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Steuerlexikon

Reisekostenformular Vorlage

Anlage zu Reisekosten

Name des Reisenden
vom:  bis: 
nach:
Anlass:
A. Fahrtkosten
Lt. beigefügten Einzelnachweisen Eur
Pauschal:
- mit Pkw gefahrene km km
- oder mit Motorrad/Motorroller gefahrene km km
x pauschaler Kilometersatz (Vorrang: Pkw) Eur
Anzusetzen sind Eur
Zusätzliche außergewöhnliche Kosten Eur
B. Übernachtungskosten
Lt. beigefügten Einzelnachweisen Eur
C. Reisenebenkosten Eur
./. Erstattungen - Reisekosten Eur
D. Verpflegungsmehraufwendungen

für 2016/2015/2014

eintägige Auswärtstätigkeit
von mehr als 8 Std.
Tage x 12 Eur
An- u. Abreisetag
bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten
Tage x 12 Eur
Auswärtstätigkeiten, die nicht An- u. Abreisetag sind, von mehr als 24 Std Tage x 24 Eur

für 2013

Tage mit >= 8 und < 14 h Abwesenheit Tage x 6 Eur
Tage mit >= 14 und < 24 h Abwesenheit Tage x 12 Eur
Tage mit 24 h Abwesenheit Tage x 24 Eur
Anzusetzen sind Eur
Pauschbetrag bei Auslandsreise Eur
./. Erstattungen - Mehraufwand für Verpflegung Eur
Reisekosten ohne Mehraufwand für Verpflegung Euro
./. Erstattungen - Reisekosten Euro
 
Reisekosten - Mehraufwand für Verpflegung Euro
./. Erstattungen - Mehraufwand für Verpflegung Euro
 
Steuerlich absetzbare Reisekosten Euro


Video Reisekosten



Auswärtstätigkeit

R 9.4 LStR

1. Regelung ab 2008

Es wird von einem einheitlichen Oberbegriff "Auswärtstätigkeit" gesprochen und nicht mehr zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit unterschieden. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird (R 9.4 Abs. 2 LStR ).

2. Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte

Der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte folgt der Rechtsprechung (R 9.4 Abs. 3 LStR ). Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit.

Wichtig

Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z.B. befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte.

Unter Änderung seiner Rechtsprechung hat der BFH mit Urteilen vom 09.06.2011 - VI R 55/10, VI R 36/10 und VI R 58/09 - entschieden, der ortsgebundene Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit könne nur an einem Ort liegen, selbst wenn der Arbeitnehmer fortdauernd und immer wieder verschiedene Betriebsstätten seines Arbeitgebers aufsucht. Ein Arbeitnehmer, der in verschiedenen Filialen wechselnd tätig ist, übe eine Auswärtstätigkeit (ohne regelmäßige Arbeitsstätte) aus, wenn keine der Tätigkeitsstätten eine hinreichend zentrale Bedeutung gegenüber den anderen Tätigkeitsorten hat. Im Übrigen werde der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer zwar regelmäßig, aber lediglich zu Kontrollzwecken aufsucht, ohne dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachzugehen, nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte i.S.d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG. Die Urteile werden von der Finanzverwaltung angewendet (BMF, 15.12.2011 - IV C 5 - S 2353/11/10010).

In der Regel ist von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der dienstrechtlichen / arbeitsvertraglichen Festlegungen

  1. einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet ist oder

  2. in einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers

    1. arbeitstäglich,

    2. je Arbeitswoche einen vollen Arbeitstag oder

    3. mindestens 20 % seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (Prognoseentscheidung).

Wird im Einzelfall hiervon abweichend geltend gemacht, dass entsprechend den Grundsätzen der oben genannten Entscheidungen des BFH eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte ist oder keine regelmäßige Arbeitsstätte vorliegt, ist dies anhand des inhaltlichen (qualitativen) Schwerpunktes der beruflichen Tätigkeit nachzuweisen oder glaubhaft zu machen (sog. Escape-Klausel).

