{"id":78841,"date":"2025-12-10T13:21:17","date_gmt":"2025-12-10T11:21:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/?p=78841"},"modified":"2025-12-10T13:22:36","modified_gmt":"2025-12-10T11:22:36","slug":"steuerliche-behandlung-von-reisekosten-bei-auslandsreisen-ab-1-januar-2026was-sich-fuer-arbeitgeber-arbeitnehmer-und-selbststaendige-aendert-und-wie-sie-die-neuen-pauschalen-optimal-nutzen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/blog\/steuerliche-behandlung-von-reisekosten-bei-auslandsreisen-ab-1-januar-2026was-sich-fuer-arbeitgeber-arbeitnehmer-und-selbststaendige-aendert-und-wie-sie-die-neuen-pauschalen-optimal-nutzen\/","title":{"rendered":"Steuerliche Behandlung von Reisekosten bei Auslandsreisen ab 1. Januar 2026<\/strong>
Was sich f\u00fcr Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Selbstst\u00e4ndige \u00e4ndert \u2013 und wie Sie die neuen Pauschalen optimal nutzen<\/em>"},"content":{"rendered":"\n

Zum 1. Januar 2026 passen die Finanzverwaltung und die L\u00e4nder erneut die Pauschbetr\u00e4ge f\u00fcr Verpflegungsmehraufwendungen und \u00dcbernachtungskosten bei betrieblich \/ beruflich veranlassten Auslandsreisen<\/strong> an. Grundlage ist das neue BMF-Schreiben vom 05.12.2025 (koordinierter L\u00e4ndererlass). Die Systematik bleibt wie bisher \u2013 aber die Betr\u00e4ge werden f\u00fcr viele L\u00e4nder angepasst und es gibt Klarstellungen zur praktischen Anwendung.<\/p>\n\n\n\n

Im Beitrag erhalten Sie einen kompakten \u00dcberblick, wie Sie Auslandsreisekosten ab 2026 steuerlich richtig behandeln und welche typischen Fallstricke Sie vermeiden sollten.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

1. Rechtsgrundlage: Reisekosten ins Ausland ab 2026<\/h2>\n\n\n\n

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten bei Auslandsdienstreisen basiert weiterhin auf:<\/p>\n\n\n\n

  • \u00a7 9 Abs. 4a EStG<\/strong> (Verpflegungsmehraufwendungen)<\/li>
  • den Lohnsteuerrichtlinien (R 9.6, R 9.7, R 9.11 LStR)<\/strong><\/li>
  • dem allgemeinen BMF-Reisekosten-Schreiben vom 25.11.2020 (Reisekosten von Arbeitnehmern) <\/li>
  • und nun den neuen Pauschbetr\u00e4gen ab 1.1.2026<\/strong> (BMF-Schreiben vom 05.12.2025 \u2013 Auslandsreisepauschalen).<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    F\u00fcr jedes Land (teilweise sogar f\u00fcr einzelne St\u00e4dte) gelten feste Verpflegungspauschalen<\/strong> sowie Pauschbetr\u00e4ge f\u00fcr \u00dcbernachtungskosten<\/strong>. \u00c4nderungen gegen\u00fcber 2025 werden im BMF-Anhang wieder im Fettdruck hervorgehoben, wie schon bei den Pauschalen 2025. <\/p>\n\n\n\n

    \n\n\n\n

    2. Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen ab 2026<\/h2>\n\n\n\n

    2.1 Grundprinzip<\/h3>\n\n\n\n

    Sie k\u00f6nnen \u2013 wie bisher \u2013 Verpflegungsmehraufwand<\/strong> mit Pauschalen ansetzen:<\/p>\n\n\n\n

    • 24-Stunden-Abwesenheit<\/strong>: voller Auslandspauschbetrag des jeweiligen Ortes\/Landes<\/li>
    • An- und Abreisetag<\/strong> bei mehrt\u00e4gigen Reisen: jeweils der f\u00fcr diesen Tag ma\u00dfgebliche Pauschbetrag (in der Regel 1\/3 des vollen Betrags, konkret aus der BMF-Tabelle)<\/li>
    • Eint\u00e4gige Auslandsreise<\/strong>: Pauschbetrag des letzten T\u00e4tigkeitsorts im Ausland<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n

