Aufzeichnungspflichten

1. Allgemeines

Der Unternehmer muss zur Feststellung der Umsatzsteuer Aufzeichnungen machen. Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind von den Aufzeichnungspflichten nicht befreit. Für sie gelten eingeschränkte Aufzeichnungspflichten nach § 65 UStDV.

Die Pflichten entfallen nicht, wenn der Unternehmer ausschließlich steuerfreie oder nicht steuerbare Umsätze ausführt. Die Aufzeichnungspflichten sind auch zu erfüllen, wenn für den Unternehmer keine Buchführungspflicht besteht.

Die Aufzeichnungen sind so zu gestalten, dass sich ein sachverständiger Dritter in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Umsätze und die abziehbaren Vorsteuern des Unternehmens verschaffen kann (§ 63 UStDV). Die allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 140 ff. AO (Buchführungspflichten) werden durch die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes ergänzt. Bei richtiger Verbuchung der Geschäftsvorfälle in gängigen EDV-Buchführungen werden die Aufzeichnungspflichten in der Regel erfüllt. Bei verschiedenen Sachverhalten ist es jedoch erforderlich, weitere Aufzeichnungen zu fertigen (z.B. bei der Aufteilung von Vorsteuern).

2. Vorsteuerabzug

Es sind drei Gruppen von Vorsteuern zu unterscheiden:

1. 1.

   Vorsteuern, die in voller Höhe abzugsfähig sind. Es sind im Einzelnen aufzuzeichnen:

   1. a.

      Die Entgelte (Nettobetrag ohne Umsatzsteuer) bzw. bei Abschlagszahlungen die gezahlten Entgelte sowie die darauf entfallenden Vorsteuern. Diese Angaben gehen aus der von einem anderen Unternehmer erhaltenen Rechnung hervor.

   2. b.

      Die Bemessungsgrundlagen für die Einfuhr von Gegenständen und die entrichtete Einfuhrumsatzsteuer. Diese Angaben gehen aus dem Beleg der Zolldienststelle oder aus der Rechnung und den Anlagen der Speditionsrechnung hervor.

   3. c.

      Die Bemessungsgrundlagen für den innergemeinschaftlichen Erwerb und die darauf entfallende Steuer. Diese Angaben ergeben sich aus der Rechnung des liefernden Unternehmers aus dem anderen EG-Staat.

2. 2.

   Vorsteuern, die vom Abzug voll ausgeschlossen sind. Für diese Vorsteuern bestehen keine Aufzeichnungspflichten, da ein Abzug ausgeschlossen ist
   (§ 15 Abs. 3 Satz 1 UStG).

3. 3.

   Vorsteuern, die aufzuteilen sind. Es gelten die gleichen Aufzeichnungspflichten wie unter 1. Zusätzlich sind die Grundlagen für die Aufteilung der Vorsteuerbeträge eindeutig und leicht nachprüfbar aufzuzeichnen und die steuerfreien Umsätze, die den Vorsteuerabzug ausschließen, getrennt von den übrigen Umsätzen aufzuzeichnen.

3. Berichtigung des Vorsteuerabzuges (§ 15a UStG)

Es ist Folgendes aufzuzeichnen:

1. die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsgutes und die darauf entfallenden Vorsteuerbeträge

2. der Zeitpunkt der erstmaligen Verwendung des Wirtschaftsgutes

3. die Verwendungsdauer und der maßgebliche Berichtigungszeitraum

4. die Höhe der anteiligen Nutzung für die zum Vorsteuerabzug berechtigenden und die den Vorsteuerabzug ausschließenden Umsätze

5. bei Veräußerung oder unentgeltlicher Wertabgabe im Berichtigungszeitraum die umsatzsteuerliche Behandlung dieses Umsatzes

6. bei Verkürzung des Berichtigungszeitraumes wegen vorzeitiger Unbrauchbarkeit des Wirtschaftsgutes die Ursache und der Zeitpunkt

4. Umsatzsteuer

Im Einzelnen sind aufzuzeichnen:

1. Die vereinbarten Entgelte (= Nettobetrag ohne Umsatzsteuer) für ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen. Die darauf entfallende Umsatzsteuer braucht nicht aufgezeichnet werden. Das bedeutet, dass die Nettobeträge aller Ausgangsrechnungen aufzuzeichnen sind. Aus Vereinfachungsgründen wurde durch § 63 Abs. 3 UStDV zugelassen, dass es ausreicht, wenn die Bruttobeträge (Entgelt + Umsatzsteuer) aufgezeichnet werden. Diese Vereinfachung wurde vor allem für die Unternehmer geschaffen, die überwiegend Barverkäufe an Endverbraucher ausführen. Für Unternehmer, die ihre Umsätze nach § 20 UStG versteuern, treten an die Stelle der vereinbarten Entgelte die vereinnahmten Entgelte. In diesem Fall sind die Bezahlungen der Kunden (in der Kasse oder bei der Bank) abzüglich Umsatzsteuer aufzuzeichnen. Auch hier gilt die Vereinfachung, dass die Aufzeichnung der Bruttobeträge ausreicht.
   Bei der Vereinnahmung von Abschlagszahlungen gelten die gleichen Aufzeichnungspflichten.

2. Nachträgliche Änderungen der Entgelte nach § 17 UStG (wie Skontoabzüge) für den Voranmeldungszeitraum, in dem sie eingetreten sind.

3. Die Umsätze nach den unterschiedlichen Steuersätzen (7 %/15 %/16 %/19 %) getrennt. Dies gilt auch für Teilentgelte.

4. Steuerfreie Umsätze getrennt von den steuerpflichtigen Umsätzen. Eine Trennung nach den einzelnen Befreiungsvorschriften ist nicht erforderlich. Es muss auch festgehalten werden, welche steuerfreien Umsätze der Unternehmer nach § 9 UStG als steuerpflichtig behandelt. Auch dies gilt ebenso für Teilentgelte.

5. Die Bemessungsgrundlagen für unentgeltliche Lieferungen bzw. unentgeltliche sonstige Leistungen getrennt nach Steuersätzen. Ebenso muss eine separate Aufzeichnung nach steuerfreien und steuerpflichtigen unentgeltlichen Leistungen gemacht werden.

6. Die wegen eines unberechtigten Steuerausweises gemäß § 14 Abs. 2 und 3 UStG geschuldeten Steuerbeträge.

7. Die Mindestbemessungsgrundlagen nach § 10 Abs. 5 Nr. 1 UStG für Lieferungen und sonstige Leistungen an Gesellschafter, Mitglieder, Teilhaber oder denen nahe stehende Personen.

8. Die Mindestbemessungsgrundlagen nach § 10 Abs. 5 Nr. 2 UStG für Lieferungen und sonstige Leistungen an Arbeitnehmer oder denen nahe stehende Personen auf Grund eines Dienstverhältnisses (z.B. für die Überlassung eines Kraftfahrzeuges an einen Arbeitnehmer auch für Privatfahrten; hier kann auf die lohnsteuerrechtlich anzusetzenden Werte zurückgegriffen werden).

5. Differenzbesteuerung

Aus den Aufzeichnungen müssen der Verkaufspreis, der Einkaufspreis und die Bemessungsgrundlage (Verkaufspreis abzüglich Einkaufspreis = Bruttomarge abzüglich darin enthaltener Umsatzsteuer) hervorgehen.

6. Innergemeinschaftlicher Erwerb

Bei innergemeinschaftlichen Erwerben müssen folgende Angaben aufgezeichnet werden:

1. die Bemessungsgrundlage und

2. der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag.

7. Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Wegen der besonderen Aufzeichnungspflichten bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften siehe unter den dortigen Erläuterungen.

8. Umsatzsteuerlager

Lagerhalter, die in Deutschland ein Umsatzsteuerlager betreiben, müssen gem. § 22 Abs. 4c UStG folgende Aufzeichnungen führen:

1. Bestandsaufzeichnungen über die eingelagerten Gegenstände;

2. Aufzeichnungen über Leistungen, die mit der Lagerung, der Erhaltung, der Verbesserung der Aufmachung und Handelsgüte oder der Vorbereitung des Vertriebs oder Weiterverkaufs der eingelagerten Gegenstände unmittelbar zusammenhängen;

3. bei Auslagerungen Name, Anschrift und inländische UStID-Nr. des Auslagerers oder seines Fiskalvertreters.

9. Rechtsfolgen unzureichender Aufzeichnungen

Werden die Aufzeichnungspflichten nicht oder unvollständig erfüllt, kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Dabei kann sie bestehende Unsicherheiten zu lasten des Unternehmers auslegen. Sollten bestimmte Aufzeichnungen Grundlage für eine Steuervergünstigung sein (z.B. Ausfuhrnachweis für eine steuerfreie Ausfuhrlieferung), kann bei Fehlen der entsprechenden Unterlagen nur die Steuervergünstigung versagt werden.