2.1 Regelmäßige Arbeitsstätte beim Arbeitgeber

Beispiel:

Die Außendienstmitarbeiter kommen jeden Freitag nachmittag 14.00 Uhr bis 16.00 Uhr zu einer Besprechung in den Betrieb. Mitarbeiter M fährt am Freitag 8:00 Uhr zuerst zu Kunden dann zur Arbeitsstätte und ist um 17:00 Uhr wieder zuhause.

Lösung:

Die Außendienstmitarbeiter haben im Betrieb des Arbeitgebers keine regelmäßige Arbeitsstätte, da sie diesen nur kurzzeitig aufsuchen.

Beispiel:

Ein Außendienstmitarbeiter kommt alle 14 Tage zur Besprechung in den Betrieb des Arbeitgebers.

Lösung:

Der ArbN hat im Betrieb keine regelmäßige Arbeitsstätte. Die Fahrt dorthin ist eine Auswärtstätigkeit.

Beispiel:

Busfahrer B fährt jeden Morgen zum Busdepot, um seine tägliche Linien-Fahrt aufzunehmen.

Lösung:

Das Depot ist keine regelmäßige Arbeitsstätte.

Beispiel:

Ein Monteur repariert i.d.R. die Geräte im Betrieb der Kunden. Allerdings ist er jeden Freitag von Dienstbeginn 8.00 Uhr bis Dienstschluss in der Firma um 14.00 Uhr ausschließlich in der Werkstatt des Arbeitgebers tätig.

Lösung:

Der Betrieb stellt ggf. eine regelmäßige Arbeitsstätte dar, da der Arbeitnehmer dort einen ganzen Arbeitstag je Woche, wenn auch nur für 6 Stunden, tätig wird.

Wird vom Stpfl. aber begründet vorgetragen, dass der Schwerpunkt sich im Außendienst befindet, liegt keine regelmäßige Arbeitsstätte vor.

Beispiel:

Ein Auslieferungsfahrer arbeitet regelmäßig in der Woche ca. 12 Stunden im Betrieb (Einladen/Ausladen etc.).

Lösung:

Der Betrieb stellt m.E. keine regelmäßige Arbeitsstätte dar, da der Arbeitnehmer dort zwar im Betrieb insges. mind. 20 % der Arbeitszeit verbringt, der Schwerpunkt der Tätigkeit aber gleichwohl im Außendienst liegt.

2.2 Regelmäßige Arbeitsstätte in einer außerbetrieblichen Einrichtung

Hinsichtlich der Frage, ob und wann betriebsfremde Einrichtungen zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte werden, fehlt es an Auslegungshinweisen. Mit den Lohnsteuerrichtlinien 2011 wird klargestellt, dass betriebliche Einrichtungen eines Kunden des Arbeitgebers unabhängig von der Dauer der dortigen Tätigkeit keine regelmäßigen Arbeitsstätten seiner Arbeitnehmer sind, wenn die Arbeitnehmer im Rahmen des Dienstverhältnisses zu ihrem Arbeitgeber mit wechselnden Tätigkeitsstätten rechnen müssen (R 9.4 Abs. 3 LStR).

Beispiel:

Das Reinigungsunternehmen aus Münster stellt lt. Arbeitsvertrag für die Betreuung eines Objekts in Dortmund eine Reinigungskraft ein.

Lösung:

Das Objekt in Dortmund stellt für die Reinigungskraft keine regelmäßige Arbeitsstätte dar, auch wenn sie dort dauerhaft tätig wird. Die betriebliche Einrichtung des Kunden des Arbeitgebers kann unabhängig von der Dauer des Einsatzes nur dann eine regelmäßige Arbeitsstätte sein, wenn der Arbeitgeber dort über eine eigene Betriebsstätte verfügt (BFH, 13.06.2012 - VI R 47/11).

Beispiel:

Das Reinigungsunternehmen aus Münster stellt eine Reinigungskraft ein. Die Arbeitnehmerin muss damit rechnen, immer wieder an einem anderen Ort eingesetzt zu werden. Zunächst wird sie ab 1.1. in einem Objekt in Dortmund eingesetzt.

