Buchhaltung mit Excel-Vorlage


Buchhaltung + EÜR mit Excel-Vorlage

Buchführung mit einer Excel-Tabelle ist wahrscheinlich nicht nur die einfachste und schnellste, sondern wahrscheinlich auch die kostengünstigste Art seine Buchhaltung zu erledigen. Das gilt sowohl für die doppelte Buchführung als auch für die Einnahmenüberschussrechnung (insbesondere von Freiberuflern).


Die Tabelle ist sowohl für umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer und umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit Vorsteuerabzug geeignet.


Betriebssysteme: Windows 7 , Windows 8.1 & Windows 10. Die Vorlage kann ohne Installation sofort mit Excel 2007/2010/2013/2016 (enthalten im Microsoft-Office-Paket) und LibreOffice benutzt werden. Die Tabelle kommt ohne Makro-Programmierung aus.


Gratis Anbindung an die online Buchhaltung Buchomat: Wir bieten Ihnen nicht nur eine Excel-Tabelle, sondern Sie erhalten auch zusätzlich - sofern gewünscht - die Anbindung an ein kostenloses online Buchhaltungsprogramm, so dass Sie die Daten sicher speichern können als auch online darauf zugreifen können. Hinweis: Wichtig ist - sofern Sie die Daten nicht online speichern, dass Sie Ihre Daten unveränderbar speichern (siehe hierzu auch GoBD).


Für Excel-Buchhaltung brauchen Sie keine Kenntnisse in der doppelten Buchhaltung, da die Buchungen nach Einnahmen und Ausgaben (Kein Soll / Haben) erfolgen.


Die Vorlage ist selbsterklärend und bietet darüber hinaus eine online Hilfe. Sie können u.a. folgende Funktionen nutzen:


Der Kontenplan ist mit textlichen Bezeichnungen nach Vorlage SKR03 hintergelegt und nach Ihren Anforderungen erweiterbar.


Sie können die Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung berechnen und online mit unserer Buchhaltungssoftware online abgeben.


Für die Kasse, Reisekosten, Fahrtkosten, private Kfz-Nutzung (1-Prozent-Regelung), Arbeitszimmerkosten, etc. bieten wir ebenfalls Vorlagen an.


Hier können Sie sich von der einfachen Handhabung selbst überzeugen:

Einfache Eingabe der Einnahmen

Auswahl Erlöskonto mit automatischer Kontierung. Es gibt auch eine online Hilfe.

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Einfache Eingabe der Ausgaben

Auswahl der Kostenart mit automatischer Vergabe der Kontonummer für alle betrieblich veranlassten Aufwendungen.

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Übersichtliche Auswertung der Einnahmen + Ausgaben sowie des Überschusses

Einnahmen und Ausgaben

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Steuerliche Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG übersichtlich dargestellt

Dabei werden alle Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und der steuerliche Gewinn (Überschuss) ermittelt.

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Muster für Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG:

Einnahmeüberschussrechnung schnell & einfach erstellt: Die Einnahmen und Ausgaben werden übersichtlich in Konten gruppiert und die Summen bzw. Salden aufgelistet. Am Ende steht der steuerliche Gewinn.

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Einnahmeüberschussrechnung + Anlage EÜR

Excel-Vorlage für die Anlage EÜR -> Das Formular wird automatisch ausgefüllt und per ELSTER-Software an das Finanzamt übermittelt.

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Excel Tabelle Einnahmen + Ausgaben
für Ihre Buchhaltung/ Einnahmenüberschussrechnung
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Hinweise zur sicheren Bezahlung + zum Sofort-Download:

- Bezahlung: Sie brauchen kein Paypal-Konto. Sie können von Ihrem Konto oder mit Kreditkarte sicher & online überweisen.

- Nach der Bezahlung werden Sie automatisch zum Download geleitet. Bitte warten Sie daher einen Moment und schließen Sie nicht gleich das Browser-Fenster. Leider gibt es bei einigen Browsern manchmal Probleme mit der automatischen Weiterleitung. Bitte aktualisieren (F5) Sie ggf. den Bildschirm und warten bis Sie weiter geleitet werden. Sollte es dennoch nicht funktionieren, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail und ich übersende Ihnen die Datei.

