{"id":36480,"date":"2013-09-07T10:54:17","date_gmt":"2013-09-07T08:54:17","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.steuer.org\/?p=36480"},"modified":"2013-09-07T10:54:17","modified_gmt":"2013-09-07T08:54:17","slug":"grundsatzen-zur-ordnungsmasigen-fuhrung-und-aufbewahrung-von-buchern-aufzeichnungen-und-unterlagen-in-elektronischer-form-sowie-zum-datenzugriff-gobd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/grundsatzen-zur-ordnungsmasigen-fuhrung-und-aufbewahrung-von-buchern-aufzeichnungen-und-unterlagen-in-elektronischer-form-sowie-zum-datenzugriff-gobd\/","title":{"rendered":"Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"},"content":{"rendered":"

Stellungnahme der Bundessteuerberaterkammer zu dem Entwurf eines BMF-Schreibens zu den \u201eGrunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)\u201c GZ: IV A 4 \u2013 S 0316\/13\/10003-02<\/span><\/h2>\n

Sehr geehrte Damen und Herren,<\/span><\/p>\n

wir danken Ihnen f\u00fcr Ihr Schreiben vom 26. Juni 2013, mit dem Sie uns die M\u00f6glichkeit zur Stellungnahme zu dem o. g. BMF-Schreiben einr\u00e4umen. Gern nehmen wir hierzu Stellung.<\/p>\n

Wir begr\u00fc\u00dfen insbesondere den mit der Finanzverwaltung begonnenen Dialog und w\u00fcrden uns w\u00fcnschen, diesen fortzusetzen. Die Bundessteuerberaterkammer vertritt die \u00fcber 91.000 Steuerberater in Deutschland und damit einen Berufsstand, der seine Mandanten bei der Erf\u00fcllung
\nihrer handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Pflichten unterst\u00fctzt. Als solche ist die Bundessteuerberaterkammer genuine Ansprechpartnerin f\u00fcr Fragen der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Rechnungslegung; dazu z\u00e4hlen auch die Grunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger Buchf\u00fchrung.<\/p>\n

Unsere beigef\u00fcgte Stellungnahme gliedert sich in den ersten Bereich Themenschwerpunkte. Diese Punkte sind nach Auffassung der Bundessteuerberaterkammer besonders wichtig und sollten daher unbedingt eine \u00c4nderung erfahren.<\/p>\n

In einem zweiten Abschnitt werden Einzelpunkte aufgegriffen, die ebenfalls wichtig sind.<\/p>\n

Bitte gestatten Sie uns vorab jedoch die folgenden Ausf\u00fchrungen:<\/p>\n

Der Erlassentwurf bezieht ganz generell auch die Aufzeichnungen in den gesamten Regelungsinhalt mit ein. In Tz. 4 wird dargestellt, dass sich eine Aufzeichnungspflicht auch aus Einzelsteuergesetzen ergeben kann, beispielsweise aus \u00a7 4 Abs. 3 EStG. Textziffer 25 besagt, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften in den \u00a7\u00a7 145 bis 147 AO nicht nur f\u00fcr die Buchf\u00fchrungs- und Aufzeichnungsvorschriften nach \u00a7 140 AO und nach \u00a7\u00a7 141 bis 144 AO gelten.<\/p>\n

Insbesondere \u00a7 145 Abs. 2 betrifft alle zu Besteuerungszwecken gesetzlich geforderten Aufzeichnungen (z. B. auch solche nach \u00a7 4 Abs. 3 Satz 5 EStG).<\/p>\n

Dabei verlangt das Gesetz bei einer \u00dcberschussermittlung gem. \u00a7 4 Abs. 3 EStG lediglich bei den besonderen Verzeichnissen dieser Personengruppe eine laufende F\u00fchrung von Aufzeichnungen. Ansonsten gelten f\u00fcr diese Steuerpflichtigen die allgemeinen Grunds\u00e4tze.<\/p>\n

Bei kleinen und mittleren Gewerbetreibenden und Freiberuflern, die ihren Gewinn nach \u00a7 4 Abs. 3 EStG ermitteln, bestehen in der Praxis sehr h\u00e4ufig die (Grundbuch-)Aufzeichnungen in einer geordneten Belegablage. Wenn die Verwaltung \u2013 vom Gesetz abweichend \u2013 zus\u00e4tzlich zur geordneten Belegablage weitere Erfassungen verlangt, w\u00fcrde dies bei den Steuerpflichtigen nicht gerechtfertigte Buchf\u00fchrungskosten verursachen. Dieses w\u00fcrde dem Ziel des B\u00fcrokratieabbaus widersprechen.<\/p>\n

