Buchhaltung und Buchhaltungssoftware

Buchhaltung

Was ist Buchhaltung, wer ist buchführungspflichtig und welche Buchhaltungssoftware?


Willkommen bei Buchhaltung und Buchhaltungssoftware, hier erhalten Sie Informationen und Tipps rund um die Buchhaltung und Buchhaltungssoftware sowie online Buchhaltung.


Was ist Buchhaltung?

Als Buchhaltung bezeichnet man die zahlenmäßige, planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Die Buchhaltung gibt einen Überblick über die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation eines Unternehmens.



Die Buchhaltung ist eine wichtige Informationsquelle für das Unternehmen, Gläubiger und Behörden (insbesondere Finanzamt). Die Informationen sind die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen, wie z. B. Kalkulation von Angeboten. Die Buchführung muss zeitnah erledigt werden um einen aktuellen Überblick über das Unternehmen zu haben, wie z. B. über Forderungen und Verbindlichkeiten. Die wichtigste Information ist und bleibt die Profitabilität des Unternehmens und deren Entwicklung. Wie wichtig die Buchhaltung ist, zeigt sich immer wieder in der Praxis: Wer seine Buchführung nicht im Griff hat, hat i.d.R. auch sein Unternehmen nicht im Griff. Probleme im Unternehmen und „schlampige“ Buchführung gehen meist Hand in Hand. Ich biete daher die Möglichkeit durch kostenlose Buchhaltungssoftware tagesaktuelle Buchhaltungsinformationen an (Buchhaltung online).

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Bereiche der Buchhaltung

Wichtigster Bestandteil der Buchhaltung ist die sogenannte Finanzbuchhaltung. Diese kann wiederum in die Hauptbuchhaltung und Nebenbuchhaltungen unterteilt werden. Nebenbuchhaltungen sind z. B. die Anlagenbuchhaltung oder der Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung. Neben der Finanzbuchhaltung gibt es z. B. die Lohnbuchhaltung, die sich mit der Abrechnung der Löhne und Gehälter beschäftigt.


Die Buchhaltung ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Zur Buchhaltung gehören also z. B. nicht die Kostenrechnung und Statistik, obwohl diese Bereiche durchaus auf das Zahlenmaterial der Buchhaltung zurück greifen. Bei einer Buchführung sind alle baren und unbaren Geschäftsvorfälle systematisch und fortlaufend aufzuzeichnen. Dazu gehören auch die Führung eines Kassenbuches und die geordnete Ablage der Belege wie z. B. Kontoauszüge. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind bei der Bilanzierung zu beachten. Das bedeutet, dass sich ein sachverständiger Dritter (z. B. Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit anhand der Buchführungsunterlagen und Aufzeichnungen ein Bild von den Geschäftsvorfällen und der Lage des Unternehmens machen kann. Alle Geschäftsvorfälle sind einzeln, vollständig, richtig, fortlaufend, zeitgerecht und sachlich geordnet zu erfassen, so dass sie in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sind. Der Gewinnermittlungszeitraum ist grds. das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Gewinnermittlungs­zeitraum aber auch davon abweichen (abweichendes Wirtschaftsjahr).


Geschichte der Buchhaltung

Die ersten Aufzeichnungen im Sinne einer einfachen Buchhaltung finden sich im alten Ägypten wieder. Die doppelte Buchführung ist dagegen erst im 15. Jahrhundert von einem italienischem Mathematiker und Franziskanermönch Luca Pacioli begründet worden. Zuvor wurden nur Konten für Personen (Schuldner) geführt. Daher kommt auch der Begriff Soll und Haben. Die doppelte Buchführung erfasst das gesamte Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) und dessen Veränderung (Erträge und Aufwendungen). Die Begriffe Soll und Haben blieben aber auch für alle Konten erhalten und ergeben daher - außer für Kundenkonten - keinen Sinn. Die nunmehr ca. 500 Jahre alte Buchhaltung ist weltweit verbreitet und das häufigste verwendete Rechnungswesen.


Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht kann sich sowohl aussteuerrechtlichen als auch handelsrechtlichen Vorschriften ergeben. Sie sollten Ihre Finanzbuchhaltung aber trotzdem nicht nur als lästige Pflicht betrachten, sondern sie auch zu Ihrem Vorteil nutzen. Die Finanzbuchhaltung stellt in erster Linie ein kaufmännisches Informationsinstrument dar. Denn, nur was Sie messen können, können Sie auch managen. Der Aufwand für die Buchhaltung lässt sich durch gute Software minimieren und zum großen Teil schon automatisieren.

Bilanzierungspflicht

Gewinn Euro

Umsatz Euro

Bewilligung von Erleichterungen: Die Bewilligung von Erleichterungen kann sich nur auf steuerrechtliche Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten erstrecken. § 148 AO lässt eine dauerhafte Befreiung von diesen Pflichten nicht zu. Persönliche Gründe, wie Alter und Krankheit des Steuerpflichtigen, rechtfertigen regelmäßig keine Erleichterungen (BFH-Urteil vom 14.7.1954, II 63/53 U, BStBl III S. 253). Eine Bewilligung soll nur ausgesprochen werden, wenn der Steuerpflichtige sie beantragt.


Aufzeichnung des Wareneingangs: Zur gesonderten Aufzeichnung des Wareneingangs sind nur gewerbliche Unternehmer (vgl. AEAO zu § 141 , Nr. 1) verpflichtet; Land- und Forstwirte fallen nicht unter die Vorschrift. Die Aufzeichnungspflicht besteht unabhängig von der Buchführungspflicht. Bei buchführenden Gewerbetreibenden genügt es, wenn sich die geforderten Angaben aus der Buchführung ergeben. Besondere Aufzeichnungspflichten, die in Einzelsteuergesetzen vorgeschrieben sind (z. B. nach § 22 UStG), werden von dieser Vorschrift nicht berührt.


Aufzeichnung des Warenausgangs: Zur gesonderten Aufzeichnung des Warenausgangs sind gewerbliche Unternehmer (vgl. AEAO zu § 141, Nr. 1) sowie nach § 144 Abs. 5 AO auch buchführungspflichtige Land- und Forstwirte verpflichtet. Mit der Einbeziehung der buchführungspflichtigen Land- und Forstwirte in die Vorschrift soll eine bessere Überprüfung der Käufer land- und forstwirtschaftlicher Produkte (z. B. Obst- oder Gemüsehändler) ermöglicht werden. Bei buchführenden Unternehmern können die Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Buchführung erfüllt werden. Besondere Aufzeichnungspflichten, z. B. nach § 22 Abs. 2 Nrn. 1 bis 3 UStG, bleiben unberührt. Erleichterungen nach § 14 Abs. 6 UStG für die Ausstellung von Rechnungen (z. B. nach §§ 31, 33 UStDV) gelten für Zwecke dieser Vorschrift ausschließlich für die Erteilung eines Belegs i. S. v. § 144 Abs. 4 AO. Auf die Aufzeichnungspflichten des § 144 AO finden sie keine Anwendung. Bei Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten nach § 144 AO kann eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 2 Nr. 1a AO vorliegen.


Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger: Ausländische Unternehmen fallen unter die Vorschrift jedenfalls dann, wenn und soweit sie im Inland eine Betriebsstätte unterhalten oder einen ständigen Vertreter bestellt haben (BFH-Urteil vom 14.9.1994, I R 116/93, BStBl 1995 II S. 238). 2. 3. 4. 5. Die Buchführungspflicht geht nach § 141 Abs. 3 AO kraft Gesetzes über. Es ist nicht Voraussetzung, dass eine der in § 141 Abs. 1 Nrn. 1 bis 5 AO aufgeführten Buchführungsgrenzen überschritten ist. Als Eigentümer bzw. Nutzungsberechtigter kommen z. B. in Betracht: Erwerber, Erbe, Pächter, Nießbraucher. Eine Übernahme des Betriebs im Ganzen liegt vor, wenn seine Identität gewahrt bleibt. Dies ist der Fall, wenn die wesentlichen Grundlagen des Betriebs als einheitliches Ganzes erhalten bleiben. Dies liegt nicht vor, wenn nur der landwirtschaftliche, nicht aber auch der forstwirtschaftliche Teilbetrieb übernommen wird ( BFH-Urteil vom 24.2.1994, IV R 4/93, BStBl II S. 677).

Mehr Infos: Buchführungspflicht

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Buchhaltung selber machen oder besser zum Steuerberater?

Die Frage ob Sie Ihre Buchhaltung selber machen oder lieber einen Steuerberater beauftragen sollten hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Buchaltung vom Steuerberater

Zunächst einmal entstehen Kosten für die Buchhaltung beim Steuerberater. Die Kosten fangen bei ca. 50 Euro netto monatlich an. Bei einem Selbstständigen mit ca. 100.000 Euro Umsatz entstehen ca. 100 Euro netto monatliche Buchhaltungskosten. Hierfür liefert Ihr Steuerberater Ihnen alle Buchhaltungsauswertungen, wie z.B. BWA, Summen- und Saldenliste, Umsatzsteuer-Voranmeldungen etc. Mehr Infos unter Buchführung

Steuerberatungskosten-Rechner zum abschätzen der Buchhaltungskosten.

Steuerberatungskosten Rechner

Dieser Rechner nutzt die neue StbVV ab 1.7.2020

Für die Zusammenstellung von typischen Steuerberatungskosten wählen Sie bitte:

Tätigkeit Gegenstandswert Satz EURO/ Jahr
    pro Monat pro Jahr
Netto EUR  
zzgl. 19% MwSt. EUR
Steuerberatervergütung brutto EUR

Wenn Sie nur eine kleine Buchhaltung haben, so können Sie die Buchhaltung selber machen oder zumindest die Buchhaltung gut vorbereiten, so dass die Steuerberatungskosten für die Buchhaltung minimiert werden (Siehe auch Praktische Hinweise ...).

Sie sollten Ihrem Steuerberater auf jeden Fall eine CSV-Datei vom online-Banking zur Verfügung stellen, damit er die Daten in die Buchhaltung übernehmen kann und somit Zeit und Kosten eingespart werden können.

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Buchaltung selber machen

Wenn Sie die Buchhaltung selbst erledigen, übernimmt der Steuerberater nur noch den Jahresabschluss und die Steuererklärungen. Ich unterstütze Sie gerne dabei und biete Ihnen hierfür 3 Möglichkeiten an:

  1. Excel-Tabelle: Mit der Tabelle können Sie die Buchungen selbst erfassen.
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So können Sie bis zu 50% der Steuerberatungskosten sparen.

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Kostenlose Buchhaltungssoftware

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Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)


GoB Allgemeines

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Definition: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind Ordnungsvorschriften für die Buchhaltung und für Aufzeichnungen:



Der Begriff "geordnet" in § 146 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) besagt, dass jede sinnvolle Ordnung genügt, die einen sachverständigen Dritten in den Stand setzt, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens zu verschaffen.


Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen: Durch die Vorschrift werden die sog. außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften, die auch für die Besteuerung von Bedeutung sind, für das Steuerrecht nutzbar gemacht. In Betracht kommen einmal die allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften des Handels-, Gesellschafts- und Genossenschaftsrechts.

Beweiskraft der Buchführung: Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu (§ 158 AO). Die Vorschrift § 158 AO enthält eine gesetzliche Vermutung. Sie verliert ihre Wirksamkeit mit der Folge der Schätzungsnotwendigkeit nach § 162 AO , wenn es nach Verprobung usw. unwahrscheinlich ist, dass das ausgewiesene Ergebnis mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmt. Für die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist das Gesamtbild aller Umstände im Einzelfall maßgebend. Verstöße gegen die Buchführungsvorschriften (§§ 140 bis 147 AO) können z. B. die Anwendung von Zwangsmitteln nach § 328 AO, eine Schätzung nach § 162 AO oder eine Ahndung nach § 379 Abs. 1 AO zur Folge haben. Die Verletzung der Buchführungspflichten ist unter den Voraussetzungen der §§ 283 und 283b StGB (sog. Insolvenzstraftaten) strafbar.


Die 5 wichtigsten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) sind:

  • Übersichtlichkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können.
  • Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen  vollständig erfasst sein (Tzn. 36 ff. GoBD, § 146 Abs. 1 AO).
  • Richtigkeit: Alle Buchungen müssen richtig erfasst und dürfen nicht nachträglich verändert werden. Fehlbuchungen sind durch Stornobuchungen zu korrigieren. (Tzn. 44 GoBD, § 146 Abs. 1 AO)
  • Zeitgerechtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle sind zeitgerecht zu erfassen (Tzn. 45ff GoBD; § 146 Abs. 1 AO).
  • Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit: Alle Buchungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen werden.
    Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg (Tzn. 30 ff. GoBD, § 145 Abs. 1 AO).
  • Unveränderbarkeit: Löschungen sind verboten. Korrekturen müssen ersichtlich sein (Tzn. 58 ff. GoBD, § 146 Abs. 4 AO).

Eine Buchführung ist ordnungsmäßig, wenn die für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden, die Bücher förmlich in Ordnung sind und der Inhalt sachlich richtig ist (siehe BFH vom 24.6.1997 - BStBl 1998 II S. 51). Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben; allerdings muss bei Kaufleuten die Buchhaltung den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen (§ 242 Abs. 3 HGB). Im Übrigen muss die Buchhaltung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 HGB; siehe auch BFH vom 18.2.1966 - BStBl III S. 496 und vom 23.9.1966 - BStBl 1967 III S. 23). Bei Aufstellung der Bilanz sind alle wertaufhellenden Umstände zu berücksichtigen, die für die Verhältnisse am Bilanzstichtag von Bedeutung sind (siehe BFH vom 20.8.2003 - BStBl II S. 941). Verbuchung von Bargeschäften im Einzelhandel siehe BMF vom 5.4.2004 (BStBl I S. 419).


Bei der Gewinnermittlung nach § 5 EStG sind - soweit sich aus den Steuergesetzen nichts anderes ergibt - die handelsrechtlichen Rechnungslegungsvorschriften sowie die Vorschriften der §§ 140 bis 148, 154 AO zu beachten. Handelsrechtliche Rechnungslegungsvorschriften i. S. d. Satzes 1 sind die Vorschriften des Ersten Abschnitts, für bestimmte Personenhandelsgesellschaften und Kapitalgesellschaften außerdem die des Zweiten Abschnitts des Dritten Buchs des HGB. Entsprechen die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen diesen Vorschriften, so sind sie der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalles kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 AO).


§ 146 Abs. 5 AO enthält die gesetzliche Grundlage für die sog. "Offene Posten- Buchhaltung" sowie für die Führung der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern (z.B. Magnetplatten, Magnetbänder, Disketten, elektro-optische Speicherplatten, CD-ROM). Bei einer Buchführung auf maschinell lesbaren Datenträgern (DV-gestützte Buchführung) müssen die Daten unverzüglich lesbar gemacht werden können. Es wird nicht verlangt, dass der Buchungsstoff zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. zum Ende des Jahres) lesbar gemacht wird. Er muss ganz oder teilweise lesbar gemacht werden, wenn die Finanzbehörde es verlangt (§ 147 Abs. 5 AO). Wer seine Bücher oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern führt, hat die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme - GoBS - zu beachten (BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl I, S. 738). Mehr zu GoB ...


Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben; allerdings muss bei Kaufleuten die Buchführung den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen (§ 242 Abs. 3 HGB). Im Übrigen muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Vermögenslage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen(§ 238 Abs. 1 HGB; auch BFH vom 18.2.1966 – BStBl III S. 496 und vom 23.9.1966 – BStBl 1967 III S. 23). Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) BMF vom 14.11.2014 (BStBl I S. 1450) und vom 28.11.2019 (BStBl I S. 1269).


Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen:

Zu § 146

Inhaltsübersicht

1.

Allgemeines

2.

Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO )

2.1

Grundsätze der Einzelaufzeichnung

2.2

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen

3.

Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse

4.

Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2b AO )

5.

DV-gestützte Buchführung und Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 5 AO )

[1.] Allgemeines

[1.1] Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu (§ 158 AO ). Verstöße gegen die Vorschriften zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen (§§ 140 bis 147 AO) können z. B. die Anwendung von Zwangsmitteln nach § 328 AO , eine Schätzung nach § 162 AO oder eine Ahndung nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3 AO zur Folge haben. Die Verletzung der Buchführungspflichten ist unter den Voraussetzungen der §§ 283 und 283b StGB (sog. Insolvenzstraftaten) strafbar.

[1.2] Zu den Begriffen „vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar“ vgl. Rz. 36 bis 60 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, BStBl I S. 1450 .

[1.3] Es ist Aufgabe des Steuerpflichtigen, seine aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen so zu organisieren, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Unterlagen (Daten) keine gesetzlich geschützten Bereiche tangiert werden können, zum Beispiel bei Rechtsanwälten, Steuerberatern, Ärzten usw.

[1.4] Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (ggf. in der Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen.

