Reisekosten

1.1 Allgemeines ( R 9.4 LStR )

Der steuerliche Begriff der Reisekosten umfasst Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten, die anlässlich einer Auswärtstätigkeit anfallen.

Reisekostenvergütungen (= Ersatzleistungen) an Arbeitnehmer sind steuerfrei, soweit bestimmte Höchstbeträge nicht überschritten werden. Ersetzt der Arbeitgeber die Aufwendungen nicht, kann der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Steuererklärung entsprechend Werbungskosten absetzen. Werden sie aus öffentlichen Kassen nach reisekostenrechtlichen Vorschriften des Bundes und der Länder gezahlt, sind sie nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei, auch wenn die nachfolgend näher beschriebenen Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Davon ausgenommen sind Ersatzleistungen für Verpflegungsmehraufwand. Insoweit bleiben auch die Zahlungen aus öffentlichen Kassen nur noch steuerfrei, soweit sie die steuerlich zulässigen Pauschbeträge nicht übersteigen. (§ 4 Abs. 5 Satz 1 EStG). Werden Reisekostenvergütungen von privaten Arbeitgebern gezahlt, sind sie nach § 3 Nr. 16 EStG im Rahmen bestimmter Höchstbeträge unter den nachfolgenden Bedingungen steuerfrei.

Die steuerliche Auswirkung der Pkw-Nutzung eines Unternehmers wird in Abschnitt 3 beschrieben.

1.2 Begriffsbestimmungen

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten vorübergehend tätig wird.

Die Tätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer voraussichtlich an die regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird. Für das Vorliegen einer Auswärtstätigkeit ist keine Mindestentfernung von Wohnung oder regelmäßiger Arbeitsstätte erforderlich.

Keine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes (z.B. Werksgelände) tätig wird. Auch ist weiterhin die Rechtsprechung des BFH zu Umwegfahrten auf dem Weg von der Wohnung zur regelmäßigen Arbeitsstätte zu beachten (BFH, 12.10.1990 - VI R 165/87, BStBl II 1991, 134). Danach liegt eine Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vor, wenn die Fahrt gleichzeitig zu dienstlichen Verrichtungen durch den Arbeitnehmer genutzt wird, z.B. für die tägliche Fahrt zur Post oder zur Bank. Der Umweg muss gering sein und darf vor allem den Charakter der Fahrt als Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht wesentlich beeinflussen. Hierbei ist vor allem auf die Dauer und die Art der dienstlichen Verrichtung abzustellen. Unabhängig davon, dass die Aufwendungen für die regelmäßige Fahrtstrecke nur mit der Entfernungspauschale berücksichtigt werden können, ist die Umwegstrecke als Auswärtstätigkeit zu werten. Das dürfte regelmäßig lediglich Einfluss auf die anzusetzenden Fahrtkosten haben, da bei geringfügigen Erledigungen, die den Charakter der Fahrt nicht wesentlich beeinflussen, regelmäßig nicht die für die Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwand erforderliche Abwesenheitsdauer erreicht wird.

1.3 Regelmäßige Arbeitsstätte

Eine regelmäßige Arbeitsstätte im Sinne von R 9.4 Abs. 3 LStR ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers. Eine weiträumige Arbeitsstätte kann vorliegen bei einem zusammenhängenden Gelände des Arbeitgebers, z.B. größeres Werksgelände (BFH, 18.06.2009 - VI R 61/06, BStBl. II 2010, 5).

Ein weiträumiges Arbeitsgebiet ohne jede ortsfeste, dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, wie etwa ein ausgedehntes Waldgebiet, ist nach BFH-Urteil vom 17.06.2010 - VI R 20/09keine regelmäßige Arbeitsstätte.

Die Vorschriften zu den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kommen dann nicht zur Anwendung, wenn ein Arbeitnehmer bei einem Kunden des Arbeitgebers längerfristig eingesetzt ist. Die Finanzverwaltung wendet die hierzu ergangenen Urteile an (BMF, 21.12.2009 - IV C 5 - S 2353/07/10010, s. auch Regelmäßige Arbeitsstätte). In R 9.4 Abs. 3 Satz 5 LStR wird klargestellt, dass betriebliche Einrichtungen von Kunden des Arbeitgebers unabhängig von der Dauer der dortigen Tätigkeit keine regelmäßigen Arbeitstätten seiner Arbeitnehmer sind, wenn die Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses zu ihrem Arbeitgeber mit wechselnden Tätigkeitsstätten rechnen müssen. Die betriebliche Einrichtung des Kunden des Arbeitgebers kann unabhängig von der Dauer des Einsatzes nur dann eine regelmäßige Arbeitsstätte sein, wenn der Arbeitgeber dort über eine eigene Betriebsstätte verfügt (BFH, 13.06.2012 - VI R 47/11).

Praxistipp:

1.4 Fahrtätigkeit

Eine Fahrtätigkeit üben Arbeitnehmer aus, die ihre regelmäßige Arbeitsstätte auf bzw. in einem Fahrzeug haben, z.B. Kraftfahrer, Busfahrer und Zugschaffner.

