Fast 21 Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland verfügen laut Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) über eine betriebliche Altersvorsorge (bAV). Viele von ihnen stehen im Ruhestand vor der Entscheidung: monatliche Rente oder einmalige Kapitalauszahlung. Was auf den ersten Blick nach finanzieller Flexibilität klingt, kann sich steuerlich schnell als Nachteil erweisen.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit zwei Urteilen (Az. X R 25/23 und X R 28/23) klargestellt: Eine Kapitalauszahlung aus Direktversicherungen, Pensionskassen oder Pensionsfonds unterliegt in voller Höhe der Besteuerung. Die Hoffnung vieler Steuerpflichtiger, zumindest von der sogenannten Fünftelregelung zu profitieren, wurde damit endgültig enttäuscht. Auch eine Verfassungsbeschwerde blieb erfolglos (BVerfG, Az. 2 BvR 372/26).

Volle Besteuerung kann Steuersatz erhöhen

Entscheidend ist die steuerliche Behandlung der Beiträge in der Ansparphase:

• Wurden Beiträge aus bereits versteuertem Einkommen geleistet, bleibt die spätere Auszahlung in der Regel steuerfrei.
• Wurden die Beiträge hingegen steuerfrei eingezahlt (z. B. nach § 3 Nr. 63 EStG), ist die spätere Kapitalleistung vollständig zu versteuern.

Gerade bei heute üblichen bAV-Modellen trifft letzteres zu. Die Folge: Die gesamte Auszahlung wird im Jahr des Zuflusses als sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 5 EStG erfasst. Das kann zu einem sprunghaften Anstieg des persönlichen Steuersatzes führen – insbesondere dann, wenn weitere Einkünfte im selben Jahr vorliegen.

Keine Fünftelregelung für Direktversicherungen

Viele Fachleute hatten argumentiert, dass die Kapitalleistung wirtschaftlich einer Vergütung für mehrere Jahre entspricht – vergleichbar mit einer Abfindung – und daher steuerlich begünstigt werden sollte. Der BFH hat diese Sicht jedoch ausdrücklich verworfen.

Die Fünftelregelung findet keine Anwendung bei:

• Direktversicherungen
• Pensionskassen
• Pensionsfonds

Anders kann die Lage bei Direktzusagen oder Unterstützungskassen sein. Hier werden Leistungen häufig als Arbeitslohn qualifiziert, sodass unter bestimmten Voraussetzungen eine Tarifermäßigung möglich bleibt (z. B. bei Leistungen über Einrichtungen wie die VBLU).

Kranken- und Pflegeversicherung nicht vergessen

Neben der Einkommensteuer sollten gesetzlich Versicherte auch die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung berücksichtigen. Diese fallen sowohl bei laufenden Rentenzahlungen als auch bei Kapitalauszahlungen an. Bei Einmalzahlungen erfolgt die Verbeitragung in der Regel über mehrere Jahre verteilt – was die Gesamtbelastung zusätzlich erhöht.

Praxisempfehlung: Nettoeffekt vorab berechnen

Viele Verträge wurden vor Jahrzehnten abgeschlossen – unter ganz anderen steuerlichen Rahmenbedingungen. Wer heute über eine Kapitalauszahlung nachdenkt, sollte unbedingt eine fundierte Nettobetrachtung durchführen:

• Wie hoch ist die tatsächliche Steuerbelastung im Auszahlungsjahr?
• Welche Progressionseffekte treten auf?
• Wie wirken sich Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge aus?
• Ist eine gestreckte Auszahlung (Rente) wirtschaftlich sinnvoller?

Gerade bei größeren Auszahlungsbeträgen kann die Steuerbelastung mehrere zehntausend Euro betragen. Eine frühzeitige steuerliche Planung – idealerweise über mehrere Jahre hinweg – ist daher unerlässlich.

Die Senatsverwaltung für Finanzen warnt aktuell vor einer neuen Betrugsmasche, die gezielt Steuerpflichtige ins Visier nimmt. Im Umlauf sind täuschend echt gestaltete Phishing-E-Mails, die angeblich von der Finanzverwaltung stammen und eine bevorstehende Betriebsprüfung ankündigen.

Täuschend echte E-Mails im Namen der Finanzverwaltung

Die betrügerischen Nachrichten geben vor, von der Poststelle der Finanzverwaltung versendet worden zu sein. Inhaltlich wird eine „Außenprüfung gemäß § 193 Abgabenordnung“ angekündigt – ein Begriff, der vielen Unternehmen vertraut ist und daher gezielt Vertrauen schaffen soll.

Im Text der E-Mail wird auf einen angeblichen PDF-Anhang verwiesen. Tatsächlich handelt es sich jedoch um eine manipulierte HTML-Datei.

Gefährlicher Anhang: Passwortabfrage als Betrugsversuch

Nach dem Öffnen der Datei werden Empfänger aufgefordert, ein Passwort einzugeben. Diese Aufforderung dient ausschließlich dazu, sensible Daten abzugreifen. Es handelt sich hierbei eindeutig um einen Phishing-Versuch.

Besonders kritisch: Solche Angriffe sind oft professionell gestaltet und für Laien nur schwer zu erkennen.

So sollten Sie reagieren

Die Finanzverwaltung stellt klar, dass es sich um einen Betrugsversuch handelt. Steuerpflichtige sollten daher folgende Maßnahmen beachten:

• Öffnen Sie keine verdächtigen Anhänge, insbesondere keine HTML-Dateien.
• Geben Sie unter keinen Umständen persönliche Daten oder Passwörter ein.
• Leisten Sie keine Zahlungen aufgrund solcher E-Mails.
• Löschen Sie die betreffende Nachricht umgehend.

Wichtig zu wissen: So kommuniziert das Finanzamt wirklich

Ein zentraler Hinweis zur Einordnung:

Die Finanzverwaltung fordert niemals per E-Mail zur Eingabe von Passwörtern oder zu Zahlungen auf. Offizielle Kommunikation erfolgt in der Regel schriftlich per Post oder über bekannte, sichere digitale Zugänge wie ELSTER.

Fazit für Unternehmen und Steuerpflichtige

Gerade im Kontext von Betriebsprüfungen nutzen Betrüger gezielt Unsicherheit und Zeitdruck aus. Unternehmen sollten ihre internen Prozesse und Mitarbeiter regelmäßig für solche Risiken sensibilisieren.

Ein kurzer Sicherheitscheck kann hier bereits großen Schaden verhindern.

Trennung & Scheidung

Steuern bei Trennung und Scheidung: Steuerklasse, Veranlagung und Aufteilung

Eine Trennung ist zuerst eine persönliche Zäsur. Steuerlich zieht sie eine Reihe von Folgen nach sich – und bei den meisten kommt es auf einen einzigen Zeitpunkt an.

Von Michael Schröder, Steuerberater (Dipl.-Kfm.)

Dieser Beitrag erklärt allgemein und verständlich, was sich bei der Veranlagung, der Lohnsteuerklasse und der Aufteilung einer gemeinsamen Steuerschuld ändert, wenn Eheleute sich trennen. Er ersetzt keine individuelle Beratung, benennt aber die Leitplanken, an denen Sie sich orientieren können.

Das Wichtigste in Kürze

• Entscheidend ist der Zeitpunkt der räumlichen Trennung, nicht die Scheidung.
• Im Kalenderjahr der Trennung ist die Zusammenveranlagung mit Splitting noch möglich; ab dem Folgejahr wird einzeln veranlagt.
• Die Steuerklasse bleibt im Trennungsjahr unverändert und wechselt zum 1. Januar des Folgejahres auf I – bei Alleinerziehenden auf II –, nicht auf IV/IV.
• Der Wechsel geschieht nicht automatisch; die Trennung ist dem Finanzamt anzuzeigen.
• Bei gemeinsamer Veranlagung haften beide als Gesamtschuldner; Nachzahlungen lassen sich auf Antrag aufteilen (§ 268 AO), Erstattungen richten sich nach § 37 Abs. 2 AO.
• Unterhalt kann über das Realsplitting steuerlich wirken (§ 10 Abs. 1a Nr. 1 EStG).

Der entscheidende Zeitpunkt ist die Trennung – nicht die Scheidung

Für das Steuerrecht zählt nicht, wann die Scheidung ausgesprochen wird, sondern ab wann die Eheleute dauernd getrennt leben. Gemeint ist die räumliche Trennung – das Ende der ehelichen Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft, in der Praxis meist der Auszug eines Partners oder die dauerhafte „Trennung von Tisch und Bett“ innerhalb der gemeinsamen Wohnung. Das Wahlrecht zwischen gemeinsamer und getrennter Besteuerung knüpft genau an dieses Merkmal an (§ 26 Abs. 1 EStG). Ob und wann später ein Scheidungsantrag gestellt oder die Ehe rechtskräftig geschieden wird, spielt für die Steuer keine Rolle.

Kernaussage

Maßgeblich ist der Zeitpunkt der räumlichen Trennung, nicht die Scheidung. An ihm entscheidet sich, für welche Jahre Sie sich noch gemeinsam veranlagen lassen dürfen und ab wann die Steuerklasse wechselt.

Steuerliches und familienrechtliches Trennungsjahr sind nicht dasselbe

Der Begriff „Trennungsjahr“ hat zwei Bedeutungen, die leicht durcheinandergeraten. Familienrechtlich bezeichnet er den zwölfmonatigen Zeitraum ab dem Trennungstag, der vor einer Scheidung in der Regel abgewartet werden muss. Steuerlich ist damit dagegen schlicht das Kalenderjahr gemeint, in dem die Trennung stattgefunden hat. Für die Besteuerung kommt es allein auf dieses Kalenderjahr an – nicht auf zwölf Monate ab dem Auszug. Wer sich am 2. Januar trennt, steht für das laufende Jahr steuerlich ebenso da wie jemand, der sich am 20. Dezember trennt.

Im Trennungsjahr: Zusammenveranlagung mit Splitting bleibt möglich

In dem Kalenderjahr, in das die Trennung fällt, ist die Zusammenveranlagung mit dem Ehegattensplitting ein letztes Mal möglich (§§ 26, 26b, 32a Abs. 5 EStG). Es genügt bereits, dass die Eheleute zu irgendeinem Zeitpunkt dieses Jahres noch zusammengelebt haben – im Extremfall ein einziger gemeinsamer Tag im Januar. Der Splittingtarif wirkt sich vor allem dann günstig aus, wenn die Einkünfte der Partner unterschiedlich hoch sind; bei etwa gleich hohen Einkommen ist der Vorteil gering. Ob sich die Zusammenveranlagung im Einzelfall lohnt, lässt sich durch eine Vergleichsberechnung mit der Einzelveranlagung ermitteln.

Beide Ehegatten müssen zustimmen

Die Zusammenveranlagung setzt voraus, dass beide Ehegatten sie wählen (§ 26 Abs. 2 EStG). Nach einer Trennung ist das nicht selbstverständlich. Die Rechtsprechung nimmt jedoch eine fortwirkende Pflicht zur ehelichen Solidarität an (§ 1353 BGB): Der steuerlich begünstigte Ehegatte kann vom anderen die Zustimmung zur Zusammenveranlagung verlangen, wenn diesem dadurch kein finanzieller Nachteil entsteht oder ein solcher Nachteil ausgeglichen wird. Wer die Zustimmung grundlos verweigert, kann sich schadensersatzpflichtig machen.

