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Buchhaltung

Was ist Buchhaltung, wer ist buchführungspflichtig und welche Buchhaltungssoftware?


Willkommen bei Buchhaltung und Buchhaltungssoftware, hier erhalten Sie Informationen und Tipps rund um die Buchhaltung und Buchhaltungssoftware sowie online Buchhaltung.


Buchhaltung und Buchhaltungssoftware

Was ist Buchhaltung?

"Buchhaltung ist das systematische Erfassen, Kategorisieren und Analysieren aller finanziellen Transaktionen in Ihrem Unternehmen. Sie hilft Ihnen, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten, finanzielle Entscheidungen zu treffen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen."

Oder etwas professioneller formuliert: Als Buchhaltung bezeichnet man die zahlenmäßige, planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Die Buchhaltung gibt einen Überblick über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation eines Unternehmens.

Lassen Sie uns einige Grundbegriffe klären, die in der Buchhaltung immer wieder auftauchen: Einnahmen sind alles, was Sie verdienen, während Ausgaben alles sind, was Sie ausgeben. Vermögenswerte sind, was Ihr Unternehmen besitzt, und Verbindlichkeiten, was es schuldet. Das Eigenkapital ist der Wert Ihres Unternehmens nach Abzug aller Schulden.

Die Buchhaltung ist eine wichtige Informationsquelle für das Unternehmen, Gläubiger und Behörden (insbesondere Finanzamt). Die Informationen sind die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen, wie z. B. Kalkulation von Angeboten. Die Buchführung muss zeitnah erledigt werden um einen aktuellen Überblick über das Unternehmen zu haben, wie z. B. über Forderungen und Verbindlichkeiten. Die wichtigste Information ist und bleibt die Profitabilität des Unternehmens und deren Entwicklung.

Wie wichtig die Buchhaltung ist, zeigt sich immer wieder in der Praxis: Wer seine Buchführung nicht im Griff hat, hat i.d.R. auch sein Unternehmen nicht im Griff. Probleme im Unternehmen und „schlampige“ Buchführung gehen meist Hand in Hand. Ich biete daher die Möglichkeit durch kostenlose Buchhaltungssoftware tagesaktuelle Buchhaltungsinformationen an.


Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht kann sich sowohl aus steuerrechtlichen als auch handelsrechtlichen Vorschriften ergeben (siehe auch Buchführungspflicht. Sie sollten Ihre Finanzbuchhaltung aber trotzdem nicht nur als lästige Pflicht betrachten, sondern sie auch zu Ihrem Vorteil nutzen. Die Finanzbuchhaltung stellt in erster Linie ein kaufmännisches Informationsinstrument dar. Denn, nur was Sie messen können, können Sie auch managen. Der Aufwand für die Buchhaltung lässt sich durch gute Software minimieren und zum großen Teil schon automatisieren.




Geschichte der Buchhaltung

Die ersten Aufzeichnungen im Sinne einer einfachen Buchhaltung finden sich im alten Ägypten wieder. Die doppelte Buchführung ist dagegen erst im 15. Jahrhundert von einem italienischem Mathematiker und Franziskanermönch Luca Pacioli begründet worden. Zuvor wurden nur Konten für Personen (Schuldner) geführt. Daher kommt auch der Begriff Soll und Haben. Die doppelte Buchführung erfasst das gesamte Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) und dessen Veränderung (Erträge und Aufwendungen). Die Begriffe Soll und Haben blieben aber auch für alle Konten erhalten und ergeben daher - außer für Kundenkonten - keinen Sinn. Die nunmehr ca. 500 Jahre alte Buchhaltung ist weltweit verbreitet und das häufigste verwendete Rechnungswesen.


Bereiche der Buchhaltung

Wichtigster Bestandteil der Buchhaltung ist die sogenannte Finanzbuchhaltung. Diese kann wiederum in die Hauptbuchhaltung und Nebenbuchhaltungen unterteilt werden. Nebenbuchhaltungen sind z. B. die Anlagenbuchhaltung oder der Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung. Neben der Finanzbuchhaltung gibt es z. B. die Lohnbuchhaltung, die sich mit der Abrechnung der Löhne und Gehälter beschäftigt.

Die Buchhaltung ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Zur Buchhaltung gehören also z. B. nicht die Kostenrechnung und Statistik, obwohl diese Bereiche durchaus auf das Zahlenmaterial der Buchhaltung zurück greifen. Bei einer Buchführung sind alle baren und unbaren Geschäftsvorfälle systematisch und fortlaufend aufzuzeichnen. Dazu gehören auch die Führung eines Kassenbuches und die geordnete Ablage der Belege wie z. B. Kontoauszüge.

Tipp: Bedeutung von Vorsystemen für Finanzbuchhaltung und Besteuerungsverfahren sowie weitere Steuerleitfäden, Erstberatungsbriefe und Verträge erhalten Sie bei meiner online Steuerberatung


Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind bei der Bilanzierung zu beachten. Das bedeutet, dass sich ein sachverständiger Dritter (z. B. Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit anhand der Buchführungsunterlagen und Aufzeichnungen ein Bild von den Geschäftsvorfällen und der Lage des Unternehmens machen kann. Alle Geschäftsvorfälle sind einzeln, vollständig, richtig, fortlaufend, zeitgerecht und sachlich geordnet zu erfassen, so dass sie in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sind. Der Gewinnermittlungszeitraum ist grds. das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Gewinnermittlungszeitraum aber auch davon abweichen (abweichendes Wirtschaftsjahr).


Jahresabschluss

Die steuerliche Auswertung der auf den einzelnen Konten der Buchführung gesammelten Zahlen wird grundsätzlich bei Erstellung des Jahresabschlusses vorgenommen. Hierbei sind vor Abschluß der einzelnen Konten über die Schlußbilanz (Bestandskonten) und über die Gewinn- und Verlustrechnung (Erfolgskonten) sogenannte vorbereitende Abschlußbuchungen durchzuführen. Deren Zweck ist es, Geschäftsvorfälle, die im Laufe des Jahres nicht oder nicht entsprechend den steuerlichen Gewinnermittlungsvorschriften gebucht wurden, zu erfassen oder richtigzustellen (vgl. Falterbaum, a. a. O., S. 155 f.). Die vorbereitenden Abschlußbuchungen sind als Teil der Abschlußarbeiten zu Recht den steuerberatenden Berufen vorbehalten, da hier die Gewinnermittlungsvorschriften, insbesondere Abgrenzungs- und Bewertungsvorschriften unmittelbar zu beachten und anzuwenden sind.

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Buchhaltung selber machen oder besser zum Steuerberater?

Die Frage ob Sie Ihre Buchhaltung selber machen oder lieber einen Steuerberater beauftragen sollten hängt von verschiedenen Faktoren ab.


Buchaltung vom Steuerberater

Zunächst einmal entstehen Kosten für die Buchhaltung beim Steuerberater. Die Kosten fangen bei ca. 50 Euro netto monatlich an. Bei einem Selbstständigen mit ca. 100.000 Euro Umsatz entstehen ca. 100 Euro netto monatliche Buchhaltungskosten. Hierfür liefert Ihr Steuerberater Ihnen alle Buchhaltungsauswertungen, wie z.B. BWA, Summen- und Saldenliste, Umsatzsteuer-Voranmeldungen etc.

Steuerberatungskosten-Rechner zum abschätzen der Buchhaltungskosten.

