XRechnung Generator: Kostenlos E-Rechnungen online erstellen und XML-Datei vorbereiten
Mit dem XRechnung Generator erstellen Sie strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen. Das Tool unterstützt Sie bei Pflichtangaben, Rechnungspositionen, Umsatzsteuer, Zahlungsdaten und – bei B2G-Rechnungen – der Leitweg-ID. Wichtig: Eine erzeugte XML-Datei sollte vor Versand geprüft und anschließend im Originalformat archiviert werden.
XRechnung Generator 2026: Das Wichtigste auf einen Blick
XRechnung Generator nutzen
Mit dem Generator können Sie Rechnungsdaten strukturiert erfassen und als XML-Datei ausgeben. Die erzeugte Datei kann anschließend – je nach Empfänger – über Portale wie ZRE oder OZG-RE, über Peppol, per E-Mail oder über ein anderes vereinbartes Verfahren übermittelt werden.
Jetzt XRechnung erstellen
Erfassen Sie Rechnungsdaten, Leistungsempfänger, Verkäuferdaten, Positionen, Steuersätze und Zahlungsinformationen. Prüfen Sie die XML-Datei vor Versand und speichern Sie sie unverändert in Ihrem Archiv.
X-Rechnung erstellen
In 3 Schritten zur fertigen XRechnung
1. Rechnungsdaten eingeben
Erfassen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsart, Währung, Leistungsdatum, Bestellnummer, Projektbezug und bei Behörden die Leitweg-ID. Achten Sie auf vollständige Angaben zu Verkäufer und Käufer.
| Datenbereich | Typische Angaben | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnung | Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Währung, Rechnungsart. | Rechnungsnummer muss eindeutig und fortlaufend sein. |
| Verkäufer | Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., E-Mail. | Mindestens eine steuerliche Identifikation muss plausibel sein. |
| Käufer | Name, Anschrift, Käuferreferenz, Leitweg-ID bei B2G. | Bei Behörden Leitweg-ID aus Auftrag verwenden. |
| Positionen | Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuerkategorie, Steuersatz. | Mindestens eine Position erforderlich. |
| Zahlung | IBAN, Zahlungsart, Zahlungsziel, Verwendungszweck. | Bankdaten und Zahlungsbedingungen konsistent erfassen. |
2. Rechnungspositionen und Umsatzsteuer prüfen
Erfassen Sie jede Leistung eindeutig. Für eine valide E-Rechnung müssen Nettobeträge, Steuerkategorien, Steuersätze und Summen nachvollziehbar zusammenpassen. Bei steuerfreien Umsätzen, Reverse-Charge-Fällen oder innergemeinschaftlichen Leistungen sind zusätzliche Hinweise erforderlich.
3. XML-Datei generieren, prüfen und versenden
Nach dem Generieren laden Sie die XML-Datei herunter. Prüfen Sie die Datei mit einem Viewer oder im Portal des Rechnungsempfängers. Bei Rechnungen an Bundesbehörden kann die Übermittlung zum Beispiel über ZRE, OZG-RE oder Peppol erfolgen.
Pflichtangaben: Was muss in die XRechnung?
Eine XRechnung muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und die technischen Pflichtfelder des Standards enthalten. Das betrifft insbesondere Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz beziehungsweise Steuerbefreiungsgrund.
| Bereich | Häufiger Fehler | So vermeiden Sie Ablehnung |
|---|---|---|
| BT-10 Käuferreferenz | Leitweg-ID fehlt bei Bundesbehörde. | Leitweg-ID aus Bestellung übernehmen. |
| BT-23 Geschäftsprozesstyp | Feld fehlt oder falscher Prozess. | Portal- und Empfängeranforderungen prüfen. |
| Steuerangaben | Steuerkategorie, Steuersatz und Steuerbetrag widersprechen sich. | Steuerlogik vor Versand validieren. |
| IBAN / Zahlungsdaten | Falsches Format oder fehlender Zahlungscode. | Bankdaten automatisiert prüfen. |
| Summen | Positionssumme, Nettobetrag und Bruttobetrag passen nicht. | Rundungslogik und Skonto/Rabatte testen. |
| Anhänge | Unzulässiger Dateityp oder zu große Datei. | Portalvorgaben des Empfängers beachten. |
Technische Standards: XRechnung, UBL 2.1 und EN 16931
XRechnung ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen auf Basis der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis werden insbesondere UBL-Syntaxen genutzt. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT gepflegt; ab 2026 sollten Systeme aktuelle XRechnung-3.0.x-Regeln und Validierungsartefakte berücksichtigen.
