmann ist verpflichtet, in den B\u00fcchern seine Handelsgesch\u00e4fte und die Lage des Verm\u00f6gens ersichtlich zu machen (\u00a7 238 Abs. 1 S. 1 HGB). Der Begriff B\u00fccher umfasst<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Materiell ordnungsm\u00e4\u00dfig sind B\u00fccher und Aufzeichnungen nur dann, wenn alle Gesch\u00e4ftsvor\u00adf\u00e4lle vollst\u00e4ndig und richtig in ihrer Auswirkung erfasst und anschlie\u00dfend verbucht bzw. ver\u00adarbeitet sind.<\/p>\n

    Seite 5<\/p>\n

    1.5 Datenverarbeitungssystem; Haupt-, Vor-und Nebensysteme <\/strong><\/p>\n

    Unter DV-System wird die im Unternehmen oder f\u00fcr Unternehmenszwecke zur elektroni\u00adschen Datenverarbeitung eingesetzte Hard-und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, \u00fcbernommen, verarbeitet, gespeichert und \u00fcbermit\u00adtelt werden. Dazu geh\u00f6ren das Hauptsystem (z. B. Finanzbuchf\u00fchrungssystem<\/a>) sowie Vor-und Nebensysteme (z. B. Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Scannen von Rechnungen und \u00dcbertragung in das Hauptsystem, Materialwirtschaft, Fakturie\u00ad<\/p>\n

    2. <\/strong><\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Seite 6<\/p>\n

    normen (z. B. \u00a7\u00a7 238, 239, 257, 261 HGB) und steuerlichen Ordnungsvorschriften (insbeson\u00addere \u00a7\u00a7 145 bis 147 AO).<\/p>\n

    Die allgemeinen Ordnungsvorschriften in den \u00a7\u00a7 145 bis 147 AO gelten nicht nur f\u00fcr Buch\u00adf\u00fchrungs-und Aufzeichnungspflichten nach \u00a7 140 AO und nach den \u00a7\u00a7 141 bis 144 AO. Ins\u00adbesondere \u00a7 145 Abs. 2 AO betrifft alle zu Besteuerungszwecken gesetzlich geforderten Auf\u00adzeichnungen, also auch solche, zu denen der Steuerpflichtige aufgrund anderer Steuergesetze<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachpr\u00fcfbarkeit (\u00a7 145 Abs. 1 AO, \u00a7 238 Abs. 1 S. 2 HGB) <\/strong><\/p>\n

    Die Buchf\u00fchrung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverst\u00e4ndigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen \u00dcberblick \u00fcber die Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle und \u00fcber die Lage des Unter\u00ad<\/p>\n

    Seite 7<\/p>\n

    nehmens vermitteln kann. Die Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle m\u00fcssen sich in ihrer Entstehung und Ab\u00adwicklung l\u00fcckenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Pr\u00fcfbarkeit).<\/p>\n

    Die progressive Pr\u00fcfung beginnt beim Beleg, geht \u00fcber die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn-und Verlustrechnung und schlie\u00dflich zur Steueranmeldung bzw. Steuererkl\u00e4rung. Die retrograde Pr\u00fcfung verl\u00e4uft umgekehrt. Die progressive und retrograde Pr\u00fcfung muss \u00fcber die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt m\u00f6glich sein.<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Seite 8<\/p>\n

    sondern auch des Inhalts des Gesch\u00e4fts und des Namens des Vertragspartners (BFH-Urteil vom 12.5.1966, BStBl III S. 372) -soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Ge\u00adsch\u00e4ftsvorfalls (BFH-Urteil vom 1.10.1969, BStBl II 1970 S. 45) und ggf. unter Ber\u00fccksichti\u00adgung branchenspezifischer Mindestaufzeichnungspflichten.<\/p>\n

