Kassenpflicht in Deutschland: Was Sie wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2020 gelten in Deutschland neue Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Diese betreffen sowohl die Hardware als auch die Software und dienen dem Ziel, die Manipulationsmöglichkeiten bei der Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen zu minimieren.

Was sind die wichtigsten Neuerungen?

  • Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Alle Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein. Diese sorgt dafür, dass die aufgezeichneten Daten unveränderlich und fälschungssicher sind.
  • Digitale Schnittstelle (DSFinV-K): Die aufgezeichneten Daten müssen in einem standardisierten Format vorliegen und können über die DSFinV-K an die Finanzverwaltung übermittelt werden.
  • Belegausgabepflicht: Kassensysteme müssen grundsätzlich einen gedruckten Beleg mit den wichtigsten Transaktionsdaten erstellen.
  • An- und Abmeldung beim Finanzamt: Kassensysteme und TSE müssen beim Finanzamt an- und bei Außerbetriebnahme abgemeldet werden.

Welche Fristen gelten?

  • Neuanschaffung: Seit dem 1. Januar 2020 dürfen nur noch Kassensysteme in Verkehr gebracht werden, die die neuen Anforderungen erfüllen.
  • Nachrüstung: Bestehende Kassensysteme müssen bis zum 31. Dezember 2023 mit einer TSE nachgerüstet werden, sofern dies technisch möglich ist. Ist eine Nachrüstung nicht möglich, können die Geräte unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2022 weiterverwendet werden.

Was sind die Konsequenzen bei Verstößen?

Verstöße gegen die neuen Anforderungen an die Kassenführung können als Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern geahndet werden. Darüber hinaus kann die Finanzverwaltung bei fehlerhafter Kassenführung die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Welche Hilfen gibt es?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stellt auf seiner Website eine Liste zertifizierter TSE zur Verfügung. Zudem bietet die Finanzverwaltung auf ihren Websites Informationen und Hilfestellungen rund um die neuen Kassensysteme an.

Fazit

Die neuen Anforderungen an Kassensysteme in Deutschland bringen eine Reihe von Veränderungen mit sich. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den neuen Regelungen vertraut machen und die notwendigen Maßnahmen zur Umsetzung ergreifen.

Verfahrensdokumentation und Steuerberatung

Einführung: Die Anforderungen an Unternehmen, speziell im Hinblick auf die Dokumentation betrieblicher Prozesse, haben sich durch fortschreitende Digitalisierung und technologische Entwicklungen erheblich verändert. Die Finanzverwaltungen legen immer größeren Wert auf eine ordnungsgemäße und verlustfreie Dokumentation dieser Prozesse, bekannt unter dem Begriff „Verfahrensdokumentation„. Diese ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern bietet auch erhebliche Potenziale für die Steuerberatung, sich von traditionellen Dienstleistungen hin zu proaktiver Prozessberatung weiterzuentwickeln.

Aktuelle Situation: Früher war das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation bei Prüfungen eher eine Seltenheit, heute ist sie ein Standardanforderung in den meisten Bundesländern. Dies führt oft zu Frustration bei Mandanten, die den Nutzen hinter der geforderten Bürokratie nicht sehen. Hier setzt das Potenzial für Steuerberater an, diese Anforderungen in greifbare Vorteile für den Mandanten umzuwandeln.

Mehrwerte der Verfahrensdokumentation: Eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation kann weit über die bloße Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinausgehen. Sie ermöglicht eine klare Darstellung und Optimierung interner Abläufe, was nicht nur zur Effizienzsteigerung beiträgt, sondern auch Risiken minimiert und Compliance sicherstellt. Hieraus ergeben sich neue Beratungsfelder für Steuerberater, die sich positiv auf die Mandantenbeziehung und das eigene Geschäft auswirken können.

Anwendung in der Praxis: In der Praxis umfasst die Verfahrensdokumentation folgende Bereiche:

  • Kassenführung: Dokumentation aller Vorgänge an Kassen und ähnlichen Systemen.
  • Belegablage: Vom Eingang über die Erfassung bis zur Archivierung von Belegen.
  • Ersetzendes Scannen: Revisionssichere Archivierung und Vernichtung von Belegen.
  • Unternehmensprozesse: Dokumentation der Zugangskontrollen und des Umgangs mit sensiblen Daten.

