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Besteht eine Verpflichtung zur Buchführung (Ermittlung des Gewinns durch Betriebsvermögensvergleich), muss bei Beginn eines Handelsgewerbes und jährlich zum Ende des Wirtschaftsjahres eine Bilanz aufgestellt werden. Die einzelnen Bilanzpositionen werden danach in Konten zergliedert und damit quasi im Jahresverlauf durch die Verbuchung einzelner Geschäftsvorfälle fortgeschrieben.

Ein Konto besteht aus einer Soll-Seite und aus einer Haben-Seite. Hierbei korrespondieren die Soll-Seite mit der Aktiv-Seite der Bilanz und die Haben-Seite mit der Passiv-Seite der Bilanz. Konten werden in Sachkonten und in Personenkonten untergliedert.

Sachkonten

Zu den Sachkonten gehören Bestandskonten, Erfolgskonten und gemischte Konten. Auf den aktiven Bestandskonten werden die Besitzpositionen, auf den passiven Bestandskonten die Schulden und das Eigenkapital ausgewiesen.

Zu den Erfolgskonten gehören die Aufwands- und die Ertragskonten. Hier kommt es zur Verbuchung einer Änderung des Betriebsvermögens.

Personenkonten

Auf Personenkonten werden alle Geschäftsvorfälle verbucht, die nicht sofort beglichen und somit mit einem Zahlungsziel eingegangen werden. Diese Konten gewährleisten die Überwachung der Zahlungsströme. Personenkonten werden für Kunden, aber auch für Lieferanten des Unternehmens geführt.