[2.] Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO )

[2.1] Grundsätze der Einzelaufzeichnung

[2.1.1] Aufzeichnungen (z. B. nach §§ 238 ff. HGB und nach § 22 UStG ) müssen unterschiedlichen steuerlichen Zwecken genügen. Erfordern verschiedene Rechtsnormen gleichartige Aufzeichnungen, so ist eine mehrfache Aufzeichnung für jede Rechtsnorm nicht erforderlich (vgl. Rz. 13 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, BStBl I S. 1450 ). Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt demnach unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Hinsichtlich der Aufzeichnungspflichten bei Steuerpflichtigen, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 2.1.7.

[2.1.2] Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls unmittelbar nach seinem Abschluss und in einem Umfang, der einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts, seiner Entstehung und Abwicklung und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Dies gilt auch für Bareinnahmen und für Barausgaben (vgl. BFH-Urteil vom 12.5.1966, IV 472/60 , BStBl III S. 371 ). Die vorgenannten Grundsätze gelten für jeden, der eine gewerbliche, berufliche oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit selbständig ausübt. Der Umstand der sofortigen Zahlung rechtfertigt keine Ausnahme (vgl. BFH-Urteil vom 26.2.2004, XI R 25/02 , BStBl II S. 599 ).

[2.1.3] Die Grundaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass sie jederzeit eindeutig in ihre Einzelpositionen aufgegliedert werden können. Zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar zu der Entstehung des jeweiligen Geschäftsvorfalles aufzuzeichnen sind der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel, der endgültige Einzelverkaufspreis, der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag, vereinbarte Preisminderungen, die Zahlungsart, das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie die verkaufte Menge bzw. Anzahl. Die Möglichkeit zum Ausweis des Steuerbetrags in einer Summe nach § 32 UStDV in der Rechnung und die Zusammenfassung des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags in einer Summe nach § 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV in der Rechnung bleiben unbenommen. Eine Verpflichtung zur einzelnen Verbuchung (im Gegensatz zur Aufzeichnung) eines jeden Geschäftsvorfalls besteht nicht. Werden der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst, wird dies nicht beanstandet, sofern die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt. Dies gilt entsprechend für Dienstleistungen.

[2.1.4] Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt. Als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten auch elektronische Vorsysteme mit externer Geldaufbewahrung. Welche dieser elektronischen Aufzeichnungssysteme zusätzlich die besonderen Anforderungen des § 146a AO erfüllen müssen (Pflicht zur Aufzeichnung anderer Vorgänge, Schutz durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung), bestimmt sich nach § 1 KassenSichV . Als offene Ladenkasse gelten eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel.

[2.1.5] Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen. Es wird z. B. nicht beanstandet, wenn die Mindestangaben zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls (vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 2.1.3) einzeln aufgezeichnet werden, nicht jedoch die Kundendaten, sofern diese nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden (vgl. Rz. 37 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, BStBl I S. 1450 ). Dies gilt auch, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem eine Kundenerfassung und Kundenverwaltung zulässt, die Kundendaten aber tatsächlich nicht oder nur teilweise erfasst werden. Soweit Aufzeichnungen über Kundendaten aber tatsächlich geführt werden, sind sie aufbewahrungspflichtig, sofern dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.

[2.1.6] Wird zur Erfassung von aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet und fällt dieses aus (z. B. Stromausfall, technischer Defekt), ist während dieser Zeit eine Aufzeichnung auf Papier zulässig. Die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse gelten insoweit entsprechend (vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 3.2 und 3.3). Die Ausfallzeit des elektronischen Aufzeichnungssystems ist zu dokumentieren und soweit vorhanden durch Nachweise zu belegen (z. B. Rechnung über Reparaturleistung).

[2.1.7] Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht gilt auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Nach § 146 Abs. 5 Satz 1 Halbsatz 2 AO müssen die Aufzeichnungen so geführt werden, dass sie dem konkreten Besteuerungszweck entsprechen (vgl. Rz. 25 des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, BStBl I S. 1450 ). Eine ordnungsgemäße Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG setzt voraus, dass die Höhe der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch geordnete und vollständige Belege nachgewiesen wird (BFH-Urteil vom 15.4.1999, IV R 68/98 , BStBl II S. 481 ). Ist die Einzelaufzeichnungspflicht nicht zumutbar, muss die Einnahmeermittlung nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein.

[2.2] Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen

[2.2.1] Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen (BFH-Urteil vom 12.5.1966, IV 472/60 , BStBl III S. 371 ). Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen.

[2.2.2] Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO , vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 2.1.4). Wird hingegen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO unabhängig davon, ob das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach § 146a Abs. 3 AO i. V. m. der KassenSichV mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen sind.

[2.2.3] Werden eines oder mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, sind diese grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse zu verwenden. Ist für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über das vorhandene elektronische Aufzeichnungssystem nicht möglich, wird es nicht beanstandet, wenn zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet wird. Soweit der Steuerpflichtige mehrere Geschäftskassen führt, sind die Anforderungen an die Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen für jede einzelne Sonder- und Nebenkasse zu beachten (vgl. BFH-Urteil vom 20.10.1971, I R 63/70 , BStBl 1972 II S. 273 ). § 146 Abs. 1 Sätze 2 bis 4 AO bleiben hiervon unberührt.

[2.2.4] Liegen Einzeldaten einer Waage (Artikel, Gewicht bzw. Menge und Preis der Ware) einem aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Geschäftsvorfall zugrunde, sind diese einzeln aufzuzeichnen und aufzubewahren. Werden diese Einzeldaten unter Berücksichtigung von § 146 Abs. 4 AO zusätzlich in einem elektronischen Kassensystem aufgezeichnet, wird es nicht beanstandet, wenn die Einzeldaten der Waage nicht zusätzlich aufbewahrt werden.

Verwendet der Steuerpflichtige eine offene Ladenkasse sowie eine Waage, die lediglich das Gewicht und/oder den Preis anzeigt und über die Dauer des einzelnen Wiegevorgangs hinaus über keine Speicherfunktion verfügt, wird es unter den Voraussetzungen des § 146 Abs. 1 Satz 3 AO nicht beanstandet, wenn die o. g. Einzeldaten der Waage nicht aufgezeichnet werden. Erfüllt die Waage hingegen die Voraussetzung einer elektronischen Registrierkasse, ist die Verwendung einer offenen Ladenkasse unzulässig.

[2.2.5] Von einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen ist auszugehen, wenn nach der typisierenden Art des Geschäftsbetriebs alltäglich Barverkäufe an namentlich nicht bekannte Kunden getätigt werden (vgl. BFH-Urteile vom 12.5.1966, IV 472/60 , BStBl III S. 371 , und vom 16.12.2014, X R 29/13 , BFH/NV 2015 S. 790) . Dies setzt voraus, dass die Identität der Käufer für die Geschäftsvorfälle regelmäßig nicht von Bedeutung ist. Unschädlich ist, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt.

[2.2.6] Die Zumutbarkeitsüberlegungen, die der Ausnahmeregelung nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO zugrunde liegen, sind grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar. Es wird vor diesem Hintergrund nicht beanstandet, wenn diese Ausnahmeregelung auf Dienstleistungen angewendet wird, die an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erbracht werden (vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 2.2.5) und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Hierbei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein. Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann (zur Aufzeichnung der Kundendaten vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 2.1.5). Auf die Aufzeichnungserleichterung können sich Dienstleister – wie auch Einzelhändler – aber insoweit nicht berufen, als tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden (vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 2.1.2 und Nr. 2.1.3). Die Mindestanforderungen an eine offene Ladenkasse (vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 3.2) bleiben unberührt.

[3.] Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse

[3.1] Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems.

[3.2] Einzelaufzeichnungen können durch die vollständige und detaillierte Erfassung (vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 2.1.2 und 2.1.3) aller baren Geschäftsvorfälle in Form eines Kassenbuches erfolgen. Wird ein Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung verwendet, kann die Einzelaufzeichnung auch durch die geordnete (z. B. nummerierte) Sammlung aller Barbelege gewährleistet werden.

[3.3] Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung (vgl. AEAO zu § 146 , Nr. 2.2.2), müssen die Bareinnahmen zumindest anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Hierbei ist stets vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages auszugehen. Von diesem Kassenendbestand werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen sind hinzuzurechnen.

Ein sogenanntes „Zählprotokoll“ (Auflistung der genauen Stückzahl vorhandener Geldscheine und -münzen) ist nicht erforderlich (BFH-Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16 , BFH/NV 2017 S. 310) , erleichtert jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens.

[3.4] Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist dies noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat (vgl. BFH-Urteil vom 31.7.1974, I R 216/72 , BStBl II S. 96 ). Bei Kassen ohne Verkaufspersonal (sog. Vertrauenskassen, wie z. B. beim Gemüseverkauf am Feldrand, Fahrscheinautomaten sowie Waren- und Dienstleistungsautomaten) wird es nicht beanstandet, wenn diese nicht täglich, sondern erst bei Leerung ausgezählt werden. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen (BFH-Urteil vom 20.9.1989, X R 39/87 , BStBl 1990 II S. 109 ).

[3.5] Die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

[4.] Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2b AO )

Die Festsetzung eines Verzögerungsgelds nach § 146 Abs. 2b AO in Zusammenhang mit Mitwirkungsverstößen im Rahmen von Außenprüfungen ist nicht auf Fälle beschränkt, bei denen die elektronische Buchführung im Ausland geführt und/oder aufbewahrt wird. Eine mehrfache Festsetzung eines Verzögerungsgelds wegen fortdauernder Nichtvorlage derselben Unterlagen ist jedoch nicht zulässig (BFH-Beschlüsse vom 16.6.2011, IV B 120/10 , BStBl II S. 855, und vom 28.6.2011, X B 37/11 , BFH/NV S. 1833) . Wird die Verpflichtung nach Festsetzung des Verzögerungsgelds erfüllt, so ist der Vollzug nicht einzustellen.

[5.] DV-gestützte Buchführung und Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 5 AO )

§ 146 Abs. 5 AO enthält die gesetzliche Grundlage für die sog. „Offene-Posten-Buchhaltung“ sowie für die Führung der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern (z. B. Magnetplatten, Magnetbänder, CD, DVD, Blu-ray-Disk, Flash-Speicher). Bei einer Buchführung auf maschinell lesbaren Datenträgern (DV-gestützte Buchführung) müssen die Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverzüglich lesbar gemacht werden können. Es wird nicht verlangt, dass der Buchungsstoff zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. zum Ende des Jahres) lesbar gemacht wird. Er muss ganz oder teilweise lesbar gemacht werden, wenn die Finanzbehörde es verlangt (§ 147 Abs. 5 AO ). Dies gilt sinngemäß auch für sonst erforderliche Aufzeichnungen. Wer seine Bücher oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern führt, hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD – (BMF-Schreiben vom 14.11.2014, BStBl I S. 1450 ) zu beachten.


Merkblatt GoBD: Buchführung und Belegerfassung

1 Einführung

2 Die GoBD-Vorgaben der Finanzverwaltung

3 Die GoBD im Detail

3.1 Für wen gelten die GoBD?

3.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

3.3 Die Grundsätze im Einzelnen

3.4 Die Verfahrensdokumentation

3.5 Das interne Kontrollsystem

4 Umsetzung der elektronischen Aufbewahrung

4.1 Welche elektronischen Daten müssen aufbewahrt werden?

4.2 Grundregeln der elektronischen Archivierung

4.3 Dokumentenmanagementsysteme

4.4 Einsatz von ERP-Software

4.5 Beispiele zur elektronischen Archivierung

4.6 Das ersetzende Scannen

5 Weitere Fragen

6 Checkliste


1 Einführung

Die Finanzverwaltung findet immer mehr Gefallen an den Segnungen der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Denn durch die Automatisierung der Prozesse bei der Bearbeitung von Steuererklärungen und bei Betriebsprüfungen winken große Entlastungen für die Beamten. Für Sie als Steuerpflichtigen bedeutet die Hin­wendung der Behörden zu den Möglichkeiten der EDV aber auch mehr Arbeit. Denn letztlich sind Sie es, der die Weichen für die Erleichterungen stellen und seine EDV-Systeme und betrieblichen Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben anpassen muss.

Daher sollten Sie sich umso intensiver mit den von der Finanzverwaltung formulierten „ Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek­tronischer Form sowie zum Datenzugriff “ (GoBD) auseinandersetzen, umso mehr Sie Ihre Buchführung selbst erledigen. Und selbst wenn Sie dies größtenteils an unser Haus abgeben, müssen Sie diese Grundsätze in Ihrem Betrieb umsetzen, um der Ordnungsmäßigkeit Genüge zu tun und bei späteren Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein. Denn schlimmstenfalls verwirft das Finanzamt Ihre Buchführung und greift auf seine Schätzungsbefugnis zurück.

Um Ihnen die Umsetzung zu erleichtern, werden in diesem Merkblatt nicht nur die Pflichten gemäß GoBD dargestellt, sondern es wird auch über die Möglichkeiten informiert, wie Sie Ihr betriebliches Belegwesen und Ihre elektronischeBuchführung mittels neuer Technologien effizienter und kostengünstiger gestalten können. Dabei werden die relativ konkreten Äußerungen der Finanzverwaltung zu Themen wie dem sogenannten ersetzenden Scannen von Belegen und der elektronischen Rechnungsstellung berücksichtigt. Damit ist zwar einerseits ein Umsetzungsaufwand verbunden, auf der anderen Seite bietet dies jedoch auch die Gelegenheit, sowohl Ihre bestehenden Abläufe zu überprüfen als auch innovative neue Prozesse rechtssicher in Ihre betrieblichen Abläufe zu integrieren.


2 Die GoBD-Vorgaben der Finanzverwaltung

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat bereits am 14.11.2014 sein Schreiben über die GoBD veröffentlicht. Die darin enthaltenen Grundsätze sind bereits für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwenden, in vielen Unternehmen dürfte jedoch die Anpassung aktuell noch nicht bis in die letzten wichtigen Details vollzogen worden sein. Vor dem Hintergrund, dass die GoBD auch immer mehr zum Gegenstand bei Betriebsprüfungen werden, ist diese Tendenz durchaus kritisch zu sehen.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung hat sich durch das BMF-Schreiben zu den GoBD nichts Grundlegendes geändert gegenüber den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS), basierend auf einem BMF-Schreiben von 1995.

Formal mag das sogar zutreffen – der Teufel steckt jedoch im Detail. Denn viele Punkte werden durch die GoBD endlich konkretisiert und klarer formuliert . Während die GoBS in weiten Teilen sowohl für Betriebsprüfer als auch für Steuerpflichtige lediglich grobe Leitlinien bereithielten, sind die Vorgaben der GoBD viel verbindlicher ausgestaltet. Dadurch kann sich aber auch entsprechender Anpassungsbedarf in den betroffenen Betrieben ergeben.

Am 28.11.2019 wurde das bestehende BMF-Schreiben zu den GoBD von der Finanzverwaltung neu herausgegeben und punktuell geändert. Insbesondere wird hier die Relevanz technischer Neuerungen für die GoBD erörtert. Es kann davon ausgegangen werden, dass auch künftig entsprechende Anpassungen der Regelungen an neue technische Entwicklungen erfolgen.


3 Die GoBD im Detail

3.1 Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD betreffen zunächst einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen. Letztendlich geht die Finanzverwaltung aber davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften (siehe Punkt 3.3) generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen. Daher sollten Sie die GoBD – zumindest sinngemäß – auch als Einnahmenüberschussrechner befolgen.

Die GoBD gelten grundsätzlich unabhängig von der Unternehmensgröße. Das aktualisierte BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 enthält hierzu jedoch eine Neuerung: Bei Kleinunternehmen (das heißt Unternehmen, die eine Jahresumsatzgrenze von 22.000 € nicht überschreiten), die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, soll die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach GoBD regelmäßig auch unter Einbeziehung der Unternehmensgröße bewertet werden. Diese eher unkonkrete Vorgabe soll wohl Betriebsprüfer dazu aufrufen, keine übermäßigen Anforderungen in formaler Hinsicht zu stellen, insbesondere wohl auch mit Blick auf die Verfahrensdokumentation.


3.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner Art für die betriebliche Buchführung relevante Daten liefern. Es kommt also darauf an, ob Daten in die Buchführung einfließen und entsprechend Teil der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Bilanz bzw. EÜR werden. Neben der betrieblichen EDV, insbesondere in Form des Buchführungsprogramms, zählen hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme. Das können zum Beispiel auch elektronische Waagen, Zeiterfassungssysteme und Ähnliches sein.

Hinweis

Letztlich müssen Sie also jede elektronische Apparatur dahingehend untersuchen, ob sie buchführungsrelevante Daten liefert.

Beispiel

Als buchführungsrelevant gelten insbesondere die folgenden Systeme:

  • Anlagenbuchführung
  • Archiv- und Datenmanagementsysteme
  • elektronische Kassensysteme
  • elektronische Waagen- und Messsysteme

· Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP)

  • Lohnbuchhaltungssysteme
  • Taxameter
  • elektronische Warenwirtschaftssysteme
  • elektronische Zahlungssysteme

Für die Buchführung irrelevant und somitnicht betroffen dürften viele elektronische Werkzeuge und Mess-geräte (z.B. Thermometer, Spannungsmesser) sein, die einzig für die Abwicklung konkreter Aufträge erforderlich sind, deren Nutzung nicht extra aufgezeichnet wird und die somit auch keine Grundlage für Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Positionen liefern können.


