Existenzgründer
Inhaltsübersicht
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1. Die Gewerbe-Anmeldung
Der erste offizielle Schritt zum Unternehmer ist die Gewerbe-Anmeldung bei der Gewerbemeldestelle des zuständigen Ordnungsamtes. Hierzu ist jede(r) Gewerbetreibende nach § 14 Gewerbeordnung verpflichtet.
Bei dieser Anmeldung werden die Angaben zum Betrieb (z.B. Beginn der Tätigkeit, Art der Tätigkeit) abgefragt.
Eine Durchschrift der Gewerbe-Anmeldung geht an das zuständige Finanzamt.
Die zweite Durchschrift enthält die Gewerbesteuerstelle des Steueramtes bei der Gemeinde. Von dort erhält der Gewerbetreibende eine Gewerbesteuer-Hebenummer. Hierunter wird der künftige Schriftverkehr geführt. Selbstständig Tätige brauchen ihre Tätigkeit nicht der Gemeinde/ Stadt anzuzeigen. Hier reicht eine kurze Mitteilung an das zuständige Finanzamt aus.
2. Der Schriftverkehr mit dem Finanzamt
Sobald das Finanzamt Kenntnis von der Eröffnung bzw. Übernahme eines Betriebes erlangt, wird dem Unternehmer ein Fragebogen zugesandt.
Hierin muss er Auskunft über seine persönlichen Daten geben sowie erste Angaben zum Unternehmen machen (z.B. Rechtsform, Eröffnungsdatum, geschätzter Gewinn und Umsatz des Betriebes). Darüber hinaus wird er nach weiteren eigenen Einkünften bzw. seines Ehegatten befragt. Diese Angaben werden benötigt, um den Unternehmer steuerlich zutreffend zu erfassen.
Daneben wird geprüft, welche Steuererklärungen in Zukunft abzugeben sind (vgl. Kapitel 4) und ob Vorauszahlungen auf die Einkommen- und Kirchensteuer sowie Gewerbesteuer festzusetzen sind. Aus diesem Grunde sind die im Fragebogen angeforderten Angaben zum geschätzten Gewinn und zu weiteren Einkünften unbedingt erforderlich. Der Gewinn sollte dabei nicht zu euphorisch geschätzt werden. Ansonsten können hohe Vorauszahlungen die Unternehmensgründung belasten.
Entsprechend der Umsatzhöhe gehen Vordrucke zur Umsatzsteuervoranmeldung (vgl. Kapitel 4.5.1) zu. Arbeitgebern werden Vordrucke zur Lohnsteueranmeldung zugesandt (vgl. Kapitel 6).
3. Gewerbebetrieb oder freier Beruf?
Von entscheidender Bedeutung ist die richtige Zuordnung der Einkünfte zur Einkunftsart
Gewerbebetrieb oder
freier Beruf,
da sich hieraus diverse steuerliche Konsequenzen ergeben (z.B. Gewerbesteuerpflicht für Gewerbebetreibende).
3.1 Einkünfte aus Gewerbebetrieb
Eine gewerbliche Tätigkeit ist jede mit Gewinnerzielungsabsicht nachhaltig ausgeübte selbstständige Tätigkeit, die sich als Beteiligung am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr darstellt und nicht "Land- und Forstwirtschaft" oder "selbstständige Arbeit" ist. Die Absicht, Einkommensteuer zu sparen, ist keine Gewinnerzielungsabsicht.
3.2 Einkünfte aus Selbstständiger Arbeit - freiberufliche Tätigkeit
Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehört jede selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit sowie eine selbstständige Berufstätigkeit als Arzt, Rechtsanwalt, Notar, Ingenieur, Architekt, Steuerberater etc. (sog. Katalogberufe). Auch hier ist eine Gewinnerzielungsabsicht erforderlich. (Freiberufler)
4. Die Steuererklärung
4.1 Einkommensteuer
Grundsätzlich hat jeder steuerpflichtige Unternehmer jährlich eine Einkommensteuererklärung für das abgelaufene Kalenderjahr (Veranlagungszeitraum) abzugeben. Neben anderen steuerpflichtigen Einkünften muss auch der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb oder aus der selbstständigen Tätigkeit erklärt werden. Ehegatten haben für den Fall der Zusammenveranlagung eine gemeinsame Steuererklärung abzugeben. (Einkommensteuererklärung)
4.2 Gewerbesteuer
Eine Gewerbesteuererklärung ist im Allgemeinen dann abzugeben, wenn
der sog.Gewerbeertrag den Freibetrag (bei natürlichen Personen und Personengesellschaften - §11 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 GewStG) von 24.500 EUR übersteigt.
