Hinweis:<\/strong> <\/p>\n Grunds\u00e4tze zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 – IV D 2 – S 0316 – 136\/01 -)<\/strong><\/p>\n Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Er\u00f6rterungen mit den obersten Finanzbeh\u00f6rden der L\u00e4nder gilt f\u00fcr die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen (\u00a7 146 Abs. 5, \u00a7147 Abs. 2, 5, 6, \u00a7 200 Abs. 1 AO und \u00a7 14 Abs. 4 UStG) Folgen-des:<\/p>\n I. Datenzugriff<\/strong><\/p>\n Nach \u00a7 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbeh\u00f6rde das Recht einger\u00e4umt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte\u00a0Buchf\u00fchrung<\/a>\u00a0des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu pr\u00fcfen. Diese neue Pr\u00fcfungsmethode tritt neben die M\u00f6glichkeit der herk\u00f6mmlichen Pr\u00fcfung. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbeh\u00f6rde nur im Rahmen steuerlicher\u00a0Au\u00dfenpr\u00fcfungen<\/a>\u00a0zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Au\u00dfen-pr\u00fcfung (\u00a7 194 AO) nicht erweitert; er wird durch die Pr\u00fcfungsanordnung (\u00a7 196 AO, \u00a7 5 BpO) bestimmt. Gegenstand der Pr\u00fcfung sind wie bisher nur die nach \u00a7 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Es ist jedoch erforderlich, die Pr\u00fcfungsmethoden den modernen Buchf\u00fchrungstechniken anzupassen. Dies gilt um so mehr, als in zunehmendem Ma\u00dfe der Gesch\u00e4ftsverkehr papierlos abgewickelt wird und ab dem 1. Januar 2002 der Vor-steuerabzug aus elektronischen Abrechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur und Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz m\u00f6glich ist.<\/p>\n Die Einf\u00fchrung dieser neuen Pr\u00fcfungsmethode erm\u00f6glicht zugleich rationellere und zeitn\u00e4here Au\u00dfenpr\u00fcfungen.<\/p>\n 1. Umfang und Aus\u00fcbung des Rechts auf Datenzugriff nach \u00a7 147 Abs. 6 AO<\/strong><\/p>\n Das Recht auf Datenzugriff beschr\u00e4nkt sich ausschlie\u00dflich auf Daten, die f\u00fcr die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante Daten).<\/p>\n Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind danach f\u00fcr den Datenzugriff zur Verf\u00fcgung zu halten.<\/p>\n Soweit sich auch in anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie durch den Steuerpflichtigen nach Ma\u00dfgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und f\u00fcr den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten.<\/p>\n Bei unzutreffender Qualifizierung von Daten kann die Finanzbeh\u00f6rde im Rahmen ihres pflichtgem\u00e4\u00dfen Ermessens verlangen, dass der Steuerpflichtige den Datenzugriff auf diese steuerlich relevanten Daten nachtr\u00e4glich erm\u00f6glicht. Das allgemeine Auskunftsrecht des Pr\u00fcfers (\u00a7\u00a7 88, 199 Abs.1 AO) und die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen (\u00a7\u00a7 90, 200 AO) bleiben unber\u00fchrt.<\/p>\n Bei der Aus\u00fcbung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbeh\u00f6rde nach dem Gesetz drei M\u00f6glichkeiten zur Verf\u00fcgung. Die Entscheidung, von welcher M\u00f6glichkeit des Datenzugriffs die Finanzbeh\u00f6rde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgem\u00e4\u00dfen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch mehrere M\u00f6glichkeiten in Anspruch nehmen:<\/p>\n a)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Sie hat das Recht, selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem dergestalt zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt und die vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software zur Pr\u00fcfung der gespeicherten Daten einschlie\u00dflich der Stammdaten und Verkn\u00fcpfungen (Daten) nutzt (unmittelbarer Datenzugriff). Dabei darf sie nur mit Hilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schlie\u00dft eine Fernabfrage (Online-Zugriff) auf das Datenverar-beitungssystem des Steuerpflichtigen durch die Finanzbeh\u00f6rde aus.<\/p>\n Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten gegebenen-falls unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsm\u00f6glichkeiten.