Steuerberatungskosten Rechner

Dieser Rechner nutzt die neue StbVV ab 1.7.2020

Für die Zusammenstellung von typischen Steuerberatungskosten wählen Sie bitte:

Tätigkeit Gegenstandswert Satz EURO/ Jahr
    pro Monat pro Jahr
Netto EUR 0,00 0,00
zzgl. 19% MwSt. EUR 0,00 0,00
Steuerberatervergütung brutto EUR 0,00 0,00

Die Vorbereitung Ihrer Buchhaltung für den Steuerberater ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzangelegenheiten effizient und korrekt bearbeitet werden. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um Ihre Buchhaltung effektiv vorzubereiten:

  1. Sammeln und Organisieren aller Belege und Dokumente: Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten finanziellen Dokumente gesammelt haben. Dazu gehören Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Lohnabrechnungen, Mietverträge, Kauf- und Verkaufsbelege, Investitionsnachweise usw.

  2. Digitale Belegführung: Wenn Sie noch nicht digitalisiert sind, erwägen Sie, Ihre Belege zu scannen. Viele moderne Buchhaltungssoftwares ermöglichen das Hochladen und Speichern digitaler Kopien von Belegen, was den Prozess effizienter macht.

  3. Kategorisierung der Ausgaben: Ordnen Sie Ihre Ausgaben in relevante Kategorien ein. Dies kann beispielsweise Materialkosten, Personalkosten, Marketingausgaben, Reisekosten usw. umfassen. Eine klare Kategorisierung hilft Ihrem Steuerberater, die Ausgaben schnell zu erfassen und zu verbuchen.

  4. Verwendung einer Buchhaltungssoftware: Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen korrekt erfasst und zugeordnet sind. Viele Steuerberater können direkt auf diese Systeme zugreifen, was den Prozess vereinfacht.

  5. Abstimmung von Bankkonten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung mit Ihren Bankkonten abgestimmt ist. Dies bedeutet, dass die Transaktionen in Ihrer Buchhaltung mit den Transaktionen auf Ihren Bankauszügen übereinstimmen sollten.

  6. Liste der offenen Posten: Erstellen Sie eine Liste aller offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Dies umfasst ausstehende Rechnungen, die Sie noch bezahlen müssen, sowie Rechnungen, die an Sie noch nicht bezahlt wurden.

  7. Vorbereitung der Lohnbuchhaltung: Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, bereiten Sie alle relevanten Unterlagen zur Lohnbuchhaltung vor, einschließlich Lohnabrechnungen, Steuerbescheinigungen und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung.

  8. Jahresabschlussunterlagen: Wenn Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten, stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Dokumente für das abgelaufene Geschäftsjahr zusammenstellen, einschließlich der Inventurlisten, Abschreibungen und ggf. Wertberichtigungen.

  9. Steuerliche Besonderheiten: Informieren Sie Ihren Steuerberater über besondere steuerliche Sachverhalte, wie z.B. Investitionsabzüge, Sonderabschreibungen oder steuerfreie Einnahmen.

  10. Fragen und Unklarheiten notieren: Wenn Sie während der Vorbereitung auf Fragen oder Unklarheiten stoßen, notieren Sie diese, um sie mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.

  11. Terminplanung: Vereinbaren Sie rechtzeitig einen Termin mit Ihrem Steuerberater, um die Unterlagen zu übergeben und offene Punkte zu besprechen. Beachten Sie dabei auch gesetzliche Fristen, z.B. für die Abgabe von Steuererklärungen.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihren Steuerberater effektiv unterstützen und sicherstellen, dass Ihre Buchhaltung und Steuerangelegenheiten korrekt und zeitnah bearbeitet werden.


Wenn Sie nur eine kleine Buchhaltung haben, so können Sie die Buchhaltung selber machen oder zumindest die Buchhaltung gut vorbereiten, so dass die Steuerberatungskosten für die Buchhaltung minimiert werden (Siehe auch Praktische Hinweise ...).

Sie sollten Ihrem Steuerberater auf jeden Fall eine CSV-Datei vom online-Banking zur Verfügung stellen, damit er die Daten in die Buchhaltung übernehmen kann und somit Zeit und Kosten eingespart werden können.

Tipp: Nutzen Sie mein besonderes Angebot mit dem Sie bis zu 50% der üblichen Steuerberaterkosten sparen können.


Buchaltung selber machen

Buchhaltung muss nicht kompliziert oder einschüchternd sein. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware und einem soliden Verständnis der Grundlagen können Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen und die Finanzen Ihres Unternehmens erfolgreich steuern. Außerdem sparen Sie bis zu 50% der Steuerberatungskosten!

Beginnen Sie mit diesen einfachen Schritten:

  • Richten Sie Ihre Geschäftskonten ein.
  • Organisieren Sie Ihre Belege und Dokumente.
  • Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, die zu Ihnen passt.
  • Beginnen Sie, alle Ihre Transaktionen zu erfassen.
  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Bücher (Auswertungen).

Wenn Sie die Buchhaltung selbst erledigen, übernimmt der Steuerberater nur noch den Jahresabschluss und die Steuererklärungen. Ich unterstütze Sie gerne dabei und biete Ihnen hierfür 3 Möglichkeiten an:

  1. Excel-Tabelle: Mit der Tabelle können Sie die Buchungen selbst erfassen.
  2. Online Buchhaltung: Der Steuerberater kann bei der Buchhaltung helfen.
  3. PC-Buchhaltungssoftware

Gerne kann ich Sie beraten, welche Lösung für Ihre Buchhaltung geeignet ist und mit welchen Kosten das verbunden ist. Schreiben Sie mir eine E-Mail an: Buchhaltung@steuerschroeder.de und ich mache Ihnen ein Angebot für Ihre Buchhaltung.

Tipp für alle Selbstbucher: Buchführung kostenlos online lernen

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Einfache oder doppelte Buchhaltung?

Die Wahl zwischen einfacher Buchhaltung und doppelte Buchführung hängt in der Regel von der Größe und der Rechtsform des Unternehmens sowie von gesetzlichen Anforderungen ab. Hier sind die grundlegenden Unterschiede zwischen beiden Methoden:


Wahl der Methode

  • Gesetzliche Anforderungen: Bestimmte Unternehmenstypen oder -größen gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet.
  • Genauigkeit vs. Einfachheit: Die doppelte Buchführung bietet eine genauere finanzielle Darstellung, ist aber komplexer. Die einfache Buchhaltung ist einfacher, bietet aber weniger Detailtiefe.
  • Management-Entscheidungen: Unternehmen, die detaillierte finanzielle Analysen für Management-Entscheidungen benötigen, profitieren eher von der doppelte Buchführung.

In der Praxis ist die Wahl oft durch gesetzliche Vorgaben bestimmt, aber auch die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens spielen eine wichtige Rolle bei der Entscheidung.


Doppelte Buchhaltung

Die doppelte Buchführung, auch als doppelte Buchhaltung bekannt, ist ein standardisiertes Verfahren der Finanzbuchhaltung, das sicherstellt, dass jede Geschäftstransaktion in mindestens zwei verschiedenen Konten erfasst wird. Das Prinzip basiert auf der Idee, dass jeder Geschäftsvorfall eine doppelte Wirkung hat, die sowohl die Mittelverwendung (Aktiva) als auch die Mittelherkunft (Passiva) oder innerhalb dieser Kategorien betrifft. Dieses System ermöglicht eine genaue und ausgewogene Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens.

  1. Anwendungsbereich: Erforderlich für Kapitalgesellschaften, größere Unternehmen und andere, die gesetzlich zur Führung einer doppelten Buchhaltung verpflichtet sind.

  2. Prinzip: Jede Transaktion wird in mindestens zwei Konten erfasst (Soll und Haben). Dies ermöglicht eine genauere und umfassendere Darstellung der finanziellen Lage des Unternehmens.

