Ausfüllhilfe zum „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”
Merkblatt zur steuerlichen Erfassung bei Beginn einer gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit
1. Vorwort
In diesem Merkblatt wurde weitestgehend auf theoretische Abhandlungen zu allgemeinen Steuerthemen verzichtet. Vielmehr soll praxisorientiert und mit Beispielen unterlegt der Umgang mit Steuern und den „lästigen” Vordrucken erleichtert werden.
Natürlich können mit diesem Merkblatt nicht alle Fragen ausreichend beantwortet werden, es kann daher auch kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben werden.
Die Bearbeiter im Finanzamt stehen Ihnen für weitere allgemeine Fragen gern zur Verfügung, eine konkrete steuerliche Beratung im Einzelfall darf jedoch nicht erfolgen.
2. Die ersten Behördengänge
Wer einen gewerblichen Betrieb eröffnet, muss dies zunächst der unteren Gewerbebehörde (Ordnungsamt der Gemeinde oder Landratsamt) der Gemeinde mitteilen, in der der Betrieb eröffnet wird. Sie werden dann auf einem Vordruck nach näheren Einzelheiten befragt. Anschließend wird das zuständige Finanzamt von der Betriebsgründung unterrichtet. Freiberufler (z.B. Ärzte, Ingenieure, Krankengymnasten) melden sich direkt (telefonisch oder schriftlich) beim zuständigen Finanzamt. Hier ist eine Anmeldung bei der unteren Gewerbebehörde nicht erforderlich. Wenn das Finanzamt für Sie nicht zuständig sein sollte, ist es verpflichtet, Ihre Meldung an das zuständige Finanzamt weiterzuleiten.
| Wo geregelt? | § 138 Abgabenordnung (AO) |
3. Die Wahl der Rechtsform
Man unterscheidet Einzelunternehmen, Personengesellschaften (z.B. OHG, KG) und Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH). Bei der Wahl der Rechtsform sind der Kapital- und Finanzierungsbedarf, steuer- und handelsrechtliche Aspekte und Möglichkeiten der Haftungsbeschränkung maßgebend.
Starten mehrere Personen ihre unternehmerische Tätigkeit in der Rechtsform einer Personengesellschaft oder einer Kapitalgesellschaft, ist eine fachliche Beratung, die die Steuerverwaltung nicht durchführen darf, dringend anzuraten. Geeignete Ansprechpartner sind hier z.B. Rechtsanwälte und Steuerberater. Öffentlich-rechtliche Körperschaften, wie die Steuerberaterkammer, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer oder Anwaltskammer nennen Ihnen entsprechende Adressen.
Die folgenden Ausführungen behandeln schwerpunktmäßig die steuerlichen Aspekte der Existenzgründung von Einzelunternehmen. Die Erläuterungen zur Umsatzsteuer und Lohnsteuer sind bei Kapital- und Personengesellschaften aber im Prinzip gleichermaßen gültig.
4. Der „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”
Nachdem das Finanzamt von Ihrer gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit Kenntnis erlangt hat, erhalten Sie zunächst einmal einen Vordruck „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung”. Er dient dazu, Ihre persönlichen wie auch betrieblichen Verhältnisse näher kennen zu lernen. Die Ausfüllhilfe für den Fragebogen enthält Erläuterungen zu jeder Angabe und erleichtert Ihnen die Beantwortung der Fragen erheblich. Ggf. sollten Sie trotzdem einen steuerlichen Berater hinzuziehen.
4.1. Gründungsdatum – Beginn der gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit
Neben der Gründungsform (Rechtsform) müssen Sie den Zeitpunkt der Gründung Ihres Unternehmens angeben. Bei der Eröffnung eines gewerblichen Betriebs sollte das Gründungsdatum mit Ihrer Angabe zum Beginn der Tätigkeit in Ihrer Gewerbeanmeldung übereinstimmen.
Sollten Sie bereits vor dem Gründungsdatum nach außen erkennbar erste unternehmerische Handlungen ausgeführt haben, kann dieser Zeitpunkt als Beginn der gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit angesehen werden. Hierzu gehören in der Regel auch Vorbereitungshandlungen (z.B. Anmietung von Büroraum, Anschaffung von Geschäftsausstattung, Material- oder Wareneinkauf vor Betriebseröffnung).