Vorteile für Steuerberater: Durch die Einbindung in die Erstellung und Überprüfung der Verfahrensdokumentation können Steuerberater ihren Mandanten zusätzliche Dienstleistungen anbieten. Dies reicht von der Grundberatung zur Einrichtung der Systeme bis hin zur fortlaufenden Überprüfung und Anpassung der Dokumentation. Darüber hinaus können Steuerberater als strategische Partner agieren, die nicht nur bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben unterstützen, sondern auch bei der Optimierung von Geschäftsprozessen.

Schlussfolgerung: Die Verfahrensdokumentation stellt ein zentrales Element in der modernen Unternehmensführung und Steuerberatung dar. Sie bietet Steuerberatern die Möglichkeit, ihr Dienstleistungsangebot zu erweitern und den Mandanten einen echten Mehrwert zu liefern.

Vermeidung einer Hinzuschätzung wegen formeller Mangelhaftigkeit der Buchhaltung

In der betrieblichen Praxis stellt die Überlassung digitaler Buchhaltungsdaten an den Beginn einer steuerlichen Betriebsprüfung oft eine Herausforderung dar, besonders wenn die Buchhaltungssysteme nicht über eine herkömmliche IDEA-Schnittstelle verfügen. In solchen Fällen ist eine technische Verfahrensdokumentation von entscheidender Bedeutung, um mögliche Schätzungen aufgrund formeller Mängel zu vermeiden.

Bedeutung der Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation dient als Nachweis darüber, dass ein Unternehmen seine Buchführungspflichten ordnungsgemäß erfüllt. Sie muss den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens klar darstellen. Dies ist besonders wichtig, da die Finanzverwaltung bei DV-gestützten Buchführungen den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO verlangt.

Ausnahmen und Flexibilität

Interessanterweise wird das Fehlen der Verfahrensdokumentation nicht automatisch beanstandet, sofern die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung dadurch nicht beeinträchtigt werden. Das bietet Unternehmen etwas Spielraum, wobei im Falle einer unvollständigen Verfahrensdokumentation alternative Dokumentationsansätze als Ausweg dienen können, um formelle Mängel zu entkräften.

Technische Umsetzung und IDEA-Verknüpfung

Für Unternehmen mit atypischen ERP-Systemen wird empfohlen, spezifische IDEA-Anleitungen zu entwickeln, die an die besonderen technischen Gegebenheiten angepasst sind. Diese Maßnahme kann dazu beitragen, eine regressive Schätzung durch die Finanzverwaltung aufgrund formeller Mängel zu vermeiden.

Praktische Herausforderungen

Trotz der vorhandenen Richtlinien besteht die Befürchtung, dass die Finanzverwaltung die Regelung zur Nicht-Beanstandung nur ausnahmsweise anwenden wird. Das bedeutet, dass Unternehmen weiterhin mit der Möglichkeit einer Hinzuschätzung konfrontiert werden könnten, besonders wenn eine Verfahrensdokumentation nicht den Anforderungen entspricht.

Zukünftige Entwicklungen

Abschließend ist festzuhalten, dass der deutsche Gesetzgeber aktuelle EU-Richtlinien in nationales Recht umsetzt, die unter anderem die Berichtspflichten digitaler Plattformen betreffen. Diese Entwicklungen könnten die Anforderungen an die Dokumentation und Datenübermittlung weiter verschärfen.

Fazit

Unternehmen müssen eine gründliche Verfahrensdokumentation nicht nur als rechtliche Notwendigkeit, sondern auch als Teil eines effektiven Compliance-Management-Systems betrachten. Es bleibt abzuwarten, wie die praktische Umsetzung dieser Vorschriften weiterhin die Unternehmensführung beeinflussen wird, insbesondere im Hinblick auf die zunehmenden digitalen Anforderungen und die globale Vernetzung der Wirtschaft.

Buchführung und GoBD

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) aktualisiert, die erstmals 2014 eingeführt wurden. Trotz einiger Verbesserungen in der Neufassung, die ab 2020 gilt, bleibt die Kritik bestehen, dass nicht alle Möglichkeiten für eine grundlegende Überarbeitung genutzt wurden.

Die überarbeiteten GoBD bringen einige Erleichterungen: So wird das Fotografieren von Belegen, zum Beispiel auf Dienstreisen, nun explizit erlaubt, und die Richtlinien gelten auch ausdrücklich für Cloud-basierte Systeme. Auch wurde eine Verschärfung der Aufzeichnungspflichten für bestimmte Gruppen von Steuerpflichtigen vermieden. Doch diese Änderungen tragen nicht genug dazu bei, die tägliche Buchführungspraxis signifikant zu erleichtern.

