Leitfaden
Zeitnahe Betriebsprüfung
gemeinsam schneller − schneller erfolgreich
durch
Jahrestaktprüfungen
Steuerliche Betriebsprüfungen erstrecken sich derzeit meist auf einen Zeitraum von drei (und mehr) Jahren. Vor allem in größeren Betrieben und Konzernen umfassen diese Prüfungsjahre oft weit zurückliegende Zeiträume.
Stand: März 2009
Ziel der zeitnahen Betriebsprüfung ist es,
− möglichst gegenwartsnahe Prüfungszeiträume zu untersuchen,
− eine Angleichung der Prüfungszeiträume der Finanzämter für Großbetriebsprüfung an die Zeiträume der Amtsbetriebsprüfung und somit
− eine Verkürzung der Prüfungsdauer bei den Großbetrieben zu erreichen.
Die Erreichung dieser Ziele setzt den Willen zur Kooperation (Compliance) zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung voraus. Bei kooperationsbereiten Unternehmen wird die Finanzverwaltung alle Möglichkeiten ausschöpfen, um das gemeinsame Ziel der größeren Gegenwartsnähe zu realisieren.
Eine zeitnahe Betriebsprüfung bietet gegenüber der Prüfung weit zurückliegenden Prüfungszeiträumen erkennbare wirtschaftliche Vorteile:
− Unternehmen gewinnen im Hinblick auf die Beurteilung steuerlich relevanter Vorgänge durch die Finanzverwaltung schneller Rechts− und Planungssicherheit.
− Unternehmen erlangen frühzeitig Sicherheit über mögliche Nachzahlungspflichten; die Gefahr antizyklischer Steuernachforderungen − in schlechten Jahren werden Steuern für ertragreiche Jahre fällig − wird reduziert bzw. vermieden.
− Das Problem sehr hoher, steuerlich nicht abzugsfähiger Nachzahlungszinsen entfällt.
Zusammengefasst können die genannten Aspekte eine positive Ausstrahlung auf die Position der Unternehmen am Kapitalmarkt bewirken.
Weitere Vorteile: Die Aufarbeitung aktueller Zeiträume gestaltet sich relativ problemfrei. Aufzuklärende Sachverhalte sind noch besser in Erinnerung und Anfragen der Betriebsprüfung können mit wenig Aufwand erledigt werden. Das bei lange zurückliegenden Prüfungssachverhalten erforderliche, mühsame und zeitaufwändige Rekonstruieren anhand von alten Belegen und Verträgen mit nicht mehr gebräuchlicher Software entfällt. Die nachteiligen steuerlichen Folgen einer mangelnden Sachaufklärung werden vermieden.
Personen, die prüfungsrelevante Sachverhalte bearbeitet haben, stehen bei der Untersuchung gegenwartsnaher Prüfungszeiträume noch für erforderliche Auskünfte zur Verfügung. Die Nachteile einer Personalfluktuation im Unternehmen verlieren bei der Prüfung gegenwartsnaher Jahre an Bedeutung.
Die Ziele der zeitnahen Betriebsprüfung können durch die Einführung einer Jahrestaktprüfung erreicht werden.
Im Folgenden ist beispielhaft beschrieben, unter welchen Voraussetzungen eine Jahrestaktprüfung stattfinden kann.
Dieser Leitfaden versteht sich als Anleitung und nicht als Vorgabe.
Unabdingbar sind jedoch die bundesweit abgestimmten Voraussetzungen:
− Abgabe einer unterschriebenen Steuererklärung, − Erstellung eines Prüfungsberichtes und − die Rechte der Bundesbetriebsprüfung dürfen
durch die Jahrestaktprüfung nicht eingeschränkt
werden.
Was kann die Finanzverwaltung tun?
Vorausschauende Prüfungsplanung Wird von einem Unternehmen Interesse an einer Jahrestaktprüfung signalisiert, analysiert der Prüfungsdienst die weitere Vorgehensweise und nimmt mit dem Unternehmen Kontakt auf. Bei Fällen in der Zuständigkeit der Finanzämter für Großbetriebsprüfung ist das Veranlagungsfinanzamt mit einzubeziehen. Die Federführung liegt beim Prüfungsamt.
Wird die Abgabe der Steuererklärungen für einen bestimmten Zeitraum zu einem bestimmten Termin durch das Unternehmen zugesagt, wird dies von den Prüfungsstellen im Rahmen des Möglichen bei der Prüfungsplanung berücksichtigt.
Personelle Ausstattung Die Betriebsprüfungsstellen setzen nach Bedarf Prüferteams ein, die sich aus Großbetriebsprüfern sowie Fachprüfern (Auslandssachverhalte, betriebliche Altersversorgung, …) zusammensetzen. Daneben werden Lohnsteueraußenprüfer − soweit dies möglich ist − zeitgleich eingesetzt.
