{"id":37040,"date":"2013-04-27T11:30:33","date_gmt":"2013-04-27T09:30:33","guid":{"rendered":"http:\/\/steuer.org\/?p=37040"},"modified":"2017-12-30T19:51:02","modified_gmt":"2017-12-30T17:51:02","slug":"ordnungsmasigkeit-der-kassenbuchfuhrung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/ordnungsmasigkeit-der-kassenbuchfuhrung\/","title":{"rendered":"Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit der Kassenbuchf\u00fchrung"},"content":{"rendered":"

Oberfinanzdirektion Niedersachsen:\u00a0<\/strong>Information f\u00fcr Angeh\u00f6rige der steuerberatenden Berufe (AdStB) Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit der Kassenbuchf\u00fchrung<\/strong><\/h2>\n
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F\u00fcr die Aufbewahrung digitaler Daten gelten die allgemeinen Ordnungsvorschriften der Abgabenord\u00adnung (AO), insbesondere die \u00a7\u00a7 145 bis 147 AO. Daneben gibt es mehrere Verwaltungsanweisungen. Dies sind die BMF-Schreiben vom 26. November 2010 IV A 4 – S 0316\/08\/10004-07 und<\/p>\n

9. Januar 1996, IV A 8 – S 0310 – 5\/95, die Grunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger DV-gest\u00fctzter Buchf\u00fchrungs\u00adsysteme<\/a> (GoBS) vom 7. November 1995 – IV A 8 – S 0316 \u2013 52\/95 – und die Grunds\u00e4tze zum Datenzu\u00adgriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001 – IV D 2 – S 0316 – 136\/01 -. Das BMF hat au\u00dferdem einen mehrfach aktualisierten Fragen- und Antworten-Katalog zum Datenzu\u00adgriffsrecht der Finanzverwaltung ver\u00f6ffentlicht.<\/p>\n

Insbesondere im Hinblick auf das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 – a. a. O. – wird k\u00fcnftig im Rahmen von Au\u00dfenpr\u00fcfungen oder auch (ggf. unangemeldeten) Nachschauen verst\u00e4rkt darauf geachtet, dass pr\u00fcfungsrelevante Datenbest\u00e4nde vollumf\u00e4nglich aufbewahrt und zur Verf\u00fcgung gestellt werden. Kasseneinzeldaten wurden bisher h\u00e4ufig gel\u00f6scht. In Praxisf\u00e4llen wurde weiterhin festgestellt, dass Ausdrucke von Speicherinhalten auf dem Kassenbon oder dem Tagesendsummenbon unterdr\u00fcckt wur\u00adden. Die Pr\u00fcferinnen und Pr\u00fcfer werden insbesondere darin geschult, die Programmierung der Kasse<\/p>\n

(z. B. Bediener, Preise, Artikel, Berichtswesen sowie Unterdr\u00fcckung von Daten und Speicherinhalten) festzustellen und auszuwerten. Im Falle der L\u00f6schung von aufbewahrungspflichtigen Daten oder bei fehlender Aufbewahrung ist die Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit der Kassenbuchf\u00fchrung nicht gegeben.<\/p>\n

Nach den vorliegenden Pr\u00fcfungserfahrungen sind sich die Unternehmen offenbar nicht bewusst, welche Daten und Unterlagen zwingend aufzubewahren sind. Die Qualifizierung steuerlich relevanter Daten ge\u00adh\u00f6rt seit Inkrafttreten des Datenzugriffsrechts der Finanzbeh\u00f6rden zu den Vorbehaltsaufgaben der AdStB nach \u00a7 33 Steuerberatungsgesetzes (StBerG). Die AdStB haben bei der Vorbereitung auf digitale Au\u00dfenpr\u00fcfungen die Aufgabe, steuerrelevante Daten m\u00f6glichst vollst\u00e4ndig zu identifizieren und die Mandantin\/den Mandanten auf die geltenden Aufbewahrungspflichten der Datenbest\u00e4nde hinzuweisen.<\/p>\n

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Datenzugriff bei Au\u00dfenpr\u00fcfungen mit elektronischen Kassendaten <\/strong><\/h2>\n

Dieses Schreiben soll insbesondere \u00fcber die Verpflichtungen beim Einsatz elektronischer Kassensyste\u00adme informieren, weil der Datenzugriff auf Kassendaten einen Pr\u00fcfungsschwerpunkt in Au\u00dfenpr\u00fcfungen der Barzahlungsbranche darstellt. Ziel ist es, dass der Betriebspr\u00fcferin\/dem Betriebspr\u00fcfer zu Beginn der Pr\u00fcfung regelm\u00e4\u00dfig ein Datentr\u00e4ger mit s\u00e4mtlichen Kasseneinzeldaten und maschinell auswertbaren Strukturinformationen zur Verf\u00fcgung gestellt wird.<\/p>\n