4.2. Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen
Die Angaben zu den voraussichtlichen Einkünften von Ihnen und ggf. Ihrem Ehegatten dienen in Verbindung mit der Gewinnschätzung für das neue Unternehmen der Feststellung, ob und in welchem Umfang Vorauszahlungen zur Einkommensteuer festzusetzen sind. Eine sorgfältige Beantwortung dieser Frage liegt in Ihrem eigenen Interesse, um größere Steuernachzahlungen oder Steuererstattungen bei der späteren Jahresveranlagung zu vermeiden.
Kommt das Finanzamt anhand Ihrer Angaben im Fragebogen zu dem Ergebnis, dass Sie Vorauszahlungen auf die Einkommen- und Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag leisten müssen, setzt es diese per Vorauszahlungsbescheid fest. In dem Bescheid werden die Fälligkeitstermine genannt. Eventuelle Gewerbesteuervorauszahlungen werden von der Gemeinde gesondert angefordert. Die Vorauszahlungen werden dann später mit der Jahressteuer verrechnet.
Sollten die tatsächlichen Geschäftsergebnisse nicht Ihren Erwartungen entsprechen, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Anpassung der Vorauszahlungen stellen, indem Sie die gewünschte Herabsetzung oder Anhebung der Vorauszahlungen begründen (z.B. mit einer ersten Ergebnisrechnung).
4.3. Angaben zur Gewinnermittlung
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den steuerlichen Gewinn zu ermitteln:
|
1. |
Einnahmenüberschussrechnung |
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2. |
Vermögensvergleich (Bilanzierung) |
Der Gewinn bei der Einnahmenüberschussrechnung wird durch Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ermittelt:
Betriebseinnahmen
abzüglich Betriebsausgaben
= Gewinn oder Verlust.
Sie müssen dabei die Betriebseinnahmen dem Kalenderjahr zuordnen, in dem das Geld bei Ihnen tatsächlich eingegangen bzw. gutgeschrieben worden ist. Die Betriebsausgaben ordnen Sie dem Kalenderjahr der Zahlung zu. Eine Besonderheit bilden die Anschaffungskosten der längerfristig nutzbaren Anlagegüter (z.B. Ladeneinrichtung, Betriebs-Pkw). Diese sind verteilt auf die Gesamtnutzungsdauer des jeweiligen Anlageguts in jährlichen Abschreibungsbeträgen als Betriebsausgabe abziehbar.
Die Bilanzierung ist die aufwendigere aber umfassendere Methode zur Ermittlung des betrieblichen Erfolges. Ohne Vorkenntnisse sollten Sie hierzu allerdings die Beratung eines Steuerberaters/Steuerbevollmächtigten in Anspruch nehmen.
Land- und Forstwirte können daneben eine Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen vornehmen.
Eine Verpflichtung zur Bilanzierung besteht stets bei Gewerbetreibenden, die bereits nach anderen Vorschriften bilanzieren müssen. Hierzu gehören unter Anderem auch die Bilanzierungsvorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB).
Anderen Unternehmern steht – zumindest in der Gründungsphase – die Einnahmenüberschussrechnung als einfache Art der Gewinnermittlung offen. In den Folgejahren kann das Finanzamt bei Gewerbetreibenden die Buchführungspflicht und damit auch die Pflicht zur Bilanzierung mit Wirkung für die Zukunft anordnen, wenn der Umsatz 500.000 EUR oder der Gewinn 50.000 EUR jährlich übersteigt. Liegen Ihre Gewinn- und Umsatzerwartungen von vornherein über den genannten Grenzen, sollten Sie gleich ab dem Gründungsjahr die Bilanzierung wählen.
| Wo geregelt? | §§ 4 und 5 Einkommensteuergesetz (EStG), |
| §§ 140 bis 148 Abgabenordnung (AO) |
4.4 Geschäftsjahr/Abschlusstag
Das Geschäftsjahr (Gewinnermittlungszeitraum, Wirtschaftsjahr) ist bei Gewerbetreibenden regelmäßig das Kalenderjahr. Lediglich Gewerbetreibende, deren Firma im Handelsregister eingetragen ist, können ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr wählen.
| Wo geregelt? | § 4a Einkommensteuergesetz (EStG) |
4.5. Lohnsteuer
Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, von den an seine Arbeitnehmer ausbezahlten Löhne und Gehälter Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen. Die Lohnsteuer ermitteln Sie anhand der Lohnsteuertabellen (online) und den Daten auf der Lohnsteuerkarte der Arbeitnehmer.
