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Steuerlexikon

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Verpflegungsmehraufwand

§ 9 EStG

R 9.6 LStR

R 9.11 Abs. 5 LStR

1. Allgemeines

Der Arbeitgeber kann Aufwendungen im Zusammenhang mit beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (R 9.4 LStR) und doppelter Haushaltsführung erstatten, siehe hierzu Reisekosten. Ansonsten hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die im Rahmen von Auswärtstätigkeiten anfallenden Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten geltend zu machen.

2. Dreimonatsfrist

Verpflegungsmehraufwendungen aus Anlass von Auswärtstätigkeiten und doppelter Haushaltsführung können gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStGlängstens drei Monate berücksichtigt werden. Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen somit auf die ersten drei Monate. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an ein bis zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird (R 9.6 Abs. 4 Satz 1 LStR).

Beispiel:

Architekt A ist zur Koordinierung einer Großbaustelle für 12 Monate jeden Montag auf dieser Baustelle in B. Der Arbeitgeber kann für den gesamten Zeitraum Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei erstatten. Bei der Großbaustelle handelt es sich nicht über 12 Monate um "dieselbe" Auswärtstätigkeit, da A diese nicht an mehr als zwei Tagen in der Woche aufsucht.

Praxistipp:

Die Frist beginnt bei derselben Auswärtstätigkeit erneut, wenn der Einsatz mindestens für vier Wochen unterbrochen worden ist (R 9.6 Abs. 4 Satz 4 LStR).

Der BFH hat mit Urteil vom 24.02.2011 - VI R 66/10 - abweichend von der bisherigen Auffassung entschieden, dass die Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen bei einer Fahrtätigkeit und damit auch bei einer Seereise generell keine Anwendung findet. Die Berücksichtigung von Mehraufwendungen für Verpflegung bei einer Auswärtstätigkeit sei nur bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate beschränkt. Die Tätigkeit auf einem Fahrzeug oder einem Schiff finde jedoch nicht in einer Tätigkeitsstätte in diesem Sinne statt. Danach seien die erwerbsbedingten Mehraufwendungen für Verpflegung in diesen Fällen zeitlich unbegrenzt abziehbar. Die Reaktion der Finanzverwaltung bleibt abzuwarten.

3. Übersicht über die Höchst- und Pauschbeträge für Mehraufwand für Verpflegung

Für Auswärtstätigkeiten und doppelte Haushaltsführung gelten einheitliche Pauschbeträge. Die Aufwendungen können nicht mit den tatsächlichen Kosten berücksichtigt werden.

Dauer der Auswärtstätigkeit

Pauschbetrag

Mindestens 8 Stunden

6 EUR

Mindestens 14 Stunden

12 EUR

Mindestens 24 Stunden

24 EUR

Es besteht eine Sonderregelung für Tätigkeiten, die nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr des nachfolgenden Tages beendet werden: Danach wird die gesamte Abwesenheitsdauer im o.g. Zeitrahmen dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet, wenn eine Übernachtung nicht stattgefunden hat.

Beispiel:

Dienstreisebeginn 16.00 Uhr am 05.02.;

keine Übernachtung Rückkehr 7.00 Uhr am 06.02

Lösung:

Abwesenheit 05.02.: 8 h Abwesenheit 06.02.: 7 h, Summe 15 h, die dem 05.02. zugerechnet werden und dort zur Berücksichtigung einer Verpflegungspauschale von 12 EUR führen.

Abwandlung

Am 05.02. ist bereits morgens um 5.00 Uhr eine andere Dienstreise begonnen und um 13.30 Uhr beendet worden: Abwesenheit 8,5 h + 15,0 h aus Sonderregelung, Gesamtabwesenheit am 05.02. = 23,5 h: Zu berücksichtigender Pauschbetrag 12 EUR

Hinweis:

Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsdienstreisen treten an die Stelle der vorgenannten Pauschbeträge länderweise unterschiedliche Auslandstagegelder. Die Auslands-Pauschbeträge ab 2012 sind mit BMF-Schreiben vom 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002 neu festgesetzt worden. Die Auslands-Pauschbeträge ab 2010 ergeben sich aus (BMF, 17.12.2009 - IV C 5 - S 2353/08/10006). Für 2009 gelten die mit Schreiben des BMF, 17.12.2008 - IV C 5 - S 2353/08/10006 / IV C 6 - S 2145/08/1000 festgelegten Beträge.

4. Pauschalierung der Lohnsteuer für Verpflegungsmehraufwendungen (§ 40 Abs. 2 Satz Nr. 4 EStG)

Es besteht die Möglichkeit, vom Arbeitgeber über die steuerfreien Pauschbeträge hinaus gezahlte Verpflegungsmehraufwendungen pauschal zu besteuern. Die Lohnsteuer kann dazu gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden. Die Pauschalierung der Lohnsteuer ist allerdings auf den Betrag des jeweils gültigen Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen beschränkt. Zahlt der Arbeitgeber somit mehr als das Doppelte des Pauschbetrags, sind die übersteigenden Beträge individuell nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte zu versteuern.

Hinweis:

Die steuerpflichtigen Tagegelder sind, soweit sie nach § 40 Abs. 2 EStG pauschaliert werden, beitragsfrei in der Sozialversicherung (vgl. § 1 Sozialversicherungsentgeltverordnung).

Weitere Einzelheiten Verpflegungsmehraufwand - Pauschalierung.

5. Weitere Einzelheiten zu Verpflegungsmehraufwendungen

Näheres über Art und Umfang der berücksichtigungsfähigen Mehraufwendungen ist in den R 9.6 LStR und R 9.11 Abs. 5 LStR geregelt. Zu Einzelheiten siehe Reisekosten, Doppelte Haushaltsführung, Auswärtstätigkeit und die oben stehenden Übersichten.

Der Arbeitgeber kann die Mehraufwendungen für Verpflegung im Rahmen der zulässigen Grenzen steuerfrei erstatten. Die Vorschriften über die Steuerfreiheit des Arbeitgeberersatzes sind

  • für öffentliche Arbeitgeber in § 3 Nr. 13 EStG und R 3.13 LStR sowie

  • für private Arbeitgeber in § 3 Nr. 16 und R 3.16 LStR

festgelegt.

Praxistipp:

Sofern Mehraufwendungen für Verpflegung vom Arbeitnehmer im Rahmen einer Veranlagung zur Einkommensteuer als Werbungskosten geltend gemacht werden, prüft das Finanzamt nicht, ob die Gewährung von Pauschalen zu einer unzutreffenden Besteuerung führen kann.

6. Einsatz auf Schiffen

Bei Schiffsreisen gelten die Höchst- und Pauschbeträge für Luxemburg. Für das Personal auf deutschen Staatsschiffen sowie für das Personal auf Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge auf hoher See gilt das Inlandstagegeld. Für die Tage der Einschiffung und Ausschiffung ist das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend (R 9.6 Abs. 3 Nr. 2 LStR).

7. Leiharbeitnehmer

Der BFH hat mit Urteil vom 17.06.2010 - VI R 35/08 - entschieden, dass ein Leiharbeitnehmer typischerweise - zumindest bei kurzfristigen Einsätzen für verschiedene Kunden auch in einem zusammenhängenden Gebiet, hier: Hafen - nicht über eine regelmäßige Arbeitsstätte verfügt und damit grundsätzlich Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann.

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