Ab dem Folgejahr: nur noch Einzelveranlagung

Ab dem ersten vollen Kalenderjahr, in dem die Eheleute durchgehend getrennt leben, ist die Zusammenveranlagung ausgeschlossen. Es bleibt nur die Einzelveranlagung, bei der jeder nach dem Grundtarif besteuert wird (§ 26a EStG). Trennt sich ein Paar also im Laufe des Jahres 2025, ist 2025 das letzte gemeinsame Jahr; ab 2026 wird einzeln veranlagt.

Die Steuerklasse: der häufigste Irrtum

Ein weit verbreiteter Irrtum betrifft die Lohnsteuerklasse. Nach einer dauernden Trennung ist nicht die Kombination IV/IV vorgesehen – diese steht ebenso wie III/V ausschließlich Eheleuten offen, die nicht dauernd getrennt leben. Getrennt lebende Arbeitnehmer werden in die Steuerklasse I eingereiht (§ 38b EStG). Zeitlich gilt eine klare Stichtagsregelung: Im Kalenderjahr der Trennung darf die bisherige Steuerklasse behalten werden; erst zum 1. Januar des Folgejahres wechseln beide in die Steuerklasse I.

Lebt ein gemeinsames Kind dauerhaft im Haushalt eines Elternteils und bezieht dieser das Kindergeld, kommt für ihn die Steuerklasse II mit dem Entlastungsbetrag für Alleinerziehende in Betracht. Dieser beträgt 4.260 Euro im Jahr für das erste Kind und erhöht sich um 240 Euro je weiterem Kind (§ 24b EStG).

Der Wechsel geschieht nicht von allein

Wichtig: Weder die Trennung noch der Steuerklassenwechsel werden dem Finanzamt automatisch bekannt. Die Trennung ist aktiv anzuzeigen – dafür gibt es die „Erklärung zum dauernden Getrenntleben“, die sich über ELSTER übermitteln lässt. Erst danach passt das Finanzamt die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) an und informiert den Arbeitgeber. Wer den Wechsel versäumt und im Folgejahr zu Unrecht in einer ehelichen Steuerklasse verbleibt, muss mit einer Steuernachzahlung rechnen.

Gemeinsamer Bescheid, gemeinsame Haftung – und die Aufteilung

Wer sich zusammen veranlagen lässt, erhält einen gemeinsamen Steuerbescheid. Beide Ehegatten haften dann als Gesamtschuldner für die gesamte festgesetzte Steuer (§ 44 AO) – unabhängig davon, wer welchen Teil der Einkünfte erzielt hat. Gerade nach einer Trennung stellt sich die Frage, welcher Betrag wirtschaftlich auf wen entfällt. Hier ist zwischen Nachzahlung und Erstattung zu unterscheiden.

Bei einer Nachzahlung: Antrag auf Aufteilung

Ergibt sich eine Nachzahlung, kann jeder Ehegatte beim Finanzamt die Aufteilung der Steuerschuld beantragen (§ 268 AO). Das Finanzamt teilt die Schuld dann in dem Verhältnis auf, das sich bei einer gedachten Einzelveranlagung ergäbe (§ 270 AO), und beschränkt die Vollstreckung auf den jeweils eigenen Anteil. So wird verhindert, dass ein Partner für die Steuer des anderen in Anspruch genommen oder eine eigene Erstattung mit dessen Schulden verrechnet wird. Zu beachten ist: Das Finanzamt teilt nur auf Antrag auf, frühestens nach Bekanntgabe des Bescheids und solange die Schuld noch nicht vollständig getilgt ist; nach ihrem Erlass ist die Aufteilung grundsätzlich bindend.

Bei einer Erstattung: wer gezahlt hat, bekommt zurück

Ergibt sich dagegen eine Erstattung, greifen nicht die Aufteilungsregeln, sondern die Frage der Erstattungsberechtigung (§ 37 Abs. 2 AO). Das Geld erhält, auf wessen Rechnung die Steuer gezahlt wurde. Bei Arbeitnehmern richtet sich das nach der jeweils einbehaltenen Lohnsteuer; bei Vorauszahlungen danach, für wessen Steuerschuld sie geleistet wurden.

Praxistipp

Leisten Sie Vorauszahlungen nach der Trennung möglichst vom eigenen Konto und mit klarer Angabe von Name und Steuernummer. So lässt sich später zweifelsfrei belegen, für wessen Steuerschuld gezahlt wurde – das erleichtert die Zuordnung einer Erstattung erheblich.

Unterhalt und Steuern: das Realsplitting

Sobald die Ehegatten getrennt veranlagt werden, kann Unterhalt an den anderen steuerlich wirken. Beim sogenannten Realsplitting kann der zahlende Partner Trennungs- oder nachehelichen Unterhalt bis zu 13.805 Euro im Jahr als Sonderausgaben abziehen (§ 10 Abs. 1a Nr. 1 EStG); um die für den Empfänger übernommenen Basis-Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge erhöht sich dieser Betrag. Im Gegenzug muss der Empfänger die Zahlungen als sonstige Einkünfte versteuern (§ 22 Nr. 1a EStG) und dem Abzug über die Anlage U zustimmen. Weil ihm dadurch Nachteile entstehen können, ist ihm ein Nachteilsausgleich zu leisten. Das Realsplitting setzt voraus, dass keine Zusammenveranlagung erfolgt – im Trennungsjahr also nur, wenn man sich dort für die Einzelveranlagung entscheidet. Verweigert der Empfänger die Zustimmung, kommt ersatzweise ein Abzug als außergewöhnliche Belastung bis 12.096 Euro (Veranlagungszeitraum 2025) in Betracht (§ 33a EStG).

Praxistipp: Der Zeitpunkt der Trennung kann Geld bedeuten

Weil steuerlich das Kalenderjahr der Trennung entscheidet, kann der Zeitpunkt spürbar ins Gewicht fallen. Wer sich Ende Dezember trennt, verliert das Ehegattensplitting bereits zum Jahreswechsel und muss die Steuerklasse zum 1. Januar wechseln. Fällt die Trennung dagegen erst in den Januar des Folgejahres – und lebte das Paar auch nur kurz noch zusammen –, bleibt das gesamte neue Jahr für die gemeinsame Veranlagung und die günstigere Steuerklasse erhalten. Bei deutlichem Einkommensgefälle kann dieser Unterschied mehrere Tausend Euro ausmachen. Selbstverständlich sollte eine so persönliche Entscheidung nicht allein von der Steuer abhängen – kennen sollte man den Effekt aber.

Häufige Fragen

Ändert sich meine Steuerklasse nach der Trennung automatisch?

Nein. Die Trennung muss dem Finanzamt angezeigt werden, üblicherweise mit der „Erklärung zum dauernden Getrenntleben“ über ELSTER. Erst dann werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale angepasst und der Arbeitgeber informiert.

Wann muss ich die Steuerklasse nach der Trennung wechseln?

Im Kalenderjahr der Trennung dürfen Sie Ihre bisherige Steuerklasse behalten. Zum 1. Januar des folgenden Jahres wechseln Sie in die Steuerklasse I, bei Alleinerziehenden gegebenenfalls in die Steuerklasse II.

Habe ich nach der Trennung Steuerklasse IV oder I?

Steuerklasse I. Die Kombinationen IV/IV und III/V gelten nur für Eheleute, die nicht dauernd getrennt leben. Getrennt Lebende werden wie Alleinstehende der Steuerklasse I zugeordnet.

Können wir uns im Jahr der Trennung noch gemeinsam veranlagen lassen?

Ja. Für das Kalenderjahr, in dem die Trennung fällt, ist die Zusammenveranlagung mit Splitting möglich, sofern Sie zu irgendeinem Zeitpunkt des Jahres noch zusammengelebt haben.

Muss mein Ehepartner der Zusammenveranlagung zustimmen?

Ja, beide müssen sie wählen. Nach der Rechtsprechung besteht aber ein Anspruch auf Zustimmung, wenn dem anderen kein Nachteil entsteht oder dieser ausgeglichen wird (§ 1353 BGB).

Wie wird eine Steuernachzahlung bei gemeinsamer Veranlagung aufgeteilt?

Auf Antrag teilt das Finanzamt die Schuld im Verhältnis der fiktiven Einzelveranlagungen auf und beschränkt die Vollstreckung auf den eigenen Anteil (§§ 268, 270 AO). Eine Erstattung richtet sich dagegen nach § 37 Abs. 2 AO.

Was ist der Unterschied zwischen steuerlichem und familienrechtlichem Trennungsjahr?

Familienrechtlich sind es zwölf Monate ab dem Trennungstag. Steuerlich ist schlicht das Kalenderjahr der Trennung gemeint – unabhängig davon, ob die Trennung im Januar oder Dezember erfolgt.

Über den Autor

Michael Schröder ist Steuerberater (Dipl.-Kfm.) in Berlin und berät Mandantinnen und Mandanten unter anderem in Fragen der Einkommensteuer, bei Trennung und Scheidung sowie in finanzgerichtlichen Verfahren.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Zeitpunkt der Veröffentlichung und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Maßgeblich sind stets die Umstände des Einzelfalls sowie die jeweils geltende Gesetzeslage und Rechtsprechung. Für eine auf Ihre Situation zugeschnittene Einschätzung sprechen Sie mich gern an.

Stand: Juli 2026

Meta-Description: Kapitalerhöhung der GmbH: Ablauf, Bilanzierung, Steuerfolgen, Einlagekonto, Verlustvorträge und Checkliste für die Praxis.

Kapitalerhöhung bei der GmbH: Ablauf, Bilanzierung und Steuern

Eine Kapitalerhöhung bei der GmbH kann sinnvoll sein, wenn neues Eigenkapital benötigt wird, Investoren aufgenommen werden sollen oder die Bilanzstruktur verbessert werden muss. Gesellschaftsrechtlich handelt es sich regelmäßig um eine Änderung des Gesellschaftsvertrags. Steuerlich kommt es vor allem darauf an, ob neues Vermögen zugeführt wird, Rücklagen in Stammkapital umgewandelt werden oder sich Beteiligungsquoten verschieben.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen, welche Formen der GmbH-Kapitalerhöhung es gibt, wie die bilanzielle Behandlung aussieht und welche steuerlichen Stolperfallen Sie vor dem Notartermin prüfen sollten.

Was bedeutet Kapitalerhöhung bei einer GmbH?

Bei einer Kapitalerhöhung wird das Stammkapital der GmbH erhöht. Das kann auf zwei Wegen geschehen:

• Effektive Kapitalerhöhung: Die Gesellschafter oder neue Investoren führen der GmbH neues Vermögen zu, zum Beispiel Geld, Maschinen, Forderungen oder Unternehmensanteile.
• Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln: Vorhandene Rücklagen werden in Stammkapital umgewandelt. Die GmbH erhält dadurch keine neuen liquiden Mittel; die Struktur des Eigenkapitals verändert sich.

Da das Stammkapital Bestandteil des Gesellschaftsvertrags ist, erfordert die Kapitalerhöhung grundsätzlich einen satzungsändernden Gesellschafterbeschluss. Dieser Beschluss ist notariell zu beurkunden und zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

Welche gesellschaftsrechtlichen Schritte sind erforderlich?

