{"id":47587,"date":"2018-03-24T08:31:20","date_gmt":"2018-03-24T06:31:20","guid":{"rendered":"http:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/?p=47587"},"modified":"2020-09-15T11:48:16","modified_gmt":"2020-09-15T09:48:16","slug":"dsgvo-eu-datenschutzgrundverordnung-handlungsempfehlungen-fuer-steuerberatungskanzleien","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/dsgvo-eu-datenschutzgrundverordnung-handlungsempfehlungen-fuer-steuerberatungskanzleien\/","title":{"rendered":"DSGVO EU-Datenschutzgrundverordnung – Handlungsempfehlungen f\u00fcr Steuerberatungskanzleien"},"content":{"rendered":"
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\u00a0Ab dem Stichtag 25.05.2018 sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das neu gefasste Bundesdatenschutzgesetz 2018 (BDSG) unmittelbar zu beachten. Mit den folgenden Umsetzungsma\u00dfnahmen k\u00f6nnen sich Steuerberatungskanzleien schrittweise auf die neuen Anforderungen einstellen:<\/h2>\n<\/article>\n
1. An erster Stelle steht die Einrichtung eines Datenschutz-Leitfadens, der f\u00fcr die Kanzleiangeh\u00f6rigen verbindlich ist. Damit wird die \u201eRechenschaftspflicht“ zur Umsetzung der nachfolgend genannten Datenschutzgrunds\u00e4tze dokumentiert: Rechtm\u00e4\u00dfigkeit, faire Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Richtigkeit sowie technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen (TOM) zum Schutz vor unbefugten Zugriffen oder Besch\u00e4digung der personenbezogenen Daten (\u201eIntegrit\u00e4t und Vertraulichkeit“).<\/p>\n

2. Steuerberatungskanzleien kommen nicht umhin, ein Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen, schon weil die in der Kanzlei verarbeiteten Daten dem Berufsgeheimnis unterliegen und somit ein Risiko f\u00fcr die Rechte und Freiheiten von Personen besteht. In diesem Verzeichnis werden die Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Zwecke der Verarbeitung und die Kategorien der Betroffenen, der erhobenen Daten sowie der Empf\u00e4nger dokumentiert. Zudem m\u00fcssen die Fristen zur L\u00f6schung der in der Kanzlei erhobenen personenbezogenen Daten festgelegt werden. Im Falle einer Daten\u00fcbertragung in ein Drittland au\u00dferhalb der EU\/des EWR muss auch dies im Verfahrensverzeichnis geregelt sein (ggf. in F\u00e4llen der Nutzung von Cloud-Software, Messenger-Diensten mit Servern in Drittl\u00e4ndern etc.).<\/p>\n

3. Es empfiehlt sich die Erstellung eines Aufbewahrungs- und L\u00f6schkonzepts, welches die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und die anschlie\u00dfende L\u00f6schung personenbezogener Daten sicherstellt. Auf diese Weise wird die Einhaltung der L\u00f6schpflichten dokumentiert.<\/p>\n

4. Um die unverz\u00fcgliche Benachrichtigung der Datenschutzbeh\u00f6rde und Betroffenen (sp\u00e4testens innerhalb von 72 Stunden) sicherzustellen, eignet sich die Errichtung eines Meldesystems f\u00fcr Datenpannen.<\/p>\n

5. Die Kanzlei sollte zudem eine Arbeitsanweisung zur Wahrung der Betroffenenrechte erstellen: Anhand der Arbeitsanweisung muss das Kanzleipersonal vorbereitet sein, Anspr\u00fcche von Betroffenen auf Information und Auskunft, Berichtigung, L\u00f6schung und \u00dcbertragung von Daten richtig einzusch\u00e4tzen. Das Kanzleipersonal muss insbesondere bei Drittbetroffenen geltend gemachte Anspr\u00fcche ggf. ablehnen, wenn das Berufsgeheimnis des Steuerberaters und seiner Berufsangeh\u00f6rigen Vorrang hat.<\/p>\n

6. Kanzleien m\u00fcssen pr\u00fcfen, ob ein Datenschutzbeauftragter (DSB) bestellt werden muss und ggf. eine Datenschutz-Folgenabsch\u00e4tzung (DSFA) durchzuf\u00fchren ist. Sind zehn oder mehr Personen in der Kanzlei st\u00e4ndig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten befasst, muss immer ein DSB bestellt werden. Ein DSB und eine DSFA ist zudem auch bei weniger als zehn Personen erforderlich, wenn eine besonders umfangreiche Verarbeitung \u201esensibler“ Datenkategorien (z. B. Daten \u00fcber die Religion, Gesundheit, sexuelle Orientierung etc.) oder von personenbezogenen Daten \u00fcber Straftaten vorliegt. Wann eine \u201ebesonders umfangreiche Verarbeitung“ im Einzelnen anzunehmen ist, ist momentan noch mit Rechtsunsicherheit verbunden.<\/p>\n

7. Die Auftrags(daten)verarbeitungsvertr\u00e4ge (z. B. Kanzleisoftware) m\u00fcssen an die DSGVO und an die Neufassung der Vorschriften \u00fcber das Berufsgeheimnis angepasst werden. Bei Auftragsverarbeitern wie auch bei sonstigen Dienstleistern, die mit personenbezogenen Daten in Ber\u00fchrung kommen, m\u00fcssen die erforderlichen Erkl\u00e4rungen zur Verschwiegenheit dokumentiert sein. Es muss darauf geachtet werden, dass Auftragsverarbeiter und andere Dienstleister nicht mehr als erforderlich Einblick in die personenbezogenen Daten bekommen. Die T\u00e4tigkeit des Steuerberaters f\u00fcr seinen Mandanten erfolgt in eigener Verantwortung und ist keine Auftragsverarbeitung. Dies gilt auch f\u00fcr die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die der Steuerberater nach dem StBerG eigenverantwortlich ausf\u00fchrt (\u00a0siehe hierzu auch das Kurzpapier Nr. 13 zur Auftragsverarbeitung der Datenschutzkonferenz – DSK\u00a0).<\/p>\n

8. Eine auf die Bed\u00fcrfnisse der Kanzlei abgestimmte Schulungsunterlage dient der Sensibilisierung der Mitarbeiter und Berufstr\u00e4ger. Die Angeh\u00f6rigen der Steuerkanzlei m\u00fcssen die Grunds\u00e4tze und Pflichten einer datenschutzkonformen Verarbeitung nach den neuen Vorschriften in der Praxis umsetzen und dokumentieren. Die Kanzleiangeh\u00f6rigen m\u00fcssen in die Lage versetzt werden, bei Anfragen von Betroffenen und Datenschutzbeh\u00f6rden richtig zu reagieren und dabei das Berufsgeheimnis zu wahren.<\/p>\n

Zur Umsetzung der vorstehenden Handlungsma\u00dfnahmen bieten die einschl\u00e4gigen Fachverlage und Datenschutz-Institutionen wie beispielsweise die\u00a0Konferenz der Datenschutzbeh\u00f6rden des Bundes und der L\u00e4nder (DSK)\u00a0erste Merkbl\u00e4tter und Musterformulare an. Derzeit erarbeiten der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) und die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam umfassende Praxishilfen, die konkret auf die besonderen Anforderungen kleiner und mittelst\u00e4ndischer Steuerberatungskanzleien beim Datenschutz abgestimmt werden.<\/p>\n

Quelle: DStV, Mitteilung vom 12.03.2018<\/p>\n<\/article>\n

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