Ein weiterhin kritischer Punkt ist die Verfahrensdokumentation. Trotz der Anerkennung, dass keine umfangreichen Verfahrensdokumentationen erforderlich sind, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung nicht beeinträchtigt wird, bleibt die Anforderung bestehen. Dies stellt insbesondere für Kleinunternehmer und ihre Berater eine unveränderte Belastung dar.

Die Verfahrensdokumentation bleibt ein wesentliches Element der Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Diese Dokumentation ist notwendig, um eine geordnete und sichere Belegablage zu gewährleisten sowie die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Formate zu dokumentieren. Die Finanzverwaltung sieht sie als unerlässlich an, um die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Buchführung sicherzustellen. Trotz der damit verbundenen Herausforderungen, insbesondere für Kleinunternehmer und ihre Berater, wird anerkannt, dass die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation von der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur und dem eingesetzten EDV-System abhängen sollte.

Es wird betont, dass das Fehlen einer angemessenen Verfahrensdokumentation allein nicht unbedingt dazu führt, dass die Buchführung als unzureichend betrachtet wird, solange die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle gewährleistet bleibt. Dies bietet einen gewissen Spielraum, verlangt jedoch von den Unternehmen, dass sie ihre Dokumentationspraktiken kontinuierlich überprüfen und verbessern.

Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband haben auf die neuen Vorgaben für das mobile Scannen reagiert, indem sie ihr Muster für eine Verfahrensdokumentation überarbeitet haben. Dieses Muster unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Prozess der Belegbearbeitung, von der Erfassung bis zur Archivierung, ordnungsgemäß zu dokumentieren und somit den Übergang von physischen zu digitalen Dokumenten effektiv zu managen. Dies zielt darauf ab, Papierbelege vollständig durch digitale Versionen zu ersetzen, was die Effizienz steigert und die Einhaltung der GoBD sicherstellt.

Das BMF hat zudem Hinweise veröffentlicht, welche Daten Unternehmen bei Betriebsprüfungen bereitstellen müssen, inklusive aller notwendigen Strukturinformationen. Diese Anforderungen sind besonders für kleinere und mittlere Unternehmen eine Herausforderung.

Enttäuschend ist, dass die GoBD weiterhin im Konflikt mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen, da sie permanente Datenspeicherung fordern, während die DSGVO das Recht auf Löschung der Daten vorsieht. Die GoBD, als Verwaltungsanweisung, stehen somit in einem fragwürdigen Verhältnis zu übergeordnetem Recht.

Abschließend ist festzustellen, dass die neuen GoBD zwar einige Fortschritte bieten, aber die Chance für tiefgreifendere Verbesserungen, die die Buchführungsbürden insgesamt reduzieren könnten, nicht genutzt wurde. Weiterführende Informationen und Analysen sind in den neuesten Ausgaben der NWB-Zeitschriften verfügbar, die sich ausführlich mit den GoBD auseinandersetzen.

Kassen-Nachschau: Anwendungserlass der Finanzverwaltung

Einführung

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde zum 1. Januar 2018 die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau eingeführt. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat nun endlich einen Erlass zur Anwendung des neuen § 146b AO veröffentlicht.

Der Anwendungserlass zu § 146b AO definiert die Kassen-Nachschau als Verfahren zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen und ihrer Übernahme in die Buchführung. Diese Nachschau ermöglicht eine umfassende Überprüfung aller relevanten Buchhaltungselemente, nicht nur der Belege, sondern auch der gesamten Buchführungskette von der Belegerfassung bis zur Eintragung ins Hauptbuch. Dieses Verfahren betrifft alle Steuerpflichtigen, die Gewinneinkünfte erzielen.

Zugriff auf Kassenbuchungen

Der Anwendungserlass weist darauf hin, dass der direkte Zugriff auf die Kassenbuchungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau in der Praxis oft nicht möglich ist. Dies liegt daran, dass die Buchführung häufig von externen Dienstleistern wie Steuerkanzleien oder Buchhaltungsservices durchgeführt wird. In diesen Fällen muss der Steuerpflichtige die Buchhaltungsunterlagen bei seinem Dienstleister anfordern und dem Amtsträger zur Verfügung stellen.