In der Praxis läuft die effektive Kapitalerhöhung einer GmbH meist in diesen Schritten ab:

1. Vorbereitung: Erhöhungsbetrag, neue Geschäftsanteile, Agio, Beteiligungsquoten und Einlageart festlegen.
2. Gesellschafterbeschluss: Der Beschluss über die Erhöhung des Stammkapitals wird notariell beurkundet.
3. Übernahmeerklärung: Wer neue Geschäftsanteile übernimmt, gibt eine notariell aufgenommene oder beglaubigte Übernahmeerklärung ab.
4. Einlageleistung: Die vereinbarten Bar- oder Sacheinlagen werden erbracht.
5. Anmeldung zum Handelsregister: Die Geschäftsführer melden die Kapitalerhöhung an und versichern die Leistung der Einlagen.
6. Eintragung: Die Kapitalerhöhung wird mit Eintragung im Handelsregister wirksam.

Bei Sacheinlagen müssen Gegenstand der Sacheinlage und der Nennbetrag des Geschäftsanteils, auf den sich die Sacheinlage bezieht, im Kapitalerhöhungsbeschluss festgesetzt werden. Wird formal eine Bareinlage vereinbart, tatsächlich aber ein Sachwert eingebracht, droht eine verdeckte Sacheinlage.

Wie wird eine Kapitalerhöhung bilanziert?

Handelsrechtlich wird der Nennbetrag der neuen Geschäftsanteile im Posten Gezeichnetes Kapital ausgewiesen. Nicht eingeforderte ausstehende Einlagen sind offen vom gezeichneten Kapital abzusetzen; eingeforderte, aber noch nicht eingezahlte Beträge sind als Forderung gesondert auszuweisen.

Ein Aufgeld über den Nennbetrag hinaus – das sogenannte Agio – gehört in die Kapitalrücklage. Zahlen Gesellschafter zum Beispiel für neue Geschäftsanteile mit einem Nennbetrag von 25.000 Euro insgesamt 100.000 Euro ein, werden 25.000 Euro dem gezeichneten Kapital und 75.000 Euro der Kapitalrücklage zugeordnet.

Vorgang	Bilanzielle Wirkung	Praxis-Hinweis
Bareinlage zum Nennwert	Erhöhung von Bank und gezeichnetem Kapital	Einzahlungsnachweis für Notar/Registergericht bereithalten
Bareinlage mit Agio	Nennbetrag ins gezeichnete Kapital, Agio in Kapitalrücklage	Agio im Beschluss und in der Übernahme sauber dokumentieren
Sacheinlage	Zugang des eingebrachten Wirtschaftsguts und Erhöhung des Eigenkapitals	Werthaltigkeit und Bewertungsunterlagen vorab klären
Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln	Umbuchung von Rücklagen in Stammkapital	Keine neue Liquidität, aber höhere Stammkapitalziffer

Welche Steuerfolgen hat die effektive Kapitalerhöhung?

Auf Ebene der GmbH führt die effektive Kapitalerhöhung grundsätzlich nicht zu steuerpflichtigem Einkommen. Es handelt sich um eine Einlage in das Eigenkapital. Auch verdeckte Einlagen erhöhen das Einkommen der Körperschaft grundsätzlich nicht; bei offenen Kapitalerhöhungen ist die ergebnisneutrale Eigenkapitalzuführung entsprechend erst recht der Ausgangspunkt.

Wichtig ist aber die Trennung zwischen Nennkapital und Kapitalrücklage. Ein Agio wird nicht Bestandteil des Stammkapitals, sondern handelsrechtlich in der Kapitalrücklage ausgewiesen. Steuerlich sind nicht in das Nennkapital geleistete Einlagen im steuerlichen Einlagekonto nach § 27 KStG fortzuschreiben.

Für die Gesellschafter erhöhen Einlagen im Zusammenhang mit neu übernommenen Geschäftsanteilen regelmäßig die steuerlichen Anschaffungskosten dieser neuen Beteiligung. Das ist besonders relevant, wenn die Anteile später verkauft, aufgegeben oder im Rahmen einer Liquidation verwertet werden.

Wie funktioniert die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln?

Bei der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln wird kein neues Geld in die GmbH eingezahlt. Stattdessen werden vorhandene Rücklagen in Stammkapital umgewandelt. Das GmbHG erlaubt diese Form der Kapitalerhöhung ausdrücklich, stellt sie aber unter besondere Voraussetzungen.

Der Beschluss darf erst gefasst werden, nachdem der Jahresabschluss für das letzte abgelaufene Geschäftsjahr festgestellt und über die Ergebnisverwendung beschlossen wurde. Außerdem ist auf die Bilanzgrundlage und die Umwandlungsfähigkeit der Rücklagen zu achten. Werden in der zugrunde gelegten Bilanz Verluste oder Verlustvorträge ausgewiesen, können Rücklagen nicht ohne Weiteres umgewandelt werden.

Steuerlich ist § 28 Abs. 1 KStG zentral: Wird Nennkapital durch Umwandlung von Rücklagen erhöht, gilt ein positiver Bestand des steuerlichen Einlagekontos als vor den sonstigen Rücklagen umgewandelt. Das kann später Bedeutung haben, wenn Nennkapital herabgesetzt oder an Gesellschafter zurückgezahlt wird.

Beispiel: Umwandlung von Rücklagen in Stammkapital

Die X-GmbH verfügt über Gewinnrücklagen von 150.000 Euro. Das steuerliche Einlagekonto beträgt zum maßgeblichen Zeitpunkt 100.000 Euro. Zusätzlich wird im Wirtschaftsjahr eine Einlage von 50.000 Euro geleistet, die das steuerliche Einlagekonto erhöht. Beschlossen wird eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln um 200.000 Euro.

Ergebnis: Für die Kapitalerhöhung gilt zunächst der positive Bestand des steuerlichen Einlagekontos als verwendet. Soweit dieser Bestand nach Fortschreibung 150.000 Euro beträgt, werden zunächst 150.000 Euro aus dem steuerlichen Einlagekonto umgewandelt. Die verbleibenden 50.000 Euro stammen aus sonstigen Rücklagen.

Was passiert bei Verschiebung der Beteiligungsquoten?

Besondere Vorsicht ist geboten, wenn nicht alle Gesellschafter im bisherigen Verhältnis an der Kapitalerhöhung teilnehmen oder neue Investoren aufgenommen werden. Dann können sich die Beteiligungsquoten verschieben. Bei Verlustgesellschaften kann dies steuerlich kritisch sein.

Nach § 8c KStG kann ein schädlicher Beteiligungserwerb vorliegen, wenn innerhalb von fünf Jahren mittelbar oder unmittelbar mehr als 50 Prozent des gezeichneten Kapitals, der Mitgliedschaftsrechte, Beteiligungsrechte oder Stimmrechte an einen Erwerber oder diesem nahestehende Personen übertragen werden oder ein vergleichbarer Sachverhalt vorliegt. Eine Kapitalerhöhung steht einer Übertragung des gezeichneten Kapitals gleich, soweit sie zu einer Veränderung der Beteiligungsquoten führt.

Die Folge kann der vollständige Untergang nicht genutzter Verluste sein. Vor einer Kapitalerhöhung bei einer GmbH mit Verlustvorträgen sollten daher insbesondere § 8c KStG, die Stille-Reserven-Klausel und gegebenenfalls ein Antrag nach § 8d KStG geprüft werden.

Welche Steuerfolgen entstehen bei Sacheinlagen?

Bei Sacheinlagen hängt die steuerliche Behandlung stark davon ab, was eingebracht wird. Wird ein einzelnes Wirtschaftsgut eingebracht, kann die Einbringung beim Gesellschafter zu einer steuerpflichtigen Realisation stiller Reserven führen. Wird dagegen ein Betrieb, Teilbetrieb oder Mitunternehmeranteil in eine Kapitalgesellschaft eingebracht, kann § 20 UmwStG eine Buchwert- oder Zwischenwertfortführung ermöglichen.

Bei steuerneutralen oder steuerbegünstigten Einbringungen sind die Sperrfristen und Nachweispflichten nach § 22 UmwStG zu beachten. Der Einbringende muss in den sieben Jahren nach dem Einbringungszeitpunkt jährlich spätestens bis zum 31. Mai nachweisen, wem die maßgeblichen Anteile zuzurechnen sind.

Gibt es ein Bezugsrecht der bisherigen Gesellschafter?

Bei der GmbH ist das Bezugsrecht bei einer effektiven Barkapitalerhöhung nicht in gleicher Weise ausdrücklich gesetzlich geregelt wie bei der Aktiengesellschaft. In der Praxis wird der Verwässerungsschutz der Altgesellschafter daher über den Gesellschaftsvertrag, die Beschlussgestaltung und die gesellschaftsrechtliche Treuepflicht abgesichert.

Anders ist die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln: Hier bestimmt § 57j GmbHG, dass neue Geschäftsanteile den Gesellschaftern im Verhältnis ihrer bisherigen Geschäftsanteile zustehen.

Checkliste: Was sollten Sie vor der Kapitalerhöhung prüfen?

• Ziel der Kapitalerhöhung: Finanzierung, Investoreneinstieg, Sanierung, Bonitätsverbesserung oder Umstrukturierung?
• Form: Barkapitalerhöhung, Sachkapitalerhöhung oder Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln?
• Gesellschaftsvertrag: Mehrheitserfordernisse, Zustimmungspflichten, Vinkulierung, Verwässerungsschutz, Nebenabreden?
• Agio: Soll ein Aufgeld vereinbart und in die Kapitalrücklage eingestellt werden?
• Einlagekonto: Wie wirken sich Agio und sonstige Einlagen auf § 27 KStG aus?
• Verlustvorträge: Droht ein schädlicher Beteiligungserwerb nach § 8c KStG?
• Sacheinlage: Sind Bewertung, Eigentumsübertragung, Steuerfolgen und Registerunterlagen belastbar dokumentiert?
• UmwStG: Liegt ein Betrieb, Teilbetrieb, Mitunternehmeranteil oder Anteilstausch vor?
• Handelsregister: Sind Übernahmeerklärungen, Geschäftsführer-Versicherung und aktualisierte Satzung vollständig vorbereitet?

Muster: Kurzfassung eines Kapitalerhöhungsbeschlusses

Hinweis: Das folgende Muster ersetzt keine notarielle Gestaltung und keine Prüfung des konkreten Gesellschaftsvertrags. Es dient nur als Formulierungsrahmen.

Die Gesellschafterversammlung der [Name der GmbH] beschließt, das Stammkapital der Gesellschaft von derzeit [Betrag] Euro um [Erhöhungsbetrag] Euro auf [neues Stammkapital] Euro durch Ausgabe von [Anzahl] neuen Geschäftsanteilen im Nennbetrag von jeweils [Betrag] Euro zu erhöhen.

Die neuen Geschäftsanteile werden gegen Bareinlage / Sacheinlage ausgegeben. Ein etwaiges Aufgeld in Höhe von [Betrag] Euro je Geschäftsanteil ist in die Kapitalrücklage der Gesellschaft einzustellen.

Zur Übernahme der neuen Geschäftsanteile werden zugelassen: [Name / Firma / Anschrift / Geschäftsanteile].

