Buchführungspflicht

Die Finanzbehörde hat den Steuerpflichtigen auf den Beginn der Buchführungspflicht hinzuweisen. Diese Mitteilung soll dem Steuerpflichtigen mindestens einen Monat vor Beginn des Wirtschaftsjahres bekannt gegeben werden, von dessen Beginn ab die Buchführungspflicht zu erfüllen ist. Die Buchführungsverpflichtung ist vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die das Finanzamt auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat. Beim einmaligen Überschreiten der Buchführungsgrenze soll auf Antrag nach § 148 AO Befreiung von der Buchführungspflicht bewilligt werden, wenn nicht zu erwarten ist, dass die Grenze auch später überschritten wird.

Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahrs, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem das Finanzamt feststellt, dass die Voraussetzungen nicht mehr vorliegen. Werden die Buchführungsgrenzen nicht mehr überschritten, so wird der Wegfall der Buchführungspflicht dann nicht wirksam, wenn die Finanzbehörde vor dem Erlöschen der Verpflichtung wiederum das Bestehen der Buchführungspflicht feststellt.

Eine Buchführungspflicht nach § 140 AO kann auch eine ausländische Rechtsnorm begründen.

Bewilligung von Erleichterungen: Die Bewilligung von Erleichterungen kann sich nur auf steuerrechtliche Buchführungs-, Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungspflichten erstrecken. § 148 AO lässt eine dauerhafte Befreiung von diesen Pflichten nicht zu. Persönliche Gründe, wie Alter und Krankheit des Steuerpflichtigen, rechtfertigen regelmäßig keine Erleichterungen (BFH-Urteil vom 14.7.1954, II 63/53 U, BStBl III S. 253). Eine Bewilligung soll nur ausgesprochen werden, wenn der Steuerpflichtige sie beantragt.

Aufzeichnung des Wareneingangs: Zur gesonderten Aufzeichnung des Wareneingangs sind nur gewerbliche Unternehmer (vgl. AEAO zu § 141 , Nr. 1) verpflichtet; Land- und Forstwirte fallen nicht unter die Vorschrift. Die Aufzeichnungspflicht besteht unabhängig von der Buchführungspflicht. Bei buchführenden Gewerbetreibenden genügt es, wenn sich die geforderten Angaben aus der Buchführung ergeben. Besondere Aufzeichnungspflichten, die in Einzelsteuergesetzen vorgeschrieben sind (z. B. nach § 22 UStG), werden von dieser Vorschrift nicht berührt.

Aufzeichnung des Warenausgangs: Zur gesonderten Aufzeichnung des Warenausgangs sind gewerbliche Unternehmer (vgl. AEAO zu § 141, Nr. 1) sowie nach § 144 Abs. 5 AO auch buchführungspflichtige Land- und Forstwirte verpflichtet. Mit der Einbeziehung der buchführungspflichtigen Land- und Forstwirte in die Vorschrift soll eine bessere Überprüfung der Käufer land- und forstwirtschaftlicher Produkte (z. B. Obst- oder Gemüsehändler) ermöglicht werden. Bei buchführenden Unternehmern können die Aufzeichnungspflichten im Rahmen der Buchführung erfüllt werden. Besondere Aufzeichnungspflichten, z. B. nach § 22 Abs. 2 Nrn. 1 bis 3 UStG, bleiben unberührt. Erleichterungen nach § 14 Abs. 6 UStG für die Ausstellung von Rechnungen (z. B. nach §§ 31, 33 UStDV) gelten für Zwecke dieser Vorschrift ausschließlich für die Erteilung eines Belegs i. S. v. § 144 Abs. 4 AO. Auf die Aufzeichnungspflichten des § 144 AO finden sie keine Anwendung. Bei Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten nach § 144 AO kann eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 2 Nr. 1a AO vorliegen.

Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger: Ausländische Unternehmen fallen unter die Vorschrift jedenfalls dann, wenn und soweit sie im Inland eine Betriebsstätte unterhalten oder einen ständigen Vertreter bestellt haben (BFH-Urteil vom 14.9.1994, I R 116/93, BStBl 1995 II S. 238). 2. 3. 4. 5. Die Buchführungspflicht geht nach § 141 Abs. 3 AO kraft Gesetzes über. Es ist nicht Voraussetzung, dass eine der in § 141 Abs. 1 Nrn. 1 bis 5 AO aufgeführten Buchführungsgrenzen überschritten ist. Als Eigentümer bzw. Nutzungsberechtigter kommen z. B. in Betracht: Erwerber, Erbe, Pächter, Nießbraucher. Eine Übernahme des Betriebs im Ganzen liegt vor, wenn seine Identität gewahrt bleibt. Dies ist der Fall, wenn die wesentlichen Grundlagen des Betriebs als einheitliches Ganzes erhalten bleiben. Dies liegt nicht vor, wenn nur der landwirtschaftliche, nicht aber auch der forstwirtschaftliche Teilbetrieb übernommen wird ( BFH-Urteil vom 24.2.1994, IV R 4/93, BStBl II S. 677).

