Sehr geehrter Steuerbürger,

die Finanzbehörden sind verpflichtet, die Steuern nach Maßgabe der Gesetze gleichmäßig festzusetzen und zu erheben. Diesem Zweck dient unter anderem auch die Durchführung steuerlicher Außen­prüfungen. Die nachfolgenden Hinweise sollen Ihnen als Arbeitshilfe und Information zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung dienen. Eine Betriebsprüfung wird Ihnen in einer schriftlichen Prüfungsanordnung angekündigt. Wir empfehlen Ihnen, auch Ihren Steuerberater über die anstehende Betriebsprüfung zu informieren.

Was wird geprüft?

Die steuerliche Betriebsprüfung hat die Aufgabe, Ihre erklärten Einkünfte und ggf. auch sonstige Besteuerungsgrundlagen zu über­prüfen. Prüfungsgegenstand sind dabei alle steuerlich erheblichen Sachverhalte eines festgelegten Zeitraums (Prüfungszeitraum). Sie betreffen die Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer, ggf. Umsatz­steuer und/oder Gewerbesteuer. Bei Bedarf können auch andere Steuern in die Prüfung einbezogen werden. Welche Steuerarten und Zeiträume von der Prüfung erfasst sind, ergibt sich aus der Prüfungsanordnung. Für die Prüfung werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen heran­gezogen. Dies sind insbesondere die Finanz- und Anlagenbuchhal­tung, Lohnbuchhaltung und sonstige steuerlich bedeutsame Unter­lagen und Daten. Wichtige Unterlagen sind auch Urkunden und Verträge. Die Außenprüfung soll dazu beitragen, dass die Steuergesetze ge­recht und gleichmäßig angewendet werden; deshalb wird zu Ihren Gunsten wie auch zu Ihren Ungunsten geprüft.

Wann wird geprüft?

Der Beginn der Betriebsprüfung ergibt sich i. d. R. aus der Prüfungs­anordnung. Aus wichtigen Gründen kann dieser Termin verschoben werden; dazu wenden Sie sich bitte an den in der Prüfungsanord­nung genannten Prüfer.

Wie wird geprüft?

Neben der Prüfung der nur in Papierform vorliegenden Unterlagen wird in der Regel eine sogenannte „elektronische Betriebsprüfung“ durchgeführt. Bitte stellen Sie hierzu das steuerlich erhebliche Datenmaterial in elektronischer Form zur Verfügung. Hierzu sind Sie gesetzlich verpflichtet. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) veröf­fentlicht (siehe BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 unter www. bun­desfinanzministerium.de). Weiterführende Informationen, Praxistipps und Erfahrungsaustausch bieten verschiedene Internetforen, wie z. B. www.elektronische-steuerpruefung.de an. Die elektronische Betriebsprüfung bietet dem Steuerprüfer drei Möglichkeiten des Datenzugriffs:

Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Der Prüfer nutzt – nach entsprechender Einweisung durch Sie oder einen von Ihnen damit Beauftragten – selbst die Hard- und Software Ihres Unternehmens/Ihrer Buchhaltung und nimmt hierdurch Einsicht in die gespeicherten Daten. Dies kann auch durch einen beauftragten Dritten erfolgen. Eigene Auswertungsprogramme darf der Prüfer dabei in Ihrem EDV-System nicht einsetzen.

Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Der Prüfer lässt nach seinen Vorgaben von Ihnen Auswertungen maschinell erstellen.

Datenträgerüberlassung (Z3)

Die häufigste Form des Datenzugriffs ist die Datenträgerüberlassung. Übergeben Sie dem Prüfer bitte die gespeicherten Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger. Anschließend werden diese vom Prüfer mit eigener Hard- und Software ausgewertet. Neben den reinen Daten ist es erforderlich, dass Sie dem Prüfer dabei auch die Struktur der Daten (Datenfeldbeschreibungen, interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen. Der Prüfer ist verpflichtet, spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Prüfung ergangenen Steuerbescheide überlassene Datenträger zurückzugeben und eventuell gespeicherte Daten zu löschen.

Der Prüfer kann diese drei Möglichkeiten nach pflichtgemäßem Ermessen alternativ oder auch zusammen einsetzen. Für alle diese Möglichkeiten gilt: Der Prüfer hat lediglich das Recht, die Daten Ihres Unternehmens zu lesen und mit Hilfe der Hard- und Software der Steuerverwaltung auszuwerten; Veränderungen darf er nicht vornehmen. Bitte tragen Sie in Ihrem eigenen Interesse dafür Sorge, dass die Zugriffsrechte für den Prüfer entsprechend eingerich­tet werden.

Vorbereitung auf die Prüfung

Die nachfolgende Checkliste soll Ihnen die Vorbereitung auf die bevorstehende Prüfung erleichtern.

Während der Prüfung

Zu Beginn

Die Betriebsprüfung sollte mit einem einführenden Gespräch begin­nen. Wir empfehlen Ihnen, dass hierbei neben Ihnen Ihr steuerlicher Berater und ggf. die von Ihnen vorgesehenen Auskunftspersonen teilnehmen. Eine Betriebsbesichtigung erleichtert dem Prüfer das Verständnis für Ihr Unternehmen.