3.3 Die Grundsätze im Einzelnen

3.3.1 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Wie die analoge muss auch die elektronische Buch-führung so beschaffen sein, dass ein Betriebsprüfer sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Die Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über Grundbuchaufzeichnun­gen, Journale und Konten bis hin zur Steuererklärung muss lückenlos nachvollziehbar sein. Das gilt auch dann, wenn relevante Daten in unterschiedlichen Formaten erstellt wurden.

Beispiel

Eine GmbH war bisher gut mit dem Buchführungspro­gramm eines kleineren Anbieters zurechtgekommen, welches sie von einer regionalen Softwarefirma an ihre speziellen Bedürfnisse hatte anpassen lassen. Wegen ihres stetigen Wachstums musste sie jedoch einen Systemwechsel zur Komplettlösung eines internationalen Softwarehauses vollziehen.

Nach wochenlanger, kostenintensiver Implementierung des neuen Systems stellt sich heraus, dass die Altbestände nicht oder nur sehr aufwendig und mit vorgelagerten Kon­vertierungsarbeiten ins neue System übernommen werden können. Außerdem können die Daten danach nur noch als PDF-Datei lesbar gemacht werden.

Im Beispielfall ergeben sich verschiedene Probleme im Hinblick auf die Nachprüfbarkeit: Grundsätzlich ist eine Konvertierung von Daten zur Nutzung in anderen Systemen zwar zulässig, jedoch mit Hürden versehen. So darf der Inhalt der ursprünglichen Dateien nicht verändert werden und es dürfen auch keine Informationen verlorengehen. Außerdem untersagt die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben zu den GoBD von 2019 die Umwandlung der Daten eines Buchführungsprogramms in PDF-Dateien, wodurch die im Beispielfall genannte Möglichkeit ausscheidet.

Beim Wechsel des Buchführungssystems muss das alte System auf einem separaten Rechner bis zum Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden, wenn keine direkte Übernahme der Altdatenformate in das neue System möglich ist. Bisher galt, dass die Altsysteme bei Systemwechsel auch über die zehnjährige Frist hinaus aufbewahrt werden müssen, damit der Zugriff bei einer Betriebsprüfung weiter möglich bleibt.

Durch das Bürokratieentlastungsgesetz III wurden Erleichterungen geschaffen: Alle Altsysteme – also gegebenenfalls inklusive Hardware – müssen nach einem Systemwechsel nur noch für fünf Jahre nach dem Jahr der Systemwechsels aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieser Frist reicht es aus, wenn bei einer Betriebsprüfung diese Altdatenbestände auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger überlassen werden, also zum Beispiel auf einer externen Festplatte oder einer Daten-CD. Die Erleichterung gilt für alle Datenbestände, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist zum 01.01.2020 noch nicht abgelaufen war.


3.3.2 Vollständigkeit

Für jeden Geschäftsvorfall sind alle relevanten Infor­mationen aufzuzeichnen (z.B. Name des Geschäfts­partners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). Dies wird als Grundsatz der Einzelaufzeichnung bezeichnet.

Es gibt jedoch branchenspezifische Besonderheiten: So muss der Name des Kunden weder bei Bargeschäften im Einzelhandel noch von Taxiunternehmen zwingend erfasst werden.

Hinweis

Der Bundesfinanzhof hat jedoch entschieden, dass die Aufzeichnung von einzelnen Transaktionen im Einzelhandel als zumutbar gilt, wenn ein Kassensystem ohnehin die entsprechenden Einzelaufzeichnungen automatisch vorhält. Damit besteht bei entsprechend ausgestatteten Kassensystemen eine Aufzeichnungspflicht, die auch zu einer Aufbewahrungs- und Herausgabepflicht führt.

In einer Verschärfung im BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 wurden die Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht bei elektronischen Kassensystemen noch weiter konkretisiert: Vom Grundsatz der Einzelaufzeichnung darf nur dann abgewichen werden, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Im Ergebnis dürfte es nach den verschärften Kriterien schwierig sein, eine Befreiung von der Einzelaufzeichnungsfrist zu erhalten. Lediglich bei einer Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse ist keine Einzelaufzeichnung erforderlich.

Speziell bei EDV-gestützter Buchhaltung ist zu beachten, dass verdichtete Aufzeichnungen nur dann zulässig sind, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Es dürfen durch die EDV keine Geschäftsvorfälle unterdrückt werden. So sind etwa Kassensysteme, die die Erstellung von Belegen ohne entsprechende Verbuchung der Einnahmen ermöglichen, unzulässig. Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein.


3.3.3 Richtige und zeitgerechte Aufzeichnung und Buchung

Richtigkeit bedeutet hier, dass die Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen müssen. Deshalb ist es auch wichtig, dass ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen einem Geschäftsvorfall und seiner Erfassung in der elektronischen Buchhaltung besteht.

Nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung sollenunbare Vorgänge – zum Beispiel Überweisungen – innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden. „Erfassen“ im Sinne der GoBD bedeutet nicht zwingend schon die EDV-gestützte Erfassung im Buchhaltungsprogramm oder die Festschreibung, aber zumindest eine geordnete Identifikation und Ablage der Belege.

Bei Kasseneinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung zumindest in einem (elektronischen) Kassenbuch. Bei einer elektronischen Kassenbuchführung mit Hilfe einer Tabellenkalkulation empfiehlt es sich, die entsprechende Datei täglich nachvollziehbar abzuspeichern, um das Befolgen der Regel zu dokumentieren.

Hinweis

Wenn Sie kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen, in dem die Änderungen an den Dateien ohnehin bei jedem Speichern automatisch mitdokumentiert werden, können Sie das elektronische Kassenbuch jeden Tag einmal als eigenständige PDF-Datei abspeichern.

Werden Geschäftsvorfälle periodisch verbucht oder Aufzeichnungen entsprechend erstellt, gelten folgende Vorgaben:

· Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats müssen bis zum Ablauf von 10 Tagen des Folgemonats erfasst (also verbucht bzw. aufgezeichnet) werden.

· Bis zur Erfassung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen nicht verlorengehen. Das geschieht insbesondere durch die laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen in PC-Kassen, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen.

· Es muss außerdem zeitnah eine Zuordnung der Geschäftsvorfälle, etwa durch Vorkontierung, vorgenommen werden. Zumindest aber muss eine Zuordnung erfolgen, ob es sich um einen baren oder unbaren Vorgang handelt. Werden Papierbelege eingescannt und elektronisch archiviert, sind diese mit einem laufenden Barcode zu versehen.

Hinweis

Sie können Ihre Belege monatlich, quartalsweise oder jährlich zu uns bringen. Die eigentliche und EDV-gestützte Erfassung kann dann weiterhin bei uns in der Steuerkanzlei stattfinden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, künftig verstärkt auf eine geordnete Belegablage zu achten, da dieser Punkt im BMF-Schreiben klar hervorgehoben wird.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, tragen Sie bitte dafür Sorge, dass die oben genannten zeitlichen Vorgaben eingehalten werden.


3.3.4 Ordnung und Unveränderbarkeit

Verlangt werden eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Schon die Sammlung der Unterlagen muss planmäßig erfolgen. Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein. Üblicherweise verfügen moderne Buchhaltungsprogramme über entsprechende Programmfunktionen, die eine Nachvollziehbarkeit von Änderungen ermöglichen.

Hinweis

Als Selbstbucher sollten Sie wegen der Forderung nach Unveränderbarkeit der Daten darauf achten, dass regel­mäßig – zum Beispiel bei der Übertragung der Umsatzsteuer an die Finanzverwaltung – eine Festschreibung der Buchhaltungsvorgänge erfolgt. Spätere Änderungen an den Buchführungsdaten müssen nachvollziehbar sein.

Vorsicht ist in diesem Zusammenhang bei der Nutzung von MS Excel oder ähnlicher Software geboten. Solche Programme gewährleisten keine lückenlose Änderungshistorie und werden deshalb von der Finanzverwaltung für Buchhaltungszwecke grundsätzlich nicht anerkannt. Das gilt auch für andere Aufzeichnungen wie zum Beispiel Fahrtenbücher. Eine Führung der Nachweise in nichtanerkannten Programmen kann zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs führen. Die Unveränderbarkeit bzw. Nachverfolgung von Ände-rungen bei buchführungsrelevanten elektronischen Be-legen ist daher im Ergebnis nur über ein DMS möglich.

Hinweis

Sie sollten bei der Softwarewahl, insbesondere bei günstigen Angeboten, kritisch sein. Informieren Sie sich besser vorab, ob eine Änderungshistorie enthalten ist und ob sich Daten problemlos in andere Systeme übertragen lassen.


3.4 Die Verfahrensdokumentation

Schon das GoBS-Schreiben aus dem Jahr 1995 hat die Verfahrensdokumentation als zentrales Informations-dokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung thematisiert. Allerdings waren die Ausführungen damals eher allgemein gehalten, so dass die praktische Umsetzung von Betrieb zu Betrieb unter-schiedlich ausfiel und die reine Erfüllung der Pflicht, „etwas für die Betriebsprüfung zu haben“, im Vordergrund stand. Mit dem BMF-Schreiben zu den GoBD gibt es erstmals detaillierte Vorgaben zum notwendigen Inhalt: Allgemein müssen aus der Dokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.

Hinweis

Im GoBD-Schreiben wird die Verfahrensdokumentation häufig erwähnt. Vermutlich wird die Finanzverwaltung diese künftig verstärkt ins Visier nehmen.

Der konkrete Inhalt der Verfahrensdokumentation hängt stark von den Prozessen im jeweiligen Unterneh­men ab. Hier gibt es noch immer kein allgemeingültiges Muster.

Hinweis

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) hat Musterverfahrensdokumentationen zur Belegablage und zum ersetzenden Scannen herausgegeben. Diese bieten einen Eindruck, wie die Dokumentation in der Praxis darzustellen ist, und können auch für andere Bereiche angepasst werden.

Die Muster sind als Download kostenlos erhältlich unter:

www.dstv.de à Für die Praxis à Arbeitshilfen/Praxistipps.

Allerdings nimmt die Finanzverwaltung Stellung zum Aufbau und zu bestimmten Aspekten, die in jedem Fall enthalten sein müssen. Hiernachmuss die Verfahrensdokumentationfolgende grundlegende Punkte enthalten:

  • Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Diese sollte in einem kurzen, kommentierten Ablaufdiagramm dargestellt werden, damit sich der Prüfer einen Gesamtüberblick verschaffen kann. Es ist auch anzugeben, an welchen Orten buchführungsrelevante Prozesse (z.B. das Einscannen von Papierbelegen, die Lagerung dieser Belege und deren Vernichtung) erledigt werden. Außerdem sollten ein Versionsüberblick zur Verfahrensdokumentation und eine Darstellung der verschiedenen Autorisierungen bei der elektronischen Buchführung vorhanden sein.
  • Eine Anwenderdokumentation. Hierunter ist eine umfassende Gebrauchsanweisung für den jeweiligen Anwender zu verstehen, die detailliert und verständlich durch die einzelnen Prozessschritte führt. Der Weg der Daten von der Erfassung über die Prüfung der Richtigkeit und Abstimmung bis zur Datenausgabe bzw. finalen Verwendung muss detailliert dargestellt werden.
  • Eine technische Systemdokumentation. Hierin sind insbesondere Details zur verwendeten Hard- und Software zu erfassen. Zu Ersterer zählen etwa Serversysteme, PCs und Monitore an Einzelplätzen sowie auch Hilfssysteme wie beispielsweise Scanner und Drucker. Bezüglich Software sind alle verwendeten Programme in ihrer jeweiligen Version aufzuführen. Zudem sollten die zuvor verwendeten Versionen aus einer Nutzungshistorie hervorgehen. Wichtig ist auch, individuelle Anpassungen an der Software darzustellen.
  • Eine Betriebsdokumentation. Gemeint ist damit eine Darstellung des betrieblichen Umfelds, der Branche und relevanter Kennzahlen des Betriebs aus technischer und organisatorischer Sicht. Hierbei ist die Nutzung der buchführungsrelevanten Software und deren Organisation im täglichen Betrieb darzustellen. Enthalten sein müssen auch die betriebsinternen Anweisungen zur Dokumentation und zur Sicherheit des IT-Betriebs.
  • Eine Beschreibung des sogenannten internen Kontrollsystems (siehe Punkt 3.5).
  • Ein Datensicherungskonzept. Dieses muss über die verwendeten Datenträger und Back-up-Systeme informieren.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Teile der Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen vorhanden sind oder dass Sie bereits eine Dokumentation nach den bisherigen GoBS-Maßstäben vorbereitet haben. Insbesondere eine technische Dokumentation dürfte verfügbar oder einfach zu beschaffen sein.

Hinweis

Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie ungenügend, stellt dies zumindest dann keinen schwerwiegenden Mangel dar, wenn die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit ansonsten gesichert ist. Andernfalls kann der Mangel zum Verwerfen der Buchhaltung und gegebenenfalls zu einer unvorteilhaften Schätzung der Besteuerungsgrund­lagen oder zu aufwendigen Nacharbeiten führen.

Da die Verfahrensdokumentation als Beschreibung größtenteils technischer Prozesse aus der Welt der EDV stammt, wird sich der Betriebsprüfer vermutlich nicht bis ins letzte Detail einarbeiten. Umso wichtiger ist es, eine verständliche Beschreibung der Prozesse in einer Gesamtübersicht zu bieten. Erscheint diese allgemeine Beschreibung dem Betriebsprüfer als stimmig, wird er möglicherweise von einer tiefergehenden Analyse der Dokumentation absehen. Daneben dürfte auch die Beschreibung des internen Kontrollsystems eine herausragende Rolle spielen.

Dass der Begriff der Verfahrensdokumentation seinen Ursprung im EDV-Bereich hat, macht die Sache leider nicht einfacher. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung der Dokumentation unbedingt fachkundiges Personal einbeziehen – sei es aus der eigenen EDV-Abteilung oder von einer externen EDV-Beratungsfirma.


3.5 Das interne Kontrollsystem

Innerhalb der Verfahrensdokumentation kommt der Beschreibung des internen Kontrollsystems eine herausragende Bedeutung zu. Im Betrieb müssen wirksame Kontrollen eingerichtet werden, die die Einhaltung der GoBD sicherstellen.

Das System darf nicht nur auf dem Papier bestehen, sondern die Kontrolle muss tatsächlich ausgeübt werden.

Nach dem BMF-Schreiben umfasst das interne Kontrollsystem insbesondere die folgenden Aspekte:

  • Kontrolle der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen auf die Systeme der elektronischen Buchführung und der vorgelagerten Systeme: Die Daten sind hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Es muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter sich an die Vorgaben halten (dass z.B. kein unautorisierter Zugriff aufgrund abweichender Arbeitsteilung unter den Mitarbeitern erfolgt).
  • Funktionstrennungen : Definition von Zuständigkei­ten der Mitarbeiter im Gesamtprozess, zum Beispiel Zuordnung von Erstellungs- und Review-Rollen bei den jeweiligen Sachbearbeitern (Vieraugenprinzip). Auch die Einhaltung dieser Prozesse muss regelmäßig kontrolliert werden.
  • Erfassungskontrolle : Hier sind insbesondere Fehlerhinweise durch das System gemeint, zum Beispiel bei unvollständigen Archivierungsvorgängen. Außerdem sollten programmseitig automatisierte Plausibilitätsprüfungen und Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe durchgeführt werden.
  • Turnusmäßige Kontrolle der zutreffenden technischen Verarbeitung.
  • Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

4 Umsetzung der elektronischen Aufbewahrung

4.1 Welche elektronischen Daten müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Daten aufbewahrungspflichtig. Leider gibt die Finanzverwaltung aber keine genaue Definition, wann Daten von steuerlicher Relevanz sind. So können auch Daten der Betriebskalkulation steuerlich relevant sein, wenn sie bei der Rückstellungsberechnung oder bei der Festlegung steuerlicher Verrechnungspreise eine Rolle spielen.

Hinweis

Als Faustregel gilt, dass Daten dann besteuerungsrelevant sind, wenn aus ihnen Betriebsausgaben oder -einnahmen verbucht werden oder wenn sie sich in sonstiger Weise – etwa als Abschreibungen oder Einlagen und Entnah- men – auf den steuerlichen Gewinn auswirken.

Folgend findet sich eine beispielhafte Auflistung steuerlich relevanter bzw. eben nicht steuerlich relevanter Daten bzw. Unterlagen.