Der Anwendungserlass der Finanzverwaltung stellt klar, dass der Zugriff auf die digitalen Aufzeichnungen grundsätzlich über die digitale Schnittstelle erfolgen soll, die ab dem 1. Januar 2020 verpflichtend für alle elektronischen Kassensysteme vorgeschrieben ist. Alternativ können die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger bereitgestellt werden.

Kritische Analyse des Anwendungserlasses der Finanzverwaltung

Der Erlass lässt einige Fragen offen und enthält Regelungen, die in der Praxis zu Problemen führen können.

  • Unklarheiten zum zeitlichen Umfang der Prüfung: Der Erlass definiert nicht, welcher Zeitraum im Rahmen einer Kassen-Nachschau überprüft werden darf. Dies liegt im Ermessen der Finanzverwaltung, was für Steuerpflichtige zu Rechtsunsicherheit führt.
  • Fehlende Verhältnismäßigkeit: Der Erlass enthält keine Vorgaben zur Verhältnismäßigkeit der Kassen-Nachschau. Dies bedeutet, dass die Finanzverwaltung die Prüfung auch dann durchführen kann, wenn dies den Geschäftsbetrieb des Steuerpflichtigen erheblich stört.
  • Keine Schlussbesprechung und kein Prüfungsbericht: Nach Abschluss der Kassen-Nachschau findet keine Schlussbesprechung statt und der Steuerpflichtige erhält keinen Prüfungsbericht. Dies erschwert es ihm, die Ergebnisse der Prüfung nachvollziehen zu können.
  • Mangelnde Fälschungssicherheit der Dienstausweise: Der Steuerberaterverband hatte gefordert, dass Prüfer einheitliche und fälschungssichere Dienstausweise erhalten sollen. Das BMF hat diese Forderung jedoch nicht aufgegriffen.

Ein kritischer Aspekt ist die unklare Definition einer „zeitnahen Prüfung“ sowie die Entscheidungsfreiheit der Finanzverwaltung über den zu prüfenden Zeitraum, die ohne spezifische Vorgaben bleibt. Dies könnte bedeuten, dass in der Regel nur aktuelle Voranmeldungszeiträume geprüft werden dürften, vermutlich nicht länger als sechs Monate.

Der Erlass lässt offen, welche spezifischen Kassensysteme einer Nachschau unterliegen können, erwähnt jedoch, dass sowohl elektronische als auch manuelle Systeme inklusive verschiedenster technischer Lösungen inspiziert werden können. Ebenfalls erlaubt der Erlass unter bestimmten Umständen das Anfordern eines Kassensturzes, eine Entscheidung, die im Ermessen des prüfenden Amtsträgers liegt und von den spezifischen Umständen des Einzelfalls abhängt.

Es gibt keine explizite Regelung für die Überprüfung von Räumlichkeiten, die außerhalb der üblichen Geschäftszeiten genutzt werden, und es besteht das Recht des Amtsträgers, auch Fahrzeuge und andere Betriebsstätten zu betreten, die gewerblich genutzt werden.

Der Anwendungserlass betont, dass die Kassen-Nachschau kein Recht zur Durchführung einer Durchsuchung verleiht und dass die Duldung der Kassen-Nachschau formlos, auch mündlich, angeordnet werden kann. Bei Abwesenheit des Steuerpflichtigen müssen Mitarbeiter die erforderlichen Rechte haben, um die Kassen-Nachschau zu unterstützen, was praktische Probleme aufwerfen könnte, insbesondere wenn Mitarbeiter nicht über die notwendigen Zugriffsrechte verfügen.

Abschließend wird erwähnt, dass bei einer Kassen-Nachschau entdeckte Probleme direkt zu einer Außenprüfung führen können, ohne dass eine formale Prüfungsanordnung notwendig ist. Dies unterstreicht die Bedeutung einer sorgfältigen und regelkonformen Kassenführung, um kostspielige und zeitaufwendige Prüfungen zu vermeiden.

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation für die eingesetzte Kasse ist dem Amtsträger auf Verlangen vorzulegen. Dies gilt spätestens ab dem 1. Januar 2020 und muss auch Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (ZTS) enthalten, die seit diesem Zeitpunkt für alle elektronischen Kassensysteme vorgeschrieben ist.