Ganz generell wird u. E. durchg\u00e4ngig zu wenig darauf abgestellt, dass die Grunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger Buchf\u00fchrung (GoB) sich im Wesentlichen durch Handelsbrauch, Verkehrsanschauungen, Gerichtsentscheidungen usw. fortentwickeln und weniger den Anforderungen der Finanzverwaltung geschuldet sind.<\/p>\n

In vielen Punkten erfolgt eine Umkehr der Beweislast zu Lasten der Steuerpflichtigen. Auch diese ist nicht begr\u00fcndet.<\/p>\n

Leider wird der Entwurf des BMF-Schreibens auch weiterhin nicht modernen DV-Systemen gerecht. So gibt es h\u00e4ufig kein Hauptbuch und Grundbuch. Hierauf hatten wir bereits in unserer Stellungnahme vom 2. Mai 2013 hingewiesen, die wir ebenfalls als Anlage beif\u00fcgen.<\/p>\n

Aufgrund der guten Erfahrungen insbesondere mit den Projekten E-Bilanz und ELSTAM regen wir erneut an, den Dialog \u00fcber den Entwurf hinaus fortzuf\u00fchren, damit eine f\u00fcr alle Beteiligten umsetzbare L\u00f6sung gefunden werden kann.<\/p>\n

Die Bundessteuerberaterkammer steht hierf\u00fcr selbstverst\u00e4ndlich mit ihrer Expertise gern zur Verf\u00fcgung.
\nMit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen
\ni. V.<\/p>\n

J\u00f6rg Schwenker
\nGesch\u00e4ftsf\u00fchrer<\/p>\n

Anlage<\/p>\n

Stellungnahme der Bundessteuerberaterkammer zu dem Entwurf eines BMF-Schreibens zu den \u201e Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)\u201c<\/p>\n

I. Themenschwerpunkte<\/p>\n

Anwendungsbereich und Begrifflichkeiten (Tz. 1 bis 20)<\/p>\n

Hier wird in Tz. 7 postuliert, dass neben den au\u00dfensteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungen und Unterlagen zu Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4llen alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verst\u00e4ndnis und zur \u00dcberpr\u00fcfung der f\u00fcr die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen
\nim Einzelfall von Bedeutung sein k\u00f6nnen (unter Hinweis auf das BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, Az. VIII R 80\/06).<\/p>\n

Unseres Erachtens stellt sich gerade bei modernen Buchhaltungssystemen (ERP-Systemen) die Frage, welche Aufzeichnungen und Unterlagen ganz konkret gemeint sind. Dabei ist zu ber\u00fccksichtigen, dass moderne ERP-Systeme ganz anderen Vorgaben und Regelungen folgen als eine steuerliche Gewinnermittlung. So dienen moderne ERP-Systeme weniger den Erfordernissen einer Finanzbuchhaltung, als etwa den Bed\u00fcrfnissen eines Warenwirtschaftssystems, einer Betriebsabrechnung, der Vorbereitung des Zahlungsverkehrs und einer \u00dcberwachung der Zahlungsein- und -ausg\u00e4nge sowie einer betriebswirtschaftlichen Auswertung.<\/p>\n

Die betrieblichen Abl\u00e4ufe sind insgesamt ein sehr komplexes Gebilde, die alle irgendwie miteinander verkn\u00fcpft und verzahnt sind. Viele dieser Abl\u00e4ufe werden heute in EDV-Systemen abgebildet. Insofern \u201ekann\u201c nahezu alles zum Verst\u00e4ndnis und zur \u00dcberpr\u00fcfung des Gesamtgebildes von Bedeutung sein. Nicht jeder noch so entfernte kausale Zusammenhang zum zu beurteilenden Endprodukt kann aber rechtlich relevant sein. Die rechtliche Relevanz einzuengen und nicht auf jeden denkbaren Kausalzusammenhang auszudehnen ist in vielen Rechtsgebieten (z. B. im Schadensersatzrecht aber auch im Strafrecht) eine Aufgabe der rechtlichen W\u00fcrdigung. Dieser Aufgabe hat sich auch das Steuerrecht (und damit auch jeder Betriebspr\u00fcfer
\nim Einzelfall) zu stellen. Es ist deshalb wenig hilfreich, einfach zu sagen, alles h\u00e4ngt mit allem zusammen und jedes Einzelteil ist deshalb zum Verst\u00e4ndnis des Ganzen erforderlich und kann deshalb f\u00fcr die Besteuerung relevant sein.<\/p>\n