      Wichtig: Es gilt immer der Pauschbetrag des Ortes<\/strong>, an dem Sie sich \u00fcberwiegend bzw. \u201ebis 24 Uhr Ortszeit\u201c aufhalten \u2013 nicht der Abflugort.<\/p>\n\n\n\n

      \n\n\n\n

      2.2 Mehrere L\u00e4nder auf einer Reise \u2013 welcher Pauschbetrag gilt?<\/h3>\n\n\n\n

      Bei mehrt\u00e4gigen Reisen, bei denen mehrere L\u00e4nder bereist werden, gilt:<\/p>\n\n\n\n

      • Anreisetag<\/strong> (ohne T\u00e4tigkeit unterwegs):
        Ma\u00dfgeblich ist der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird<\/strong>.<\/li>
      • Zwischentage (24 Stunden Abwesenheit)<\/strong>:
        Es z\u00e4hlt der Ort, an dem Sie sich jeweils um 24 Uhr Ortszeit<\/strong> aufhalten.<\/li>
      • Abreisetag<\/strong>:
        Hier ist der letzte T\u00e4tigkeitsort<\/strong> ma\u00dfgeblich.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

        Damit bleibt die Systematik gleich, lediglich die Pauschbetr\u00e4ge<\/strong> \u00e4ndern sich.<\/p>\n\n\n\n

        \n\n\n\n

        2.3 Praxisbeispiel: Von Frankreich nach D\u00e4nemark \u2013 nur eine Pauschale pro Tag<\/h3>\n\n\n\n

        Ein Ingenieur kehrt am Dienstag von einer mehrt\u00e4gigen Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit in Stra\u00dfburg (Frankreich) nach Hause zur\u00fcck. Nach kurzer Pause reist er noch am selben Tag zu einer weiteren mehrt\u00e4gigen Dienstreise nach Kopenhagen (D\u00e4nemark) weiter und trifft dort um 23 Uhr ein. Das Hotel mit Fr\u00fchst\u00fcck in Kopenhagen wurde vom Arbeitgeber gebucht.<\/p>\n\n\n\n

        • F\u00fcr diesen Dienstag gilt nur eine Verpflegungspauschale<\/strong> \u2013 und zwar die h\u00f6here<\/strong>:
          • R\u00fcckreise Stra\u00dfburg: z. B. 36 \u20ac<\/li>
          • Anreise Kopenhagen: z. B. 50 \u20ac
            \u2192 Ansatz: 50 \u20ac (h\u00f6here Pauschale)<\/li><\/ul><\/li>
          • Da das Fr\u00fchst\u00fcck im Hotel gestellt wird, ist die Pauschale nach den K\u00fcrzungsvorschriften des \u00a7 9 Abs. 4a EStG zu mindern:
            • K\u00fcrzung f\u00fcr Fr\u00fchst\u00fcck: 20 % des vollen Tagespauschbetrags am Zielort<\/strong> (hier Kopenhagen)<\/li>
            • Bei z. B. 75 \u20ac Vollpauschale f\u00fcr einen vollen Tag in Kopenhagen:
              20 % von 75 \u20ac = 15 \u20ac
              \u2192 Abziehbarer Verpflegungsmehraufwand: 50 \u20ac \u2013 15 \u20ac = 35 \u20ac<\/li><\/ul><\/li><\/ul>\n\n\n\n

              Dieses Beispiel zeigt:<\/p>\n\n\n\n

              • Nur ein Pauschbetrag pro Tag<\/strong>, aber<\/li>
              • K\u00fcrzung immer ausgehend vom vollen Tagesbetrag<\/strong> des ma\u00dfgeblichen Ortes.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
                \n\n\n\n

                3. K\u00fcrzung der Verpflegungspauschalen bei gestellten Mahlzeiten<\/h2>\n\n\n\n

                Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden w\u00e4hrend der Ausw\u00e4rtst\u00e4tigkeit Mahlzeiten oder veranlasst er die Gestellung (z. B. Hotel-Fr\u00fchst\u00fcck, Konferenzbuffet), m\u00fcssen die Pauschalen tageweise gek\u00fcrzt<\/strong> werden \u2013 unabh\u00e4ngig vom Land<\/strong>, in dem die Mahlzeit tats\u00e4chlich eingenommen wurde.<\/p>\n\n\n\n

                K\u00fcrzungss\u00e4tze (bezogen auf den vollen 24-Stunden-Pauschbetrag des betreffenden Ortes):<\/p>\n\n\n\n