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Derivative Buchführungspflicht nach Steuerrecht

Die Buchhaltungspflicht besteht auch für das Steuerrecht, wenn bereits eine Buchführungspflicht nach anderen Gesetzen - also insbesondere nach handelsrechtlichen Vorschriften - besteht. Man spricht auch in diesem Zusammenhang von einer derivativen bzw.abgeleiteten Buchhaltungspflicht. Für einzelne Rechtsformen ergeben sich flankierende Aufzeichnungspflichten z.B. aus §§ 91 ff. Aktiengesetz, §§ 41 ff. GmbH-Gesetz oder § 33 Genossenschaftsgesetz. Des Weiteren sind zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische Aufzeichnungsvorschriften vorhanden, die gem. § 140 AO im konkreten Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung sind, wie z.B. Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung, § 26 Kreditwesengesetz oder § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz.

§ 140 Abgabenordnung Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen

Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.

Durch die Vorschrift werden die sog. außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften, die auch für die Besteuerung von Bedeutung sind, für das Steuerrecht nutzbar gemacht. In Betracht kommen einmal die allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften des Handels-, Gesellschafts- und Genossenschaftsrechts. Zum anderen fallen hierunter die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten für bestimmte Betriebe und Berufe, die sich aus einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen ergeben. Auch ausländische Rechtsnormen können eine Buchführungspflicht nach § 140 begründen (Rz. 3 des BMF-Schreibens vom 16.5.2011, BStBl 2011 I, S. 530).

Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich sowohl aus der Abgabenordnung (z.B. §§ 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO) als auch aus Einzelsteuergesetzen (z.B. § 22 UStG, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7 und § 41 EStG).

Ausländische Unternehmen fallen unter die Vorschrift jedenfalls dann, wenn und soweit sie im Inland eine Betriebstätte unterhalten oder einen ständigen Vertreter bestellt haben (BFH-Urteil vom 14.9.1994, I R 116/93 , BStBl 1995 II S. 238). Die Buchführungspflicht einer Personengesellschaft erstreckt sich auch auf das Sonderbetriebsvermögen ihrer Gesellschafter. Die Gesellschafter selbst sind insoweit nicht buchführungspflichtig.

Einige wichtige Spezialvorschriften für bestimmte Geschäftszweige sind im Folgenden aufgeführt:

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Spezifische Aufzeichnungspflichten neben der Buchführungspflicht

§ 144 der Abgabenordnung (AO) legt spezifische Aufzeichnungspflichten für gewerbliche Unternehmer und buchführungspflichtige Land- und Forstwirte fest, die Waren an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern. Diese Vorschrift zielt darauf ab, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Warenbewegungen zu erhöhen und somit die Besteuerungsgrundlagen zu sichern. Hier sind die wesentlichen Aspekte zusammengefasst:

1. Aufzeichnungspflichten für gewerbliche Unternehmer:

• Gesonderte Aufzeichnung des Warenausgangs: Gewerbliche Unternehmer müssen den Warenausgang gesondert aufzeichnen, wenn sie Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern.
• Inhalt der Aufzeichnungen: Die Aufzeichnungen müssen den Tag des Warenausgangs oder das Datum der Rechnung, den Namen oder die Firma und die Anschrift des Abnehmers, die handelsübliche Bezeichnung der Ware, den Preis der Ware und einen Hinweis auf den Beleg enthalten.
• Belegerteilung: Über jeden Ausgang der betreffenden Waren muss ein Beleg erteilt werden, der die in Absatz 3 bezeichneten Angaben sowie den Namen oder die Firma und die Anschrift des Unternehmers enthält.

2. Aufzeichnungspflichten für Land- und Forstwirte:

• Anwendung auf buchführungspflichtige Land- und Forstwirte: Die Vorschriften des § 144 AO gelten auch für Land- und Forstwirte, die nach § 141 AO buchführungspflichtig sind.
• Ziel der Regelung: Die Einbeziehung der Land- und Forstwirte soll eine bessere Überprüfung der Käufer land- und forstwirtschaftlicher Produkte ermöglichen.

3. Besonderheiten und Ausnahmen:

• Keine Anwendung auf reine Land- und Forstwirte: Die Vorschrift gilt nicht für Land- und Forstwirte, die nicht unter die Buchführungspflicht nach § 141 AO fallen.
• Erleichterungen nach Umsatzsteuergesetz: Erleichterungen nach § 14 Abs. 6 UStG für die Ausstellung von Rechnungen gelten ausschließlich für die Erteilung eines Belegs im Sinne von § 144 Abs. 4 AO.

