Mit Schreiben vom 19.11.2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anforderungen an den steuerlichen Nachweis von Bewirtungsaufwendungen neu gefasst. Grund ist die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025.
Das neue Schreiben ersetzt das bisherige BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 und gilt für alle Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Für Bewirtungen bis 31.12.2024 bleibt das alte Schreiben anwendbar.
Was bleibt unverändert?
Die Grundsätze des Betriebsausgabenabzugs nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG und R 4.10 EStR bleiben bestehen:
✔ Nur geschäftliche Bewirtungen sind zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar.
✔ Die Bewirtung muss angemessen sein.
✔ Der Bewirtungsbeleg bleibt erforderlich.
✔ Zusätzlich muss der Steuerpflichtige Anlass, Teilnehmer und die Höhe der Aufwendungen zeitnah und schriftlich dokumentieren.
Was ist neu durch die E-Rechnung?
Durch die verpflichtende E-Rechnung ergeben sich wichtige Änderungen beim Bewirtungsnachweis:
1. Bewirtungsbeleg = E-Rechnung
Bei Bewirtungen mit einem gastronomischen Unternehmer muss der Bewirtungsbeleg nun grundsätzlich:
➡️ eine E-Rechnung nach EN 16931 sein
(also eine strukturiert maschinenlesbare Rechnung, typischerweise im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format).
2. Papierrechnungen sind nur noch in Ausnahmefällen möglich
Eine Papier- oder PDF-Rechnung ist nur noch zulässig, wenn:
- der Bewirtungsbetrieb Kleinunternehmer ist,
- ein gesetzlicher Ausnahmetatbestand greift, oder
- es sich um Umsätze handelt, für die keine E-Rechnungspflicht besteht.
3. Elektronischer Bewirtungsbeleg muss aufbewahrt werden
Unternehmer müssen künftig:
✔ die E-Rechnung digital speichern,
✔ sicherstellen, dass sie unveränderbar archiviert wird,
✔ die Rechnung elektronisch in der Buchführung verarbeiten.
Der klassische Bewirtungsbeleg in Papierform ist ab 2025 regelmäßig nicht mehr ausreichend.
Was passiert mit dem handschriftlichen Bewirtungsbogen?
Der „Bewirtungsbogen“ bleibt weiterhin erforderlich – allerdings:
➡️ Anlass, Teilnehmer und geschäftlicher Kontext dürfen digital oder schriftlich ergänzt werden.
➡️ Die Hinweise müssen zeitnah erfolgen (Grundsatz: innerhalb von 10 Tagen).
Die bisherige Kombination
Papierrechnung + handschriftlicher Bewirtungsnachweis
wird ab 2025 regelmäßig ersetzt durch:
E-Rechnung + digitaler/analoger Bewirtungsnachweis
Praxishinweise für Unternehmen
✔ Restaurant darüber informieren, dass eine E-Rechnung benötigt wird.
✔ Buchhaltungssoftware und DMS prüfen, ob E-Rechnungen verarbeitet werden können.
✔ Bewirtungsrichtlinie im Unternehmen aktualisieren.
✔ Regelungen für Mitarbeiter (z. B. auf Geschäftsreisen) anpassen.
✔ Falls das Restaurant nur Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellt:
→ prüfen, ob ein Ausnahmefall vorliegt – sonst kein Betriebsausgabenabzug möglich.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung hat nun auch unmittelbare Auswirkungen auf die Bewirtungsaufwendungen. Unternehmen müssen darauf achten, dass ab 2025:
🔹 eine ordnungsgemäße E-Rechnung vorliegt
🔹 der Bewirtungsnachweis weiterhin vollständig geführt wird
🔹 die digitale Archivierung den GoBD entspricht
Nur dann können die Aufwendungen weiterhin steuerlich berücksichtigt werden.