- Die Excel-Tabelle wurde mit mir für die Fa. Cyberlab GmbH (Verkäuferin) entwickelt und kann auch als Vorerfassung für die Online-Buchhaltung Buchomat genutzt werden.

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Ist Buchhaltung mit Excel zulässig bzw. GoBD-konform?

Es wird immer wieder gefragt, ob Excel-Listen in der (elektronischen) Buchhaltung zulässig sind, da viele Unternehmen in der Buchhaltung mit Excel-Tabellen und Word-Dateien arbeiten. Leider gibt es hierzu unkorrekte Aussagen - auch von einigen Kollegen - im Internet.


Antwort: Excel- und Word-Dateien können weiterhin in der Buchhaltung genutzt werden. Die Nutzung ist vom Finanzamt nicht explizit verboten. Es kommt aber auf die sichere Speicherung an!


Problem: Die "Grundsätze für die ordnungsgemäße Verwaltung und Speicherung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff" (kurz GoBD) bilden die Grundlage für die digitale Buchhaltung und beantworten die Frage: Elektronische Aufzeichnungen und Dokumente müssen unverändert gespeichert werden und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Speicherung der Daten in einer Excel-Datei gewährleistet den Nachweis der Unveränderbarkeit grundsätzlich nicht. Aber das ist nur eine Frage, wie die Excel-Dateien gespeichert werden - und damit ist das "Problem" lösbar ...


Fazit: Selbstverständlich können auch Excel-Tabellen und Word-Dateien GoBD-konform genutzt werden, wenn die Daten nicht mehr änderbar gespeichert werden (z.B. Ausdruck im PDF/A Format, geänderte Versionen auf CD brennen, Speicherung jeder neuen Version nach Änderung mit Datum (ohne weitere Bearbeitung und evtl. mit zusätzlichem Schreibschutz etc.). Denkbar wäre auch eine Speicherung in einem Dokumenten-Management-System, welches Änderungen der Versionen dokumentiert.

Die Verwendung von Excel-Tabellen bei der Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR) ist alleine schon deswegen zulässig, weil bei einem Überschussrechner keine Pflicht zur (elektronischen) Buchführung besteht. Für die vorbereitende Buchhaltung (z.B. Vorerfassung für den Steuerberater) ist die Nutzung ebenfalls unproblematisch.

Da es aber noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung zu diesem Thema gibt und um Ärger bei der Betriebsprüfung zu vermeiden, empfehle ich dennoch für die doppelte Buchführung ein Buchhaltungsprogramm (siehe auch Buchhaltungssoftware) einzusetzen. Außerdem ist alleine für die Erstellung der E-Bilanz ein professionelles Programm sinnvoll.


Tipp: Sie sollten die Excel-Daten regelmäßig nach Änderungen im PDF/a-Format speichern, so dass sie nicht mehr geändert werden können. Sie sollten die Datei auf jeden Fall auch im Ursprungsformat aufbewahren.


Hinweis: Es wird von einigen Kollegen fälschlicherweise ein Urteil des FG Hamburgs zur Kassenbuchhaltung angeführt, welches belegen soll, dass Excel-Listen nicht GoBD-konform sind. Dieses Urteil ist aber nur eingeschränkt anwendbar, da es sich im Streitfall weder um eine Buchhaltung noch um eine unveränderlich gesicherte Excel-Datei gehandelt hat.

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Rechtsgrundlagen zum Thema: Buchhaltung

EStR 5.2; 5.4; 10b.1;
UStAE 2.8; 3.14; 3.16; 3a.12; 4.8.13; 6.9; 13b.11; 2.8; 3.14; 3.16; 3a.12; 4.8.13; 6.9; 13b.11;
UStR 21; 31a; 39c; 135;
AEAO 146;
EStH 5.2;
StBerG 6;

Weitere Informationen zu diesem Thema aus dem Steuer-Blog:


BFH Urteile zu diesem Thema und weiteres:




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Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater
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(Tempelhof-Schöneberg/ Friedenau)
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