  3. Komplexität: Komplexer, erfordert ein tieferes Verständnis buchhalterischer Prinzipien. Die doppelte Buchführung folgt strengen Regeln, wie dem Grundsatz der Bilanzkontinuität und dem Saldierungsverbot.

  4. Bilanzierung: Es wird eine Bilanz erstellt, die ein detailliertes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens gibt.

  5. Anlagen und Schulden: Detaillierte Erfassung von Anlagen, Forderungen, Schulden und Eigenkapital. Ermöglicht die genaue Verfolgung von Abschreibungen, Rückstellungen und anderen bilanzrelevanten Posten.


Grundprinzipien

  1. Jede Transaktion wird doppelt erfasst: Einmal im Soll eines Kontos und einmal im Haben eines anderen Kontos. Diese Methode wird auch als "Soll an Haben" Buchung bezeichnet.

  2. Kontenrahmen: Unternehmen nutzen einen standardisierten Kontenrahmen, der die verschiedenen Arten von Geschäftsvorfällen systematisch kategorisiert. Dies erleichtert die Organisation und das Verständnis der Finanzdaten.

  3. Bilanzgleichung: Die Grundlage der doppelten Buchführung ist die Bilanzgleichung, die besagt, dass die Summe der Aktiva (Vermögenswerte) immer gleich der Summe der Passiva (Schulden) plus Eigenkapital ist. In Formel ausgedrückt: Aktiva = Passiva + Eigenkapital.


Die zwei Hauptkomponenten

  • Das Journal (Grundbuch): Hier werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Jeder Eintrag muss die betroffenen Konten, das Datum, eine Beschreibung des Vorgangs und die Beträge im Soll und Haben enthalten.

  • Das Hauptbuch (Kontenbuch): Nachdem Transaktionen im Journal erfasst wurden, werden sie in das Hauptbuch übertragen. Das Hauptbuch ist eine Sammlung aller Konten, die ein Unternehmen führt. Jedes Konto zeigt die Entwicklung und den aktuellen Stand der jeweiligen Vermögens-, Kapital-, Aufwands- oder Ertragsposition.


Vorteile der doppelten Buchführung

  • Genauigkeit: Die doppelte Erfassung jeder Transaktion erhöht die Genauigkeit der Buchhaltung und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

  • Vollständigkeit: Sie gewährleistet, dass alle finanziellen Aspekte des Unternehmens vollständig erfasst werden.

  • Überprüfbarkeit: Die Methode erleichtert die Überprüfung der finanziellen Aufzeichnungen durch interne und externe Prüfer.

  • Finanzielle Transparenz: Sie bietet eine klare und umfassende Sicht auf die finanzielle Situation des Unternehmens, was für das Management, Investoren, Gläubiger und andere Stakeholder von Bedeutung ist.


Abschluss

Im Rahmen des Jahresabschlusses werden die Konten im Hauptbuch analysiert und abgeschlossen. Dies umfasst die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die zusammen eine genaue Darstellung der finanziellen Leistung und Lage des Unternehmens am Ende des Geschäftsjahres bieten.

Die doppelte Buchführung ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen jeder Größe, da sie eine systematische und detaillierte Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen ermöglicht und die Grundlage für die finanzielle Analyse und Entscheidungsfindung bildet.


Mehr Infos siehe Doppik.


Einfache Buchhaltung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)

  1. Anwendungsbereich: Ideal für Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbstständige, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

  2. Prinzip: Es werden nur Einnahmen und Ausgaben erfasst. Die einfache Buchhaltung basiert auf dem Kassenprinzip, d.h., Transaktionen werden erst dann erfasst, wenn sie tatsächlich zu Ein- oder Auszahlungen führen.

  3. Komplexität: Relativ einfach und leicht verständlich. Sie erfordert nicht das Verständnis komplexer buchhalterischer Konzepte.

  4. Bilanzierung: Eine Bilanz wird nicht erstellt. Stattdessen wird am Ende des Geschäftsjahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung angefertigt.

  5. Anlagen und Schulden: Anlagen und Schulden werden weniger detailliert verfolgt. Es gibt keine Notwendigkeit, Forderungen und Verbindlichkeiten oder Abschreibungen detailliert zu buchen.

Eine einfache Buchhaltung kann auch von Nicht-Experten durchgeführt werden, besonders in kleinen Unternehmen oder bei Selbstständigen. Hier sind grundlegende Schritte, um eine einfacher Buchhaltung zu führen:

  1. Wahl des Buchhaltungssystems: Entscheiden Sie sich zwischen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und der doppelten Buchführung. Kleinunternehmer und Freiberufler dürfen oft die einfachere EÜR verwenden, bei der lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden.

  2. Eröffnung eines Geschäftskontos: Um private und geschäftliche Transaktionen zu trennen, ist es ratsam, ein separates Geschäftskonto zu führen.

  3. Belegsammlung und -organisation: Sammeln Sie systematisch alle Belege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge). Diese Belege sind die Grundlage Ihrer Buchhaltung.

  4. Kategorisierung der Einnahmen und Ausgaben: Ordnen Sie jede Transaktion einer Kategorie zu (z.B. Miete, Büromaterial, Verkaufserlöse). Dies erleichtert die Übersicht und ist für die Steuererklärung wichtig.

  5. Regelmäßige Aufzeichnung: Führen Sie regelmäßig (idealerweise täglich oder wöchentlich) Ihre Buchhaltung, um den Überblick zu behalten und Rückstände zu vermeiden.

  6. Nutzung von Buchhaltungssoftware: Für eine einfacher Buchhaltung gibt es zahlreiche Softwarelösungen, die speziell für Kleinunternehmer und Selbstständige entwickelt wurden. Diese Programme können beim Sortieren, Kategorisieren und Aufzeichnen der Finanztransaktionen helfen.

  7. Überwachung der Forderungen und Verbindlichkeiten: Behalten Sie den Überblick über ausstehende Rechnungen (sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten), um Ihre Liquidität zu managen.

  8. Umsatzsteuer: Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf Ihren Rechnungen ausweisen und die Vorsteuer (Umsatzsteuer, die Sie selbst gezahlt haben) abziehen können.

  9. Monatliche Auswertungen: Erstellen Sie monatliche Berichte, um einen Überblick über Ihre finanzielle Situation zu bekommen. Dazu gehören Gewinn- und Verlustrechnungen und ggf. eine Übersicht über die Cashflows.

  10. Jahresabschluss: Am Ende des Geschäftsjahres sollten Sie einen Jahresabschluss vorbereiten. Bei der EÜR ist dies eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben.

  11. Steuerliche Aspekte: Berücksichtigen Sie steuerliche Aspekte wie Abschreibungen, Betriebsausgaben und andere steuerlich relevante Vorgänge.

  12. Regelmäßige Abstimmung: Vergleichen Sie regelmäßig Ihre Buchhaltungsaufzeichnungen mit Ihren Bankkonten, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt erfasst wurden.

Für viele Selbstständige und Kleinunternehmer ist es ratsam, zumindest jährlich einen Steuerberater zu konsultieren, um sicherzustellen, dass alle steuerlichen Aspekte korrekt behandelt werden. Auch wenn Sie eine einfacher Buchhaltung selbst führen, kann professionelle Unterstützung bei komplexeren steuerlichen Fragen sehr wertvoll sein.

Mehr Infos siehe Einnahmen-Überschuss-Rechnung.