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PC-Kassen <\/strong><\/h2>\n

Die rechtliche Verpflichtung zur Einzeldatenaufzeichnung besteht bereits seit dem 1. Januar 2002 f\u00fcr alle PC-Kassen oder elektronischen Registrierkassen mit einem angeschlossenen PC-System (oftmals mit speziellen Branchenl\u00f6sungen verbunden wie z. B. bei Franchisenehmern mit elektronischer Versen\u00addung von Daten an den Franchisegeber oder Verbindung mit einem PC-gest\u00fctzten vor- oder nachgela\u00adgerten System – sog. Back-Office-Systeme). Werden im Rahmen einer Au\u00dfenpr\u00fcfung elektronische Da\u00adten angefordert, sind die Journaldateien der chronologisch verbuchten Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle mit maschinell auswertbaren Strukturinformationen als Datenbasis bereitzustellen. Ggf. k\u00f6nnen einzelfallbezogen wei\u00adtere Anforderungen erfolgen.<\/p>\n

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Elektronische Registrierkassen <\/strong><\/h2>\n

F\u00fcr elektronische Registrierkassen gilt die Einzeldatenaufzeichnungsverpflichtung auf der Bonebene seit dem 26. November 2010. Im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 – a. a. O. – wird u. a. ausge\u00adf\u00fchrt: \u201eSeit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des \u00a7 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbei\u00adtungssystems erstellt worden sind, w\u00e4hrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verf\u00fcgbar, un\u00adverz\u00fcglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (\u00a7 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Ger\u00e4te sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen m\u00fcssen seit diesem Zeitpunkt neben den \u201eGrunds\u00e4tzen ordnungsm\u00e4\u00dfiger DV-gest\u00fctzter Buchf\u00fchrungssysteme (GoBS)\u201c vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den \u201eGrunds\u00e4tzen zum Datenzugriff und zur Pr\u00fcfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)\u201c vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen (\u00a7 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere m\u00fcssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelauf\u00adzeichnungspflicht) einschlie\u00dflich etwaiger mit dem Ger\u00e4t elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des \u00a7 14 UStG unver\u00e4nderbar und vollst\u00e4ndig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder aus\u00adschlie\u00dfliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzul\u00e4ssig. Ein ausschlie\u00dfliches Vorhalten auf\u00adbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterla\u00adgen und die Strukturinformationen m\u00fcssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die kom\u00adplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten\u00e4nderungen – innerhalb des Ger\u00e4ts nicht m\u00f6glich, m\u00fcssen diese Daten unver\u00e4nderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datentr\u00e4ger gespeichert wer\u00adden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System erm\u00f6glichen. Die konkreten Einsatzorte und -zeitr\u00e4ume der vorgenannten Ger\u00e4te sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. \u00a7 145 Abs. 1 AO, \u00a7 63 Abs. 1 UStDV). Au\u00dferdem m\u00fcssen die Grundla\u00adgenaufzeichnungen zur \u00dcberpr\u00fcfung der Bareinnahmen f\u00fcr jedes einzelne Ger\u00e4t getrennt gef\u00fchrt und aufbewahrt werden. Die zum Ger\u00e4t geh\u00f6renden Organisationsunterlagen m\u00fcssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Ger\u00e4ts (\u00a7 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Soweit mit Hilfe eines solchen Ger\u00e4ts unbare Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorg\u00e4nge und deren zutreffende Verbuchung im Buchf\u00fchrungs- bzw. Aufzeich\u00adnungswerk gew\u00e4hrleistet sein.\u201c<\/p>\n

Kann die elektronische Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten f\u00fcr 10 Jahre im Ger\u00e4t speichern, ist die Kasse mit Speichererweiterungen auszustatten. Ist dies nicht m\u00f6glich, sind die Daten auf einem ex\u00adternen Datentr\u00e4ger zu speichern. Dem Unternehmen obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulati\u00adonssicher und unver\u00e4nderbar gespeichert werden. Hierf\u00fcr wird das Unternehmen in der Regel die Hilfe von IT-Kassendienstleistern ben\u00f6tigen. Diese werden auch \u00fcber derzeitige und zu erwartende technische Aufr\u00fcstungsm\u00f6glichkeiten informieren k\u00f6nnen. Ist das Datenformat f\u00fcr das Finanzamt nicht auswertbar, sind die Daten unverz\u00fcglich in ein auswertbares Format zu konvertieren. Die Kosten tr\u00e4gt das gepr\u00fcfte Unternehmen. Werden mehrere Registrierkassen miteinander verbunden, gelten die vorgenannten Rege\u00adlungen f\u00fcr jedes Ger\u00e4t.<\/p>\n

