Buchhaltung und Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware

Kostenlose Buchhaltungssoftware (Freeware) + online Buchhaltung + Vergleich


Willkommen bei Buchhaltungssoftware

Mit der Buchhaltung muss sich jeder selbständige Unternehmer beschäftigen. Entweder Sie unterliegen der Buchführungspflicht (Sind Sie buchführungspflichtig?) oder Sie müssen eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen. Daher steht jeder Unternehmer vor dem Problem, eine für ihn passende Buchhaltungssoftware zu finden. Dabei möchte ich Ihnen helfen.


Die Buchführung (Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung) zeichnet fortlaufend die Änderungen der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten auf und gibt so jederzeit Auskunft über Erfolg oder Misserfolg der betrieblichen Tätigkeit. Dazu erfasst sie alle Geschäftsvorfälle, ordnet sie nach zeitlichen und sachlichen Gesichtspunkten auf Konten (Bestands- und Erfolgskonten) und erstellt auf Grund dieser Aufzeichnungen periodisch eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung. Die Ergebnisse der Buchführung beziehen sich auf einen Zeitraum (Zeitrechnung), und zwar stets auf eine abgelaufene Abrechnungsperiode (Monat, Quartal, Jahr).

Das bei Buchführungspflicht nach Handelsrecht geforderte Buchführungssystem ist die so genannte doppelte Buchführung. Sie besteht aus

  • den Grundbüchern für die zeitliche Erfassung der Geschäftsvorfälle,

  • dem Hauptbuch für die sachliche Erfassung der Geschäftsvorfälle,

  • den Nebenbüchern und

  • den Belegen.

Durch die jeweils erforderlichen Gegenbuchungen gewährleistet diese Organisationsform der Buchführung weit gehende Kontroll- und Aussagemöglichkeiten, vor allem hinsichtlich der Gewinnermittlung.


Die Buchführung hat damit letztlich

  • Bedeutung für die Ermittlung von Betriebsvermögen und Gewinn (durch Vergleich des aktuellen Betriebsvermögens mit dem des Vorjahres) und damit auch für private Entscheidungen der Unternehmer (Entnahmen aus dem Betriebsvermögen, Gewinnverteilung),

  • innerbetriebliche Bedeutung als Führungsinstrument für die Steuerung des Unternehmens (Preiskalkulation, Investitionsentscheidungen usw.) sowie

  • außerbetriebliche Bedeutung als Beweismittel, Instrument zurRechenschaftslegung und Grundlage für die Steuerberechnung.


Auswahl und Vergleich Buchhaltungssoftware

Eine gute Buchhaltungssoftware zu finden, ist nicht einfach. Denn es gibt weit mehr als 2.000 Buchhaltungsprogramme auf dem deutschen Markt. Wenn Sie erst einmal in Ihrer Buchhaltung mit Software arbeiten, ist ein unterjähriger Wechsel aufwendig. Darum ist es wichtig von Anfang an mit einer guten Buchhaltungssoftware zu arbeiten. Sie können Sie sich sehr viel Zeit, Geld und Ärger ersparen.


Anhand eines Beispiels können Sie sich davon überzeugen, wie leicht man die Einnahmen und Ausgaben mit der Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter selbst erfassen (buchen) kann:
Kosten für Werbesendungen, Warensendungen und Geschäftspost mit Lieferanten, Kunden, Bank oder Steuerberater sind als Betriebsausgaben abziehbar. Die Buchung erfolgt auf das Konto „Porto (SKR03 #4910/SKR04 #6800)“. Porto ist nach § 4 Satz 1 Nr 11b UStG umsatzsteuerfrei.


Buchhaltungssoftware online & Download

Wir haben zusammen mit der Firma Cyberlab GmbH die Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter entwickelt. Meine Mandanten erhalten MS-Buchhalter gratis: Kostenloser Download Buchhaltungssoftware MS-Buchhalter. Außerdem biete ich eine kostenlose online Buchhaltungssoftware an.


MS-Buchhalter 2021
MS-Buchhalter: EÜR / Bilanz


Beispielbuchungen unter Nutzung des Programms MS-Buchhalter: Gezeigt werden Beispiele für die Einnahmenüberschussechnung (einfache Buchhaltung), wie sie Freiberufler und Kleinunternehmen erstellen. Die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle kann der Steuerkanzlei übergeben werden. Auf der Grundlage dieser laufenden Buchungen wird die die Anlage EÜR erstellt.


Sowohl die online Buchhaltung als auch die Buchhaltungssoftware (Freeware) wurden speziell für Nicht-Buchhalter entwickelt, d. h. Sie müssen das System der doppelten Buchführung nicht erlernen (-> Buchhaltung lernen). Sie können ohne Buchhaltungskenntnisse Ihre Belege selbst erfassen. Das Buchhaltungsprogramm arbeitet mit sog. Buchungsvorlagen. Buchungsvorlagen sind Buchungssätze für die immer wiederkehrenden Geschäftsvorfälle. Sie wählen als den Geschäftsvorfall - wie z. B. Tanken - aus und die der Buchungssatz ist fertig. Sie erhalten so automatisch eine professionelle Buchhaltung, ohne das System der doppelten Buchführung erlernen zu müssen. Selbstverständlich können Sie auch nach dem System der doppelten Buchführung arbeiten (sog. Expertenmodus). Hier finden Sie weitergehende Informationen zum Thema Finanzbuchhaltung. Sie können Ihre Buchhaltung später durch Ihren Steuerberater weiter verarbeiten lassen. Für den Datenaustausch stehen diverse Schnittstellen - u. a. auch eine DATEV-Schnittstelle - zur Verfügung. Die Buchhaltung kann daher später an mich weiter gegeben und verarbeitet werden. Sie können die Daten aber auch an einen mit uns kooperierenden Steuerberater senden, der für Sie dann gerne eine Bilanz bzw. Einnahmeüberschussrechnung aufstellt und Ihre Steuererklärungen erstellt.


Buchhaltung online & kostenlos.


Sie erhalten von mir auch gerne Unterstützung sowohl bei der Auswahl des Kontenrahmens als auch bei der Einrichtung des Kontenplans sowie bei der laufenden Buchführung. Hilfe in Sachen Buchhaltungssoftware können Sie bei mir anfordern: E-Mail: Buchhaltungssoftware@SteuerSchroeder.de


Alternativ zur eigenen Buchhaltungssoftware biete ich eine online Buchhaltung kostenlos an.. Hier finden Sie einen Vergleich der Buchhaltungssoftware.

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Was eine Buchhaltungssoftware leisten muss

Eine Buchhaltungssoftware ist eine Software, welche nicht nur alle eingegebenen Daten sicher verwaltet, sondern auch die Erfassung vereinfachen und Sie bei der kaufmännischen Verwaltung unterstützen und entlasten sollte. Selbstverständlich muss sie dabei den jeweils aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

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Qualitätskriterien eines Buchhaltungsprogramms

Die entscheidenden Auswahlkriterien für eine Buchhaltungssoftware sollten sein:

  • Bedienung (z. B. Import von Bankdaten, automatische Kontierung usw.)
  • Übersichtlichkeit (auch für Laien verständliche Darstellungen und Sprache)
  • Integration von kaufmännischen Verwaltungsarbeiten (wie z.B. Fakturierung, Mahnwesen, Warenwirtschaft etc.)
  • Datensicherheit (Backup, Verschlüsselung usw.)
  • Schnittstellen (z. B. für den Datenexport an den Steuerberater)
  • Update- Möglichkeiten (Regelmäßige und vergünstigte Programmanpassungen)

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Buchhaltungssoftware weitere Funktionen

  • Die Buchhaltungssoftware liest Ihre Bankbuchungen ein, so dass Sie die Daten nicht mehr von Hand eingeben müssen. Das erspart viel Zeit und vermeidet Fehler.
  • Für die Verbuchung des Anlagevermögens verfügt das Programm über eine integrierte Anlagenverwaltung, die die Abschreibung automatisch ermittelt und verbucht.
  • Für die häufigsten Geschäftsvorfälle gibt es ein sog. Kontierungs-ABC. Einfach nachschlagen und Sie haben das richtige Konto gleich gefunden.
  • Mit MS-Buchhalter erfüllen Sie die steuerrechtlichen Vorschriften, wie z. B. die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER oder den Datenexport für die elektronische Betriebsprüfung.
  • Die Daten können einfach gesichert und sicher verschlüsselt per E-Mail versendet werden (Datenschutz).

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GoBD - Elektronische Buchführung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff(GoBD) müssen ab 2015 alle Selbstständigen beachten: Eine "Buchführung" mit der u.a. Zahlungen, Materialverbrauch, Arbeitszeiten usw. dokumentiert werden, hat jedes Unternehmen. Da die Aufzeichnungen auch Grundlage für die Besteuerung sind, macht die Finanzverwaltung dafür Vorgaben – für elektronische Aufzeichnungen ab 2015 mit den GoBD. Was Sie jetzt bei Aufzeichnungen beachten müssen, erfahren Sie in diesem Video.


GoBD: Buchführung und Belegerfassung

Inhalt


1 Einführung

Die Finanzverwaltung findet immer mehr Gefallen an den Segnungen der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Denn durch die Automatisierung der Prozesse bei der Bearbeitung von Steuererklärungen und bei Betriebsprüfungen winken große Entlastungen für die Beamten. Für Sie als Steuerpflichtigen bedeutet die Hin­wendung der Behörden zu den Möglichkeiten der EDV aber auch mehr Arbeit. Denn letztlich sind Sie es, der die Weichen für die Erleichterungen stellen und seine EDV-Systeme und betrieblichen Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben anpassen muss.

Daher sollten Sie sich umso intensiver mit den von der Finanzverwaltung formulierten „ Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elek­tronischer Form sowie zum Datenzugriff “ (GoBD) auseinandersetzen, umso mehr Sie Ihre Buchführung selbst erledigen. Und selbst wenn Sie dies größtenteils an unser Haus abgeben, müssen Sie diese Grundsätze in Ihrem Betrieb umsetzen, um der Ordnungsmäßigkeit Genüge zu tun und bei späteren Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein. Denn schlimmstenfalls verwirft das Finanzamt Ihre Buchführung und greift auf seine Schätzungsbefugnis zurück.