4. Konsequenzen bei Verstößen:

• Steuerordnungswidrigkeit: Der Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten nach § 144 AO kann eine Steuerordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 2 Nr. 1a AO darstellen.
• Mögliche Beihilfe zur Steuerhinterziehung: Ein Verstoß kann auch als Beihilfe zur Steuerhinterziehung des Abnehmers gewertet werden.

5. Prüfung und Kontrolle:

• Betriebsprüfungen: Bei Betriebsprüfungen soll verstärkt auf die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten nach § 144 AO geachtet werden, insbesondere bei einem unverhältnismäßig hohen Anteil von Barverkäufen am Gesamtumsatz des Großhändlers.
• Kontrollmaterial: Von der Möglichkeit der Fertigung von Kontrollmaterial nach § 194 Abs. 3 AO sollte zumindest stichprobenartig Gebrauch gemacht werden.

Die Einhaltung dieser Aufzeichnungspflichten ist für die betroffenen Unternehmer von großer Bedeutung, da sie zur Sicherung der Besteuerungsgrundlagen beiträgt und Verstöße zu ernsthaften steuerlichen Konsequenzen führen können. Für eine detaillierte Beratung und Anwendung im Einzelfall sollte jedoch ein Steuerberater oder ein anderer qualifizierter Fachmann konsultiert werden.

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Verletzung der Buchführungspflicht

Es gibt für die Verletzung der Buchführungspflicht unmittelbar keine Sanktion. Im Fall einer Insolvenz kann jedoch eine Straftat vorliegen. Die Verletzung der Buchführungspflichten ist unter den Voraussetzungen der §§ 283 und 283 b StGB (sog. Insolvenzstraftaten) strafbar. Die Verletzung der Buchführungspflicht kann außerdem zu hohen Steuerschätzungen seitens des Finanzamts führen. Darüber hinaus entstehen durch die verspätete Buchführung und der damit einhergehenden verspäteten Abgabe von Steuererklärungen Verspätungs- und ggf. Säumniszuschläge und evtl. Zinsen. Abgesehen von den rechtlichen und steuerrechtlichen Konsequenzen, kann es durch den Verlust der Informationen aus der Buchführung zu erheblichen Vermögensnachteilen kommen, wie z. B. Fehlentscheidungen und insbesondere Forderungsausfälle.

Enthält die Buchführung formelle Mängel, ist ihre Ordnungsmäßigkeit nicht zu beanstanden, wenn das sachliche Ergebnis der Buchführung dadurch nicht beeinflusst wird und die Mängel kein erheblicher Verstoß gegen die Anforderungen an die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle, die besonderen Anforderungen bei Kreditgeschäften, die Aufbewahrungsfristen sowie die Besonderheiten bei der Buchführung auf Datenträgern sind.

Enthält die Buchführung materielle Mängel, z. B. wenn Geschäftsvorfälle nicht oder falsch gebucht sind, wird ihre Ordnungsmäßigkeit dadurch nicht berührt, wenn es sich dabei um unwesentliche Mängel handelt, z. B. wenn nur unbedeutende Vorgänge nicht oder falsch dargestellt sind. Die Fehler sind dann zu berichtigen, oder das Buchführungsergebnis ist durch eine Zuschätzung richtig zu stellen. Werden für einen Gewerbebetrieb, für den Buchführungspflicht besteht, keine Bücher geführt, oder ist die Buchführung nicht ordnungsmäßig ( R 5.2 Abs. 2 EStR), so ist der Gewinn nach § 5 EStG unter Berücksichtigung der Verhältnisse des Einzelfalles, unter Umständen unter Anwendung von Richtsätzen, zu schätzen (R 4.1 Abs. 2 EStR). Ein Anspruch darauf, nach Richtsätzen besteuert zu werden, besteht nicht. Siehe auch Einkommensteuerrichtlinien.

Verstöße gegen außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten stehen den Verstößen gegen steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften gleich. Hinweis auf § 162 Abs. 2 (Schätzung), § 379 Abs. 1 (Steuergefährdung).

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Siehe im Steuerlexikon auch:

• Buchführungspflicht - Beginn
• Buchführungspflicht - Ende

Über die Verpflichtung einer Finanzbuchhaltung hinaus können sich weitere Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten nach Steuerrecht oder speziellem Recht bestehen.

• Aufbewahrungsfristen und -pflichten
• Aufbewahrungspflicht - Übersicht
• Aufbewahrungspflichten
• Belegaufbewahrung

Tipp: Mit der Seite Buchhaltung-lernen.com kann man Buchhaltung selbst online lernen.

Rechtsgrundlagen zum Thema: Buchführung