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Ausnahmeregelung <\/strong><\/h2>\n

Das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 – a. a. O. – sieht einen \u00dcbergangszeitraum bis zum<\/p>\n

31. Dezember 2016 vor, in dem Erleichterungen gew\u00e4hrt werden, wenn eine Registrierkasse nicht \u201eauf\u00adger\u00fcstet\u201c werden kann. In diesem Fall m\u00fcssen mindestens die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 – a. a. O. – erf\u00fcllt werden. W\u00f6rtlich hei\u00dft es im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 – a. a. O. – : \u201eSoweit ein Ger\u00e4t bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen An\u00adforderungen nicht oder nur teilweise gen\u00fcgt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Ger\u00e4t l\u00e4ngstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch m\u00f6gliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchf\u00fchrt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erf\u00fcllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufger\u00fcstet werden k\u00f6nnen, m\u00fcssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollum\u00adf\u00e4nglich beachtet werden.\u201c Im Einzelnen bedeutet dies: \u201e1. Nach \u00a7 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind die zur Kasse geh\u00f6renden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder \u00c4nderung (u. a. der Artikelpreise), Protokolle \u00fcber die Einrichtung von Verk\u00e4ufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u.\u00c4. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdr\u00fccken von Daten und Speicherinhalten) auf\u00adzubewahren.<\/p>\n

    \n
  1. \u00a0Nach \u00a7 147 Abs. 1 Nr. 3 AO sind die gem. R 21 Abs. 7 S\u00e4tze 12 und 13 EStR 1993 mit Hilfe von Re\u00adgistrierkassen erstellten Rechnungen aufzubewahren.<\/li>\n
  2. \u00a0Nach \u00a7 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungsz\u00e4hlers (fortlaufende sog. „Z-Nummer“ zur \u00dcberpr\u00fcfung der Vollst\u00e4ndigkeit der Kassenberichte), der Stornobu\u00adchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungs\u00adwege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkassen (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspei\u00adcher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzube\u00adwahren.<\/li>\n<\/ol>\n

    Dar\u00fcber hinaus ist die Vollst\u00e4ndigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch pro\u00adgrammierte Kontrollen sicherzustellen.\u201c<\/p>\n

    Zus\u00e4tzlich ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren, auch wenn diese im BMF-Schreiben vom 9. Januar 1996 – a. a. O. – nicht ausdr\u00fccklich genannt werden (z. B. GrandTotal-Speicher und Journalrollen), um die Vollst\u00e4ndigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten alle ungew\u00f6hnlichen Vorf\u00e4lle protokolliert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse etc.).<\/p>\n

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    Einsatz einer offenen Ladenkasse <\/strong><\/h2>\n

