Übernachtungskosten - Übersicht
R 9.7 LStR
Ab 2008 sind die Reisekostenarten Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit zur vorübergehenden Auswärtstätigkeit zusammengefasst worden. Alternativ zu den tatsächlichen Kosten können bei Inlandsübernachtungen ohne Einzelnachweis 20 EUR und bei Übernachtungen im Ausland die Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden (R 9.7 Abs. 3 LStR).
Der Pauschbetrag bleibt wie bisher auch dann steuerfrei, wenn tatsächlich geringere Übernachtungskosten angefallen sind (BFH, 12.9.2001 - VI R 72/97, BStBl II 2001, 775). Die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags ist damit auch dann möglich, wenn der Arbeitnehmer ohne tatsächlich entstehende Übernachtungskosten privat übernachtet.
Die Pauschbeträge dürfen nicht steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer die Unterkunft vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise unentgeltlich zur Verfügung gestellt wurde. Auch bei Übernachtung in einem Fahrzeug ist die steuerfreie Zahlung der Pauschbeträge nicht zulässig. Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist (R 9.7 Abs. 3 Sätze 6 bis 8 LStR).
Beim Werbungskostenabzug entfällt ab 2008 ein pauschaler Ansatz sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsübernachtungen. Sie können - wie bisher bereits Aufwendungen für eine Übernachtung im Inland - nur noch mit den tatsächlich entstandenen Beträgen als Werbungskosten berücksichtigt werden (R 9.7 Abs. 2 LStR).
|
Arbeitgeberersatz |
Werbungskostenansatz |
||
|
bis 2007 |
ab 2008 |
||
|
Inland |
Pauschale (20 EUR) täglich |
Nachweis |
Nachweis |
|
Ausland |
Länderpauschale |
Länderpauschale |
Nachweis |
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer aus Dresden ist für seinen Arbeitgeber vier Wochen (= 28 Übernachtungen) in Warschau tätig. Die Übernachtungen werden nicht einzeln nachgewiesen.
Möglicher steuerfreier Arbeitgeberersatz: 28 Übernachtungen x 90 EUR = 2.520,00 EUR; Werbungskostenabzug: 0,00 EUR.
Beispiel:
Lehrer W ist mit seinem Englischkurs nach London gefahren. Für die vier Übernachtungen (ohne Verpflegung) in einem Jugendgästehaus muss er 100 EUR zahlen.
Lösung: Die für London geltende Übernachtungspauschale von 152 EUR pro Tag gilt nur für den Arbeitgeberersatz. W kann bei Vorlage der Rechnung als Werbungskosten nur die 100 EUR ansetzen.
Die Auslands-Pauschbeträge sind ab 2012 neu festgesetzt worden (BMF, 08.12.2011 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :002). Zu den Pauschbeträgern für die Jahre 2010 und 2011 vgl. BMF, 17.12.2009 - IV C 5 - S 2353/08/10006.
1. Kürzung um Frühstücksanteil
Weist eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück nur einen Gesamtpreis aus, ohne dass der Preis des Frühstücks festgestellt werden kann, ist der Rechnungsbetrag ab 2008 zur Ermittlung der Übernachtungskosten stets um 20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen. Damit wird die bisherige Rechtslage zur Ermittlung der steuerlich relevanten Übernachtungskosten im Ausland ab 2008 auf Inlandssachverhalte übertragen. Somit ergibt sich bei Inlandssachverhalten anstelle des bisherigen Abzugsbetrags von 4,50 EUR ein Kürzungsbetrag von 4,80 EUR (20 % von 24 EUR).
Beispiel:
Mitarbeiter M aus Aachen erhält eine Inlands-Hotelrechnung über 100 EUR:
Zur Ermittlung der Übernachtungskosten sind abzuziehen
20% von 24 EUR = 4,80 EUR
Steuerfrei ersetzbare Kosten der Unterkunft: 95,20 EUR
Praxistipp:
Es kann grds. davon ausgegangen werden, dass bei Übernachtungen im Ausland in der Hotelrechnung der Preis für das Frühstück in der Regel nicht enthalten ist. Von einer Kürzung der Übernachtungskosten um einen (fiktiven) Frühstücksanteil kann daher bei Auslandsübernachtungen abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten ist. Diese Vereinfachungsregelung gilt nicht bei Übernachtungen im Inland.