Buchhaltung selber machen - Praktische Tipps

Sie möchten Ihre Buchhaltung selber machen? Dann finden Sie hier nützliche Tipps:

Eine gut organisierte Buchhaltung spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern verhindert auch kostspielige Fehler. Eine klare Ordnerstruktur, sei es digital oder physisch, ermöglicht einen schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente und erleichtert die Übersicht über die finanzielle Lage. Die Organisation Ihrer Buchhaltung ermöglicht es Ihnen, effizienter zu arbeiten, bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen und sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Folgende Tipps zielen darauf ab, Selbstständigen ohne Steuerberater zu helfen, Zeit, Geld und Nerven bei ihrer Buchhaltung zu sparen. Hier eine Zusammenfassung ihrer wertvollen Ratschläge:

  1. Selbst machen: Die Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen, spart nicht nur Geld für den Steuerberater, sondern gibt auch wertvolle Einblicke in die eigenen Finanzen und das Geschäft.

  2. Routine entwickeln: Wie regelmäßiges Zähneputzen kann eine konsequente Buchhaltungsroutine zu einem gesunden Geschäft führen. Regelmäßigkeit verhindert das Aufschieben und die Ansammlung von Arbeit.

  3. Digitalisierung und Organisation von Belegen: Das Digitalisieren von Belegen vereinfacht die Buchhaltung erheblich. Wichtig dabei ist, eine klare digitale Ordnerstruktur zu haben, um den Überblick zu behalten.

  4. Buchhaltungssoftware nutzen: Moderne Buchhaltungssoftware automatisiert viele Prozesse und hilft, Fehler zu vermeiden. Sie erleichtert die Buchhaltung erheblich und sorgt dafür, dass alles den Vorschriften entsprechend abläuft. Siehe Buchhaltungssoftware.

  5. Geschäftskonto führen: Die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen ist essenziell für eine klare Übersicht und spart Zeit bei der Buchhaltung.

  6. Fristen des Finanzamts kennen: Ein "Date" mit dem Finanzamt sollte man nicht verpassen. Die Kenntnis und Einhaltung von Fristen vermeidet unnötige Strafen.

  7. Rechnungen korrekt schreiben: Die Nutzung einer Rechnungssoftware, die oft Teil von Buchhaltungsprogrammen ist, hilft, Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.


Wenn Sie Ihre Buchhaltung mit einem innovativen und sehr komfortablen System effektiv und kostengünstig organisieren möchten, dann finden Sie hier Tipps, worauf Sie achten sollten: Buchhaltungssoftware


Buchhaltungssoftware

Die Buchhaltung selber machen kann für Selbstständige und kleine Unternehmen eine erhebliche Kostenersparnis bedeuten, insbesondere wenn man bedenkt, dass die Buchhaltungskosten bis zu 50% der gesamten jährlichen Steuerberatungskosten ausmachen können. Hier sind einige praktische Schritte und Überlegungen, um die Finanzbuchhaltung effizient und kosteneffektiv zu gestalten:

1. Digitalisierung der Banktransaktionen

  • Online-Banking nutzen: Fast alle Banken bieten die Möglichkeit, Kontoauszüge digital zu downloaden. Diese digitalen Auszüge können leicht gespeichert und verwaltet werden, was den Überblick über Einnahmen und Ausgaben vereinfacht. Ich biete ein online Buchhaltungssoftware an, mit Sie auch Belege einscannen und online Rechnungen erstellen können. Mehr Informationen zu Buchhaltung online ...


  • Daten in Excel erfassen: Für viele kleine Unternehmen oder Freelancer kann die Verwaltung der Buchhaltung in Excel eine einfache und kostengünstige Lösung sein. Excel ermöglicht es, Transaktionen zu kategorisieren, Summen automatisch zu berechnen und finanzielle Übersichten zu erstellen. Hier finden Sie eine Excel-Vorlage für Ihre Buchaltung und EÜR.

2. Buchhaltungssoftware

  • Es gibt eine Reihe von Buchhaltungsprogrammen, die speziell für die Bedürfnisse von Kleinunternehmern und Selbstständigen entwickelt wurden. Diese Software kann helfen, den Überblick über Einnahmen, Ausgaben, offene Posten und Kunden zu behalten. Viele dieser Programme bieten auch Schnittstellen zum Online-Banking, automatische Kategorisierung von Transaktionen und die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen an, was zusätzlich Zeit spart. Mehr Infos siehe Buchhaltungssoftware.

3. Vorbereitung für den Steuerberater

  • Wenn Sie sich entscheiden, bestimmte Aspekte Ihrer Buchhaltung oder die Jahresabschlussarbeiten einem Steuerberater zu überlassen, können Sie durch eine gut vorbereitete Buchhaltung Kosten sparen. Stellen Sie sicher, dass alle Belege digitalisiert und sortiert sind und dass Ihre Buchhaltungsdaten aktuell und korrekt sind. Eine klare und nachvollziehbare Dokumentation erleichtert dem Steuerberater die Arbeit und minimiert den Aufwand für Rückfragen. Siehe auch Merkblatt.

4. Regelmäßige Pflege der Buchhaltung

  • Eine kontinuierliche Pflege der Buchhaltung verhindert, dass sich Belege und Buchungsbedarf am Ende des Geschäftsjahres anhäufen. Nehmen Sie sich regelmäßig, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich, Zeit, um Ihre Buchhaltung zu aktualisieren.

5. Weiterbildung und Nutzung von Ressourcen

  • Nutzen Sie Online-Kurse, Webinare oder Tutorials, um Ihre Kenntnisse in Buchhaltungssoftware oder Excel zu vertiefen. Viele Anbieter solcher Software bieten kostenlose Schulungen an. Es gibt auch zahlreiche Foren und Online-Communities, in denen Sie Tipps und Unterstützung von anderen Selbstständigen und Kleinunternehmern erhalten können. Siehe auch Buchhaltung-lernen.com.

Indem Sie die Buchhaltung selbst in die Hand nehmen, gewinnen Sie nicht nur ein besseres Verständnis für die finanzielle Lage Ihres Unternehmens, sondern sparen auch erhebliche Kosten, die anderweitig in die Entwicklung Ihres Geschäfts investiert werden können.


Praktische Hinweise + Tipps für Buchführungs- und bilanzierungspflichtige Mandanten

Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten,

für die effiziente und korrekte Erstellung Ihrer Jahresbuchhaltung bitten wir Sie, uns folgende Unterlagen und Belege zur Verfügung zu stellen. Dies ermöglicht eine zügige Bearbeitung und gewährleistet, dass alle relevanten steuerlichen Aspekte berücksichtigt werden können.

Notwendige Belege/Unterlagen für die Erstellung der Jahresbuchhaltung

Bei erstmaliger Bearbeitung:

  1. Gewerbeanmeldung: Eine Kopie Ihrer Gewerbeanmeldung.
  2. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Eine Kopie des Fragebogens, den Sie beim Finanzamt eingereicht haben.
  3. Jahresabschluss vom Vorjahr: Falls vorhanden, den letzten Jahresabschluss.
  4. Steuererklärungen: Sowohl betriebliche als auch private Steuererklärungen des Vorjahres.
  5. Steuerbescheide: Kopien der Steuerbescheide des Vorjahres.