Die voraussichtliche Höhe der Lohnsteuerjahresschuld ist dafür maßgebend, ob eine monatliche, vierteljährliche oder jährliche Anmeldung der Lohnsteuer zu erfolgen hat:
| von 0 bis 800 EUR | jährlich |
| von 801 bis 3.000 EUR | vierteljährlich |
| ab 3.001 EUR | monatlich. |
| Wo geregelt? | §§ 39b, 39c, 39d, 41a Einkommensteuergesetz (EStG) |
4.6. Umsatzsteuer/ Mehrwertsteuer
4.6.1. Voraussichtlicher Umsatz und Gewinn in den ersten 12 Monaten/ Umsatzsteuerpflicht
Warenlieferungen und Dienstleistungen unterliegen auf jeder Wirtschaftsstufe der Umsatzsteuer mit dem normalen (z.Z. 19 %) oder ermäßigten Steuersatz (z.Z. 7 %). Einige bestimmte Leistungen, wie z.B. die der Bausparkassenvertreter, Versicherungsvertreter und die Grundstücksvermietung und -verpachtung sind von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen.
Umsatzsteuer fällt dann an, wenn der Umsatz aus den Warenlieferungen und Dienstleistungen den Betrag von 17.500 EUR jährlich überschreitet (sogenannte Kleinunternehmerregelung).
Im Fragebogen ist die Höhe des im Gründungsjahr voraussichtlich zu erwartenden Umsatzes einzutragen. Dies dient der Klärung der umsatzsteuerlichen Einstufung als Kleinunternehmer oder Regelunternehmer. Für die folgenden Jahre wird jeweils auf den tatsächlichen Umsatz des Vorjahres (maximal 17.500 EUR) abgestellt. Als zusätzliche Voraussetzung darf dann allerdings auch der voraussichtliche geplante Umsatz des laufenden Jahres 50.000 EUR nicht übersteigen. Dies ist ab dem Folgejahr zu beachten.
Beispiel:
Umsatzschätzung Gründungsjahr 10.000 EUR, tatsächlicher Umsatz im Gründungsjahr 18.000 EUR, tatsächlicher Umsatz im Folgejahr 20.000 EUR.
Die Kleinunternehmerregelung ist nur im Gründungsjahr anwendbar. Im Folgejahr gilt die Regelbesteuerung, weil der tatsächliche Umsatz des vorausgegangenen Jahres (18.000 EUR) die Grenze von 17.500 EUR überschritten hat.
| Wo geregelt? | §§ 18 und 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) |
Kommt die Kleinunternehmerregelung wegen Überschreitung der Umsatzgrenze von 17.500 EUR nicht zur Anwendung, ist Folgendes zu beachten:
Jeder Unternehmer ist berechtigt, von der Umsatzsteuer, die er für seine Umsätze schuldet, die Umsatzsteuerbeträge (= Vorsteuern) abzuziehen, die ihm andere Unternehmer für Leistungen an sein Unternehmen (Leistungsbezüge) in Rechnung gestellt haben. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist, dass die bezogenen Leistungen nicht für steuerfreie Umsätze des Unternehmers verwendet werden.
Die Umsatzsteuer ist eine „Selbstveranlagungssteuer”, d.h., die zu zahlende Steuer müssen Sie auf einem Vordruck selbst berechnen und sodann in der errechneten Höhe an das Finanzamt abführen. Besteuerungszeitraum ist das Kalenderjahr.
Beispiel:
| Lieferung zu 16 % |
100.000 EUR |
| hierauf Umsatzsteuer (unter Beachtung des unter Punkt 4.3.2 | |
| zur Entstehung der Umsatzsteuer Gesagtem) |
16.000 EUR |
| abzgl. abziehbare, von anderen Unternehmen in Rechnung | |
| gestellte Vorsteuern: |
10.000 EUR |
| zu entrichtende Umsatzsteuer (an das Finanzamt zu zahlen) |
6.000 EUR |
| Wo geregelt? | § 16 Umsatzsteuergesetz (UStG) |
4.6.2. Berechnung der Umsatzsteuer nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten
Das Umsatzsteuergesetz sieht als Normalfall die Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (sogenannte Soll-Versteuerung) vor. Das bedeutet, Sie müssen die Umsatzsteuer abführen, sobald Sie die Leistungen erbracht haben, ohne Rücksicht darauf, ob der Kunde die Rechnung sofort oder vielleicht erst Monate später zahlt. Im Extremfall könnte es bei der Soll-Versteuerung zu Liquiditätsengpässen kommen.
Deshalb kann das Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen gestatten, die Steuer von vornherein nach den tatsächlich vereinnahmten Entgelten (sog. Ist-Versteuerung) zu besteuern. Das bedeutet, Sie müssen die Umsatzsteuer erst dann an das Finanzamt abführen, wenn für Ihre Leistung das Entgelt entrichtet wurde.