(Bei Kapitalgesellschaften - z.B. einer GmbH - wird der Freibetrag von 24.500 EUR beim Gewerbeertrag nicht gewährt.);für das Vorjahr vortragsfähige Verluste gesondert festgestellt wurden;
vom Finanzamt eine Gewerbesteuererklärung besonders verlangt wird.
4.3 Vermögensaufstellung
Eine Feststellung des Einheitswertes des Betriebsvermögens erfolgt nach Abschaffung der Gewerbekapitalsteuer nicht mehr.
4.4 Vermögensteuer
Auf Grund des Urteils des Bundesverfassungsgerichts (BverfG, 22.06.1995 - 2 BvL 37/91, BStBl II 1995, 655) darf das bisher geltende Recht bis zum 31.12.1996 weiterhin angewendet werden. Da der Gesetzgeber für die Vermögensteuer keine Neuregelung getroffen hat, wird die Vermögensteuer für Zeiträume ab 1997 nicht mehr erhoben. Eine Vermögensteuererklärung ist daher für Zeiträume ab 1997 nicht mehr abzugeben.
4.5 Umsatzsteuer
Jeder Unternehmer hat jährlich eine Steuererklärung abzugeben, in der er die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss, der sich zu seinen Gunsten ergibt, selbst zu berechnen hat. Diese Jahressteueranmeldung ist die Zusammenfassung und ggf. Berichtigung der vorab eingereichten sog. "Umsatzsteuervoranmeldungen".
Zur Erläuterung
Die Voranmeldungen über die erzielten Umsätze und die zu entrichtende Steuer sind monatlich/vierteljährlich abzugeben. (Abgabefristen - Umsatzsteuer)
4.5.1 Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum
Bei Existenzgründern gilt seit 2002, dass im Kalenderjahr der Aufnahme der beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit und in dem darauf folgenden Jahr der Monat Voranmeldungszeitraum ist (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG).
Ansonsten gilt: Betrug die Jahressteuer im Vorjahr mehr als 7.500 EUR, ist die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben, im Übrigen vierteljährlich.
Betrug die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 EUR, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe von Voranmeldungen befreien (§ 18 Abs. 2 UStG) (Voranmeldungszeitraum).
4.5.2 Kleinunternehmer
Bei neu gegründeten Unternehmern, deren voraussichtlicher Umsatz (Istumsatz) zuzüglich der darauf entfallenden Steuer 17.500 EUR im Jahr der Betriebseröffnung nicht überschreitet, wird die Umsatzsteuer nicht erhoben. In späteren Kalenderjahren kommt es für die Nichterhebung der Umsatzsteuer darauf an, dass der Bruttoumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Gegenzug darf jedoch auch keine Vorsteuer geltend gemacht werden und die Umsatzsteuer darf in den Rechnungen auch nicht ausgewiesen werden. Zu Einzelheiten siehe Kleinunternehmer.
4.5.3 Steuerberechnung, nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten?
Grundsätzlich wird die Steuer nach "vereinbarten Entgelten" berechnet, d.h. ohne Rücksicht darauf, ob der Kaufpreis gezahlt wurde oder nicht (sog. Sollbesteuerung).
Daneben müssen auch Anzahlungen versteuert werden.
In den verschiedenen Fällen kann das Finanzamt auf Antrag gestatten, die Steuer erst bei Kaufpreisentrichtung anzumelden. (Istbesteuerung)
4.5.4 Erleichtertes Verfahren zur Trennung der Entgelte
Vielen Unternehmern ist eine getrennte Aufzeichnung der Kaufpreise einzelner Waren nach Steuersätzen nicht möglich und auch nicht zumutbar (z.B. Lebensmitteleinzelhandel).
Tatsächlich muss jedoch erkennbar sein, wie sich die Einnahmen bzw. Umsätze des Unternehmens zusammensetzen (steuerfreie Umsätze, Umsätze mit halbem oder vollem Steuersatz).