Im \u00dcbrigen sagt das in dieser Tz. zitierte Urteil vom 24. Juni 2009 explizit, dass dann, wenn der Steuerpflichtige Aufzeichnungen f\u00fchrt, zu denen er gesetzlich nicht verpflichtet ist, die Aufzeichnungen dann nicht gem. \u00a7 146 Abs. 6 AO \u201ef\u00fcr die Besteuerung von Bedeutung\u201c sind, wenn sie der Besteuerung nicht zugrunde zu legen sind. Der BFH f\u00fchrt in dieser Entscheidung w\u00f6rtlich aus, dass eine Erweiterung der Pr\u00fcfungsbefugnisse auch nach demWillen des Gesetzgebers durch \u00a7 147 Abs. 6 AO nicht begr\u00fcndet werden solle (unter Hinweis auf die BTDrs. 14\/2683, S. 130). Im Volksz\u00e4hlungsurteill hat das Bundesverfassungsgericht, so der BFH in dieser Entscheidung, die besondere Eingriffsintensit\u00e4t hervorgehoben, die beim Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten von Rechts wegen generell zu beachten sei (Hinweis auf BVerfG-Urteil vom 15. Dezember 1983, Az. 1 BvR 209\/83).<\/p>\n

Diese Rechtsprechung kann aber durch ein BMF-Schreiben nicht ausgehebelt werden.<\/p>\n

Aus diesem Grunde regen wir an, in Tz. 7 Satz 1 zumindest statt des \u201ek\u00f6nnen\u201c am Ende des Satzes \u201e sind\u201c zu schreiben.<\/p>\n

In Tz. 8 wird eine vollumf\u00e4ngliche Aufzeichnung aller betrieblichen Datens\u00e4tze \u2013 und damit auch au\u00dfersteuerlicher Datens\u00e4tze \u2013 gefordert, was einer globalen Datenpr\u00fcfung gleichkommt. Dies ist nicht akzeptabel auch wegen eines Versto\u00dfes gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen.<\/p>\n

3.2.3 Zeitgerechtheit (\u00a7 146 Abs. 1 AO, \u00a7 239 Abs. 2 HGB) (Tz. 46 bis 53)<\/p>\n

In Tz. 48 wird postuliert, dass l\u00e4nger als etwa zehn Tage ein unbarer Gesch\u00e4ftsvorfall grunds\u00e4tzlich grundbuchm\u00e4\u00dfig nicht unerfasst bleiben d\u00fcrfe. Im Folgesatz wird ein buchm\u00e4\u00dfig f\u00fcr l\u00e4ngere Zeit in der Schwebe gehaltener Gesch\u00e4ftsvorfall mit der M\u00f6glichkeit verbunden, ihn sp\u00e4ter anders darzustellen, als er richtigerweise darzustellen w\u00e4re, oder ihn ganz au\u00dfer Betracht zu lassen (hier kommt das schon in unserer ersten Stellungnahme vom 2. Mai 2013 kritisierte \u201e Grundmisstrauen\u201c gegen\u00fcber dem Steuerpflichtigen gut zum Ausdruck).<\/p>\n

Diese Vorgaben stellen insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen, die etwa durch Steuerberater ihre Buchhaltung erstellen lassen und z. B. f\u00fcr die Umsatzsteuervoranmeldung eine Dauerfristverl\u00e4ngerung beanspruchen, eine unzumutbare Erschwerung der tats\u00e4chlichen Verfahrensl\u00e4ufe dar.<\/p>\n

Bei kleinen und mittleren Gewerbetreibenden und bei Freiberuflern, die ihren Gewinn nach \u00a7 4 Abs. 3 EStG ermitteln, bestehen in der Praxis sehr h\u00e4ufig die (Grundbuch-)Aufzeichnungen in einer geordneten Belegablage.<\/p>\n