Die Geschäftsführung wird angewiesen, die Kapitalerhöhung nach Leistung der Einlagen zum Handelsregister anzumelden und alle hierzu erforderlichen Erklärungen abzugeben.

FAQ zur Kapitalerhöhung bei der GmbH

Wann ist eine Kapitalerhöhung bei der GmbH sinnvoll?

Eine Kapitalerhöhung ist sinnvoll, wenn die GmbH zusätzliches Eigenkapital benötigt, neue Investoren aufgenommen werden sollen, Banken eine bessere Eigenkapitalquote erwarten oder eine Umstrukturierung vorbereitet wird.

Muss eine GmbH-Kapitalerhöhung notariell beurkundet werden?

Ja. Da die Erhöhung des Stammkapitals eine Änderung des Gesellschaftsvertrags erfordert, ist der Gesellschafterbeschluss notariell zu beurkunden und zum Handelsregister anzumelden.

Ist eine Kapitalerhöhung steuerpflichtig?

Auf Ebene der GmbH führt die offene Einlage grundsätzlich nicht zu steuerpflichtigem Einkommen. Steuerliche Risiken entstehen aber bei Sacheinlagen, verschobenen Beteiligungsquoten, Verlustvorträgen und fehlerhafter Dokumentation des steuerlichen Einlagekontos.

Was ist der Unterschied zwischen Stammkapital und Agio?

Das Stammkapital ist der Nennbetrag der Geschäftsanteile. Ein Agio ist ein zusätzliches Aufgeld, das der Gesellschafter über den Nennbetrag hinaus leistet. Dieses Agio wird handelsrechtlich in der Kapitalrücklage ausgewiesen.

Was passiert mit Verlustvorträgen bei neuen Investoren?

Wenn sich durch eine Kapitalerhöhung die Beteiligungsverhältnisse wesentlich ändern, kann § 8c KStG einschlägig sein. Bei einem schädlichen Beteiligungserwerb von mehr als 50 Prozent innerhalb von fünf Jahren können nicht genutzte Verluste vollständig untergehen.

Kann eine Kapitalerhöhung auch ohne neue Einzahlung erfolgen?

Ja. Bei der Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln werden vorhandene Rücklagen in Stammkapital umgewandelt. Die GmbH erhält dadurch keine neue Liquidität.

Fazit: Kapitalerhöhung sauber planen, steuerliche Nebenfolgen vermeiden

Die Kapitalerhöhung bei der GmbH ist mehr als ein Notartermin. Sie verändert Eigenkapital, Beteiligungsquoten und oft auch die steuerliche Ausgangslage der Gesellschafter. Besonders wichtig sind eine saubere Beschlussfassung, die richtige bilanzielle Abbildung, die Fortschreibung des steuerlichen Einlagekontos und die Prüfung von Verlustvorträgen.

Unser Tipp: Stimmen Sie Kapitalerhöhung, Gesellschaftsvertrag, Buchhaltung und Steuererklärung frühzeitig aufeinander ab. So vermeiden Sie spätere Streitigkeiten zwischen Gesellschaftern, Rückfragen des Registergerichts und steuerliche Nachteile.

Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

Quellenverzeichnis

• §§ 53, 54, 55, 56, 56a, 57, 57c, 57d, 57h, 57j GmbHG, Rechtsstand 10.07.2026.
• § 266 Abs. 3 HGB und § 272 Abs. 1 und Abs. 2 HGB, Rechtsstand 10.07.2026.
• § 8 Abs. 3 KStG, § 8c KStG, § 8d KStG, § 27 KStG und § 28 KStG, Rechtsstand 10.07.2026.
• § 17 Abs. 2 EStG, Rechtsstand 10.07.2026.
• § 20 UmwStG und § 22 UmwStG, Rechtsstand 10.07.2026.
• BFH, Urteil vom 14.09.2022, I R 47/19, zur Anwartschaft auf den Bezug von GmbH-Geschäftsanteilen im Rahmen einer Kapitalerhöhung.

Eine Betriebsprüfung wird heute regelmäßig digital vorbereitet und durchgeführt. Das Finanzamt darf bei elektronisch geführten steuerlich relevanten Unterlagen Datenzugriff verlangen. Für Unternehmen wird es deshalb kritisch, wenn private E-Mails, private Cloud-Dateien oder private Internetnutzung unkontrolliert mit geschäftlichen Daten vermischt werden.

Die Folge: unnötiger Prüfungsaufwand, Datenschutzrisiken und Streit darüber, welche Daten überhaupt vorgelegt werden dürfen.

Die gute Nachricht: Mit klaren Regeln, getrennten Postfächern und einer sauberen digitalen Archivierung lässt sich dieses Risiko deutlich reduzieren. Besonders wichtig ist das für kleine und mittelständische Unternehmen, Arztpraxen, Handwerksbetriebe, Onlinehändler und Kanzleimandanten mit mehreren Beschäftigten.

Welche Daten darf das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung digital anfordern?

Werden steuerlich relevante Unterlagen mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, darf die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung digitalen Zugriff verlangen. Geregelt ist das in § 147 Abs. 6 AO. Der Zugriff betrifft aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, also insbesondere digitale Buchhaltungsdaten, Belege, Rechnungen und sonstige steuerlich relevante Unterlagen.

Aufbewahrungspflichtig sind nach § 147 Abs. 1 AO unter anderem:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare und Jahresabschlüsse
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die Aufbewahrungsfristen betragen nach § 147 Abs. 3 AO je nach Unterlagenart zehn, acht oder sechs Jahre. Bücher, Aufzeichnungen und bestimmte Organisationsunterlagen sind regelmäßig zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Sonstige in § 147 Abs. 1 AO genannte Unterlagen sind grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren.

Sind E-Mails bei der Betriebsprüfung relevant?

Ja, aber nicht jede E-Mail ist automatisch aufbewahrungspflichtig.

Entscheidend ist die Funktion der E-Mail. Hat sie die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs, muss sie elektronisch aufbewahrt werden. Das gilt zum Beispiel für E-Mails mit Auftragsbestätigungen, Vertragsabsprachen, Rechnungsinformationen oder steuerlich relevanten Belegen.

Anders kann es sein, wenn die E-Mail nur als reines Transportmittel dient, etwa wenn eine Rechnung als Anhang übersandt wird und die E-Mail selbst keine weiteren steuerlich relevanten Informationen enthält.

Achtung / Häufiger Fehler:
Ein normales E-Mail-Postfach ersetzt kein GoBD-konformes Archiv. Werden steuerlich relevante E-Mails nur unsortiert im Postfach belassen, kann das im Prüfungsfall zu Rückfragen, Medienbrüchen und Problemen bei der maschinellen Auswertbarkeit führen.

Warum ist die Vermischung von Privat und Geschäftlich so riskant?

Das Problem entsteht meist lange vor der Betriebsprüfung. Mitarbeitende nutzen ein betriebliches E-Mail-Postfach auch privat. Private Rechnungen liegen im betrieblichen Cloud-Speicher. Oder private Nachrichten werden neben Auftragsdaten und Kundenvorgängen gespeichert.

Kommt später die Betriebsprüfung, muss das Unternehmen steuerlich relevante Daten bereitstellen. Gleichzeitig dürfen private personenbezogene Daten nicht einfach ungeprüft offengelegt werden.

Typische Risikosituationen sind:

Privat genutztes Firmen-E-Mail-Postfach
Private Inhalte müssen vor einer Datenbereitstellung geschützt oder ausgesondert werden.

Rechnungen nur im normalen E-Mail-Postfach
Die Archivierung kann unvollständig, unsystematisch oder nicht maschinell auswertbar sein.

Private Dateien im betrieblichen Cloud-Speicher
Es entsteht unnötiger Sichtungsaufwand und ein erhöhtes Datenschutzrisiko.

Gruppenpostfächer ohne klare Zuständigkeit
Im Vertretungsfall ist oft unklar, wer zugreifen darf und welche Inhalte privat sind.

Gilt bei privater Nutzung weiterhin das Fernmeldegeheimnis?

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen hat in ihrem 29. Bericht 2024 ausgeführt, dass Arbeitgeber nach ihrer Einschätzung nicht mehr dem Telekommunikationsrecht unterliegen, wenn sie die private Nutzung betrieblicher E-Mail- oder Internetdienste erlauben oder dulden.

Das bedeutet: Nach dieser Auffassung gilt für Arbeitgeber in diesen Fällen nicht mehr das Fernmeldegeheimnis wie für Telekommunikationsanbieter. Stattdessen sind die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung maßgeblich.

Wichtig ist aber: Auch nach der DSGVO braucht der Arbeitgeber für Zugriffe auf personenbezogene Beschäftigtendaten eine Rechtsgrundlage. Die LDI NRW empfiehlt deshalb weiterhin schriftliche Regelungen zur privaten Nutzung von E-Mail, Internet und Telefon.

Steuer-Tipp:
Regeln Sie die Privatnutzung nicht nur arbeitsrechtlich, sondern auch prüfungspraktisch. In die Richtlinie gehören insbesondere: ob private Nutzung erlaubt ist, wo private Nachrichten abgelegt werden dürfen, wer im Vertretungsfall zugreifen darf, wie private Inhalte gekennzeichnet werden und wie steuerlich relevante E-Mails archiviert werden.

Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?

Für die Betriebsprüfung zählt nicht nur, ob alle Belege vorhanden sind. Entscheidend ist auch, ob steuerlich relevante Daten geordnet, vollständig, lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar bereitgestellt werden können.

Die GoBD verlangen für elektronische Unterlagen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Schutz vor Verlust und unberechtigter Veränderung sowie eine geeignete Verfahrensdokumentation.

Praxisbeispiel: So teuer wird ungeordnete E-Mail-Sichtung

Ein Unternehmen muss vor einer Betriebsprüfung ein gemischt genutztes Gruppenpostfach sichten. Drei Personen prüfen jeweils acht Stunden lang, welche E-Mails steuerlich relevant sind und welche private Inhalte enthalten.

Bei einem internen kalkulatorischen Stundensatz von 60 Euro ergibt das:

3 Personen × 8 Stunden × 60 Euro = 1.440 Euro interner Aufwand

Und das entsteht noch bevor die eigentliche steuerliche Prüfung beginnt. Ein sauber eingerichtetes Archiv mit getrennten privaten und geschäftlichen Kommunikationswegen reduziert diesen Aufwand erheblich.

Wie trennen Sie private und geschäftliche Daten prüfungssicher?

1. Private Nutzung schriftlich regeln
   Legen Sie fest, ob und in welchem Umfang private Internet- und E-Mail-Nutzung erlaubt ist.
2. Private Kommunikation auslagern
   Private E-Mails sollten nicht über betriebliche Postfächer geführt werden, sondern über private Accounts.
3. Geschäftliche E-Mails archivieren
   E-Mails mit Handelsbrief-, Geschäftsbrief- oder Belegfunktion gehören in ein geeignetes Archivsystem.
4. Rollen und Zugriffe definieren
   Nicht jede Person benötigt Zugriff auf alle Postfächer, Belege oder Cloud-Ordner.
5. Vertretungsfälle regeln
   Klären Sie vorab, wer bei Krankheit, Urlaub oder Ausscheiden auf geschäftliche Kommunikation zugreifen darf.
6. Verfahrensdokumentation pflegen
   Dokumentieren Sie, wie digitale Belege empfangen, verarbeitet, archiviert und bereitgestellt werden.
7. Datenexport regelmäßig testen
   Prüfen Sie mindestens jährlich, ob steuerlich relevante Daten lesbar und maschinell auswertbar exportiert werden können.

