Vergleich Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Kleinunternehmer

Q: Was ist bei der Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware zu beachten?

Wichtig sind Prozessanalyse, Testphase, korrekter Kontenrahmen/Steuerschlüssel, ein Export-/Schnittstellen-Test und klare Zuständigkeiten.

Q: Reicht Excel für meine Buchhaltung?

Excel ist häufig für Vorerfassung geeignet. Für GoBD-konforme Abläufe sind Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen – meist durch ein revisionssicheres System.

Q: Brauche ich unbedingt eine DATEV-Schnittstelle?

Wenn der Steuerberater die Buchführung weiterverarbeiten soll, ist eine DATEV-Schnittstelle oder ein gleichwertiger Export in der Praxis sehr empfehlenswert.

Orientierung, Auswahlkriterien und GoBD-Check – damit Sie von Anfang an die passende Lösung nutzen.

Kurzcheck: Die passende Buchhaltungssoftware hängt vor allem ab von:

Gewinnermittlung: EÜR oder Bilanz
Arbeitsweise: selbst buchen oder Zusammenarbeit mit Steuerberater (DATEV-Export/Schnittstelle)
Belegprozess: Papier/Scan/E-Rechnung, DMS, Freigaben
Zahlungsdaten: Bankimport (CSV/MT940/API), Kasse, PayPal/Stripe etc.
GoBD: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfahrensdokumentation

1. Auswahl: Welche Buchhaltungssoftware ist die richtige?

Eine Software sollte nicht „alles können“, sondern zu Ihrem Prozess passen. Entscheidend ist, wie Belege reinkommen, wie Zahlungen abgeglichen werden und wie die Daten an den Steuerberater gehen.

Typische Anforderungen (Freiberufler/Kleinunternehmer)

EÜR (Anlage EÜR) + saubere Kategorien
Bankimport und Regelwerke (wiederkehrende Buchungen)
Belege digital erfassen (Scan/E-Mail/E-Rechnung)
Auswertungen: BWA/GuV, OP-Listen, UStVA
Export/Schnittstelle zum Steuerberater

Wann Bilanz / „doppelte Buchführung“ relevant wird

Buchführungspflicht oder freiwillige Bilanzierung
Anlagenbuchhaltung (AfA) und Inventar
Forderungen/Verbindlichkeiten, OP-Verwaltung
Abgrenzungen, Rückstellungen, Periodenlogik

2. Vergleichskriterien (Praxis-Checkliste)

Mit diesen Kriterien können Sie Anbieter systematisch bewerten – ohne Marketingversprechen.

Must-haves

Bankimport: CSV/MT940/FinTS/API, Regeln für Zuordnung, Splitbuchungen
Belegworkflow: Upload, OCR, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), Freigaben
Umsatzsteuer: Steuerschlüssel, UStVA-Logik, Zusammenfassende Meldung (falls nötig)
Anlagen: AfA-Logik (bei Bedarf), GWG, Sammelposten
Steuerberater-Export: DATEV (oder gleichwertig), Protokolle, Kontenrahmen (SKR03/04)
GoBD: Protokollierung/Unveränderbarkeit, nachvollziehbare Korrekturen

Nice-to-haves

Projekt-/Kostenstellen, Budgets
Mahnwesen/Faktura/Warenwirtschaft (wenn benötigt)
Mehrbenutzer & Rollen/Rechte
Automatisierte Auswertungen (Liquidität, Cashflow)

3. MS-Buchhalter: Download & Einsatz in der Praxis

MS-Buchhalter downloaden

Praxisbeispiel „Porto“ (Kontierung):

SKR03: 4910 / SKR04: 6800 (typisch „Porto“)
Umsatzsteuer: nicht pauschal „immer steuerfrei“ – Steuerbefreiung gilt nur bei bestimmten Post-Universaldienstleistungen; sonst ggf. steuerpflichtig (z. B. Kurier-/Sonderleistungen).

Video: Kurzer Einstieg

Typische Funktionen (Überblick)

Bank-/Kassenimport, Regelbuchungen
Belegscan & OCR (sofern eingesetzt)
Faktura (Rechnungen/Mahnungen)
Anlagenverwaltung (AfA), Kontierungs-ABC
UStVA per ELSTER, Export (z. B. DATEV)

4. Online-Buchhaltung: Zusammenarbeit mit Steuerberater

Wenn der Steuerberater direkt in die laufende Buchhaltung schauen kann, reduziert das Rückfragen, beschleunigt den Jahresabschluss und verbessert die Qualität der Daten.

