Buchhaltung mit Excel-Vorlage

Buchhaltung + EÜR mit Excel-Vorlage

Buchführung mit einer Excel-Tabelle ist wahrscheinlich nicht nur die einfachste und schnellste, sondern wahrscheinlich auch die kostengünstigste Art seine Buchhaltung zu erledigen. Das gilt sowohl für die doppelte Buchführung als auch für die Einnahmenüberschussrechnung (insbesondere von Freiberuflern).

Die Tabelle ist sowohl für umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer und umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit Vorsteuerabzug geeignet.

Betriebssysteme: Windows 7, Windows 8.1 & Windows 10. Die Vorlage kann ohne Installation sofort mit Excel 2007/2010/2013/2016 (enthalten im Microsoft-Office-Paket) und LibreOffice benutzt werden. Die Datei kann auch mit einem Mac oder unter Linux genutzt werden. Die Tabelle kommt ohne Makro-Programmierung aus.

Vorteile der EÜR-Vorlage

• Professionelle Buchhaltung und einfache Erfassung mit Konten nach DATEV-Kontenrahmen SKR 03. Trotzdem benötigen Sie keine Kenntnisse in der doppelten Buchhaltung, da die Buchungen nach Einnahmen und Ausgaben (Kein Soll / Haben) erfolgen. Die Konten sind vertextet, d.h. Sie benötigen keine Kontonummern. Der Kontenplan kann nach Ihren Anforderungen erweitert werden.
• Soweit uns bekannt ist, gibt es das nur bei uns: Kostenloser DATEV-Export (über Buchomat, s.u.). Die Funktion ist sehr wichtig, wenn man nur die Buchhaltung und nicht den Abschluss selbst erledigen möchte, dann können Sie nämlich die Buchhaltungsdaten an einen Steuerberater weitergeben. Die Daten können auch exportiert und in einem anderen Buchhaltungsprogramm weiter bearbeitet werden. Uns ist keine weitere Excel-Tabelle bekannt, die das ebenfalls anbietet.
• Gratis Anbindung an die online Buchhaltung Buchomat: Wir bieten Ihnen nicht nur eine Excel-Tabelle, sondern Sie erhalten auch zusätzlich - sofern gewünscht - die Anbindung an ein kostenloses online Buchhaltungsprogramm, so dass Sie die Daten sicher speichern können als auch online darauf zugreifen können. Hinweis: Wichtig ist - sofern Sie die Daten nicht online speichern, dass Sie Ihre Daten unveränderbar speichern (siehe hierzu auch GoBD).
• Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG (Einnahmenüberschussrechnung) sowie Anlage EÜR für das Finanzamt
• Zu jedem Zeitpunkt Überblick über die finanzielle Lage: Übersichtliche monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung mit grafischer Darstellung.
• Umsatzsteuerberechnung: Sie können die Umsatzsteuer-Voranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung berechnen und online mit unserer Buchhaltungssoftware online abgeben.
• Kassenbuch und Kassenbericht
• Reisekostenabrechnung für Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten, Übernatungspauschalen etc.
• 1-Prozent-Methode für die private KFZ-Nutzung
• Selbstverständlich können auch Bewirtungskosten, Privatentnahmen/ -einlagen, Spenden, etc. gebucht werden.
• Einkommensteuerberechnung mit Vorsorgeaufwendungen etc.
• Die Tabelle ist sehr preiswert ggü. einer Buchhaltungssoftware.
• Ersparnis der Buchhaltungskosten als Selbstbucher für Buchhalter/ Steuerberater.
• Die Tabelle kann nach Belieben ergänzt und erweitert werden.
• Die Excel-Vorlage erfordert außer Excel keine zusätzliche (Software-) Installation.
• Die Bedienung ist vertraut, wenn man bereits mit Excel gearbeitet hat.
• Die Vorlage ist selbsterklärend und bietet darüber hinaus eine online Hilfe.
• Einfache Sicherung der Excel-Datei durch Kopie auf eine externe Festplatte oder in die Cloud.
• Die EÜR-Tabelle kann jederzeit von jedem Ort aus bearbeitet werden, wenn sie in der Cloud gespeichert wird (z.B. Dropbox). Der Zugriff kann vom PC im Büro, unterwegs vom Smartphone oder vom Laptop im Homeoffice erfolgen.