Scannen und Fotografieren von Unterlagen

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist es dem Amtsträger im Rahmen der Kassen-Nachschau erlaubt, Unterlagen und Belege zu Dokumentationszwecken zu scannen oder zu fotografieren. Dies gilt jedoch nicht für die Entnahme der Originalunterlagen. Der Steuerpflichtige hat lediglich eine Kopie oder einen Scan der Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Fazit

Der Anwendungserlass der Finanzverwaltung zur Kassen-Nachschau ist in vielen Punkten problematisch. Die Regelungen sind oft unklar und unpraktisch, und die Rechte der Steuerpflichtigen werden nicht ausreichend gewahrt. Es ist zu hoffen, dass das BMF den Erlass in Zukunft nachbessern wird.

Kontierungsvermerke auf elektronischen Rechnungen

Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat kürzlich wichtige Hinweise zur Handhabung von Kontierungsvermerken auf elektronisch erstellten und versandten Eingangsrechnungen gegeben. Dies ist ein besonders relevantes Thema, da in der heutigen Zeit immer mehr Unternehmen auf vollelektronische Buchführungssysteme umsteigen.

Hintergrund

Mit dem Aufkommen digitaler Technologien und der wachsenden Verbreitung von E-Rechnungen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Buchhaltungspraktiken entsprechend anzupassen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) spielen dabei eine entscheidende Rolle. Seit dem 1. Januar 2015 sind diese Richtlinien für alle Veranlagungszeiträume bindend und setzen den Rahmen für den korrekten Umgang mit digitalen Belegen.

Kontierungsvermerke auf elektronischen Rechnungen

Nach den Vorgaben der GoBD müssen bestimmte Angaben auf einer Rechnung klar erkennbar sein, um deren ordnungsgemäße Verbuchung und Ablage zu gewährleisten. Dazu zählen:

  • Kontierung: Wie soll der Betrag zugeordnet werden?
  • Ordnungskriterium für die Ablage: Nach welchem System soll die Rechnung abgelegt werden?
  • Buchungsdatum: Wann wurde der Beleg verbucht?

Traditionell wurden diese Angaben direkt auf Papierbelegen vermerkt. Bei elektronischen Rechnungen sieht die Lage jedoch anders aus: Hier können und müssen die erforderlichen Informationen über eine elektronische Verknüpfung, wie einen eindeutigen Index oder Barcode, angebracht werden.

Rechtliche Anforderungen und Umsetzung

Die elektronische Verknüpfung muss so gestaltet sein, dass der Originalzustand eines elektronischen Dokuments jederzeit lesbar gemacht und damit überprüfbar bleibt. Änderungen am Dokument, wie das Anbringen von Buchungsvermerken, müssen lückenlos protokolliert und mit dem Dokument gespeichert werden. Die Verfahrensdokumentation muss transparent darlegen, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Die praktische Bedeutung

Diese Vorgaben bedeuten für Unternehmen, dass sie ihre Systeme so einrichten müssen, dass alle erforderlichen Informationen nahtlos in den digitalen Workflow integriert werden können. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert sowohl interne Prüfungen als auch Betriebsprüfungen durch das Finanzamt.

Fazit

Das ersetzende Scannen und die digitale Archivierung von Dokumenten bieten erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Zugänglichkeit. Die Einhaltung der GoBD sorgt dabei für die notwendige Rechtssicherheit. Unternehmen sind gut beraten, in moderne Buchführungssysteme zu investieren, die nicht nur den aktuellen rechtlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch zukünftige Audits problemlos bewältigen können.

Die Vorgaben des BayLfSt und die Prinzipien der GoBD gewährleisten, dass auch in einer zunehmend digitalisierten Welt die Integrität der Buchführung gewahrt bleibt. Dies ist essentiell, um das Vertrauen in finanzielle Berichterstattungen und letztlich in die Wirtschaft insgesamt zu stärken.

Buchhaltung: Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten durch ersetzendes Scannen

Einleitung

Das Thema des ersetzenden Scannens ist in der modernen Bürokratie nicht mehr wegzudenken, besonders wenn es um die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten geht. Beim ersetzenden Scannen wird ein Papierdokument eingescannt, das Original vernichtet und die Datei dann elektronisch aufbewahrt. Dieser Vorgang wirft jedoch wichtige Fragen auf, insbesondere bezüglich des Beweiswerts der elektronischen Kopie in einem Streitfall.