Daher regen wir an, Tz. 47 wie folgt zu erg\u00e4nzen:<\/p>\n

\u201eAllerdings kann durch die geordnete Ablage von Belegen die Funktion der (Grundbuch-) Aufzeichnungen erf\u00fcllt werden (\u00a7 239 Abs. 4 HGB, \u00a7 149 Abs. 5 AO, H 5.2 \u201eGrundbuchaufzeichnungen\u201c EStH und \u00a7 4 Abs. 3 EStG).\u201c<\/p>\n

Zu denken ist auch an einen freiwillig bilanzierenden Arzt, der nicht umsatzsteuerpflichtig ist und lediglich etwa halb- oder ganzj\u00e4hrig eine Buchhaltung erstellen l\u00e4sst. Diese Buchhaltung w\u00e4re mangels Zeitgerechtheit zu verwerfen.<\/p>\n

Eventuell bietet es sich an, auf Gedanken des IDW RS FAIT 1 und hier Tz. 28 zur\u00fcckzugreifen.<\/p>\n

Dort wird gesagt, dass die Zeitgerechtheit der Buchf\u00fchrung sowohl die Zuordnung der Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle zu Buchungsperioden (Periodengerechtheit) als auch die Zeitn\u00e4he der Buchungen umfasst.<\/p>\n

Ferner wird ausgef\u00fchrt, dass Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle zeitnah nach ihrer Entstehung zu erfassen sind. Bei zeitlichen Abst\u00e4nden zwischen der Entstehung eines Gesch\u00e4ftsvorfalls und seiner Erfassung sind geeignete Ma\u00dfnahmen zur Sicherung der Vollst\u00e4ndigkeit zu treffen.<\/p>\n

Die in Tz. 51 formulierte Anforderung trifft ebenfalls keine Unterscheidung zwischen einer Erfassung und der Verbuchung. Die genannten Beispiele einer laufenden Nummerierung oder einer Ablage in besonderen Mappen und Ordnern d\u00fcrften nicht mehr der modernen Buchhaltungspraxis
\nentsprechen.<\/p>\n

Generell sollte u. E. eine klare Unterscheidung zwischen einer Belegsicherung und einer Verbuchung erfolgen. Insofern sollte Tz. 53 ge\u00e4ndert werden. Dort wird am Ende ebenfalls gesagt, dass eine unprotokollierte \u00c4nderung dieser Belegsicherung oder Erfassung nicht mehr zul\u00e4ssig ist.<\/p>\n

4.2 Zuordnung zwischen Beleg- und Grundaufzeichnung oder Buchung (Tz. 72 bis 74) und 4.3 Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege (Tz. 75 bis 79)<\/p>\n

In Tz. 72 wird die Zuordnung zwischen dem einzelnen Beleg und der dazugeh\u00f6rigen Grundaufzeichnung anhand von eindeutigen Zuordnungsmerkmalen und zus\u00e4tzlichen Identifikationsmerkmalen f\u00fcr die Papierablage oder f\u00fcr die Such- und Filterm\u00f6glichkeit bei elektronischer
\nBelegablage gefordert.<\/p>\n

In Tz. 77 wird dann nochmals festgelegt, dass eine Fremdbelegnummer nicht ausreicht.<\/p>\n

Dieses Postulat verkennt jedoch, dass in der Praxis im Regelfall Fremdbelegnummern f\u00fcr die Verbuchung von Belegen verwendet werden. Dabei kann es sich z. B. um Eingangsrechnungen von Lieferanten handeln, die bereits mit einer Nummer versehen sind, die in die Kreditorenbuchhaltung sowie f\u00fcr die Durchf\u00fchrung des Zahlungsverkehrs \u00fcbernommen werden (notwendig, damit der Zahlungsempf\u00e4nger seinerseits den Geldeingang zuordnen kann).<\/p>\n

Es stellt sich uns insbesondere die Frage, wozu eine Eigenbelegnummer dienen soll, wenn etwa im Rahmen einer Digitalisierung der Eingangsrechnung (Scannen mit OCR-Erkennung) die Lieferantennummer nebst Fremdbelegnummer und in der Regel zus\u00e4tzlich das Rechnungsdatum
\nVerwendung finden.<\/p>\n

Eine Eigenbelegnummer m\u00fcsste ggf. durch manuelle Eingabe auf dem Beleg eingetragen werden, wodurch ein vermeidbares Fehlerrisiko (z. B. Doppelvergabe) entsteht. Hinzu kommt, dass sie beim Einscannen der Belege im Rahmen der OCR-Erkennung nicht oder kaum erkannt
\nw\u00fcrden und folglich in der Finanzbuchhaltung bzw. Kreditorenbuchhaltung ebenfalls manuell eingegeben werden m\u00fcssten; Felder hierf\u00fcr sehen die g\u00e4ngigen Softwaresysteme im \u00dcbrigen gar nicht vor.<\/p>\n

