Bewirtungskosten von der Steuer absetzen und richtig buchen

1. Grundlagen: Wann sind Bewirtungskosten abziehbar?

Laden Sie Geschäftspartner oder Kunden zum Essen ein, können Sie die Ausgaben häufig steuerlich berücksichtigen. Entscheidend sind drei Punkte:

• Berufliche/betriebliche Veranlassung (Warum wurde bewirtet?)
• Teilnehmerkreis (Wer wurde bewirtet?)
• Ordnungsgemäßer Nachweis (Bewirtungsbeleg + Rechnung)

Bewirtungskosten-Rechner

Top Bewirtungskosten

Quick-Check in 4 Schritten

1. Veranlassung: betrieblich/beruflich oder (überwiegend) privat?
2. Art der Bewirtung: „geschäftlich“ (z. B. Kunden) oder „allgemein betrieblich“ (z. B. Mitarbeiterfeier)?
3. Angemessenheit: sind Höhe und Rahmen plausibel?
4. Nachweis: Rechnung vollständig + Anlass/Teilnehmer zeitnah dokumentiert?

Download: Bewirtungskosten (Mandanten-Merkblatt)

2. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben (Unternehmer / Selbstständige)

2.1 Bewirtung von Geschäftsfreunden (geschäftlicher Anlass)

Geschäftlich veranlasst ist die Bewirtung, wenn sie einer konkreten Geschäftsbeziehung dient oder diese anbahnt. Typische Beispiele: Kunden, Lieferanten, Berater, Bewerber oder Besucher im Rahmen von Öffentlichkeitsarbeit.

Vorsicht bei Bewirtung im privaten Umfeld (eigene Wohnung/Haus) oder anlässlich privater Ereignisse (Geburtstag, Jubiläum): Hier unterstellt das Finanzamt häufig eine starke private Mitveranlassung.

2.2 70 %-Abzugsbeschränkung bei geschäftlicher Bewirtung

Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind in der Regel nur zu 70 % als Betriebsausgaben abziehbar. Die übrigen 30 % gelten typisiert als private Mitveranlassung (Haushaltsersparnis).

2.3 Bewirtung aus allgemein betrieblicher Veranlassung (häufig 100 %)

Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer (z. B. Betriebsveranstaltung, Weihnachtsfeier, internes Meeting) ist regelmäßig allgemein betrieblich veranlasst und daher grundsätzlich in voller Höhe abziehbar. Die 70 %-Beschränkung gilt hier nicht.

Abgrenzung ist wichtig: Bewirtung fremder Arbeitnehmer (z. B. vom Geschäftspartner) oder freier Mitarbeiter wird häufig als geschäftlich eingeordnet – dann greift wieder die 70 %-Regel.

2.4 Was zählt zu Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind insbesondere Aufwendungen für:

• Speisen, Getränke und Genussmittel zum sofortigen Verzehr
• Nebenkosten (z. B. Trinkgeld, Garderobe)

Nicht dazu gehören typischerweise Fahrt- oder Übernachtungskosten (die können ggf. aus anderen Gründen abziehbar sein). Bei Veranstaltungen, bei denen die Beköstigung nicht im Vordergrund steht (z. B. Club/Show), droht die Einstufung als unangemessen.

Aufmerksamkeiten (z. B. Kaffee, Wasser, Gebäck im Rahmen einer Besprechung) gelten meist nicht als Bewirtung und sind regelmäßig ohne 70 %-Kürzung abziehbar.

2.5 Angemessenheit: Wann streicht das Finanzamt?

Unangemessene Bewirtungskosten sind nicht abziehbar. Maßstab sind u. a. Branchenüblichkeit, Anlass, Bedeutung der Geschäftsbeziehung und wirtschaftliche Verhältnisse des Betriebs.

• Unangemessen der Art nach (z. B. eindeutiger „Event-Charakter“): ggf. kompletter Abzug weg.
• Nur der Höhe nach unangemessen: Aufteilung in angemessenen und unangemessenen Teil.

2.6 Nachweis- und Aufzeichnungspflichten (entscheidend!)

Damit Bewirtungskosten anerkannt werden, müssen Sie zeitnah dokumentieren:

• Ort und Datum
• Teilnehmer (namentlich; bei großen Gruppen ggf. Sammelbezeichnung + Anzahl)
• Anlass (konkret, nicht pauschal)
• Höhe der Aufwendungen

Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügt häufig, wenn Anlass und Teilnehmer auf dem Bewirtungsbeleg stehen und die übrigen Angaben aus der Rechnung hervorgehen. Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung erforderlich (Name/Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuerbetrag, Tag der Bewirtung).

Zusätzlich müssen Bewirtungskosten (bei Unternehmern) gesondert aufgezeichnet werden (separates Konto/Spalte). Wird diese formale Pflicht verletzt, kann das Finanzamt den Abzug selbst dann streichen, wenn die Bewirtung eigentlich betrieblich war.

3. Bewirtungskosten als Werbungskosten (Arbeitnehmer)

Für Arbeitnehmer gelten die Grundsätze sinngemäß. Eine separate Aufzeichnungspflicht wie im Betrieb besteht meist nicht, aber die Nachweise (Anlass, Teilnehmer, Rechnung) bleiben wichtig.

• Regelfall: geschäftliche/berufliche Bewirtung oft nur 70 % abziehbar.
• Ausnahme: Je nach Konstellation kann eine Bewirtung „wie Arbeitnehmerbewirtung“ auch 100 % abziehbar sein (z. B. wenn der Arbeitgeber Gastgeber ist und Sie nur Kostenanteile tragen).

4. Muster: ausgefüllter Bewirtungsbeleg

5. Buchung Bewirtungskosten (SKR03 / SKR04 – Beispiel)

Beispielhafte Buchung bei geschäftlicher Bewirtung (70 % / 30 %) inklusive Vorsteuer 19 %:

SKR 03
4650 • Bewirtungskosten (70 % abziehbar) 58,82
4654 • Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten (30 %) 25,21
1576 • Abziehbare Vorsteuer 19 % 15,97
an 1200 • Bank 100,00

SKR 04
6640 • Bewirtungskosten (70 % abziehbar) 58,82
6644 • Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten (30 %) 25,21
1406 • Abziehbare Vorsteuer 19 % 15,97
an 1800 • Bank 100,00

6. Praxistipps: So vermeiden Sie typische Fehler

• Bewirtungsbeleg sofort ergänzen: Anlass + Teilnehmer am besten am selben Tag.
• Teilnehmer vollständig: inkl. Gastgeber (Sie) und Begleitpersonen.
• Rechnung prüfen: Pflichtangaben für Vorsteuerabzug müssen enthalten sein.
• Keine „Standard-Anlässe“: „Kundenpflege“ ist meist zu unkonkret.
• Getrennte Aufzeichnung: Bewirtungskosten separat buchen/kontieren.
• Privatumfeld vermeiden: Bewirtung zu Hause ist besonders erklärungsbedürftig.

Aktuelles / Hinweise

Hinweis: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die für ein Geschäftsgeschenk übernommene Pauschalsteuer als „zweites Geschenk“ zu beurteilen sein kann (BFH vom 30.03.2017, IV R 13/14). In der Verwaltungspraxis wurde hierzu eine abweichende Handhabung über Verwaltungsanweisungen kommuniziert. Prüfen Sie bei Geschenken deshalb immer die aktuelle Verwaltungsauffassung und die konkrete Einzelfallgestaltung.

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