Lösung:

Das Objekt kann auch hier nicht als regelmäßige Arbeitsstätte angesehen werden.

Hinweis:

Der BFH sieht die Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte bei einem Dritten ohnehin skeptisch. Die betriebliche Einrichtung eines Kunden des Arbeitgebers sei keine regelmäßige Arbeitsstätte i.S.d. § 9 EStG. Die Vorschriften kommen demnach auch dann nicht zur Anwendung, wenn ein Arbeitnehmer bei einem Kunden des Arbeitgebers längerfristig eingesetzt ist (BFH, 10.07.2008 - VI R 21/07 sowie BFH, 09.07.2009 - VI R 21/08, BStBl II 2009, 822). Auch bei einem längerfristigen Einsatz beim Kunden stehe die dortige Tätigkeit unter einem dem Einfluss des Arbeitnehmers entzogenen Vorbehalt, dass die vom Arbeitverhältnis unabhängige Vertragsbeziehung zwischen Arbeitgeber und Kunde Bestand hat (BFH, 09.07.2009 - VI R 42/08, DStRE 2009, 1171). Die Finanzverwaltung wendet die Rechtsprechung an (BMF, 21.12.2009 - IV C 5 - S 2353/08/10010).

Ein Leiharbeitnehmer verfügt typischerweise nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte (BFH, 17.06.2010 - VI R 35/08).

2.3 Mehrere regelmäßige Arbeitsstätten

Der BFH hat mit Urteilen vom 09.06.2011 - VI R 55/10, VI R 36/10 und VI R 58/09 - entschieden, der ortsgebundene Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit könne nur an einem Ort liegen, selbst wenn der Arbeitnehmer fortdauernd und immer wieder verschiedene Betriebsstätten seines Arbeitgebers aufsucht. Ein Arbeitnehmer, der in verschiedenen Filialen wechselnd tätig ist, übe eine Auswärtstätigkeit (ohne regelmäßige Arbeitsstätte) aus, wenn keine der Tätigkeitsstätten eine hinreichend zentrale Bedeutung gegenüber den anderen Tätigkeitsorten hat. Im Übrigen werde der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer zwar regelmäßig, aber lediglich zu Kontrollzwecken aufsucht, ohne dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachzugehen, nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte i. S. d. § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG. Die Rechtsprechung ist von der Finanzverwaltung anzuwenden (BMF, 15.12.2011 - IV C 5 - S 2353/11/10010).

Beispiel:

Bankkaufmann B wird lt. Arbeitsvertrag vier Tage in der Woche in der Filiale 1 und einen Tag in der Woche in der Filiale 2 eingesetzt.

Lösung:

Filiale 1 ist als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen. Bei den Fahrten zur Filiale 2 handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit.

Beispiel:

Filialleiter F ist für drei Filialen verantwortlich. In der Filiale 1 hat er sein Büro, von dem aus auch Arbeiten für die Filialen 2 und 3 erledigt werden.

Lösung:

Filiale 1 ist wohl als regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen. Kann glaubhaft gemacht werden, dass kein Schwerpunkt in einer Filiale auszumachen ist, hat F keine regelmäßige Arbeitsstätte.

2.4 Weiträumiges Arbeitsgebiet

Bei einem weiträumigen Arbeitsgebiet (größere zusammenhängende Werksgelände wie z.B. Flughafengelände, Klinikgelände) ist weiterhin von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen. Ein weiträumiges zusammenhängendes Arbeitsgebiet liegt aber nicht schon deshalb vor, weil der Arbeitnehmer ständig in einem Hafengebiet, Gemeindegebiet, im Bereich einer Großstadt oder in einem durch eine Kilometergrenze bestimmten Arbeitsgebiet an verschiedenen Stellen tätig wird. Es entspricht ständiger Rechtsprechung des BFH, dass ein größeres, räumlich geschlossenes Gebiet als regelmäßige Arbeitsstätte i.S. des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG (und damit beim Verpflegungsmehraufwand als Tätigkeitsmittelpunkt i.S. des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG) in Betracht kommt, wenn es sich um ein zusammenhängendes Gelände des Arbeitgebers handelt, auf dem der Arbeitnehmer auf Dauer und mit einer gewissen Nachhaltigkeit tätig wird. Unter diesen Voraussetzungen kann auch ein Werksgelände eine großräumige (regelmäßige) Arbeitsstätte bzw. einen Tätigkeitsmittelpunkt darstellen (BFH, 18.06.2009 - VI R 61/06, DStRE 2009, 1228). Ein weiträumiges Arbeitsgebiet ohne jede ortsfeste, dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, wie etwa ein ausgedehntes Waldgebiet, ist gem. BFH-Urteil vom 17.06.2010 - VI R 20/09, DStR 2010, 2392 keine regelmäßige Arbeitsstätte.