Das Erfordernis einer Eigenbelegnummer sollte entfallen, es ist als Vollst\u00e4ndigkeitsmerkmal nicht tauglich, als Zuordnungsmerkmal nicht erforderlich und f\u00fchrt zu einem deutlich h\u00f6heren B\u00fcrokratieaufwand.<\/p>\n

In Tz. 77 werden weitere Angaben gefordert, die aus unserer Sicht problematisch sind.<\/p>\n

So ist etwa der Buchungstext h\u00e4ufig aus der Kontenbeschriftung ableitbar (Buchungstext: \u201e Porto\u201c, wenn das Sachkonto schon so beschriftet ist?).<\/p>\n

Die Wertangabe, aus der sich der zu buchende Betrag ergibt, ist nicht ganz eindeutig und wir bitten um Klarstellung, was damit gemeint ist.<\/p>\n

Die Tabelle zu Tz. 77 verwendet die Begriffe Belegdatum, Buchungsdatum und Erfassungsdatum kumulativ, all diese Daten sollen zwingend sein zum Nachweis der zeitgerechten Verbuchung.<\/p>\n

Der Sinn dieser Forderung erschlie\u00dft sich nicht. Das Belegdatum ist aus dem Beleg ersichtlich, der mit dem Buchungssatz verkn\u00fcpft oder diesem zugeordnet ist; wozu diese Angabe noch in den Grundaufzeichnungen oder in dem Journal ersichtlich sein soll erschlie\u00dft sich wohl kaum aus \u00a7 146 Abs. 1 Satz 1 AO. Das Erfassungsdatum ist angesichts heutiger Abl\u00e4ufe in der Buchhaltung mit arbeitsteiligem Vorgehen und Einsatz von Vorsystemen kaum identifizierbar; in einer Abteilung wird die Kreditorennummer erfasst, in der n\u00e4chsten die Kostenstelle und in der folgenden das F\u00e4lligkeitsdatum und die Fremdbelegnummer, bevor schlie\u00dflich die gesamten Daten in der Finanzbuchhaltung in einem Stapel \u201everarbeitet\u201c werden; wann bei solchen durchaus \u00fcblichen Abl\u00e4ufen das Datum der \u201eErfassung\u201c sein soll kann wohl kaum allgemein festgelegt werden.<\/p>\n

Vor allen Dingen jedoch fehlt eine gesetzliche Grundlage f\u00fcr die in Tz. 77 geforderten Angaben. Ein BMF-Schreiben ersetzt diese Grundlage nicht. Vielmehr gebietet es der verfassungsrechtlich normierte Grundsatz der Gewaltenteilung, dass insoweit der Gesetzgeber t\u00e4tig wird.<\/p>\n

Es sollte daher als Eingangssatz hei\u00dfen:<\/p>\n

\u201eJeder Gesch\u00e4ftsvorfall kann mit folgenden Inhalten belegt werden, \u2026\u201c<\/p>\n

In Tz. 78 sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Steuernummer genannt. Bedeutet dies, dass bei jeder Buchung eine der beiden Nummern anzugeben ist?<\/p>\n

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Steuernummer sind nur Bestandteile der Rechnung oder bei Vorg\u00e4ngen mit Auslandsbezug von Bedeutung. Damit w\u00e4ren diese beiden Angaben bei normalen umsatzsteuerlichen Vorg\u00e4ngen (ohne Auslandsbezug) edv-technisch bisher nicht erfasst worden. Es stellt sich die Frage, ob damit die Voraussetzungen zum Reverse-Charge-Verfahren geschaffen werden.<\/p>\n

4.4 Besonderheiten (Tz. 80 bis 81)<\/p>\n

Gem\u00e4\u00df Tz. 81 Satz 3 beginnt die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr den Anschaffungsbeleg erst mit Ablauf der steuerlichen Nutzungsdauer. In der Praxis bedeutet dies, dass etwa bei Geb\u00e4uden mit einer 50-j\u00e4hrigen Nutzungsdauer sich einer Aufbewahrungsfrist von weit \u00fcber 50 Jahren ergeben kann.<\/p>\n