Beispiel

Als steuerlich relevant werden insbesondere die folgenden Daten angesehen:

  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe

· Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen

· Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind

· Belege (insbesondere Rechnungen) für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungsaufwendungen

· Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung

· allgemein alle Daten über Leistungen und Zahlungen, die ein Unternehmen an Gesellschafter, Mitarbeiter, Geschäftsführer oder Kunden erbracht oder von ihnen empfangen hat

In der Regel gelten die folgenden Unterlagen als steuerlich nicht relevant:

  • Personalakten
  • private Korrespondenz
  • betriebsinterne Statistiken

· Rechtsgutachten (ob steuerliche Gutachten relevant sind und vorgelegt werden müssen, ist oft Streitpunkt in Betriebsprüfungen)

  • Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungs­aktivitäten

· Unterlagen über private Bankverbindungen oder Vermögen von Gesellschaftern, Mitarbeitern, Geschäftsführern und Kunden

· Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements


4.2 Grundregeln der elektronischen Archivierung

Mittlerweile sind elektronische Archivsysteme derart ausgereift und leistungsfähig, dass das (weitgehend) papierlose Büro immer besser realisierbar wird. Viele Unternehmen verfügen über leistungsfähige EDV-Sys­teme, deren Kapazitäten in Bezug auf Speicherplatz und Rechenleistung noch lange nicht ausgeschöpft sind. Diese brachliegenden Potentiale kann man idea­lerweise für eine elektronische Archivierung nutzen.

Neben der Speicherung in Formaten, die nicht veränderbar bzw. in denen Veränderungen nachvollziehbar sind, muss auch die Systematik der Ablage so beschaffen sein, dass sich der Betriebsprüfer problemlos einen Überblick verschaffen kann.

Insbesondere folgende Grundsätze sind zu beachten:

  • Systemfreiheit des elektronischen Archivformats

Es gibt weder verbindliche Standards, Formate oder Produkte für die elektronische Archivierung noch offizielle Testate der Finanzverwaltung. Sie können also das für Ihr Unternehmen am besten passende Archivierungssystem frei auswählen.

  • Zeitnahe Archivierung von Belegen

Alle elektronischen Belege sind möglichst zeitnah zum Empfang oder zur Erstellung zu archivieren, um Datenverlust und -verfälschung zu vermeiden (vgl. auch Punkt 3.3.3). Entsprechende Speicherroutinen sind fest in den betrieblichen Prozessablauf einzuplanen, um eine lückenlose und zeitnahe Erfassung aller Dokumente zu gewährleisten.

  • Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Daten

Nachträgliche Änderungen an elektronischen Doku­menten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Auch organisatorisch muss durch ein entsprechendes Datensicherheitskonzept gewährleistet sein, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Daten haben.

  • Sicherstellung der Auswertbarkeit der Daten

Für die steuerliche Außenprüfung ist eine schnelle Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente erforderlich. Alle archivierten Daten sind in einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index aufzunehmen. Die Indexierung muss etwa anhand einer Dokumenten-ID, der Dokumentenart, der Zuordnung zu den Stammdaten oder nach Belegnummer erfolgen. Entsprechend sind die elektronischen Dokumente mit einem nachvollziehbaren Dateinamen zu versehen. Der Index muss über eine Suchfunktion auswertbar sein. Eine Datenverdichtung zum Zweck der Speicherung ist zulässig, wenn die verdichteten Daten ohne großen Aufwand wieder lesbar gemacht werden können.

  • Formattreue

Elektronische Dokumente sind grundsätzlich in dem Format abzuspeichern, in dem sie empfangen werden. Die Archivierung eines elektronischen Dokuments durch Ausdruck in Papierform ist unzulässig. Papierdokumente können hingegen durch ersetzendes Scannen elektronisch archiviert werden (siehe Punkt 4.5).

Nach dem BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 müssen bei der Verwendung von Fakturierungsprogrammen keine Kopien der Ausgangsrechnungen gespeichert und aufbewahrt werden, wenn aus dem System heraus jederzeit ein Rechnungsdoppel generiert werden kann. An dieses Doppel werden folgende Anforderungen gestellt:

o Stammdaten (z.B. Debitoren) werden laufend aktualisiert, und diese Aktualisierung ist nachvollziehbar.

o Es muss ersichtlich sein, welche Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei der Erstellung der Originalrechnung galten.

o Das Originallayout des Rechnungsdokuments wird als Muster gespeichert und Änderungen werden dokumentiert.

o Die Daten des Fakturierungsprogramms sind in maschinell auswertbarer Form und unveränderbar aufzubewahren.

In der Verfahrensdokumentation muss außerdem dargestellt worden sein, welches Format bei der Erstellung der Originalrechnung verwendet wurde.

  • Speicherungen in der Cloud

Im BMF-Schreiben von 2019 wird nun klargestellt, dass die Verwendung von Cloud-Lösungen zur Speicherung elektronischer Daten zulässig ist. Bei einer Cloud-Speicherung werden Daten auf Servern eines externen Anbieters abgespeichert. Diese Server verfügen üblicherweise über Mehrfachsicherungen und sind entsprechend dezentral. Ebenso kann auch eine Kombination von Cloud-Speicherung und lokaler Speicherung auf eigener Hardware verwendet werden. Auch bei einer Cloud-Speicherung muss der Zugriff auf die Daten bei einer Betriebsprüfung vollumfänglich möglich sein.

Liegt der Standort des Cloud-Servers im Ausland und werden buchführungsrelevante Daten darauf gespeichert bzw. elektronische Bücher über die Cloud geführt, muss beim Finanzamt ein Antrag auf Verlagerung der Buchführung ins Ausland nach § 146 Abs. 2a AO gestellt werden. Hier müssen insbesondere der Name und die Adresse des Serveranbieters sowie der genaue Standort des Cloud-Servers angegeben werden.

Hinweis zur DSGVO

Bei Cloud-Lösungen besteht das Problem, dass populäre Anbieter häufig keinen Sitz innerhalb der EU haben und deshalb ihrerseits nicht unter die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fallen. Insbesondere in den USA ermöglicht das dortige Recht das Ausspähen von dort gelagerten Cloud-Inhalten durch die Geheimdienste. Zur Einhaltung der Regelungen muss deshalb die DSGVO auf den Anbieter des Cloud-Dienstes anwendbar sein. Hinsichtlich der Qualität der Cloud-Lösungen bieten sich daher nach ISO 27001 oder dem European Privacy Seal zertifizierte Systeme an.

  • Umwandlung von Dateien in Inhouse-Formate

Werden elektronische Dokumente in unterneh-menseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) um-gewandelt, sind grundsätzlich sowohl die Ausgangs-datei als auch die neu erzeugte Datei zu archivie-ren, demselben Index zuzuordnen und die konver-tierte Version muss am Bildschirm lesbar gemacht werden können.

  • Dokumentation des Archivierungsvorgangs

Das gesamte Archivierungsverfahren muss in der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar festgehalten werden. Aus der Dokumentation muss hervorgehen, wie die GoBD bei der Archivierung umgesetzt worden sind.


4.3 Dokumentenmanagementsysteme

Wie bereits beschrieben, fordern die GoBD für die Archivierung elektronischer Unterlagen neben der Formattreue auch die Vollständigkeit undUnveränderbarkeit der gespeicherten Daten bzw. dieNachprüfbarkeit von Änderungen sowie die Aufnahme in einen Index. Das Problem ist, dass gängige Programme (MS Word, MS Excel) keine Dokumentation von Änderungen zulassen bzw. diese lediglich optional ist. Ein gängiges Betriebssystem verfügt überdies weder über die Möglichkeit der GoBD-konformen Indexierung noch über eine entsprechende Suchfunktion.

Ein DMS stellt hierzu eine Lösung aus einem Guss dar, mit dem sowohl die Anforderungen der Nachprüfbarkeit von Änderungen bzw. der Unveränderbarkeit als auch die Anforderung der Indexierung erfüllt werden.

In einem DMS können alle (an sich nicht GoBD-konformen) Dateiformate archiviert werden. Ein DMS hat die Funktion eines Datencontainers, der gleichzeitig über eine detaillierte Suchfunktion verfügt. Wird eine Datei in ein DMS eingestellt, so erfolgt schon bei der Speicherung eine eindeutige Dateibenennung und Zuordnung zu verschiedenen Dokumententypen (z.B. Rechnung, Korrespondenz). Hierdurch wird die Auffindbarkeit der Dateien massiv erleichtert.


4.4 Einsatz von ERP-Software

In größeren Unternehmen werden oftmals sogenannte ERP-Systeme (engl.Enterprise Resource Planning) verwendet. Diese sollen mehrere Softwarefunktionen unter einem Dach zusammenführen. ERP-Systeme bestehen meist aus mehreren Modulen, die jeweils betriebliche Funktionen (Materialwirtschaft, Produktion, Finanzen, Personalwirtschaft usw.) abbilden. So kann über verschiedene Bereiche hinweg eine gemeinsame Datenquelle geschaffen werden, wodurch fehleranfällige Übertragungen zwischen verschiedenen Softwaresystemen vermieden werden können.

Die Anschaffung und Implementierung eines ERP-Systems ist für jedes Unternehmen ein Kraftakt. Die Pflicht zur Erfüllung der GoBD ist jedoch ein (weiteres) Argument dafür, da durch eine integrierte Basis Fehlerquellen eliminiert werden können.

Hinweis

Wenn aus verschiedenen Gründen (zunächst) nicht alle relevanten Programme in ein ERP-System integriert werden, sollte darauf geachtet werden, dass der Datenaustausch mit dem ERP-System reibungslos und ohne Datenverlust funktioniert.


4.5 Beispiele zur elektronischen Archivierung

4.5.1 E-Mails

Die reine Ablage zum Beispiel einer Outlook-Datei in einem Ordner auf der Festplatte entspricht nicht den Anforderungen an die Unveränderbarkeit aus den GoBD. Außerdem dürfte bei einer entsprechenden Menge an E-Mail-Korrespondenz eine solche Ablageform schnell unübersichtlich werden. Auch das Belassen der E-Mails im E-Mail-Programm ist im Hinblick auf das Erfordernis der Unveränderbarkeit kritisch zu sehen. Es sollten zusätzliche Maßnahmen getroffen wer­den, um die Unveränderbarkeit bzw. die lückenlose Dokumentation von Änderungen zu gewährleisten.

Hinweis

Eine E-Mail inklusive Anlagen auszudrucken und eine entsprechende Ablage erfüllt auf keinen Fall die Anforderungen der GoBD. Dies scheitert bereits an der geforderten Formattreue. Außerdem gehen auf diesem Weg mögli­cherweise in der E-Mail befindliche Informationen verloren.

E-Mails können in einem DMS prüfungssicher archiviert werden. Ein DMS stellt hierbei regelmäßig eine Gesamtlösung für die Archivierung aller elektronischen Dokumente des Unternehmens dar. Darüber hinaus gibt es auch Lösungen, die sich lediglich auf die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung beziehen und in die bestehende E-Mail-Software implementiert bzw. mit dieser verknüpft werden.

Wichtig ist, dass die E-Mails auch nach Archivierungauswertbar bleiben. Insbesondere die Möglichkeit der Volltextrecherche muss auch nach der Archivierung noch gegeben sein.

Hinweis

Für die Archivierung von E-Mail-Anhängen gilt dasselbe wie für den eigentlichen Text der E-Mail. Auch Anhänge müssen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden. Wird ein Anhang (z.B. eine Rechnung) per E-Mail ohne relevanten Text verschickt, muss nur der Anhang gespeichert werden, nicht die reine „Transport-E-Mail“. Dies gilt aber nur dann, wenn die E-Mail selbst keine steuerlich relevanten Informationen enthält (z.B. Angaben zu Skonto).


4.5.2 Elektronische Kontoauszüge

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat in einer Verfügung aus dem Jahr 2014 klargestellt, dass die Aufbewahrung eines Papierausdrucks eines elektronischen Kontoauszugs für eine gesetzeskonforme Archivierung nicht ausreicht.

Viele Banken erstellen Kontoauszüge nur noch elektronisch. Hierbei handelt es sich oft um Dateien im TIFF- oder PDF-Format oder im maschinell auswertbaren Format CSV. Diese können vom Kunden dann abgerufen werden. Dieser muss aber dafür Sorge tragen, dass empfangene Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung vonExcel- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind. Hier ist wiederum die Einspielung der Daten in ein DMS eine Möglichkeit.

Andererseits kann man elektronische Kontoauszügebeim Kreditinstitut unbefristet vorhalten lassen und bei Bedarf abrufen. Dies dürfte jedoch zusätzliche Absprachen mit der jeweiligen Bank bedeuten, die möglicherweise auch zu weiteren Kosten führen. Gerade für Betriebe, die kein DMS verwenden und für die eine Indexierung und Änderungsdokumentation durch sonstige Maßnahmen nicht möglich ist, dürfte diese Variante aber die sicherste Lösung sein.

Bei elektronischen Kontoauszügen werden üblicherweise mehrere elektronische Dateiformate zur Verfügung gestellt, zum Beispiel eine Excel- oder CSV-Datei und zusätzlich noch eine PDF-Datei. Moderne Buchführungsprogramme ermöglichen dann die automatische Einspielung der Daten. Im Ergebnis muss hier nach den neuen Vorgaben des BMF-Schreibens zu den GoBD aus dem Jahr 2019 nur die Datei aufbewahrt werden, welche die höchste maschinelle Auswertbarkeit hat und auch tatsächlich weiterverarbeitet wurde.

Beispiel

Das Unternehmen U kann seine Kontoauszüge als CSV-Datei und zusätzlich als PDF-Datei elektronisch abrufen. Die Bankdaten werden mittels der CSV-Datei automatisch in das Buchhaltungsprogramm überspielt.

Es wird angenommen, dass die CSV-Datei die höchste maschinelle Auswertbarkeit besitzt. Entsprechend braucht auch nur diese (und nicht auch noch zusätzlich die PDF-Datei) elektronisch archiviert zu werden. Die Finanzverwaltung setzt hier aber die Archivierung in einem DMS implizit voraus.


4.6 Das ersetzende Scannen

Neben der Umsetzung der ohnehin vorhandenen Pflicht zur elektronischen Ablage von Unterlagen und Belegen, die in elektronischen Formaten eingegangen sind, kann man auch einen Schritt weiter gehen: Man kann nahezu sämtliche Papierbelege des Unternehmens durch Einscannen elektronisch erfassen – sowohl selbsterstellte als auch erhaltene. Der große Vorteil: Sind die Belege richtig elektronisch erfasst, können die Papierbelege noch vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt zwischen

  • sechs Jahren (z.B. bei Geschäftsbriefen und ge-schäftlicher E-Mail-Korrespondenz sowie bei Mahnungen und Verträgen; bei Letzteren beginnt die Frist erst nach Ablauf der Vertragslaufzeit) und
  • zehn Jahren (z.B. bei Ein- und Ausgangsrechnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen und Buchungs­belegen).

Für den Großteil der Geschäftsunterlagen besteht also eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Jedes belegintensive Unternehmen kennt die Problematik angemessener Archivräume für die notwendige Papierablage – angefangen bei den räumlichen Kapazitäten über die Ausstattung mit Regalen und Registern bis hin zur Klimatisierung. Das alles verursacht Kosten für Miete, Einrichtung, Energie – und zwar nicht zu knapp. Das BMF-Schreiben enthält erstmals Vorgaben für die mittelfristig sparsame Alternative: das ersetzende Scannen. Auch für diesen Prozess ist eine Verfahrensdoku­mentation zu erstellen. Darin müssen die folgenden Schritte dokumentiert sein.

Personelle Anforderungen

Es ist aufzunehmen, welche Mitarbeiter für den Prozess von der anfänglichen Sichtung über die Auswahl der zu scannenden Belege bis hin zur Vernichtung der Originale verantwortlich sind. Es muss außerdem dokumentiert werden, dass die Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingewiesen wurden. Entsprechende Geräte und Verzeichnisse dürfen nur für diejenigen Mitarbeiter zugänglich sein, die mit dem Prozess betraut sind bzw. in deren Tätigkeitsbereich die jeweiligen Daten fallen. Hierdurch soll sowohl einer unbeabsichtigten als auch einer vorsätzlichen Veränderung der Daten durch unbefugte Personen vorgebeugt werden.

Werden externe Dienstleister eingeschaltet, ist genau zu dokumentieren, welche Prozessschritte sie übernehmen. Hier ist es sinnvoll, verschiedene Benutzer­gruppen mit unterschiedlichen Schreib- und Leseberechtigungen zu etablieren. Besonders sensible Bereiche innerhalb der Datenspeicher sollten durch Passwörter geschützt werden.

Hinweis

Gegenüber dem Finanzamt bleibt einzig und allein der Steuerpflichtige verantwortlich dafür, dass die Daten GoBD-konform sind – auch bei Einschaltung von Dritten. Es empfiehlt sich daher, in einer schriftlichen Auftragsvereinbarung klar festzulegen, welchen Umfang der Auftrag an den externen Anbieter hat. Insbesondere sollte im Einzelnen geregelt sein, welche Aufgaben das Unternehmen selbst und welche der externe Dienstleister übernimmt. Ebenso sollte klar festgeschrieben sein, wie und anhand welcher Unterlagen der Auftraggeber die Arbeiten des Externen überwachen kann.