    Dies gilt auch f\u00fcr Bareinnahmen; der Umstand der sofortigen Bezahlung rechtfertigt keine Ausnahme von diesem Grundsatz (BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl II S. 599).<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Urteil vom 24.6.1997, BStBl II 1998 S. 51), der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenm\u00e4\u00dfiger Abbildung zutreffend zu kontieren.<\/p>\n

    Erfundene Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle d\u00fcrfen nicht erfasst, tats\u00e4chliche Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle d\u00fcrfen nicht mit falschen Werten aufgezeichnet oder deren Erfassung oder Verarbeitung unterdr\u00fcckt wer\u00adden.<\/p>\n

    Seite 9<\/p>\n

    So ist z. B. eine Bon-oder Rechnungserteilung ohne Registrierung der bar vereinnahmten Be\u00adtr\u00e4ge (Abbruch des Vorgangs) in einem DV-System unzul\u00e4ssig.<\/p>\n

    3.2.3 Zeitgerechtheit (\u00a7 146 Abs. 1 AO, \u00a7 239 Abs. 2 HGB) <\/strong><\/p>\n

    Das Erfordernis \u201ezeitgerecht\u201c zu verbuchen verlangt, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwi\u00adschen den Vorg\u00e4ngen und ihrer buchm\u00e4\u00dfigen Erfassung besteht (BFH-Urteil vom 25.3.1992, BStBl II S. 1010; BFH-Urteil vom 5.3.1965, BStBl III S. 285).<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Werden bei der Erstellung der B\u00fccher oder Aufzeichnungen Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Erfassung der Kreditgesch\u00e4fte eines Monats im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung im Grundbuch nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der<\/p>\n

    Seite 10<\/p>\n

    eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern (R 5.2 Abs. 1 EStR).<\/p>\n

    Jeder Gesch\u00e4ftsvorfall ist periodengerecht der Abrechnungsperiode zuzuordnen, in der er an\u00adgefallen ist. Zwingend ist die Zuordnung zum jeweiligen Gesch\u00e4ftsjahr oder zu einer nach Gesetz, Satzung oder Rechnungslegungszweck vorgeschriebenen k\u00fcrzeren Rechnungsperio\u00adde.<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Bei der doppelten Buchf\u00fchrung sind die Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und jederzeit ein \u00dcberblick \u00fcber die Verm\u00f6gens-und Ertragslage gew\u00e4hrleis\u00adtet ist.<\/p>\n

    Die Buchungen m\u00fcssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlussposition dargestellt und jederzeit les\u00adbar gemacht werden k\u00f6nnen. Daraus ergibt sich f\u00fcr das DV-System insgesamt und ggf. f\u00fcr<\/p>\n

    Seite 11<\/p>\n

    dessen Bestandteile die Kontenfunktion (Hauptbuch, siehe Tz. 5.3).<\/p>\n

    3.2.5 Grundsatz der Unver\u00e4nderbarkeit (\u00a7 146 Abs. 4 AO, \u00a7 239 Abs. 3 HGB) <\/strong><\/p>\n

    Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise ver\u00e4ndert werden, dass der urspr\u00fcngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Ver\u00e4nderungen d\u00fcrfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss l\u00e4sst, ob sie urspr\u00fcnglich oder erst sp\u00e4ter gemacht worden sind (\u00a7 146 Abs. 4 AO, \u00a7 239 Abs. 3 HGB).<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Seite 12<\/p>\n

    Ein Buchungsbeleg in Papierform oder in elektronischer Form (z. B. Rechnung) kann ein oder mehrere Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle enthalten.<\/p>\n

    Aus der Verfahrensdokumentation (siehe Tz. 10.1) muss ersichtlich sein, wie die elektroni\u00adschen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe Tz. 9) werden.<\/p>\n

    4.1 <\/strong><\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Seite 13<\/p>\n

    Die Ablage der Belege und die Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung m\u00fcssen in an\u00adgemessener Zeit nachpr\u00fcfbar sein. So ist z. B. Beleg-oder Buchungsdatum, Kontoauszug\u00adnummer oder Name bei umfangreichem Beleganfall mangels Eindeutigkeit in der Regel kein geeignetes Zuordnungsmerkmal f\u00fcr den Gesch\u00e4ftsvorfall.<\/p>\n