Hier können Sie sich von der einfachen Handhabung selbst überzeugen. Sie können u.a. folgende Funktionen nutzen:

• Betriebseinnahmen buchen
• Betriebsausgaben buchen
• Übersichtliche Auswertung der Einnahmen + Ausgaben sowie des Überschusses
• Übersichtliche Gewinnermittlung
• Steuerliche Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
• Anlage EÜR für das Finanzamt ausfüllen

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Ist Buchhaltung mit Excel zulässig bzw. GoBD-konform?

Es wird immer wieder gefragt, ob Excel-Listen in der (elektronischen) Buchhaltung zulässig sind, da viele Unternehmen in der Buchhaltung mit Excel-Tabellen und Word-Dateien arbeiten. Leider gibt es hierzu unkorrekte Aussagen - auch von einigen Kollegen - im Internet.

Antwort: Excel- und Word-Dateien können weiterhin in der Buchhaltung genutzt werden. Die Nutzung ist vom Finanzamt nicht explizit verboten. Es kommt aber auf die sichere Speicherung an!

Problem: Die "Grundsätze für die ordnungsgemäße Verwaltung und Speicherung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie für den Datenzugriff" (kurz GoBD) bilden die Grundlage für die digitale Buchhaltung und beantworten die Frage: Elektronische Aufzeichnungen und Dokumente müssen unverändert gespeichert werden und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Speicherung der Daten in einer Excel-Datei gewährleistet den Nachweis der Unveränderbarkeit grundsätzlich nicht. Aber das ist nur eine Frage, wie die Excel-Dateien gespeichert werden - und damit ist das "Problem" lösbar ...

Fazit: Selbstverständlich können auch Excel-Tabellen und Word-Dateien GoBD-konform genutzt werden, wenn die Daten nicht mehr änderbar gespeichert werden (z.B. Ausdruck im PDF/A Format, geänderte Versionen auf CD brennen, Speicherung jeder neuen Version nach Änderung mit Datum (ohne weitere Bearbeitung und evtl. mit zusätzlichem Schreibschutz etc.). Denkbar wäre auch eine Speicherung in einem Dokumenten-Management-System, welches Änderungen der Versionen dokumentiert.

Die Verwendung von Excel-Tabellen bei der Einnahmenüberschussrechnung (Anlage EÜR) ist alleine schon deswegen zulässig, weil bei einem Überschussrechner keine Pflicht zur (elektronischen) Buchführung besteht. Für die vorbereitende Buchhaltung (z.B. Vorerfassung für den Steuerberater) ist die Nutzung ebenfalls unproblematisch.

Da es aber noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung zu diesem Thema gibt und um Ärger bei der Betriebsprüfung zu vermeiden, empfehle ich dennoch für die doppelte Buchführung ein Buchhaltungsprogramm (siehe auch Buchhaltungssoftware) einzusetzen. Außerdem ist alleine für die Erstellung der E-Bilanz ein professionelles Programm sinnvoll.

Tipp: Sie sollten die Excel-Daten regelmäßig nach Änderungen im PDF/a-Format speichern, so dass sie nicht mehr geändert werden können. Sie sollten die Datei auf jeden Fall auch im Ursprungsformat aufbewahren.

Hinweis: Es wird von einigen Kollegen fälschlicherweise ein Urteil des FG Hamburgs zur Kassenbuchhaltung angeführt, welches belegen soll, dass Excel-Listen nicht GoBD-konform sind. Dieses Urteil ist aber nur eingeschränkt anwendbar, da es sich im Streitfall weder um eine Buchhaltung noch um eine unveränderlich gesicherte Excel-Datei gehandelt hat.

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Rechtsgrundlagen zum Thema: Buchhaltung