Technische Anforderungen

Es muss genau beschrieben werden, welche Hard- und Software zur Digitalisierung und Aufbewahrung verwendet wird. Dazu gehört zum Beispiel auch die Buchhaltungssoftware, wenn darin digitalisierte Belege gespeichert werden. Die Hard- und Software muss technisch auf einem hinreichenden Niveau sein, um die Lesbarkeit zu gewährleisten sowie die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalen zu garantieren (generelle Scanqualität und funktionierende Texterkennung).

Beschreibung des Verfahrensablaufs

Es ist der gesamte Archivierungsprozess darzulegen, beginnend beim Eingang bzw. der Generierung der Belege über den Scanprozess bis hin zur elektronischen Ablage. Das in der Dokumentation dargestellte Verfahren muss im Unternehmen auch wirklich gelebt werden. Dazu sollten stichprobenartige Kontrollen des Prozesses durchgeführt und Prüfinstanzen geschaffen werden, etwa durch konsequente Anwendung des Vieraugenprinzips oder durch Freigaberoutinen durch Vor­gesetzte.

Eine schematische Übersicht, wie der Scanprozess in Ihrem Betrieb umgesetzt werden könnte, finden Sie in der nachfolgenden Abbildung.


Weitere Hinweise zum Ablauf des Scanprozesses

Vorbereitend müssen die Dokumente ausgewählt werden, die ersetzend gescannt werden können. Dazu sollten sowohl die eingehenden als auch die intern erstellten Belege einer zentralen Stelle zugeleitet werden.Bestimmte Dokumente sind vom ersetzenden Scannen auszunehmen, wie zum Beispiel Urkunden, gerichtliche Entscheidungen sowie Jahresabschlüsse. Diese müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Hinweis

Ausnehmen sollte man außerdem Papierdokumente, bei denen man aufgrund ihrer Qualität oder anderer besonderer Eigenschaften aus technischen Gründen keinen verwertbaren Scan erzeugen kann. Schwierig kann es zum Beispiel bei doppelseitig beschriebenen Papierdokumenten auf sehr dünnem Papier oder bei Dokumenten mit einer sehr geringen Kontraststärke werden. Kleben auf den Papierdokumenten Notizzettel, so sollten diese entfernt oder so umgeklebt werden, dass das Papierdokument vollständig lesbar ist. Gerne stehen wir Ihnen bei weiteren Fragen zum ersetzenden Scannen zur Verfügung.

Scan mit mobilen Endgeräten

Im BMF-Schreiben von 2019 wird klargestellt, dass auch das Abfotografieren von Belegen mit einem Smartphone zulässig ist, wenn die authentische Dar-stellung des Belegs sichergestellt ist. Dies ist insbe-sondere für Mitarbeiter auf Dienstreisen eine praktische Neuerung, da sich ansonsten eine zeitnahe Erfassung von Belegen (z.B. Hotelrechnungen, Spesenbelege) in der Buchhaltung regelmäßig als schwierig erweist.

Auch die Erfassung von Belegen im Ausland ist zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind und auch dort direkt erfasst werden.

Hinweis

Bei der Digitalisierung von Belegen mittels einer Smart­phonekamera kann es bei der Verwendung sogenannter OCR-Texterkennungssoftware zu Problemen mit der Darstellbarkeit kommen. Entsprechende Software findet immer häufiger Anwendung bei Automatisierungsprozessen in der elektronischen Buchführung. Sie sollten daher darauf achten, dass die Lesbarkeit des Belegs nicht durch die Digitalisierung eingeschränkt wird.


5 Weitere Fragen

Kostet das alles nicht nur Geld und verkompliziert die betrieblichen Abläufe noch mehr?

Die GoBD sind zwingend umzusetzen, daran führt kein Weg vorbei. Bei den weiteren Möglichkeiten wie dem papierlosen Büro durch ersetzendes Scannen kommen sicherlich zunächst Anfangskosten auf das Unternehmen zu. Beim ersetzenden Scannen können mittelfristig Archivierungskapazitäten gespart werden. Auch die Umstellung der Rechnungstellung auf die elektronische Rechnung bietet Einsparpotential. Die Kosten einer Papierrechnung betragen geschätzt zwischen 9 € und 11 €. Schon bei einem Volumen von 100 bis 200 Rechnungen monatlich sind das bis zu 26.400 € im Jahr. Die Kosten für die erste Implementierung eines elektronischen Rechnungssystems amortisieren sich also schnell, selbst wenn man von laufenden Kosten von 2.000 € bis 5.000 € im Jahr ausgeht. Mittelfristig ist auch abzusehen, dass dieelektronische Archivierung und Rechnungsstellung zum Standard werden wird.

Hinweis

Weitere Details hierzu können Sie im Merkblatt Elektronische Rechnungen nachlesen. Sprechen Sie uns an, wir stellen Ihnen das Merkblatt gerne zur Verfügung.

Sicher, dass die Betriebsprüfung elektronische Bücher und Rechnungen akzeptiert?

Insbesondere die Verfahrensdokumentation dient dazu, dass sich der Betriebsprüfer einen Überblick über die betrieblichen Abläufe verschaffen kann. Sind die Buchführungs- und Aufbewahrungssysteme so beschaffen, dass er Auswertungen mit der Prüfsoftware IDEA vornehmen kann (etwa mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche oder eine Prüfung durch Bildschirmabfragen), und sind beim ersetzenden Scannen die vorgenannten Kriterien beachtet worden, sollte es keine Probleme geben. Leider erteilen Finanzbehörden jedoch keine Positivtestate für bestimmte Soft- und Hardware hinsichtlich dieser Anforderungen.

Hinweis

Das BMF-Schreiben zu den GoBD gibt detailliert Auskunft über die verschiedenen Zugriffsrechte der Prüfer bei der digitalen Betriebsprüfung – erstmals auch bezüglich der relevanten Vor- und Nebensysteme. Zu welchen Systemen und Dateien Sie dem Prüfer Zugang verschaffen müssen, wann er etwas aus Ihrem Betrieb mitnehmen darf und wo Sie seinen Zugriff beschränken sollten, erläutern wir Ihnen bei Bedarf im Einzelfall gerne ausführlich.

Was passiert, wenn durch die Anpassungen oder beim ersetzenden Scannen Daten verlorengehen?

Im Extremfall kann die Finanzverwaltung die Buchfüh­rung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schät­zen. Diese Schätzung fällt in der Regel unvorteilhaft aus. Auch sind Verspätungszuschläge vorstellbar. Stimmt die elektronische Buchführung nur nicht exakt mit den GoBD überein, können im Nachhinein noch Än­derungen vorgenommen werden, um die Verwerfung der Buchführung abzuwenden. Wichtig ist auf jeden Fall, alle Anpassungen, die man im Betrieb vornimmt, zu überwachen und mehrere Testläufe zu starten. Außerdem sollten von allen elektronischen Daten laufend Sicherungskopien erstellt werden.

Welche Folgen hat es genau, wenn ein Betriebsprüfer Mängel in der elektronischen Buchführung feststellt?

Es kommt darauf an, als wie schwerwiegend der Verstoß zu werten ist und welches Ausmaß er hat. Oft führen erst mehrere Verstöße zusammengenommen dazu, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Ganzen verworfen wird. Die Folge wäre auch hier eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, die meistens ungünstig für den Steuerpflichtigen ist und zu Mehrsteuern führt.

Wenn sich der Mangel auf einen abgrenzbaren Teilbereich der Buchführung bezieht, ist auch eine Teilschätzung möglich.

Die Höhe einer möglichen Hinzuschätzung variiert stark, je nach Ausmaß der Pflichtverletzung. Eine starre Regel lässt sich nicht festmachen. In der bisherigen Rechtsprechung zum Thema gibt es jedoch Fälle, in denen bei gravierenden Mängeln Hinzuschätzungen von 20 % des erklärten Jahresumsatzes der gerichtlichen Überprüfung standhielten.

Darüber hinaus kann es Schwierigkeiten bei der Anerkennung des Vorsteuerabzugs geben, wenn elektronische Rechnungen nicht richtig archiviert worden sind. Dies kann dazu führen, dass ein Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird oder zumindest aufwendige Korrekturen durch geänderte Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen erforderlich werden.

Hinweis

Da das Thema GoBD erst jetzt intensiver in Betriebs-prüfungen diskutiert wird, wird sich auch erst in den nächsten Jahren zeigen, wie die Rechtsprechung auf Einzelfragen reagiert.

Wie können Sie als Steuerberater mein Unternehmen hinsichtlich der elektronischen Buchführung und Archivierung unterstützen?

Wir sehen unsere Aufgabe insbesondere als Vermittler zwischen den speziell steuerlichen Anforderungen der GoBD und der technischen Umsetzung durch entsprechende Anbieter. Aus unserer Sicht macht es in einem ersten Schritt Sinn, Ihren Bedarf zu klären und aufzudecken, wo konkret in Ihrem Unternehmen mögliche Risiken hinsichtlich der Umsetzung der GoBD bzw. der elektronischen Archivierung liegen.

In einem nächsten Schritt gilt es, für Sie die Lösung zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Bei der Entscheidungsfindung sind auch Kosten und Nutzen der entsprechenden technischen Lösungen sowie Ihr interner Aufwand zu berücksichtigen. Gerne nterstützen wir Sie dabei und erarbeiten mit Ihnen ein entsprechendes Konzept.


6 Checkliste

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

o Alle elektronischen Systeme und die enthaltenen Informationen müssen so beschaffen sein, dass sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

  • Vollständigkeit

o Alle relevanten Informationen sind vorzuhalten (z.B. Namen von Geschäftspartnern), bei Datenverdichtung dürfen keine Informationen verlorengehen.

  • Richtige und zeitgerechte Buchung

o Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden.

o Kasseneinnahmen sind täglich zu erfassen.

o Bei periodenweiser Erfassung ist eine geordnete Belegablage sicherzustellen.

  • Ordnung und Unveränderbarkeit

o Systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.

o Elektronische Dokumente müssen indexiert werden, die elektronische Auswertbarkeit muss gewährleistet sein.

o Ursprünglicher Inhalt eines Dokuments oder einer Information muss immer feststellbar sein.

  • Formattreue bei Archivierung

o Ist die Urversion eines Dokuments elektronisch (z.B. E-Mail-Datei), ist diese auch elektronisch zu archivieren. Die Archivierung lediglich des Papierausdrucks ist nicht zulässig.

o Liegt die Urversion eines Dokuments in Papierform vor, kann dieses auch elektronisch archiviert werden (ersetzendes Scannen). Das Papierdokument kann dann grundsätzlich vernichtet werden (außer z.B. Urkunden, Urteile im Original, unterschriebene Jahresabschlüsse).

  • E-Mail-Archivierung

o E-Mails sind mit allen Anhängen unveränderbar bzw. mit Änderungsprotokollierung zu archivieren und in einen Index aufzunehmen.

o Fungiert eine E-Mail nur als Träger eines Anhangs, kann auf die Archivierung verzichtet werden.

o Die Ablage in ein Dateisystem ohne weitere Maßnahmen bezüglich Indexierung und Änderungsdokumentation ist nicht GoBD-konform.

  • Elektronische Kontoauszüge

o Diese sind originär elektronische Dokumente und müssen auch in dieser Form archiviert werden.

o Eine Archivierung durch zeitlich unbegrenzten Zugang (bzw. bis zu zehn Jahre) bei der kontoführenden Bank ist zulässig.


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Mehr zu GoB im Steuerlexikon ...


Aufbewahrungspflichten nach GoB (§ 147 AO Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen).

  • Haben Rechnungen usw. Buchfunktion, z. B. bei der Offene-Posten-Buchhaltung, so sind sie so lange wie Bücher aufzubewahren (§ 146 Abs. 5 i.V.m. § 147 Abs. 3 AO).

  • Eine Aufbewahrung der Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und dergleichen ist im Einzelfall nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der von Registrierkassenstreifen usw. übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist (siehe BFH vom 12.5.1966 - BStBl III S. 371). Zum Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz von Registrierkassen siehe BMF vom 9.1.1996 (BStBl I S. 34).
  • Aufbewahrungsfristen und -pflichten
  • Aufbewahrungspflicht - Übersicht
  • Aufbewahrungspflichten

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Aufzeichnungspflichten nach GoB

Besondere Aufzeichnungspflichten ergeben sich nach § 4 Abs. 7 Einkommensteuergesetz, siehe R 4.11 Einkommensteuerrichtlinien für Bargeschäfte. Verbuchung von Bargeschäften im Einzelhandel, Identitätsnachweis siehe BMF vom 5.4.2004 (BStBl I S. 419).

Siehe auch GoB - Aufzeichnung des Warenein- und -ausgangs

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Belegablage

Anforderungen an eine geordnete und übersichtliche Belegablage siehe Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder über die Offene-Posten- Buchhaltung vom 10.6.1963 (BStBl II S. 89, 93), BFH vom 16.9.1964 (BStBl III S. 654) und vom 23.9.1966 (BStBl 1967 III S. 23). s.a. Belegaufbewahrung


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Siehe auch Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege und FAQ

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Beweiskraft der Buchführung

Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (siehe AEAO zu § 158 AO).

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Freie Berufe und Buchhaltung

Die Angehörigen der freien Berufe, die ihren Gewinn (freiwillig) nach § 4 Abs. 1 EStG auf Grund ordnungsmäßiger Buchführung ermitteln, müssen bei der Buchung der Geschäftsvorfälle die allgemeinen Regeln der kaufmännischen Buchhaltung befolgen (siehe BFH vom 18.2.1966 - BStBl III S. 496). Das in § 252 Abs. 1 Nr. 4, 2. Halbsatz HGB geregelte Realisationsprinzip findet auch für die Gewinnermittlung bilanzierender Freiberufler Anwendung (siehe BFH vom 10.9.1998 - BStBl 1999 II S. 21).

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Gesellschafterwechsel

Eine Personengesellschaft ist nicht verpflichtet, auf den Stichtag eines Gesellschafterwechsels eine Zwischenbilanz aufzustellen (siehe BFH vom 9.12.1976 - BStBl 1977 II S. 241).

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Grundbuchaufzeichnungen

Die Funktion der Grundbuchaufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden (§ 239 Abs. 4 HGB; § 146 Abs. 5 AO).

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Inventurunterlagen

Vorlage der Inventurunterlagen siehe BFH vom 25.3.1966 (BStBl III S. 487).

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Jahresabschluss

Der Jahresabschluss muss "innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit" (§ 243 Abs. 3 HGB) aufgestellt werden (siehe BFH vom 6.12.1983 - BStBl 1984 II S. 227); bei Kapitalgesellschaften gilt § 264 Abs. 1 HGB; bei bestimmten Personenhandelsgesellschaften gilt § 264a i. V. m. § 264 Abs. 1 HBG, soweit nicht § 264b HGB zur Anwendung kommt; bei Versicherungsunternehmen gilt § 341a Abs. 1 HGB). Weitergehende Informationen zum Jahresabschluss finden Sie im Steuerlexikon:Jahresabschluss - Fristen

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Kontokorrentkonto

Eine Buchführung ohne Kontokorrentkonto kann ordnungsmäßig sein, wenn die Honorarforderungen der Zeitfolge nach in einem Hilfsbuch erfasst sind und wenn der Stpfl. oder ein sachverständiger Dritter daraus in angemessener Zeit einen Überblick über die Außenstände gewinnen kann (siehe BFH vom 18.2.1966 - BStBl III S. 496).

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Kreditgeschäfte und ihre periodenweise Erfassung

Bei Kreditgeschäften sind die Entstehung der Forderungen und Schulden und ihre Tilgung grundsätzlich als getrennte Geschäftsvorfälle zu behandeln. Bei einer doppelten Buchführung ist für Kreditgeschäfte in der Regel ein Kontokorrentkonto, unterteilt nach Schuldnern und Gläubigern, zu führen. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden, kontokorrentmäßig nicht erfasst werden. Werden bei der Erstellung der Buchführung die Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, ist es nicht zu beanstanden, wenn die Erfassung der Kreditgeschäfte eines Monats im Grundbuch bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt, sofern durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass Buchführungsunterlagen bis zu ihrer Erfassung im Grundbuch nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen oder durch ihre Ablage in besonderen Mappen oder Ordnern. 5Neben der Erfassung der Kreditgeschäfte in einem Grundbuch müssen die unbaren Geschäftsvorfälle, aufgegliedert nach Geschäftspartnern, kontenmäßig dargestellt werden. 6Dies kann durch Führung besonderer Personenkonten oder durch eine geordnete Ablage der nicht ausgeglichenen Rechnungen (Offene-Posten-Buchhaltung) erfüllt werden. Ist die Zahl der Kreditgeschäfte verhältnismäßig gering, gelten hinsichtlich ihrer Erfassung die folgenden Erleichterungen:

Besteht kein laufender unbarer Geschäftsverkehr mit Geschäftspartnern, müssen für jeden Bilanzstichtag über die an diesem Stichtag bestehenden Forderungen und Schulden Personenübersichten aufgestellt werden.