Studie zur Beweiskraft digitaler Dokumente

Eine von der Universität Kassel und der DATEV durchgeführte Simulationsstudie hat die Beweiskraft verschiedener digitaler Scan- und Speicherverfahren vor Gericht untersucht. Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass der Beweiswert eines Papieroriginals nicht zwangsläufig höher ist als der einer digitalen Kopie. In den simulierten Gerichtsprozessen wurde deutlich, dass digitale Kopien von Papierbelegen in der Regel ausreichen, um vor Gericht zu bestehen. Die elektronische Kopie steht dem Original in nichts nach, solange keine Zweifel an der Echtheit des Scans bestehen.

Aktuelle Rechtslage und Beratung

Trotz dieser Erkenntnisse ist es Beratern momentan nicht zu empfehlen, ihren Mandanten zu raten, Papierdokumente einzuscannen und anschließend zu vernichten. Die rechtliche Anerkennung von gescannten Dokumenten ist immer noch eine Grauzone, und es bedarf klarer gesetzlicher Regelungen, die den gleichen Beweiswert von digitalen und Papierdokumenten feststellen.

Potenzial für Bürokratieabbau

Die Möglichkeit, Papierdokumente nach dem Scannen sicher vernichten zu können, würde vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen erhebliche Vorteile bieten. Dies würde nicht nur den Bürokratieaufwand verringern, sondern auch die internen Abläufe optimieren und Ressourcen freisetzen.

Muster-Verfahrensdokumentation

Um Unternehmen beim ersetzenden Scannen zu unterstützen, haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen von Buchungsbelegen entwickelt. Diese Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert die notwendigen Schritte vom Posteingang über die Prüfung, Digitalisierung bis hin zur Archivierung der Dokumente. Darüber hinaus werden Anforderungen an die Hard- und Software, die Unterweisung der Mitarbeiter, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte sowie Kriterien für ein internes Kontrollsystem festgelegt.

Fazit

Das ersetzende Scannen bietet ein enormes Rationalisierungspotenzial und kann einen wesentlichen Beitrag zum Bürokratieabbau leisten. Allerdings ist es entscheidend, dass der Gesetzgeber bald klare Regelungen schafft, die den Beweiswert gescannter Dokumente dem der Papieroriginale gleichstellen. Bis dahin sollten Unternehmen die bestehenden Muster-Verfahrensdokumentationen nutzen, um ihre Prozesse entsprechend den aktuellen Anforderungen zu gestalten und rechtlich abzusichern.

Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge in digitaler Form

Einleitung

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat sich jüngst sehr ausführlich mit der Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen befasst. Dieses Thema ist für die Praxis von großer Bedeutung, da immer mehr Mandanten – insbesondere Freiberufler und Gewerbetreibende – das Onlinebanking nutzen.

Hintergrund

In den letzten Jahren hat sich im Onlinebanking etabliert, dass Banken ihre Kontoauszüge ausschließlich in digitaler Form an die Kunden übermitteln. Diese digitalen Kontoauszüge werden entweder als Bilddateien (z. B. im tif- oder pdf-Format) oder in maschinell auswertbarer Form (z. B. als xls- oder csv-Datei) zur Verfügung gestellt. Der Versand per Post wird oft nicht mehr angeboten oder ist mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Aufbewahrungspflichten

Es ist vielen Mandanten nicht bewusst, dass ein elektronisch übermittelter Kontoauszug als originär digitales Dokument betrachtet wird. Das bedeutet, dass die in digitaler Form eingegangenen Unterlagen auch digital aufbewahrt werden müssen. Ein Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (AO). Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.

Anforderungen an die digitale Aufbewahrung

Das Bayerische Landesamt für Steuern erinnert an die allgemeinen Regeln für die digitale Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen:

  • Verfügbarkeit und Lesbarkeit: Die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • System- und Verfahrensdokumentation: Aus der Dokumentation muss hervorgehen, auf welche Weise die elektronischen Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.

Besonderheiten bei auswertbaren Formaten

Besondere Vorsicht ist bei der Übermittlung von Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten geboten. Das eingesetzte System muss die Unveränderbarkeit der Daten bis zur buchungsmäßigen Verarbeitung des Geschäftsvorfalls gewährleisten. Diese Unveränderbarkeit muss auch in der Verfahrensdokumentation entsprechend beschrieben werden.