3. Vorübergehende Auswärtstätigkeit an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers

Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (z.B. befristete Abordnung - anders bei einer Versetzung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 Satz 4 LStR). Eine Nichtbeanstandungsgrenze oder Nichtaufgriffsgrenze wurde nicht geschaffen. Es handelt sich daher jeweils um Einzelfallentscheidungen.

Beispiel:

Arbeitnehmer A wird für ein vier Jahre dauerndes Projekts an ein Tochterunternehmen entsandt.

Lösung:

Es handelt sich um eine Auswärtstätigkeit. Bei einem noch längeren Einsatz würde die Finanzverwaltung eine regelmäßige Arbeitsstätte annehmen.

4. Aufhebung der Dreimonatsfrist

Die Auswärtstätigkeit endet nicht - wie bis 2007 die Dienstreise - nach drei Monaten. Die Tätigkeitsstätte der Auswärtstätigkeit wird nicht nach drei Monaten zur neuen regelmäßigen Arbeitsstätte, vielmehr läuft die Auswärtstätigkeit weiter. Nach drei Monaten beginnt daher auch keine doppelte Haushaltsführung.

5. Fahrtkosten

Ab 2008 entfällt die zeitliche Beschränkung der Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit.

Beispiel:

Arbeitnehmer X mit Wohnsitz und regelmäßiger Arbeitsstätte in Dortmund wird ab 01.03. bis 30.11. vorübergehend in Bielefeld in einer Betriebsstätte eingesetzt und fährt täglich von seiner Wohnung nach Bielefeld (einfache Entfernung 80 km).

Lösung:

X kann für die gesamte Zeit von seinem Arbeitgeber arbeitstäglich 2 x 80 km x 0,30 EUR steuerfrei erstattet bekommen.

Es können unabhängig von der Entfernung zwischen Wohnung und Einsatzstelle die tatsächlichen Fahrtkosten bzw. bei Fahrten mit eigenem PKW 0,30 EUR je gefahrenen km berücksichtigt werden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit Wohnung in Duisburg, der keine regelmäßige Arbeitsstätte hat, da er dauernd auf wechselnden Einsatzstellen eingesetzt wird, ist ab 01.06.2012 bis voraussichtlich 31.03.2013 auf einer Baustelle in Mülheim eingesetzt. Er fährt arbeitstäglich mit seinem PKW zu der Baustelle (einfache Entfernung zu seiner Wohnung 20 km).

Lösung:

Der Arbeitgeber kann arbeitstäglich während der gesamten Auswärtstätigkeit 2 x 20 km x 0,30 EUR steuerfrei erstatten.

Soweit die Fahrten von der Wohnung ständig zu einem gleich bleibenden Treffpunkt außerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung führen, lehnte die Finanzverwaltung lange Zeit den steuerfreien Ersatz bzw. den Werbungskostenabzug nach Reisekostengrundsätzen ab und setzte für die Wege zwischen Wohnung und Treffpunkt (lediglich) die Entfernungspauschale an (BFH-Urteil, 11.07.1980 - VI R 119/77, BStBl II 1980 S. 653). Nach den neuen Grundsätzen ist diese Auffassung so nicht mehr haltbar. Ein Hinweis auf das o.g. Urteil ist auch nicht mehr in die Hinweise zu den LStR aufgenommen worden. Die Fahrt bis zum Treffpunkt ist ab 2008 daher eine berufliche Auswärtsätigkeit, für die Reisekosten beansprucht werden können, bei Fahrten mit dem eigenen Kfz also 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer.

