Buchhaltung & EÜR mit Excel-Vorlage

Excel-EÜR-Tabellen für Selbstständige, Freiberufler & Kleinunternehmer – strukturiert, verständlich und sofort einsetzbar.

Kurzüberblick: Mit der Vorlage erfassen Sie Einnahmen/Ausgaben sauber, erhalten Auswertungen und erstellen die EÜR strukturiert. Für komplexere Fälle (Bilanz, Kasse mit hohem Barumsatz, E-Bilanz) ist regelmäßig eine Buchhaltungssoftware sinnvoll.

Wichtig: Excel ist für die Vorerfassung praktikabel – GoBD-konform wird der Prozess erst durch eine passende Organisation der Aufbewahrung/Unveränderbarkeit (Details weiter unten).

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Excel-Vorlage für Buchhaltung und EÜR

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) lässt sich mit einer guten Excel-Struktur deutlich vereinfachen: Belege erfassen, Zahlungen zuordnen, Kategorien sauber führen – und daraus die Jahresauswertung ableiten.

Excel eignet sich besonders für: einfache, überschaubare Fälle, in denen Sie Ihre Buchführung kostengünstig vorstrukturieren möchten – ideal auch als Vorbereitung für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.

Zwei Versionen: Einsteiger oder Profi

Version 1: Einfach & intuitiv

Zielgruppe: Selbstständige/Freiberufler ohne Buchhaltungs-Vorkenntnisse.

Einfacher Einstieg ohne Kontennummern
Vordefinierte Kategorien passend zur Anlage EÜR
Automatische Summen & Jahresübersicht
Hinweise/Erklärungen je Kategorie

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Version 2: Professionell & detailliert

Zielgruppe: Nutzer mit Grundkenntnissen, die genauer kontieren möchten.

Kontenlogik (z. B. SKR03-orientiert) möglich
Anpassbarer Konten-/Kategorieplan
Gut für Steuerberater-Übergabe / strukturierte Vorerfassung
Zusatzfunktionen (z. B. AfA-Logik, Auswertungen)

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Empfehlung aus der Praxis: Wenn Sie „einfach nur sauber erfassen“ möchten, starten Sie mit Version 1. Wenn Sie Übergabe/Weiterverarbeitung (z. B. mit Kontenlogik) planen, ist Version 2 typischerweise geeigneter.

Vorteile & Grenzen: Buchhaltung mit Excel

Vorteile

Kosteneffizienz: kein Abo, geringe Einstiegskosten
Flexibilität: Kategorien/Logik anpassbar
Auswertungen: schnelle Übersicht über Einnahmen, Ausgaben, Überschuss
Weitergabe: strukturierte Vorerfassung für Steuerberater möglich

Grenzen / typische Risiken

Unveränderbarkeit: Excel ist grundsätzlich änderbar; ohne Prozess/Archivierung ist das prüfungsanfällig
Komplexität: Bilanzierung, E-Bilanz, komplexe USt-Fälle, Kassenführung sind mit Excel regelmäßig nicht ideal
Fehleranfälligkeit: bei falscher Kategorie-/Steuerschlüsselwahl

Seriöser Kostensatz-Claim: Mit guter Vorerfassung reduzieren Sie den Aufwand für Rückfragen/Korrekturen – das kann die Steuerberaterkosten senken. Ob und in welcher Höhe hängt vom Belegvolumen und Ihrer Mitwirkung ab.

Zielgruppe & Programm-Voraussetzungen

Zielgruppe

Selbstständige/Freiberufler/Kleinunternehmen mit EÜR (insb. § 4 Abs. 3 EStG)
Umsatzsteuerlich: geeignet für Kleinunternehmer sowie USt-pflichtige Unternehmer (je nach Sheet/Setup)
Insbesondere für Fälle mit überschaubarem Belegvolumen

Voraussetzungen

Keine Makros erforderlich
Nutzbar mit Excel (verschiedene Versionen) und gängigen Alternativen (z. B. LibreOffice)
Windows/macOS/Linux möglich (abhängig vom Tabellenprogramm)

Top-Funktionen & Expertentipps

Funktionsübersicht

Einnahmen-/Ausgabenerfassung (optional mit Kontenlogik)
Monatliche Auswertung / Jahresübersicht
Anlagenverzeichnis (AfA-Unterstützung je nach Vorlage)
Kassenbuch/Kassenbericht (Hinweis: GoBD-Prozess beachten, siehe GoBD-Abschnitt)
Reisekosten-Tool (Verpflegungsmehraufwand etc.)
Firmenwagen (1%-Regel) als Rechentool

Praxis-Tipps (kurz)

Konsequent Belegnummern: eindeutige Belegreferenz pro Buchung
Regelmäßige Routine: wöchentlich erfassen statt „Jahresend-Stress“
Bank-/Kassenabgleich: Zahlungen zeitnah zuordnen
Backups: Versionierung + Sicherung (mindestens monatlich)

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Beispiele / Screenshots

Einnahmen erfassen

EÜR Excel: Einnahmen erfassen

EÜR Excel: Einnahmen erfassen mit SKR03-Logik

Ausgaben erfassen

EÜR Excel: Ausgaben erfassen

EÜR Excel: Ausgaben erfassen mit SKR03-Logik

Anlagevermögen / AfA

EÜR Excel: Anlagevermögen verwalten

Auswertung / Übersicht

EÜR Excel: Schnellübersicht Einnahmen/Ausgaben

EÜR Excel: Umsatzsteuer-Übersicht (Beispiel)

Anlage EÜR / AVEÜR

Anlage EÜR: Beispielansicht

AVEÜR: Beispielansicht

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Ist Buchhaltung mit Excel zulässig bzw. GoBD-konform?

Kernaussage: Excel ist als Werkzeug nicht „verboten“. Entscheidend ist, dass steuerlich relevante Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig und insbesondere vor unprotokollierten Änderungen geschützt sind. Das ergibt sich aus den GoBD (BMF-Schreiben) und den Anforderungen an Unveränderbarkeit/Protokollierung. :contentReference[oaicite:4]{index=4}

Warum Excel allein häufig nicht genügt

Excel-Dateien sind grundsätzlich änderbar, ohne dass eine lückenlose Änderungshistorie automatisch erzwungen wird. Für bestimmte Bereiche (insbesondere Kassenaufzeichnungen) ist Excel daher besonders prüfungsanfällig; die Rechtsprechung hat Excel-Kassenbücher wiederholt kritisch gesehen. :contentReference[oaicite:5]{index=5}

So organisieren Sie einen GoBD-gerechten Excel-Prozess

Versionierung: Jede Änderung führt zu einer neuen, datierten Version (kein Überschreiben).
Festschreibung/Archiv: Regelmäßig zusätzlich in ein nicht ohne Weiteres änderbares Archivformat überführen (z. B. PDF/A) – dabei beachten: Archivierung ist mehr als „nur PDF speichern“, idealerweise mit DMS/Protokollierung. :contentReference[oaicite:6]{index=6}
Aufbewahrung: Ordnungssystem, Belegbezug, Sicherungen, Zugriffsschutz.
Verfahrensdokumentation: Kurz beschreiben: Belegeingang → Erfassung → Prüfung → Archivierung → Backup.

Praxisempfehlung: Für bilanzierungspflichtige Unternehmen oder bei anspruchsvoller Kassenführung ist ein revisionssicheres Buchhaltungs-/Kassensystem regelmäßig die bessere Wahl. Für EÜR und als Vorerfassung ist Excel häufig praktikabel – wenn Aufbewahrung und Unveränderbarkeit sauber organisiert sind.