Online Buchhaltung ansehen

5. GoBD kompakt: Was Sie wirklich umsetzen müssen

Die drei Prüfungs-Klassiker

Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit: Buchung muss vom Beleg bis zur Auswertung „durchgängig“ erklärbar sein.
Unveränderbarkeit: Änderungen müssen historisiert werden (kein „Überschreiben“ ohne Protokoll).
Zeitgerechte Erfassung: Prozesse für Belege/Zahlungsabgleich dürfen nicht „liegen bleiben“.

Hinweis: GoBD in der Fassung vom 28.11.2019 gelten grundsätzlich ab 01.01.2020; spätere Anpassungen sind zu beachten.

GoBD (PDF) herunterladen

Details zur Umsetzung (aufklappen)

Verfahrensdokumentation: kurz, verständlich, mit Prozessskizze (Belegeingang → Prüfung → Buchung → Archiv).
Internes Kontrollsystem (IKS): Rollen/Rechte, Vier-Augen-Prinzip, Plausibilitätschecks.
Datenzugriff: maschinelle Auswertbarkeit sicherstellen; Exporte für Prüfungssituationen.

6. Excel/CSV: sinnvoll – aber nur richtig eingesetzt

Excel/CSV eignet sich häufig für Vorerfassung (z. B. Bankliste, Kassenaufzeichnungen als Hilfstabelle). Für eine GoBD-konforme Buchführung ist jedoch entscheidend, dass Unveränderbarkeit und Änderungshistorie gewährleistet sind.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie Excel als „Zulieferer“ und übernehmen Sie die Daten anschließend in ein revisionssicheres System.

7. FAQ zur Buchhaltungssoftware

Was ist bei der Einführung einer neuen Buchhaltungssoftware zu beachten?

Prozessanalyse (Belege/Zahlungen/Steuerberater), Testphase, Kontenrahmen/Steuerschlüssel, Export-/Schnittstellen-Test, klare Zuständigkeiten.

Reicht Excel für meine Buchhaltung?

Für Vorerfassung oft ja; für revisionssichere, GoBD-konforme Abläufe in der Regel nur mit ergänzenden Maßnahmen/Systemen.

Brauche ich unbedingt eine DATEV-Schnittstelle?

Wenn der Steuerberater die Daten weiterverarbeiten soll: in der Praxis sehr empfehlenswert (oder ein gleichwertiges, etabliertes Exportformat).

8. Weitere Infos & Links

Rechtsgrundlagen zum Thema: Buchhaltung

EStR
EStR R 5.2 Ordnungsmäßige Buchführung
EStR R 5.4 Bestandsmäßige Erfassung des beweglichen Anlagevermögens
EStR R 10b.1 Ausgaben zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke i. S. d. § 10b Abs. 1 und 1a EStG
UStAE
UStAE 2.8. Organschaft
UStAE 3.14. Reihengeschäfte
UStAE 3.16. Leistungsbeziehungen bei der Abgabe werthaltiger Abfälle
UStAE 3a.12. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen
UStAE 4.8.13. Verwaltung von Investmentfonds und von Versorgungseinrichtungen
UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis
UStAE 13b.11. Im Ausland bzw. im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer
UStAE 2.8. Organschaft
UStAE 3.14. Reihengeschäfte
UStAE 3.16. Leistungsbeziehungen bei der Abgabe werthaltiger Abfälle
UStAE 3a.12. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen
UStAE 4.8.13. Verwaltung von Investmentfonds und von Versorgungseinrichtungen
UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis
UStAE 13b.11. Im Ausland bzw. im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer
UStR
UStR 21. Organschaft
UStR 31a. Reihengeschäfte
UStR 39c. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen im Sinne des § 3a Abs. 4 Nr. 14 UStG
UStR 135. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis
AEAO
AEAO Zu § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen:
EStH 5.2
StBerG
§ 6 StBerG Ausnahmen vom Verbot der unbefugten Hilfeleistung in Steuersachen

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