Beim BVerfG ist zur Berücksichtigung eines höheren Kilometersatzes als 0,30 EUR/km im Rahmen der Werbungskosten eine Verfassungsbeschwerde anhängig (Az.: 2 BvR 1008/11). Diese richtet sich gegen den BFH-Beschluss vom 15.03.2011 - VI B 145/10. Wird in einem Einspruch Bezug auf die anhängige Verfassungsbeschwerde genommen, ruht insoweit das Einspruchsverfahren nach § 363 Abs. 2 Satz 2 AO.

6. Verpflegungsmehraufwendungen

Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern die Mehraufwendungen für Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit erstatten – allerdings nur drei Monate.

Entscheidend für die Höhe des Pauschbetrags ist die Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte an dem jeweiligen Kalendertag, wobei nach wie vor eine Mindestabwesenheit von acht Stunden täglich erforderlich ist. Bei inländischen Auswärtstätigkeiten gelten folgende Beträge (vgl. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG):

Reisedauer (Dauer der Abwesenheit) Pauschbetrag
24 Stunden: 24 EUR
Weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden: 12 EUR
Weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden: 6 EUR

Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag - bei zwischenzeitlichem Aufsuchen seiner Wohnung oder einer regelmäßigen Arbeitsstätte - mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen (R 9.6 Abs. 1 Satz 4 LStR ).

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten nach wie vor länderunterschiedliche Auslandstagegelder, die hinsichtlich der zeitlichen Abwesenheitsdauer ebenso wie die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland gestaffelt sind und im BStBl I veröffentlicht werden. Für die in der amtlichen Bekanntmachung nicht erfassten Staaten ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend (R 9.6 Abs. 3 Satz 2 LStR ). Für die Auslands-Pauschbeträge ab 2012 vgl. BMF, 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002; ab 2013 vgl. BMF, 17.12.2012 - IV C 5 - S 2353/08/10006:003. Zu den Auslandspauschbeträgen für 2010 und 2011 vgl. BMF, 17.12.2009 - IV C 5 - S 2353/08/10006).
Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf Hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend (R 9.6 Abs. 3 LStR).

Nach R 9.6 Abs. 4 Satz 1 LStR ist die Dreimonatsfrist nur anzuwenden, wenn es sich um dieselbe Auswärtstätigkeit handelt; dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Beispiel:

Ein Angestellter ist grundsätzlich in der Niederlassung seines Arbeitgebers in Aachen tätig. Für einen Zeitraum von fünf Monaten muss er montags und freitags in einer weiteren Niederlassung in Köln-Porz arbeiten, da dort mehrere Arbeitnehmer erkrankt sind. Er fährt um 8 Uhr von zuhause nach Köln-Porz und ist um 17 Uhr wieder zuhause.

Lösung:

Jeder Arbeitstag in Köln-Porz stellt eine neue Auswärtstätigkeit dar. Da die Abwesenheit vom Betrieb in Aachen und von zuhause mehr als 8 Stunden beträgt, können für den gesamten fünfmonatigen Zeitraum für jeden Arbeitstag in Köln-Porz Verpflegungsmehraufwendungen von 6 EUR als Werbungskosten berücksichtigt bzw. steuerfrei ersetzt werden.

Beispiel:

Monteur M aus Dortmund, der keine regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb des Arbeitgebers hat, weil er nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten arbeitet, ist vom 14.05. bis 20.09. an jedem Arbeitstag (täglich) auf einer Baustelle in Dresden tätig.

Lösung:

Der Arbeitgeber kann nur drei Monate lang bis zum 13.08. steuerfreie Verpflegungspauschbeträge erstatten, da die öfter als zwei Tage in der Woche aufgesuchte Baustelle dieselbe Tätigkeitsstätte ist.

Eine Dreimonatsfrist läuft nur bei "derselben" Auswärtstätigkeit. Bei einem Wechsel der Auswärtstätigkeit beginnt eine andere, auf diesen Einsatz bezogene neue Dreimonatsfrist.

