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Buchführungspflicht

Buchführungspflicht nach Steuerrecht und HGB und kostenlose Buchhaltungssoftware


Herzlich willkommen bei Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht kann sich für Unternehmer sowohl nach steuerrechtlichen als auch handelsrechtlichen Vorschriften ergeben:

Über die Verpflichtung einer Finanzbuchhaltung hinaus können sich weitere Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten nach Steuerrecht oder speziellem Recht bestehen.

 

 

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

 

Tipp: Wenn Sie zur Buchführung verpflichtet sind, dann sollten Sie das nicht nur als lästige Pflicht betrachten, sondern auch zu Ihrem Vorteil nutzen. Die Doppelte Buchführung stellt in erster Linie ein kaufmännisches Informationsinstrument dar. Denn, nur was Sie messen können, können Sie auch managen. Der Aufwand für die Buchhaltung lässt sich durch entsprechende Buchhaltungssoftware minimieren und zum großen Teil schon automatisieren. Wenn Sie Ihre Buchführung mit einem innovativen und sehr komfortablen System effektiv und kostengünstig organisieren möchten, dann berate ich Sie gerne. Ich biete meinen Mandanten kostenlos eine online Buchhaltungssoftware an, mit dem Sie Belege einscannen und online Rechnungen erstellen können. Außerdem können Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung elektronisch per ELSTER beim Finanzamt einreichen.

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Keine Buchführungsverpflichtung für Freiberufler und Kleinunternehmer

  • Zur Buchführung sind grundsätzlich nur Gewerbetreibende verpflichtet. Freiberufler sind keine Gewerbetreibende und unterliegen daher weder nach HGB noch nach Steuerrecht der Buchführungspflicht. Wenn Freiberufler eine Kapitalgesellschaft gründen, dann unterliegt diese aber dann als Kaufmann der Buchführungspflicht.
  • Kleinunternehmer unterliegen ebenfalls keiner Buchführungsverpflichtung. Auch wenn Sie kein Kleinunternehmer sind, könnten Sie als Einzelkaufmann von der Buchführungspflicht befreit sein.
  • Wenn keine Buchführungspflicht besteht, müssen nur die Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden. Der Gewinn oder Verlust wird aufgrund der Zahlungen in einer sog. Einnahme-Überschuss-Rechnung ermittelt.

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Buchführungspflicht nach Handelsrecht

Zuerst ist die Buchführungspflicht nach Handelsrecht zu prüfen, da sich hieraus dann auch die  steuerrechtliche (derivative) Buchführungspflicht ergibt (Das gilt aber nicht umgekehrt.). Buchführungspflichtig nach Handelsrecht sind Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB):

 

§ 1 HGB Kaufmann

(1) Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

(2) Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.

 

Demnach sind alle Gewerbetreibende Kaufleute, es sei denn, es handelt sich um einen "Kleinunternehmer". Dieser Begriff darf nicht mit dem Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) verwechselt werden. Jeder Kleinunternehmer im Sinne des UStG ist sicherlich immer auch Kleinunternehmer im Sinne des Handelsrechts. Das gilt aber nicht immer umgekehrt.

 

Ein Kaufmann muss im Handelsregister eingetragen werden. Ein Eintrag im Handelsregister bedeutet daher grundsätzlich, dass nach § 238 ff. HGB eine Verpflichtung zur Doppelten Buchführung besteht:

 

§ 238 HGB Buchführungspflicht

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

 

(2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.

 

Aber keine Regel ohne Ausnahme. Es gibt noch eine Befreiung von der Buchführungspflicht für "kleinere" Einzelkaufleute (Diese gilt also nicht für Personen- oder Kapitalgesellschaften.):

 

§ 241a HGB Befreiung von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500 000 Euro Umsatzerlöse und 50 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Wenn Sie als Gewerbetreibender nach HGB nicht buchführungspflichtig sind, dann können nach steuerrechtlichen Vorschriften zur Buchhaltung verpflichtet sein (sog. originäre steuerrechtliche Buchführungsverpflichtung).

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Buchführungspflicht für Gewerbetreibende nach Steuerrecht

Derivative Buchführungspflicht nach Steuerrecht

Die Buchhaltungspflicht besteht auch für das Steuerrecht, wenn bereits eine Buchführungspflicht nach anderen Gesetzen - also insbesondere nach handelsrechtlichen Vorschriften - besteht. Man spricht auch in diesem Zusammenhang von einer derivativen bzw. abgeleiteten Buchhaltungspflicht.

