{"id":77480,"date":"2025-06-01T12:36:23","date_gmt":"2025-06-01T10:36:23","guid":{"rendered":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/?p=77480"},"modified":"2025-06-01T12:36:23","modified_gmt":"2025-06-01T10:36:23","slug":"e-rechnungen-richtig-digitalisieren-und-archivieren-was-unternehmen-ab-2025-beachten-muessen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/e-rechnungen-richtig-digitalisieren-und-archivieren-was-unternehmen-ab-2025-beachten-muessen\/","title":{"rendered":"<strong>E-Rechnungen richtig digitalisieren und archivieren \u2013 was Unternehmen ab 2025 beachten m\u00fcssen<\/strong>"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Digitalisierung der Buchhaltung ist l\u00e4ngst Alltag \u2013 und wird ab 1. Januar 2025 noch wichtiger. Denn seitdem gilt: <strong>Buchungsbelege m\u00fcssen nur noch 8 Jahre statt 10 Jahre archiviert werden.<\/strong> Das klingt nach Entlastung, birgt aber neue Risiken, insbesondere bei <strong>elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen)<\/strong>. Wer diese nicht korrekt archiviert, riskiert im Rahmen einer Betriebspr\u00fcfung teure Konsequenzen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Warum gerade E-Rechnungen zur Pr\u00fcfungsfalle werden<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">E-Rechnungen m\u00fcssen <strong>elektronisch im Originalformat und unver\u00e4nderbar<\/strong> archiviert werden. Wer hier unachtsam ist \u2013 etwa durch blo\u00dfes Ausdrucken oder fehlerhafte Speicherung \u2013 riskiert <strong>Steuernachzahlungen<\/strong>, weil Belege nicht mehr als ordnungsgem\u00e4\u00df anerkannt werden. Die Finanzverwaltung legt zunehmend Augenmerk auf die Einhaltung der <strong>GoBD<\/strong> (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Die 3 h\u00e4ufigsten Fehler bei der E-Rechnungs-Archivierung<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Fehler Nr. 1: E-Rechnungen ausdrucken statt digital archivieren<\/strong><br \/>Elektronische Rechnungen (z.\u202fB. per E-Mail erhaltene PDFs) <strong>d\u00fcrfen nicht nur auf Papier abgelegt<\/strong> werden. Sie m\u00fcssen <strong>in genau dem Format aufbewahrt werden<\/strong>, in dem sie eingegangen sind \u2013 z.\u202fB. PDF, PDF\/A, ZUGFeRD oder XRechnung. Eine rein analoge Archivierung ist <strong>nicht GoBD-konform<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Fehler Nr. 2: Handy-Fotos ohne Qualit\u00e4tssicherung<\/strong><br \/>Belege per Smartphone zu fotografieren ist grunds\u00e4tzlich zul\u00e4ssig. Aber: Nur <strong>vollst\u00e4ndige, lesbare und unverzerrte<\/strong> Aufnahmen sind g\u00fcltig. Fehlt ein Teil des Dokuments oder ist es schlecht beleuchtet, kann das im Nachhinein den Vorsteuerabzug kosten.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Fehler Nr. 3: Fehlende oder unvollst\u00e4ndige Verfahrensdokumentation<\/strong><br \/>Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie digitale Belege im Unternehmen verarbeitet, gepr\u00fcft und archiviert werden. Sie ist Pflicht! Fehlt sie oder ist sie ungenau, d\u00fcrfen Betriebspr\u00fcfer <strong>Hinzusch\u00e4tzungen vornehmen<\/strong>. Das bedeutet: potenziell massive Steuernachzahlungen \u2013 allein wegen fehlender Dokumentation.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">So archivieren Sie E-Rechnungen richtig (ab 2025)<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Speicherformat<\/strong>: E-Rechnungen im Originalformat (z.\u202fB. PDF\/A oder XML) archivieren.<\/li><li><strong>Speicherort<\/strong>: Auf lokalen Servern, internen Netzwerken oder GoBD-konformen EU-Cloudl\u00f6sungen.<\/li><li><strong>Dateibenennung<\/strong>: Strukturierte Dateinamen verwenden, z.\u202fB. <code>LieferantXY_Rechnung10524_15-01-2025.pdf<\/code><\/li><li><strong>Aufbewahrungsfrist<\/strong>: 8 Jahre ab Buchungsdatum \u2013 auch bei elektronischen Belegen.<\/li><li><strong>Unver\u00e4nderbarkeit<\/strong>: Die Datei muss vor Manipulation gesch\u00fctzt archiviert werden (z.\u202fB. revisionssicheres DMS).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Smartphone-Fotos: Nur mit 4-Augen-Prinzip<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Wenn Papierbelege digitalisiert und danach vernichtet werden sollen, ist <strong>Sorgfalt oberstes Gebot<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Zwei-Personen-Kontrolle<\/strong>: Eine Person scannt oder fotografiert, eine andere pr\u00fcft Qualit\u00e4t und Lesbarkeit.<\/li><li><strong>Dokumentation der Kontrolle<\/strong>: In der Verfahrensdokumentation festhalten: <em>Wer digitalisiert? Wer pr\u00fcft? Was passiert bei Fehlern?<\/em><\/li><li><strong>Beweiskraft sichern<\/strong>: Nur bei <strong>nachvollziehbarer Verfahrenskette<\/strong> werden digitalisierte Belege als gleichwertig anerkannt.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Fazit<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die neue 8-j\u00e4hrige Aufbewahrungsfrist bietet Unternehmen eine willkommene Entlastung \u2013 <strong>sofern die Grunds\u00e4tze der GoBD eingehalten werden<\/strong>. Gerade bei E-Rechnungen gilt: Nur eine l\u00fcckenlose, digital nachvollziehbare und dokumentierte Archivierung sch\u00fctzt Sie vor b\u00f6sen \u00dcberraschungen im Rahmen einer Betriebspr\u00fcfung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><strong>Unser Praxistipp<\/strong>: Lassen Sie Ihre Verfahrensdokumentation j\u00e4hrlich aktualisieren und pr\u00fcfen Sie Ihre Archivierungsl\u00f6sungen regelm\u00e4\u00dfig auf GoBD-Konformit\u00e4t. Sprechen Sie uns gern an \u2013 wir unterst\u00fctzen Sie bei der Einrichtung oder Optimierung Ihrer digitalen <a href=\"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/Buchhaltung.html\">Buchf\u00fchrung<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Digitalisierung der Buchhaltung ist l\u00e4ngst Alltag \u2013 und wird ab 1. Januar 2025 noch wichtiger. Denn seitdem gilt: Buchungsbelege m\u00fcssen nur noch 8 Jahre statt 10 Jahre archiviert werden. 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