    4.3 Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege <\/strong><\/p>\n

    Eine erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege in Papierform oder die entspre\u00adchende \u00dcbernahme von Beleginformationen aus elektronischen Belegen (Daten, Datens\u00e4tze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen) ist sicherzustellen. Diese Aufberei\u00adtung der Belege ist insbesondere bei Fremdbelegen von Bedeutung, da der Steuerpflichtige im Allgemeinen keinen Einfluss auf die Gestaltung der ihm zugesandten Handels-und Ge\u00adsch\u00e4ftsbriefe (z. B. Eingangsrechnungen) hat.<\/p>\n

    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n
    \n\n\n\n
    <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

    Seite 14<\/p>\n

     <\/p>\n

    F\u00fcr umsatzsteuerliche Zwecke k\u00f6nnen weitere Angaben erforderlich sein, wie z. B.:<\/p>\n

      \n
    • Einzelpreis (Bewertung),<\/li>\n
    • Valuta, F\u00e4lligkeit (Bewertung),<\/li>\n
    • Angaben zu Skonti, Rabatten (Bewertung),<\/li>\n
    • Zahlungsart (bar, Bank).<\/li>\n<\/ul>\n

       <\/p>\n

      Seite 15<\/p>\n

      4.4 Besonderheiten <\/strong><\/p>\n

      Bei DV-gest\u00fctzten Prozessen wird der Nachweis oft nicht durch konventionelle Belege er\u00adbracht (z. B. Buchungen aus Fakturierungss\u00e4tzen, die durch Multiplikation von Preisen mit entnommenen Mengen aus der Betriebsdatenerfassung gebildet werden). Die Erf\u00fcllung der Belegfunktion ist dabei durch die ordnungsgem\u00e4\u00dfe Anwendung des jeweiligen Verfahrens wie folgt nachzuweisen:<\/p>\n

       <\/p>\n

      \n\n\n\n
      \u2022 Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Generierung der Buchungen,<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n
        \n
      • Nachweis, dass die in der Dokumentation enthaltenen Vorschriften einem autorisierten \u00c4nderungsverfahren unterlegen haben (u. a. Zugriffsschutz, Versionsf\u00fchrung, Test-und Freigabeverfahren),<\/li>\n
      • Nachweis der Anwendung des genehmigten Verfahrens sowie<\/li>\n
      • Nachweis der tats\u00e4chlichen Durchf\u00fchrung der einzelnen Buchungen.<\/li>\n<\/ul>\n

         <\/p>\n

        Bei Dauersachverhalten (z. B. monatliche AfA-Buchungen nach Anschaffung eines abnutz\u00adbaren Wirtschaftsguts) ist der Anschaffungsbeleg mit der AfA-Bemessungsgrundlage und weiteren Parametern (z. B. Nutzungsdauer) Basis f\u00fcr die folgenden Automatikbuchungen. Der Anschaffungsbeleg ist bis zum Ende der Nutzungsdauer aufbewahrungspflichtig. Aus der Verfahrensdokumentation und der ordnungsm\u00e4\u00dfigen Anwendung des Verfahrens muss der automatische Buchungsvorgang nachvollziehbar sein.<\/p>\n

        5. Aufzeichnung der Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung <\/strong><\/p>\n

        Der Steuerpflichtige hat organisatorisch und technisch sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen vollst\u00e4ndig, richtig, zeit\u00adgerecht und geordnet vorgenommen werden (\u00a7 146 Abs. 1 S.1 AO, \u00a7 239 Abs. 2 HGB). Jede Buchung oder Aufzeichnung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen (BFH-<\/p>\n

        Bei der doppelten Buchf\u00fchrung werden alle Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle in zeitlicher Reihenfolge (Grundbuch) und in sachlicher Gliederung (Hauptbuch, Konten, siehe Tz. 5.2) dargestellt.<\/p>\n