Um Ihnen die Umsetzung zu erleichtern, werden in diesem Merkblatt nicht nur die Pflichten gemäß GoBD dargestellt, sondern es wird auch über die Möglichkeiten informiert, wie Sie Ihr betriebliches Belegwesen und Ihre elektronischeBuchführung mittels neuer Technologien effizienter und kostengünstiger gestalten können. Dabei werden die relativ konkreten Äußerungen der Finanzverwaltung zu Themen wie dem sogenannten ersetzenden Scannen von Belegen und der elektronischen Rechnungsstellung berücksichtigt. Damit ist zwar einerseits ein Umsetzungsaufwand verbunden, auf der anderen Seite bietet dies jedoch auch die Gelegenheit, sowohl Ihre bestehenden Abläufe zu überprüfen als auch innovative neue Prozesse rechtssicher in Ihre betrieblichen Abläufe zu integrieren.


2 Die GoBD-Vorgaben der Finanzverwaltung

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat bereits am 14.11.2014 sein Schreiben über die GoBD veröffentlicht. Die darin enthaltenen Grundsätze sind bereits für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwenden, in vielen Unternehmen dürfte jedoch die Anpassung aktuell noch nicht bis in die letzten wichtigen Details vollzogen worden sein. Vor dem Hintergrund, dass die GoBD auch immer mehr zum Gegenstand bei Betriebsprüfungen werden, ist diese Tendenz durchaus kritisch zu sehen.

Nach Ansicht der Finanzverwaltung hat sich durch das BMF-Schreiben zu den GoBD nichts Grundlegendes geändert gegenüber den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS), basierend auf einem BMF-Schreiben von 1995.

Formal mag das sogar zutreffen – der Teufel steckt jedoch im Detail. Denn viele Punkte werden durch die GoBD endlich konkretisiert und klarer formuliert . Während die GoBS in weiten Teilen sowohl für Betriebsprüfer als auch für Steuerpflichtige lediglich grobe Leitlinien bereithielten, sind die Vorgaben der GoBD viel verbindlicher ausgestaltet. Dadurch kann sich aber auch entsprechender Anpassungsbedarf in den betroffenen Betrieben ergeben.

Am 28.11.2019 wurde das bestehende BMF-Schreiben zu den GoBD von der Finanzverwaltung neu herausgegeben und punktuell geändert. Insbesondere wird hier die Relevanz technischer Neuerungen für die GoBD erörtert. Es kann davon ausgegangen werden, dass auch künftig entsprechende Anpassungen der Regelungen an neue technische Entwicklungen erfolgen.


3 Die GoBD im Detail

3.1 Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD betreffen zunächst einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen. Letztendlich geht die Finanzverwaltung aber davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften (siehe Punkt 3.3) generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen. Daher sollten Sie die GoBD – zumindest sinngemäß – auch als Einnahmenüberschussrechner befolgen.

Die GoBD gelten grundsätzlich unabhängig von der Unternehmensgröße. Das aktualisierte BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 enthält hierzu jedoch eine Neuerung: Bei Kleinunternehmen (das heißt Unternehmen, die eine Jahresumsatzgrenze von 22.000 € nicht überschreiten), die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, soll die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach GoBD regelmäßig auch unter Einbeziehung der Unternehmensgröße bewertet werden. Diese eher unkonkrete Vorgabe soll wohl Betriebsprüfer dazu aufrufen, keine übermäßigen Anforderungen in formaler Hinsicht zu stellen, insbesondere wohl auch mit Blick auf die Verfahrensdokumentation.


3.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner Art für die betriebliche Buchführung relevante Daten liefern. Es kommt also darauf an, ob Daten in die Buchführung einfließen und entsprechend Teil der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Bilanz bzw. EÜR werden. Neben der betrieblichen EDV, insbesondere in Form des Buchführungsprogramms, zählen hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme. Das können zum Beispiel auch elektronische Waagen, Zeiterfassungssysteme und Ähnliches sein.

Hinweis

Letztlich müssen Sie also jede elektronische Apparatur dahingehend untersuchen, ob sie buchführungsrelevante Daten liefert.

Beispiel

Als buchführungsrelevant gelten insbesondere die folgenden Systeme:

  • Anlagenbuchführung
  • Archiv- und Datenmanagementsysteme
  • elektronische Kassensysteme
  • elektronische Waagen- und Messsysteme

· Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP)

  • Lohnbuchhaltungssysteme
  • Taxameter
  • elektronische Warenwirtschaftssysteme
  • elektronische Zahlungssysteme

Für die Buchführung irrelevant und somitnicht betroffen dürften viele elektronische Werkzeuge und Mess-geräte (z.B. Thermometer, Spannungsmesser) sein, die einzig für die Abwicklung konkreter Aufträge erforderlich sind, deren Nutzung nicht extra aufgezeichnet wird und die somit auch keine Grundlage für Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Positionen liefern können.


3.3 Die Grundsätze im Einzelnen

3.3.1 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Wie die analoge muss auch die elektronische Buch-führung so beschaffen sein, dass ein Betriebsprüfer sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Die Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über Grundbuchaufzeichnun­gen, Journale und Konten bis hin zur Steuererklärung muss lückenlos nachvollziehbar sein. Das gilt auch dann, wenn relevante Daten in unterschiedlichen Formaten erstellt wurden.

Beispiel

Eine GmbH war bisher gut mit dem Buchführungspro­gramm eines kleineren Anbieters zurechtgekommen, welches sie von einer regionalen Softwarefirma an ihre speziellen Bedürfnisse hatte anpassen lassen. Wegen ihres stetigen Wachstums musste sie jedoch einen Systemwechsel zur Komplettlösung eines internationalen Softwarehauses vollziehen.

Nach wochenlanger, kostenintensiver Implementierung des neuen Systems stellt sich heraus, dass die Altbestände nicht oder nur sehr aufwendig und mit vorgelagerten Kon­vertierungsarbeiten ins neue System übernommen werden können. Außerdem können die Daten danach nur noch als PDF-Datei lesbar gemacht werden.

Im Beispielfall ergeben sich verschiedene Probleme im Hinblick auf die Nachprüfbarkeit: Grundsätzlich ist eine Konvertierung von Daten zur Nutzung in anderen Systemen zwar zulässig, jedoch mit Hürden versehen. So darf der Inhalt der ursprünglichen Dateien nicht verändert werden und es dürfen auch keine Informationen verlorengehen. Außerdem untersagt die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben zu den GoBD von 2019 die Umwandlung der Daten eines Buchführungsprogramms in PDF-Dateien, wodurch die im Beispielfall genannte Möglichkeit ausscheidet.

Beim Wechsel des Buchführungssystems muss das alte System auf einem separaten Rechner bis zum Ablauf der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden, wenn keine direkte Übernahme der Altdatenformate in das neue System möglich ist. Bisher galt, dass die Altsysteme bei Systemwechsel auch über die zehnjährige Frist hinaus aufbewahrt werden müssen, damit der Zugriff bei einer Betriebsprüfung weiter möglich bleibt.

Durch das Bürokratieentlastungsgesetz III wurden Erleichterungen geschaffen: Alle Altsysteme – also gegebenenfalls inklusive Hardware – müssen nach einem Systemwechsel nur noch für fünf Jahre nach dem Jahr der Systemwechsels aufbewahrt werden. Nach Ablauf dieser Frist reicht es aus, wenn bei einer Betriebsprüfung diese Altdatenbestände auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger überlassen werden, also zum Beispiel auf einer externen Festplatte oder einer Daten-CD. Die Erleichterung gilt für alle Datenbestände, deren zehnjährige Aufbewahrungsfrist zum 01.01.2020 noch nicht abgelaufen war.


3.3.2 Vollständigkeit

Für jeden Geschäftsvorfall sind alle relevanten Infor­mationen aufzuzeichnen (z.B. Name des Geschäfts­partners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). Dies wird als Grundsatz der Einzelaufzeichnung bezeichnet.

Es gibt jedoch branchenspezifische Besonderheiten: So muss der Name des Kunden weder bei Bargeschäften im Einzelhandel noch von Taxiunternehmen zwingend erfasst werden.

Hinweis

Der Bundesfinanzhof hat jedoch entschieden, dass die Aufzeichnung von einzelnen Transaktionen im Einzelhandel als zumutbar gilt, wenn ein Kassensystem ohnehin die entsprechenden Einzelaufzeichnungen automatisch vorhält. Damit besteht bei entsprechend ausgestatteten Kassensystemen eine Aufzeichnungspflicht, die auch zu einer Aufbewahrungs- und Herausgabepflicht führt.

In einer Verschärfung im BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 wurden die Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht bei elektronischen Kassensystemen noch weiter konkretisiert: Vom Grundsatz der Einzelaufzeichnung darf nur dann abgewichen werden, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Im Ergebnis dürfte es nach den verschärften Kriterien schwierig sein, eine Befreiung von der Einzelaufzeichnungsfrist zu erhalten. Lediglich bei einer Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse ist keine Einzelaufzeichnung erforderlich.

Speziell bei EDV-gestützter Buchhaltung ist zu beachten, dass verdichtete Aufzeichnungen nur dann zulässig sind, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Es dürfen durch die EDV keine Geschäftsvorfälle unterdrückt werden. So sind etwa Kassensysteme, die die Erstellung von Belegen ohne entsprechende Verbuchung der Einnahmen ermöglichen, unzulässig. Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein.


3.3.3 Richtige und zeitgerechte Aufzeichnung und Buchung

Richtigkeit bedeutet hier, dass die Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen müssen. Deshalb ist es auch wichtig, dass ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen einem Geschäftsvorfall und seiner Erfassung in der elektronischen Buchhaltung besteht.

Nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung sollenunbare Vorgänge – zum Beispiel Überweisungen – innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden. „Erfassen“ im Sinne der GoBD bedeutet nicht zwingend schon die EDV-gestützte Erfassung im Buchhaltungsprogramm oder die Festschreibung, aber zumindest eine geordnete Identifikation und Ablage der Belege.

Bei Kasseneinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung zumindest in einem (elektronischen) Kassenbuch. Bei einer elektronischen Kassenbuchführung mit Hilfe einer Tabellenkalkulation empfiehlt es sich, die entsprechende Datei täglich nachvollziehbar abzuspeichern, um das Befolgen der Regel zu dokumentieren.

