Zum 01.01.2025 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit zur elektronischen Meldung von Kassensystemen über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle eingeführt. Diese Meldepflicht betrifft alle elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAS), einschließlich EC-Terminals, Warenwirtschaftssysteme, Praxissoftware, Taxameter und Wegstreckenzähler. Die Meldung ist unabhängig von der tatsächlichen Nutzung erforderlich.
Meldepflicht und Fristen:
- Ab 01.07.2025 müssen alle neuen und außer Betrieb genommenen Systeme innerhalb eines Monats gemeldet werden.
- Übergangsfrist: Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen bis 31.07.2025 gemeldet sein.
- Auch gemietete oder geleaste Systeme unterliegen der Meldepflicht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Meldung:
- Übermittlungsmöglichkeiten:
- Direkte Eingabe im ELSTER-Formular
- Upload einer XML-Datei in ELSTER
- Automatische Übertragung über die ERiC-Schnittstelle (je nach Kassensystem)
- Vorbereitung:
- ELSTER-Zugang einrichten (Registrierung dauert bis zu zwei Wochen)
- Notwendige Daten bereithalten, z. B. Steuernummer, Hersteller, Modell, Seriennummer, Datum der Anschaffung/Inbetriebnahme
- Eingabe und Übermittlung:
- Alle Kassensysteme einer Betriebsstätte müssen in einer Mitteilung erfasst werden.
- Falls Fehler auftreten, können bereits übermittelte Daten im ELSTER-Portal korrigiert werden.
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE):
- Jedes Kassensystem muss mit einer TSE verknüpft werden.
- Angaben wie Seriennummer und BSI-Zertifizierungs-ID sind erforderlich.
Empfohlene Maßnahmen:
- Verantwortlichen benennen, der sich um die Kassenmeldung kümmert.
- Systemlandschaft analysieren, um alle meldepflichtigen Systeme zu identifizieren.
- Mit Kassenherstellern klären, welche Meldeoptionen das System bietet.
- Meldeprozess dokumentieren und Sendeprotokolle aufbewahren.
Die rechtzeitige und korrekte Meldung vermeidet Probleme mit der Betriebsprüfung und mögliche Sanktionen. Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die Umsetzung vorbereiten.