Ab 2008 geht der Begriff "Fahrtätigkeit" in der Definition Auswärtstätigkeit auf.

1.5 Einsatzwechseltätigkeit

Eine Einsatzwechseltätigkeit ist bei Arbeitnehmern gegeben, die ihre individuelle berufliche Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstellen ausüben (z.B. Arbeitnehmer im Bau- oder Montagegewerbe, Kundendienstmonteure).

Ab 2008 geht der Begriff Einsatzwechseltätigkeit in der Definition Auswärtstätigkeit auf ( R 9.4 Abs. 2 LStR ).

2.1 Fahrtkosten (R 9.5 LStR )

Fahrkosten können in der vom Arbeitnehmer nachgewiesenen Höhe steuerfrei ersetzt odert als Werbungskosten berücksichtigt werden. Die Zahlung von Pauschvergütungen ohne Rücksicht auf den Umfang der tatsächlich ausgeführten Fahrten für einen bestimmten Zeitraum ist jedoch nicht steuerfrei.

Benutzt ein Arbeitnehmer einen eigenen PKW, können ihm die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten oder pauschal 0,30 EUR für jeden gefahrenen Kilometer steuerfrei ersetzt werden. Zu den tatsächlichen Kosten gehören neben den laufenden Kosten die Abschreibung sowie Finanzierungskosten zur Anschaffung des Fahrzeugs. Der Pauschalsatz enthält keine anfallenden Parkgebühren oder Unfallkosten, welche ggf. zusätzlich steuerfrei erstattet werden können.

Beim BVerfG ist eine Verfassungsbeschwerde anhängig, ob der Ansatz von 0,30 EUR zu gering ist. In Baden-Württemberg werden 0,35 EUR je km an die dortigen Landesbediensteteten steuerfrei gezahlt (Az. der Verfassungsbeschwerde: 2 BvR 1008/11).

Nach Reisekostengrundsätzen können folgende Fahrtkosten steuerfrei erstattet werden:

• Hin- und Rückfahrt zwischen Wohnung und auswärtiger Tätigkeitsstätte,

• Fahrten zwischen auswärtiger Unterkunft und auswärtiger Tätigkeitsstätte,

• Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten innerhalb desselben Dienstverhältnisses,

• Fahrten zwischen mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten innerhalb desselben Dienstverhältnisses und

• Fahrten innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgeländes.

Eine steuerfreie Erstattung ist bei einer Einsatzwechseltätigkeit für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzwechselstelle möglich.

Bei einer Fahrtätigkeit können die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, Standort, Fahrzeugdepot nicht steuerfrei ersetzt werden, jedoch ist eine Pauschalversteuerung mit 15 % möglich (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG).

Einzelheiten siehe Auswärtstätigkeit, Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit. Zum Vorsteuerabzug vgl. Reisekosten-Vorsteuerabzug .

2.2 Leasingsonderzahlungen

Verwendet ein Arbeitnehmer einen geleasten PKW für Auswärtstätigkeiten und macht er dafür die tatsächlichen Kosten geltend, kann nach der Rechtsprechung des BFH eine bei Leasingbeginn zu erbringende Sonderzahlung in Höhe der anteiligen beruflichen Nutzung des PKW zu den sofort abziehbaren Werbungskosten gehören. Soweit allerdings der Arbeitnehmer den PKW auch für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einsetzt, ist die Leasingsonderzahlung in Höhe des Anteils für diese Fahrten durch die Entfernungspauschale abgegolten (BFH, 15.04.2010 - VI R 20/08). Der BFH hat zudem klargestellt, dass der sofortige steuerliche Abzug der Leasingsonderzahlung in Höhe des auf die Auswärtstätigkeit entfallenden Nutzungsanteils nicht in Betracht kommt, soweit der Arbeitnehmer während der Laufzeit des Leasingvertrags die Kraftfahrzeugkosten nach pauschalen Kilometersätzen (0,30 EUR je Entfernungskilometer) geltend macht. Im Falle der Pauschalbetragsrechnung seien nämlich ebenfalls sämtliche mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Kosten abgegolten.

Es ist auch zu beachten, dass die Leasingsonderzahlung ggf. Anschaffungskosten für den Eigentumserwerb oder das Nutzungsrecht des PKW darstellt, sodass in diesem Fall die Kosten nur über die AfA abgesetzt werden könnten.

2.3 Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR)

Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR) können nur in Form von Pauschalen geltend gemacht werden. Ferner ist eine Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Arbeitnehmern mit regelmäßiger Arbeitsstätte längstens für 3 Monate möglich.

Bei Auswärtstätigkeiten von einer Dauer bis zu 8 Stunden können keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.

Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, ob die Pauschalen zu einer unzutreffenden Besteuerung führen.

Zum Vorsteuerabzug vgl. Vorsteuerabzug - Reisekosten.

Wird die Verpflegung ganz oder teilweise unentgeltlich gewährt (z.B. der Arbeitnehmer wird zum Essen eingeladen oder erhält kostenlose Gemeinschaftsverpflegung), erfolgt keine Kürzung für die aus Anlass der Tätigkeit gewährten Mahlzeiten.