 

§ 140 Abgabenordnung Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen

Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.

Mehr zur Buchführungspflicht nach § 140 AO

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Originäre Buchführungspflicht nach Steuerrecht

Die originäre steuerliche Buchführungspflicht bestimmt gleiche Umsatz- und Gewinngrenzen, wie die handelsrechtliche Befreiung. Ein wichtiger Unterschied liegt in dem Beginn der Buchführungspflicht. Sie gilt erst ab Mitteilung durch das Finanzamt.

 

§ 141 Abgabenordnung Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger

(1) Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb

1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als 500 000 Euro im Kalenderjahr oder

2. (weggefallen)

3. selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (§ 46 des Bewertungsgesetzes) von mehr als 25 000 Euro oder

4. einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50 000 Euro im Wirtschaftsjahr oder

5. einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50 000 Euro im Kalenderjahr gehabt haben,

sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt. Die §§ 238, 240, 241, 242 Abs. 1 und die §§ 243 bis 256 des Handelsgesetzbuchs gelten sinngemäß, sofern sich nicht aus den Steuergesetzen etwas anderes ergibt. Bei der Anwendung der Nummer 3 ist der Wirtschaftswert aller vom Land- und Forstwirt selbstbewirtschafteten Flächen maßgebend, unabhängig davon, ob sie in seinem Eigentum stehen oder nicht. Bei Land- und Forstwirten, die nach Nummern 1, 3 oder 5 zur Buchführung verpflichtet sind, braucht sich die Bestandsaufnahme nicht auf das stehende Holz zu erstrecken.

(2) Die Buchführungsverpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die das Finanzamt auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat. Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahrs, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem das Finanzamt feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen.

(3) Die Buchführungspflicht geht auf denjenigen über, der den Betrieb im Ganzen zur Bewirtschaftung als Eigentümer oder Nutzungsberechtigter übernimmt. Ein Hinweis nach Absatz 2 auf den Beginn der Buchführungspflicht ist nicht erforderlich.

Mehr zur Buchführungspflicht nach § 141 AO

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Verletzung der Buchführungspflicht

Es gibt für die Verletzung der Buchführungspflicht unmittelbar keine Sanktion. Im Fall einer Insolvenz kann jedoch eine Straftat vorliegen. Die Verletzung der Buchführungspflicht kann außerdem zu hohen Steuerschätzungen seitens des Finanzamts führen. Darüber hinaus entstehen durch die verspätete Buchführung und der damit einhergehenden verspäteten Abgabe von Steuererklärungen Verspätungs- und ggf. Säumniszuschläge und evtl. Zinsen. Abgesehen von den rechtlichen und steuerrechtlichen Konsequenzen, kann es durch den Verlust der Informationen aus der Buchführung zu erheblichen Vermögensnachteilen kommen, wie z. B. Fehlentscheidungen und insbesondere Forderungsausfälle.

 

Enthält die Buchführung formelle Mängel, ist ihre Ordnungsmäßigkeit nicht zu beanstanden, wenn das sachliche Ergebnis der Buchführung dadurch nicht beeinflusst wird und die Mängel kein erheblicher Verstoß gegen die Anforderungen an die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle, die besonderen Anforderungen bei Kreditgeschäften, die Aufbewahrungsfristen sowie die Besonderheiten bei der Buchführung auf Datenträgern sind. Enthält die Buchführung materielle Mängel, z. B. wenn Geschäftsvorfälle nicht oder falsch gebucht sind, wird ihre Ordnungsmäßigkeit dadurch nicht berührt, wenn es sich dabei um unwesentliche Mängel handelt, z. B. wenn nur unbedeutende Vorgänge nicht oder falsch dargestellt sind. Die Fehler sind dann zu berichtigen, oder das Buchführungsergebnis ist durch eine Zuschätzung richtig zu stellen. Bei schwerwiegenden materiellen Mängeln gilt R 4.1 Abs. 2 Satz 3 der Einkommensteuerrichtlinien.

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Beratungsangebot Buchführung

Die Buchhaltung ist das Fundament eines jedes gut geführten Unternehmens und dessen wichtigstes Informationsinstrument. Ich biete meinen Mandanten eine kostenlose online Buchhaltung an. Gerne berate ich Sie in Sachen Buchführungspflicht per  E-Mail: Buchführungspflicht

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