Einzelhändler und Handwerker können Krediteinkäufe und Kreditverkäufe kleineren Umfangs vereinfacht buchen. 2Es genügt, wenn sie die Wareneinkäufe auf Kredit im Wareneingangsbuch in einer besonderen Spalte als Kreditgeschäfte kennzeichnen und den Tag der Begleichung der Rechnung vermerken. 3Bei Kreditverkäufen reicht es aus, wenn sie einschließlich der Zahlung in einer Kladde festgehalten werden, die als Teil der Buchführung aufzubewahren ist. 4Außerdem müssen in beiden Fällen für jeden Bilanzstichtag Personenübersichten aufgestellt werden.

Mängel der Buchführung

Enthält die Buchführung formelle Mängel, ist ihre Ordnungsmäßigkeit nicht zu beanstanden, wenn das sachliche Ergebnis der Buchführung dadurch nicht beeinflusst wird und die Mängel kein erheblicher Verstoß gegen die Anforderungen an die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle, die besonderen Anforderungen bei Kreditgeschäften, die Aufbewahrungsfristen sowie die Besonderheiten bei der Buchführung auf Datenträgern sind. Enthält die Buchführung materielle Mängel, z. B. wenn Geschäftsvorfälle nicht oder falsch gebucht sind, wird ihre Ordnungsmäßigkeit dadurch nicht berührt, wenn es sich dabei um unwesentliche Mängel handelt, z. B. wenn nur unbedeutende Vorgänge nicht oder falsch dargestellt sind. Die Fehler sind dann zu berichtigen, oder das Buchführungsergebnis ist durch eine Zuschätzung richtig zu stellen. 4Bei schwerwiegenden materiellen Mängeln gilt R 4.1 Abs. 2 Satz 3.

Mikrofilmaufnahmen

Verwendung zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten siehe BMF vom 1.2.1984 (BStBl I S. 155).

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Personenübersichten

Wo ein laufender unbarer Geschäftsverkehr mit Geschäftsfreunden, der im Interesse der erforderlichen Übersicht die Führung eines kontenmäßig gegliederten Geschäftsfreundebuches sachlich notwendig macht, nicht gegeben ist, genügt es, wenn die unbaren Geschäftsvorfälle in Tagebüchern zeitfolgemäßig aufgezeichnet und im Kontokorrentbuch lediglich die am Bilanzstichtag bestehenden Forderungen und Schulden ausgewiesen werden (siehe BFH vom 23.2.1951 - BStBl III S. 75).

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Zeitgerechte Verbuchung

Die Eintragungen in den Geschäftsbüchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle erfordert - mit Ausnahme des baren Zahlungsverkehrs - keine tägliche Aufzeichnung. Es muss jedoch ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen (siehe BFH vom 25.3.1992 - BStBl II S. 1010).

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GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugrif (GoBD)

Neue Regeln für die Finanzbuchführung: Mit Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesfinanzministerium seine Vorstellungen eines ordnungsmäßigen Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesses formuliert.

Die Verfahrensdokumentation ist durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ von der Finanzverwaltung vorgeschrieben. Sie müssen damit den Ablauf und die beteiligten EDV-Systeme Ihrer Buchführung beschreiben. Welche Bestandteile eine Verfahrensdokumentation haben sollte, erklärt das Video „Verfahrensdokumentation: So müssen Sie Ihre Buchführung für das Finanzamt beschreiben“. Schauen Sie sich das Video an:


Selbst wenn die Buchführung fachlich korrekt ist kann das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung eine Steuernachzahlung fordern. Das kann wirklich passieren, wenn Sie für Ihre Buchführung keine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorweisen können. Stellen Sie sich darauf ein, dass bei Betriebsprüfungen und den neuen Kassennachschauen gezielt die Vorlage der Verfahrensdokumentation verlangt wird.


Mehr Infos zu den GoBD finden Sie hier ... und im Steuerlexikon: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS)

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Praktische Hinweise + Tipps für Buchführungs- und bilanzierungspflichtige Mandanten


1 Vorbemerkung

Dieses Merkblatt soll Ihnen als „buchführungs- und bilanzierungspflichtigem“ Mandanten einen Überblick über die für Sie wichtigsten gesetzlichen Grundlagen und Regelungen geben.

Schwerpunkte der Ausarbeitungen sind „Aufbereitung der Buchhaltungsunterlagen“, „Umsatz- und Vorsteuer“ sowie „Lohnbuchhaltung“.

Wir haben dazu für Sie eine Vielzahl von Informationen zusammengestellt. Selbstverständlich stehen wir Ihnen zu einem persönlichen Beratungsgespräch jederzeit gern zur Verfügung.

Sie sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen verpflichtet, Bücher zu führen. Dies liegt jedoch auch in Ihrem eigenen Interesse. Die laufende Buchhaltung soll Ihnen zeitnah aktuelle Informationen über die geschäftliche Entwicklung – insbesondere Aufwand und Ertrag – geben. Der Jahres- oder Zwischenabschluss vermittelt eine Übersicht über Vermögen und Schulden zu einem Stichtag (z.B. dem 31.12. oder 30.06.).

Spätestens bei Gesprächen mit Banken über evtl. notwendige Kreditmittel oder bei Ihrer Planung für die Zukunft erfahren Sie, wie wichtig aussagekräftige und realistische Buchhaltungs- und Abschlussunterlagen sind. Die ordentliche Verbuchung aller Geschäftsvorfälle ist also nicht nur für die Finanzverwaltung, sondern insbesondere als Grundlage für Ihre Entscheidungen von erheblicher Bedeutung.

Da die Jahresabschlüsse immer nach dem gleichen Prinzip aufgestellt werden, ist ein Mehrjahresvergleich möglich. Dieser bietet Ihnen erstklassige Erkenntnisse über die Entwicklung Ihres Unternehmens. Wir möchten, dass Sie von uns diese Informationen bekommen und über den Stand Ihres Unternehmens immer „im Bild“ sind. Wir sind hierbei jedoch auf Ihre tatkräftige Mitarbeit angewiesen.


2 Erläuterungen zur allgemeinen Buchhaltung

Aufbereitung der Buchungsbelege

Ihre Buchungsbelege sollten so aufbereitet sein, dass eine unbeteiligte dritte Person in kürzester Zeit erkennen kann, welche Geschäftsvorfälle getätigt wurden.

Bitte reichen Sie Ihre Buchhaltungsordner pünktlich und vollständig in unserer Kanzlei ein.

Wir möchten Ihre Belege gern in einem Durchlauf zügig bearbeiten. Das mehrfache „In-die-Hand-Nehmen“ bzw. die Arbeitsunterbrechung durch telefonische Rückfragen führt zu unnötigen Mehrzeiten und daraus resultierenden Mehrkosten.

Bitte teilen Sie uns Ihre Wünsche zur Auswertung Ihrer Buchhaltung mit.

Oft werden wir von unseren Mandanten am Jahresende gefragt: „Ich hätte gern einmal gewusst, wie hoch meine Einnahmen aus Warenverkäufen sind?“ oder „Wie viel Kosten verursacht der Lkw XX-X 0815?“ oder so ähnlich. Dies stellt für uns kein Problem dar, wenn von Anfang an bei der Verbuchung der Belege die Aufwendungen/Erträge entsprechend aufgeteilt werden. Rückwirkend ist das in der Regel nicht mehr möglich.

Wir möchten daher, dass Sie sich die Zeit nehmen und darüber nachdenken, welche Umsatz- und Aufwandspositionen für Sie von besonderer Bedeutung sind. Teilen Sie dies bitte Ihrem Buchhalter mit.

Hinweis zur Kostenstellenrechnung

Soweit im Leistungsumfang mit unserer Kanzlei vereinbart, erstellen wir anhand Ihrer Belege auch eine exakte Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung. Das bedeutet, dass alle Kosten und Erlöse, soweit möglich, direkt den Aufträgen (Kostenträger = Auftraggeber) oder Gemeinkostenstellen (z.B. Produktion, Vertrieb etc.) zugeordnet werden. Die Gemeinkosten werden – nach einem vereinbarten Schlüssel – ebenfalls auf die Kostenträger verteilt. So können Sie unabhängig von Ihrer Finanzbuchhaltung konkret erkennen, wie viele Leistungen für einen Auftrag erbracht wurden und welche Gegenleistungen/Erträge Sie erhalten haben.


3 Erläuterungen zur Buchhaltungsaufbereitung

Für jedes Kalenderjahr werden ein oder mehrere Buchhaltungsordner eingerichtet. Es werden nur Belege in den Ordnern abgelegt, die auch den Liefer- und Leistungszeitraum oder die wirtschaftliche Zugehörigkeit dieses Jahres tragen.

Ablage von Belegen

Die Ablage der Belege erfolgt, je nach Belegvolumen, in Ordnern oder in einem Hefter mit Trennpappen. Im folgenden Beispiel gehen wir zur Vereinfachung von acht Ordnern aus.

Sie können diese acht Bereiche auch in einen Ordner einteilen, wenn Ihr Belegvolumen nicht so umfangreich ist.

Erster Ordner: Ausgangsrechnungen (AR)

In diesem Ordner werden alle Zweitschriften bzw. Kopien der Ausgangsrechnungen abgelegt, nachdem die Rechnung geschrieben und versandt wurde. Das Ablegen im Ordner erfolgt unabhängig davon, ob die Zahlung erfolgt ist.

Die Rechnungen werden nach den Rechnungsnummern chronologisch sortiert, in einem Rechnungsausgangsbuch eingetragen und zum Monatsende saldiert. Diese Liste wird mit den Ausgangsrechnungen eingereicht.

Die von Ihnen verwendete Rechnungsnummer muss nach den umsatzsteuerlichen Rechnungskriterien unverwechselbar, einmalig und eindeutig sein. Es steht Ihnen jedoch frei, für Ihre Kunden oder Abrechnungszeiträume Unterteilungen vorzunehmen.

Beispiel

Rechnungsnummer bei Einteilung in Zeitabschnitte:

2019/I/1 1. Rechnung 2019, I. Quartal

2019/I/2 2. Rechnung 2019, I. Quartal

Rechnungsnummer bei Einteilung in Kunden:

10000/1 1. Rechnung des Kunden Nr. 10000
(z.B. Mike Müller)

10000/2 2. Rechnung des Kunden Nr. 10000

Rechnungsnummer bei fortlaufender Nummerierung:

10001 Rechnung des Kunden Mike Müller

10002 Rechnung des Kunden Harald Huber

Zweiter Ordner: Eingangsrechnungen (ER)

Hier werden alle Originallieferantenrechnungen abgelegt, unabhängig davon, ob sie bereits bezahlt worden sind. Die Rechnungen werden in einem Rechnungseingangsbuch eingetragen und zum Monatsende saldiert. Diese Liste wird mit den Eingangsrechnungen eingereicht. Im Rechnungseingangsbuch sollten folgende Angaben vermerkt werden:

  • Wie erfolgte die Zahlung der Rechnung (Kasse/Bank)?

· In welcher Höhe wurde die Rechnung bezahlt (Skonto/Rabatt)?

Bei Eingangsrechnungen sollten eigene Rechnungsnummern vergeben und fortlaufend sortiert werden. Dies erleichtert uns das Verbuchen und Ihnen das Auffinden der Rechnungen.

Beispiel

Wareneingang:
ER-Nr.: 0085 vom 14.01.2019 über 1.467,99 €

Zahlungsvermerk:
Volksbank 21.01.2019, 1.438,63 €, 2 % Skonto gezogen

Rechnungsvermerk:
Ware für Auftrag Müller, München

Dritter Ordner: Kasse/Bargeschäfte

Soweit eine Kasse geführt wird, werden hier die Originale aus dem Kassenbuch mit den dazugehörigen Ein- und Ausgabebelegen chronologisch geordnet. Bitte führen Sie das Kassenbuch täglich und ordentlich.

Hinweis

Einen „Minusbestand“ gibt es in einer Kassenführung nicht, es kann nicht weniger als kein Bargeld in einer Kasse sein.

Wird keine Kasse geführt, werden hier die bar bezahlten Eingangsrechnungen oder bar vereinnahmten Ausgangsrechnungen abgelegt. Die Buchungen erfolgen zu Lasten oder zugunsten der Privatkonten (Privatentnahme, Privateinlage). Dies gilt nur für Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

Vierter Ordner: Unbezahlte Ausgangsrechnungen

Hier legen Sie eine weitere Kopie Ihrer Ausgangsrechnung ab. Dieser Ordner bleibt immer bei Ihnen, damit Sie sich jederzeit einen Überblick über unbezahlte Ausgangsrechnungen verschaffen können.

Bei Erhalt der Bankauszüge bzw. Bezahlung der Kundenrechnung heften Sie die jeweilige Kopie hinter den Bankauszug des 6. Ordners „Bank“ oder ggf. hinter das Kassenblatt des 3. Ordners.

Bezahlte Rechnungen werden aus dem Ordner 4 „unbezahlte Ausgangsrechnungen“ entnommen. Sie haben damit ständig eine aktuelle Übersicht über noch offene Ausgangsrechnungen.

Viele Unternehmen nutzen diesen Ordner auch für das Mahnwesen.

Fünfter Ordner: Unbezahlte Eingangsrechnungen

Hier legen Sie eine Kopie Ihrer Eingangsrechnungen numerisch geordnet ab.

Bei Erhalt Ihrer Bankauszüge bzw. Bezahlung der Lieferantenrechnung heften Sie eine Kopie dieser Rechnung hinter den Bankauszug in Ordner 6 oder ggf. hinter das Kassenblatt im Ordner 3. In jedem Fall entnehmen Sie die bezahlte Rechnung aus dem Ordner 5.

Dieser Ordner enthält nur unbezahlte Rechnungen! Damit haben Sie einen aktuellen Überblick über die offenen Lieferantenrechnungen.

Sechster Ordner: Bank

Sie sollten über ein eigenes Bankkonto ausschließlich für Ihre Firmengeschäfte verfügen.

Alle Bankauszüge mit den dazugehörigen Auszahlungsbelegen und Einzahlungsbelegen werden chronologisch abgelegt. Auf jedem Bankauszug bzw. zu jeder Bankbuchung ist ein Buchungsvermerk anzubringen, wenn kein entsprechender Beleg vorliegt.

Beispiel

Barabhebung für Privat: Privatentnahme

Barabhebung für Kasse: Geldtransit Kasse

Scheckbelastung Nr. 236: Rechnung Müller
vom 14.01.2019

Bankerlös: Müller, Kundennr. 41521,
Rechnungsnr. 200001

Siebter Ordner: Buchhaltungs- und Jahresabschlussordner

In diesem Ordner werden die Buchhaltungsauswertungen (siehe auch Punkt 4.2), die Ihnen vom Steuerbüro regelmäßig übersandt werden, aufbewahrt.

· Kopien von Rechnungen, die im alten Jahr bezahlt wurden, aber das Folgejahr ganz oder teilweise betreffen (Rechnungsabgrenzung).

· Kopien von Rechnungen, die im Folgejahr bezahlt werden, deren Aufwendungen aber noch oder teilweise das vorangegangene Kalenderjahr betreffen.

· Inventurunterlagen (Warenbestände, unfertige Leistungen zum 31.12. des Kalenderjahres).

Der Ordner Nr. 7 wird erst im Folgejahr zur Erstellung des Jahresabschlusses benötigt.

Achter Ordner: Betriebliche Verträge

In diesem Ordner werden alle abgeschlossenen und noch gültigen betrieblichen Verträge (Darlehensverträge, Leasingverträge, Mietverträge, Pachtverträge, Gewerbeanmeldung, Dauerrechnungen etc.) hinterlegt.


4 Abgabe der Buchhaltungs­unterlagen in der Steuerkanzlei

Je nach Abgabetermin der Umsatzsteuer-Voranmel­dung sind Sie verpflichtet, Ihre Buchhaltungsunterlagen entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich abzugeben.

4.1 Welche Ordner geben Sie wann in der Steuerkanzlei ab?

Sie geben jeweils folgende Ordner sowie Kopien von neuabgeschlossenen Verträgen in unserer Steuerkanzlei ab:

  • Ordner Nr. 1: Ausgangsrechnungen
  • Ordner Nr. 2: Eingangsrechnungen
  • Ordner Nr. 3: Kassenbelege/Barbelege
  • Ordner Nr. 6: Bankbelege

Die Belegordner des Vormonats erhalten Sie so schnell wie möglich von uns zurück.

Wir bitten Sie, die nachstehenden Abgabetermine der Umsatzsteuer-Voranmeldung einzuhalten. Bei Dauerfristverlängerung verschiebt sich der Abgabetermin um einen Monat.

bei vierteljährlicher Buchhaltung:

Abgabetermine: 10.04./10.07./10.10./10.01.

bei monatlicher Buchhaltung:

Abgabetermin ist jeweils der 10. des Folgemonats

Die zuvor genannten Abgabetermine sind Zeitpunkte, zu denen die Umsatzsteuer-Voranmeldung spätestens übermittelt werden muss. Wir bitten Sie daher, Ihre Buchhaltungsunterlagen bereits Anfang des folgenden Monats bei uns einzureichen, damit wir eine Möglichkeit haben, die Unterlagen fristgerecht und ordentlich zu bearbeiten.