Ganz offensichtlich wird das Problem bei Geringwertigen Wirtschaftsg\u00fctern und Wirtschaftsg\u00fctern, die zu einem Sammelposten zusammengefasst werden d\u00fcrfen. Diese k\u00f6nnen durchaus eine Nutzungsdauer von 10 Jahren haben, so dass f\u00fcr im Jahr 00 angeschaffte Wirtschaftsg\u00fcter die Aufbewahrungsfrist erst am 1. Januar 2010 beginnen w\u00fcrde und am 31. Dezember 2019 enden w\u00fcrde.<\/p>\n

Daher sollte Tz. 81 insoweit wie folgt gefasst werden:<\/p>\n

\u201eDie Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Anschaffungsbelege bei Wirtschaftsg\u00fctern beginnt mit Ablauf des Jahres der Anschaffung und endet nicht vor dem Ende der steuerlichen Abschreibungsdauer.\u201c<\/p>\n

8. Unver\u00e4nderbarkeit, Protokollierung von \u00c4nderungen (Tz. 106 bis 111)<\/p>\n

Die gesamte Passage widerspricht modernen Buchf\u00fchrungssystemen, weil im Rahmen von Vorerfassungen Belege bereits bearbeitet werden, ohne dass sie verbucht werden.<\/p>\n

Eine Buchung wird erst mit ihrer Journalisierung eine Buchung, dieser Zeitpunkt liegt allein in der autonomen Entscheidung des Buchf\u00fchrungspflichtigen.<\/p>\n

Die Finanzverwaltung geht in ihrem Entwurf davon aus, dass s\u00e4mtliche Vorverarbeitungen bereits in den Verarbeitungsprozess eingef\u00fchrt sind und das eingesetzte DV-Verfahren gew\u00e4hrleisten muss, dass diese Informationen nicht mehr gel\u00f6scht oder ge\u00e4ndert werden k\u00f6nnen. Nicht weiter definiert wird jedoch, was \u201ein den Verarbeitungsprozess eingef\u00fchrt\u201c konkret bedeutet.<\/p>\n

Dieses gilt auch f\u00fcr die in Tz. 109 postulierte Unver\u00e4nderbarkeit der Daten, denn nach Auffassung der Finanzverwaltung muss sie bereits vom Zeitpunkt der ersten Speicherung an gew\u00e4hrleistet sein und nicht erst nach durchgef\u00fchrter Verarbeitung. Nicht klar wird, was der in Tz. 109 verwendete Begriff einer \u201eersten Speicherung\u201c bedeutet. Hier bitten wir um eine Klarstellung.<\/p>\n

Eine zu weit vorverlagerte Festschreibung und daraus resultierend die Unver\u00e4nderbarkeit h\u00e4tte eine Vielzahl von Korrekturen zur Folge, die zu erheblichem Mehraufwand f\u00fchrte und damit zu vermeidbarem B\u00fcrokratieaufwand.<\/p>\n

9.3 Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang) (Tz. 134 bis 139)<\/p>\n

In Tz. 134 wird bestimmt, dass auch ein Scanvorgang einer genauen Organisationsanweisung bedarf. So soll festgehalten werden, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, welches Schriftgut gescannt wird usw. Diese Erfordernisse sind zu weitreichend und daher inhaltlich abzulehnen.<\/p>\n

In Tz. 137 wird gefordert, dass im Anschluss an den Scanvorgang die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen darf und die Papierbelege im weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen sind. Ziel ist es, dass auf den Papierbelegen keine Bemerkungen, Erg\u00e4nzungen usw. vermerkt werden k\u00f6nnen, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind.<\/p>\n

In der Praxis l\u00e4sst sich dies nicht umsetzen, weil gerade in mehrteiligen Arbeitsabl\u00e4ufen, etwa durch mehrere Abteilungen in einem Unternehmen, Pr\u00fcfvermerke, Zahlungsvermerke usw. angebracht werden m\u00fcssen. Zu denken ist an den praktischen Fall einer Subunternehmerrechnung f\u00fcr ein Bauunternehmen, die im Normalfall K\u00fcrzungen, etwa aufgrund von M\u00e4ngeln oder Minderma\u00dfen, Sicherheitseinbehalten u. \u00e4. erf\u00e4hrt.<\/p>\n

Es stellt sich zudem die Frage, was passiert, wenn nicht f\u00fcr Buchungsvorg\u00e4nge gescannt wird, sondern f\u00fcr andere Zwecke.<\/p>\n