Achtung / Häufiger Fehler:
Eine Betreffzeile mit „privat“ kann helfen, ersetzt aber keine klare Nutzungsrichtlinie. Die sicherste Lösung ist eine echte Trennung: geschäftliche Kommunikation über betriebliche Systeme, private Kommunikation über private Dienste.

Welche Unterlagen sollten Sie vor der Betriebsprüfung vorbereiten?

Verfahrensdokumentation
Sie zeigt, wie digitale Belege verarbeitet, gespeichert und geschützt werden.

E-Mail- und Internet-Richtlinie
Sie reduziert Konflikte zwischen Prüfungszugriff und Beschäftigtendatenschutz.

Archivierungs- und Löschkonzept
Es hilft, steuerliche Aufbewahrungspflichten und Datenschutzpflichten miteinander abzugleichen.

Zugriffs- und Vertretungsregelung
Sie klärt, wer in welchen Fällen auf geschäftliche E-Mails und Dateien zugreifen darf.

Datenexport-Test
Er stellt sicher, dass steuerlich relevante Daten im Prüfungsfall maschinell auswertbar bereitgestellt werden können.

Fazit: Klare Trennung spart Zeit, Kosten und Datenschutzstress

Die Trennung von privaten und geschäftlichen Daten ist kein Formalismus. Sie ist eine praktische Schutzmaßnahme für jede digitale Betriebsprüfung.

Wer private Kommunikation aus betrieblichen Systemen heraushält, steuerlich relevante E-Mails richtig archiviert und Zugriffsrechte sauber dokumentiert, kann Prüfungsanfragen schneller beantworten und vermeidet unnötige DSGVO-Risiken.

Sie möchten Ihre digitale Buchhaltung prüfungssicher aufstellen?
Wir unterstützen Sie bei GoBD, E-Mail-Archivierung, Verfahrensdokumentation und Vorbereitung auf die nächste Betriebsprüfung. Sprechen Sie uns gerne an.

FAQ zur Betriebsprüfung und Trennung privater Daten

Darf das Finanzamt private E-Mails bei einer Betriebsprüfung sehen?

Ziel des steuerlichen Datenzugriffs sind steuerlich relevante Unterlagen. Wenn private E-Mails mit geschäftlichen Daten vermischt sind, muss das Unternehmen vor der Bereitstellung prüfen, wie private personenbezogene Daten geschützt oder ausgesondert werden können.

Sind E-Mails immer aufbewahrungspflichtig?

Nein. Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails vor allem dann, wenn sie die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs haben. Eine reine Transport-E-Mail ohne weitergehende steuerlich relevante Informationen kann anders zu beurteilen sein.

Wie lange müssen digitale Unterlagen aufbewahrt werden?

Nach § 147 Abs. 3 AO gelten je nach Unterlagenart regelmäßig zehn, acht oder sechs Jahre. Entscheidend ist, welche Unterlagenart vorliegt und ob Sondervorschriften eingreifen.

Darf der Arbeitgeber bei Krankheit oder Ausscheiden auf ein E-Mail-Postfach zugreifen?

Bei rein geschäftlichen Postfächern ist ein Zugriff einfacher zu organisieren als bei gemischter privater und geschäftlicher Nutzung. Auch nach der neueren Einschätzung der LDI NRW bleibt eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO erforderlich. Sinnvoll sind klare Vertretungs-, Zugriffs- und Informationsregelungen.

Reicht es, private E-Mails im Betreff mit „privat“ zu markieren?

Eine Kennzeichnung kann helfen, ersetzt aber keine klare Nutzungsrichtlinie und keine saubere Datenorganisation. Besser ist es, private Kommunikation gar nicht über betriebliche Postfächer laufen zu lassen.

Was ist die sicherste Lösung für Unternehmen?

Die sicherste Lösung ist eine klare Trennung: geschäftliche Kommunikation über betriebliche Systeme, private Kommunikation ausschließlich über private Dienste, ergänzt um GoBD-konforme Archivierung und dokumentierte Zugriffsrechte.

Weitere Infos

Betriebsprüfung vorbereiten und begleiten lassen
GoBD und Verfahrensdokumentation
Digitale Buchhaltung rechtssicher organisieren

Quellen und Rechtsstand

Rechtsstand: 10.07.2026

§ 147 Abs. 1, Abs. 3 und Abs. 6 Abgabenordnung (AO): Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen und digitaler Datenzugriff.

§ 200 Abs. 1 AO: Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen in der Außenprüfung.

BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003:001, BStBl. I 2019, S. 1269: GoBD.

BMF-Schreiben vom 11.03.2024: Änderung der GoBD.

BMF-Schreiben vom 14.07.2025, IV D 2 – S 0316/00128/005/088: Zweite Änderung der GoBD; Anwendung der GoBD in der Fassung vom 14.07.2025 ab 14.07.2025.

Art. 5 und Art. 6 DSGVO: Grundsätze und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten.

§ 26 BDSG: Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses.

§ 3 TDDDG und § 206 StGB: Fernmeldegeheimnis und Verletzung des Post- oder Fernmeldegeheimnisses.

LDI NRW, 29. Bericht 2024, Abschnitt 12.2: Private E-Mails und Telefonate am Arbeitsplatz.

Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

Als Investor sind Sie ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, Ihr Vermögen zu vermehren und gleichzeitig Ihre Steuerlast zu optimieren. Immobilien bieten in dieser Hinsicht attraktive Perspektiven. Doch wie effektiv lassen sich Steuern durch Immobilieninvestments senken? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick über gängige Strategien zur Steueroptimierung durch Immobilien. Beachten Sie jedoch, dass dies keine individuelle steuerliche Beratung ersetzt.

Steuerliche Vorteile von Immobilieninvestments

Der Besitz von Immobilien bringt eine Reihe von steuerlichen Vorteilen mit sich, die Sie als Vermieter oder Investor nutzen können. Einer der wichtigsten Aspekte ist die Abschreibung. Die sogenannte Absetzung für Abnutzung (AfA) erlaubt es Ihnen, den Wertverlust Ihrer Immobilie über die Jahre hinweg steuerlich geltend zu machen. Für Wohnimmobilien können Sie über einen Zeitraum von 50 Jahren bis zu 2 % der Anschaffungskosten absetzen. Dies mindert Ihren steuerpflichtigen Gewinn erheblich, insbesondere wenn Sie gewerblich tätig sind.

Darüber hinaus können Sie Erhaltungsaufwendungen wie Renovierungen, Modernisierungen oder Reparaturen direkt von der Steuer absetzen. Diese Kosten dürfen Sie entweder im Jahr der Entstehung vollständig geltend machen oder – je nach Höhe – über mehrere Jahre verteilt ansetzen. Auch Betriebskosten, die Sie als Vermieter für die Bewirtschaftung Ihrer Immobilie aufwenden, wie Hausverwaltung, Versicherungen oder Grundsteuer, können steuermindernd wirken.

Ein weiterer interessanter Punkt ist die Zinsabsetzung. Sollten Sie ein Darlehen für den Kauf Ihrer Immobilie aufgenommen haben, können Sie die Zinsen, die Sie an die Bank zahlen, steuerlich absetzen. Dies kann besonders in den ersten Jahren Ihrer Investition zu einer deutlichen Steuerersparnis führen.

Strategien zur weiteren Steueroptimierung

Um die steuerlichen Vorteile von Immobilien optimal auszuschöpfen, sollten Sie einige Strategien in Betracht ziehen. Eine effektive Methode ist die Nutzung des Splitting-Tarifs bei Ehepaaren. Durch das gemeinsame Veranlagen von Einkünften können insbesondere bei unterschiedlich hohem Einkommen signifikante Steuerersparnisse erzielt werden.

Zudem sollten Sie überlegen, Ihre Immobilien in einem vermögensverwaltenden Unternehmen zu halten. Auf diese Weise können Gewinne aus Vermietung und Verpachtung unter Umständen günstiger besteuert werden als im privaten Bereich. Hier ist eine individuelle Beratung durch einen Steuerexperten ratsam, da die steuerliche Situation je nach persönlichem Hintergrund variieren kann.

Ein oft übersehener Punkt ist die Möglichkeit, steuerfreie Veräußerungsgewinne zu erzielen. Nach einer Haltefrist von zehn Jahren können Gewinne aus dem Verkauf einer Immobilie steuerfrei vereinnahmt werden. Diese Strategie eignet sich besonders für langfristig orientierte Investoren, die ihre Immobilien als Teil der Altersvorsorge nutzen möchten.

Fazit

Immobilien können ein äußerst effektives Instrument zur Steueroptimierung sein. Durch die Nutzung von Abschreibungen, Zinsabsetzungen und weiteren steuerlichen Vergünstigungen können Sie Ihre Steuerlast deutlich senken. Es ist wichtig, sich über die verschiedenen Optionen im Klaren zu sein und gegebenenfalls professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um Ihre steuerlichen Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Mit den richtigen Strategien können Immobilien nicht nur eine wertvolle Einkommensquelle sein, sondern auch Ihre Steuerlast langfristig reduzieren.

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BFH-Entscheidung: BFH, Urteil vom 09.04.2026 – VI R 12/24, ECLI:DE:BFH:2026:U.090426.VIR12.24.0

Der BFH Lohnsteuer-Erstattungsanspruch nach § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F. analog ist für neue Lohnsteuerfälle deutlich eingeschränkt: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass Arbeitnehmer zu Unrecht einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer nicht mehr über eine analoge Anwendung dieser Vorschrift zurückfordern können, wenn der Arbeitgeber abkommenswidrig oder trotz fehlender beschränkter Steuerpflicht Lohnsteuer einbehalten hat.

Das Urteil ist besonders wichtig für grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse, DBA-Fälle, Grenzgänger, entsandte Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit internationalem Mitarbeitereinsatz.

Worum geht es in der Entscheidung?

Bislang konnten sich Arbeitnehmer in bestimmten DBA-Fällen auf eine BFH-Rechtsprechung berufen, nach der ein Erstattungsanspruch analog § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F. möglich war. Diese Linie gibt der VI. Senat nun für die Zukunft auf. Entscheidend ist: Ein bloßer Erstattungsantrag reicht künftig regelmäßig nicht mehr aus. Stattdessen muss geprüft werden, ob die Lohnsteuer-Anmeldung des Arbeitgebers angefochten oder geändert werden kann.

Was hat der BFH konkret entschieden?

Der BFH stellt in seinem Urteil zwei zentrale Grundsätze auf:

• Keine Analogie mehr: Auch wenn der Arbeitgeber materiell-rechtlich zu Unrecht Lohnsteuer einbehält und abführt, steht dem Arbeitnehmer kein Erstattungsanspruch analog § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F. zu.
• Vertrauensschutz: Die bisherige Rechtsprechung bleibt aus Gründen des Vertrauensschutzes anwendbar, wenn der Erstattungsanspruch bis zum Ablauf des Tages der Veröffentlichung der Entscheidung beim Finanzamt geltend gemacht wurde.