    1.Bei der sog. „offenen Ladenkasse“ sind die Anforderungen an eine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Kassenf\u00fchrung \u00adim Gegensatz zur Kassenf\u00fchrung mit Hilfe einer Registrierkasse\/PC-Kasse – deutlich schwieriger zu er\u00adf\u00fcllen und mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden ein\u00adzelnen Handelsgesch\u00e4ftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnah\u00adme, soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Gesch\u00e4ftsvorfalls erforderlich. Jeder einzelne Vorgang muss identifizierbar sein. Zu erfassen sind Inhalt des Gesch\u00e4fts, Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin\/des Vertragspartners. Da sich die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Betriebseinnah\u00admen auch aus dem Umsatzsteuergesetz (\u00a7 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG i. V. m. 63 ff. UStDV) ergibt, besteht die Verpflichtung zudem unabh\u00e4ngig von der Gewinnermittlungsart. Aus Gr\u00fcnden der Zumutbarkeit und Praktikabilit\u00e4t sind aber bestimmte Berufsgruppen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung entbunden, soweit sie Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. Damit die fortlaufende, vollst\u00e4ndige und richtige Verzeichnung der Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle dennoch gew\u00e4hrleistet wird, m\u00fcssen Bareinnahmen an\u00adhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie t\u00e4glich mit dem Anfangs- und Endbe\u00adstand der Kasse abgestimmt werden. F\u00fcr die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte gesch\u00e4ft\u00adliche Bargeldendbestand t\u00e4glich zu z\u00e4hlen, weil die Feststellung des Kassenbestandes eine unentbehrli\u00adche Grundlage f\u00fcr die Berechnung der Tageslosung bildet. Der Kassenbestand ist sodann rechnerisch um die belegm\u00e4\u00dfig festgehaltenen Entnahmen und Ausgaben zu erh\u00f6hen und um die ebenfalls doku\u00admentierten Einlagen zu mindern, sodass sich die Einnahme ergibt (summarische Bareinnahmeermittlung = Tageslosungsermittlung). Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht f\u00fcr offene Ladenkassen dokumentiert diese Rechenschritte hinreichend, schreibt sie unver\u00e4nderbar fest und macht sie damit nachpr\u00fcfbar. Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulati\u00adonssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften (\u00a7 146 Abs. 4 S. 1 AO). Am Markt erh\u00e4ltliche Software wird nur dann als ordnungsgem\u00e4\u00df anerkannt, wenn eine nachtr\u00e4gliche \u00c4nderung unm\u00f6glich bzw. – sofern m\u00f6glich – mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk er\u00adsichtlich ist. Die\/der Steuerpflichtige sollte die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Z\u00e4hlprotokoll nachweisen. Auch das Hartgeld in der Kasse und das Wechselgeld in den Handkassen sind exakt zu erfassen. Run\u00addungen oder Sch\u00e4tzungen sind unzul\u00e4ssig und f\u00fchren zur Versagung der Beweiskraft der Kassenf\u00fch\u00adrung.<\/p>\n

     <\/p>\n

    Folgen von M\u00e4ngeln <\/strong><\/h2>\n

    Ist die Kassenf\u00fchrung nicht ordnungsgem\u00e4\u00df, hat dies bei einem Betrieb mit nicht untergeordneten Barums\u00e4tzen den Verlust der Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit der gesamten Buchf\u00fchrung zur Folge. Das Ergebnis der Buchf\u00fchrung (Umsatz, Gewinn) entfaltet somit keine Beweiskraft f\u00fcr die Besteuerung (\u00a7 158 AO). Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen sch\u00e4tzen (\u00a7 162 AO). Sofern die Finanzbeh\u00f6rde dar\u00ad\u00fcber hinaus durch Schl\u00fcssigkeitsverprobungen Differenzen feststellt, die nicht substantiell widerlegt werden k\u00f6nnen, folgt daraus neben Umsatz- und Gewinnzusch\u00e4tzungen regelm\u00e4\u00dfig auch ein Steuer\u00adstrafverfahren.<\/p>\n

    Es ist bekannt, dass Kassenvertriebsunternehmen teilweise mit Unterst\u00fctzung bei Manipulationen wer\u00adben. Gelegentlich ist es z. B. vorgekommen, dass IT-Kassendienstleister unmittelbar vor dem Auslesen von Kassen bei einer Pr\u00fcfung Speicherinhalte oder Daten gel\u00f6scht bzw. programmierte Manipulationen wieder ausgeschaltet haben. Solche Eingriffe k\u00f6nnen eine Strafbarkeit nach \u00a7 274 Abs. 1 StGB (Urkundenunterdr\u00fcckung) oder nach \u00a7 370 AO (Steuerhinterziehung\/Beihilfe zur Steuerhinterziehung) f\u00fcr die Unternehmerin\/den Unternehmer und den IT-Kassendienstleister nach sich ziehen.<\/p>\n

    Oberfinanzdirektion Niedersachsen<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Oberfinanzdirektion Niedersachsen:\u00a0Information f\u00fcr Angeh\u00f6rige der steuerberatenden Berufe (AdStB) Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit der Kassenbuchf\u00fchrung F\u00fcr die Aufbewahrung digitaler Daten gelten die allgemeinen Ordnungsvorschriften der Abgabenord\u00adnung (AO), insbesondere die \u00a7\u00a7 145 bis 147 AO. Daneben gibt es mehrere Verwaltungsanweisungen. Dies sind die BMF-Schreiben vom 26. November 2010 IV A 4 – S 0316\/08\/10004-07 und 9. Januar 1996, IV A … Ordnungsm\u00e4\u00dfigkeit der Kassenbuchf\u00fchrung<\/span> weiterlesen →<\/span><\/a><\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[2410,2411,2412],"class_list":["post-37040","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-steuer","tag-kasse","tag-kassenbuchfuhrung","tag-ordnungsmasigkeit"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/37040","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=37040"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/37040\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=37040"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=37040"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.steuerschroeder.de\/steuer\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=37040"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}