Buchhaltung:

  1. Kontoauszüge: Alle Kontoauszüge des Geschäftskontos, abgelegt in einem Ringordner. Bitte sortieren Sie zugehörige Belege nach Kontoauszug ein.
  2. Kassenführung: Falls eine Kasse geführt wird, legen Sie bitte die Belege hinter das entsprechende Kassenblatt.
  3. Barbelege: Diese sollten separat und ggf. nach Gruppen sortiert abgelegt werden.
  4. Eingangsrechnungen/Belege: Bitte überprüfen Sie diese auf Vollständigkeit.
  5. Schriftwechsel mit dem Finanzamt: Alle relevanten Dokumente.
  6. Umsatzsteuer-Voranmeldungen: Kopien der eingereichten Voranmeldungen.
  7. Darlehensverträge und Zinsbescheinigungen: Kopien aller relevanten Unterlagen.
  8. Betriebliche Versicherungen/Beiträge: Kopien der entsprechenden Dokumente.
  9. Betriebliche Mietverträge: Kopien aller Mietverträge für Geschäftsräume.
  10. Aktivierung von Anlagegütern: Informationen zu Anlagegütern, die aus dem Privatvermögen aktiviert wurden.

Geschäftsfahrzeug:

  1. Geschäftswagen: Falls ein Geschäftswagen aktiviert wurde, fügen Sie bitte die Kaufrechnung bei.
  2. Kfz-Belege: Belege zu laufenden Kfz-Kosten, Versicherungen und Steuern.
  3. Fahrtenbuch: Falls ein Fahrtenbuch geführt wird, legen Sie dieses bitte bei.
  4. Kilometeraufstellung: Bei fehlenden Belegen der Kfz-Kosten.
  5. Reisekosten: Eine Zusammenstellung Ihrer Reisekosten.

Zusätzliche Informationen:

  • Bitte teilen Sie uns die Entfernung zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer Arbeitsstätte/Büro mit.

Die Bereitstellung dieser Unterlagen ist entscheidend für die korrekte und vollständige Erfassung Ihrer steuerlichen Situation. Sollten Sie Fragen zur Zusammenstellung der Unterlagen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung.

Dieses Merkblatt soll Ihnen als „buchführungs- und bilanzierungspflichtigem“ Mandanten einen Überblick über die für Sie wichtigsten gesetzlichen Grundlagen und Regelungen geben.

Schwerpunkte der Ausarbeitungen sind Aufbereitung der Buchhaltungsunterlagen, Umsatz- und Vorsteuer sowie Lohnbuchhaltung.

Wir haben dazu für Sie eine Vielzahl von Informationen zusammengestellt. Selbstverständlich stehen wir Ihnen zu einem persönlichen Beratungsgespräch jederzeit gern zur Verfügung.

Sie sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen verpflichtet, Bücher zu führen. Dies liegt jedoch auch in Ihrem eigenen Interesse. Die laufende Buchhaltung soll Ihnen zeitnah aktuelle Informationen über die geschäftliche Entwicklung – insbesondere Aufwand und Ertrag – geben. Der Jahres- oder Zwischenabschluss vermittelt eine Übersicht über Vermögen und Schulden zu einem Stichtag (z.B. dem 31.12. oder 30.06.).

Spätestens bei Gesprächen mit Banken über evtl. notwendige Kreditmittel oder bei Ihrer Planung für die Zukunft erfahren Sie, wie wichtig aussagekräftige und realistische Buchhaltungs- und Abschlussunterlagen sind. Die ordentliche Verbuchung aller Geschäftsvorfälle ist also nicht nur für die Finanzverwaltung, sondern insbesondere als Grundlage für Ihre Entscheidungen von erheblicher Bedeutung.

Da die Jahresabschlüsse immer nach dem gleichen Prinzip aufgestellt werden, ist ein Mehrjahresvergleich möglich. Dieser bietet Ihnen erstklassige Erkenntnisse über die Entwicklung Ihres Unternehmens. Wir möchten, dass Sie von uns diese Informationen bekommen und über den Stand Ihres Unternehmens immer „im Bild“ sind. Wir sind hierbei jedoch auf Ihre tatkräftige Mitarbeit angewiesen.



2 Erläuterungen zur allgemeinen Buchhaltung

Aufbereitung der Buchungsbelege

Ihre Buchungsbelege sollten so aufbereitet sein, dass eine unbeteiligte dritte Person in kürzester Zeit erkennen kann, welche Geschäftsvorfälle getätigt wurden.

Bitte reichen Sie Ihre Buchhaltungsordner pünktlich und vollständig in unserer Kanzlei ein.

Wir möchten Ihre Belege gern in einem Durchlauf zügig bearbeiten. Das mehrfache „In-die-Hand-Nehmen“ bzw. die Arbeitsunterbrechung durch telefonische Rückfragen führt zu unnötigen Mehrzeiten und daraus resultierenden Mehrkosten.

Bitte teilen Sie uns Ihre Wünsche zur Auswertung Ihrer Buchhaltung mit.

Oft werden wir von unseren Mandanten am Jahresende gefragt: „Ich hätte gern einmal gewusst, wie hoch meine Einnahmen aus Warenverkäufen sind?“ oder „Wie viel Kosten verursacht der Lkw XX-X 0815?“ oder so ähnlich. Dies stellt für uns kein Problem dar, wenn von Anfang an bei der Verbuchung der Belege die Aufwendungen/Erträge entsprechend aufgeteilt werden. Rückwirkend ist das in der Regel nicht mehr möglich.

Wir möchten daher, dass Sie sich die Zeit nehmen und darüber nachdenken, welche Umsatz- und Aufwandspositionen für Sie von besonderer Bedeutung sind. Teilen Sie dies bitte Ihrem Buchhalter mit.

Hinweis zur Kostenstellenrechnung

Soweit im Leistungsumfang mit unserer Kanzlei vereinbart, erstellen wir anhand Ihrer Belege auch eine exakte Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung. Das bedeutet, dass alle Kosten und Erlöse, soweit möglich, direkt den Aufträgen (Kostenträger = Auftraggeber) oder Gemeinkostenstellen (z.B. Produktion, Vertrieb etc.) zugeordnet werden. Die Gemeinkosten werden – nach einem vereinbarten Schlüssel – ebenfalls auf die Kostenträger verteilt. So können Sie unabhängig von Ihrer Finanzbuchhaltung konkret erkennen, wie viele Leistungen für einen Auftrag erbracht wurden und welche Gegenleistungen/Erträge Sie erhalten haben.


Erläuterungen zur Buchhaltungsaufbereitung

Für jedes Kalenderjahr werden ein oder mehrere Buchhaltungsordner eingerichtet. Es werden nur Belege in den Ordnern abgelegt, die auch den Liefer- und Leistungszeitraum oder die wirtschaftliche Zugehörigkeit dieses Jahres tragen.

Ablage von Belegen

Die Ablage der Belege erfolgt, je nach Belegvolumen, in Ordnern oder in einem Hefter mit Trennpappen. Im folgenden Beispiel gehen wir zur Vereinfachung von acht Ordnern aus.

Sie können diese acht Bereiche auch in einen Ordner einteilen, wenn Ihr Belegvolumen nicht so umfangreich ist.

Erster Ordner: Ausgangsrechnungen (AR)

In diesem Ordner werden alle Zweitschriften bzw. Kopien der Ausgangsrechnungen abgelegt, nachdem die Rechnung geschrieben und versandt wurde. Das Ablegen im Ordner erfolgt unabhängig davon, ob die Zahlung erfolgt ist.

Die Rechnungen werden nach den Rechnungsnummern chronologisch sortiert, in einem Rechnungsausgangsbuch eingetragen und zum Monatsende saldiert. Diese Liste wird mit den Ausgangsrechnungen eingereicht.

Die von Ihnen verwendete Rechnungsnummer muss nach den umsatzsteuerlichen Rechnungskriterien unverwechselbar, einmalig und eindeutig sein. Es steht Ihnen jedoch frei, für Ihre Kunden oder Abrechnungszeiträume Unterteilungen vorzunehmen.