Soweit Sie bei der Abgabe der Belege mit Ihrem Betreuer oder uns ein Gespräch führen möchten, vereinbaren Sie bitte vorher einen Termin. Wir möchten uns gern die für Sie notwendige Zeit nehmen.

4.2 Was bekommen Sie wann von uns zurück?

Nach jedem Buchungszeitraum erhalten Sie von uns immer

  • alle Belege zurück,
  • die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Ihre Akten,
  • eine Summen- und Saldenliste,
  • eine Betriebswirtschaftliche Auswertung und

· ein Buchungsprotokoll mit Hinweisen zu fehlenden bzw. fehlerhaften Belegen.

Hinweis

Buchungsbelege, die von uns aufgrund fehlender Informationen nicht oder falsch gebucht wurden, können Sie uns mit den benötigten Informationen zum nächsten Abrechnungszeitraum wieder einreichen.

Bitte beachten Sie hierzu immer unser jeweiliges Buchungsprotokoll.

Auf Wunsch erhalten Sie von uns zusätzlich:

· eine Offene-Posten-Liste (Kreditoren und Debitoren)

· betriebswirtschaftliche Auswertung zu von Ihnen gewünschten Zeiträumen

  • sonstige vereinbarte Auswertungen
  • Kostenstellen-Gesamtübersicht
  • Kostennachweis
  • Betriebsabrechnungsbogen

Wichtig

Diese Unterlagen sind von Ihnen aufzubewahren.

4.3 Übersicht über die wichtigsten Aufbewahrungspflichten

Die nachfolgenden wichtigsten Unterlagen sind unbedingt zehn Jahre aufzubewahren.

Des Weiteren ist anzumerken, dass bei den aufgezählten Unterlagen nicht auf Unterschiede sowie auf den Fristbeginn eingegangen wurde. Wenn Sie hierzu spezielle Fragen haben, so wenden Sie sich bitte an uns.

  • Anhang nach § 264 HGB
  • Buchungsbelege
  • Eröffnungsbilanz
  • Gehaltsabrechnung (Buchungsbelege)
  • Gehaltsabrechnung (Bilanzunterlagen)
  • Handelsbücher
  • Jahresabschluss/Bilanz/Gewinn- und Verlustrechnung
  • Journale (Hauptbuch und Kontokorrent)
  • Lagebericht nach § 289 HGB
  • Steuerbescheide
  • Steuererklärungen
  • Verträge von handels- und steuerrechtlicher Bedeutung

· Unterlagen, die einer Zollanmeldung beigefügt sind

Hinweis

Im Detail handelt es sich bei den Unterlagen einer Zollanmeldung um alle Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Art. 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.

Sechs Jahre sollten folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Kopien der abgesandten Briefe

· sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind


5 Erläuterungen zu allgemeinen Betriebsausgaben

Die häufigste Frage von Mandanten ist: „Was kann ich alles absetzen?“

Die Antwort ist eindeutig:

Alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst wurden, sind Betriebsausgaben und somit bei der Gewinnermittlung zu berücksichtigen.

Natürlich haben wir in der Praxis Aufteilungsprobleme genau dann, wenn zumindest teilweise eine private Veranlassung der Ausgabe unterstellt werden kann. Hier gilt im bundesdeutschen Steuerrecht eindeutig im Zweifel zu Lasten des Steuerpflichtigen. Das heißt, wenn eine Ausgabenaufteilung zwischen privater und beruflicher Veranlassung nach objektiven Maßstäben nicht möglich ist und die private Veranlassung keine unwesentliche Bedeutung hat, handelt es sich um private Ausgaben, die steuerlich nicht wirksam sind. Die Beweislast liegt beim Steuerpflichtigen!

Folgende wichtige Grundsätze sollten Sie bitte unbedingt beachten:

Die Ausgaben müssen in einem angemessenen und nach objektiven Maßstäben vertretbaren Verhältnis zu den Einnahmen stehen.

Bei den typischen kritischen (teils privaten/beruflichen) Ausgaben müssen exakte und für jeden Dritten nachvollziehbare Aufzeichnungen über die betriebliche Veranlassung geführt werden.

Alle Vereinbarungen, Zahlungen, Leistungen usw. zwischen der Gesellschaft und ihren Gesellschaftern müssen dem sogenannten Drittvergleich standhalten.

Was ist ein Drittvergleich? – Drittvergleich lässt sich mit folgender Fragestellung erklären: „Würde eine nicht mit dem Unternehmer verbundene Person diese Geschäfte, Verträge etc. ebenfalls so eingehen?“

Ist dies nicht der Fall, wird der Mehrbetrag als „verdeckte Gewinnausschüttung“ bzw. Privatentnahme behandelt. Dadurch entsteht eine Gewinnerhöhung mit der Folge einer höheren Steuerbelastung.


6 Allgemeine Erläuterungen zur Umsatz- und Vorsteuer

Umsatzsteuer ist die Steuer auf Waren oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen im Inland verkauft, auf den Eigenverbrauch der Unternehmer und auf Gegenstände, die in das Zollgebiet importiert werden (Einfuhrumsatzsteuer). Die deutsche Umsatzsteuer ist eine Mehrwertsteuer. Sie wird auf jeder Handelsstufe aus dem Bruttoumsatz errechnet.

Vorsteuer ist die Bezeichnung für die einem Unternehmer für bezogene Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellte Summe von Umsatzsteuerbeträgen (Beschaffungsseite), die er von der an das Finanzamt abzuführenden Umsatzsteuer auf eigene Leistungen (Absatzseite) abziehen kann.

Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn die Rechnung exakt auf das Unternehmen ausgestellt ist (korrekte Firmenbezeichnung und Anschrift) und auch nicht handschriftlich geändert wurde. Aus der Rechnung muss die unverwechselbare Bezeichnung des Unternehmens als Rechnungsempfänger hervorgehen (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen).

Soweit dies nicht erfolgt ist, wird das Finanzamt bei einer späteren Betriebsprüfung die Vorsteuer zurückfordern.

Ein Umschreiben der Rechnungen zum Zeitpunkt der Betriebsprüfung wird – abgesehen von Einzelfallentscheidungen – nach gängiger Rechtsprechung von der Finanzverwaltung nicht akzeptiert.

Aus diesem Grund müssen auf den Rechnungen folgende Mindestangaben enthalten sein, um den Vorsteuerabzug zu erhalten:

Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 € brutto

· vollständiger Name und vollständige Anschrift des Lieferanten

  • Ausstellungsdatum
  • Menge und genaue Bezeichnung des gekauften oder gelieferten Gegenstands

· Prozentsatz der angewandten Umsatzsteuer (Steuersatz 7 %/19 %) und der Bruttobetrag

Rechnungen über mehr als 250 € brutto

· vollständiger Name und vollständige Anschrift des Lieferers

· vollständiger Name und vollständige Anschrift des Käufers

  • Ausstellungsdatum

· Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikations­nummer (USt-IDNr.) des Lieferers

  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten oder gekauften Gegenstände
  • separater Ausweis des Liefer- und Leistungszeitraums
  • Ausweis des Nettobetrags

· Ausweis des Steuersatzes (7 %/19 %) und des Steuerbetrags

  • Ausweis des Bruttobetrags

· Ausweis jeder im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts (z.B. Rabatte, Skonto)

Diese Angaben müssen zweifelsfrei aus der Rechnung (dem Beleg) zu erkennen sein. Lassen Sie sich daher bei einfachen Kassentippstreifen eine separate Rechnung mit den oben genannten Angaben ausstellen.

6.1 Was ist bei Teil- und Schlussrechnungen zu beachten?

Vereinnahmt der Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung, gelten die oben genannten Regelungen sinngemäß. Wird eine Schlussrechnung erteilt, sind die vereinnahmten Teilentgelte und die entfallenden Steuerbeträge entsprechend abzuziehen. Bei falschem Ausweis in der Rechnung kommt es zu doppelter Umsatzsteuer.

Wird dies bei einer Betriebsprüfung festgestellt, verlangt das Finanzamt die Zahlung der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer und die Verzinsung für die doppelt ausgewiesene Umsatzsteuer für die Zeit bis zur Korrektur.

Wir stellen Ihnen im nächsten Beispiel eine korrekte Rechnungslegung vor.


Beispiel

Die Firma Anton Muster schreibt im Veranlagungszeitraum 2019 zwei Abschlagsrechnungen für einen Kunden, für den sie eine Leistung erbracht hatte. Sie schreibt die Rechnungen ordnungsgemäß wie folgt aus:

1. Abschlagsrechnung

am 15.10.2019

Abschlag netto

5.000 €

+ Umsatzsteuer 19 %

+ 950 €

Abschlag brutto

= 5.950 €

2. Abschlagsrechnung

am 15.11.2019

Abschlag netto

20.000 €

+ Umsatzsteuer 19 %

+ 3.800 €

Abschlag brutto

= 23.800 €

Schlussrechnung:

Korrekt!

Nettoauftragswert

50.000 €

– Abschlag 15.10.2019 netto

– 5.000 €

– Abschlag 15.11.2019 netto

– 20.000 €

Restbetrag

= 25.000 €

+ Umsatzsteuer 19 %

+ 4.750 €

An das Finanzamt abzuführen!

Rechnungsbetrag brutto

= 29.750 €


Falsch!

Nettoauftragswert

50.000 €

+ Umsatzsteuer 19 %

+ 9.500 €

An das Finanzamt abzuführen!

Rechnungsbetrag brutto

= 59.500 €

– Abschlagszahlungen

– 29.750 €

verbleibender Restbetrag

= 29.750 €


Für Sie als buchführungspflichtige Mandanten entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit dem Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung bzw. wirtschaftlich teilbare Leistung (Teilleistung) ausgeführt worden ist.

Ausnahmen: Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG)

Beispiel

Ein Bauunternehmer hat sich verpflichtet, auf dem Grundstück des Auftraggebers (Bauherrn) ein Wohngebäude schlüsselfertig zu errichten. Das Gebäude wird im Juli 2019 fertiggestellt und vom Bauherrn im August 2019 abgenommen. Die baubehördliche Abnahme erfolgt im Oktober 2019. Die Schlussrechnung wird im Dezember 2019 erstellt. Die Abschlusszahlung wird erst im Folgejahr geleistet. Umsatzsteuerrechtlich ist die Lieferung des Gebäudes mit der Abnahme des Bauherrn im August 2019 ausgeführt worden.

Lösung

Die Umsatzsteuer ist mit dem Ablauf des Monats August 2019 entstanden. Hätte der Bauherr das Gebäude schon unmittelbar nach der Fertigstellung im Monat Juli 2019 in Nutzung genommen (z.B. durch Einzug), so wäre die Abnahme als schlüssige Handlung des Bauherrn vollzogen und das Gebäude im Monat Juli 2019 geliefert worden. Entsprechend wäre die Umsatzsteuerschuld mit Ablauf des Monats Juli 2019 entstanden.

Werkleistungen sind dagegen grundsätzlich bereits mit der Fertigstellung, d.h. mit der Vollendung des Werks ausgeführt. Die Vollendung des Werks wird zwar im Regelfall mit der Abnahme zusammenfallen, dies ist hier aber nicht Voraussetzung.

Beispiel

Ein Bauunternehmer hat die Aushebung einer Baugrube übernommen. Die Arbeit wird im Mai 2019 beendet, die Rechnung im November 2019 erstellt. Die Zahlung erfolgt im Dezember 2019. Umsatzsteuerrechtlich ist die Leistung im Zeitpunkt ihrer Vollendung im Mai 2019 ausgeführt.

Lösung

Die Umsatzsteuer ist mit Ablauf des Monats Mai 2019 entstanden.

Die Umsatzsteuer ist nach § 18 Abs. 1 UStG binnen zehn Tagen nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (Kalendermonat bzw. Kalendervierteljahr) voranzumelden und zu entrichten, in dem die Leistung/Teilleistung ausgeführt bzw. die Voraus- oder Abschlagszahlung vereinnahmt worden ist. Im Fall der Dauerfristverlängerung (§§ 46–48 UStDV) verlängert sich diese Frist um einen Monat. Allerdings sind Sie hier verpflichtet, 1/11 der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres dem Finanzamt als Vorauszahlung zu leisten. Eine Verrechnung dieser Vorauszahlung erfolgt regelmäßig bei Abgabe der Voranmeldung für den Monat Dezember des entsprechenden Jahres.

Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, wenn die Steuerschuld für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 7.500 € betrug. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 €, ist der Kalendermonat der Voranmeldungszeitraum.

Beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 €, kann der Unternehmer vom Finanzamt von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldung und Entrichtung der Vorauszahlung befreit werden.

Hinweis

Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und im folgenden Kalenderjahr der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat.

Bei allen Beispielen wurde unterstellt, dass notwendige Freistellungsbescheinigungen inklusive „USt-1-TG“-Bescheinigung der Auftragnehmer vom Bauunternehmer vorgelegt wurden. Die Freistellungsbescheinigung inklusive „USt-1-TG“-Bescheinigung gilt für Unternehmen im Baubereich außer Architekten und Planer.

6.2 Ausnahmeregelungen/Sonder­vorschriften

Es besteht eine Reihe von zusätzlichen umsatzsteuerlichen Sondervorschriften, wie z.B. dem innergemeinschaftlichen Leistungs- und Güteraustausch, Gebrauchtwagenhandel, Reiseleistungen, Versandhandel etc.

Hinweis

Zu diesen Sondervorschriften sprechen Sie bitte mit uns.


7 Erläuterungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

7.1 Geringfügige Beschäftigung

Bereits seit mehr als 30 Jahren kennt das Sozialversicherungsrecht Ausnahmen von der Versicherungspflicht bei Aushilfskräften und Teilzeitbeschäftigten. Die diesbezüglichen Regelungen haben im Laufe der Jahre vielfältige Änderungen erfahren. Im Folgenden möchten wir Ihnen die aktuelle Rechtslage kurz erläutern.

Geringfügige Beschäftigungen werden unterteilt in

· geringfügige entlohnte Beschäftigungen (Arbeitsentgelt bis 450 €) und

· kurzfristige Beschäftigungen (Arbeitsentgelt über 450 €, aber Höchstarbeitsdauer drei Monate im Jahr).

Für geringfügig entlohnte Beschäftigte übernimmt der Arbeitgeber den gesamten Sozialversicherungsbeitrag (15 % Rentenversicherung, 13 % Krankenversicherung). Seit 2013 besteht für geringfügig Beschäftigte Rentenversicherungspflicht (Aufstockung bis zum allgemeinen Rentenversicherungssatz), von der sich der Beschäftigte jedoch befreien lassen kann.

Bei kurzfristig Beschäftigten fallen keine Beiträge zur Sozialversicherung an.

Bei Nichtanwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale kommt es zur Pauschalierung der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber. Für geringfügig entlohnte Beschäftigte beträgt die pauschale Lohnsteuer 2 %. Für kurzfristig Beschäftigte beträgt die pauschale Lohnsteuer 25 %.

7.2 Studenten und Schüler

Die Regelungen für geringfügig entlohnte Beschäftigungen finden auch hier ihre Anwendung.

Bei einer Beschäftigung im Rahmen der sogenannten 20-Stunden-Grenze, bei der der Student mehr als 450 € verdient, ist er verpflichtet, Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen abzuführen, zahlt aber nur den Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Rentenversicherung. Des Weiteren ist der Student verpflichtet, seinem Arbeitgeber die Immatrikulationsbescheinigung vorzulegen.

7.3 Schüler

Ähnlich wie bei den Studenten finden auch hier die Regelungen zur Geringfügigkeit Anwendung.

Für Schüler, die noch nicht das 18. Lebensjahr vollendet haben, ist das Jugendarbeitsschutzgesetz zu beachten. Hiernach wird zwischen Kindern und Jugendlichen unterschieden.

Kind im Sinne des Jugendarbeitsschutzgesetzes ist, wer noch nicht 15 Jahre alt ist. Jugendliche, welche der Vollzeitschulpflicht unterliegen, gelten auch noch als Kinder. Die Beschäftigung neben dem Unterricht ist im Grundsatz verboten. Für Kinder über 13 Jahre besteht jedoch eine Ausnahme, wenn die Sorgeberechtigten einwilligen (z.B. Austragen von Zeitungen, Zeitschriften, Anzeigeblättern, Werbeprospekten). Die zulässige Arbeitszeit für Kinder beträgt jedoch maximal zwei Stunden am Tag und höchstens fünf Tage die Woche.

Jugendlicher im Sinne des Jugendarbeitsschutzgesetzes ist, wer schon 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist. Die Beschäftigung von Jugendlichen während der Schulferien ist für höchstens vier Wochen zulässig.

7.4 Rentner

Rentner bedeutet: Bezieher einer Altersrente aus einer gesetzlichen Rentenversicherung.

Die Besteuerung des Arbeitsentgelts erfolgt nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Bei Ausübung einer geringfügigen oder kurzfristigen Beschäftigung kommen die dazugehörigen Regelungen zur Anwendung (siehe Punkt 7.1).

In der Krankenversicherung sind weiterbeschäftigte Rentner immer versicherungspflichtig. Bei Renten wegen voller Erwerbsminderung oder Erwerbsunfähigkeitsrente wird allerdings nur der ermäßigte Beitragssatz angewendet.

