Rechtsstand: 1. Juli 2026
Quittung online ausstellen: PDF erstellen, ausdrucken und rechtssicher dokumentieren
Mit dem Online-Quittungsrechner erstellen Sie eine elektronische Quittung als PDF, die Sie speichern, ausdrucken oder Ihrem Kunden als Zahlungsnachweis übergeben können.
Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung oder sonstige Leistung tatsächlich empfangen wurde. Sie ist besonders wichtig bei Barzahlungen, Anzahlungen, Privatverkäufen, Kautionen, Vereinszahlungen, Dienstleistungen und kleineren Geschäftsvorfällen. Für steuerliche Zwecke sollte sie klar, vollständig und nachvollziehbar formuliert sein.
Quittung online erstellen
Füllen Sie die Felder im Quittungsrechner aus. Anschließend können Sie die Quittung als PDF erstellen, ausdrucken und für Ihre Unterlagen speichern.
E-Quittung 
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist ein schriftliches oder elektronisch dokumentiertes Empfangsbekenntnis. Sie bestätigt, dass der Aussteller einen bestimmten Betrag oder eine bestimmte Leistung erhalten hat. Nach § 368 BGB kann der Schuldner gegen Empfang der Leistung eine Quittung verlangen.
- Barzahlung im Geschäftsverkehr,
- Kaution oder Anzahlung,
- Privatverkauf,
- Vereinsbeitrag oder Spende als einfacher Zahlungsnachweis,
- Erstattung von Auslagen,
- Handwerker- oder Serviceleistung.
- ordnungsgemäßer Rechnung,
- Bewirtungsbeleg,
- Kassenbon mit TSE-Daten,
- Spendenbescheinigung,
- strukturiertem E-Rechnungsformat.
Welche Angaben gehören auf eine Quittung?
Für eine einfache Quittung gibt es kein starres amtliches Formular. Damit der Beleg später nachvollziehbar ist, sollten mindestens folgende Angaben enthalten sein:
| Angabe | Warum wichtig? | Beispiel |
|---|---|---|
| Ausstellungsdatum | Ordnet den Zahlungsvorgang zeitlich zu. | 01.07.2026 |
| Betrag in Zahlen und Worten | Vermeidet Missverständnisse und nachträgliche Änderungen. | 120,00 € / einhundertzwanzig Euro |
| Zahlungsgrund | Erklärt, wofür gezahlt wurde. | Anzahlung für Reparatur, Kaufpreis Fahrrad, Kaution |
| Zahlungsart | Dokumentiert, wie gezahlt wurde. | bar, Überweisung, Karte, PayPal |
| Empfänger der Zahlung | Zeigt, wer das Geld erhalten hat. | Name, Anschrift, ggf. Firma |
| Zahlender / Schuldner | Zeigt, für wen die Zahlung geleistet wurde. | Name und Anschrift |
| Unterschrift oder elektronische Bestätigung | Bestätigt den Empfang der Zahlung. | Unterschrift des Empfängers |
Quittung Muster
Das folgende Muster können Sie als Vorlage verwenden. Für geschäftliche Zwecke ergänzen Sie bei Bedarf Rechnungsnummer, Steuernummer/USt-IdNr., Umsatzsteuersatz und Leistungsbeschreibung.
Quittung oder Rechnung: Was ist der Unterschied?
Eine Rechnung fordert oder dokumentiert die Vergütung für eine Lieferung oder sonstige Leistung. Eine Quittung bestätigt dagegen den Empfang einer Zahlung. In der Praxis kann ein Dokument beides sein, wenn es sowohl die Rechnungsangaben als auch die Zahlungsbestätigung enthält.
| Beleg | Zweck | Steuerlicher Hinweis |
|---|---|---|
| Quittung | Bestätigung, dass eine Zahlung erfolgt ist. | Als Zahlungsnachweis nützlich; für Vorsteuer nur ausreichend, wenn Rechnungsanforderungen erfüllt sind. |
| Rechnung | Abrechnung einer Lieferung oder Leistung. | Muss bei umsatzsteuerlichen Unternehmerfällen die Angaben nach § 14 UStG enthalten. |
| Kleinbetragsrechnung | Vereinfachte Rechnung bis 250 € Gesamtbetrag. | Erleichterte Angaben nach § 33 UStDV möglich. |
| Kassenbon | Beleg aus elektronischem Kassensystem. | Kann Rechnung/Quittung ersetzen, wenn die erforderlichen Angaben vorhanden sind. |
Quittung als Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Bei Kleinbeträgen bis 250 € brutto gelten umsatzsteuerlich erleichterte Angaben. Damit eine Quittung zugleich als Kleinbetragsrechnung dienen kann, sollte sie mindestens enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung,
- Bruttobetrag,
- anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.
PDF-Quittung und E-Rechnung ab 2025
Eine PDF-Quittung ist praktisch und für viele Zahlungsnachweise ausreichend. Sie ist aber nicht automatisch eine strukturierte E-Rechnung. Seit 2025 gilt im inländischen B2B-Bereich schrittweise die E-Rechnungspflicht. Ein einfaches PDF ist dabei grundsätzlich eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung im strukturierten Format.
