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Fahrtätigkeit

R 9.4 LStR

1. Allgemeines

Zu den Aufwendungen, die als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können oder die der Arbeitnehmer als Werbungskosten im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung geltend machen kann, gehören auch die Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Fahrtätigkeit ( R 9.4 LStR ).

Das steuerliche Reisekostenrecht wurde in Anlehnung an die Rechtsprechung vereinfacht. Es wird nur noch von einem einheitlichen Oberbegriff „Auswärtstätigkeit“ gesprochen und nicht mehr zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit unterschieden. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird (R 9.4 Abs. 2 LStR ).

2. Regelmäßige Arbeitstätte

Es ist nach Verwaltungsauffassung denkbar, dass der Betrieb des Arbeitgebers auch bei Arbeitnehmern mit überwiegender Fahrtätigkeit zur regelmäßigen Arbeitsstätte werden kann (R 9.4 Abs. 3 LStR ). Beispiel: Der Kraftfahrer wird im Kalenderjahr durchschnittlich an einem Arbeitstag je Arbeitswoche im Betrieb tätig (BMF, 15.12.2011 - IV C 5 - S 2353/11/10010).
Es obliegt jedoch dem Steuerbürger über die sog. Escape-Klausel deutlich zu machen, dass der Schwerpunkt im Außendienst liegt und deshalb der Betrieb keine regelmäßige Arbeitsstätte darstellt.
Fährt der Arbeitnehmer durchaus täglich, aber nur kurz zum Betrieb, um z.B. sein Fahrzeug abzuholen, hat er dort auf keinen Fall eine regelmäßige Arbeitsstätte.

Wegen der vereinheitlichten Verpflegungspauschalen gelten die Pauschbeträge beim Stichwort Reisekosten. Allerdings darf der Arbeitgeber die Pauschbeträge für Übernachtung dann nicht steuerfrei ersetzen, wenn der Fahrer im Fahrzeug übernachtet (R 9.7 Abs. 3 Satz 7 LStR ).

3. Reisekosten bei typischer Fahrtätigkeit

3.1 Fahrtkosten

Für Fahrtkosten eines Arbeitnehmers mit Fahrtätigkeit von seiner Wohnung zum Betrieb, Fahrzeugdepot, um sein Fahrzeug zu übernehmen, sind je nach Sachverhalt die Grundsätze für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder die Reisekostengrundsätze anzuwenden. Im Einzelnen gilt für die Arbeitgebererstattungen Folgendes:

Fahrzeugübernahmeort

Rechtsfolgen für
Erstattungen

gleich bleibender
Übernahmeort des Arbeitgebers,
z.B. Betrieb, Depot

a) Betrieb ist regelmäßige Arbeitsstätte bei überwiegender dortiger Tätigkeit

steuerpflichtig;
§ 40 Abs. 2 EStG
Pauschalierung
möglich

b) Betrieb ist nicht regelmäßige Arbeitsstätte

steuerfrei; Fahrtkosten wie bei Auswärtstätigkeit
(PKW z.B. 0,30 EUR/km)

ständig wechselnder Übernahmeort,
z.B. Kfz-Standort außerhalb einer betrieblichen Einrichtung

steuerfrei; Fahrtkosten wie bei Auswärtstätigkeit
(PKW z.B. 0,30 EUR/km)

3.2 Mehraufwendungen für Verpflegung

Je nach Dauer der Fahrtätigkeit können folgende Pauschbeträge steuerfrei erstattet werden.

Pauschbeträge

  1. 6 EUR

  2. 12 EUR

  3. 24 EUR

Zu der Pauschalierung steuerpflichtiger Verpflegungsmehraufwendungen siehe Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung.

Praxistipp:

Für die Berechnung der Abwesenheitszeit ist, wenn der Betrieb keine regelmäßige Arbeitsstätte darstellt, die Abwesenheit von der Wohnung des Arbeitnehmers maßgebend.

Der BFH hat mit Urteil vom 24.02.2011 - VI R 66/10 - entschieden, dass die Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen bei einer Fahrtätigkeit und damit auch bei einer Seereise generell keine Anwendung findet. Die Berücksichtigung von Mehraufwendungen für Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit sei nur bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt. Die Tätigkeit auf einem Fahrzeug oder einem Schiff finde jedoch nicht in einer Tätigkeitsstätte in diesem Sinne statt. Dementsprechend seien die erwerbsbedingten Mehraufwendungen für Verpflegung in diesen Fällen zeitlich unbegrenzt abziehbar.

Beispiel:

Ein Linienbusfahrer ist auf drei verschiedenen Linien eingesetzt. Bei der Ermittlung der Höhe der Verpflegungskosten ist zu berücksichtigen, dass die Auswärtstätigkeit grundsätzlich bereits mit dem Verlassen des Busdepots beginnt. Für jeden Tag, an dem die Auswärtstätigkeit mindestens 8 Stunden gedauert hat, können Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt werden, da für jeden Tag eine neue Auswärtstätigkeit vorliegt.