                • Fr\u00fchst\u00fcck<\/strong>: 20 %<\/li>
                • Mittagessen<\/strong>: 40 %<\/li>
                • Abendessen<\/strong>: 40 %<\/li><\/ul>\n\n\n\n

                  Wichtig:<\/p>\n\n\n\n

                  • Die K\u00fcrzung bezieht sich nicht<\/strong> auf den (evtl. niedrigeren) An- oder Abreisetagesbetrag, sondern immer auf den vollen Tagespauschbetrag<\/strong> des ma\u00dfgeblichen Orts.<\/li>
                  • Gerade bei komplexen Reiserouten mit mehreren L\u00e4ndern lohnt sich eine saubere Reisedokumentation (Reiseplan, Flugzeiten, Hotelbuchungen).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
                    \n\n\n\n

                    4. \u00dcbernachtungspauschalen: Vorsicht, unterschiedliche Behandlung!<\/h2>\n\n\n\n

                    Die \u00dcbersicht der Auslandsreisepauschalen enth\u00e4lt auch Pauschbetr\u00e4ge f\u00fcr \u00dcbernachtungskosten<\/strong> \u2013 aber:<\/p>\n\n\n\n

                    • Die \u00dcbernachtungspauschalen d\u00fcrfen steuerlich nur genutzt werden, wenn der Arbeitgeber erstattet.<\/strong>
                      \u2192 Anwendung im Lohnsteuerabzug (R 9.7 Abs. 3 LStR).<\/li>
                    • F\u00fcr den Werbungskostenabzug<\/strong> von Arbeitnehmern bzw. den Betriebsausgabenabzug<\/strong> bei Selbstst\u00e4ndigen gilt: Es sind ausschlie\u00dflich die tats\u00e4chlichen \u00dcbernachtungskosten<\/strong> abziehbar. <\/li><\/ul>\n\n\n\n

                      Das bedeutet:<\/p>\n\n\n\n

                      • Arbeitnehmer mit Arbeitgebererstattung<\/strong> k\u00f6nnen von den \u00dcbernachtungspauschalen profitieren (vereinfachte Abrechnung, keine Einzelnachweise n\u00f6tig, solange die Pauschale nicht \u00fcberschritten wird).<\/li>
                      • Selbstst\u00e4ndige, Freiberufler und Unternehmer<\/strong> m\u00fcssen bei der eigenen Steuererkl\u00e4rung die Hotelrechnungen<\/strong> vorlegen und k\u00f6nnen nicht auf die Auslands-\u00dcbernachtungspauschalen \u201eumschalten\u201c.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
                        \n\n\n\n

                        5. Besondere L\u00e4nderregelungen und nicht erfasste Staaten<\/h2>\n\n\n\n

                        Das BMF-Schreiben enth\u00e4lt \u2013 wie in den Vorjahren \u2013 Sonderregelungen f\u00fcr bestimmte Staaten und Regionen, z. B.:<\/p>\n\n\n\n

                        • Die f\u00fcr die Philippinen<\/strong> festgesetzten Betr\u00e4ge gelten auch f\u00fcr Mikronesien<\/strong>.<\/li>
                        • Die Betr\u00e4ge f\u00fcr Trinidad und Tobago<\/strong> gelten auch f\u00fcr verschiedene karibische Staaten im Amtsbezirk (u. a. Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, St. Lucia, Suriname usw.).<\/li><\/ul>\n\n\n\n

                          F\u00fcr L\u00e4nder, die in der \u00dcbersicht nicht ausdr\u00fccklich genannt<\/strong> sind, gilt:<\/p>\n\n\n\n

                          • Nicht erfasstes Land<\/strong> \u2192 Pauschbetr\u00e4ge wie f\u00fcr Luxemburg<\/strong><\/li>
                          • Nicht erfasstes \u00dcbersee- oder Au\u00dfengebiet<\/strong> \u2192 Pauschbetr\u00e4ge des Mutterlands<\/strong><\/li><\/ul>\n\n\n\n

                            So stellen Sie sicher, dass Sie auch bei exotischen Destinationen einen sachgerechten Pauschalansatz w\u00e4hlen.<\/p>\n\n\n\n