<\/p>\n b)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Sie kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten l\u00e4sst, um den Nur-Lesezugriff durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen (mittelbarer Datenzugriff). Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsm\u00f6glichkeiten verlangt werden.<\/p>\n c)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Sie kann ferner verlangen, dass ihr die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datentr\u00e4ger zur Auswertung \u00fcberlassen werden (Datentr\u00e4ger\u00fcberlassung). Der zur Auswertung \u00fcberlassene Datentr\u00e4ger ist sp\u00e4testens nach Bestandskraft der aufgrund der Au\u00dfenpr\u00fcfung ergangenen Bescheide an den Steuer-pflichtigen zur\u00fcckzugeben oder zu l\u00f6schen.<\/p>\n 2. Umfang der Mitwirkungspflicht nach \u00a7\u00a7 147 Abs. 6 und 200 Abs. 1 Satz 2 AO<\/strong><\/p>\n Der Steuerpflichtige hat die Finanzbeh\u00f6rde bei Aus\u00fcbung ihres Rechts auf Datenzugriff zu unterst\u00fctzen (\u00a7 200 Abs. 1 AO). Im Einzelnen gilt folgendes:<\/p>\n a)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Beim unmittelbaren Datenzugriff (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe a) hat der Steuerpflichtige dem Pr\u00fcfer die f\u00fcr den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verf\u00fcgung zu stellen und ihn f\u00fcr den Nur-Lesezugriff in das DV-System einzuweisen. Die Zugangsberechtigung muss so ausgestaltet sein, dass dem Pr\u00fcfer dieser Zugriff auf alle steuerlich relevanten Daten einger\u00e4umt wird. Sie umfasst u.a. auch die Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsprogramme. Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbest\u00e4nde andere, z.B. steuerlich nicht relevante personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis (\u00a7 102 AO) unterliegende Daten, so obliegt es dem Steuer-pflichtigen oder dem von ihm beauftragten Dritten, durch geeignete Zugriffsbeschr\u00e4nkungen sicherzustellen, dass der Pr\u00fcfer nur auf steuerlich relevante Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Die Zugangsberechtigung hat auch die Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsprogramme zu umfassen.<\/p>\n Das Datenverarbeitungssystem muss die Unver\u00e4nderbarkeit des Datenbestandes gew\u00e4hrleisten (\u00a7 146 Abs. 4 AO; Abschnitt V des BMF-Schreibens zu den Grunds\u00e4tzen ordnungsm\u00e4\u00dfiger DV-gest\u00fctzter Buchf\u00fchrungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995, BStBl I S. 738). Eine Ver\u00e4nderung des Datenbestandes und des Datenverarbeitungssystems durch die Finanzbeh\u00f6rde ist somit ausgeschlossen.<\/p>\n b)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Beim mittelbaren Datenzugriff (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe b) geh\u00f6rt zur Mithilfe des Steuerpflichtigen beim Nur-Lesezugriff (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe a Abs. 2) neben der Zurverf\u00fcgungstellung von Hard- und Software die Unterst\u00fctzung durch mit dem Datenverarbeitungssystem vertraute Personen. Der Umfang der zumutbaren Mithilfe richtet sich nach den betrieblichen Begebenheiten des Unternehmens. Hierf\u00fcr k\u00f6nnen\u00a0z.B. seine Gr\u00f6\u00dfe oder Mitarbeiterzahl Anhaltspunkte sein.<\/p>\n c)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Bei der Datentr\u00e4ger\u00fcberlassung (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe c) sind der Finanzbeh\u00f6rde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.B. \u00fcber die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verkn\u00fcpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verf\u00fcgung zu stellen. Dies gilt auch in den F\u00e4llen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden.<\/p>\n 3. Grundsatz der Verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigkeit<\/strong><\/p>\n Die Finanzbeh\u00f6rde hat bei Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff den Grundsatz der Verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigkeit zu beachten. Dies bedeutet u.a.:<\/p>\n a)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Bei\u00a0vor dem 1. Januar 2002\u00a0archivierten Daten kann sie beim unmittelbaren Datenzugriff (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe a Abs. 1) und beim mittelbaren Datenzugriff (Ab-schnitt I Nr. 1 Buchstabe b) nicht verlangen, dass diese Daten f\u00fcr Zwecke ihrer maschinellen Auswertung (\u00a7 147 Abs. 2 Nr. 2 AO i.V. mit \u00a7 147 Abs. 6 AO) nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingespeist (reaktiviert) werden, wenn dies mit unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigem Aufwand f\u00fcr den Steuerpflichtigen verbunden w\u00e4re. Dies kommt z.B. in Betracht bei fehlender Speicherkapazit\u00e4t, nochmaliger Erfassung der Daten, Archivierung der Daten au\u00dferhalb des aktuellen Datenverarbeitungssystems, Wechsel des Hard- oder Software-Systems. M\u00fcssen hiernach die Daten nicht reaktiviert werden, braucht der Steuerpflichtige auch nicht die f\u00fcr eine maschinelle Auswertung der betreffenden Daten erforderliche Hard- und Software zur Verf\u00fcgung zu halten, wenn sie nicht mehr im Einsatz ist. Dies gilt auch, wenn die Aufbewahrungsfrist (\u00a7 147 Abs. 3 AO) noch nicht abgelaufen ist.<\/p>\n Diese f\u00fcr die maschinelle Auswertbarkeit der Daten erforderliche technische, organisatorische und zeitliche Einschr\u00e4nkung bezieht sich nicht auf die Pflicht des Steuer-pflichtigen zur Lesbarmachung der Daten (\u00a7 147 Abs. 2 Nr. 2 AO, \u00a7 147 Abs. 5 AO). Die Lesbarmachung muss w\u00e4hrend der ganzen Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein.<\/p>\n b)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 Bei\u00a0nach dem 31. Dezember 2001\u00a0archivierten Daten ist beim unmittelbaren Daten-zugriff (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe a Abs. 1) und beim mittelbaren Datenzugriff (Ab-schnitt I Nr. 1 Buchstabe b) die maschinelle Auswertbarkeit (\u00a7 147 Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 6 AO) in Form des Nur-Lesezugriffs (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe a Abs. 2) sicherzustellen. Im Falle eines Systemwechsels ist es nicht erforderlich, die urspr\u00fcngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit auch f\u00fcr die nach dem 31. Dezember 2001, aber vor dem Systemwechsel archivierten Daten durch das neue oder ein anderes System gew\u00e4hrleistet ist.<\/p>\n c)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 F\u00fcr die Datentr\u00e4ger\u00fcberlassung (Abschnitt I Nr. 1 Buchstabe c) kann die Finanzbeh\u00f6rde nicht verlangen,\u00a0vor dem 1. Januar 2002\u00a0auf nicht maschinell auswertbaren Datentr\u00e4gern (z.B. Mikrofilm) archivierte Daten auf maschinell auswertbare Datentr\u00e4ger aufzuzeichnen.<\/p>\n II. Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen<\/strong><\/p>\n 1. Elektronische Abrechnungen im Sinne des \u00a7 14 Abs. 4 Satz 2 UStG<\/strong><\/p>\n Die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach \u00a7 15 Abs. 1 des Signaturgesetzes ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung*)<\/sup>. Der Originalzustand des \u00fcbermittelten ggf. noch verschl\u00fcsselten Dokuments muss jederzeit \u00fcberpr\u00fcfbar sein. Dies setzt neben den Anforderungen nach Abschnitt VIII Buchstabe b) Nr. 2 der GoBS (a.a.O.) insbesondere voraus, dass -vor einer weiteren Verarbeitung der elektronischen Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur im Hinblick auf die Integrit\u00e4t der Daten und die Signaturberechtigung gepr\u00fcft werden und das Ergebnis dokumentiert wird;<\/p>\n -die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datentr\u00e4ger erfolgt, der \u00c4nderungen nicht mehr zul\u00e4sst. Bei einer tempor\u00e4ren Speicherung auf einem \u00e4nder-baren Datentr\u00e4ger muss das DV-System sicherstellen, dass \u00c4nderungen nicht m\u00f6glich sind;<\/p>\n -bei Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) beide Versionen archiviert und nach den GoBS mit demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als sol-che gekennzeichnet wird;<\/p>\n –\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 der Signaturpr\u00fcfschl\u00fcssel aufbewahrt wird;<\/p>\n -bei Einsatz von Kryptographietechniken die verschl\u00fcsselte