Werden dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung hin von einem Dritten Mahlzeiten im Rahmen der Auswärtstätigkeit kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellt, so kann hierfür der amtliche Sachbezugswert für die Mahlzeit angesetzt werden (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR ). Dieser beträgt 2012 für ein Frühstück 1,57 EUR und für ein Mittagessen bzw. Abendessen in 2012je 2,87EUR. Der Ansatz erfolgt jedoch nur insoweit, als der Arbeitnehmer für die Mahlzeit weniger bezahlt, als die vorgenannten Werte.
Im Übrigen kann alternativ eine Bewertung mit den tatsächlichen Aufwendungen vorgenommen werden.
Wegen der Möglichkeit zur Pauschalierung der Lohnsteuer auf Verpflegungszuschüsse vgl. § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG und Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung.

Die ab 01.01.2012 geltenden Auslands-Pauschbeträge sind dem BMF-Schreiben vom 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002 zu entnehmen.

2.4 Übernachtungskosten (R 9.7 LStR)

Übernachtungskosten (R 9.7 LStR) sind ebenfalls Reisekosten. Es können die nachgewiesenen Übernachtungskosten ersetzt werden. Bei Auswärtstätigkeiten können pauschal 20 EUR je Inlands-Übernachtung erstattet werden, wenn der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht aus dienstlichen Gründen unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat. Für Auslandsreisen gelten die vom BMF bekanntgegebene Pauschbeträge (Pauschbeträge ab 2010: BMF, 17.12.2009 - IV C 5 - S 2353/08/10006). Die ab 01.01.2012 geltenden Pauschbeträge sind dem BMF-Schreiben vom 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002 zu entnehmen.

Bei einer Fahrtätigkeit ist jedoch die Zahlung des Pauschbetrages für eine Übernachtung im Fahrzeug nicht zulässig. Pauschal können hier aber 5 EUR je Übernachtung für in Raststätten anfallende Kosten berücksichtigt werden.

Als Werbungskosten kann der Arbeitnehmer nur die tatsächlich entstandenen, nachgewiesenen Übernachtungskosten geltend machen, sofern diese ihm nicht vom Arbeitgeber erstattet werden; eine Pauschale ist bei den Werbungskosten nicht gegeben.

2.5 Reisenebenkosten

Reisenebenkosten (z.B. Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Telefon) können in der nachgewiesenen Höhe erstattet werden. Zusätzlich zu den nach den bisher geltenden Regelungen erstattungsfähigen Aufwendungen können die Beiträge für eine Unfallversicherung, die ausschließlich Berufsunfälle auf einer Dienstreise abdeckt, abgezogen werden.

Die Erstattung von Kosten für eine Reisegepäckversicherung durch den Arbeitgeber ist nur dann steuerfrei möglich (§ 3 Nr. 16 EStG), wenn ausschließlich das Risiko für Dienstreisen versichert ist (BFH, 19.02.1993 - VI R 42/92, BFH/NV 1993, 153).

Praxistipp:

Als steuerfreie Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber unter bestimmten Umständen auch Schadensersatz für den Verlust oder die Beschädigung von privaten Gegenständen auf einer Dienstreise leisten. Allerdings setzt die Steuerbefreiung voraus, dass die abhanden gekommenen oder beschädigten Gegenstände im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers mitgeführt wurden. Das kann jedoch nur angenommen werden, wenn es sich um solche privaten Gegenstände des Arbeitnehmers handelt, die ansonsten der Arbeitgeber hätte zur Verfügung stellen müssen. In Betracht kommen z.B. das private Kfz des Arbeitnehmers, Personalcomputer u.ä., nicht dagegen bürgerliche Kleidung, private Wertsachen, Bargeld usw.

Zum Nachweis reicht die bloße Behauptung des Arbeitnehmers, der Schaden habe sich anlässlich einer Dienstreise ereignet, nicht aus. Bei Diebstählen ist regelmäßig eine polizeiliche Anzeige erforderlich, die zum Lohnkonto genommen werden sollte. Bei Schäden müssen Unterlagen darüber vorgelegt werden, dass ein Schadensersatzanspruch beim Schädiger nicht durchzusetzen war.

Der steuerfreie Ersatz ist beschränkt auf die Kosten zur Behebung des Schadens bzw. des fiktiven Buchwerts des gestohlenen oder zerstörten Gegenstandes. Wird der Neuwert oder ein zusätzlicher Betrag z.B. für einen merkantilen Minderwert gezahlt, liegt insoweit steuerpflichtiger Arbeitslohn vor (vgl. BFH, 30.11.1993 - VI R 21/92, BStBl II 1994, 257).

Für eine Übersicht über die Abgrenzung von Reisekosten siehe

Reisekosten - Übersicht,

zu Übernachtungskosten Übernachtungskosten - Übersicht.

Zum Vorsteuerabzug bei Reisekosten siehe Reisekosten - Vorsteuerabzug.