        Damit verursacht jeder Gesch\u00e4ftsvorfall eine Buchung auf mindestens zwei Konten (Soll-und Habenbuchung).<\/p>\n

        Die Erfassung der Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle in elektronischen Grundaufzeichnungen bzw. im elek\u00adtronischen Grundbuch (siehe Tz. 5.1) und die Verbuchung im Journal (siehe Tz. 5.2) kann or\u00adganisatorisch und zeitlich auseinander fallen (z. B. Grundaufzeichnung in Form von Kassen\u00adauftragszeilen). In diesen F\u00e4llen gelten die Ordnungsvorschriften bereits mit der ersten Erfas\u00ad<\/p>\n

        Seite 16<\/p>\n

        sung der Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle und m\u00fcssen \u00fcber alle nachfolgenden Prozesse erhalten bleiben<\/p>\n

        (z. B. \u00dcbergabe von Daten aus Vor-in Hauptsysteme).<\/p>\n

        5.1 Erfassung in Grundaufzeichnungen bzw. im Grundbuch <\/strong><\/p>\n

        Die fortlaufende Aufzeichnung der Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle erfolgt zun\u00e4chst in elektronischen Grundaufzeichnungen (Grundaufzeichnungsfunktion) oder Grundb\u00fcchern (Grundbuch\u00adfunktion), um die Belegsicherung und die Garantie der Unverlierbarkeit des Gesch\u00e4ftsvorfalls<\/p>\n

        \n\n\n\n
        <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

        Seite 17<\/p>\n

        der zeitgerechten Erfassung in Grundb\u00fcchern (BFH-Urteil vom 16.9.1964, BStBl III S. 654). Zeitversetzte Buchungen im Journal gen\u00fcgen nur dann, wenn die Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle vorher fortlaufend richtig und vollst\u00e4ndig in Grundb\u00fcchern aufgezeichnet werden.<\/p>\n

        Die Journalfunktion ist nur erf\u00fcllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Ver\u00e4nde\u00adrung oder L\u00f6schung gesch\u00fctzt sind.<\/p>\n

        Fehlerhafte Buchungen k\u00f6nnen wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neu\u00ad<\/p>\n

        \n\n\n\n
        <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

        Seite 18<\/p>\n

        Die vorstehenden Ausf\u00fchrungen gelten f\u00fcr die Nebenb\u00fccher entsprechend.<\/p>\n

        Bei der \u00dcbernahme verdichteter Zahlen ins Hauptsystem m\u00fcssen die zugeh\u00f6rigen Einzelauf\u00adzeichnungen aus den Vor-und Nebensystemen erhalten bleiben.<\/p>\n

        6. Internes Kontrollsystem (IKS) <\/strong><\/p>\n

        \n\n\n\n
        <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

        Seite 19<\/p>\n

        8. Unver\u00e4nderbarkeit, Protokollierung von \u00c4nderungen <\/strong><\/p>\n

        Nach \u00a7 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise ver\u00e4ndert werden, dass der urspr\u00fcngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Ver\u00e4nderungen d\u00fcrfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss l\u00e4sst, ob sie urspr\u00fcng\u00adlich oder erst sp\u00e4ter gemacht worden sind.<\/p>\n

        \n\n\n\n
        <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

        ten\u00e4nderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit G\u00fcltigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verkn\u00fcpfungen zu verhindern. Auch eine \u00c4nderungshistorie darf nicht nach\u00adtr\u00e4glich ver\u00e4nderbar sein.<\/p>\n

        Systemfunktionalit\u00e4ten oder Manipulationsprogramme, die diesen Anforderungen entgegen\u00adwirken sollen, f\u00fchren regelm\u00e4\u00dfig zur Ordnungswidrigkeit der elektronischen B\u00fccher und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen.<\/p>\n