Hinweis

Wenn Sie kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen, in dem die Änderungen an den Dateien ohnehin bei jedem Speichern automatisch mitdokumentiert werden, können Sie das elektronische Kassenbuch jeden Tag einmal als eigenständige PDF-Datei abspeichern.

Werden Geschäftsvorfälle periodisch verbucht oder Aufzeichnungen entsprechend erstellt, gelten folgende Vorgaben:

· Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats müssen bis zum Ablauf von 10 Tagen des Folgemonats erfasst (also verbucht bzw. aufgezeichnet) werden.

· Bis zur Erfassung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen nicht verlorengehen. Das geschieht insbesondere durch die laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen in PC-Kassen, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen.

· Es muss außerdem zeitnah eine Zuordnung der Geschäftsvorfälle, etwa durch Vorkontierung, vorgenommen werden. Zumindest aber muss eine Zuordnung erfolgen, ob es sich um einen baren oder unbaren Vorgang handelt. Werden Papierbelege eingescannt und elektronisch archiviert, sind diese mit einem laufenden Barcode zu versehen.

Hinweis

Sie können Ihre Belege monatlich, quartalsweise oder jährlich zu uns bringen. Die eigentliche und EDV-gestützte Erfassung kann dann weiterhin bei uns in der Steuerkanzlei stattfinden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, künftig verstärkt auf eine geordnete Belegablage zu achten, da dieser Punkt im BMF-Schreiben klar hervorgehoben wird.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, tragen Sie bitte dafür Sorge, dass die oben genannten zeitlichen Vorgaben eingehalten werden.


3.3.4 Ordnung und Unveränderbarkeit

Verlangt werden eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Schon die Sammlung der Unterlagen muss planmäßig erfolgen. Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein. Üblicherweise verfügen moderne Buchhaltungsprogramme über entsprechende Programmfunktionen, die eine Nachvollziehbarkeit von Änderungen ermöglichen.

Hinweis

Als Selbstbucher sollten Sie wegen der Forderung nach Unveränderbarkeit der Daten darauf achten, dass regel­mäßig – zum Beispiel bei der Übertragung der Umsatzsteuer an die Finanzverwaltung – eine Festschreibung der Buchhaltungsvorgänge erfolgt. Spätere Änderungen an den Buchführungsdaten müssen nachvollziehbar sein.

Vorsicht ist in diesem Zusammenhang bei der Nutzung von MS Excel oder ähnlicher Software geboten. Solche Programme gewährleisten keine lückenlose Änderungshistorie und werden deshalb von der Finanzverwaltung für Buchhaltungszwecke grundsätzlich nicht anerkannt. Das gilt auch für andere Aufzeichnungen wie zum Beispiel Fahrtenbücher. Eine Führung der Nachweise in nichtanerkannten Programmen kann zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs führen. Die Unveränderbarkeit bzw. Nachverfolgung von Ände-rungen bei buchführungsrelevanten elektronischen Be-legen ist daher im Ergebnis nur über ein DMS möglich.

Hinweis

Sie sollten bei der Softwarewahl, insbesondere bei günstigen Angeboten, kritisch sein. Informieren Sie sich besser vorab, ob eine Änderungshistorie enthalten ist und ob sich Daten problemlos in andere Systeme übertragen lassen.


3.4 Die Verfahrensdokumentation

Schon das GoBS-Schreiben aus dem Jahr 1995 hat die Verfahrensdokumentation als zentrales Informations-dokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung thematisiert. Allerdings waren die Ausführungen damals eher allgemein gehalten, so dass die praktische Umsetzung von Betrieb zu Betrieb unter-schiedlich ausfiel und die reine Erfüllung der Pflicht, „etwas für die Betriebsprüfung zu haben“, im Vordergrund stand. Mit dem BMF-Schreiben zu den GoBD gibt es erstmals detaillierte Vorgaben zum notwendigen Inhalt: Allgemein müssen aus der Dokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.

Hinweis

Im GoBD-Schreiben wird die Verfahrensdokumentation häufig erwähnt. Vermutlich wird die Finanzverwaltung diese künftig verstärkt ins Visier nehmen.

Der konkrete Inhalt der Verfahrensdokumentation hängt stark von den Prozessen im jeweiligen Unterneh­men ab. Hier gibt es noch immer kein allgemeingültiges Muster.

Hinweis

Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) hat Musterverfahrensdokumentationen zur Belegablage und zum ersetzenden Scannen herausgegeben. Diese bieten einen Eindruck, wie die Dokumentation in der Praxis darzustellen ist, und können auch für andere Bereiche angepasst werden.

Die Muster sind als Download kostenlos erhältlich unter:

www.dstv.de à Für die Praxis à Arbeitshilfen/Praxistipps.

Allerdings nimmt die Finanzverwaltung Stellung zum Aufbau und zu bestimmten Aspekten, die in jedem Fall enthalten sein müssen. Hiernachmuss die Verfahrensdokumentationfolgende grundlegende Punkte enthalten:

  • Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Diese sollte in einem kurzen, kommentierten Ablaufdiagramm dargestellt werden, damit sich der Prüfer einen Gesamtüberblick verschaffen kann. Es ist auch anzugeben, an welchen Orten buchführungsrelevante Prozesse (z.B. das Einscannen von Papierbelegen, die Lagerung dieser Belege und deren Vernichtung) erledigt werden. Außerdem sollten ein Versionsüberblick zur Verfahrensdokumentation und eine Darstellung der verschiedenen Autorisierungen bei der elektronischen Buchführung vorhanden sein.
  • Eine Anwenderdokumentation. Hierunter ist eine umfassende Gebrauchsanweisung für den jeweiligen Anwender zu verstehen, die detailliert und verständlich durch die einzelnen Prozessschritte führt. Der Weg der Daten von der Erfassung über die Prüfung der Richtigkeit und Abstimmung bis zur Datenausgabe bzw. finalen Verwendung muss detailliert dargestellt werden.
  • Eine technische Systemdokumentation. Hierin sind insbesondere Details zur verwendeten Hard- und Software zu erfassen. Zu Ersterer zählen etwa Serversysteme, PCs und Monitore an Einzelplätzen sowie auch Hilfssysteme wie beispielsweise Scanner und Drucker. Bezüglich Software sind alle verwendeten Programme in ihrer jeweiligen Version aufzuführen. Zudem sollten die zuvor verwendeten Versionen aus einer Nutzungshistorie hervorgehen. Wichtig ist auch, individuelle Anpassungen an der Software darzustellen.
  • Eine Betriebsdokumentation. Gemeint ist damit eine Darstellung des betrieblichen Umfelds, der Branche und relevanter Kennzahlen des Betriebs aus technischer und organisatorischer Sicht. Hierbei ist die Nutzung der buchführungsrelevanten Software und deren Organisation im täglichen Betrieb darzustellen. Enthalten sein müssen auch die betriebsinternen Anweisungen zur Dokumentation und zur Sicherheit des IT-Betriebs.
  • Eine Beschreibung des sogenannten internen Kontrollsystems (siehe Punkt 3.5).
  • Ein Datensicherungskonzept. Dieses muss über die verwendeten Datenträger und Back-up-Systeme informieren.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Teile der Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen vorhanden sind oder dass Sie bereits eine Dokumentation nach den bisherigen GoBS-Maßstäben vorbereitet haben. Insbesondere eine technische Dokumentation dürfte verfügbar oder einfach zu beschaffen sein.

Hinweis

Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie ungenügend, stellt dies zumindest dann keinen schwerwiegenden Mangel dar, wenn die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit ansonsten gesichert ist. Andernfalls kann der Mangel zum Verwerfen der Buchhaltung und gegebenenfalls zu einer unvorteilhaften Schätzung der Besteuerungsgrund­lagen oder zu aufwendigen Nacharbeiten führen.

Da die Verfahrensdokumentation als Beschreibung größtenteils technischer Prozesse aus der Welt der EDV stammt, wird sich der Betriebsprüfer vermutlich nicht bis ins letzte Detail einarbeiten. Umso wichtiger ist es, eine verständliche Beschreibung der Prozesse in einer Gesamtübersicht zu bieten. Erscheint diese allgemeine Beschreibung dem Betriebsprüfer als stimmig, wird er möglicherweise von einer tiefergehenden Analyse der Dokumentation absehen. Daneben dürfte auch die Beschreibung des internen Kontrollsystems eine herausragende Rolle spielen.

Dass der Begriff der Verfahrensdokumentation seinen Ursprung im EDV-Bereich hat, macht die Sache leider nicht einfacher. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung der Dokumentation unbedingt fachkundiges Personal einbeziehen – sei es aus der eigenen EDV-Abteilung oder von einer externen EDV-Beratungsfirma.


3.5 Das interne Kontrollsystem

Innerhalb der Verfahrensdokumentation kommt der Beschreibung des internen Kontrollsystems eine herausragende Bedeutung zu. Im Betrieb müssen wirksame Kontrollen eingerichtet werden, die die Einhaltung der GoBD sicherstellen.

Das System darf nicht nur auf dem Papier bestehen, sondern die Kontrolle muss tatsächlich ausgeübt werden.

Nach dem BMF-Schreiben umfasst das interne Kontrollsystem insbesondere die folgenden Aspekte:

  • Kontrolle der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen auf die Systeme der elektronischen Buchführung und der vorgelagerten Systeme: Die Daten sind hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Es muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter sich an die Vorgaben halten (dass z.B. kein unautorisierter Zugriff aufgrund abweichender Arbeitsteilung unter den Mitarbeitern erfolgt).
  • Funktionstrennungen : Definition von Zuständigkei­ten der Mitarbeiter im Gesamtprozess, zum Beispiel Zuordnung von Erstellungs- und Review-Rollen bei den jeweiligen Sachbearbeitern (Vieraugenprinzip). Auch die Einhaltung dieser Prozesse muss regelmäßig kontrolliert werden.
  • Erfassungskontrolle : Hier sind insbesondere Fehlerhinweise durch das System gemeint, zum Beispiel bei unvollständigen Archivierungsvorgängen. Außerdem sollten programmseitig automatisierte Plausibilitätsprüfungen und Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe durchgeführt werden.
  • Turnusmäßige Kontrolle der zutreffenden technischen Verarbeitung.
  • Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

4 Umsetzung der elektronischen Aufbewahrung

4.1 Welche elektronischen Daten müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Daten aufbewahrungspflichtig. Leider gibt die Finanzverwaltung aber keine genaue Definition, wann Daten von steuerlicher Relevanz sind. So können auch Daten der Betriebskalkulation steuerlich relevant sein, wenn sie bei der Rückstellungsberechnung oder bei der Festlegung steuerlicher Verrechnungspreise eine Rolle spielen.