Beispiel

Rechnungsnummer bei Einteilung in Zeitabschnitte:

2019/I/1 1. Rechnung 2019, I. Quartal

2019/I/2 2. Rechnung 2019, I. Quartal

Rechnungsnummer bei Einteilung in Kunden:

10000/1 1. Rechnung des Kunden Nr. 10000
(z.B. Mike Müller)

10000/2 2. Rechnung des Kunden Nr. 10000

Rechnungsnummer bei fortlaufender Nummerierung:

10001 Rechnung des Kunden Mike Müller

10002 Rechnung des Kunden Harald Huber

Zweiter Ordner: Eingangsrechnungen (ER)

Hier werden alle Originallieferantenrechnungen abgelegt, unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt worden sind. Die Rechnungen werden in einem Rechnungseingangsbuch eingetragen und zum Monatsende saldiert. Diese Liste wird mit den Eingangsrechnungen eingereicht. Im Rechnungseingangsbuch sollten folgende Angaben vermerkt werden:

  • Wie erfolgte die Zahlung der Rechnung (Kasse/Bank)?
  • In welcher Höhe wurde die Rechnung bezahlt (Skonto/Rabatt)?

Bei Eingangsrechnungen sollten eigene Rechnungsnummern vergeben und fortlaufend sortiert werden. Dies erleichtert uns das Verbuchen und Ihnen das Auffinden der Rechnungen.

Beispiel

Wareneingang:
ER-Nr.: 0085 vom 14.01.2019 über 1.467,99 €

Zahlungsvermerk:
Volksbank 21.01.2019, 1.438,63 €, 2 % Skonto gezogen

Rechnungsvermerk:
Ware für Auftrag Müller, München

Dritter Ordner: Kasse/Bargeschäfte

Soweit eine Kasse geführt wird, werden hier die Originale aus dem Kassenbuch mit den dazugehörigen Ein- und Ausgabebelegen chronologisch geordnet. Bitte führen Sie das Kassenbuch täglich und ordentlich.

Hinweis

Einen „Minusbestand“ gibt es in einer Kassenführung nicht, es kann nicht weniger als kein Bargeld in einer Kasse sein.

Wird keine Kasse geführt, werden hier die bar bezahlten Eingangsrechnungen oder bar vereinnahmten Ausgangsrechnungen abgelegt. Die Buchungen erfolgen zu Lasten oder zugunsten der Privatkonten (Privatentnahme, Privateinlage). Dies gilt nur für Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

Vierter Ordner: Unbezahlte Ausgangsrechnungen

Hier legen Sie eine weitere Kopie Ihrer Ausgangsrechnung ab. Dieser Ordner bleibt immer bei Ihnen, damit Sie sich jederzeit einen Überblick über unbezahlte Ausgangsrechnungen verschaffen können.

Bei Erhalt der Bankauszüge bzw. Bezahlung der Kundenrechnung heften Sie die jeweilige Kopie hinter den Bankauszug des 6. Ordners „Bank“ oder ggf. hinter das Kassenblatt des 3. Ordners.

Bezahlte Rechnungen werden aus dem Ordner 4 „unbezahlte Ausgangsrechnungen“ entnommen. Sie haben damit ständig eine aktuelle Übersicht über noch offene Ausgangsrechnungen.

Viele Unternehmen nutzen diesen Ordner auch für das Mahnwesen.

Fünfter Ordner: Unbezahlte Eingangsrechnungen

Hier legen Sie eine Kopie Ihrer Eingangsrechnungen numerisch geordnet ab.

Bei Erhalt Ihrer Bankauszüge bzw. Bezahlung der Lieferantenrechnung heften Sie eine Kopie dieser Rechnung hinter den Bankauszug in Ordner 6 oder ggf. hinter das Kassenblatt im Ordner 3. In jedem Fall entnehmen Sie die bezahlte Rechnung aus dem Ordner 5.

Dieser Ordner enthält nur unbezahlte Rechnungen! Damit haben Sie einen aktuellen Überblick über die offenen Lieferantenrechnungen.

Sechster Ordner: Bank

Sie sollten über ein eigenes Bankkonto ausschließlich für Ihre Firmengeschäfte verfügen.

Alle Bankauszüge mit den dazugehörigen Auszahlungsbelegen und Einzahlungsbelegen werden chronologisch abgelegt. Auf jedem Bankauszug bzw. zu jeder Bankbuchung ist ein Buchungsvermerk anzubringen, wenn kein entsprechender Beleg vorliegt.

Beispiel

Barabhebung für Privat: Privatentnahme

Barabhebung für Kasse: Geldtransit Kasse

Scheckbelastung Nr. 236: Rechnung Müller
vom 14.01.2019

Bankerlös: Müller, Kundennr. 41521,
Rechnungsnr. 200001

Siebter Ordner: Buchhaltungs- und Jahresabschlussordner

In diesem Ordner werden die Buchhaltungsauswertungen (siehe auch Punkt 4.2), die Ihnen vom Steuerbüro regelmäßig übersandt werden, aufbewahrt.

  • Kopien von Rechnungen, die im alten Jahr bezahlt wurden, aber das Folgejahr ganz oder teilweise betreffen (Rechnungsabgrenzung).
  • Kopien von Rechnungen, die im Folgejahr bezahlt werden, deren Aufwendungen aber noch oder teilweise das vorangegangene Kalenderjahr betreffen.
  • Inventurunterlagen (Warenbestände, unfertige Leistungen zum 31.12. des Kalenderjahres).

Der Ordner Nr. 7 wird erst im Folgejahr zur Erstellung des Jahresabschlusses benötigt.

Achter Ordner: Betriebliche Verträge

In diesem Ordner werden alle abgeschlossenen und noch gültigen betrieblichen Verträge (Darlehensverträge, Leasingverträge, Mietverträge, Pachtverträge, Gewerbeanmeldung, Dauerrechnungen etc.) hinterlegt.


Abgabe der Buchhaltungsunterlagen in der Steuerkanzlei

Je nach Abgabetermin der Umsatzsteuer-Voranmel­dung sind Sie verpflichtet, Ihre Buchhaltungsunterlagen entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich abzugeben.

Welche Ordner geben Sie wann in der Steuerkanzlei ab?

Sie geben jeweils folgende Ordner sowie Kopien von neuabgeschlossenen Verträgen in unserer Steuerkanzlei ab:

  • Ordner Nr. 1: Ausgangsrechnungen
  • Ordner Nr. 2: Eingangsrechnungen
  • Ordner Nr. 3: Kassenbelege/Barbelege
  • Ordner Nr. 6: Bankbelege

Die Belegordner des Vormonats erhalten Sie so schnell wie möglich von uns zurück.

Wir bitten Sie, die nachstehenden Abgabetermine der Umsatzsteuer-Voranmeldung einzuhalten. Bei Dauerfristverlängerung verschiebt sich der Abgabetermin um einen Monat.

bei vierteljährlicher Buchhaltung:

Abgabetermine: 10.04./10.07./10.10./10.01.

bei monatlicher Buchhaltung:

Abgabetermin ist jeweils der 10. des Folgemonats

Die zuvor genannten Abgabetermine sind Zeitpunkte, zu denen die Umsatzsteuer-Voranmeldung spätestens übermittelt werden muss. Wir bitten Sie daher, Ihre Buchhaltungsunterlagen bereits Anfang des folgenden Monats bei uns einzureichen, damit wir eine Möglichkeit haben, die Unterlagen fristgerecht und ordentlich zu bearbeiten.

