Kassenprüfung – Aufrüstung oder Neukauf?

Augen auf beim Kassenkauf! Worauf Sie als Unternehmer bei der Anschaffung einer neuen Registrierkasse („elektronisches Aufzeichnungssystem“) unbedingt beachten sollten.

Augen auf beim Kassenkauf! Worauf Sie als Unternehmer bei der Anschaffung einer neuen Registrierkasse („elektronisches Aufzeichnungssystem“) unbedingt achten sollten.

Inhalt

• 1. Ausgangslage
• 2. Ziel
• 3. Alle Regelungen und Zeiträume im Überblick
  • 3.1 Neue Kassenrichtlinie (seit 2010/2017)
  • 3.2 Kassengesetz (seit 2018/ab 2020)
    • 3.2.1 Kassennachschau (seit 2018)
    • 3.2.2 Weitere Neuregelungen (ab 2020)
  • 3.3 Die Übergangsregelung
• 4. Anwendungsbereich
• 5. Nichtbeanstandungsregelung
• 6. Tipps und Tricks
• 7. Checkliste für den sicheren Kassenkauf

1. Ausgangslage

Alte und neue „Kassenrichtlinie“, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ („Kassengesetz“), die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Möglichkeit der unangekündigten Kassennachschau sorgen für allgemeine Verunsicherung auf dem Markt.

Nicht leichter machen es einem die Jahreszahlen: 2010, 2015, 2017, 2018, 2020, 2022, 2023. Welche Zahl ist für Sie wichtig? Nun, das hängt ganz von Ihrer Kaufabsicht ab!

Tipp: Laden Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage für das Kassenbuch herunter:

• Kostenlose Excel-Vorlage Kassenbuch mit Kassenbericht und SKR03 (Kassenbuch.xlsm, 138 KB)
• Excel-Vorlage Kassenbuch mit Kassenbericht und SKR03 (Kassenbericht.xlsx, 137 KB)

Hinweis: Spätestens nach Abschluss der Einführung der TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist mit einer erheblichen Ausweitung der Kassennachschau zu rechnen.

2. Ziel

Diese Information bietet Ihnen eine strukturierte Übersicht und hilft Ihnen bei Fragen, wenn Sie:

• gerade eine Kasse gekauft haben, die die aktuellen Anforderungen abdeckt, und beabsichtigen, diese auch nach 2019 einzusetzen, oder
• aktuell eine einzelaufzeichnungsfähige Kasse benutzen und diese auch in 2020 benutzen wollen.

So vermeiden Sie Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung, denn alle möglichen technischen Fallstricke haben Sie mit der Checkliste unter Punkt 7 im Auge und können diese somit souverän umgehen.

3. Alle Regelungen und Zeiträume im Überblick

3.1 Neue Kassenrichtlinie (seit 2010/2017)

Die neue Kassenrichtlinie wurde vom Bundesministerium der Finanzen am 26.11.2010 veröffentlicht und regelt die Anforderungen an moderne Kassensysteme, die im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft worden sind und nicht aufrüstbar im Sinne des Kassengesetzes sind. Diese Kassen dürfen letztmalig bis zum 31.12.2022 eingesetzt werden.

Anforderungen im Überblick:

• Buchungen und Aufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
• Diese Daten sind unveränderlich abzulegen.
• Jeder Geschäftsvorfall muss elektronisch aufgezeichnet werden und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (zehn Jahre) jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
• Die Kassensysteme müssen das Festschreibe- und Erfassungsdatum mit Uhrzeit sowohl aufzeichnen als auch wiedergeben können.
• Geschäftsvorfälle dürfen weder gelöscht noch nicht nachvollziehbar verändert werden.

Die neue Kassenrichtlinie ersetzt die alte Kassenrichtlinie vom 09.01.1996, verbindlich seit dem 01.01.2017.

3.2 Kassengesetz (seit 2018/ab 2020)

3.2.1 Kassennachschau (seit 2018)

Seit dem 01.01.2018 sind die Finanzbehörden ermächtigt, jederzeit unangekündigt eine Kassennachschau vorzunehmen. Der Fokus liegt dabei zunächst auf der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen, ab dem 01.01.2020 verstärkt auf der ordnungsgemäßen Verwendung der Aufzeichnungssysteme inklusive gültiger Zertifizierung der TSE.

3.2.2 Weitere Neuregelungen (ab 2020)

Ab dem 01.01.2020 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein, um Manipulationen zu verhindern. Die TSE speichert die Daten in einem einheitlichen Format und ermöglicht den Finanzbehörden, diese auf Vollständigkeit und Seriosität zu prüfen.

Definition Kassenvorgang:

Ein Kassenvorgang umfasst alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die zu einer Protokollierung durch die zertifizierte TSE führen. Dazu gehören:

• Eingangs- oder Ausgangsumsätze
• Stornierungen
• Trinkgelder
• Gutscheine
• Privatentnahmen
• Geldtransit

3.3 Die Übergangsregelung

Elektronische Aufzeichnungssysteme, die zwischen dem 26.11.2010 und dem 31.12.2019 angeschafft wurden und die neue Kassenrichtlinie erfüllen, jedoch nicht aufrüstbar sind, können bis zum 31.12.2022 verwendet werden. Ab dem 01.01.2023 muss eine den technischen Voraussetzungen des Kassengesetzes entsprechende Kasse eingesetzt werden.

Hinweis: Lassen Sie sich beim Kauf schriftlich bestätigen, dass die Kasse aufrüstbar ist. Ab 2020 dürfen nicht-aufrüstbare Kassensysteme nicht mehr verkauft werden.

4. Anwendungsbereich

Die Regelungen und Fristen gelten für alle computergestützten Kassensysteme und elektronischen Registrierkassen. Nicht erfasst sind Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geld- und Fahrscheinautomaten sowie Taxameter und Geldspielgeräte.

5. Nichtbeanstandungsregelung

Bis zum 30.09.2020 gilt eine „Nichtaufgriffsregelung“ für die Implementierung einer TSE bei elektronischen Kassensystemen. Die Belegausgabepflicht gilt jedoch weiterhin, auch wenn nicht alle Vorgaben der KassenSichV umgesetzt werden können.

6. Tipps und Tricks

Nutzen Sie die Übergangsregelung, um kostengünstigere Alternativen bis zum 31.12.2022 zu erwirken. Achten Sie darauf, dass Ihre Kasse aufrüstbar ist und lassen Sie sich dies schriftlich bestätigen. Vermeiden Sie den Kauf nicht-konformer Kassen, da diese ab 2020 verboten sind und der Handel mit „Altkassen“ mit Geldbußen von bis zu 25.000 € geahndet wird.

7. Checkliste für den sicheren Kassenkauf

Download: Kostenlose Excel-Vorlage Kassenbuch mit Kassenbericht und SKR03 (Kassenbuch.xlsm, 138 KB)

Download: Excel-Vorlage Kassenbuch mit Kassenbericht und SKR03 (Kassenbericht.xlsx, 137 KB)

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