Hinweis

Als Faustregel gilt, dass Daten dann besteuerungsrelevant sind, wenn aus ihnen Betriebsausgaben oder -einnahmen verbucht werden oder wenn sie sich in sonstiger Weise – etwa als Abschreibungen oder Einlagen und Entnah- men – auf den steuerlichen Gewinn auswirken.

Folgend findet sich eine beispielhafte Auflistung steuerlich relevanter bzw. eben nicht steuerlich relevanter Daten bzw. Unterlagen.

Beispiel

Als steuerlich relevant werden insbesondere die folgenden Daten angesehen:

  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe

· Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen

· Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind

· Belege (insbesondere Rechnungen) für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungsaufwendungen

· Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung

· allgemein alle Daten über Leistungen und Zahlungen, die ein Unternehmen an Gesellschafter, Mitarbeiter, Geschäftsführer oder Kunden erbracht oder von ihnen empfangen hat

In der Regel gelten die folgenden Unterlagen als steuerlich nicht relevant:

  • Personalakten
  • private Korrespondenz
  • betriebsinterne Statistiken

· Rechtsgutachten (ob steuerliche Gutachten relevant sind und vorgelegt werden müssen, ist oft Streitpunkt in Betriebsprüfungen)

  • Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungs­aktivitäten

· Unterlagen über private Bankverbindungen oder Vermögen von Gesellschaftern, Mitarbeitern, Geschäftsführern und Kunden

· Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements


4.2 Grundregeln der elektronischen Archivierung

Mittlerweile sind elektronische Archivsysteme derart ausgereift und leistungsfähig, dass das (weitgehend) papierlose Büro immer besser realisierbar wird. Viele Unternehmen verfügen über leistungsfähige EDV-Sys­teme, deren Kapazitäten in Bezug auf Speicherplatz und Rechenleistung noch lange nicht ausgeschöpft sind. Diese brachliegenden Potentiale kann man idea­lerweise für eine elektronische Archivierung nutzen.

Neben der Speicherung in Formaten, die nicht veränderbar bzw. in denen Veränderungen nachvollziehbar sind, muss auch die Systematik der Ablage so beschaffen sein, dass sich der Betriebsprüfer problemlos einen Überblick verschaffen kann.

Insbesondere folgende Grundsätze sind zu beachten:

  • Systemfreiheit des elektronischen Archivformats

Es gibt weder verbindliche Standards, Formate oder Produkte für die elektronische Archivierung noch offizielle Testate der Finanzverwaltung. Sie können also das für Ihr Unternehmen am besten passende Archivierungssystem frei auswählen.

  • Zeitnahe Archivierung von Belegen

Alle elektronischen Belege sind möglichst zeitnah zum Empfang oder zur Erstellung zu archivieren, um Datenverlust und -verfälschung zu vermeiden (vgl. auch Punkt 3.3.3). Entsprechende Speicherroutinen sind fest in den betrieblichen Prozessablauf einzuplanen, um eine lückenlose und zeitnahe Erfassung aller Dokumente zu gewährleisten.

  • Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Daten

Nachträgliche Änderungen an elektronischen Doku­menten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Auch organisatorisch muss durch ein entsprechendes Datensicherheitskonzept gewährleistet sein, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Daten haben.

  • Sicherstellung der Auswertbarkeit der Daten

Für die steuerliche Außenprüfung ist eine schnelle Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente erforderlich. Alle archivierten Daten sind in einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index aufzunehmen. Die Indexierung muss etwa anhand einer Dokumenten-ID, der Dokumentenart, der Zuordnung zu den Stammdaten oder nach Belegnummer erfolgen. Entsprechend sind die elektronischen Dokumente mit einem nachvollziehbaren Dateinamen zu versehen. Der Index muss über eine Suchfunktion auswertbar sein. Eine Datenverdichtung zum Zweck der Speicherung ist zulässig, wenn die verdichteten Daten ohne großen Aufwand wieder lesbar gemacht werden können.

  • Formattreue

Elektronische Dokumente sind grundsätzlich in dem Format abzuspeichern, in dem sie empfangen werden. Die Archivierung eines elektronischen Dokuments durch Ausdruck in Papierform ist unzulässig. Papierdokumente können hingegen durch ersetzendes Scannen elektronisch archiviert werden (siehe Punkt 4.5).

Nach dem BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 müssen bei der Verwendung von Fakturierungsprogrammen keine Kopien der Ausgangsrechnungen gespeichert und aufbewahrt werden, wenn aus dem System heraus jederzeit ein Rechnungsdoppel generiert werden kann. An dieses Doppel werden folgende Anforderungen gestellt:

o Stammdaten (z.B. Debitoren) werden laufend aktualisiert, und diese Aktualisierung ist nachvollziehbar.

o Es muss ersichtlich sein, welche Allgemeinen Geschäftsbedingungen bei der Erstellung der Originalrechnung galten.

o Das Originallayout des Rechnungsdokuments wird als Muster gespeichert und Änderungen werden dokumentiert.

o Die Daten des Fakturierungsprogramms sind in maschinell auswertbarer Form und unveränderbar aufzubewahren.

In der Verfahrensdokumentation muss außerdem dargestellt worden sein, welches Format bei der Erstellung der Originalrechnung verwendet wurde.

  • Speicherungen in der Cloud

Im BMF-Schreiben von 2019 wird nun klargestellt, dass die Verwendung von Cloud-Lösungen zur Speicherung elektronischer Daten zulässig ist. Bei einer Cloud-Speicherung werden Daten auf Servern eines externen Anbieters abgespeichert. Diese Server verfügen üblicherweise über Mehrfachsicherungen und sind entsprechend dezentral. Ebenso kann auch eine Kombination von Cloud-Speicherung und lokaler Speicherung auf eigener Hardware verwendet werden. Auch bei einer Cloud-Speicherung muss der Zugriff auf die Daten bei einer Betriebsprüfung vollumfänglich möglich sein.

Liegt der Standort des Cloud-Servers im Ausland und werden buchführungsrelevante Daten darauf gespeichert bzw. elektronische Bücher über die Cloud geführt, muss beim Finanzamt ein Antrag auf Verlagerung der Buchführung ins Ausland nach § 146 Abs. 2a AO gestellt werden. Hier müssen insbesondere der Name und die Adresse des Serveranbieters sowie der genaue Standort des Cloud-Servers angegeben werden.

Hinweis zur DSGVO

Bei Cloud-Lösungen besteht das Problem, dass populäre Anbieter häufig keinen Sitz innerhalb der EU haben und deshalb ihrerseits nicht unter die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fallen. Insbesondere in den USA ermöglicht das dortige Recht das Ausspähen von dort gelagerten Cloud-Inhalten durch die Geheimdienste. Zur Einhaltung der Regelungen muss deshalb die DSGVO auf den Anbieter des Cloud-Dienstes anwendbar sein. Hinsichtlich der Qualität der Cloud-Lösungen bieten sich daher nach ISO 27001 oder dem European Privacy Seal zertifizierte Systeme an.

  • Umwandlung von Dateien in Inhouse-Formate

Werden elektronische Dokumente in unterneh-menseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) um-gewandelt, sind grundsätzlich sowohl die Ausgangs-datei als auch die neu erzeugte Datei zu archivie-ren, demselben Index zuzuordnen und die konver-tierte Version muss am Bildschirm lesbar gemacht werden können.

  • Dokumentation des Archivierungsvorgangs

Das gesamte Archivierungsverfahren muss in der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar festgehalten werden. Aus der Dokumentation muss hervorgehen, wie die GoBD bei der Archivierung umgesetzt worden sind.


4.3 Dokumentenmanagementsysteme

Wie bereits beschrieben, fordern die GoBD für die Archivierung elektronischer Unterlagen neben der Formattreue auch die Vollständigkeit undUnveränderbarkeit der gespeicherten Daten bzw. dieNachprüfbarkeit von Änderungen sowie die Aufnahme in einen Index. Das Problem ist, dass gängige Programme (MS Word, MS Excel) keine Dokumentation von Änderungen zulassen bzw. diese lediglich optional ist. Ein gängiges Betriebssystem verfügt überdies weder über die Möglichkeit der GoBD-konformen Indexierung noch über eine entsprechende Suchfunktion.

Ein DMS stellt hierzu eine Lösung aus einem Guss dar, mit dem sowohl die Anforderungen der Nachprüfbarkeit von Änderungen bzw. der Unveränderbarkeit als auch die Anforderung der Indexierung erfüllt werden.

In einem DMS können alle (an sich nicht GoBD-konformen) Dateiformate archiviert werden. Ein DMS hat die Funktion eines Datencontainers, der gleichzeitig über eine detaillierte Suchfunktion verfügt. Wird eine Datei in ein DMS eingestellt, so erfolgt schon bei der Speicherung eine eindeutige Dateibenennung und Zuordnung zu verschiedenen Dokumententypen (z.B. Rechnung, Korrespondenz). Hierdurch wird die Auffindbarkeit der Dateien massiv erleichtert.


4.4 Einsatz von ERP-Software

In größeren Unternehmen werden oftmals sogenannte ERP-Systeme (engl.Enterprise Resource Planning) verwendet. Diese sollen mehrere Softwarefunktionen unter einem Dach zusammenführen. ERP-Systeme bestehen meist aus mehreren Modulen, die jeweils betriebliche Funktionen (Materialwirtschaft, Produktion, Finanzen, Personalwirtschaft usw.) abbilden. So kann über verschiedene Bereiche hinweg eine gemeinsame Datenquelle geschaffen werden, wodurch fehleranfällige Übertragungen zwischen verschiedenen Softwaresystemen vermieden werden können.