5. Gewinnermittlung
Der Gewinn eines Unternehmens kann auf unterschiedliche Art und Weise ermittelt werden. Nicht immer ist die Art der Gewinnermittlung gesetzlich vorgeschrieben, sodass insbesondere "Kleine Unternehmen" die für sie günstigere wählen können.
5.1 Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung
Die Gewinnermittlung durch Einnahmenüberschussrechnung ist die einfachste Gewinnermittlung für Unternehmen, die weder nach Handels- noch Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind, insbesondere für Freiberufler oder "kleine Gewerbebetreibende". Stark vereinfacht ausgedrückt werden hier Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Anschaffungskosten des abnutzbaren Anlagevermögens (Betriebs- und Geschäftsausstattung, Inventar usw.) sind auf die Nutzungsdauer zu verteilen und können deshalb, soweit die Anschaffungskosten als Abschreibungen auf das einzelne Wirtschaftsjahr entfallen, nur anteilmäßig als Betriebsausgaben behandelt werden.
Die Einnahmenüberschussrechnung ist auf einem amtlichen Vordruck abzugeben. Nach einem Urteil des FG Münster vom 17.12.2008 - 6 K 2187/08 besteht keine Verpflichtung zur Verwendung des amtlichen Vordrucks. Gegen das Urteil ist die Revision beim BFH unter dem Aktenzeichen X R 18/09 anhängig (siehe im Einzelnen Einnahmenüberschussrechnung).
Anschaffungskosten für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter - bis zur Höhe von 150 EUR, bei Anschaffungen ab 2010 auch von mehr als 410 EUR unter der Voraussetzung der Beachtung besonderer Aufzeichnungspflichten (ohne Mehrwertsteuer) - können sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, geringwertige Wirtschaftsgüter im Werte von mehr als 150 EUR und nicht mehr als 1.000 EUR in jährlich zu bildende Sammelposten einzustellen, wobei der für das einzelne Wirtschaftsjahr gebildete Sammelposten im jeweiligen Erstjahr der Bildung und in den vier folgenden Wirschaftsjahren zu je 1/5 abzuschreiben ist (siehe geringwertige Wirtschaftsgüter).
5.2 Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich
Diese Gewinnermittlung ist wesentlich umfangreicher als die Einnahme-Überschussrechnung, da sie eine Buchführung und einen Jahresabschluss erfordert. Hierbei sind diverse Vorschriften des Handels- und ggf. Steuerrechts zu beachten.
Gewerbetreibende, die nach Handels- oder Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind, müssen ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln. Nicht Buchführungspflichtige haben die Möglichkeit, freiwillig Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen.
Betriebsvermögen ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Wert des aktiven Betriebsvermögens und dem Wert der Schulden, es entspricht im Allgemeinen dem Eigenkapital.
Der Unterschiedsbetrag zwischen dem Betriebsvermögen am Schluss zweier aufeinander folgender Wirtschaftsjahre, erhöht um Entnahmen und vermindert um Einlagen, ergibt den Gewinn. Dieser Gewinn ergibt sich bei doppelter Buchführung auch aus der sog. Gewinn- und Verlustrechnung, in welcher Aufwendungen und Erträge gegenübergestellt werden.
Die Einnahme-Überschussrechnung ist nicht zu verwechseln mit der Gewinn- und Verlustrechnung der doppelten Buchführung: Erträge und Aufwendungen dieser Gewinn- und Verlustrechnung entsprechen nicht unbedingt den Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben der Einnahme-Überschussrechnung.
5.3 Wesentlicher Unterschied beider Gewinnermittlungsarten
Der wesentliche Unterschied beider Gewinnermittlungsarten ist der Zeitpunkt, wann sich erfolgsrelevante Vorgänge auswirken:
bei der Einnahme-Überschussrechnung im Zeitpunkt der Vereinnahmung bzw. Verausgabung (Ausnahmen: Anschaffungskosten für abnutzbare Wirtschaftsgüter, soweit sie nicht geringwertige sind und für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens)
beim Vermögensvergleich bereits in dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören.
Beispiel
Der Kaufmann hat für seinen Lebensmittelladen Anfang Dezember 2009 Ware gekauft, die er erst im Februar des Folgejahres bezahlt.
Bei der Einnahme-Überschussrechnung verringert diese Zahlung den Gewinn 2010, weil der Betrag in 2010 verausgabt wird.
