Rechtsstand: 30. Juni 2026
Kassenprüfung: Aufrüstung oder Neukauf der Registrierkasse?
Augen auf beim Kassenkauf: Welche Anforderungen elektronische Kassensysteme heute erfüllen müssen – mit TSE, KassenSichV, DSFinV-K, Belegausgabe, Kassenmeldung und Checkliste für Unternehmer.
Wer eine neue Registrierkasse oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem anschafft, sollte nicht nur auf Preis und Bedienkomfort achten. Entscheidend ist, ob das System die steuerlichen Anforderungen nach § 146a AO, KassenSichV, TSE, DSFinV-K, Belegausgabepflicht und Mitteilungspflicht erfüllt. Fehler beim Kassenkauf können später in der Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau teuer werden.
Ausgangslage: Warum der Kassenkauf prüfungsrelevant ist
GoBD, Kassengesetz, Kassensicherungsverordnung, TSE, DSFinV-K, Belegausgabepflicht und Kassen-Nachschau haben die Anforderungen an elektronische Kassensysteme erheblich verschärft. Für bargeldintensive Betriebe ist die Kasse ein zentraler Prüfungsbereich.
Wer heute ein Kassensystem anschafft, sollte deshalb vorab klären, ob das System steuerlich zukunftssicher ist. Ein späteres Nachrüsten kann teuer werden oder technisch unmöglich sein. Noch riskanter ist es, ein nicht konformes System einzusetzen: In der Betriebsprüfung drohen formelle Beanstandungen, Datenzugriffsprobleme, Zuschätzungen und gegebenenfalls Bußgelder.
Aufrüstung oder Neukauf: Was ist sinnvoll?
Ob eine bestehende Kasse aufgerüstet werden kann oder ersetzt werden sollte, hängt von mehreren Faktoren ab: technischer Stand, TSE-Anbindung, Datenexport, Hersteller-Support, Updatefähigkeit, Aufbewahrung der Altdaten und Dokumentation.
Aufrüstung kann sinnvoll sein, wenn …
- eine zertifizierte TSE technisch angebunden werden kann,
- DSFinV-K-Exporte vollständig möglich sind,
- der Hersteller Updates und Support zusichert,
- Seriennummern, TSE-Daten und Systeminformationen dokumentiert sind,
- die Verfahrensdokumentation aktualisiert werden kann.
Neukauf ist ratsam, wenn …
- die Kasse nicht TSE-fähig ist,
- kein vollständiger DSFinV-K-Export möglich ist,
- Programmier- oder Systemunterlagen fehlen,
- der Hersteller keinen Support mehr leistet,
- Altdaten nicht revisionssicher aufbewahrt werden können.
Aktuelle Pflichten für elektronische Kassensysteme
Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion müssen heute mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllen. Die wichtigsten Punkte sind:
- Einzelaufzeichnung: Geschäftsvorfälle müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.
- TSE: Kassenaufzeichnungen müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden.
- Unveränderbarkeit: Geschäftsvorfälle dürfen nicht unbemerkt gelöscht oder verändert werden können.
- DSFinV-K: Kassendaten müssen in der standardisierten digitalen Schnittstelle exportierbar sein.
- Belegausgabe: Für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle muss ein Beleg erstellt und bereitgestellt werden.
- Aufbewahrung: Kassendaten, TSE-Daten, Tagesabschlüsse, Organisationsunterlagen und Verfahrensdokumentation sind aufzubewahren.
- Mitteilungspflicht: Elektronische Aufzeichnungssysteme sind der Finanzverwaltung elektronisch mitzuteilen.
Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO
Die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme ist seit 2025 praktisch relevant. Die Meldung erfolgt elektronisch über Mein ELSTER oder eine kompatible ERiC-Schnittstelle.
| Sachverhalt | Frist / Hinweis |
|---|---|
| Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Kassensysteme | Mitteilung bis 31. Juli 2025 |
| Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassensysteme | Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung |
| Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene Kassensysteme | Mitteilung innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme |
| Gemietete oder geleaste Systeme | Werden angeschafften Systemen gleichgestellt |
| Mehrere Kassensysteme in einer Betriebsstätte | Grundsätzlich sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme der Betriebsstätte vollständig zu erfassen |
Welche Systeme sind betroffen?
Betroffen sind insbesondere elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Nicht jedes elektronische System ist automatisch ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der KassenSichV. Ausgenommen sind unter anderem bestimmte Automaten, Fahrscheinsysteme, Geldspielgeräte und reine Buchhaltungsprogramme.
Beim Kauf sollte der Anbieter daher klar bestätigen, ob das konkrete System in den Anwendungsbereich des § 146a AO und der KassenSichV fällt und welche technischen Pflichten erfüllt werden.
Belegausgabe und Pflichtangaben
Bei elektronischen Kassensystemen gilt grundsätzlich die Belegausgabepflicht. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch bereitgestellt werden. Wichtig ist, dass der Beleg die gesetzlich geforderten Angaben enthält und der Vorgang ordnungsgemäß abgeschlossen ist.
Beim Kassenkauf sollten Sie insbesondere prüfen:
- Kann die Kasse Papierbelege und elektronische Belege ausgeben?
- Sind TSE-Informationen, Transaktionsnummer und Signaturdaten auf dem Beleg enthalten?
- Ist der Beleg für Kunden verständlich und lesbar?
- Kann ein QR-Code oder maschinenlesbares Format ausgegeben werden, soweit erforderlich oder sinnvoll?
- Werden Stornos, Gutscheine, Trinkgelder, Geldtransit und Entnahmen korrekt abgebildet?
Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung
Die Finanzverwaltung darf seit 2018 eine unangekündigte Kassen-Nachschau durchführen. Dabei kann sie die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen, den Einsatz der TSE, die Belegausgabe, die Kassensturzfähigkeit und den Datenzugriff prüfen.
Bei schwerwiegenden Mängeln kann die Kassen-Nachschau ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen. Unternehmer sollten deshalb jederzeit in der Lage sein, Kassendaten, Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitungen, TSE-Informationen und DSFinV-K-Exporte bereitzustellen.
Checkliste für den sicheren Kassenkauf
| Prüfpunkt | Warum wichtig? | Erledigt? |
|---|---|---|
| TSE-Zertifizierung vorhanden | Ohne zertifizierte TSE ist das System regelmäßig nicht gesetzeskonform nutzbar. | ☐ |
| Seriennummern von Kasse und TSE dokumentiert | Erforderlich für Meldung, Prüfung und Kasseninventar. | ☐ |
| DSFinV-K-Export möglich | Wichtig für Datenzugriff in Außenprüfung und Kassen-Nachschau. | ☐ |
| Belegausgabe gesetzeskonform | Pflichtangaben müssen vollständig und lesbar ausgegeben werden. | ☐ |
| Storno, Trinkgeld, Gutschein, Entnahme und Geldtransit abbildbar | Typische Praxisfälle müssen korrekt protokolliert werden. | ☐ |
| Verfahrensdokumentation verfügbar | Beschreibt Kassenprozesse, Datenfluss, Zuständigkeiten und Kontrollmaßnahmen. | ☐ |
| Bedienungs- und Programmierunterlagen vorhanden | Fehlende Organisationsunterlagen sind ein häufiger Prüfungsangriff. | ☐ |
| Update- und Supportzusage des Herstellers | Wichtig bei gesetzlichen Änderungen, TSE-Wechsel oder Softwareproblemen. | ☐ |
| Systemausfall-Prozess dokumentiert | Bei Ausfall müssen Ersatzaufzeichnungen und spätere Nacherfassung geregelt sein. | ☐ |
| ELSTER-Meldung vorbereitet | Anschaffung und Außerbetriebnahme sind fristgerecht elektronisch mitzuteilen. | ☐ |
| Altdaten aus Vorgängerkasse gesichert | Altdaten müssen während der Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben. | ☐ |
Downloads und Arbeitshilfen
FAQ: Registrierkasse kaufen, aufrüsten oder ersetzen
Muss eine neue Registrierkasse eine TSE haben?
Ja, elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen müssen grundsätzlich durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden, sofern sie unter § 146a AO und die KassenSichV fallen.
Welche Frist gilt für die Meldung einer neuen Kasse?
Für ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme gilt grundsätzlich eine Monatsfrist. Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme waren bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
Darf eine alte nicht aufrüstbare Kasse noch genutzt werden?
Die Übergangsfrist für bestimmte nicht aufrüstbare Altkassen endete zum 31. Dezember 2022. Seit dem 1. Januar 2023 müssen elektronische Kassensysteme grundsätzlich den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Was muss ich beim Kassenkauf vom Anbieter verlangen?
Verlangen Sie Nachweise zu TSE, DSFinV-K, Seriennummern, Belegausgabe, Exportfunktionen, Verfahrensdokumentation, Bedienungsunterlagen, Support und den Daten für die elektronische Meldung.
Kann der Beleg elektronisch ausgegeben werden?
Ja, der Beleg kann elektronisch oder in Papierform bereitgestellt werden. Die gesetzlichen Pflichtangaben müssen erfüllt sein.
Was passiert bei einem Kassenausfall?
Der Ausfall muss dokumentiert werden. Für die Ausfallzeit sind Ersatzaufzeichnungen zu führen und später geordnet in die Buchführung zu übernehmen. Der Ablauf sollte in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein.
Kassenkauf steuerlich prüfen lassen
Sie planen den Kauf oder die Umstellung eines Kassensystems? Wir prüfen mit Ihnen, ob TSE, DSFinV-K, Belegausgabe, Meldepflicht, Verfahrensdokumentation und Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.
So vermeiden Sie teure Fehler vor der nächsten Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung.
Quellen und Rechtsstand
- § 145 AO, allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen, Rechtsstand: 30.06.2026.
- § 146 AO, Ordnungsvorschriften für Buchführung und Aufzeichnungen, Rechtsstand: 30.06.2026.
- § 146a AO, elektronische Aufzeichnungssysteme und zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, Rechtsstand: 30.06.2026.
- § 146b AO, Kassen-Nachschau, Rechtsstand: 30.06.2026.
- § 147 AO, Aufbewahrung von Unterlagen und Datenzugriff, Rechtsstand: 30.06.2026.
- § 162 AO, Schätzung von Besteuerungsgrundlagen, Rechtsstand: 30.06.2026.
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), insbesondere §§ 1 bis 6, elektronische Aufzeichnungssysteme, Protokollierung, Speicherung, digitale Schnittstelle und Belegangaben, Rechtsstand: 30.06.2026.
- BMF-Schreiben vom 28.06.2024, IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009, Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO.
- AEAO zu § 146a AO, Anwendungshinweise zu elektronischen Aufzeichnungssystemen, TSE, Belegausgabe und Mitteilungspflichten, Rechtsstand: 30.06.2026.
- BMF, Orientierungshilfe zur Anwendung des § 146a AO und der KassenSichV, insbesondere zu TSE, DSFinV-K, Beleg und Belegausgabepflicht.