Die Anschaffung und Implementierung eines ERP-Systems ist für jedes Unternehmen ein Kraftakt. Die Pflicht zur Erfüllung der GoBD ist jedoch ein (weiteres) Argument dafür, da durch eine integrierte Basis Fehlerquellen eliminiert werden können.

Hinweis

Wenn aus verschiedenen Gründen (zunächst) nicht alle relevanten Programme in ein ERP-System integriert werden, sollte darauf geachtet werden, dass der Datenaustausch mit dem ERP-System reibungslos und ohne Datenverlust funktioniert.


4.5 Beispiele zur elektronischen Archivierung

4.5.1 E-Mails

Die reine Ablage zum Beispiel einer Outlook-Datei in einem Ordner auf der Festplatte entspricht nicht den Anforderungen an die Unveränderbarkeit aus den GoBD. Außerdem dürfte bei einer entsprechenden Menge an E-Mail-Korrespondenz eine solche Ablageform schnell unübersichtlich werden. Auch das Belassen der E-Mails im E-Mail-Programm ist im Hinblick auf das Erfordernis der Unveränderbarkeit kritisch zu sehen. Es sollten zusätzliche Maßnahmen getroffen wer­den, um die Unveränderbarkeit bzw. die lückenlose Dokumentation von Änderungen zu gewährleisten.

Hinweis

Eine E-Mail inklusive Anlagen auszudrucken und eine entsprechende Ablage erfüllt auf keinen Fall die Anforderungen der GoBD. Dies scheitert bereits an der geforderten Formattreue. Außerdem gehen auf diesem Weg mögli­cherweise in der E-Mail befindliche Informationen verloren.

E-Mails können in einem DMS prüfungssicher archiviert werden. Ein DMS stellt hierbei regelmäßig eine Gesamtlösung für die Archivierung aller elektronischen Dokumente des Unternehmens dar. Darüber hinaus gibt es auch Lösungen, die sich lediglich auf die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung beziehen und in die bestehende E-Mail-Software implementiert bzw. mit dieser verknüpft werden.

Wichtig ist, dass die E-Mails auch nach Archivierungauswertbar bleiben. Insbesondere die Möglichkeit der Volltextrecherche muss auch nach der Archivierung noch gegeben sein.

Hinweis

Für die Archivierung von E-Mail-Anhängen gilt dasselbe wie für den eigentlichen Text der E-Mail. Auch Anhänge müssen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden. Wird ein Anhang (z.B. eine Rechnung) per E-Mail ohne relevanten Text verschickt, muss nur der Anhang gespeichert werden, nicht die reine „Transport-E-Mail“. Dies gilt aber nur dann, wenn die E-Mail selbst keine steuerlich relevanten Informationen enthält (z.B. Angaben zu Skonto).


4.5.2 Elektronische Kontoauszüge

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat in einer Verfügung aus dem Jahr 2014 klargestellt, dass die Aufbewahrung eines Papierausdrucks eines elektronischen Kontoauszugs für eine gesetzeskonforme Archivierung nicht ausreicht.

Viele Banken erstellen Kontoauszüge nur noch elektronisch. Hierbei handelt es sich oft um Dateien im TIFF- oder PDF-Format oder im maschinell auswertbaren Format CSV. Diese können vom Kunden dann abgerufen werden. Dieser muss aber dafür Sorge tragen, dass empfangene Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung vonExcel- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind. Hier ist wiederum die Einspielung der Daten in ein DMS eine Möglichkeit.

Andererseits kann man elektronische Kontoauszügebeim Kreditinstitut unbefristet vorhalten lassen und bei Bedarf abrufen. Dies dürfte jedoch zusätzliche Absprachen mit der jeweiligen Bank bedeuten, die möglicherweise auch zu weiteren Kosten führen. Gerade für Betriebe, die kein DMS verwenden und für die eine Indexierung und Änderungsdokumentation durch sonstige Maßnahmen nicht möglich ist, dürfte diese Variante aber die sicherste Lösung sein.

Bei elektronischen Kontoauszügen werden üblicherweise mehrere elektronische Dateiformate zur Verfügung gestellt, zum Beispiel eine Excel- oder CSV-Datei und zusätzlich noch eine PDF-Datei. Moderne Buchführungsprogramme ermöglichen dann die automatische Einspielung der Daten. Im Ergebnis muss hier nach den neuen Vorgaben des BMF-Schreibens zu den GoBD aus dem Jahr 2019 nur die Datei aufbewahrt werden, welche die höchste maschinelle Auswertbarkeit hat und auch tatsächlich weiterverarbeitet wurde.

Beispiel

Das Unternehmen U kann seine Kontoauszüge als CSV-Datei und zusätzlich als PDF-Datei elektronisch abrufen. Die Bankdaten werden mittels der CSV-Datei automatisch in das Buchhaltungsprogramm überspielt.

Es wird angenommen, dass die CSV-Datei die höchste maschinelle Auswertbarkeit besitzt. Entsprechend braucht auch nur diese (und nicht auch noch zusätzlich die PDF-Datei) elektronisch archiviert zu werden. Die Finanzverwaltung setzt hier aber die Archivierung in einem DMS implizit voraus.


4.6 Das ersetzende Scannen

Neben der Umsetzung der ohnehin vorhandenen Pflicht zur elektronischen Ablage von Unterlagen und Belegen, die in elektronischen Formaten eingegangen sind, kann man auch einen Schritt weiter gehen: Man kann nahezu sämtliche Papierbelege des Unternehmens durch Einscannen elektronisch erfassen – sowohl selbsterstellte als auch erhaltene. Der große Vorteil: Sind die Belege richtig elektronisch erfasst, können die Papierbelege noch vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt zwischen

  • sechs Jahren (z.B. bei Geschäftsbriefen und ge-schäftlicher E-Mail-Korrespondenz sowie bei Mahnungen und Verträgen; bei Letzteren beginnt die Frist erst nach Ablauf der Vertragslaufzeit) und
  • zehn Jahren (z.B. bei Ein- und Ausgangsrechnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen und Buchungs­belegen).

Für den Großteil der Geschäftsunterlagen besteht also eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Jedes belegintensive Unternehmen kennt die Problematik angemessener Archivräume für die notwendige Papierablage – angefangen bei den räumlichen Kapazitäten über die Ausstattung mit Regalen und Registern bis hin zur Klimatisierung. Das alles verursacht Kosten für Miete, Einrichtung, Energie – und zwar nicht zu knapp. Das BMF-Schreiben enthält erstmals Vorgaben für die mittelfristig sparsame Alternative: das ersetzende Scannen. Auch für diesen Prozess ist eine Verfahrensdoku­mentation zu erstellen. Darin müssen die folgenden Schritte dokumentiert sein.

Personelle Anforderungen

Es ist aufzunehmen, welche Mitarbeiter für den Prozess von der anfänglichen Sichtung über die Auswahl der zu scannenden Belege bis hin zur Vernichtung der Originale verantwortlich sind. Es muss außerdem dokumentiert werden, dass die Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingewiesen wurden. Entsprechende Geräte und Verzeichnisse dürfen nur für diejenigen Mitarbeiter zugänglich sein, die mit dem Prozess betraut sind bzw. in deren Tätigkeitsbereich die jeweiligen Daten fallen. Hierdurch soll sowohl einer unbeabsichtigten als auch einer vorsätzlichen Veränderung der Daten durch unbefugte Personen vorgebeugt werden.

Werden externe Dienstleister eingeschaltet, ist genau zu dokumentieren, welche Prozessschritte sie übernehmen. Hier ist es sinnvoll, verschiedene Benutzer­gruppen mit unterschiedlichen Schreib- und Leseberechtigungen zu etablieren. Besonders sensible Bereiche innerhalb der Datenspeicher sollten durch Passwörter geschützt werden.

Hinweis

Gegenüber dem Finanzamt bleibt einzig und allein der Steuerpflichtige verantwortlich dafür, dass die Daten GoBD-konform sind – auch bei Einschaltung von Dritten. Es empfiehlt sich daher, in einer schriftlichen Auftragsvereinbarung klar festzulegen, welchen Umfang der Auftrag an den externen Anbieter hat. Insbesondere sollte im Einzelnen geregelt sein, welche Aufgaben das Unternehmen selbst und welche der externe Dienstleister übernimmt. Ebenso sollte klar festgeschrieben sein, wie und anhand welcher Unterlagen der Auftraggeber die Arbeiten des Externen überwachen kann.

Technische Anforderungen

Es muss genau beschrieben werden, welche Hard- und Software zur Digitalisierung und Aufbewahrung verwendet wird. Dazu gehört zum Beispiel auch die Buchhaltungssoftware, wenn darin digitalisierte Belege gespeichert werden. Die Hard- und Software muss technisch auf einem hinreichenden Niveau sein, um die Lesbarkeit zu gewährleisten sowie die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalen zu garantieren (generelle Scanqualität und funktionierende Texterkennung).

Beschreibung des Verfahrensablaufs

Es ist der gesamte Archivierungsprozess darzulegen, beginnend beim Eingang bzw. der Generierung der Belege über den Scanprozess bis hin zur elektronischen Ablage. Das in der Dokumentation dargestellte Verfahren muss im Unternehmen auch wirklich gelebt werden. Dazu sollten stichprobenartige Kontrollen des Prozesses durchgeführt und Prüfinstanzen geschaffen werden, etwa durch konsequente Anwendung des Vieraugenprinzips oder durch Freigaberoutinen durch Vorgesetzte.

Eine schematische Übersicht, wie der Scanprozess in Ihrem Betrieb umgesetzt werden könnte, finden Sie in der nachfolgenden Abbildung.


Weitere Hinweise zum Ablauf des Scanprozesses

Vorbereitend müssen die Dokumente ausgewählt werden, die ersetzend gescannt werden können. Dazu sollten sowohl die eingehenden als auch die intern erstellten Belege einer zentralen Stelle zugeleitet werden.Bestimmte Dokumente sind vom ersetzenden Scannen auszunehmen, wie zum Beispiel Urkunden, gerichtliche Entscheidungen sowie Jahresabschlüsse. Diese müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Hinweis

Ausnehmen sollte man außerdem Papierdokumente, bei denen man aufgrund ihrer Qualität oder anderer besonderer Eigenschaften aus technischen Gründen keinen verwertbaren Scan erzeugen kann. Schwierig kann es zum Beispiel bei doppelseitig beschriebenen Papierdokumenten auf sehr dünnem Papier oder bei Dokumenten mit einer sehr geringen Kontraststärke werden. Kleben auf den Papierdokumenten Notizzettel, so sollten diese entfernt oder so umgeklebt werden, dass das Papierdokument vollständig lesbar ist. Gerne stehen wir Ihnen bei weiteren Fragen zum ersetzenden Scannen zur Verfügung.