Auch in der Pflegeversicherung sind erwerbstätige Rentner als versicherungspflichtig zu behandeln.

In der Arbeitslosenversicherung tritt mit Ablauf des Monats, in dem sie die Regelaltersgrenze vollenden, Beitragsfreiheit ein. Der Arbeitgeber bleibt aber trotzdem beitragspflichtig. Bis zur Vollendung der Regelaltersgrenze sind Rentner als versicherungspflichtig einzustufen.

In der Rentenversicherung sind Bezieher einer Vollrente versicherungsfrei. Der Arbeitgeber bleibt für seinen Beitragsanteil, wie bei der Arbeitslosenversicherung, weiterhin beitragspflichtig.

Bei Ausübung einer geringfügigen oder kurzfristigen Beschäftigung kommen die dazugehörigen Regelungen zur Anwendung (siehe geringfügige Beschäftigung).

7.5 Wichtiges zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die einbehaltene oder pauschalierte Lohnsteuer elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln und termingerecht abzuführen. Diese gesetzliche Verpflichtung gilt auch für die Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag.

Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten. In diesem Fall ist die Lohnsteueranmeldung vom Arbeitgeber oder von einer vertretungsberechtigten Person zu unterzeichnen.

Termin der Abgabe der Lohnsteueranmeldung

Grundsätzlich ist der Kalendermonat Lohnsteueranmeldungszeitraum. Es gibt jedoch noch zwei andere Möglichkeiten der Lohnsteuerabgabe.

Beträgt die abzuführende Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 1.080 €, aber nicht mehr als 5.000 €, so ist das Kalendervierteljahr Anmeldungszeitraum.

Beträgt die abzuführende Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 €, so ist das Kalenderjahr Anmeldungszeitraum.

Wenn allerdings die abzuführende Lohnsteuer im vor­angegangenen Kalenderjahr mehr als 5.000 € beträgt, wechselt der Anmeldungszeitraum auf den Kalendermonat.

Der Arbeitgeber hat spätestens am zehnten Tag nach Ablauf eines jeden Monats bzw. Lohnsteueranmeldungszeitraums dem Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte befindet, eine Steuererklärung – die Lohnsteuererklärung – einzureichen, in der die Summe der im Lohnsteueranmeldungszeitraum einzubehaltenden und zu übernehmenden Lohnsteuer anzugeben ist.

Beispiel

Abgabetermin

· Lohnsteueranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat.

· Die Lohnsteueranmeldung für August ist spätestens am 10.09. beim/an das Finanzamt einzureichen/zu übermitteln.

Fällt der zehnte Tag nicht auf einen Arbeitstag, sondern auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so ist die Lohnsteueranmeldung dann fristgerecht beim Finanzamt eingereicht, wenn sie dort am nächsten Werktag eingeht.

Die Schonfrist für die Zahlung beginnt mit dem Ablauf der gesetzlichen Frist. Fällt der letzte Tag der Schonfrist auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, so tritt an seine Stelle der nächste Werktag.

Bei einer verspäteten Abgabe der Lohnsteueranmeldung hat das Finanzamt die Möglichkeit, nach § 152 AO einen Verspätungszuschlag festzusetzen, wenn das Versäumnis nicht entschuldbar erscheint. Schuldhaft handelt der Arbeitgeber, wenn er die gebotene Sorgfalt außer Acht lässt.

Führt der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht rechtzeitig ab, so ist nach § 240 AO ein Säumniszuschlag zu entrichten. Der Säumniszuschlag beträgt für jeden angefangenen Monat der Säumnis 1 % des rückständigen, auf 50 € nach unten abgerundeten Steuerbetrags.

Um Verspätungs- und Säumniszuschläge zu vermeiden, bitten wir um die rechtzeitige Abgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen in unserer Kanzlei.

Was müssen Sie zum Jahresanfang beachten?

Alle Mandanten, deren Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen in unserer Kanzlei durchgeführt werden, möchten wir bitten, für die Arbeitnehmer, die ein neues Dienstverhältnis beginnen, die steuerliche Identifikationsnummer sowie das Geburtsdatum einzureichen. Ohne diese Angaben können die Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht elektronisch bei der Finanzverwaltung abgerufen werden.

Weiterhin möchten wir Sie darauf hinweisen, uns Änderungen der Bankverbindung sowie Wohnungswechsel und Ähnliches umgehend mitzuteilen.

8 Erläuterungen zu bestimmten Ausgaben

Der mitarbeitende Ehegatte

Selbständige Geschäftsleute und Freiberufler sollten daran denken:

Wenn ein Ehegatte im Betrieb des anderen Ehegatten Lohn oder Gehalt bezieht, gibt es steuerliche Abzugsmöglichkeiten. Der Steuervorteil besteht darin, dass der Arbeitgeber-Ehegatte diese Lohn- und Gehaltszahlungen als Betriebsausgaben abziehen kann und letztendlich sein zu versteuerndes Einkommen gemindert wird.

Dies ist jedoch an bestimmte Voraussetzungen gebunden:

Das Arbeitsverhältnis muss ernsthaft vereinbart und die Vereinbarungen müssen entsprechend eingehalten und durchgeführt werden.

Die vertragliche Gestaltung und ihre Durchführung müssen auch unter Dritten üblich sein. Der Arbeitsvertrag soll unter den gleichen Bedingungen wie mit fremden Arbeitnehmern zustande kommen (wie auch bei den bereits angesprochenen Verträgen zwischen Gesellschafter und Gesellschaft).


Bewirtungskosten

Betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung?

Handelt es sich bei den Bewirtungsaufwendungen um Betriebsausgaben, so ist zwischen

· allgemein betrieblich veranlassten Bewirtungen, die in vollem Umfang abzugsfähig sind, und

· geschäftlich veranlassten Bewirtungen, die nur teilweise abzugsfähig sind,

zu unterscheiden. (mehr Bewirtungskosten von der Steuer absetzen & buchen)

  • Allgemein betrieblich veranlasste Bewirtungen

Eine Bewirtung ist allgemein betrieblich veranlasst, wenn der Unternehmer ausschließlich seine eigenen Arbeitnehmer und deren Angehörige bewirtet, z.B. bei Weihnachtsfeiern und sonstigen Betriebsfesten.

Beispiel

Ein Unternehmer lädt ausschließlich seine Betriebsangehörigen zu einem Jahresessen ein.

Aufwendungen für diese Bewirtung dürfen in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Achtung

Betragen die Aufwendungen des Arbeitgebers, einschließlich Umsatzsteuer, für die üblichen Zuwendungen an den einzelnen Arbeitnehmer insgesamt mehr als 110 € je Veranstaltung, so sind die übersteigenden Kosten dem Arbeitslohn hinzuzurechnen. Das gilt auch für mehr als zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr. Dieser übersteigende Teil muss vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert werden.

  • Geschäftlich veranlasste Bewirtungen

Mit dem Begriff „geschäftlicher Anlass“ wird die Bewirtung mit Geschäftsfreunden umschrieben. Dabei ist es gleichgültig, ob schon Geschäftsbeziehungen mit ihnen bestehen oder erst angebahnt werden sollen. Auch bloße Besucher des Betriebs, deren Bewirtung einen Teil der Öffentlichkeitsarbeit darstellt, mit dem Ziel, Geschäftsabschlüsse zu erleichtern, rechnen zu den Geschäftsfreunden in diesem Sinn.

Wann liegt eine Bewirtung im steuerlichen Sinn vor?

Eine Bewirtung im steuerlichen Sinn liegt nur dann vor, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht.

Zu den Aufwendungen für Bewirtungen gehören neben den Kosten für Speisen, Getränke und für Genussmittel (z.B. Zigaretten) auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wenn sie im Verhältnis zum Gesamtpreis von untergeordneter Bedeutung sind. Darunter fallen insbesondere Trinkgelder, Garderobengebühren oder Dekorationskosten. Auch der Teil der Aufwendungen, der auf den bewirtenden Unternehmer oder dessen Arbeitnehmer entfällt, gehört zu den Bewirtungsaufwendungen.

Beispiel

Ein Unternehmer bespricht bei einem Mittagessen mit einem Spediteur neue Transportwege.

Aufwendungen für diese Bewirtung dürfen nur i.H.v. 70 % als Betriebsausgabe abgezogen werden. Die Vorsteuer ist voll abzugsfähig.

Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind die tatsächlichen Bewirtungsaufwendungen nur dann zu 70 % abzugsfähig, wenn diese angemessen sind. Bei der Prüfung der Angemessenheit ist immer auf die Umstände des Einzelfalls abzustellen.

Bei einer Bewirtung von Kunden oder Geschäftspartnern im eigenen Büro (z.B. Tasse Kaffee, Gebäck) besteht 100%ige betriebliche Veranlassung.

Der Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Bewirtungsaufwendungen ist durch schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen zu führen.

Zur Bezeichnung der Teilnehmer der Bewirtung ist die Angabe ihres Namens erforderlich. Werden mehrere Personen bewirtet, so müssen die Namen aller Teilnehmer, auch die des bewirtenden Unternehmers, angegeben werden.

Bei Bewirtung in einer Gaststätte ist zusätzlich die Rechnung der Gaststätte beizufügen.

Diese Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den Namen und die Anschrift der Gaststätte

2. den Tag der Bewirtung

3. die Art und den Umfang der Leistung (die Bezeichnung „Speisen & Getränke“ ist nicht zulässig)

4. den Rechnungsbetrag und die Höhe des Trinkgeldes

5. den Anlass der Bewirtung

6. zusätzlich den Namen des bewirtenden Unternehmers bei einem Rechnungsbetrag von über 250 €

Oft ist auf der Rückseite der Gaststättenrechnung die Möglichkeit vorgesehen, die nicht bereits in der Rechnung enthaltenen o.g. Angaben zur Bewirtung einzutragen.

Aufwendungen für Geschenke

Sie können betrieblich veranlasste Geschenke für Personen, die nicht Arbeitnehmer bei Ihnen sind, als Betriebsausgaben geltend machen, wenn für die Nettoaufwendungen 35 € im Jahr und pro Person nicht überschritten werden.

Bei den Aufwendungen für Geschenke müssen der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungs­beleg sowie der Anlass der Schenkung ersichtlich sein. Die Vorsteuer ist hierbei in voller Höhe abziehbar.

Der Abzug als Betriebsausgabe entfällt vollständig, selbst wenn die Summe der Geschenkaufwendungen im Jahr und pro Person die Obergrenze von 35 € nur geringfügig überschreitet. Bei Überschreitung der Freigrenze von 35 € geht der gesamte Vorsteueranspruch verloren – nicht nur der Überhang.

Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer anlässlich eines persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers oder seiner Familienangehörigen sind bis zu 60 € steuerfrei. Mehr Infos Aufwendungen für Geschenke

Kosten eines Firmen-Pkw

Die Kosten eines Firmen-Pkw können als Betriebsausgaben in der Höhe der betrieblichen Veranlassung berücksichtigt werden. Das heißt, soweit eine Privatnutzung (> 10 %) stattfindet – und diese ist im Fall eines Pkw fast immer zu unterstellen –, sind genaue Aufzeichnungen über den Umfang der betrieblichen und privaten Nutzung zu führen.

Da es hier wichtig ist, die Aufzeichnungen sorgfältig, lückenlos und zeitnah zu erfassen, ist es ideal, ein Fahrtenbuch zu führen. Es gibt jedoch noch eine weitere Methode, um den privaten Anteil der gefahrenen Kilometer abzugelten.

  • Methode I: Das Fahrtenbuch

Hier ist zu beachten, dass folgende Angaben enthalten sind:

· Datum und Kilometerstand am Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt

· Reiseroute, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchter Gesprächspartner bei jeder einzelnen betrieblichen/beruflichen Fahrt

· Unterteilung in Geschäftsfahrten, Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit

Des Weiteren müssen auch die Kosten für Kraftstoff, Parkgebühren, Kfz-Reparaturen und andere Aufwendungen, welche das Fahrzeug betreffen, angegeben werden.

Am Ende des Jahres kann man so das Verhältnis der privat und geschäftlich gefahrenen Kilometer ermitteln und den Privatanteil gewinnerhöhend buchen.

Sollten im Fahrtenbuch Angaben unvollständig sein oder fehlen, ist die private Nutzung eines Kfz mit der 1-%-Regel anzusetzen. Mehr Infos Steuern sparen mit dem Fahrtenbuch


Beispiel für ein Fahrtenbuch

Datum

Abfahrt

Ankunft

von

nach

Reiseroute

Zweck der Reise/
Gesprächspartner

Gefahrene Kilometer

Tachostand

geschäftlich

privat

Wohnung/
Arbeitsstätte

Beginn

Ende

28.01.19

7.00 Uhr

8.10 Uhr

Musterstadt

Musterdorf

A4 bis Ausfahrt Musterdorf, dann bis Messe

Herr Müller

87

1.000

1.087

28.01.19

10.00 Uhr

10.10

Musterdorf

Musterhausen

Privat

29

1.087

1.116


  • Methode II: Die 1-%-Regel

Die private Nutzung eines betrieblichen Pkw ist für jeden Kalendermonat mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (soweit es sich um notwendiges Betriebsvermögen handelt) zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung und einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen. (1%-Regelung Rechner).

Für die nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten kann ein pauschaler Abschlag von 20 % vorgenommen werden.

Dies gilt nur für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer bzw. Unternehmen. Bei Unternehmern bzw. Unternehmen, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist dieser Abschlag bedeutungslos, für sie ist der Monatswert der Nutzungsentnahme ausschlaggebend.

Weiterhin sind Aufwendungen für Fahrten des Steuerpflichtigen zwischen Wohnung und Betriebsstätte mit einem Pauschalbetrag von 0,03 % des inländischen Listenpreises bzw. 0,002 % des inländischen Listenpreises (bei Familienheimfahrten) je Entfernungskilometer anzusetzen und teilweise – grundsätzlich mit dem die sogenannte Kilometerpauschale übersteigenden Betrag – von dem Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.

Sollten Sie Ihrem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug überlassen, so teilen Sie uns dies bitte mit und besprechen Sie die Besteuerung des geldwerten Vorteils mit unserem Lohnbuchhalter.

Telefonkosten

Telefonkosten sind Betriebsausgaben, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Bei einem Telefonanschluss, der in geringem Umfang privat genutzt wird, ist der private Nutzungsanteil zu schätzen. Wird ein privater Telefonanschluss zum Teil geschäftlich genutzt, sind die Betriebsausgaben anhand konkreter Aufzeichnungen zu ermitteln. (Rechner Telefonkosten


Beispiel für eine separate Gesprächsaufzeichnung über einen Gebührenzähler

Telefonnummer

Name

Grund

Uhrzeit

Gebühr

034325/25564185

Meier

Terminvereinbarung mit Neukunden

15.25

0,24 €

032564/25145529

Lehmann

Besprechung Schulz (Kunde)

09.35

0,55 €


Betrieblich veranlasste Fahrtkosten im Privat-Pkw und Reisekosten

Eine Dienst-/Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer/Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte vorübergehend beruflich tätig wird. Eine Mindestentfernung ist dabei uninteressant.

Für die Beanspruchung von Verpflegungsmehraufwendungen, bei der Benutzung eines privaten Pkw oder bei Übernachtungskosten ist eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Eine Musterabrechnung finden Sie unter Punkt 9.


Pauschalbeträge für Reisekosten

Durch Reisen verursachte Verpflegungsmehraufwendungen können mit Pauschalbeträgen geltend gemacht werden, die abhängig von der Reisedauer sind. Siehe auch Reisekostenabrechnung

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Rechtsgrundlagen zum Thema: Buchhaltung

EStR 
EStR R 5.2 Ordnungsmäßige Buchführung

EStR R 5.4 Bestandsmäßige Erfassung des beweglichen Anlagevermögens

EStR R 10b.1 Ausgaben zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke i. S. d.
§ 10b Abs. 1 und 1a EStG
UStAE 
UStAE 2.8. Organschaft

UStAE 3.14. Reihengeschäfte

UStAE 3.16. Leistungsbeziehungen bei der Abgabe werthaltiger Abfälle

UStAE 3a.12. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen

UStAE 4.8.13. Verwaltung von Investmentfonds und von Versorgungseinrichtungen

UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

UStAE 13b.11. Im Ausland bzw. im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer

UStAE 2.8. Organschaft

UStAE 3.14. Reihengeschäfte

UStAE 3.16. Leistungsbeziehungen bei der Abgabe werthaltiger Abfälle

UStAE 3a.12. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen

UStAE 4.8.13. Verwaltung von Investmentfonds und von Versorgungseinrichtungen

UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

UStAE 13b.11. Im Ausland bzw. im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer

UStR 
UStR 21. Organschaft

UStR 31a. Reihengeschäfte

UStR 39c. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 4 Nr. 14 UStG

UStR 135. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

AEAO 
AEAO Zu § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen:

EStH 5.2
StBerG 
§ 6 StBerG Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen


Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:


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Steuerberater

Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater
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