Bei Freiberuflern – wie z.B. Architekten, Journalisten – ist dies ohne weitere Voraussetzung möglich.
Bei den übrigen Gewerbetreibenden kann die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten dann gestattet werden, wenn der voraussichtliche Gesamtumsatz (Bruttoumsatz einschließlich Umsatzsteuer) im Jahr der Betriebseröffnung 500.000 EUR nicht überschreitet. Für die nachfolgenden Kalenderjahre ist dann jeweils der Gesamtumsatz des Vorjahres maßgebend.
Beispiel:
Betriebseröffnung am 1.4.2004 mit einer Umsatzerwartung von jährlich 100.000 EUR. Der tatsächliche Gesamtumsatz beläuft sich im Jahr 2004 auf 80.000 EUR und im Jahr 2005 auf 600.000 EUR.
| 2004 und 2005: | Ist Versteuerung möglich |
| 2006: | Soll-Versteuerung, weil der Gesamtumsatz im Jahr 2005 mehr als 500.000 EUR beträgt |
Kreuzen Sie bitte in dem dafür vorgesehenen Feld des Vordruckes die Steuerberechnung nach „vereinnahmten Entgelten” an, wenn Sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen und von der Möglichkeit der Ist-Versteuerung Gebrauch machen wollen.
| Wo geregelt? | § 20 Umsatzsteuergesetz (UStG) |
4.6.3. Voraussichtlich zu entrichtende Steuer (Voranmeldungsverfahren)
Im Jahr der Betriebseröffnung und im folgenden Kalenderjahr sind monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben.
In den Folgejahren richtet sich der Voranmeldungszeitraum nach der tatsächlich zu entrichteten Steuer der Vorjahre:
| von 0 bis 1.000 EUR | jährlich |
| von 1.000 bis 7.500 EUR | vierteljährlich |
| ab 7.500 EUR | monatlich. |
Ergibt sich für das vorangegangene Kalenderjahr insgesamt ein Vorsteuerüberschuss, sind die Umsatzsteuervoranmeldungen im Folgejahr vierteljährlich abzugeben.
Bei einem Vorsteuerüberschuss übersteigen die von anderen Unternehmen in Rechnung gestellten Umsatzsteuerbeträge (Vorsteuern) für Leistungen an Ihr Unternehmen die Umsatzsteuer, die Sie für Ihre Umsätze schulden.
Ergibt sich für das Vorjahr ein Vorsteuerüberschuss von mehr als 7.500 EUR zu Ihren Gunsten, können Sie eine monatliche Abgabe der Voranmeldungen beantragen.
Beispiel:
Betriebseröffnung am 1.4.2004.
2004 und 2005 hat die Abgabe der Voranmeldungen ab April 2004 monatlich zu erfolgen.
Im Jahr 2005 beträgt die zu entrichtende Steuer 5.000 EUR (Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuern).
Im Jahr 2006 sind 7.000 EUR Steuer an das Finanzamt abzuführen.
2006: Vierteljährliche Abgabe der Voranmeldungen
2007: Monatliche Abgabe der Voranmeldungen
| Wo geregelt? | § 18 Abs. 1 bis 2a Umsatzsteuergesetz (UStG) |
Einzelheiten erfragen Sie bitte bei Ihrem Finanzamt bzw. Ihrem Steuerberater.
4.6.4. Warenverkehr mit anderen EU-Mitgliedstaaten (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
Beabsichtigen Sie, künftig auch in andere EU-Mitgliedstaaten zu liefern und/ oder von dort Waren zu beziehen, wird Ihnen – von einigen Ausnahmen abgesehen – eine sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erteilt. Möchten Sie eine USt-IdNr. erteilt bekommen, kreuzen Sie bitte das entsprechende Feld an.
Die USt-IdNr. dient der Abwicklung und Kontrolle der Umsatzbesteuerung im innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr.
5. Vordrucke/Elektronische Übermittlung von Voranmeldungs-/Anmeldedaten
Als Arbeitgeber bzw. Unternehmer sind Sie verpflichtet, Lohnsteuer-Anmeldungen bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldungen auf elektronischem Weg über das Internet zu übermitteln. Dies gilt erstmalig für Anmeldungs- bzw. Voranmeldungszeiträume, die nach dem 31.12.2004 enden.
Die Funktion der elektronischen Datenübermittlung ist bereits in vielen gängigen Steuersoftware-Produkten integriert. Alternativ dazu kann ElsterFormular, das offizielle Programm der Steuerverwaltung, zum Ausfüllen und Versenden von Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie von Anmeldungen der Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung verwendet werden.