Rettungsanker: Archivierung bei der Bank

Ein wichtiger Hinweis für Mandanten: Es reicht aus, wenn die Kontoauszüge beim Kreditinstitut archiviert werden und der Kunde während der Aufbewahrungsfrist jederzeit Zugriff darauf hat. Mandanten sollten daher unbedingt klären, ob diese Zugriffsmöglichkeit gewährleistet ist. Dann sind sie bezüglich der Aufbewahrungspflicht auf der sicheren Seite.

Wechsel der Bankverbindung

Beim Wechsel der Bankverbindung muss sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die alten Kontoauszüge weiterhin möglich ist. Hier sollte eine Vereinbarung mit dem alten Kreditinstitut getroffen werden.

Alternative: Papier-Sammelkontoauszug

Laut einer älteren Verfügung des Bayerischen Landesamtes für Steuern genügt es den Anforderungen der Abgabenordnung auch, wenn die Bank am Monatsende einen Sammelkontoauszug in Papierform per Post verschickt und dieser von den Mandanten aufbewahrt wird.

Fazit

Die korrekte Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen ist für viele Mandanten ein wichtiges Thema. Es ist essenziell, dass diese Unterlagen in ihrer ursprünglichen digitalen Form aufbewahrt werden und dass Systeme eingesetzt werden, die die Unveränderbarkeit der Daten sicherstellen. Die Klärung, ob die Bank eine Archivierung der Kontoauszüge bietet, kann den Mandanten zusätzliche Sicherheit geben. Steuerberater sollten ihre Mandanten über diese Pflichten aufklären und unterstützen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Verfahrensdokumentation ist Pflicht: Hilfe bei der Umsetzung

Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?

Die Umsetzung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfordert eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese Dokumentation soll Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der elektronischen Datenverarbeitung vollständig und schlüssig darstellen. Besonders Betriebe mit Registrierkassen müssen die Dokumentation zur Kassenführung ab dem 1. Januar 2018 jederzeit griffbereit haben.

Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation?

Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus:

  1. Allgemeine Beschreibung: Überblick über das Unternehmen und die eingesetzten Systeme.
  2. Anwenderdokumentation: Bedienungsanleitungen und Konfigurationsprotokolle.
  3. Technische Systemdokumentation: Beschreibung der technischen Systeme und ihrer Funktionsweise.
  4. Betriebsdokumentation: Nachweise zur Datenintegrität, Datensicherung und Zugangsberechtigungen.

Selbst wenn eine unzureichende Verfahrensdokumentation nicht direkt zur Verwerfung der gesamten Buchführung führt, sollten Unternehmen keinesfalls darauf verzichten.

Praktische Umsetzung in der Praxis

Ein erster Schritt zur Erstellung der Verfahrensdokumentation ist das Auflisten aller relevanten Systeme und das Sammeln der entsprechenden Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle. Im Anschluss sollte gemeinsam mit dem Steuerberater festgehalten werden, wie die Belegverarbeitung und die Buchhaltung im jeweiligen Unternehmen erfolgen.

Gerade für bargeldintensive Betriebe ist die Empfehlung, die Verfahrensdokumentation noch in diesem Jahr zu erstellen, von besonderer Bedeutung. Ab 1. Januar 2018 kann die Finanzverwaltung nach dem Kassengesetz eine unangekündigte Kassen-Nachschau vornehmen.

Die Rolle des Steuerberaters

Steuerberater sollten ihre Mandanten aktiv bei der Umsetzung der GoBD-Anforderungen unterstützen. Viele Unternehmen sind sich der Auswirkungen der GoBD noch nicht ausreichend bewusst oder fühlen sich von den Anforderungen überfordert. Hier ist es Aufgabe des Steuerberaters, Informationen bereitzustellen und praktikable Hilfen anzubieten.

Ein besonderes Eigeninteresse sollten Steuerberater daran haben, das Thema aktiv anzugehen. Branchenfremde Anbieter bieten bereits Lösungen zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen an. Steuerberater sollten diese Lücke schließen und selbst entsprechende Lösungen anbieten.

Unterstützung durch Softwarelösungen

Alle bekannten Anbieter von Kanzleisoftware haben Dokumentenmanagementlösungen auch für Mandanten im Portfolio. Die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Softwarehäusern oder Start-ups, die speziell für die Steuerberatungsbranche arbeiten, kann von Vorteil sein. Diese bieten einfach zu bedienende Lösungen zum GoBD-sicheren Datenaustausch an.