Soweit Sie bei der Abgabe der Belege mit Ihrem Betreuer oder uns ein Gespräch führen möchten, vereinbaren Sie bitte vorher einen Termin. Wir möchten uns gern die für Sie notwendige Zeit nehmen.

Was bekommen Sie wann von uns zurück?

Nach jedem Buchungszeitraum erhalten Sie von uns immer

  • alle Belege zurück,
  • die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Ihre Akten,
  • eine Summen- und Saldenliste,
  • eine Betriebswirtschaftliche Auswertung und
  • ein Buchungsprotokoll mit Hinweisen zu fehlenden bzw. fehlerhaften Belegen.

Hinweis

Buchungsbelege, die von uns aufgrund fehlender Informationen nicht oder falsch gebucht wurden, können Sie uns mit den benötigten Informationen zum nächsten Abrechnungszeitraum wieder einreichen.

Bitte beachten Sie hierzu immer unser jeweiliges Buchungsprotokoll.

Auf Wunsch erhalten Sie von uns zusätzlich:

  • eine Offene-Posten-Liste (Kreditoren und Debitoren)
  • betriebswirtschaftliche Auswertung zu von Ihnen gewünschten Zeiträumen
  • sonstige vereinbarte Auswertungen
  • Kostenstellen-Gesamtübersicht
  • Kostennachweis
  • Betriebsabrechnungsbogen

Wichtig

Diese Unterlagen sind von Ihnen aufzubewahren.

4.3 Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungspflichten

Die nachfolgenden wichtigsten Unterlagen sind unbedingt zehn Jahre aufzubewahren.

Des Weiteren ist anzumerken, dass bei den aufgezählten Unterlagen nicht auf Unterschiede sowie auf den Fristbeginn eingegangen wurde. Wenn Sie hierzu spezielle Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an uns.

  • Anhang nach § 264 HGB
  • Buchungsbelege
  • Eröffnungsbilanz
  • Gehaltsabrechnung (Buchungsbelege)
  • Gehaltsabrechnung (Bilanzunterlagen)
  • Handelsbücher
  • Jahresabschluss/Bilanz/Gewinn- und Verlustrechnung
  • Journale (Hauptbuch und Kontokorrent)
  • Lagebericht nach § 289 HGB
  • Steuerbescheide
  • Steuererklärungen
  • Verträge von handels- und steuerrechtlicher Bedeutung
  • Unterlagen, die einer Zollanmeldung beigefügt sind

Hinweis

Im Detail handelt es sich bei den Unterlagen einer Zollanmeldung um alle Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Art. 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.

Sechs Jahre sollten folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Kopien der abgesandten Briefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Erläuterungen zu allgemeinen Betriebsausgaben

Die häufigste Frage von Mandanten ist: „Was kann ich alles absetzen?“

Die Antwort ist eindeutig:

Alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst wurden, sind Betriebsausgaben und somit bei der Gewinnermittlung zu berücksichtigen.

Natürlich haben wir in der Praxis Aufteilungsprobleme genau dann, wenn zumindest teilweise eine private Veranlassung der Ausgabe unterstellt werden kann. Hier gilt im bundesdeutschen Steuerrecht eindeutig im Zweifel zu Lasten des Steuerpflichtigen. Das heißt, wenn eine Ausgabenaufteilung zwischen privater und beruflicher Veranlassung nach objektiven Maßstäben nicht möglich ist und die private Veranlassung keine unwesentliche Bedeutung hat, handelt es sich um private Ausgaben, die steuerlich nicht wirksam sind. Die Beweislast liegt beim Steuerpflichtigen!

Folgende wichtige Grundsätze sollten Sie bitte unbedingt beachten:

Die Ausgaben müssen in einem angemessenen und nach objektiven Maßstäben vertretbaren Verhältnis zu den Einnahmen stehen.

Bei den typischen kritischen (teils privaten/beruflichen) Ausgaben müssen exakte und für jeden Dritten nachvollziehbare Aufzeichnungen über die betriebliche Veranlassung geführt werden.

Alle Vereinbarungen, Zahlungen, Leistungen usw. zwischen der Gesellschaft und ihren Gesellschaftern müssen dem sogenannten Drittvergleich standhalten.

Was ist ein Drittvergleich? – Drittvergleich lässt sich mit folgender Fragestellung erklären: „Würde eine nicht mit dem Unternehmer verbundene Person diese Geschäfte, Verträge etc. ebenfalls so eingehen?“

Ist dies nicht der Fall, wird der Mehrbetrag als „verdeckte Gewinnausschüttung“ bzw. Privatentnahme behandelt. Dadurch entsteht eine Gewinnerhöhung mit der Folge einer höheren Steuerbelastung.


Bewirtungskosten

Betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung?

Handelt es sich bei den Bewirtungsaufwendungen um Betriebsausgaben, so ist zwischen

  • · allgemein betrieblich veranlassten Bewirtungen, die in vollem Umfang abzugsfähig sind, und
  • · geschäftlich veranlassten Bewirtungen, die nur teilweise abzugsfähig sind,

zu unterscheiden. (mehr Bewirtungskosten von der Steuer absetzen & buchen)

Allgemein betrieblich veranlasste Bewirtungen

Eine Bewirtung ist allgemein betrieblich veranlasst, wenn der Unternehmer ausschließlich seine eigenen Arbeitnehmer und deren Angehörige bewirtet, z.B. bei Weihnachtsfeiern und sonstigen Betriebsfesten.

Beispiel

Ein Unternehmer lädt ausschließlich seine Betriebsangehörigen zu einem Jahresessen ein.

Aufwendungen für diese Bewirtung dürfen in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Achtung

Betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers, einschließlich Umsatzsteuer, für die üblichen Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer insgesamt mehr als 110 € je Veranstaltung, so sind die übersteigenden Kosten dem Arbeitslohn hinzuzurechnen. Das gilt auch für mehr als zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr. Dieser übersteigende Teil muss vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert werden.

Geschäftlich veranlasste Bewirtungen

Mit dem Begriff „geschäftlicher Anlass“ wird die Bewirtung mit Geschäftsfreunden umschrieben. Dabei ist es gleichgültig, ob schon Geschäftsbeziehungen mit ihnen bestehen oder erst angebahnt werden sollen. Auch bloße Besucher des Betriebs, deren Bewirtung einen Teil der Öffentlichkeitsarbeit darstellt, mit dem Ziel, Geschäftsabschlüsse zu erleichtern, rechnen zu den Geschäftsfreunden in diesem Sinn.

Wann liegt eine Bewirtung im steuerlichen Sinn vor?

Eine Bewirtung im steuerlichen Sinn liegt nur dann vor, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht.

Zu den Aufwendungen für Bewirtungen gehören neben den Kosten für Speisen, Getränke und für Genussmittel (z.B. Zigaretten) auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wenn sie im Verhältnis zum Gesamtpreis von untergeordneter Bedeutung sind. Darunter fallen insbesondere Trinkgelder, Garderobengebühren oder Dekorationskosten. Auch der Teil der Aufwendungen, der auf den bewirtenden Unternehmer oder dessen Arbeitnehmer entfällt, gehört zu den Bewirtungsaufwendungen.

Beispiel

Ein Unternehmer bespricht bei einem Mittagessen mit einem Spediteur neue Transportwege.

Aufwendungen für diese Bewirtung dürfen nur i.H.v. 70 % als Betriebsausgabe abgezogen werden. Die Vorsteuer ist voll abzugsfähig.

Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind die tatsächlichen Bewirtungsaufwendungen nur dann zu 70 % abzugsfähig, wenn diese angemessen sind. Bei der Prüfung der Angemessenheit ist immer auf die Umstände des Einzelfalls abzustellen.