ElsterFormular ist gratis auf CD-ROM im Finanzamt oder als Downloadversion im Internet unter www.elsterformular.de erhältlich.
Voraussetzung für die elektronische Abgabe von Steueranmeldungen ist weiterhin eine einmalige Erklärung nach § 6 der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV). Bitte reichen Sie die von Ihnen persönlich unterschriebene Erklärung bei Ihrem Finanzamt ein, bevor Sie mit der elektronischen Datenübermittlung beginnen.
Die Erklärung kann unter der Internetadresse https://www.elster.de/doc/teilnahmeerklaerung.pdf heruntergeladen werden.
Auf Grund der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen sendet Ihnen das Finanzamt grundsätzlich keine Papiervordrucke mehr zu. Die Abgabe von Papiervordrucken ist in anerkannten Härtefällen möglich. Zur Anerkennung eines Härtefalls muss ein schriftlicher ausreichend begründeter Antrag beim Finanzamt gestellt werden. Wenn der Bearbeiter dem Vorliegen eines Härtefalls zustimmt, händigt er Ihnen die entsprechende Anzahl an Papiervordrucken aus. Eine Übersendung kann jedoch nicht erfolgen.
Ein wichtiger Hinweis:
Die elektronischen Anmeldungen und die zu zahlenden Steuern müssen spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungs-/Anmeldungszeitraums (Monat, Vierteljahr oder Jahr) beim Finanzamt sein. Versäumen Sie diesen Termin, drohen bei verspäteter Abgabe Verspätungszuschläge. Bei verspäteter Zahlung entstehen Säumniszuschläge.
| Wo geregelt? | §§ 149, 150, 152, 168, 240 Abgabenordnung (AO) |
6. Steuererklärungen nach Ablauf des Gründungsjahres
Nach Ablauf Ihres ersten Geschäftsjahres sind Sie verpflichtet, Steuererklärungen abzugeben. Das Finanzamt möchte nun wissen, ob Ihre Einschätzungen im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eingetreten sind. Inwieweit haben Sie die selbst gesteckten Ziele übertroffen oder verfehlt?
In der Einkommensteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung werden die zur Steuerfestsetzung notwendigen Daten abgefragt. Erläuterungen, die den Erklärungsvordrucken beiliegen, helfen Ihnen weiter. Wenn die Sache zu kompliziert wird, ist es ratsam, einen Steuerberater zu beauftragen.
Die Steuererklärungen müssen spätestens bis zum 31.5. des Folgejahres beim Finanzamt sein. In begründeten Ausnahmefällen gewährt das Finanzamt eine Fristverlängerung, sofern Sie rechtzeitig einen formlosen Antrag stellen.
| Wo geregelt? | §§ 149, 150 Abgabenordnung (AO) |
7. Investitionszulagen
Unter bestimmten Voraussetzungen besteht für Unternehmer in den neuen Bundesländern die Möglichkeit, einen Antrag auf Investitionszulage zu stellen. Die Zulage stellt einen Zuschuss zu den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten genau definierter Güter des Anlagevermögens dar und wird von den Finanzämtern steuerfrei ausgezahlt.
Fragen, unter welchen Bedingungen und für welche Investitionen ein solcher Anspruch besteht, beantwortet Ihnen ein steuerlicher Berater, selbstverständlich aber auch das Finanzamt.
9. Der Staat fördert Existenzgründungen
Die Entscheidung, sich selbstständig zu machen, ist mit Risiken, aber auch mit großen finanziellen und ideellen Chancen verbunden.
Der Freistaat Thüringen begleitet den Weg in die Selbstständigkeit mit speziellen Hilfen, wie etwa Zuschüssen und zinsgünstigen Krediten als Startkapital.
Beim Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit, Referat Öffentlichkeitsarbeit, Scharnhorststraße 34-37, 10115 Berlin (Tel. 030/20 14 65 74 und Fax 030/20 14 70 27), ist die Broschüre „Starthilfe – Der erfolgreiche Weg in die Selbstständigkeit” kostenlos erhältlich.
Arbeitslose Bürger, die eine selbstständige Existenz gründen wollen, erhalten unter bestimmten Voraussetzungen ein Überbrückungsgeld, das den Lebensunterhalt in der Anlaufphase sichern soll. Am besten sprechen Sie hier Ihr Arbeitsamt auf die bestehenden Fördermöglichkeiten an.