                            \n\n\n\n

                            6. Doppelte Haushaltsf\u00fchrung im Ausland<\/h2>\n\n\n\n

                            Das neue BMF-Schreiben gilt \u2013 wie die Vorg\u00e4nger \u2013 entsprechend f\u00fcr doppelte Haushaltsf\u00fchrungen im Ausland<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

                            Das bedeutet:<\/p>\n\n\n\n

                            • F\u00fcr Verpflegungsmehraufwand<\/strong> bei beruflich veranlasster doppelter Haushaltsf\u00fchrung im Ausland gelten die Auslands-Pauschbetr\u00e4ge<\/strong> des BMF.<\/li>
                            • F\u00fcr Unterkunftskosten<\/strong> (Miete\/Hotel am Besch\u00e4ftigungsort) sind bei der doppelten Haushaltsf\u00fchrung die speziellen Regeln der LStR und EStR zu beachten; \u00dcbernachtungspauschalen gelten auch hier grunds\u00e4tzlich nur im Rahmen der Arbeitgebererstattung.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

                              Gerade bei langfristigen Entsendungen oder Projekten im Ausland sollte die Gestaltung im Vorfeld abgestimmt werden (Entsendevertrag, Kosten\u00fcbernahme, Pauschalen vs. tats\u00e4chliche Aufwendungen).<\/p>\n\n\n\n

                              \n\n\n\n

                              7. Praxistipps f\u00fcr Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Selbstst\u00e4ndige<\/h2>\n\n\n\n

                              7.1 F\u00fcr Arbeitgeber<\/h3>\n\n\n\n
                              • Reiserichtlinien aktualisieren<\/strong>:
                                Ab 01.01.2026 sollten Sie interne Reisekostenrichtlinien an die neuen Auslands-Pauschbetr\u00e4ge anpassen.<\/li>
                              • Lohnabrechnung anpassen<\/strong>:
                                Lohnb\u00fcro \/ Lohnsoftware auf neue Pauschalen umstellen (Exporte aus BMF-Tabellen einspielen).<\/li>
                              • Dokumentation sichern<\/strong>:
                                Reisedaten (Abflug, Ankunft, T\u00e4tigkeitsorte, Hotelbuchungen) sauber dokumentieren \u2013 wichtig bei Pr\u00fcfungen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

                                7.2 F\u00fcr Arbeitnehmer<\/h3>\n\n\n\n
                                • Reisedaten notieren<\/strong>:
                                  F\u00fcr jeden Tag: Abreisezeit, Ankunftsort, T\u00e4tigkeitsort, gestellte Mahlzeiten.<\/li>
                                • Bescheinigungen aufbewahren<\/strong>:
                                  Hotelrechnungen, Einladungen, Seminarprogramme etc. geh\u00f6ren in die Reisekostenakte.<\/li>
                                • Steuererkl\u00e4rung nutzen<\/strong>:
                                  Nicht oder nicht vollst\u00e4ndig erstattete Reisekosten k\u00f6nnen als Werbungskosten<\/strong> geltend gemacht werden.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

                                  7.3 F\u00fcr Selbstst\u00e4ndige und Freiberufler<\/h3>\n\n\n\n
                                  • Verpflegungspauschalen voll nutzen<\/strong>:
                                    F\u00fcr Auslandsreisen k\u00f6nnen Sie die entsprechenden Pauschbetr\u00e4ge wie Arbeitnehmer ansetzen.<\/li>
                                  • \u00dcbernachtung immer mit Beleg<\/strong>:
                                    F\u00fcr den Betriebsausgabenabzug z\u00e4hlen nur die tats\u00e4chlichen \u00dcbernachtungskosten.<\/li>
                                  • Auch bei kurzen Reisen lohnt sich der Ansatz<\/strong>:
                                    Bereits ab \u00fcber 8 Stunden Abwesenheit k\u00f6nnen Pauschalen angesetzt werden (Inland\/ Ausland beachten).<\/li><\/ul>\n\n\n\n
                                    \n\n\n\n

                                    Ab dem 1. Januar 2026<\/strong> gelten neue Auslandsreisepauschalen<\/strong> f\u00fcr Verpflegung und Arbeitgeber-\u00dcbernachtungserstattungen. Die Grundmechanik bleibt gleich, aber:<\/p>\n\n\n\n

                                    8. Fazit: Reisekosten im Ausland bleiben pauschal \u2013 aber die Details z\u00e4hlen<\/h2>\n\n\n\n