Bei einer Bewirtung von Kunden oder Geschäftspartnern im eigenen Büro (z.B. Tasse Kaffee, Gebäck) besteht 100%ige betriebliche Veranlassung.

Der Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Bewirtungsaufwendungen ist durch schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen zu führen.

Zur Bezeichnung der Teilnehmer der Bewirtung ist die Angabe ihres Namens erforderlich. Werden mehrere Personen bewirtet, so müssen die Namen aller Teilnehmer, auch die des bewirtenden Unternehmers, angegeben werden.

Bei Bewirtung in einer Gaststätte ist zusätzlich die Rechnung der Gaststätte beizufügen.

Diese Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den Namen und die Anschrift der Gaststätte

2. den Tag der Bewirtung

3. die Art und den Umfang der Leistung (die Bezeichnung „Speisen & Getränke“ ist nicht zulässig)

4. den Rechnungsbetrag und die Höhe des Trinkgeldes

5. den Anlass der Bewirtung

6. zusätzlich den Namen des bewirtenden Unternehmers bei einem Rechnungsbetrag von über 250 €

Oft ist auf der Rückseite der Gaststättenrechnung die Möglichkeit vorgesehen, die nicht bereits in der Rechnung enthaltenen o.g. Angaben zur Bewirtung einzutragen.

Aufwendungen für Geschenke

Sie können betrieblich veranlasste Geschenke für Personen, die nicht Arbeitnehmer bei Ihnen sind, als Betriebsausgaben geltend machen, wenn für die Nettoaufwendungen 35 € im Jahr und pro Person nicht überschritten werden.

Bei den Aufwendungen für Geschenke müssen der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungs­beleg sowie der Anlass der Schenkung ersichtlich sein. Die Vorsteuer ist hierbei in voller Höhe abziehbar.

Der Abzug als Betriebsausgabe entfällt vollständig, selbst wenn die Summe der Geschenkaufwendungen im Jahr und pro Person die Obergrenze von 35 € nur geringfügig überschreitet. Bei Überschreitung der Freigrenze von 35 € geht der gesamte Vorsteueranspruch verloren – nicht nur der Überhang.

Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer anlässlich eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers oder seiner Familienangehörigen sind bis zu 60 € steuerfrei. Mehr Infos Aufwendungen für Geschenke

Kosten eines Firmen-Pkw

Die Kosten eines Firmen-Pkw können als Betriebsausgaben in der Höhe der betrieblichen Veranlassung berücksichtigt werden. Das heißt, soweit eine Privatnutzung (> 10 %) stattfindet – und diese ist im Fall eines Pkw fast immer zu unterstellen –, sind genaue Aufzeichnungen über den Umfang der betrieblichen und privaten Nutzung zu führen.

Da es hier wichtig ist, die Aufzeichnungen sorgfältig, lückenlos und zeitnah zu erfassen, ist es ideal, ein Fahrtenbuch zu führen. Es gibt jedoch noch eine weitere Methode, um den privaten Anteil der gefahrenen Kilometer abzugelten.

  • Methode I: Das Fahrtenbuch

Hier ist zu beachten, dass folgende Angaben enthalten sind:

· Datum und Kilometerstand am Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt

· Reiseroute, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchter Gesprächspartner bei jeder einzelnen betrieblichen/beruflichen Fahrt

· Unterteilung in Geschäftsfahrten, Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit

Des Weiteren müssen auch die Kosten für Kraftstoff, Parkgebühren, Kfz-Reparaturen und andere Aufwendungen, welche das Fahrzeug betreffen, angegeben werden.

Am Ende des Jahres kann man so das Verhältnis der privat und geschäftlich gefahrenen Kilometer ermitteln und den Privatanteil gewinnerhöhend buchen.

Sollten im Fahrtenbuch Angaben unvollständig sein oder fehlen, ist die private Nutzung eines Kfz mit der 1-%-Regel anzusetzen. Mehr Infos Steuern sparen mit dem Fahrtenbuch


  • Methode II: Die 1-%-Regel

Die private Nutzung eines betrieblichen Pkw ist für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (soweit es sich um notwendiges Betriebsvermögen handelt) zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung und einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen. (1%-Regelung Rechner).

Für die nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten kann ein pauschaler Abschlag von 20 % vorgenommen werden.

Dies gilt nur für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer bzw. Unternehmen. Bei Unternehmern bzw. Unternehmen, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist dieser Abschlag bedeutungslos, für sie ist der Monatswert der Nutzungsentnahme ausschlaggebend.

Weiterhin sind Aufwendungen für Fahrten des Steuerpflichtigen zwischen Wohnung und Betriebsstätte mit einem Pauschalbetrag von 0,03 % des inländischen Listenpreises bzw. 0,002 % des inländischen Listenpreises (bei Familienheimfahrten) je Entfernungskilometer anzusetzen und teilweise – grundsätzlich mit dem die sogenannte Kilometerpauschale übersteigenden Betrag – von dem Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Sollten Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug überlassen, so teilen Sie uns dies bitte mit und besprechen Sie die Besteuerung des geldwerten Vorteils mit unserem Lohnbuchhalter.

Telefonkosten

Telefonkosten sind Betriebsausgaben, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Bei einem Telefonanschluss, der in geringem Umfang privat genutzt wird, ist der private Nutzungsanteil zu schätzen. Wird ein privater Telefonanschluss zum Teil geschäftlich genutzt, sind die Betriebsausgaben anhand konkreter Aufzeichnungen zu ermitteln. (Rechner Telefonkosten


Betrieblich veranlasste Fahrtkosten im Privat-Pkw und Reisekosten

Eine Dienst-/Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer/Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte vorübergehend beruflich tätig wird. Eine Mindestentfernung ist dabei uninteressant.

Für die Beanspruchung von Verpflegungsmehraufwendungen, bei der Benutzung eines privaten Pkw oder bei Übernachtungskosten ist eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Eine Musterabrechnung finden Sie unter Punkt 9.


Pauschalbeträge für Reisekosten

Durch Reisen verursachte Verpflegungsmehraufwendungen können mit Pauschalbeträgen geltend gemacht werden, die abhängig von der Reisedauer sind. Siehe auch Reisekostenabrechnung


Aktuelles + weitere Infos

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Rechtsgrundlagen zum Thema: Buchhaltung

EStR 
EStR R 5.2 Ordnungsmäßige Buchführung

EStR R 5.4 Bestandsmäßige Erfassung des beweglichen Anlagevermögens

EStR R 10b.1 Ausgaben zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke i. S. d.
§ 10b Abs. 1 und 1a EStG
UStAE 
UStAE 2.8. Organschaft

UStAE 3.14. Reihengeschäfte

UStAE 3.16. Leistungsbeziehungen bei der Abgabe werthaltiger Abfälle

UStAE 3a.12. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen

UStAE 4.8.13. Verwaltung von Investmentfonds und von Versorgungseinrichtungen

UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

UStAE 13b.11. Im Ausland bzw. im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer

UStAE 2.8. Organschaft

UStAE 3.14. Reihengeschäfte

UStAE 3.16. Leistungsbeziehungen bei der Abgabe werthaltiger Abfälle

UStAE 3a.12. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen

UStAE 4.8.13. Verwaltung von Investmentfonds und von Versorgungseinrichtungen

UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

UStAE 13b.11. Im Ausland bzw. im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer

UStR 
UStR 21. Organschaft

UStR 31a. Reihengeschäfte

UStR 39c. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 4 Nr. 14 UStG

UStR 135. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

AEAO 
AEAO Zu § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen:

EStH 5.2
StBerG 
§ 6 StBerG Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen



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