Belegaufbewahrung
§ 147 AO
Gem. § 147 AO sind nur solche Unterlagen und Belege aufzubewahren, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Zusätzlich besteht gem. § 147a AO für Steuerpflichtige mit einer Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 EStG (Überschusseinkünfte) von mehr als 500.000 EUR die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen, soweit sie diese Einkünfte betreffen. Für Unterlagen über Sachverhalte außerhalb dieses Bereiches (z.B. Werbungskosten bei Nichtgewinneinkünften, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen) besteht keine entsprechende gesetzliche Verpflichtung. Eine direkte Aufbewahrungspflicht von privaten Belegen besteht also nicht. Es sind aber von Nicht-Unternehmern Rechnungen über umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück für die Dauer von zwei Jahren aufzubewahren. Die Zwei-Jahres-Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Sätze 3 und 5 i.V.m. § 14 UStG).
Auch aus § 90 AO lässt sich nur ableiten, dass der Steuerbürger zur Mitwirkung bei der Ermittlung des Sachverhalts verpflichtet ist. Entspricht der Steuerbürger der im Steuererklärungsformular vorgesehenen Beleganforderung (§ 97 AO), ist er im Hinblick auf seine - erfüllte - Beweislast nicht verpflichtet, die Belege nach ihrer Rückgabe durch das Finanzamt mit Ausnahme der Belege gem. § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG weiterhin bereit zu halten. Dies gilt auch, wenn die Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO) ergeht und der Steuerbürger von einer ausreichenden Erfüllung seiner Mitwirkungspflicht ausgehen konnte.
Die von den Steuerbürgern eingereichten Belege aus dem Privatbereich sollen nach den Anweisungen der Finanzverwaltung bereits bei der Veranlagung so eingehend geprüft und gewürdigt werden, dass später (z.B. bei der abschließenden Prüfung vor Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung) eine erneute Beleganforderung entbehrlich ist (OFD München, 09.02.2004 - S0240 - 4 St 312, DB 2004, 518).
In den Fällen, in denen bereits bei einer Vorbehaltsveranlagung eine Belegrückgabe angezeigt ist, jedoch nicht auszuschließen ist, dass in einem späteren Stadium des Verfahrens die Unterlagen benötigt werden (z.B. bei der abschließenden Überprüfung oder bei einer Betriebsprüfung), verfährt das Finanzamt wie folgt: Der Steuerbürger wird bei der Belegrückgabe darauf hingewiesen, dass es im Hinblick auf die weiterhin bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren.
Belege, von denen das Finanzamt annimmt, dass sie später ausnahmsweise noch einmal benötigt werden könnten, werden entweder zurückbehalten oder - wenn der Bürger die Belege erkennbar zurückerwartet - in Ablichtung zu den Akten genommen.
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