        Seite 20<\/p>\n

        9. Aufbewahrung <\/strong><\/p>\n

        Der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht in \u00a7 147 Abs. 1 AO besteht grunds\u00e4tzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht (BFH-Urteil vom 24.6.2009, BStBl II 2010 S. 452; BFH-Urteil vom 26.2.2004, BStBl II S. 599).<\/p>\n

        M\u00fcssen B\u00fccher f\u00fcr steuerliche Zwecke gef\u00fchrt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewah\u00adrungs-und vorlagepflichtig (z. B. Finanzbuchhaltung hinsichtlich Drohverlustr\u00fcckstellungen,<\/p>\n

        \n\n\n\n
        <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

        Seite 21<\/p>\n

        tentr\u00e4gern ausge\u00fcbt. Sie d\u00fcrfen daher nicht mehr ausschlie\u00dflich in ausgedruckter Form auf\u00adbewahrt werden und m\u00fcssen \u00fcber die Dauer der Aufbewahrungsfrist unver\u00e4nderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format). Dies gilt unabh\u00e4ngig da\u00advon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.<\/p>\n

        Bei den Daten und Dokumenten ist -wie bei den Informationen in Papierbelegen -auf deren<\/p>\n

        \n\n\n\n
        <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

        9.1 Maschinelle Auswertbarkeit <\/strong><\/p>\n

        Eine maschinelle Auswertbarkeit ist u. a. gegeben, bei aufzeichnungs-und aufbewahrungs\u00adpflichtigen Daten, Datens\u00e4tzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen,<\/p>\n

          \n
        • die mathematisch-technische Auswertungen erm\u00f6glichen,<\/li>\n
        • die eine Volltextsuche erm\u00f6glichen,<\/li>\n<\/ul>\n

           <\/p>\n

          Seite 22<\/p>\n

          \u2022 die auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Pr\u00fcfung im weitesten Sinne erm\u00f6glichen.<\/p>\n

          Das Erfordernis der maschinellen Auswertbarkeit ist nach den tats\u00e4chlichen Informations\u00adund Dokumentationsm\u00f6glichkeiten zu beurteilen.<\/p>\n

          Mathematisch-technische Auswertung bedeutet, dass alle in den aufzeichnungs-und aufbe\u00adwahrungspflichtigen Daten, Datens\u00e4tzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Un\u00ad<\/p>\n

          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

          Seite 23<\/p>\n

          Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, Vertr\u00e4ge, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren.<\/p>\n

          Bei Einsatz von Kryptografietechniken sind die verschl\u00fcsselte und die entschl\u00fcsselte Unterla\u00adge und die verwendeten Schl\u00fcssel aufzubewahren. Werden Signaturpr\u00fcfschl\u00fcssel verwendet, sind die eingesetzten Schl\u00fcssel aufzubewahren.<\/p>\n

          Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unterneh\u00ad<\/p>\n

          9.3 <\/strong><\/p>\n

          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

          Seite 24<\/p>\n

          bewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zus\u00e4tzlich in der Originalform auf\u00adbewahrt werden sollen.<\/p>\n

          Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die M\u00f6glichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nach\u00adpr\u00fcfbarkeit nicht beeintr\u00e4chtigen.<\/p>\n

          9.4 Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel <\/strong><\/p>\n

          Im Falle eines technisch oder betriebswirtschaftlich notwendigen Systemwechsels (z. B. Ab\u00adschaltung Altsystem, Datenmigration) oder einer Auslagerung von Daten aus dem Produk\u00adtivsystem ist es nur dann nicht erforderlich, die urspr\u00fcngliche Hard-und Software des Pro-<\/p>\n

          Eine Aufbewahrung in Form von Datenextrakten, Reports oder Druckdateien ist unzul\u00e4ssig, soweit nicht mehr alle aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten sind.<\/p>\n

          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

          10. Nachvollziehbarkeit und Nachpr\u00fcfbarkeit <\/strong><\/p>\n

          Die allgemeinen Grunds\u00e4tze der Nachvollziehbarkeit und Nachpr\u00fcfbarkeit sind unter Tz. 3.1 aufgef\u00fchrt.<\/p>\n