2. Tagungspauschale
Lässt sich der Preis für Unterkunft und Verpflegung z.B. bei einer Tagungspauschale nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 %; für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %.
Beispiel:
Für eine eintägige Tagung im Inland ist in der Hoteltagungspauschale von 150,00 EUR das Frühstück und das Mittagessen enthalten.
Lösung: Zur Ermittlung der Übernachtungskosten sind abzuziehen: für das Frühstück 20 % und für das Mittagessen 40 % von 24 EUR. Die steuerfrei ersetzbaren Übernachtungskosten belaufen sich auf 135,60 EUR (150,00 EUR - 14,40 EUR).
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind nicht zu mindern, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Diese Mahlzeiten sind (bis zu einem Wert von 40 EUR für die einzelne Mahlzeit) mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn anzusetzen (R 9.6 LStR).
Beispiel:
Für eine eintägige Tagung im Inland, deren Teilnahme nicht vom Arbeitgeber, sondern vom Arbeitnehmer selbst bestellt wurde (Anreise von der Wohnung 20.04. 7.00 Uhr, Rückkehr zur Wohnung 21.04. 19.00 Uhr), sind in der Tagungspauschale von 300 EUR die Seminarteilnahme, die Unterkunft, das Frühstück und das Mittagessen enthalten.
Tagungspauschale 300,00 EUR
Zur Ermittlung der erstattungsfähigen Kosten sind abzuziehen:
für das Frühstück 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR
für das Mittagessen 40 % von 24 EUR = 9,60 EUR
steuerfrei ersetzbare Kosten 285,60 EUR
Abwandlung:
Die Teilnahme ist vom Arbeitgeber bestellt worden, aber der Arbeitnehmer hat die Rechnung selbst bezahlt.
Tagungspauschale: 300,00 EUR
Zur Ermittlung der erstattungsfähigen Kosten sind abzuziehen:
für das Frühstück Sachbezugswert 2010: 1,57 EUR; 2011 = 1,57 EUR, 2012 = 1,57 EUR
für das Mittagessen Sachbezugswert 2010: 2,80 EUR; 2011 = 2,83 EUR; 2012 = 2,87 EUR
steuerfrei ersetzbare Kosten: 2010 = 295,63 EUR; 2011 = 295,57 EUR; 2012 = 295,56 EUR
Hinweis:
Bei einer sog. Arbeitgeberveranlassung (Arbeitgeber schuldet arbeitsrechtlich den Ersatz der Aufwendungen; die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt) bleibt es dabei, dass die steuerfreie Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers nur um die Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen zu kürzen bzw. der Arbeitslohn zu erhöhen ist.
Beispiel:
Arbeitnehmer A übernachtet 2012 beruflich auswärts. Die Aufwendungen sind vom Arbeitgeber arbeitsrechtlich zu erstatten; die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt. Die Hotelrechnung beträgt inkl. Frühstück 120 EUR. Am folgenden Tag nimmt A an einer Präsentation seines Arbeitgebers inkl. Mittag- und Abendessen teil.
Lösung:
Die steuerfreie Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers ist für das Frühstück um 1,57 EUR und für das Mittag- und Abendessen jeweils um 2,87 EUR (als Entgelt) zu kürzen bzw. der Arbeitslohn entsprechend zu erhöhen.
3. Wachstumsbeschleunigungsgesetz
Eine Änderung durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz ist die Verminderung des Umsatzsteuersatzes ab dem 01.01.2010 auf 7 % für kurzfristige Beherbergungen bis zu sechs Monaten (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Das betrifft sowohl die Umsätze des klassischen Hotelgewerbes als auch kurzfristige Beherbergungen in Pensionen, Fremdenzimmern, Ferienwohnungen und vergleichbaren Einrichtungen. Der ermäßigte Satz gilt aber nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen. Das betrifft insbesondere u.a. die Verpflegung (wie das Frühstück), TV-Nutzung, Mini-Bar, Wellnessangebote usw.