Mitwirkungspflichten

Ihre Mitwirkungspflichten während der Außenprüfung sind in der Ihnen zugeschickten Prüfungsanordnung aufgeführt.

Worauf Sie noch achten sollten

Um einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zu gewährleisten, haben wir die Bitte, folgende Punkte zu beachten:

• Unterlagen lt. Checkliste sollten zum Prüfungsbeginn vorliegen.
• Während der Prüfung sollten angeforderte Unterlagen zeitnah vorgelegt werden.
• Bei schwierigen Fragen, oder solchen, die Sie nicht sofort beantworten können, können Sie selbstverständlich um Bedenkzeit bitten und ggf. Ihren Steuerberater oder auch son­stige Sachkundige konsultieren.

• Die Feststellungen des Prüfers werden im Rahmen einer Schlussbesprechung erörtert. Hierbei können noch offene Fragen geklärt und evtl. unterschiedliche Standpunkte diskutiert werden.

Das Ergebnis der Prüfung hat unmittelbare steuerliche und damit evtl. auch finanzielle Auswirkungen. Nehmen Sie sich daher bitte ausrei­chend Zeit für den Prüfer und dessen Fragen.

Nach der Prüfung

Im Anschluss an die Betriebsprüfung wird vom Prüfer ein schriftlicher Prüfungsbericht erstellt. Wenn Sie möchten, kann Ihnen dieser Bericht bereits vor der Auswertung durch den Innendienst des Finanzamtes übersandt werden. Damit haben Sie die Möglichkeit, noch vor Ände­rung der Steuerbescheide zu strittigen Punkten Stellung zu nehmen. Auch nach Ergehen der geänderten Steuerbescheide haben Sie inner­halb der Rechtsbehelfsfrist noch die Möglichkeit, Rechtsmittel einzule­gen. Ergeben sich durch die Prüfung keine Änderungen, teilt Ihnen das Finanzamt dies formlos mit.

Checkliste Betriebsprüfung

Diese Liste ist für Sie als Hilfe bei einer bevorstehenden Betriebsprüfung gedacht. Im Falle von Lohnsteuer-Außenprüfung oder Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist diese Liste nur bedingt anwendbar. Welche Art von Prüfung bei Ihnen stattfinden soll, ergibt sich aus der Prüfungsanordnung. Bitte sprechen Sie in diesen Fällen mit dem Prüfer ab, welche Unterlagen er genau benötigt. Außerdem ist es sinnvoll, dass Sie Ihren Steuerberater über die Betriebsprüfung informieren und ihn ggf. hinzuziehen.

Bitte halten Sie nachfolgende Unterlagen – soweit Unterlagen

Prüfungstermin

Wurde der Prüfungstermin mit dem Prüfer vereinbart?
Muss eine Verschiebung des Prüfungsbeginns beantragt werden?
(gewichtige Gründe, z. B. Krankheit)
Ist der Steuerberater informiert?

Ort der Prüfung

Ist ein geeigneter Arbeitsplatz für den Prüfer in Ihren Geschäftsräumen vorhanden?
Wenn nein: Wo soll die Betriebsprüfung stattfinden?

Ansprechpartner und Auskunftspersonen

Auswahl der Auskunftspersonen
a) in der Firma
b) beim Steuerberater

Welche Unterlagen werden benötigt?

Bitte halten Sie nachfolgende Unterlagen – soweit vorhanden – zur Einsichtnahme durch den Prüfer bereit.

Buchführung und Belege:

Sofern die Buchführungsunterlagen elektronisch vorhanden sind, ist der Datenträger spätesstens bei Beginn der Betriebsprüfung vorzulegen.
Zu den Unterlagen zählen insbesondere:

Finanz- und Anlagenbuchhaltung (einschließlich Summen- und Saldenlisten),
 Sach- und Personenkonten
 Buchungsbelege (z. B. Kassen- und Bankbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen etc.)
Verträge: Gesellschaftsverträge
Geschäftsführungsverträge
Anstellungsverträge
Tantiemenvereinbarungen
Protokolle Gesellschafter-Versammlungen
Verträge mit Angehörigen
Arbeitsverträge
Darlehensverträge
Kaufverträge
Leasingverträge
Miet- und Pachtverträge
Pensionszusagen
Direktversicherungen
sonstige Verträge

Jahresabschluss: Inventuren
Bewertung teilfertiger Arbeiten
Unterlagen über Teilwertabschreibungen
Unterlagen über Sonderabschreibungen und Ansparabschreibungen
Unterlagen zur Forderungsbewertung
Unterlagen zur Rücklagenbildung
Unterlagen zur Rückstellungsbildung:
Urlaubsansprüche
Abfindungen
Pensionsverpflichtungen
Kulanz und Gewährleistungen
Prozesskosten
Rekultivierung
andere Rückstellungen
Sonstige Vereinbarungen

Unterlagen: Fahrzeugnutzungen
Fahrtenbücher
Ermittlung privater
Nutzungsanteile
Gutachten