und die entschl\u00fcsselte Abrechnung sowie der Schl\u00fcssel zur Entschl\u00fcsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt wird;<\/p>\n -der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden;<\/p>\n -die \u00dcbertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den Anforderungen der GoBS, insbesondere an die Dokumentation, an das interne Kontrollsystem, an das Sicherungskonzept sowie an die Aufbewahrung entsprechen;<\/p>\n *)\u00a0<\/sup>Anpassung des \u00a7 14 Abs. 4 Satz 2 UStG 1999 an das Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) ist im Entwurf eines Steuer\u00e4nderungsgesetzes 2001 vorgesehen.<\/p>\n -das qualifizierte Zertifikat des Empf\u00e4ngers aufbewahrt wird.<\/p>\n 2. Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen<\/strong><\/p>\n Bei sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen i.S.d. \u00a7 147 Abs. 1 AO, die digita- III. Archivierung digitaler Unterlagen<\/strong><\/p>\n 1. Origin\u00e4r digitale Unterlagen nach \u00a7 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Da tentr\u00e4gern zu archivieren. Origin\u00e4r digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten; ein maschinell verwertbarer Datentr\u00e4ger ist ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datentr\u00e4ger. Die origin\u00e4r digitalen Unterlagen d\u00fcrfen nicht ausschlie\u00dflich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Somit reicht die Aufzeichnung im COM-Verfahren (Computer-Output-Microfilm) nicht mehr aus. Diese Einschr\u00e4nkung gilt nicht, wenn die vor der \u00dcbertragung auf Mikrofilm vorhandenen Daten vor- gehalten werden, die eine maschinelle Auswertbarkeit durch das Datenverarbeitungssystem gew\u00e4hrleisten. Nicht ausreichend ist auch die ausschlie\u00dfliche Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. pdf-Datei). Eine Pflicht zur Archivierung einer Unterlage i.S. des \u00a7 147 Abs. 1 AO in maschinell aus-wertbarer Form (\u00a7 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) besteht\u00a0 nicht, wenn diese Unterlage zwar DV-gest\u00fctzt erstellt wurde, sie aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem DV-gest\u00fctzten Buchf\u00fchrungssystem geeignet ist (z.B. Textdokumente).<\/p>\n 2. Origin\u00e4r in Papierform angefallene Unterlagen, z.B. Eingangsrechnungen, k\u00f6nnen weiter-hin mikroverfilmt werden.<\/p>\n 3. Kann im Falle eines abweichenden Wirtschaftsjahrs die Archivierung ab 1. Januar 2002 nachweisbar aus technischen Gr\u00fcnden nicht auf einem maschinell auswertbaren Daten-tr\u00e4ger (\u00a7 147 Abs. 2 Nr. 2 AO) erfolgen, wird dies nicht beanstandet, wenn der Steuer-pflichtige bis sp\u00e4testens zu Beginn des anschlie\u00dfenden abweichenden Wirtschaftsjahrs den Archivierungspflichten gem\u00e4\u00df \u00a7 147 Abs. 2 Nr. 2 AO nachkommt.<\/p>\n IV. Anwendung<\/strong><\/p>\n a) f\u00fcr elektronische Abrechnungen mit Inkrafttreten des \u00a7 14 Abs. 4 Satz 2 UStG<\/p>\n (1. Januar 2002) und<\/p>\n b) f\u00fcr sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen, die nach dem 31. Dezember 2001 erstellt werden.<\/p>\n Im \u00dcbrigen bleiben die Regelungen des BMF-Schreibens zu den Grunds\u00e4tzen ordnungs-m\u00e4\u00dfiger DV-gest\u00fctzter Buchf\u00fchrungssysteme (GoBS) vom 7. November 1995 (BStBl I<\/p>\n S. 738) unber\u00fchrt.<\/p>\n Dieses Schreiben wird im Bundessteuerblatt Teil I ver\u00f6ffentlicht.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Im BMF- Schreiben vom 16. Juli 2001 – IV D 2 – S 0316 – 136\/01 – werden die Grunds\u00e4tze f\u00fcr die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen (\u00a7 146 Abs. 5, \u00a7 147 Abs. 2, 5, 6, \u00a7 200 Abs. 1 AO und \u00a7 14 Abs. 4 UStG) geregelt. Hinweis: … Grunds\u00e4tze zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)<\/span> weiterlesen
\nMit BMF-Schreiben vom 14. September 2012 – IV A 4 – S 0316\/12\/10001 – (2012\/0831628) – wurde die Tz. II.1 der Grunds\u00e4tze zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) aufgehoben.<\/p>\n
\nlisiert sind und nicht in Papierform \u00fcbermittelt werden, muss das dabei angewendete
\nVerfahren den GoBS entsprechen.<\/p>\n\n
\n