Festlegung von Prüfungsschwerpunkten und frühzeitige Mitteilung an das Unternehmen Die Betriebsprüfung bildet innerhalb angemessener Zeit Prüfungsschwerpunkte, die dem Unternehmen − bezogen auf die einzelnen Gesellschaften gebündelt − mitgeteilt werden. Eine Erweiterung der Prüfungsschwerpunkte findet in der Regel nur noch um solche Prüffelder statt, die sich aus der Prüfung der gebildeten Schwerpunkte ergeben. Drängen sich während der Prüfung neue bedeutsame Prüffelder auf, so besteht grundsätzlich die Möglichkeit, diese zu überprüfen. Die Prüfungsdienste erwägen in diesem Fall die Kürzung weniger bedeutsamer Prüffelder.
Zeitliche Planung In allen Fällen einer Jahrestaktprüfung ist anzustreben, zügiger als bisher die Prüfung zu beginnen und durch die Beschleunigung der Prüfungsabläufe schneller zu ihrem Abschluss zu kommen.
Durch eine Bündelung der Anfragen an das Unternehmen kann eine weitere Beschleunigung bewirkt werden, soweit mit dem Unternehmen eine entsprechend lange Zeit zur Erledigung der Anfragen vereinbart wird. Diese Zeitspanne kann der Prüfer evtl. für andere Fälle verwenden.
Umgehende Änderung der Steuerbescheide Nach Abschluss der Betriebsprüfung werden die im Bericht vermerkten Feststellungen unmittelbar nach Ergehen des Berichts in Steuerbescheide umgesetzt.
Was kann das Unternehmen tun?
Ansprechpartner Für die Dauer der Betriebsprüfung sollte ein entscheidungsbefugter Ansprechpartner aus dem Unternehmen zur Verfügung stehen, über den alle Anfragen und Anforderungen der Betriebsprüfung laufen. Er ist verantwortlich für deren zeitnahe Beantwortung und Erledigung und sollte von der Geschäftsleitung mit den entsprechenden Vollmachten ausgestattet sein, um dieses Ziel auch gegenüber anderen Abteilungen des Unternehmens durchsetzen zu können. Für die Dauer der Betriebsprüfung sollte der Ansprechpartner von zeitintensiven laufenden Arbeiten im Unternehmen weitestgehend entlastet werden.
Unterlagen für die Betriebsprüfung
Zu Beginn einer Betriebsprüfung müssen vorliegen: − Unterschriebene Steuererklärungen − Unterschriebene Handels− und Steuerbilanzen − Abschlussunterlagen aus dem Bereich Rech−
nungswesen − Anpassung an vorangegangene Betriebsprüfungen
durch Bilanzpostenmethode − Wirtschaftsprüfungsberichte − Gesellschaftsrelevante Vertragsunterlagen − Selbstauskunft des Unternehmens zu steuerlichen
Risiken Bei Konzernen gilt dies für alle zugehörigen Firmen und unabhängig von dem zu prüfenden Wirtschaftsjahr.
Steuerliche Selbstauskunft
Das Unternehmen gibt der Betriebsprüfung Informa− tionen über Änderungen aus gesellschaftsrechtlicher und wirtschaftlicher Sicht mit steuerlicher Relevanz (z. B. Gesellschafterwechsel, Umstrukturierungsmaßnahmen,
zugehörigen entscheidungserheblichen Unterlagen vor. Ein Muster zur steuerlichen Selbstauskunft liegt an.
Soweit das Unternehmen elektronische Informations− quellen nutzt oder auf diesem Weg Informationen austauscht, ist nach Absprache mit der Betriebsprüfung zu Beginn der Prüfung ein entsprechender Zugang einzurichten (z. B. Internet− und Intranetzugang).
Datenzugriff Ein uneingeschränkter elektronischer Datenzugriff nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) muss sichergestellt sein, und zwar bis zum aktuellen Prüfungstag (keine Beschränkung auf den Prüfungszeitraum). Dies kann Rückfragen durch die Prüfer vermeiden.
Durch die Einsichtnahme in die aktuellen Daten können Dauersachverhalte schneller geklärt werden; bei einer nachfolgenden Prüfung brauchen diese nicht mehr aufgegriffen zu werden. Die Zugriffsberechtigungen sollten mindestens den Festlegungen der Prüferrolle nach den Empfehlungen der Deutschsprachigen SAP− Anwendergruppe (DSAG) oder − bei anderen Systemen − einem vergleichbaren Umfang entsprechen. Die Modalitäten des Datenzugriffs werden je nach Lage des Einzelfalls gesondert vereinbart.
Für Fragen zu den Benutzeroberflächen (z.B. SAP− Benutzeroberfläche) oder zu technischen Problemen soll ein direkter Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Nur so ist ein reibungsloser Ablauf des Datenzugriffs gewährleistet.