          Die Pr\u00fcfbarkeit der formellen und sachlichen Richtigkeit bezieht sich sowohl auf einzelne<\/p>\n

          Seite 25<\/p>\n

          Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle (Einzelpr\u00fcfung) als auch auf die Pr\u00fcfbarkeit des gesamten Verfahrens (Ver\u00adfahrens-oder Systempr\u00fcfung anhand einer Verfahrensdokumentation).<\/p>\n

          Auch an die DV-gest\u00fctzte Buchf\u00fchrung wird die Anforderung gestellt, dass Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle \u00fcber die Dauer der Aufbewahrungsfrist retrograd und progressiv pr\u00fcfbar bleiben m\u00fcssen.<\/p>\n

          Die vorgenannten Anforderungen gelten f\u00fcr sonst erforderliche elektronische Aufzeichnungen sinngem\u00e4\u00df (\u00a7 145 Abs. 2 AO).<\/p>\n

          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n
          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

          Seite 26<\/p>\n

          \u00dcber den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gew\u00e4hrleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere f\u00fcr die eingesetzten Versionen der Programme (Pro\u00adgrammidentit\u00e4t). Die Verfahrensdokumentation ist bei \u00c4nderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare \u00c4nderungshistorie vorzuhalten. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. \u00a7\u00a7 145 ff. AO, \u00a7\u00a7 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Verfahrensdokumentation l\u00e4uft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Un\u00ad<\/p>\n

          10.2 <\/strong><\/p>\n

          stellten und nach \u00a7 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu pr\u00fcfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbeh\u00f6rde nur im Rahmen steuerlicher Au\u00dfenpr\u00fcfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Au\u00dfenpr\u00fcfung (\u00a7 194 AO) nicht erweitert; er wird durch die Pr\u00fcfungsanordnung (\u00a7 196 AO, \u00a7 5 BpO) bestimmt.<\/p>\n

          Seite 27<\/p>\n

          11.1 Umfang und Aus\u00fcbung des Rechts auf Datenzugriff nach \u00a7 147 Abs. 6 AO <\/strong><\/p>\n

          Gegenstand der Pr\u00fcfung sind die nach au\u00dfersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften auf\u00adzeichnungspflichtigen und die nach \u00a7 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Hierf\u00fcr sind insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung und diesen vor-und nachgelagerte Systeme f\u00fcr den Datenzugriff bereitzu\u00adstellen. Die Art der Au\u00dfenpr\u00fcfung ist hierbei unerheblich, so dass z. B. die Daten der Finanz\u00adbuchhaltung auch Gegenstand der Lohnsteuer-Au\u00dfenpr\u00fcfung sein k\u00f6nnen.<\/p>\n

          Neben den Daten m\u00fcssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Ver\u00adf\u00fcgung gestellt werden, die einen vollst\u00e4ndigen System\u00fcberblick erm\u00f6glichen und f\u00fcr das Verst\u00e4ndnis des DV-Systems erforderlich sind. Dazu geh\u00f6rt auch ein \u00dcberblick \u00fcber alle im<\/p>\n

          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

          1. Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) <\/strong><\/p>\n

          Die Finanzbeh\u00f6rde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das DV-System dergestalt zu\u00adzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt und die vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard-und Software zur Pr\u00fcfung der gespeicherten Daten einschlie\u00dflich der jeweiligen Meta-, Stamm-und Bewegungsdaten sowie der entsprechenden Verkn\u00fcpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Daten\u00ad<\/p>\n

          Seite 28<\/p>\n

          bank) nutzt. Dabei darf sie nur mit Hilfe dieser Hard-und Software auf die elektro\u00adnisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schlie\u00dft eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das DV-System des Steuerpflichtigen durch die Finanzbeh\u00f6rde aus.<\/p>\n

          Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsm\u00f6glichkeiten (z. B. Filtern und Sortieren).<\/p>\n