Würde er Bücher führen und Jahresabschlüsse machen, würde der Vorgang bereits 2009 als Aufwand gebucht. Ein zum Jahresende ggf. bestehender Restbestand an Waren wird als Warenbestand zum Jahresabschluss aktiviert und mindert insoweit den Aufwand wieder.
6. Pflichten als Arbeitgeber - Lohnsteuerabzugsverfahren
Der Arbeitnehmer hat vor Beginn des Kalenderjahres oder beim Eintritt in das Beschäftigungsverhältnis die Lohnsteuerkarte seinem Arbeitgeber auszuhändigen. Entsprechend den Angaben auf der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Konfession evtl. Eintragung von Freibeträgen) ist die auf den Arbeitslohn entfallene Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und evtl. Lohnkirchensteuer einzubehalten und für den Arbeitnehmer an das Finanzamt abzuführen. Die Höhe der für den Lohnzahlungszeitraum (in der Regel einen Monat) einzubehaltenden Steuerabzugsbeträge ergibt sich aus der geltenden Lohnsteuertabelle (im Handel erhältlich).
Lohnsteuerkarten werden letztmalig von den Gemeinden für das Kalenderjahr 2010 ausgestellt. Ab 2011 werden die Lohnsteuerkarten durch die Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Verfahren „ElsterLohn II“) abgelöst.
Über die Höhe der insgesamt einzubehaltenden Steuer muss der Arbeitgeber monatlich, vierteljährlich oder jährlich, abhängig von der Höhe der insgesamt einbehaltenen Steuer, eine Lohnsteuer-Anmeldung auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck beim Finanzamt einreichen und die Lohnsteuer abführen.
Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum (§ 41a Abs. 2 Satz 1 und 2 EStG) | |
Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr | Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum |
mehr als 4.000 EUR | monatlich |
mehr als 1.000 EUR, aber nicht mehr als 4.000 EUR | vierteljährlich |
nicht mehr als 1.000 EUR | jährlich |
Hat die Betriebsstätte
nicht während des ganzen vorangegangenen Kalenderjahres bestanden, ist die für das vorangegangene Kalenderjahr abzuführende Lohnsteuer für die Feststellung des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums auf einen Jahresbetrag umzurechnen (§ 41a Abs. 2 Satz 3 EStG);
im vorangegangenen Kalenderjahr noch nicht bestanden, ist die auf einen Jahresbe-trag umgerechnete für den ersten vollen Kalendermonat nach der Eröffnung der Be-triebsstätte abzuführende Lohnsteuer maßgebend (§ 41a Abs. 2 Satz 3 EStG).
Die Lohnsteuer-Anmeldung ist spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums beim Betriebsstättenfinanzamt einzureichen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch die insgesamt einbehaltene und übernommene Lohnsteuer an dieses Finanzamt abzuführen (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG.
Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung zu übermitteln. Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag des Unternehmers auf eine elektronische Übermittlung verzichten. Dann ist die Lohnsteuer-Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben (§ 41a Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG).
Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen. Dort müssen sämtliche Merkmale aus der Lohnsteuerkarte und die Art und Höhe des Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge sowie die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer eingetragen werden.
Das Konto ist am Ende des Kalenderjahres bzw. bei Beendigung eines Dienstverhältnisses abzuschließen.
7. Steuervorauszahlungen
Auf die Steuer, die für das laufende Jahr voraussichtlich geschuldet wird, sind zu bestimmten Stichtagen Vorauszahlungen zu entrichten.
- Einkommen- und Kirchensteuer sowie | 10.3./10.6./10.9./10.12. |
- Gewerbesteuer | 15.2./15.5./15.8./15.11. |
- Umsatzsteuer | - vgl. |
Das Finanzamt setzt die Vorauszahlungen auf die Einkommen- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag durch Vorauszahlungsbescheid fest, bei Unternehmensgründungen regelmäßig entsprechend den Angaben im Eröffnungsfragebogen.
Ändern sich die Verhältnisse, d.h. wird die Steuerschuld wesentlich höher oder geringer ausfallen als bislang erwartet, können die Vorauszahlungen angepasst werden. Sind die Vorauszahlungen auf Grund sinkender Gewinne zu hoch festgesetzt, sollte ein Herabsetzungsantrag gestellt werden. Im umgekehrten Fall besteht keine Verpflichtung einen Antrag auf höhere Vorauszahlungen zu stellen. Für eine höhere Abschlusszahlung sollten jedoch rechtzeitig Rücklagen gebildet werden. Gewerbesteuervorauszahlungen werden von der Gemeinde festgesetzt.