Die Entscheidung wurde am 09.07.2026 veröffentlicht. Damit ist dieser Tag für Altfälle praktisch entscheidend: Wer den entsprechenden Erstattungsanspruch bis dahin beim Finanzamt geltend gemacht hatte, kann sich weiterhin auf die bisherigen Grundsätze berufen.

Welcher Sachverhalt lag dem Urteil zugrunde?

Der Kläger wohnte seit 2016 in der Schweiz und war im Streitjahr 2018 bei einer inländischen GmbH als leitender Angestellter beschäftigt. Das Arbeitsverhältnis wurde durch Aufhebungsvertrag zum 31.12.2018 beendet. Ab dem 18.05.2018 war der Kläger unter Fortzahlung seiner Bezüge unwiderruflich freigestellt.

Vor der Freistellung arbeitete der Kläger an 47 Arbeitstagen in Deutschland. Daneben gab es unter anderem Homeoffice-Tage in der Schweiz, Urlaub, Elternzeit und eine Freistellungsphase. Der Arbeitgeber führte für das Jahr 2018 Lohnsteuer ab. Der Arbeitnehmer beantragte später die Erstattung der Lohnsteuer, weil er sich auf das DBA-Schweiz und die Grenzgängerregelung berief.

Der BFH gab dem Kläger nur teilweise Recht: Deutschland durfte den Arbeitslohn besteuern, der auf die 47 in Deutschland ausgeübten Arbeitstage entfiel. Für darüber hinausgehende Lohnbestandteile bestand zwar materiell-rechtlich grundsätzlich kein deutsches Besteuerungsrecht. Ein allgemeiner Erstattungsanspruch analog § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F. bestand aber nach der neuen BFH-Linie nicht mehr.

Warum scheitert der Erstattungsanspruch nach § 37 AO?

Der BFH begründet dies verfahrensrechtlich: Die Lohnsteuer-Anmeldung des Arbeitgebers steht nach § 168 Satz 1 AO einer Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung gleich. Solange diese Steueranmeldung als Rechtsgrund besteht, ist die abgeführte Lohnsteuer nicht „ohne rechtlichen Grund“ im Sinne des § 37 Abs. 2 AO gezahlt.

Der Arbeitnehmer kann die ihn betreffende Lohnsteuer-Anmeldung zwar aus eigenem Recht angreifen oder eine Änderung beantragen. Ein isolierter Antrag auf Erstattung ist aber nicht dasselbe wie eine Anfechtung oder ein Änderungsantrag. Genau das wurde dem Kläger im Streitfall grundsätzlich zum Problem.

Achtung / Häufiger Fehler

Ein Schreiben mit dem Inhalt „Bitte erstatten Sie die zu viel einbehaltene Lohnsteuer“ kann nach der BFH-Entscheidung zu kurz greifen. In neuen Fällen sollte ausdrücklich geprüft werden, ob die Lohnsteuer-Anmeldung angefochten oder nach § 164 Abs. 2 AO geändert werden kann. Fristen und Bestandskraft sind dabei entscheidend.

Warum gibt der BFH die bisherige Rechtsprechung auf?

Der VI. Senat sieht keine planwidrige Regelungslücke. § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F. regelte seinem Wortlaut und System nach Erstattungen bei bestimmten Quellensteuerfällen, insbesondere Kapitalertragsteuer und Steuerabzug nach § 50a EStG. Eine ausdrückliche gesetzliche Grundlage für die Erstattung von Lohnsteuer ohne vorherige Korrektur der Lohnsteuer-Anmeldung enthält die Vorschrift nicht.

Nach Ansicht des BFH hätte der Gesetzgeber eine solche Lohnsteuer-Erstattungsregelung ausdrücklich schaffen können. Dass er dies nicht getan hat, spricht gegen eine analoge Anwendung. Hinzu kommt: Arbeitnehmer können die Lohnsteuer-Anmeldung grundsätzlich aus eigenem Recht angreifen. Deshalb fehlt es nach Auffassung des BFH an der für eine Analogie erforderlichen planwidrigen Lücke.

Steuer-Tipp

Bei grenzüberschreitenden Lohnsteuerfällen sollte frühzeitig geklärt werden, ob Deutschland nach innerstaatlichem Recht und nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen überhaupt besteuern darf. Je früher der Fehler erkannt wird, desto eher kommen Korrekturen im Lohnsteuerabzug, eine Änderung der Lohnsteuer-Anmeldung oder eine Veranlagungslösung in Betracht.

Was bedeutet der Vertrauensschutz?

Der BFH wendet die neue Rechtsprechung nur für die Zukunft an. Für bereits geltend gemachte Ansprüche bleibt die bisherige Linie anwendbar, wenn der Erstattungsanspruch bis zum Ablauf des Veröffentlichungstags der Entscheidung beim Finanzamt gestellt wurde.

Da die Entscheidung am 09.07.2026 veröffentlicht wurde, sollten offene Fälle genau darauf geprüft werden, ob der Erstattungsantrag rechtzeitig und inhaltlich ausreichend gestellt wurde.

Fallgruppe	Praktische Folge
Erstattungsantrag bis einschließlich 09.07.2026 gestellt	Bisherige Grundsätze können aus Vertrauensschutz weiter anwendbar sein.
Erstattungsantrag erst nach dem 09.07.2026	Analoge Anwendung von § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F. trägt nach der BFH-Entscheidung grundsätzlich nicht mehr.
Lohnsteuer-Anmeldung noch änderbar	Anfechtung oder Änderungsantrag prüfen, insbesondere § 168 AO und § 164 Abs. 2 AO.
Arbeitgeber kann Lohnsteuerabzug noch korrigieren	Korrektur nach § 41c EStG prüfen; nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung gelten enge Grenzen.

Welche Rolle spielte die Freistellung im Streitfall?

Für den Veranlagungszeitraum 2018 entschied der BFH: Während der unwiderruflichen Freistellung lag keine Arbeitsausübung oder Arbeitsverwertung im Inland vor. Auch ein im Aufhebungsvertrag geregeltes Wettbewerbsverbot änderte daran im Streitfall nichts, weil hierfür keine gesonderte Vergütung vereinbart war.

Wichtig: Der BFH weist zugleich auf die seit dem Veranlagungszeitraum 2024 geltende Neuregelung in § 49 Abs. 1 Nr. 4 Buchst. f EStG hin. Danach können Vergütungen für Zeiten einer widerruflichen oder unwiderruflichen Arbeitsfreistellung im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter bestimmten Voraussetzungen zu beschränkt steuerpflichtigen Einkünften führen.

Praxisbeispiel: Wie wird der steuerpflichtige Arbeitslohn aufgeteilt?

Beispiel: Ein in der Schweiz ansässiger Arbeitnehmer erhält für ein Jahr 120.000 Euro Arbeitslohn. Nach Abzug von Urlaub, Wochenenden, Feiertagen und anderen arbeitsfreien Tagen ergeben sich 240 reguläre Arbeitstage. Davon wurden 47 Tage in Deutschland ausgeübt.

Berechnung: 120.000 Euro × 47 / 240 = 23.500 Euro.

In diesem vereinfachten Beispiel entfällt ein Arbeitslohnanteil von 23.500 Euro auf die in Deutschland ausgeübten Arbeitstage. Ob und in welcher Höhe Deutschland diesen Anteil besteuern darf, hängt zusätzlich vom jeweiligen DBA, der Ansässigkeit, der Grenzgängereigenschaft und den konkreten Arbeitstagen ab.

Infografik: Was ist nach dem BFH-Urteil zu prüfen?

Die wichtigsten Prüfschritte: DBA-Fehler erkennen, Veröffentlichungsdatum prüfen, Vertrauensschutz bewerten und den richtigen Verfahrensweg wählen.

1. DBA-/Lohnsteuerfehler
Wurde Lohnsteuer
zu Unrecht einbehalten?

2. Antrag bis 09.07.2026?
Nur dann kommt
Vertrauensschutz in Betracht

3. Richtiger Rechtsweg
Anfechtung/Änderung
der Lohnsteuer-Anmeldung

Kernaussage des BFH
Ein isolierter Erstattungsantrag analog § 50d EStG a. F.
trägt für neue Lohnsteuerfälle grundsätzlich nicht mehr.

Checkliste: Was sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber jetzt tun?

• Offene Erstattungsfälle prüfen: Wurde der Antrag bis einschließlich 09.07.2026 gestellt?
• Verfahrensstand klären: Ist die Lohnsteuer-Anmeldung noch unter dem Vorbehalt der Nachprüfung?
• Richtigen Antrag formulieren: Nicht nur Rückzahlung beantragen, sondern Anfechtung oder Änderung der Lohnsteuer-Anmeldung prüfen.
• DBA-Unterlagen sichern: Ansässigkeitsbescheinigungen, Arbeitstagekalender, Homeoffice-Nachweise und Reisedokumentation bereithalten.
• Freistellungsphasen gesondert prüfen: Seit dem Veranlagungszeitraum 2024 kann § 49 Abs. 1 Nr. 4 Buchst. f EStG relevant sein.
• Payroll-Prozesse anpassen: Arbeitgeber sollten grenzüberschreitende Lohnsteuerfälle vor der Abrechnung steuerlich prüfen lassen.

Unsere Einschätzung für die Praxis

Das Urteil verschiebt den Fokus von der materiellen Steuerpflicht auf das Verfahrensrecht. Selbst wenn Deutschland nach DBA oder innerstaatlichem Recht zu viel Lohnsteuer erhalten hat, ist der Erstattungsweg nicht automatisch eröffnet. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bedeutet das: Fristen, Lohnsteuer-Anmeldungen und der richtige Antrag werden entscheidend.

Gerne prüfen wir für Sie, ob in Ihrem Fall noch eine Erstattung, Änderung oder Korrektur der Lohnsteuer möglich ist.

FAQ zum BFH-Urteil VI R 12/24

1. Was hat der BFH zur Lohnsteuer-Erstattung entschieden?

Der BFH hat entschieden, dass Arbeitnehmer in Lohnsteuerfällen keinen Erstattungsanspruch analog § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F. haben, wenn der Arbeitgeber zu Unrecht Lohnsteuer einbehalten und abgeführt hat.

2. Gilt das auch bei einem DBA-Fehler?

Ja. Die Entscheidung betrifft ausdrücklich Fälle, in denen der Arbeitgeber abkommenswidrig Lohnsteuer einbehalten hat, also obwohl das Besteuerungsrecht nach einem Doppelbesteuerungsabkommen nicht oder nicht vollständig Deutschland zustand.

3. Was gilt für bereits gestellte Erstattungsanträge?

Für bis zum Ablauf des Veröffentlichungstags der Entscheidung gestellte Erstattungsanträge gelten die bisherigen Grundsätze aus Vertrauensschutzgründen weiter. Maßgeblich ist hier der 09.07.2026.

4. Reicht künftig ein Antrag nach § 37 AO?

In der Regel nicht. Besteht die Lohnsteuer-Anmeldung als Rechtsgrund fort, fehlt es nach der BFH-Argumentation an einer Zahlung ohne rechtlichen Grund. Zu prüfen ist daher vor allem die Anfechtung oder Änderung der Lohnsteuer-Anmeldung.