Beispiel:

Ein Busfahrer hat diverse Reisegruppen jeweils zu zweiwöchigen Reisen von Düsseldorf nach Rom gefahren. Während des Reiseaufenthalts hat er die Teilnehmer zu verschiedenen Sehenswürdigkeiten in der Umgebung gefahren und am Urlaubsende zurück nach Düsseldorf. Nach drei Tagen Aufenthalt in Düsseldorf fuhr er die nächste Reisegruppe für vierzehn Tage nach Rom.

Lösung:

Der Arbeitnehmer hat am Betriebssitz seines Arbeitgebers keine regelmäßige Arbeitsstätte. Für jeden Tag, an dem er mindestens 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend war, können Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt werden, da jede einzelne Fahrt nach Rom eine neue Auswärtstätigkeit darstellt.

3.2.1 Fahrten über Mitternacht

Eine Sonderregelung gilt für Fahrten, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des folgenden Tages beendet wurden, ohne dass eine Übernachtung stattgefunden hätte. Die gesamte Abwesenheit der Fahrt wird dem Tag zugerechnet, an dem der Arbeitnehmer überwiegend abwesend war.

Beispiel:

A ist 9 Stunden und am 02.10. 8 Stunden von seiner Wohnung abwesend. Isoliert würde er für keinen der beiden Tage Verpflegungskosten ansetzen können. Durch die Sonderregelung (§ 4 Abs. 5 S. 2 EStG) wird die Gesamtabwesenheit von 17 Stunden dem 01.10. zugerechnet. Für diesen Tag ist somit eine steuerfreie Zahlung / ein Werbungskostenabzug von 12 EUR möglich.

3.3 Übernachtungs- und Nebenkosten

Für Übernachtungen außerhalb des Fahrzeugs kann der Arbeitgeber im Inland pauschal 20 EUR je Übernachtung, im Ausland das entsprechende Auslandsübernachtungsgeld steuerfrei zahlen.

Lagen die Übernachtungskosten über 20 EUR ist eine steuerfreie Zahlung nur bei entsprechendem Kostennachweis möglich.

Bei Übernachtung im Fahrzeug (z.B. Lkw mit Schlafkabine) können keine steuerfreien Übernachtungspauschalen gezahlt werden. Die LStR gehen hierbei davon aus, dass Berufskraftfahrern, deren Fahrzeug mit Schlafkabinen ausgestattet sind häufig oder meistens keine Übernachtungskosten entstehen.

Der BFH hat mit Urteil vom 28.03.2012 - VI R 48/11 - entschieden, dass bei einem Fernfahrer, der in der Schlafkabine seines LKW übernachtet, die tatsächlich angefallenen Aufwendungen abzugsfähig sind. Liegen Einzelnachweise nicht vor, so ist ihre Höhe zu schätzen. Im Streitfall hatte der Kläger arbeitstäglich Übernachtungskosten in Höhe von 5 EUR angesetzt. Dieser Betrag war nach Auffassung des BFH nicht zu beanstanden. Bei Kraftfahrern im Fernverkehr erfüllen im Übrigen weder der LKW-Wechselplatz noch das Fahrzeug die Merkmale einer regelmäßigen Arbeitsstätte i. S. d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG. Das FG Rheinland-Pfalz hatte bei einem Fahrer Aufwendungen für Toilettenbesuche, Duschen, Stromverbrauch etc. schon in 2005 pauschal mit 5 EUR pro Übernachtung anerkannt (FG Rheinland-Pfalz, 24.03.2005 - 6 K 1664/04). Das BMF hat zur Berücksichtigung von Aufwendungen bei Kraftfahrern, die in der Schlafkabine ihres LKW übernachten, mit Schreiben vom 04.12.2012 - IV C 5 - S 2353/12/10009 - Stellung genommen. Danach ist es aus Gründen der Vereinfachung ausreichend, wenn der Arbeitnehmer die ihm tatsächlich entstandenen und regelmäßig wiederkehrenden Reisenebenkosten für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen durch entsprechende Aufzeichnungen glaubhaft macht. Dabei ist zu beachten, dass bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen sind, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge.

Hat der Arbeitnehmer diesen Nachweis erbracht, kann der tägliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für den repräsentativen Zeitraum ergibt, für den Ansatz von Werbungskosten oder auch für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber (nach Maßgabe der §§ 3 Nummer 13 und 16 EStG) so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Beispiel:

Nachweis durch Belege des Arbeitnehmers:
• Monat Oktober: Aufwendungen gesamt 60 EUR (20 Tage Auswärtstätigkeit)
• Monat November: Aufwendungen gesamt 80 EUR (25 Tage Auswärtstätigkeit)
• Monat Dezember: Aufwendungen gesamt 40 EUR (15 Tage Auswärtstätigkeit)

Summe der Aufwendungen: 180 EUR: 60 Tage Auswärtstätigkeit = 3 Euro täglicher Durchschnittswert.

Beim Werbungskostenabzug im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung werden bei Inlandsübernachtungen im Übrigen generell nur die nachgewiesenen Kosten anerkannt. Pauschalen sind hier nicht vorgesehen. Ab 2008 können auch bei Auslandsübernachtungen beim Werbungskostenabzug nur noch die tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden.

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber grundsätzlich nur gegen Nachweis steuerfrei erstatten, vgl. hierzu auch Stichwort Reisekosten.



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