Wir regen daher an, dieses Erfordernis fallen zu lassen oder zumindest zuzulassen, dass der mit Vermerken versehene Papierbeleg erneut eingescannt und mit dem Ursprungsbeleg elektronisch verkn\u00fcpft wird.<\/p>\n

10.1 Verfahrensdokumentation (Tz. 150 bis 154)<\/p>\n

Hier wird in Tz. 153 gefordert, dass \u00fcber den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist gew\u00e4hrleistet und nachgewiesen wird, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere f\u00fcr die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentit\u00e4t). Im letzten Satz dieser Tz. wird gesagt, dass die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Verwahrungsdokumentation nicht abl\u00e4uft, soweit und so lange die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verst\u00e4ndnis sie erforderlich ist.<\/p>\n

Dieses Postulat ist nicht praxisgerecht, weil moderne EDV-Systeme h\u00e4ufigen \u00c4nderungen unterliegen und eine Migration von Daten erfolgen muss.<\/p>\n

So werden in der Praxis etwa Kontenrahmen aktuellen Erfordernissen angepasst und das System der Kostenstellen wird ver\u00e4ndert. Im Rahmen dieser Verfahren werden h\u00e4ufig die Stammdaten \u00fcberschrieben und es stellt sich dann sogleich die Frage, ob hierin ein Versto\u00df gegen die GoBD zu sehen ist, der imWorst case eine Verwerfung der gesamten Rechnungslegung nach sich z\u00f6ge.<\/p>\n

Ferner werden die Daten in ein Archivsystem \u00fcberf\u00fchrt, indem die Daten zuvor extrahiert werden. Aus Kostengesichtspunkten geschieht die Archivierung in einem anderen System, das jedoch nur geringere Auswertungsm\u00f6glichkeiten bietet. Auch hier stellt sich die Frage, ob hierin
\nein GoBD-Versto\u00df zu sehen w\u00e4re.<\/p>\n

Vorstehende Fragen stellen sich auch bei Unternehmensumstrukturierungen.<\/p>\n

Unseres Erachtens muss bei einer Archivierung der Daten eine Nachpr\u00fcfbarkeit ausreichen. Nicht jedoch sollten die gleichen Auswertungsm\u00f6glichkeiten gefordert werden, wie sie das urspr\u00fcngliche System vorsah.<\/p>\n

II. Einzelpunkte<\/p>\n

Nachstehend listen wir Einzelpunkte auf, die u. E. jedoch nicht so relevant sind wie die vorstehend geschilderten Themenschwerpunkte.<\/p>\n

Zu Tz. 19<\/p>\n

Hier sollte ein Verweis auf \u00a7 239 Abs. 2 HGB erfolgen; ggf. sollte Tz. 19 ganz gestrichen werden.<\/p>\n

Zu Tz. 21<\/p>\n

In Tz. 21 wird im letzten Satz postuliert, dass sich der Steuerpflichtige dar\u00fcber zu informieren hat, ob das in seinem Unternehmen eingesetzte EDV-System (Haupt-, Vor- und Nebensysteme) dem GoBD entspricht und die Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit der B\u00fccher unter sonst erforderlichen
\nAufzeichnungen erm\u00f6glicht.<\/p>\n

Gerade f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen ist dieses nicht leistbar. Vielmehr sind diese Steuerpflichtigen darauf angewiesen, sich standardisierter Software zu bedienen, auf deren Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit sie vertrauen m\u00fcssen.<\/p>\n

Wir regen daher an, den vorletzten Satz wie folgt zu fassen:<\/p>\n

\u201eDer Steuerpflichtige hat die Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit nachvollziehbar sicher zu stellen.\u201c<\/p>\n

Zu Tz. 26<\/p>\n

Der zweite Halbsatz \u201e\u2026 und sonst erforderliche elektronische Aufzeichnungen \u2026\u201c sollte entfallen, weil diese Forderung zu weitgehend ist.<\/p>\n

Diese Tz. hat mit dem GoBD (Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit) nichts zu tun. Insbesondere sollten die Nennungen der Steueranmeldung bzw. Steuererkl\u00e4rung entfallen.<\/p>\n

Zu Tz. 61<\/p>\n

Hier wird gesagt, dass der Nachweis der Durchf\u00fchrung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen u. a. durch Protokolle sowie durch Verfahrensdokumentation zu erbringen ist. Unklar bleibt, was tats\u00e4chlich gefordert ist. Wir bitten daher um eine Klarstellung.<\/p>\n