5. Können Arbeitnehmer die Lohnsteuer-Anmeldung des Arbeitgebers anfechten?

Ja, der BFH bestätigt, dass Arbeitnehmer die sie betreffende Lohnsteuer-Anmeldung aus eigenem Recht angreifen oder eine Änderung beantragen können. Ob das noch möglich ist, hängt vom konkreten Verfahrensstand und von Fristen ab.

6. Was bedeutet das Urteil für Arbeitgeber?

Arbeitgeber mit grenzüberschreitenden Arbeitnehmern sollten DBA-Fragen frühzeitig vor dem Lohnsteuerabzug prüfen. Wird zu viel Lohnsteuer einbehalten, kann eine spätere Korrektur verfahrensrechtlich schwierig werden.

7. Welche Bedeutung hat die Freistellung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Im Streitjahr 2018 sah der BFH während der unwiderruflichen Freistellung keine Arbeitsausübung oder Arbeitsverwertung im Inland. Seit dem Veranlagungszeitraum 2024 ist jedoch § 49 Abs. 1 Nr. 4 Buchst. f EStG zu beachten.

Weitere Infos

• Internationale Mitarbeitereinsätze und Doppelbesteuerungsabkommen
• Lohnsteuer bei Grenzgängern und beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern
• Aufhebungsvertrag, Freistellung und Abfindung steuerlich prüfen

Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

Quellenverzeichnis

1. BFH, Urteil vom 09.04.2026 – VI R 12/24, ECLI:DE:BFH:2026:U.090426.VIR12.24.0, veröffentlicht am 09.07.2026.
2. BFH, Leitsätze zu VI R 12/24: Kein Erstattungsanspruch analog § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F.; Vertrauensschutz für bis zum Veröffentlichungstag gestellte Anträge.
3. BFH, Urteil vom 21.10.2009 – I R 70/08, BFHE 226, 529, BStBl II 2012, 493; bisherige Rechtsprechung zur analogen Anwendung in Lohnsteuerfällen.
4. FG München, Urteil vom 15.03.2024 – 8 K 883/23, Vorinstanz.
5. § 50d Abs. 1 Satz 2 EStG a. F.; § 50c Abs. 3 Satz 1 EStG; § 37 Abs. 2 AO; § 38 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG; § 41a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und 2 EStG; § 164 Abs. 2 AO; § 168 Satz 1 AO; § 218 AO.
6. Art. 15 und Art. 15a DBA-Schweiz 1971/2010; § 15 Satz 4 KonsVerCHEV.
7. BMF-Schreiben vom 27.06.2022 – IV B 8 – S 2301/13/10002, DOK2022/0063809, BStBl I 2022, 956, DBA-rechtliche Lohnsteuererstattung bei zu Unrecht einbehaltener Lohnsteuer.
8. LStH 2026, H 41c.1 „Erstattungsantrag“ und R 41c.1 zur Änderung des Lohnsteuerabzugs.

BFH, Urteil vom 09.04.2026
Az. VI R 31/24
DBA-Schweiz Art. 15a Abs. 2

Nichtrückkehrtage DBA-Schweiz bleiben ein hochrelevantes Thema für Grenzgänger, Arbeitgeber und Steuerabteilungen. Der Bundesfinanzhof hat entschieden: Eine beruflich veranlasste Nichtrückkehr liegt vor, wenn die Rückkehr an den Wohnsitz aus beruflichen Gründen nicht möglich oder nicht zumutbar ist. Entscheidend sind die konkreten Umstände des Einzelfalls – nicht allein pauschale Entfernungs- oder Fahrzeitgrenzen.^[1]

Worum ging es in dem BFH-Fall?

Der Streitfall betraf einen in Deutschland ansässigen Arbeitnehmer mit Tätigkeit in der Schweiz. Nach Art. 15a Abs. 1 DBA-Schweiz werden Vergütungen eines Grenzgängers grundsätzlich im Ansässigkeitsstaat besteuert; der Tätigkeitsstaat darf eine begrenzte Quellensteuer erheben. Grenzgänger ist nach Art. 15a Abs. 2 DBA-Schweiz eine Person, die im anderen Vertragsstaat ihren Arbeitsort hat und von dort regelmäßig an ihren Wohnsitz zurückkehrt.^[2]

Kehrt die Person nicht jeweils nach Arbeitsende zurück, entfällt die Grenzgängereigenschaft bei ganzjähriger Beschäftigung erst, wenn sie an mehr als 60 Arbeitstagen aufgrund der Arbeitsausübung nicht an den Wohnsitz zurückkehrt. Bei tageweiser Teilzeitbeschäftigung ist diese Grenze anteilig zu kürzen. Im BFH-Fall wurde die Grenze wegen einer 90-%-Teilzeitbeschäftigung auf 54 Tage reduziert.^[1]

Was hat der BFH entschieden?

Der BFH bestätigte, dass eine Nichtrückkehr „aufgrund der Arbeitsausübung“ vorliegt, wenn die Rückkehr aus beruflichen Gründen unmöglich oder unzumutbar ist. Die Unzumutbarkeit darf nicht schematisch allein nach der Entfernung zwischen Wohnsitz und Arbeitsort oder nach starren Fahrzeitgrenzen beurteilt werden. Maßgeblich sind insbesondere Arbeitszeiten, Arbeitsbeginn am Folgetag, Art der Tätigkeit und weitere berufliche Anforderungen.^[1]

Prüfpunkt	BFH-Kernaussage	Praxisfolge
Regelmäßige Rückkehr	Mehrmalige Rückkehr pro Woche kann genügen; für das Streitjahr 2019 verlangte der BFH keine Mindestanzahl an Grenzüberquerungen.	Für Altfälle ist nicht nur die Anzahl der Pendelfahrten entscheidend. Für Zeiträume ab 2026 ist das neue Protokoll gesondert zu prüfen.[4]
Nichtrückkehrtage	Sie zählen nur, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich nicht an den Wohnsitz zurückkehrt und dies beruflich veranlasst ist.	Jeder geltend gemachte Tag sollte einzeln dokumentiert werden.
Unzumutbarkeit	Keine rein pauschale Prüfung nach Entfernung oder Fahrzeit.	Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Schicht- oder Bereitschaftsdienste und Fahrzeiten zusammen betrachten.
Beweislast	Der Steuerpflichtige muss die tatsächliche Nichtrückkehr nachweisen; eine bloße Schätzung genügt nicht.	Belege, Kalender, Arbeitgeberbescheinigung und Zeugenaussagen frühzeitig sichern.[1]

Steuer-Tipp: Nichtrückkehrtage tagesgenau dokumentieren

Führen Sie einen Kalender, in dem Arbeitsort, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Übernachtungsort, Verkehrsmittel und Grund der Nichtrückkehr festgehalten werden. Ergänzen Sie Hotelrechnungen, Kartenzahlungsbelege, Dienstpläne, Arbeitgeberbescheinigungen und gegebenenfalls Reiseunterlagen. Der BFH betont, dass keine Schätzung der Nichtrückkehrtage genügt.^[1]

Warum reichen 100 Kilometer oder 1,5 Stunden nicht allein?

Die BMF-Konsultationsvereinbarung vom 12.10.2018 nennt als Indizien für Unzumutbarkeit unter anderem eine einfache Straßenentfernung von mehr als 100 Kilometern bei Kfz-Nutzung oder eine schnellste ÖPNV-Verbindung von mehr als 1,5 Stunden zur üblichen Pendelzeit. Sie verlangt außerdem, dass der Arbeitnehmer tatsächlich nicht an den Wohnsitz zurückgekehrt ist.^[3]

Der BFH stellt jedoch klar: Diese Werte dürfen die gerichtliche Einzelfallprüfung nicht ersetzen. Die Entfernung oder Fahrzeit kann mitberücksichtigt werden, ist aber nicht das alleinige Entscheidungskriterium. Im Streitfall waren unter anderem rund zehn Stunden Arbeitszeit, Arbeitsbeginn am Folgetag um 06:00 Uhr und eine Gesamtfahrzeit von etwa drei Stunden relevant.^[1]

Achtung / Häufiger Fehler: „Ich bin weit weg“ genügt nicht

Eine große Entfernung macht einen Arbeitnehmer nicht automatisch zum Nicht-Grenzgänger. Umgekehrt kann eine Rückkehr auch bei nicht extremen Entfernungen unzumutbar sein, wenn arbeitsbezogene Besonderheiten hinzukommen. Entscheidend ist die belastbare Gesamtdokumentation des Einzelfalls.

Welche steuerlichen Folgen hat die Entscheidung?

Wird die Grenzgängereigenschaft verneint, richtet sich das Besteuerungsrecht für in der Schweiz ausgeübte unselbständige Arbeit grundsätzlich nach Art. 15 DBA-Schweiz. Im BFH-Fall waren die in der Schweiz erzielten Lohneinkünfte in Deutschland nach Art. 24 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. d DBA-Schweiz unter Progressionsvorbehalt freizustellen; Arbeitstage in Deutschland, etwa Homeoffice, blieben in Deutschland steuerpflichtig.^[1]

Liegt dagegen eine Grenzgängereigenschaft vor, bleibt das Besteuerungsrecht grundsätzlich beim Ansässigkeitsstaat. Die Schweiz darf dann nach Art. 15a Abs. 1 Satz 3 DBA-Schweiz eine Quellensteuer von höchstens 4,5 % des Bruttobetrags erheben, wenn die Ansässigkeit durch amtliche Bescheinigung nachgewiesen wird.^[2]

Die Grafik zeigt die Prüfung der Grenzgängereigenschaft, der Nichtrückkehrtage und der beruflichen Unzumutbarkeit der Rückkehr an den Wohnsitz.

DBA-Schweiz: Prüfschema Nichtrückkehrtage

1. Wohnsitz DE?
Ansässigkeit prüfen
2. Arbeitsort CH?
Tätigkeit im anderen Staat
3. Rückkehr?
regelmäßig / tatsächlich
4. Nichtrückkehrtage?
tatsächlich + beruflich veranlasst
> 60 bzw. gekürzte Grenze?
5. Unzumutbarkeit?
Arbeitszeit, Beginn, Ende,
Fahrzeit, Berufsumstände
Folge: Grenzgängereigenschaft kann entfallen
Besteuerungsrecht neu prüfen

Praxis
Jeden Tag belegen

Was gilt bei Teilzeit?

Bei Teilzeit ist sorgfältig zu unterscheiden: Im BFH-Fall war die Tätigkeit tageweise reduziert, weil der Arbeitnehmer jeden zweiten Freitag nicht arbeitete. Deshalb wurde die 60-Tage-Grenze anteilig auf 54 Tage gekürzt. Maßgeblich waren die arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitstage.^[1]

Für aktuelle Fälle ab 2026 ist zusätzlich das Änderungsprotokoll vom 21.08.2023 zu beachten. Es enthält detaillierte Regelungen zu Art. 15a Abs. 2 DBA-Schweiz, unter anderem zur regelmäßigen Rückkehr, zu Arbeitstagen, zu krankheits- und urlaubsbedingten Abwesenheiten sowie zur anteiligen Kürzung bei tageweiser Teilzeitbeschäftigung.^[4]

Checkliste: So bereiten Sie die Prüfung vor

• Arbeitsvertrag prüfen: Vollzeit, tageweise Teilzeit oder stundenweise Teilzeit?
• Arbeitstage erfassen: vereinbarte Arbeitstage, tatsächliche Einsätze, Homeoffice, Drittstaatentage.
• Nichtrückkehrtage einzeln dokumentieren: Datum, Arbeitsende, nächster Arbeitsbeginn, Übernachtungsort.
• Berufliche Gründe belegen: Dienstplan, Bereitschaftsdienst, Schichtplan, Projektanforderungen, Arbeitgeberbestätigung.
• Fahrzeiten sichern: Verkehrsmittel, übliche Pendelzeiten, Wegstrecken, Störungen nur bei Relevanz.
• Steuerfolgen abstimmen: Schweiz-Quellensteuer, deutsche Einkommensteuer, Progressionsvorbehalt, Homeoffice-Tage.

