Online-Buchhaltung vom Steuerberater: digital, GoBD-konform und e-rechnungsbereit

Was ist Online-Buchhaltung?

Online-Buchhaltung bedeutet, dass Rechnungen, Belege, Bankbewegungen und Auswertungen digital in einer Buchhaltungssoftware verarbeitet werden. Statt Papierordnern, Pendelordnern und manuellen Listen arbeiten Mandant und Steuerberater auf einer gemeinsamen digitalen Grundlage.

Typische Funktionen sind:

• Rechnungen und Angebote schreiben,
• E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren,
• Belege per App, Upload oder E-Mail erfassen,
• Bankumsätze automatisch importieren,
• Zahlungen und Belege zuordnen,
• offene Posten und Mahnwesen überwachen,
• Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten,
• Daten an den Steuerberater übergeben.

Der größte Vorteil liegt nicht allein in der Software, sondern im klaren digitalen Prozess: Wer Belege zeitnah hochlädt und Zahlungen sauber zuordnet, erhält aktuelle Zahlen und reduziert Rückfragen bei der Buchhaltung.

Welche Vorteile bietet Online-Buchhaltung?

• Aktuelle Zahlen: Umsatz, Kosten, offene Rechnungen und Liquidität sind schneller sichtbar.
• Weniger Papier: Belege müssen nicht mehr physisch zur Kanzlei gebracht werden.
• Bessere Zusammenarbeit: Kanzlei und Mandant greifen auf denselben digitalen Datenbestand zu.
• Schnellere Auswertungen: BWA, Summen- und Saldenliste oder Offene-Posten-Listen können zeitnah erstellt werden.
• Vorbereitung auf E-Rechnung: Digitale Rechnungseingänge können strukturiert verarbeitet werden.
• Weniger Fehler: Bankabgleich, Belegzuordnung und Regeln reduzieren manuelle Erfassung.
• Bessere Betriebsprüfungsvorbereitung: Digitale Belege und strukturierte Daten erleichtern Nachweise.

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E-Rechnung 2026: Warum digitale Buchhaltung jetzt wichtig ist

Die E-Rechnung ist einer der wichtigsten Gründe, die Buchhaltung zu digitalisieren. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich die elektronische Rechnung vorgesehen. Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Praktisch relevant sind insbesondere Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

Was bedeutet das für die Online-Buchhaltung?

• E-Rechnungen müssen technisch empfangen werden können.
• Rechnungsdaten sollten strukturiert auslesbar sein.
• Die Rechnung muss revisionssicher archiviert werden.
• Belegbild, Buchung und Zahlung müssen nachvollziehbar zusammenhängen.
• Der Vorsteuerabzug hängt weiterhin von einer ordnungsgemäßen Rechnung ab.

GoBD: Was muss digitale Buchhaltung erfüllen?

Digitale Buchhaltung muss die GoBD einhalten. Das bedeutet: steuerlich relevante Unterlagen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Wichtige GoBD-Anforderungen

• Vollständigkeit: Alle steuerlich relevanten Belege müssen erfasst werden.
• Nachvollziehbarkeit: Geschäftsvorfälle müssen vom Beleg bis zur Buchung prüfbar sein.
• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder protokolliert sein.
• Zeitgerechte Erfassung: Belege und Geschäftsvorfälle sollten zeitnah erfasst werden.
• Aufbewahrung: Digitale Belege müssen im ursprünglichen Format aufbewahrt werden.
• Datenzugriff: Das Finanzamt muss bei einer Prüfung auf die steuerlich relevanten Daten zugreifen können.
• Verfahrensdokumentation: Der digitale Prozess sollte beschrieben und dokumentiert sein.

Selber buchen oder Buchhaltung vom Steuerberater? Die 3 Modelle

Die passende Lösung hängt davon ab, wie viel Sie selbst erledigen möchten und wie komplex Ihre Buchhaltung ist. In der Praxis haben sich drei Modelle bewährt.

Welche Online-Buchhaltungssoftware passt?

Eine gute Online-Buchhaltungssoftware sollte nicht nur Rechnungen schreiben können. Für die steuerliche Praxis sind vor allem GoBD-Workflow, Belegerfassung, Bankabgleich, E-Rechnung, Rollenrechte und DATEV-Export entscheidend.

