Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland 2026

Für beruflich oder betrieblich veranlasste Auslandsreisen gelten je nach Land unterschiedliche Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Maßgeblich sind die vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten Auslandspauschalen 2026.

Die Pauschalen helfen Arbeitgebern, Arbeitnehmern, Unternehmern und Steuerberatern bei der korrekten Reisekostenabrechnung. Wichtig ist die Unterscheidung: Verpflegungspauschalen können als Werbungskosten, Betriebsausgaben oder steuerfreie Arbeitgebererstattung relevant sein. Die Übernachtungspauschalen sind dagegen grundsätzlich nur für die steuerfreie Arbeitgebererstattung vorgesehen.

Stand: Juni 2026. Die nachfolgende Übersicht berücksichtigt die ab dem 01.01.2026 geltenden BMF-Pauschbeträge für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsreisen.

Auslandspauschalen 2026 nach Ländern

Wählen Sie den Anfangsbuchstaben des Landes aus. Die Beträge sind in Euro angegeben. Die Spalten zeigen die Pauschale für volle 24 Stunden Abwesenheit, die Pauschale für An- und Abreisetage beziehungsweise mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie die Übernachtungspauschale für die steuerfreie Arbeitgebererstattung.

Was sind Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen sind pauschale Beträge für zusätzliche Verpflegungskosten, die während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Ein Einzelnachweis tatsächlicher Restaurant- oder Lebensmittelkosten ist nicht erforderlich und steuerlich grundsätzlich auch nicht möglich.

Für Auslandsreisen legt das BMF länderbezogene Pauschalen fest. Maßgeblich sind insbesondere:

• das Reiseland beziehungsweise der maßgebende Tätigkeitsort,
• die Abwesenheitsdauer,
• ob es sich um Anreise, Abreise oder einen vollen Zwischentag handelt,
• ob Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellt wurden,
• ob steuerfreie Arbeitgebererstattungen gezahlt wurden.

Anreise, Abreise und mehrere Länder: Welche Auslandspauschale gilt?

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen mit mehreren Ländern kommt es darauf an, welcher Ort vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird beziehungsweise wo zuletzt beruflich tätig geworden wurde.

Grundregeln bei mehrtägigen Auslandsreisen

• Anreise vom Inland ins Ausland ohne Tätigwerden: maßgeblich ist der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Abreise vom Ausland ins Inland: maßgeblich ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
• Zwischentage mit 24 Stunden Abwesenheit: regelmäßig maßgeblich ist der Ort, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Rückreise und neue Reise am selben Tag: Es ist nur die höhere Verpflegungspauschale anzusetzen.

Bei Flug- und Schiffsreisen gelten zusätzliche Besonderheiten nach den Lohnsteuer-Richtlinien.

Kürzung der Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten

Werden dem Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten Mahlzeiten gestellt, ist die Verpflegungspauschale tagesbezogen zu kürzen.

Die Kürzung erfolgt unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit tatsächlich zur Verfügung gestellt wurde. Entscheidend ist die für den jeweiligen Reisetag maßgebende Verpflegungspauschale.

Übernachtungskosten im Ausland

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für eine Unterkunft während einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Dazu gehören zum Beispiel Hotelkosten, Pensionen oder beruflich veranlasste kurzfristige Unterkunftskosten.

Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die nicht zum Arbeitgeber in einem Dienstverhältnis stehen, sind nur die Kosten anzusetzen, die bei Nutzung eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Führt auch die weitere Person eine berufliche Auswärtstätigkeit durch, sind die Unterkunftskosten sachgerecht aufzuteilen.

Hotelrechnung enthält Verpflegung

Wird nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen und lässt sich der Preis der Verpflegung nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 % der maßgebenden 24-Stunden-Verpflegungspauschale,
2. für Mittagessen und Abendessen jeweils um 40 % der maßgebenden 24-Stunden-Verpflegungspauschale.

Steuerfreie Arbeitgebererstattung von Auslandsreisekosten

Arbeitgeber können Verpflegungspauschalen und bestimmte Übernachtungskosten steuerfrei erstatten, wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Übernachtungspauschale nur bei Arbeitgebererstattung

Die vom BMF veröffentlichten Übernachtungspauschalen für das Ausland sind ausschließlich für die steuerfreie Arbeitgebererstattung relevant. Für den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers sind dagegen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Die Übernachtungspauschale darf nicht steuerfrei erstattet werden, wenn die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Übernachtungspauschale nicht zulässig.

Inlandspauschale für Übernachtungen

Für Übernachtungen im Inland kann der Arbeitgeber ohne Einzelnachweis grundsätzlich einen Pauschbetrag von 20 € steuerfrei erstatten. Für Auslandssachverhalte gelten die länderbezogenen BMF-Pauschalen.

Werbungskosten- und Betriebsausgabenabzug

Arbeitnehmer können Verpflegungspauschalen als Werbungskosten ansetzen, soweit sie nicht steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet wurden. Unternehmer können die Verpflegungspauschalen im Rahmen einer betrieblich veranlassten Auslandsreise als Betriebsausgaben berücksichtigen.

Für Übernachtungen gilt dagegen: Arbeitnehmer und Unternehmer müssen grundsätzlich die tatsächlichen Übernachtungskosten nachweisen. Die Übernachtungspauschalen sind nicht für den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug bestimmt.

Diese Belege sollten aufbewahrt werden

• Hotelrechnungen und Zahlungsnachweise,
• Reiseplan mit Ankunfts- und Abfahrtszeiten,
• Nachweis des beruflichen Reiseanlasses,
• Arbeitgebererstattungen,
• Angaben zu gestellten Mahlzeiten,
• Flugtickets, Bahnfahrkarten und Buchungsbestätigungen,
• Aufteilung bei privater Mitveranlassung.

Doppelte Haushaltsführung im Ausland

Die BMF-Grundsätze zu Auslandsreisekosten gelten entsprechend für doppelte Haushaltsführungen im Ausland. Entscheidend sind der berufliche Anlass, der eigene Hausstand, die Zweitunterkunft am ausländischen Beschäftigungsort und die zutreffende Abgrenzung zwischen Reisekosten und doppelter Haushaltsführung.

Unterkunftskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sind gesondert zu prüfen. Bei Auslandssachverhalten sollten Mietvertrag, Zahlungsnachweise, Arbeitseinsatz und Lebensmittelpunkt besonders sorgfältig dokumentiert werden.

Sonderfälle bei nicht aufgeführten Ländern und Gebieten

Für Länder, die in der BMF-Bekanntmachung nicht gesondert aufgeführt sind, ist grundsätzlich der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes gilt der Pauschbetrag des Mutterlandes.

Die festgesetzten Beträge für bestimmte Länder können nach der BMF-Bekanntmachung auch für zugeordnete Staaten oder Gebiete gelten. Diese Sonderzuordnungen sollten vor der Reisekostenabrechnung geprüft werden.

FAQ: Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland

Weitere Rechner und Informationen

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Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.