| Begriff | Bedeutung | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| EN 16931 | Europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung. | Grundlage für E-Rechnungen im B2G- und B2B-Kontext. |
| XRechnung | Deutsche CIUS für elektronische Rechnungen. | Bei Bundesbehörden zentraler Standard. |
| UBL 2.1 | XML-Syntax für strukturierte Rechnungsdaten. | Häufige Syntax für XRechnungen. |
| Peppol BIS Billing 3.0 | International verbreitetes E-Rechnungsprofil. | Für Peppol-Übermittlung relevant. |
| KoSIT-Validator / Testsuite | Technische Prüfung gegen Geschäftsregeln. | Validierung vor Produktivversand empfohlen. |
Leitweg-ID: Wann ist sie Pflicht?
Die Leitweg-ID dient der Adressierung von Rechnungsempfängern in der öffentlichen Verwaltung. Bei Rechnungen an Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung wird sie im Standard XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10) angegeben.
| Fall | Leitweg-ID erforderlich? | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnung an Bundesbehörde | Ja. | Leitweg-ID steht regelmäßig in Bestellung oder Auftrag. |
| Rechnung an Landesbehörde | Je nach Land/Portal. | Landesvorgaben und Auftrag prüfen. |
| B2B-Rechnung an Unternehmen | Nein. | Unternehmen benötigen keine eigene Leitweg-ID für die B2B-E-Rechnungspflicht. |
| Fehlermeldung „Leitweg-ID nicht valide“ | Prüfung erforderlich. | Bindestriche, Leerzeichen und Auftraggeberangaben prüfen. |
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format ist richtig?
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Sichtdatei mit eingebettetem XML-Datensatz. Beide können E-Rechnungen sein, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Bei ZUGFeRD sind jedoch nicht alle Profile ausreichend.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | XML-Datei. | PDF/A-3 mit eingebettetem XML. |
| Lesbarkeit | Viewer erforderlich. | PDF für Menschen, XML für Maschinen. |
| Typischer Einsatz | Behörden, Portale, strukturierte B2B-Prozesse. | B2B, wenn PDF-Sichtdatei gewünscht ist. |
| Wichtig | Portal- und Empfängervorgaben beachten. | Profile MINIMUM und BASIC-WL sind nicht ausreichend. |
E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028: Was bedeutet das für den Generator?
Seit 2025 ist bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E-Rechnung vorgesehen. Für Rechnungsaussteller gelten aber Übergangsregelungen. Der Generator ist deshalb nicht nur für Behördenrechnungen nützlich, sondern auch für Unternehmen, die ihre B2B-Rechnungsprozesse frühzeitig umstellen möchten.
| Zeitraum | Was gilt? | Generator-Nutzen |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. | Eigene XRechnungen testweise erstellen und Prozess aufbauen. |
| 2025–2026 | Alle Aussteller dürfen noch sonstige Rechnungen nutzen; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. | Freiwillige Umstellung auf strukturierte Rechnungen. |
| 2027 | Übergangsfrist für Aussteller mit Vorjahresumsatz bis 800.000 €. | Umsatzgrenze überwachen und Software vorbereiten. |
| Ab 2028 | E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich verpflichtend. | Produktivprozess mit Prüfung und Archivierung erforderlich. |
Archivierung und Aufbewahrung von XRechnungen
Eine E-Rechnung muss im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck, Screenshot oder eine separat erzeugte PDF-Ansicht ersetzt die XML-Datei nicht. Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre.
| Anforderung | Umsetzung | Fehler vermeiden |
|---|---|---|
| Originalformat | XML-Datei unverändert speichern. | Nicht nur PDF-Ansicht ablegen. |
| Aufbewahrungsfrist | Rechnungen umsatzsteuerlich acht Jahre. | Andere handels- oder steuerrechtliche Pflichten zusätzlich prüfen. |
| Maschinelle Auswertbarkeit | XML während der Frist lesbar und exportierbar halten. | Systemwechsel dokumentieren. |
| Verfahrensdokumentation | Erstellung, Prüfung, Versand und Archivierung beschreiben. | Auch kleine Betriebe sollten einfache Prozessnotizen führen. |
Datenschutz und Datensicherheit beim XRechnung Generator
Rechnungen enthalten regelmäßig personenbezogene und geschäftskritische Daten. Der Generator sollte deshalb nur so eingesetzt werden, dass Datensparsamkeit, Zugriffsschutz, Transportverschlüsselung und klare Löschroutinen gewährleistet sind.