Scan mit mobilen Endgeräten

Im BMF-Schreiben von 2019 wird klargestellt, dass auch das Abfotografieren von Belegen mit einem Smartphone zulässig ist, wenn die authentische Dar-stellung des Belegs sichergestellt ist. Dies ist insbe-sondere für Mitarbeiter auf Dienstreisen eine praktische Neuerung, da sich ansonsten eine zeitnahe Erfassung von Belegen (z.B. Hotelrechnungen, Spesenbelege) in der Buchhaltung regelmäßig als schwierig erweist.

Auch die Erfassung von Belegen im Ausland ist zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind und auch dort direkt erfasst werden.

Hinweis

Bei der Digitalisierung von Belegen mittels einer Smart­phonekamera kann es bei der Verwendung sogenannter OCR-Texterkennungssoftware zu Problemen mit der Darstellbarkeit kommen. Entsprechende Software findet immer häufiger Anwendung bei Automatisierungsprozessen in der elektronischen Buchführung. Sie sollten daher darauf achten, dass die Lesbarkeit des Belegs nicht durch die Digitalisierung eingeschränkt wird.


5 Weitere Fragen

Kostet das alles nicht nur Geld und verkompliziert die betrieblichen Abläufe noch mehr?

Die GoBD sind zwingend umzusetzen, daran führt kein Weg vorbei. Bei den weiteren Möglichkeiten wie dem papierlosen Büro durch ersetzendes Scannen kommen sicherlich zunächst Anfangskosten auf das Unternehmen zu. Beim ersetzenden Scannen können mittelfristig Archivierungskapazitäten gespart werden. Auch die Umstellung der Rechnungstellung auf die elektronische Rechnung bietet Einsparpotential. Die Kosten einer Papierrechnung betragen geschätzt zwischen 9 € und 11 €. Schon bei einem Volumen von 100 bis 200 Rechnungen monatlich sind das bis zu 26.400 € im Jahr. Die Kosten für die erste Implementierung eines elektronischen Rechnungssystems amortisieren sich also schnell, selbst wenn man von laufenden Kosten von 2.000 € bis 5.000 € im Jahr ausgeht. Mittelfristig ist auch abzusehen, dass dieelektronische Archivierung und Rechnungsstellung zum Standard werden wird.

Hinweis

Weitere Details hierzu können Sie im Merkblatt Elektronische Rechnungen nachlesen. Sprechen Sie uns an, wir stellen Ihnen das Merkblatt gerne zur Verfügung.

Sicher, dass die Betriebsprüfung elektronische Bücher und Rechnungen akzeptiert?

Insbesondere die Verfahrensdokumentation dient dazu, dass sich der Betriebsprüfer einen Überblick über die betrieblichen Abläufe verschaffen kann. Sind die Buchführungs- und Aufbewahrungssysteme so beschaffen, dass er Auswertungen mit der Prüfsoftware IDEA vornehmen kann (etwa mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche oder eine Prüfung durch Bildschirmabfragen), und sind beim ersetzenden Scannen die vorgenannten Kriterien beachtet worden, sollte es keine Probleme geben. Leider erteilen Finanzbehörden jedoch keine Positivtestate für bestimmte Soft- und Hardware hinsichtlich dieser Anforderungen.

Hinweis

Das BMF-Schreiben zu den GoBD gibt detailliert Auskunft über die verschiedenen Zugriffsrechte der Prüfer bei der digitalen Betriebsprüfung – erstmals auch bezüglich der relevanten Vor- und Nebensysteme. Zu welchen Systemen und Dateien Sie dem Prüfer Zugang verschaffen müssen, wann er etwas aus Ihrem Betrieb mitnehmen darf und wo Sie seinen Zugriff beschränken sollten, erläutern wir Ihnen bei Bedarf im Einzelfall gerne ausführlich.

Was passiert, wenn durch die Anpassungen oder beim ersetzenden Scannen Daten verlorengehen?

Im Extremfall kann die Finanzverwaltung die Buchfüh­rung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schät­zen. Diese Schätzung fällt in der Regel unvorteilhaft aus. Auch sind Verspätungszuschläge vorstellbar. Stimmt die elektronische Buchführung nur nicht exakt mit den GoBD überein, können im Nachhinein noch Än­derungen vorgenommen werden, um die Verwerfung der Buchführung abzuwenden. Wichtig ist auf jeden Fall, alle Anpassungen, die man im Betrieb vornimmt, zu überwachen und mehrere Testläufe zu starten. Außerdem sollten von allen elektronischen Daten laufend Sicherungskopien erstellt werden.

Welche Folgen hat es genau, wenn ein Betriebsprüfer Mängel in der elektronischen Buchführung feststellt?

Es kommt darauf an, als wie schwerwiegend der Verstoß zu werten ist und welches Ausmaß er hat. Oft führen erst mehrere Verstöße zusammengenommen dazu, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Ganzen verworfen wird. Die Folge wäre auch hier eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, die meistens ungünstig für den Steuerpflichtigen ist und zu Mehrsteuern führt.

Wenn sich der Mangel auf einen abgrenzbaren Teilbereich der Buchführung bezieht, ist auch eine Teilschätzung möglich.

Die Höhe einer möglichen Hinzuschätzung variiert stark, je nach Ausmaß der Pflichtverletzung. Eine starre Regel lässt sich nicht festmachen. In der bisherigen Rechtsprechung zum Thema gibt es jedoch Fälle, in denen bei gravierenden Mängeln Hinzuschätzungen von 20 % des erklärten Jahresumsatzes der gerichtlichen Überprüfung standhielten.

Darüber hinaus kann es Schwierigkeiten bei der Anerkennung des Vorsteuerabzugs geben, wenn elektronische Rechnungen nicht richtig archiviert worden sind. Dies kann dazu führen, dass ein Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird oder zumindest aufwendige Korrekturen durch geänderte Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen erforderlich werden.

Hinweis

Da das Thema GoBD erst jetzt intensiver in Betriebs-prüfungen diskutiert wird, wird sich auch erst in den nächsten Jahren zeigen, wie die Rechtsprechung auf Einzelfragen reagiert.

Wie können Sie als Steuerberater mein Unterneh­men hinsichtlich der elektronischen Buchführung und Archivierung unterstützen?

Wir sehen unsere Aufgabe insbesondere als Vermittler zwischen den speziell steuerlichen Anforderungen der GoBD und der technischen Umsetzung durch entsprechende Anbieter. Aus unserer Sicht macht es in einem ersten Schritt Sinn, Ihren Bedarf zu klären und aufzudecken, wo konkret in Ihrem Unternehmen mögliche Risiken hinsichtlich der Umsetzung der GoBD bzw. der elektronischen Archivierung liegen.

In einem nächsten Schritt gilt es, für Sie die Lösung zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Bei der Entscheidungsfindung sind auch Kosten und Nutzen der entsprechenden technischen Lösungen sowie Ihr interner Aufwand zu berücksichtigen. Gerne unterstützen wir Sie dabei und erarbeiten mit Ihnen ein entsprechendes Konzept.


6 Checkliste

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

o Alle elektronischen Systeme und die enthaltenen Informationen müssen so beschaffen sein, dass sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.

  • Vollständigkeit

o Alle relevanten Informationen sind vorzuhalten (z.B. Namen von Geschäftspartnern), bei Datenverdichtung dürfen keine Informationen verlorengehen.

  • Richtige und zeitgerechte Buchung

o Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden.

o Kasseneinnahmen sind täglich zu erfassen.

o Bei periodenweiser Erfassung ist eine geordnete Belegablage sicherzustellen.

  • Ordnung und Unveränderbarkeit

o Systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.

o Elektronische Dokumente müssen indexiert werden, die elektronische Auswertbarkeit muss gewährleistet sein.

o Ursprünglicher Inhalt eines Dokuments oder einer Information muss immer feststellbar sein.

  • Formattreue bei Archivierung

o Ist die Urversion eines Dokuments elektronisch (z.B. E-Mail-Datei), ist diese auch elektronisch zu archivieren. Die Archivierung lediglich des Papierausdrucks ist nicht zulässig.

o Liegt die Urversion eines Dokuments in Papierform vor, kann dieses auch elektronisch archiviert werden (ersetzendes Scannen). Das Papierdokument kann dann grundsätzlich vernichtet werden (außer z.B. Urkunden, Urteile im Original, unterschriebene Jahresabschlüsse).

  • E-Mail-Archivierung

o E-Mails sind mit allen Anhängen unveränderbar bzw. mit Änderungsprotokollierung zu archivieren und in einen Index aufzunehmen.

o Fungiert eine E-Mail nur als Träger eines Anhangs, kann auf die Archivierung verzichtet werden.

o Die Ablage in ein Dateisystem ohne weitere Maßnahmen bezüglich Indexierung und Änderungsdokumentation ist nicht GoBD-konform.

  • Elektronische Kontoauszüge

o Diese sind originär elektronische Dokumente und müssen auch in dieser Form archiviert werden.

o Eine Archivierung durch zeitlich unbegrenzten Zugang (bzw. bis zu zehn Jahre) bei der kontoführenden Bank ist zulässig.


Steuertipp:

Elektronische Buchführung und Belegerfassung
Steuertipp

Verfahrensdokumentation

Gemäß den GoBD muss jedes Unternehmen eine geschlossene Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Verfahrensdokumentation - Was Unternehmer jetzt tun müssen


Die Verfahrensdokumentation in der Praxis

Inhalt


1 Hintergrund

Die Digitalisierung macht auch vor der betrieblichen Buchhaltung nicht halt. Die Schwerpunkte liegen hierbei auf einer immer stärkeren Automatisierung der Prozesse, die letztlich zu großen Einsparungen führen wird. Die deutsche Finanzverwaltung hat schon 2014 neue Regelungen für die elektronische Buchführung und Belegerfassung erlassen, und zwar in Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Diese lassen sich unterteilen in drei Hauptbereiche:

  • Aufbewahrungspflichten für elektronische Unterlagen,
  • Führung elektronischer Bücher und

· Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche.