Wichtige Auswahlkriterien

• DATEV-Export oder DATEV-Schnittstelle,
• Belegbild- und Buchungsdaten-Übergabe,
• E-Rechnung empfangen und erstellen,
• Bankabgleich und Zahlungszuordnung,
• Umsatzsteuerlogik und UStVA-Workflow,
• GoBD-Funktionen wie Festschreibung und Änderungsprotokoll,
• Rechte- und Rollenkonzept für Steuerberater-Zugriff,
• Exportmöglichkeiten für Betriebsprüfung und Jahresabschluss,
• Skalierbarkeit bei Wachstum, Mitarbeitern oder mehreren Bankkonten.

In der Praxis arbeiten viele Mandanten mit sevdesk, Lexware Office oder Buchomat. Welche Lösung am besten passt, hängt vom Geschäftsmodell, Belegvolumen und gewünschtem Kanzlei-Workflow ab.

Online-Buchhaltung im Vergleich

sevdesk: DATEV-Export und Kanzlei-Zusammenarbeit

sevdesk eignet sich für viele Freiberufler, Dienstleister und kleinere Unternehmen, die Angebote, Rechnungen, Belege und Bankumsätze digital verarbeiten möchten. Für die Kanzlei-Zusammenarbeit ist insbesondere der Export von Buchungsdaten und Belegbildern relevant.

Typischer Kanzlei-Workflow mit sevdesk

1. Mandant erstellt Angebote und Rechnungen in sevdesk.
2. Eingangsbelege werden per App, Upload oder E-Mail hochgeladen.
3. Bankumsätze werden importiert und Belegen zugeordnet.
4. Über „Steuern“ / „Mein Steuerberater“ werden Daten exportiert oder die Kanzlei erhält Zugriff.
5. Wir prüfen die Daten, kontieren und übernehmen sie in die Kanzleibuchhaltung.

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Lexware Office: ehemals lexoffice

Lexware Office ist der neue Name von lexoffice. Die Lösung ist besonders verbreitet bei Selbstständigen, Freiberuflern und kleinen Unternehmen, die Rechnungen, Belege, Bank und Steuerberater-Zusammenarbeit digital organisieren möchten.

So funktioniert die Zusammenarbeit in 3 Schritten

1. In Lexware Office den Bereich „Mein Steuerberater“ öffnen.
2. Kanzlei einladen beziehungsweise Kanzleidaten hinterlegen.
3. Workflow abstimmen: Selbstbucher, Beleglieferant oder Arbeitsteilung.

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Buchomat: Online-Buchhaltung mit flexiblem Workflow

Mit Buchomat können Belege digital erfasst und Bankumsätze über Importprozesse übernommen werden. Der Workflow eignet sich besonders, wenn die Arbeitsteilung zwischen Mandant und Kanzlei individuell festgelegt werden soll.

Mögliche Einsatzformen

• Mandant erfasst Belege, Kanzlei prüft und bucht.
• Mandant bereitet Bankumsätze vor, Kanzlei finalisiert.
• Kanzlei übernimmt die Buchhaltung vollständig.
• Digitale Belege werden für Abschluss und Steuererklärung zentral bereitgestellt.

So starten Sie mit Online-Buchhaltung

1. Erstgespräch: Wir prüfen Unternehmensform, Belegvolumen, Umsatzsteuer, Bankkonten und vorhandene Software.
2. Software-Auswahl: Gemeinsam wählen wir die passende Lösung und den richtigen Tarif.
3. Einrichtung: Bank, Konten, Rechnungslayout, Steuersätze, Nummernkreise und Benutzerrechte werden eingerichtet.
4. Belegprozess: Wir legen fest, wie Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse und Bank verarbeitet werden.
5. E-Rechnung: Empfang, Prüfung, Archivierung und Export werden abgestimmt.
6. DATEV-Workflow: Export, Schnittstelle oder Kanzlei-Zugriff werden getestet.
7. Monatlicher Ablauf: Fristen, Verantwortlichkeiten und Rückfragen werden festgelegt.
8. Auswertung: Sie erhalten BWA, offene Posten und steuerliche Hinweise passend zum vereinbarten Leistungsumfang.

Checkliste für die digitale Buchhaltung

FAQ zur Online-Buchhaltung

Aktuelles und weitere Infos

Rechtsgrundlagen und Quellen

• BMF: FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• BMF: Änderung der GoBD 2024
• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung
• § 147 AO – Aufbewahrung von Unterlagen
• Lexware Office: Datenexport zur Kanzleisoftware
• sevdesk: Export für Steuerberater

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