Zu Tz. 65<\/p>\n

Der zweitletzte Satz sollte wie folgt gefasst werden:<\/p>\n

\u201eEin Steuerpflichtiger hat durch organisatorische Ma\u00dfnahmen sicherzustellen, dass die Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit nachpr\u00fcfbar sind.\u201c<\/p>\n

Zu Tz. 69<\/p>\n

Im letzten Satz wird gesagt, dass eine Belegsicherung nicht vorliege, wenn eine manuelle Belegnummerierung von Papierbelegen erst bei einer zeitversetzten Belegerfassung oder Verbuchung erfolgt. Dieser Punkt entspricht nicht mehr modernen Buchf\u00fchrungssystemen und
\nsollte daher entfallen.<\/p>\n

Zu Tz. 95<\/p>\n

Wir regen an, im zweiten Satz wie folgt zu formulieren:<\/p>\n

\u201e\u2026sofern Personenkonten gef\u00fchrt werden, weil nicht zwingend Personenkonten zu f\u00fchren sind.\u201c<\/p>\n

Zu Tz. 100<\/p>\n

Der Begriff \u201eIKS\u201c ist zu weitgehend und sollte daher durch den Begriff \u201einterne Kontrollen\u201c ersetzt werden. Der erste Satz sollte wie folgt hei\u00dfen:<\/p>\n

\u201eF\u00fcr die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des \u00a7 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, in denen die Durchf\u00fchrung nachvollziehbar dargestellt wird.\u201c<\/p>\n

Zu Tz. 101<\/p>\n

Laut Tz. 101 soll im Rahmen eines funktionsf\u00e4higen IKS auch die Programmidentit\u00e4t sichergestellt werden, d. h., es muss anlassbezogen gepr\u00fcft werden, ob das eingesetzte DV-System auch tats\u00e4chlich dem dokumentierten System entspricht.<\/p>\n

Dieses Postulat ist praktisch nicht umsetzbar und sollte daher entfallen.<\/p>\n

Zu Tz. 118<\/p>\n

Gem\u00e4\u00df vorletztem Satz sind eingescannte Papierbelege nach Auffassung der Finanzverwaltung nur noch in elektronischer Form aufzubewahren, unabh\u00e4ngig davon, welchen Zweck die Digitalisierung hat. Ein Einscannen eines Belegs hat per se nichts mit der Buchf\u00fchrung zu tun. Hier stellt sich die Frage des Sinns dieser Forderung und vor allen Dingen der rechtlichen Grundlage. Unseres Erachtens stellt diese Forderung zudem eine \u201eAushebelung\u201c des \u00a7 257 HGB dar.<\/p>\n

Die Nutzung eines PC-Programms zum Schreiben von Rechnungen (als Schreibmaschinenersatz) mit anschlie\u00dfendem Papierausdruck soll nach Tz. 118 zur Aufbewahrungspflicht der elektronischen Datei mit Ver\u00e4nderungsverbot f\u00fchren. Dies d\u00fcrfte eine zu ausufernde Interpretation der gesetzlichen Regelungen sein. Die beispielsweise mit Word erstellte und als Papierrechnung versandte Ausgangsrechnung ist ein abgesandter Handelsbrief i. S. v. \u00a7 147 Abs. 1 Nr. 3 AO; hier ist eine \u201e Wiedergabe\u201c aufzubewahren. Es handelt sich aber nicht um eine mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Unterlage. Der Einsatz eines EDV-Programms als reines Schreibprogramm stellt keine \u201eDatenverarbeitung\u201c i. S. d. \u00a7 147 Abs. 6 AO dar.<\/p>\n<\/section>\n

02.09.2013<\/p>\n

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Stellungnahme der Bundessteuerberaterkammer zu dem Entwurf eines BMF-Schreibens zu den \u201eGrunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)\u201c GZ: IV A 4 \u2013 S 0316\/13\/10003-02 Sehr geehrte Damen und Herren, wir danken Ihnen f\u00fcr Ihr Schreiben vom 26. Juni 2013, mit dem Sie uns die … Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)<\/span> weiterlesen →<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1730],"tags":[3301],"class_list":["post-36480","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-steuern-recht","tag-gobd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/36480","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=36480"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/36480\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=36480"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=36480"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=36480"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}