Konkreter Tipp: GoBD-Schnellcheck

Ein praktischer Tipp: Sie können bei mir einen GoBD-Schnellcheck abrufen. Mit der Checkliste können Sie schnell und einfach anhand von Fragen klären, wo noch Handlungsbedarf bei der Umsetzung der GoBD besteht. Diese Checkliste gemeinsam mit den Mandanten durchzugehen, ist ein guter Ansatz.

Fazit

Es wird ernst! Die Finanzverwaltung hat die Umsetzung der GoBD in den Fokus der Betriebsprüfungen gerückt. Zu den neuen Prüfungsschwerpunkten gehören vor allem die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts-, Fakturierungs- und anderen Vorsystemen, die zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen sowie das Vorliegen von Verfahrensdokumentationen.

Steuerberater sollten ihre Mandanten klar darauf hinweisen und ihnen aktiv bei der Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation zur Seite stehen. So können Unternehmen sicherstellen, dass sie den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht werden und unangenehme Konsequenzen vermeiden.

Definition von Steuerhinterziehung und Leichtfertigkeit

Klärung von Steuerhinterziehung und Leichtfertigkeit

Wird unverzüglich eine fehlerhafte Erklärung angezeigt und berichtigt, liegt – wie eingangs bereits gesagt – weder eine Steuerhinterziehung noch eine leichtfertige Steuerverkürzung vor. Dies setzt voraus, dass weder Vorsatz noch Leichtfertigkeit vorliegen. Aber was sagt die Finanzverwaltung hierzu?

Vorsatzformen und Steuerhinterziehung

Laut Anwendungsschreiben der Finanzverwaltung reicht für eine Steuerhinterziehung bereits bedingter Vorsatz aus. Bedingter Vorsatz liegt vor, wenn der Täter die Verwirklichung des Tatbestands für möglich hält. Es ist dabei nicht erforderlich, dass der Täter den Tatbestand anstrebt oder für sicher hält. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist für die Annahme des bedingten Vorsatzes neben dem Für-Möglich-Halten zusätzlich erforderlich, dass der Eintritt des Taterfolges billigend in Kauf genommen wird. Dies bedeutet, dass dem Täter der als möglich erscheinende Handlungserfolg gleichgültig ist.

Innerbetriebliches Kontrollsystem als Indiz gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit

Ein besonders wichtiger Punkt ist: Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder einer Leichtfertigkeit spricht. Daher sollten zumindest größere Unternehmen die Implementierung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems für Steuern vornehmen. Ein solches Tax-Compliance-System sollte aus einer hinreichenden Verfahrensdokumentation sowie einem regelbasierten Entscheidungssystem mit Audit Trail bestehen.

Standardisierung und Empfehlungen

Einen einheitlichen Standard hat die Finanzverwaltung bisher noch nicht definiert, arbeitet jedoch daran. Auch das Institut der Wirtschaftsprüfer erarbeitet derzeit eine dezidierte Stellungnahme zur Ausgestaltung und Prüfung eines Tax-Compliance-Systems.

Definition von Leichtfertigkeit

Wie definiert das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den Begriff „Leichtfertigkeit”? Leichtfertigkeit ist eine besondere Form der Fahrlässigkeit und liegt vor, wenn:

  • jemand in besonders großem Maße gegen Sorgfaltspflichten verstößt und
  • ihm dieser Verstoß besonders vorzuwerfen ist, weil er den Erfolg leicht hätte vorhersehen oder vermeiden können.

Wurde leichtfertig eine unrichtige oder unvollständige Erklärung abgegeben, ist generell ein nachträgliches Erkennen dieses Fehlers möglich. In diesem Fall kann eine Berichtigung der leichtfertigen Steuerverkürzung nach § 378 Abs. 3 AO erfolgen, ohne dass eine Geldbuße festgesetzt wird. Es handelt sich jedoch nicht um einen Fall des § 153 AO.

Zusammenfassung

Liegt ein Fehler vor, der unter Würdigung der Gesamtumstände des Einzelfalls weder auf einer vorsätzlichen noch auf einer leichtfertigen Handlung beruht, auch nicht durch Unterlassen, liegt keine Steuerstraftat und auch keine leichtfertige Steuerverkürzung vor. Der Fehler ist nach dessen Erkennen nach § 153 AO anzuzeigen und zu berichtigen, falls eine Steuerverkürzung eingetreten ist oder es zu einer Steuerverkürzung kommen kann.

Steuern & Recht vom Steuerberater M. Schröder Berlin