Im Jahr 2019 wurden die Regelungen des BMF-Schreibens der Finanzverwaltung zu den GoBD aus 2014 punktuell aktualisiert und an neue technische Entwicklungen angepasst.

Alle Steuerpflichtigen, die Bilanzen oder Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) erstellen, müssen die GoBD beachten, sofern sie unternehmerische Prozesse EDV-gestützt abbilden und ihre Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten teilweise oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Dabei gelten die GoBD ganz unabhängig von der Betriebsgröße.

Buchführungsrelevante Systeme sind in diesem Kontext sowohl das Hauptbuchführungsprogramm als auch Nebenbereiche wie etwa die Anlagen- oder Lohnbuchhaltung. Zudem werden elektronische Archivsysteme sowie elektronische Zeiterfassungssysteme von den Regelungen der GoBD erfasst, wenn sie buchführungsrelevante Daten liefern.

Ein wichtiger Teilbereich der GoBD, der alle drei Hauptbereiche berührt, ist die Verfahrensdokumentation, in der insbesondere alle relevanten IT-Prozesse dargestellt werden müssen.


2 So gehen Sie die Verfahrensdokumentation an

2.1 Grundlagen

Zentrale Grundsätze der GoBD bezüglich der elek­tronischen Buchführung sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, korrekte und zeitgerechte Aufzeichnung sowie Ordnung und Unveränderbarkeit. Die Verfahrensdokumentation ist erforderlich, um die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit zu erfüllen. Mit ihr müssen alle Vorgehensweisen sowie Systeme und Programme im Einzelnen dargestellt werden, mit denen Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit erreicht werden (soll).

Der Begriff Verfahrensdokumentation hat seinen Ursprung eigentlich im Bereich der IT. Dort steht er ebenso für die nachvollziehbare Abbildung von Prozessen. Bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation sollte deshalb das Personal aus der Buchhaltung bzw. Steuerabteilung eng mit dem EDV-Fachpersonal zusammenarbeiten und lernen, eine gemeinsame Sprache zu finden.

Der konkrete Inhalt einer Verfahrensdokumentation hängt stark von den buchführungsrelevanten Prozessen im betreffenden Unternehmen ab. Am Anfang der Erstellung einer Verfahrensdokumentation muss die Frage immer lauten: In welche buchführungsrelevanten Prozesse sind die IT-Systeme einbezogen? Genau diese Prozesse sind zu identifizieren und von Anfang bis Ende zu beschreiben. Beispiele für entsprechende Prozesse sind z.B. das Procedere zur Belegdigitalisierung oder die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen.

Da betriebliche Prozesse sehr heterogen sind, kann es auchkein einheitliches Muster geben, wohl aber Punkte, dieauf jeden Fall in der Dokumentation thematisiert werden sollten.

Die Verfahrensdokumentation dient insbesondere dazu, dass sich ein sachverständiger Dritter, also etwa ein Betriebsprüfer, innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick verschaffen kann. Also sollte sie entsprechend formal aufbereitet sein: mit Übersichten, Grafiken und einem Inhaltsverzeichnis. Eine bloße Aneinanderreihung von Details ohne weitere Erläuterung und Strukturierung dürfte die Anforderungen nicht erfüllen. Die nachfolgenden Beschreibungen stellen den Idealfall einer Verfahrensdokumentation dar. Vieles knüpft hierbei an IT-Prozesse und deren Beschreibung an. Regelmäßig sind dies recht spezielle technische Themen, deren detaillierte technische Beschreibung gerade kleine Unternehmen regelmäßig überfordert. Die GoBD und damit die Regeln zur Verfahrensdokumentation gelten zwar für alle Unternehmen, erfreulicherweise erhalten die neuen GoBD hierzu aber eine Erleichterung: Bei Kleinunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln (hier gilt als Grenze 22.000 € Jahresumsatz), soll die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße bewertet werden. Wenn also die wesentlichen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation enthalten sind, wird bei betreffenden Unternehmen gegebenenfalls Nachsicht gewährt, wenn zum Beispiel komplexe technische Sachverhalte nicht bis ins letzte Detail beschreiben sind.


2.2 Wesentliche Bestandteile

2.2.1 Allgemeine Beschreibung

In der allgemeinen Beschreibung muss ausgeführt werden, unter welchenRahmenbedingungen und in welchem unternehmerischen Umfeld die relevanten IT-Systeme angewendet werden. So sind das Unternehmen und seine Tätigkeitsbereiche kurz zu beschreiben, ebenso der Wirtschaftsbereich, in dem es tätig ist, und wie der Gewinn ermittelt wird (Bilanzierung oder EÜR). Gibt es Besonderheiten – beispielsweise bei der Bilanzierung (besondere Anforderungen an das Archiv bei Ärzten usw.) –, so sind auch diese zu nennen.

Hinweis

Es empfiehlt sich, die allgemeine Beschreibung mit einem Ablaufdiagramm zu beginnen, aus dem die wichtigsten Prozesse im Zusammenhang mit der elektronischen Buchführung, insbesondere die elektronische Belegablage und die Erfassung von Geschäftsvorfällen, hervorgehen.

Außerdem muss angegeben werden, an welchen Orten buchführungsrelevante Prozesse wie etwa das Einscannen von Papierbelegen erledigt werden. Gleiches gilt für den Lagerort von Papierbelegen und den Ort ihrer Vernichtung, wenn das sogenannte „ersetzende Scannen“ im Unternehmen angewendet wird. Darüber hinaus sollte in der allgemeinen Beschreibung dargestellt werden, in welchem Turnus Belege digitalisiert werden (täglich, wöchentlich oder monatlich), und ob bzw. welche Arbeiten von externen Dienstleistern erledigt werden.

Hinweis

Es ist zudem sinnvoll, bereits in der allgemeinen Beschreibung einen Versionsüberblick zur Verfahrensdokumentation zu geben und die verschiedenen Autorisierungen bei der elektronischen Buchführung darzustellen – etwa in Form einer Grafik, die die verantwortlichen Personen und ihre Zuständigkeiten zeigt.

In den Neuerungen im BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28.11.2019 wurde klargestellt, dass lediglich bei den jeweiligen Änderungen ein Hinweis auf eine neue Version aufzunehmen ist. Es muss also nicht bei jeder (gegebenenfalls geringfügigen) Änderung die gesamte Dokumentation neu versioniert werden. Dies spielt insbesondere bei größeren Verfahrensdokumentationen eine Rolle und stellt eine Erleichterung dar. Die vorherige Version der entsprechenden Textteile sollte aber gegebenenfalls auch erhalten bleiben.


2.2.2 Anwenderdokumentation

In der Anwenderdokumentation werden die fachlichen Prozesse bei der elektronischen Buchführung inklusive der Nebensysteme beschrieben. Es muss dargestellt werden, wie Daten im System erfasst, auf Richtigkeit geprüft sowie abgestimmt werden, und wie eine Ausgabe der Daten erfolgt.

Darstellung des Datenwegs

Aus der Darstellung muss beispielsweise hervorgehen, ob Datenhändisch eingegeben oder automatisiert aus externen Datenquellen übernommen werden (z.B. im Rahmen eines automatisierten Einspielens von Bankdaten über sogenannte SPV-Dateien). Gleiches gilt für die Prüfung der Richtigkeit der Daten: Erfolgt diese durch händische Durchsicht oder durch automatische Prüfungen und Plausibilitätschecks? Auch wie Daten ausgegeben werden, muss dargestellt werden: als Papierausdruck oder elektronisch an weitere Verarbeitungssysteme bzw. externe Stellen?

Regeln für den Datenaustausch

Gerade für letzteren Fall muss erläutert werden, wie die Übergabe der Daten zwischen verschiedenen Systemen funktioniert und welche Regeln hierfür aufgestellt wurden.

Viele Unternehmen nutzen sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP). Hierbei handelt es sich um eine Plattform, die den automatischen Datenaustausch zwischen mehreren jeweils integrierten Pro­grammen ermöglicht. Dies kann zum Beispiel den Rechnungsworkflow, die Buchhaltung und betriebswirtschaftliche Auswertungen für das Unternehmenscontrolling erleichtern. Dabei erfolgt der Datenaustausch häufig in Echtzeit und die ERP führt auch selbständig Plausibilitätschecks durch. All diese Funktionen müssen dann in der Anwenderdokumentation entsprechend dargestellt werden.

Wenn Sie keine ERP nutzen oder einzelne Programme nicht (vollständig) in diese integriert sind, müssen Sie beschreiben, wie und wann Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden – insbesondere wenn es zu Formatbrüchen kommt, wenn also teilweise automatische und teilweise händische Abstimmungen zwischen Programmen stattfinden.

Schnittstellenbeschreibungen

Auch dargestellt werden müssen die Schnittstellen zwischen den Programmen und deren genaue Funktionen und Eigenschaften. Spätestens hierfür sind in der Regel spezielle IT-Kenntnisse erforderlich.

Hinweis

Die Verfahrensdokumentation ist außerdem wichtig für die Darstellung eines validen Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS). So liefert die Anwenderdokumentation weitgehend die Inhalte, die zur Tax Compliance für die Darstellung von Prozessabläufen benötigt werden.

Der Nachweis eines funktionierenden TCMS hilft insbesondere dabei, bei Fehlern und Änderungen im steuerlichen Bereich den Vorwurf einer leichtfertigen Steuerverkürzung bzw. einer Steuerhinterziehung zu entkräften.


2.2.3 Technische Systemdokumentation

Eingesetzte Hardware

Um den Gesamtprozess der elektronischen Buchführung zu beschreiben, ist zunächst die Darstellung der eingesetzten Hardware erforderlich. Dazu gehören insbesondere:

  • Serversysteme,

· eingesetzte Hardware an Einzelplätzen (PCs etc.),

· Hilfs- und Nebensysteme (z.B. Scanner zur Digitalisierung von Buchführungsunterlagen, Warenwirtschaftssysteme).