Die Vorauszahlungen werden auf die Jahressteuerschuld angerechnet.
8. Abgabetermine
Steuererklärungen (einschließlich der Erklärung zur gesonderten Feststellung des Gewinnes), die sich auf ein Kalenderjahr beziehen (z.B. Einkommen-, Gewerbe-, Umsatzsteuer) sind spätestens bis zum 31. Mai des Folgejahres abzugeben.
Werden die Steuererklärungen von einem Steuerberater/Steuerbevollmächtigten erstellt, kann diese Frist allgemein bis zum 31. Dezember verlängert werden. Auf Antrag des Beraters kommt im Regelfall eine weitere Frist bis Ende Februar des folgenden Jahres in Betracht.
Darüber hinaus kann die Abgabefrist nur im Einzelfall unter Darlegung konkreter Gründe verlängert werden.
9. Steuerliche Sonderförderungen
Vergleiche hierzu Gründungszuschuss
10. Checkliste zur Existenzgründung
10.1 Die Gründerperson
Haben Sie vor der Gründung genügend Zeit für die notwendigen Vorbereitungen?
Ist es Ihnen möglich, die ersten Monate ohne Entnahmen aus der Firma auszukommen?
Können Sie Mitarbeitern, Kunden und Konkurrenten überzeugend gegenübertreten?
Sind Ihre Fachkenntnisse auf dem neuesten Stand; haben Sie zusätzlich das nötige Wissen im Finanz- und Personalwesen?
10.2 Das Unternehmenskonzept
Haben Sie geprüft, ob Sie an Stelle einer Neugründung ein bestehendes Unternehmen kaufen oder sich daran beteiligen können?
Wodurch unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern? Worauf gründen Sie Ihre Erfolgseinschätzung und worin sehen Sie die Hauptschwierigkeiten für Ihr Projekt?
Wie schwer ist es für Dritte, Gleichwertiges anzubieten?
Welche Rechtsform ist für Ihr Unternehmen am besten geeignet?
Nennen Sie Ihre Umsatz- und Kostenerwartungen für die ersten 3 Jahre.
10.3 Marktpotenzial und Wettbewerb
Welche Zielgruppen kommen für Sie in Frage und können Sie abschätzen, wie groß das Absatzpotenzial in der angestrebten Marktnische ist?
Wird langfristig eine ausreichende Nachfrage nach Ihren Produkten/Leistungen bestehen oder ist eine Veränderung zu erwarten?
Wodurch wird das Kundenverhalten Ihrer Zielgruppe wesentlich beeinflusst? Welche Maßnahmen sind geeignet, eine Kaufentscheidung zu Ihren Gunsten herbeizuführen?
Wissen Sie, wie groß Ihre Konkurrenz ist, was sie unternimmt und worin ihre Stärken und Schwächen liegen?
Werden Sie auch in Zukunft genügend Zeit haben, um sich über die Entwicklung Ihres Fachgebietes zu informieren?
10.4 Standort und Betriebsgröße
Haben Sie verschiedene Standorte kritisch auf ihre Vorund Nachteile untersucht (z.B. hinsichtlich Kundennähe, Verkehrsverbindung, Standorte der Konkurrenz, Miet- und Kaufpreise, behördliche Auflagen, Erweiterungsmöglichkeiten oder Betriebe mit ergänzendem Sortiment)?
Haben Sie dafür gesorgt, dass Sie sich nicht mit langfristigen Verträgen binden, die Ihren mittelfristigen Interessen entgegen laufen?
Wie viel Mitarbeiter welcher Qualifikationsstufe müssen sofort oder im nächsten Jahr eingestellt werden? Sind sie verfügbar?
10.5 Die Finanzierung
Haben Sie sich über die öffentlichen Finanzierungshilfen informiert?
Verfügen Sie über computergestützte finanzwirtschaftliche Unternehmenspläne (Investitions-, Finanzierungs-, Umsatz-, Kosten-, Mindestgewinn- und Liquiditätsplan)?
Enthält Ihr Finanzplan genügend Reserven für Unvorhergesehenes?