Aufbewahrung und Buchhaltung
Wer Quittungen geschäftlich nutzt, sollte sie geordnet, lesbar und unverändert aufbewahren. Für Unternehmer sind steuerlich relevante Belege Teil der Buchführung oder der Aufzeichnungen. Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; für Buchungsbelege gilt nach aktueller AO ebenfalls eine achtjährige Aufbewahrungsfrist.
| Person / Zweck | Empfehlung | Hinweis |
|---|---|---|
| Privatperson | Mindestens bis zur vollständigen Klärung des Vorgangs aufbewahren. | Wichtig bei Kauf, Kaution, Reparatur, Rückgabe oder Gewährleistung. |
| Unternehmer / Selbstständige | Steuerlich relevante Quittungen geordnet archivieren. | Quittung kann Buchungsbeleg sein. |
| Vorsteuerabzug | Rechnungsanforderungen prüfen. | Quittung allein reicht nur, wenn die notwendigen Rechnungsangaben enthalten sind. |
| Digitale Aufbewahrung | Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Auffindbarkeit sicherstellen. | PDF-Belege sollten nicht nur lose in E-Mail-Postfächern liegen. |
Häufige Fehler beim Ausstellen von Quittungen
- fehlendes Datum,
- kein Zahlungsgrund,
- Betrag nur in Zahlen,
- unleserlicher Zahlungsempfänger,
- keine Unterschrift oder Bestätigung,
- fehlende Leistungsbeschreibung.
- Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl Kleinunternehmerregelung gilt,
- falscher Umsatzsteuersatz,
- Quittung als Rechnung behandelt, obwohl Pflichtangaben fehlen,
- Beleg nicht aufbewahrt,
- PDF nachträglich verändert.
Checkliste: Quittung richtig ausstellen
- Datum und Ort eintragen.
- Zahlungsempfänger mit Name und Anschrift angeben.
- Zahlenden mit Name und Anschrift erfassen.
- Betrag in Zahlen und Worten nennen.
- Zahlungsgrund klar beschreiben.
- Zahlungsart angeben.
- Bei geschäftlichen Belegen Umsatzsteuer- und Rechnungsanforderungen prüfen.
- Bei Kleinbeträgen bis 250 € Mindestangaben nach § 33 UStDV beachten.
- Quittung unterschreiben oder elektronisch eindeutig bestätigen.
- PDF speichern und unverändert archivieren.
- Kopie an den Zahlenden übergeben.
FAQ: Quittung online ausstellen
Kann ich eine Quittung online erstellen?
Ja. Mit dem Quittungsrechner können Sie die Daten online eingeben, eine PDF-Quittung erstellen, speichern und ausdrucken.
Ist eine PDF-Quittung gültig?
Eine PDF-Quittung kann als Zahlungsnachweis dienen. Bei steuerlichen Unternehmerfällen sollte zusätzlich geprüft werden, ob Rechnungsangaben, Archivierung und gegebenenfalls E-Rechnungsvorgaben erfüllt sind.
Muss eine Quittung unterschrieben werden?
Eine Unterschrift ist in der Praxis der klarste Nachweis des Zahlungsempfangs. Bei elektronischen Quittungen sollte der Aussteller eindeutig erkennbar sein.
Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?
Die Rechnung rechnet eine Leistung ab. Die Quittung bestätigt, dass eine Zahlung oder Leistung empfangen wurde.
Kann ich eine Quittung für Barzahlung ausstellen?
Ja. Gerade bei Barzahlungen ist eine Quittung sinnvoll, weil sie den Geldempfang dokumentiert.
Reicht eine Quittung für die Steuer?
Für einfache Zahlungsnachweise kann sie ausreichen. Für Betriebsausgaben oder Vorsteuerabzug muss der Beleg aber die steuerlich erforderlichen Angaben enthalten.
Darf ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Quittung ausweisen?
Nein, wenn die Kleinunternehmerregelung angewendet wird, sollte keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Ein falscher Umsatzsteuerausweis kann steuerliche Folgen haben.
Quittung, Rechnung oder E-Rechnung?
Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Beleg steuerlich korrekt ist? Prüfen Sie vor dem Ausstellen, ob eine einfache Quittung genügt oder ob eine ordnungsgemäße Rechnung, Kleinbetragsrechnung oder strukturierte E-Rechnung erforderlich ist.
So vermeiden Sie fehlende Pflichtangaben, Vorsteuerprobleme und unnötige Rückfragen in der Buchhaltung.
Weitere hilfreiche Rechner und Vorlagen
Quellen und Rechtsstand
- § 368 BGB, Quittung; Anspruch auf schriftliches Empfangsbekenntnis gegen Empfang der Leistung, Rechtsstand: 01.07.2026.
- § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben einer Rechnung, Rechtsstand: 01.07.2026.
- § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen; acht Jahre, Rechtsstand: 01.07.2026.
- § 14c UStG, unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, Rechtsstand: 01.07.2026.
- § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 €, Rechtsstand: 01.07.2026.
- § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen; Buchungsbelege acht Jahre, Rechtsstand: 01.07.2026.
- § 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen bei Kaufleuten; Buchungsbelege acht Jahre, Rechtsstand: 01.07.2026.
- BMF, FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab 01.01.2025; einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung.
