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Wird das Firmenfahrzeug auch für private Zwecke genutzt, ist der geldwerte Vorteil aus der Nutzungsüberlassung der Lohnsteuer zu unterwerfen.

Rechtslage seit 01.01.2006:

Nur wenn das Dienstfahrzeug zum notwendigen Betriebsvermögen (= betriebliche Nutzung mehr als 50 %) gehört, besteht für die Ermittlung des geldwerten Vorteils ein Wahlrecht zwischen Listenpreis- und Fahrtenbuchmethode (siehe unten). Ist das Dienstfahrzeug dem gewillkürten Betriebsvermögen (= betriebliche Nutzung 10 % bis 50 %) zuzuordnen, kommt die Listenpreismethode nicht zur Anwendung. Denn seit Anfang 2006 ist Unternehmern und Gesellschaftern einer KG, OHG oder GbR die pauschale Ermittlung des privaten Kfz-Privatanteils nur noch möglich, wenn sie das Fahrzeug zu mehr als 50 % für Firmenzwecke nutzen – also nur noch für notwendiges Betriebsvermögen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 EStG). Zuvor durfte pro Monat 1 % vom Listenpreis selbst dann mühelos angesetzt werden, wenn der Wagen bis zu 90 % für Freizeit und Urlaub verwendet wurde. Dann galten sämtliche Kfz-Kosten als Betriebsausgaben und die hierin erhaltene Vorsteuer wurde vom Finanzamt in voller Höhe erstattet. Im Gegenzug musste nur ein moderater Gewinnzuschlag erfolgen, der auch für die Umsatzsteuer galt.

Damit Unternehmer diese Regelung weiterhin nutzen können, müssen sie dem Finanzamt die überwiegend betriebliche Verwendung des Pkw nachweisen. Gelingt das nicht, sind die Kosten stets exakt aufzuteilen. Wird der Wagen z.B. 70 % privat gefahren, zählen dann nur noch 30 % der Kosten als Betriebsausgaben.

Um den Nachweis der Aufteilung zwischen beruflichen und privaten Strecken zu erbringen, erlaubt die Finanzverwaltung vereinfachte Nachweise etwa durch einmalige Aufzeichnungen über drei Monate. Ein Fahrtenbuch verlangt der Fiskus ausdrücklich nicht. Als Nachweis reichen beispielsweise formlose Eintragungen in Terminkalendern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen. Selbst eine Auflistung mittels Excel genügt völlig, während dies beim Fahrtenbuch nicht akzeptiert wird. Anzugeben sind der Anlass der betrieblichen Fahrt, die zurückgelegte Strecke und der Kilometerstand zu Beginn und Ende des Aufzeichnungszeitraums.

Ist der betriebliche Nutzungsumfang einmal dargelegt, geht das Finanzamt auch für die Zukunft von diesen Prozentsätzen aus, sofern sich keine wesentlichen Veränderungen in Art oder Umfang der Tätigkeit oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ergeben. Selbst bei einem später gekauften Wagen kann die Aufteilung des Vorwagens in der Regel beibehalten werden. Als Maßstab auf Dauer zählt auch eine Einigung im Rahmen der Betriebsprüfung.

Rechtslage bis 31.12.2005:

Der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung des Dienstfahrzeuges kann mittels Listenpreismethode oder Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Listenpreismethode (umgangssprachlich: 1-Prozent-Methode): Die Höhe des geldwerten Vorteils bestimmt sich danach, für welche Fahrten das Fahrzeug überlassen wird. Für Privatfahrten: Der geldwerte Vorteil ist mit 1-Prozent des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges anzusetzen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Für jeden Entfernungskilometer (nur eine Strecke, Hinweg- oder Rückweg) sind 0,03 % des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges anzusetzen.

Für Fahrten im Rahmen der doppelten Haushaltführung: Für jeden Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Wohnort (Ort, an dem sich der eigene Hausstand befindet) sind 0,02 % des inländischen Listenpreises anzusetzen. Fahrtenbuchmethode: Wird für den Firmenwagen ein Fahrtenbuch geführt, kann der geldwerte Vorteil aus der Nutzungsüberlassung für private Zwecke mit den tatsächlichen Aufwendungen, die für das Fahrzeug entstanden sind, angesetzt werden. Zu den tatsächlichen Aufwendungen zählen: Abschreibung, Reparaturkosten, Kfz-Steuer, Darlehenszinsen, Benzinkosten, Versicherung und Kosten für die eventuelle Unterstellung (Garage) des Fahrzeuges (Berechnungsbeispiel: siehe Lexikon »Kilometersatz«).