          2. Mittelbarer Datenzugriff (Z2) <\/strong><\/p>\n

          Die Finanzbeh\u00f6rde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben ma\u00adschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten l\u00e4sst, um anschlie\u00dfend einen Nur-Lesezugriff durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen. Es kann nur eine maschi\u00ad<\/p>\n

          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

          11.2 Umfang der Mitwirkungspflicht nach \u00a7\u00a7 147 Abs. 6 und 200 Abs. 1 Satz 2 AO <\/strong><\/p>\n

          Der Steuerpflichtige hat die Finanzbeh\u00f6rde bei Aus\u00fcbung ihres Rechts auf Datenzugriff zu unterst\u00fctzen (\u00a7 200 Abs. 1 AO).<\/p>\n

          Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbest\u00e4nde z. B. nicht aufzeichnungs-und aufbewah\u00adrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis (\u00a7 102 AO) unterliegende Da\u00adten, so obliegt es dem Steuerpflichtigen oder dem von ihm beauftragten Dritten, die Datenbe\u00ad<\/p>\n

          Seite 29<\/p>\n

          st\u00e4nde so zu organisieren, dass der Pr\u00fcfer nur auf die aufzeichnungs-und aufbewahrungs\u00adpflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies kann z. B. durch geeignete Zu\u00adgriffsbeschr\u00e4nkungen erfolgen.<\/p>\n

          Mangels Nachpr\u00fcfbarkeit akzeptiert die Finanzbeh\u00f6rde keine Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgew\u00e4hlte (\u201evorgefilterte\u201c) Datenfelder und -s\u00e4tze auff\u00fchren, jedoch nicht mehr alle aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten.<\/p>\n

          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

          nen (z. B. \u00fcber die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verkn\u00fcp\u00adfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verf\u00fcgung zu stellen. Dies gilt auch in den F\u00e4llen, in denen sich die Daten bei einem Dritten befinden.<\/p>\n

          Auch die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen m\u00fcssen in maschinell auswertbarer Form zur Verf\u00fcgung gestellt werden.<\/p>\n

          Bei unvollst\u00e4ndigen oder unzutreffenden Datenlieferungen kann die Finanzbeh\u00f6rde neue Datentr\u00e4ger mit vollst\u00e4ndigen und zutreffenden Daten verlangen. Im Verlauf der<\/p>\n

          Seite 30<\/p>\n

          Pr\u00fcfung kann die Finanzbeh\u00f6rde auch weitere Datentr\u00e4ger mit aufzeichnungs-und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anfordern.<\/p>\n

          Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbeh\u00f6rde m\u00f6glich sein.<\/p>\n

          Erg\u00e4nzende Informationen zur Datentr\u00e4ger\u00fcberlassung stehen auf der Internet-Seite des Bundesfinanzministeriums (www.bundesfinanzministerium.de) zum Download bereit.<\/p>\n

          \n\n\n\n
          <\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n

          Dieses BMF-Schreiben tritt an die Stelle der BMF-Schreiben vom 7. November 1995 -IV A 8 -S 0316 -52\/95-(BStBl I S. 738) und vom 16. Juli 2001 -IV D 2 -S 0316 -136\/01 (BStBl I S. 415), das durch BMF-Schreiben vom 14. September 2012 -IV A 4 -S 0316\/12\/10001 (BStBl I S. 930) ge\u00e4ndert wurde.<\/p>\n

          Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I ver\u00f6ffentlicht. Im Auftrag<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

          Aus dem BMF: Entwurf: Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und\u00a0Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD): Die GoBD sollen die GoBS (Grunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger DV-gest\u00fctzter\u00a0Buchf\u00fchrungssysteme) von 1995, die GDPdU (Grunds\u00e4tze zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen) von 2001 sowie die „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ b\u00fcndeln. Nach einer … Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)<\/span> weiterlesen →<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[1463,1689,1730,1],"tags":[2744,2743],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/26029"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=26029"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/26029\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=26029"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=26029"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=26029"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}