Fristen
Nur durch eine schnelle Beantwortung der Anfragen ist eine Betriebsprüfung innerhalb einer verhältnismäßig kurzen Zeitdauer zu erreichen. Daher sind alle Abteilungen des Betriebs gehalten, die Anfragen durch die Betriebsprüfung umgehend zu beantworten. Hierzu soll für jede Anfrage ein Erledigungstermin festgelegt werden. Die Beantwortung der Anfrage soll im Regelfall vier Wochen nicht überschreiten. Sobald das Unternehmen die Anfrage beantwortet bzw. die Unterlagen vorgelegt hat, soll die endgültige Bearbeitung durch die Betriebsprüfung erfolgen. Fachprüfer sind ggf. hinzuzuziehen.
Regelmäßige gemeinsame Besprechungen Besprechungen fördern die Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung. Auftretende Probleme können direkt besprochen und Missstände beseitigt werden. Die erste gemeinsame Besprechung soll bereits vor dem eigentlichen Beginn der Betriebsprüfung stattfinden. Zweckmäßig ist ein Austausch beider Parteien über die Zeitplanung, die Größe des Prüferteams, das Kennen− lernen der Ansprechpartner. Im Laufe der Betriebs− prüfung sind regelmäßige Zwischenbesprechungen durchzuführen, in denen unter Teilnahme von
Ist ein Sachverhalt abschließend ermittelt und stimmt das Unternehmen der Behandlung durch die Betriebsprüfung zu, so ist eine Prüfungsmitteilung zu fertigen; die Änderung ist umgehend in die Prüferbilanzen aufzunehmen (laufende Fortschreibung der Prüfungsfeststellungen).
Angleichungsbuchungen (−Prüferbilanz−) Die Steuerbilanzen sind durch das Unternehmen zu er− stellen und zeitnah an die Ergebnisse der Betriebsprü− fung anzupassen. Optimal ist eine regelmäßige fortlau− fende Einarbeitung der Prüfungsfeststellungen. Gegebenenfalls ist ein entsprechendes Softwarepro− gramm von der Firma herzustellen oder zu erwerben, das zur Bearbeitung und Nachverfolgung von Anglei− chungsbuchungen genutzt werden kann.
Maßnahmen bei Störungen Für den Fall, dass vereinbarte Regelungen nicht einge− halten werden, muss für beide Seiten die Möglichkeit bestehen, direkt mit einem Entscheidungsträger Kontakt aufzunehmen, um Störungen abzuhelfen. Die Vorge− hensweise kann im Vorhinein in einem gemeinsamen Eskalationsmanagement festgelegt werden.
Stand: März 2009 Änderungen vorbehalten
Oberfinanzdirektion Hannover Steuerfachabteilung Oldenburg Am Festungsgraben 1 26135 Oldenburg
Der Text wurde zu großen Teilen übernommen aus den Informationen der Oberfinanzdirektion Koblenz : „Eckpunkte für die Durchführung einer zeitnahen Prüfung von Großbetrieben und Konzernen“
Muster zur steuerlichen Selbstauskunft
Steuerliche Selbstauskunft für die Firma XXX
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Rahmen der Jahrestaktprüfung für die Veranlagungszeiträume xxxx / xxxx gebe ich Ihnen für die im Betreff genannte Firma die nachfolgend aufgeführten Informationen:
1. Änderungen aus gesellschaftsrechtlicher und wirtschaftlicher Sicht mit steuerlicher Relevanz (ggf. als Anlage)
2. Erläuterung der folgenden aus meiner Sicht prüfungsrelevanten Sachverhalte (ggf. als Anlage)
3. Vorlage der steuerlich bedeutsamen Verträge und Unterlagen (beispielhafte Aufzählung)
Verträge über Umwandlungen und Verschmelzungen
Unternehmenskauf− und −verkaufsverträge, Kaufverträge über Beteiligungen aller Art
Verträge bei Neugründungen von Unternehmen / Eintragungen im Handelsregister
Betriebsführungs− und Überlassungsverträge
Gesellschaftsrechtliche Verträge aller Art wie z.B.: Aufnahme und Ausscheiden von Gesellschaftern aus Personengesellschaften (PersG), Veränderungen von Beteiligungsquoten an PersG, Kapitalerhöhungen, Kapitalherabsetzungen, Einbringungen gegen Gesellschaftsrechte, neu abgeschlossene Gesellschaftsrechte, Gewinnausschüttungsbeschlüsse
Verträge mit ausländischen Tochtergesellschaften aller Art
Grundstückskaufverträge
Konzernbilanzen / Konzernbilanzierungsrichtlinien
Bilanzen (HB I und II), WP−Berichte der Auslandsgesellschaften
Dokumentation der Verrechnungspreise
Funktionsverlagerungen
Gutachten über die Bildung von Pensionsrückstellungen
Miet− und Pachtverträge, Darlehens− und Finanzierungsverträge mit / zwischen Konzerngesellschaften
Berechnungsunterlagen bei der Neubildung oder Veränderung von Rückstellungen
Dokumentation / Berechnungsunterlagen bei der Änderung der Bewertungen im Bereich des Anlagevermögens und Umlaufvermögens sowie bei den Verbindlichkeiten
Belege zu Investitionszulagen
Quelle: OFD Hannover
Siehe auch http://www.steuerschroeder.de/Betriebspruefung.html