Checkliste: XRechnung richtig erstellen und versenden
- Prüfen, ob der Empfänger XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, ZRE, OZG-RE oder E-Mail verlangt.
- Bei Behörden die Leitweg-ID aus Bestellung oder Auftrag übernehmen.
- Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum und Fälligkeit vollständig erfassen.
- Verkäufer- und Käuferdaten inklusive Steuernummer oder USt-IdNr. prüfen.
- Mindestens eine Rechnungsposition mit Menge, Einheit, Preis und Steuerkategorie erfassen.
- Steuersätze, Steuerkategorien, Nettosummen, Steuerbeträge und Bruttosumme abgleichen.
- IBAN, Zahlungsart und Zahlungsbedingungen korrekt eintragen.
- XML-Datei erzeugen und vor Versand mit Viewer oder Validator prüfen.
- Portalvorgaben zu Anhängen, Dateigröße und Skonto beachten.
- XML-Datei unverändert archivieren.
- Versand- oder Portalstatus dokumentieren.
- Bei Ablehnung Fehlermeldung auswerten, Datei korrigieren und erneut einreichen.
E-Rechnungsprozess oder XRechnung-Vorlage prüfen lassen?
Wir prüfen Pflichtangaben, Umsatzsteuerlogik, E-Rechnungspflicht, XRechnung-/ZUGFeRD-Prozess, GoBD-Archivierung und Verfahrensdokumentation.
Passende Themen
FAQ: XRechnung Generator und E-Rechnung
Ist der XRechnung Generator kostenlos?
Ja, der Generator kann kostenlos genutzt werden, um Rechnungsdaten zu erfassen und eine XML-Datei vorzubereiten. Prüfen Sie die Datei vor Versand auf Vollständigkeit und Empfängervorgaben.
Ist eine XRechnung dasselbe wie eine PDF-Rechnung?
Nein. Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte XML-Daten ist seit 2025 keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Für Rechnungen an Empfänger der Bundesverwaltung ist die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz BT-10 erforderlich. Für normale B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen benötigen Rechnungssteller grundsätzlich keine eigene Leitweg-ID.
Kann ich die XML-Datei direkt bei ZRE oder OZG-RE hochladen?
Ja, wenn die Datei den technischen und fachlichen Vorgaben des Portals entspricht. Bei Ablehnung sollten Sie Fehlermeldungen prüfen, die Rechnung korrigieren und erneut einreichen.
Welche XRechnung-Version ist 2026 relevant?
Systeme sollten aktuelle XRechnung-3.0.x-Bundles und Validierungsartefakte berücksichtigen. Prüfen Sie zusätzlich die Anforderungen des konkreten Rechnungsempfängers oder Portals.
Wie lange muss ich eine XRechnung aufbewahren?
Umsatzsteuerlich sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte XML-Teil unverändert im Originalformat erhalten bleiben.
Kann ich mit dem Generator den Vorsteuerabzug sichern?
Der Generator kann bei der formalen Erstellung helfen. Der Vorsteuerabzug hängt aber zusätzlich von einer ordnungsgemäßen Rechnung, dem Leistungsbezug für das Unternehmen und den materiellen Voraussetzungen des Umsatzsteuerrechts ab.
Ist ZUGFeRD besser als XRechnung?
Das hängt vom Empfänger ab. XRechnung ist besonders im Behördenumfeld verbreitet. ZUGFeRD ist praktisch, wenn zusätzlich eine lesbare PDF-Sichtdatei gewünscht ist.
Quellenverzeichnis
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, elektronische Rechnung und sonstige Rechnung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen, acht Jahre; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug und ordnungsgemäße Rechnung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- § 27 UStG – Übergangsregelungen zur elektronischen Rechnung; Rechtsstand: 29.06.2026.
- BMF, FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 01.01.2025, Stand März 2026.
- KoSIT / XStandards Einkauf – Standard XRechnung, Versionen und Bundles, XRechnung 3.0.x und Bundle 3.0.2 Winter 2025/26.
- E-Rechnung Bund – Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz BT-10, ZRE, OZG-RE, Peppol und Hinweise für Rechnungssteller.
- EN 16931 – Europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung.
- E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) – Vorgaben für elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung.
- GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.