Durch die unterschiedlichen Steuersätze müssen Beherbergungsunternehmen ab 2010 in Rechnungen neben der reinen Übernachtungsleistung (7 %) die Nebenleistungen für Verpflegung (19 %) grds. gesondert ausweisen. Die Änderung betrifft auch Pauschalen für Tagungen mit Übernachtung. Das Beherbergungsunternehmen muss die Preisanteile dem jeweiligen Steuersatz zuordnen. Es ergeben sich Folgewirkungen für Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen. Ein in der Rechnung gesondert ausgewiesenes Frühstück muss in der angegebenen Höhe und darf nicht mehr pauschal in Höhe von 4,80 EUR vom Rechnungsbetrag gekürzt werden. Nur die verbleibenden Hotelkosten können grds. als Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden.
Diese Auswirkung auf die Lohnsteuer ist offensichtlich nicht bedacht worden. Das BMF hat deshalb Vereinfachungsregelungen zugelassen (BMF, 05.03.2010 - IV D 2 - S 7210/07/10003).
Ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen und liegt keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vor, so ist die Vereinfachungsregelung nach R 9.7 Absatz 1 Satz 4 Nummer 1 LStR (für das Frühstück 20 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen = 4,80 Euro) auf diesen Sammelposten anzuwenden. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist als Reisenebenkosten im Sinne von R 9.8 LStR zu behandeln, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen). Unschädlich ist insbesondere, wenn dieser Sammelposten auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen näher bezeichnet wird und der hierzu ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.
Beispiel:
Arbeitnehmer A ist vom 14. - 15.04. auf Dienstreise. Er fährt am 14. um 9.00 Uhr los, übernachtet auswärts für 100 EUR und kommt am 15.04. um 21.00 Uhr zurück. Die Hotelrechnung lautet: Übernachtung 80 EUR (USt 7%) + Nebenkostenpauschale 20 EUR (19%); Summe 100 EUR
a) A hat sich um die Hotelübernachtung selbst gekümmert; die Rechnung ist auf ihn ausgestellt.
b) Die Voraussetzungen der Arbeitgeberveranlassung sind erfüllt.
Lösung:
Verpflegungsmehraufwand 14.04. = 12 EUR, 15.04. = 12 EUR, Summe 24 EUR.
Übernachtungskosten: 100 EUR Vorlage zur Erstattung an Arbeitgeber
a) 100 EUR abzüglich fiktiver Frühstücksanteil 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR; erstattungsfähig als Übernachtungskosten bleiben 95,20 EUR
b) bei Arbeitgeberveranlassung: 100 EUR voll erstattungsfähig, allerdings wird der geldwerte Vorteil von 1,57 EUR (Frühstück) der Lohnsteuer unterworfen, es sei denn A übernimmt selbst den auf das Frühstück entfallenden Kostenanteil, indem er nicht 100 EUR, sondern nur 98,43 EUR erstattet bekommt.
4. Entsendungsfälle
Bei ausländischen Arbeitnehmern, die von ihrem Mutterkonzern z.B. für eine auf drei Jahre befristete Tätigkeit nach Deutschland entsendet werden, um nach Ablauf der Frist wieder in ihr Heimatland zur ursprünglichen Tätigkeitsstätte zurückzukehren, handelt es sich auf der Grundlage der LStR um eine Auswärtstätigkeit. Es stellt sich die Frage der Berücksichtigung von Unterkunftskosten und der Steuerfreiheit gem. § 3 Nr. 16 EStG, da i.d.R. auch die Familie des Arbeitnehmers in der Wohnung bzw. dem Haus untergebracht ist. Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, sind die Aufwendungen maßgebend, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Dementsprechend sind auch die Mehraufwendungen auszuscheiden, wenn der Arbeitnehmer ein Haus oder eine Wohnung gemeinsam mit Personen benutzt, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen (R 9.7 Abs. 1 Satz 2 LStR).