Bei Auswärtstätigkeiten auf Fahrzeugen oder Schiffen läuft eine Dreimonatsfrist nicht, da es sich bei einer Tätigkeit auf einem Fahrzeug oder Schiff nicht um "dieselbe Auswärtstätigkeit" handelt.

Beispiel:

Busfahrer B ist für fünf Monate auf der Linie 7 eingesetzt. Er übernimmt das Fahrzeug jeden Morgen auf dem Betriebshof des Arbeitgebers (= regelmäßige Arbeitsstätte), verlässt diese gegen 6:50 Uhr und kehrt gegen 15:00 Uhr zum Betriebshof zurück.

Lösung:

B hat für den gesamten Zeitraum von fünf Monaten Anspruch auf den Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 6 EUR, da seine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit täglich beginnt und endet. Die Dreimonatsfrist findet hier keine Anwendung.

7. Übernachtungskosten

Alternativ zu den tatsächlichen Kosten können bei Inlandsübernachtungen ohne Einzelnachweis 20 EUR und bei Übernachtungen im Ausland die Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden (R 9.7 Abs. 3 LStR ). Für die Auslands-Pauschbeträge ab 2012 vgl. BMF, 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002; ab 2013 vgl. BMF, 17.12.2012 - IV C 5 - S 2353/08/10006:003. Zu den Auslandspauschbeträgen für 2010 und 2011 vgl. BMF, 17.12.2009 - IV C 5 - S 2353/08/10006).

Der Pauschbetrag bleibt auch dann steuerfrei, wenn tatsächlich geringere Übernachtungskosten angefallen sind. Die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags ist damit auch dann möglich, wenn der Arbeitnehmer ohne tatsächlich entstehende Übernachtungskosten privat übernachtet.

Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 Abs. 3 Sätze 6 bis 8 LStR ).

Beim Werbungskostenabzug entfällt ab 2008 ein pauschaler Ansatz sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtungen. Sie können - wie bisher bereits Aufwendungen für eine Übernachtung im Inland - nur noch mit den tatsächlich entstandenen Beträgen als Werbungskosten berücksichtigt werden (R 9.7 Abs. 2 LStR ).

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer aus Dresden ist für seinen Arbeitgeber vier Wochen (= 28 Übernachtungen) in Warschau tätig. Die Übernachtungen werden nicht einzeln nachgewiesen.
Möglicher steuerfreier Arbeitgeberersatz: 28 Übernachtungen x 90 EUR = 2.520 EUR; Werbungskostenabzug: 0 EUR.

Bei der Mitnahme von Angehörigen anlässlich einer Auswärtstätigkeit werden die Übernachtungskosten ggf. nur anteilig berücksichtigt (R 9.7 Abs. 1 LStR 2011).

8. Zusammenfassung Reisekosten

Kostenart

Zu berücksichtigen

Fahrtkosten

Zeitlich unbegrenzt für Dauer der Auswärtstätigkeit:
Tatsächliche Aufwendungen oder km-Pauschale (0,30 EUR/km bei PKW)

Verpflegung

Nur für 3 Monate pauschale Verpflegungsmehraufwendungen
Sonderfall: Aufsuchen der auswärtigen Tätigkeitsstätte nur an ein bis zwei Tagen/Woche

Übernachtungskosten

Zeitlich unbegrenzt für Dauer der Auswärtstätigkeit :
a) WK-Abzug nur tatsächliche Kosten
b) Steuerfreiheit:
- bei Auslandsreisen ggf. Pauschalen lt. BMF, 17.12.2012 - IV C 5 - S 2353/08/10006:003
- bei Inlandsreisen Pauschalen 20 EUR täglich möglich

9. Telefonkosten

Kosten für Telefongespräche, die während einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer Woche Dauer anfallen, können nach dem BFH-Urteil vom 05.07.2012 - VI R 50/10 - als Werbungskosten abzugsfähig sein.

10. Gesetzesregelung

Eine gesetzliche Neuregelung des Reisekostenrechts wird für 2014 erwartet.



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