Hinweis

Die Darstellung sollte eine grundlegende Beschreibung desHerstellers und der verwendeten Produktkennzeichnung enthalten. Bei PCs sollten zumindest auch die wichtigsten technischen Daten wie Prozessor, RAM und Grafikkarte benannt werden.

Wichtig ist, dass die Hardware in einen Bezug zu ihrer Verwendung innerhalb der IT-Struktur des Unternehmens gestellt wird. So sollten bei der Beschreibung eines Serversystems die darauf laufenden buchführungsrelevanten Programme und deren Funktion kurz beschrieben werden.

Hinweis

Bedenken Sie, dass die Systemdokumentation aktualisiert werden muss, wenn Hardwarekomponenten ausgetauscht werden.

Eingesetzte Software

Es müssen alle verwendeten Programme in ihrer jeweiligen Version (inklusive möglicher Updates) aufgeführt werden. Die zuvor verwendeten Versionen sollten aus einer Nutzungshistorie ersichtlich sein. Darüber hinaus sind auch individuelle Änderungen und Anpassungen an Softwarekomponenten („Customizing“) darzustellen.

Hinweis

Die reine Aufzählung der verwendeten Programme ist nicht ausreichend. Es muss sich ein schlüssiges Gesamtbild ergeben, wie die einzelnen Komponenten und Systembestandteile mit ihren jeweiligen Schnittstellen ineinandergreifen.

Dies kann durch ein Datenflussdiagramm als Einführung mit weiteren Erläuterungen geschehen. Gegebenenfalls kann hier auch auf bereits vorhandene Ablaufpläne und Dokumentationen über die unternehmensinterne IT-Archi­tektur zurückgegriffen werden. Häufig sind in der IT-Abteilung ohnehin schon entsprechende Beschreibungen vorhanden.

Weitere Dokumente

Weitere Teile der Anwenderdokumentation sind die Organisationsanweisungen zum Aufbau der unternehmensinternen IT sowie die Benutzerhandbücher der verwendeten Soft- und Hardware.

Hinweis

Bei der Verwendung von Cloud-Systemen für buchführungsrelevante Tätigkeiten und Datenspeicherungen ist auch der Standort des Servers anzugeben. Befindet sich der Server im Ausland, muss beim Finanzamt ein Antrag auf Verlagerung der Buchführung ins Ausland nach § 146 Abs. 2a AO gestellt werden. Hier müssen insbesondere der Name und die Adresse des Serveranbieters sowie der genaue Standort des Cloud-Servers angegeben werden.


2.2.4 Betriebsdokumentation

Die Betriebsdokumentation stellt die Nutzungsprozesse und deren Organisation im täglichen Betrieb der buchführungsrelevanten Softwarekomponenten dar. Unbedingt enthalten muss sie insbesondere die betriebsinternen Anweisungen zur Dokumentation und zur Sicherheit des IT-Betriebs.

Darüber hinaus müssen die betrieblichen Prozesse im Normalbetrieb und auch im Notbetrieb beschrieben werden. Das Datensicherheits- und auch das Datensicherungskonzept soll umfassend dargestellt werden. Im Detail bedeutet dies, dass auch Regeln zur Generierung von Passwörtern (so abstrakt wie möglich) dargestellt werden müssen.

Des Weiteren ist das technische Berechtigungskonzept einschließlich der Benutzerverwaltung darzulegen: Wer darf worauf und mit welcher Berechtigung (Leserechte, Schreib- und Leserechte, Löschrechte usw.) zugreifen?

Hinweis

Wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwendet, so ist es ratsam, die Berechtigung zum Anlegen neuer Ordner in den oberen Datenhierarchien zu beschränken und etwa lediglich der IT-Abteilung zuzuweisen. Hierdurch kann einerseits ein „Wildwuchs“ an Ordnern verhindert und andererseits die notwendige Indexierung, welche die GoBD verlangen, gewährleistet werden.


2.2.5 Internes Kontrollsystem

Die Benutzungsregeln für buchführungsrelevante IT-Strukturen müssen in einem internen Kontrollsystem (IKS)abgebildet werden, mit Hilfe dessen deren Einhaltung kontrolliert werden muss. Dass derartige Kontrollen auch tatsächlich durchgeführt werden, muss darüber hinaus auch protokolliert werden.

Das IKS muss folgende Bereiche erfassen:

  • Zugangs- und Zugangsberechtigungskonzepte,
  • Funktionstrennungen,
  • Kontrollen der Datenerfassung und -eingabe,

· Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen bei Datennutzung über Schnittstellen hinweg im Rahmen von automatisierten Übertragungen,

· Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte oder unbeabsichtigte Verfälschung von Dokumenten (z.B. durch die lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Rahmen eines DMS) und

  • stichprobenweise Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen.

Obwohl moderne IT-Programme standardmäßig über Plausibilitätsprüfungen verfügen, sind weitergehende Kontrollen der Abläufe dennoch erforderlich. Dies gilt insbesondere für die Prüfung der Vollständigkeit von Daten, die von einem Programm zur Weiterverarbeitung an ein anderes Programm übergeben werden.

Die turnusmäßige Durchführung von Plausibilitäts- und Vollständigkeitskontrollen muss dokumentiert wer­den, beispielsweise anhand entsprechender Formulare.

Hinweis

Das IKS ist ebenso wie die Anwenderdokumentation von besonderer Bedeutung für ein TCMS (vgl. Punkt 2.2.2).


2.3 Äußere Form

Die Verfahrensdokumentation sollte ingeschlossenen Dokumenten mit aussagekräftigem Inhaltsverzeichnis erfolgen. In der Praxis hat es sich dabei bewährt, sie in ein sogenanntes Masterfile und einen Anhang aufzuteilen. Das Masterfile enthält die Beschreibungen der wesentlichen Prozesse orientiert an den Hauptpunkten (Punkte 2.2.1 bis 2.2.4), die Sekundärinformationen – Arbeitsanweisungen, Protokolle, das IKS – werden strukturiert in einem Anhang zusammengefasst.

Hinweis

Als Vorüberlegung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation sollte auch berücksichtigt werden, dass bestimmte Informationen (z.B. Hard- und Softwareversionen, Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter) relativ häufig aktualisiert werden müssen.


3 Elektronische Kassen und Verfahrensdokumentation

Seit dem 01.01.2020 gelten noch weiterverschärfte Vorgaben für elektronische Registrierkassen. Insbe-sondere müssen diese über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen (TSE). Die ursprüngliche Frist zum 01.01.2020 wurde durch ein BMF-Schreiben im Rahmen einer Nichtbeanstandungsregelung auf den 30.09.2020 verlängert. Wenn die Kasse nicht umrüstbar ist und ansonsten den ab 2017 geltenden Regelungen – insbesondere hinsichtlich der Einzelaufzeichnungs- pflicht – genügen, verlängert sich die Frist zur Anschaffung einer Kasse mit TSE bis zum 31.12.2022. Die neu eingeführte Pflicht zur Belegausgabe an die Kunden besteht allerdings weiterhin bereits ab dem 01.01.2020.

Auch für die elektronische Kasse muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Hier kommt dann insbesondere dem internen Kontrollsystem große Bedeutung zu hinsichtlich den Zugriffsberechtigungen und den Sicherungsmaßnahmen der Kassen. Durch die seit 2018 bestehende Möglichkeit der Finanzverwaltung zu einer sogenannten Kassennachschau kann das Finanzamt jederzeit innerhalb der Geschäftszeiten unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit der Kassen überprüfen. Hierzu gehört dann auch die Verfahrensdokumentation für die elektronische Kasse, die dem Prüfer ja als erste Orientierung über das Kassensystem dient. Demnach sollte also auf die Verfahrensdokumentation bei elektronischen Kassen eine besondere Priorität gelegt werden, auch hinsichtlich der Aktualität der Informationen.

4 Drohende Sanktionen

Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie unverwertbar, so soll das allein laut Finanzverwaltung keinen formalen Mangel darstellen, der zu einer Verwerfung der Buchführung führen kann – jedenfalls dann nicht, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit da­durch nicht beeinträchtigt ist.

Diese Regelung ist derart unbestimmt, dass man sichkeinesfalls darauf verlassen sollte, auch ohne Verfahrensdokumentation „irgendwie durchzukommen“. Gerade bei komplexeren Strukturen in der betrieblichen IT werden Ad-hoc-Erläuterungen bei einer Betriebsprüfung nicht mehr helfen, den Mangel einer strukturierten Verfahrensdokumentation zu kompensieren. Außerdem kann eine fehlerhafte oder mangelhafte Verfahrensdokumentation durchaus eine Verwerfung der Buchführung zur Folge haben, wenn bei einer Betriebsprüfung noch weitere schwerwiegende Mängel, insbesondere im Hinblick auf Verstöße gegen die GoBD, festgestellt werden. Die fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann in diesem Fall dann zum metaphorischen Tropfen werden, der das Fass zum Überlaufen bringt.

Aus Sicht der Finanzverwaltung besteht eine Verpflichtung zur Führung der Verfahrensdokumentation. Des-halb sollte schon alleine aus Gründen des „Klimas“ in der Betriebsprüfung eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden.


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EStR 
EStR R 5.2 Ordnungsmäßige Buchführung

EStR R 5.4 Bestandsmäßige Erfassung des beweglichen Anlagevermögens

EStR R 10b.1 Ausgaben zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke i. S. d.
§ 10b Abs. 1 und 1a EStG
UStAE 
UStAE 2.8. Organschaft

UStAE 3.14. Reihengeschäfte

UStAE 3.16. Leistungsbeziehungen bei der Abgabe werthaltiger Abfälle

UStAE 3a.12. Auf elektronischem Weg erbrachte sonstige Leistungen

UStAE 4.8.13. Verwaltung von Investmentfonds und von Versorgungseinrichtungen

UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

UStAE 13b.11. Im Ausland bzw. im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer

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UStAE 4.8.13. Verwaltung von Investmentfonds und von Versorgungseinrichtungen

UStAE 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

UStAE 13b.11. Im Ausland bzw. im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässiger Unternehmer

UStR 
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UStR 31a. Reihengeschäfte

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UStR 135. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis

AEAO 
AEAO Zu § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen:

EStH 5.2
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