Welche Fragen sollten Grenzgänger jetzt klären?

1. Wurden alle Nichtrückkehrtage tatsächlich nachgewiesen?

Ohne belastbare Nachweise droht die Nichtanerkennung. Der BFH akzeptiert keine Schätzung der Anzahl der Nichtrückkehrtage.^[1]

2. Waren die Gründe wirklich beruflich?

Private Gründe für eine Übernachtung genügen nicht. Erforderlich ist ein Zusammenhang mit der Arbeitsausübung, etwa aufgrund sehr langer Arbeitszeiten, eines frühen Arbeitsbeginns am Folgetag oder besonderer beruflicher Anforderungen.

3. Welche Jahre sind betroffen?

Die BFH-Entscheidung betrifft das Streitjahr 2019. Für Veranlagungszeiträume ab 2026 ist zusätzlich das Änderungsprotokoll 2023 zu prüfen, weil es neue bzw. konkretisierte Protokollregelungen zu Art. 15a enthält.^[4]

Unser Praxishinweis für Grenzgänger und Arbeitgeber

Die Entscheidung zeigt: Bei Grenzgängerfällen Deutschland-Schweiz kommt es auf eine saubere Dokumentation und die richtige rechtliche Einordnung an. Lassen Sie frühzeitig prüfen, ob die Grenzgängereigenschaft vorliegt, ob Nichtrückkehrtage anzuerkennen sind und wie Schweizer Quellensteuer, deutsche Steuererklärung und Progressionsvorbehalt zusammenwirken.

FAQ zu Nichtrückkehrtagen nach dem DBA-Schweiz

Wann liegt ein Nichtrückkehrtag nach Art. 15a DBA-Schweiz vor?

Ein Nichtrückkehrtag liegt vor, wenn der Arbeitnehmer nach Arbeitsende tatsächlich nicht an seinen Wohnsitz zurückkehrt und diese Nichtrückkehr aufgrund der Arbeitsausübung erfolgt, also beruflich veranlasst ist.

Reicht eine Entfernung von mehr als 100 Kilometern automatisch aus?

Nein. Die Entfernung kann ein wichtiges Indiz sein. Nach dem BFH darf die Zumutbarkeit aber nicht allein anhand pauschaler Entfernungskriterien beurteilt werden.

Wie viele Nichtrückkehrtage sind unschädlich?

Bei ganzjähriger Beschäftigung entfällt die Grenzgängereigenschaft nach Art. 15a Abs. 2 DBA-Schweiz erst bei mehr als 60 beruflich veranlassten Nichtrückkehrtagen. Bei tageweiser Teilzeit oder unterjähriger Beschäftigung kann die Grenze zu kürzen sein.

Wer muss die Nichtrückkehrtage beweisen?

Die Beweislast trägt der Steuerpflichtige. Er sollte jeden einzelnen Tag mit Belegen, Kalenderaufzeichnungen, Dienstplänen und Arbeitgeberbescheinigungen dokumentieren.

Was bedeutet das Urteil für Homeoffice-Tage?

Homeoffice-Tage in Deutschland sind gesondert zu prüfen. Im BFH-Fall stellte der BFH klar, dass Arbeitstage im Homeoffice in Deutschland im Verhältnis zur Schweiz nicht der Schweizer Tätigkeitsbesteuerung unterlagen.

Gilt das BFH-Urteil unverändert für 2026?

Das Urteil betrifft das Streitjahr 2019. Für Zeiträume ab 2026 ist zusätzlich das Änderungsprotokoll 2023 zum DBA-Schweiz zu berücksichtigen, insbesondere die neuen Protokollregelungen zu Art. 15a Abs. 2.

Mehr Infos

• Doppelbesteuerungsabkommen bei Arbeitnehmern: Grundregeln und Praxisfälle

Disclaimer: Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

Quellenverzeichnis

1. Bundesfinanzhof, Urteil vom 09.04.2026, Az. VI R 31/24, ECLI:DE:BFH:2026:U.090426.VIR31.24.0, zu Art. 15a Abs. 2 DBA-Schweiz 1971/2010; Vorinstanz FG Baden-Württemberg, Urteil vom 12.06.2024, Az. 2 K 2189/21.
2. DBA-Schweiz, konsolidierte nicht amtliche Fassung des BMF, Art. 15, Art. 15a Abs. 1 bis 3, Art. 24 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. d; Abkommen vom 11.08.1971 in der Fassung des Änderungsprotokolls vom 27.10.2010.
3. BMF-Schreiben vom 25.10.2018, Gz. IV B 2 – S 1301-CHE/07/10015-09, DOK 2018/0840694; Konsultationsvereinbarung vom 12.10.2018 zur Nichtrückkehr eines Grenzgängers aufgrund der Arbeitsausübung nach Art. 15a Abs. 2 DBA-Schweiz, BStBl I 2018, 1103.
4. Gesetz zu dem Protokoll vom 21.08.2023 zur Änderung des DBA-Schweiz, BGBl. 2025 II Nr. 275; Anwendung laut BMF ab 01.01.2026, insbesondere Protokollregelungen zu Art. 15a Abs. 2.

Rechtsstand: 09.07.2026

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 18.03.2026 entschieden, wann in Kindergeldfällen mit Bezug zum Vereinigten Königreich nach dem Brexit weiterhin europäisches Koordinierungsrecht gilt.

Die Entscheidung ist besonders wichtig für Eltern, bei denen ein Elternteil oder das Kind einen Bezug zum Vereinigten Königreich hat. Denn seit dem Ende des Brexit-Übergangszeitraums am 31.12.2020 ist nicht mehr automatisch klar, ob die bekannten EU-Regeln zur Koordinierung von Familienleistungen weiter anwendbar sind.

Das Wichtigste auf einen Blick

Entscheidung: BFH, Urteil vom 18.03.2026 – III R 10/25

Pressemitteilung: BFH, Pressemitteilung Nr. 39/26 vom 09.07.2026

Kernaussage: Nach Ablauf des Brexit-Übergangszeitraums gilt das EU-Koordinierungsrecht bei Kindergeldfällen mit UK-Bezug nur noch in bestimmten Fallgruppen.

Besonders wichtig: Art. 32 Abs. 1 Buchst. d des Austrittsabkommens schützt bestimmte bestehende Ansprüche auf Familienleistungen. Er führt aber nicht dazu, dass das EU-Koordinierungsrecht in allen Kindergeldfällen mit UK-Bezug weitergilt.

Praxisfolge: Familienkassen und Finanzgerichte müssen genau prüfen, welche Person sich wann in welcher grenzüberschreitenden Situation befand und welche Staatsangehörigkeit die beteiligten Personen haben.

Worum ging es im BFH-Fall?

Die Klägerin ist deutsche Staatsangehörige. Sie lebt seit Oktober 2019 zusammen mit ihrem im Vereinigten Königreich geborenen minderjährigen Kind in Deutschland. Auch das Kind besitzt die deutsche Staatsangehörigkeit.

Im Streit ging es um Kindergeld für den Zeitraum März bis August 2022.

Die Klägerin beantragte in Deutschland Kindergeld. In ihrem Antrag gab sie an, dass der Vater des Kindes im Vereinigten Königreich lebt und dort seit etwa dem Jahr 2000 in der Gastronomie beschäftigt ist.

Die Familienkasse zahlte der Klägerin jedoch nicht das volle deutsche Kindergeld. Sie gewährte nur sogenanntes Differenzkindergeld. Das bedeutet: Die Familienkasse ging davon aus, dass das Vereinigte Königreich wegen der Beschäftigung des Kindsvaters vorrangig für Familienleistungen zuständig sei. Deutschland sollte deshalb nur den Unterschiedsbetrag zwischen der britischen Leistung und dem höheren deutschen Kindergeld zahlen.

Mehrere Anfragen im Vereinigten Königreich brachten allerdings kein klares Ergebnis dazu, ob dort tatsächlich ein Anspruch auf Familienleistungen bestand oder warum ein solcher Anspruch nicht bestehen sollte.

Das Finanzgericht Münster gab der Klägerin zunächst Recht und sprach ihr ungekürztes deutsches Kindergeld zu.

Was entschied der BFH?

Der BFH hob das Urteil des Finanzgerichts auf und verwies den Fall zurück.

Wichtig ist: Der BFH hat nicht abschließend entschieden, dass die Klägerin kein volles Kindergeld erhält. Er hat aber klargestellt, dass das Finanzgericht die Anwendbarkeit des europäischen Koordinierungsrechts nicht ausreichend geprüft hatte.

Nach Auffassung des BFH erfüllt die Klägerin zwar die Voraussetzungen für einen Kindergeldanspruch nach deutschem Recht. Unklar war aber, ob und in welcher Form europäisches oder altes europäisches Koordinierungsrecht nach dem Brexit noch anzuwenden ist.

Das Finanzgericht muss nun weitere Tatsachen feststellen.

Warum ist der Brexit für das Kindergeld so wichtig?

Vor dem Brexit wurden Kindergeldfälle mit Bezug zu mehreren EU-Staaten regelmäßig nach der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 und der Durchführungsverordnung (EG) Nr. 987/2009 koordiniert.

Diese Regeln bestimmen unter anderem:

• welcher Staat vorrangig für Familienleistungen zuständig ist,
• ob ein anderer Staat nur einen Unterschiedsbetrag zahlen muss,
• wie Anträge zwischen den Behörden zu behandeln sind,
• und wie Doppelzahlungen vermieden werden.

Das Vereinigte Königreich ist jedoch zum 01.02.2020 aus der Europäischen Union ausgetreten. Das EU-Recht galt nur noch während des Übergangszeitraums bis zum 31.12.2020 fort.

Für spätere Zeiträume – wie hier März bis August 2022 – gelten die EU-Regeln daher nicht mehr automatisch.

Wann gilt das EU-Koordinierungsrecht nach dem Brexit weiter?

Nach dem BFH kommt eine Weitergeltung insbesondere dann in Betracht, wenn eine Person bereits am Ende des Übergangszeitraums in einer vom Austrittsabkommen geschützten grenzüberschreitenden Situation war.

Entscheidend ist daher nicht nur, dass irgendwann einmal ein Bezug zum Vereinigten Königreich bestand.

Entscheidend ist vielmehr:

• Wer war am 31.12.2020 betroffen?
• Wo wohnte diese Person?
• Wo arbeitete diese Person?
• Welche Staatsangehörigkeit hatte diese Person?
• Bestand die grenzüberschreitende Situation ohne relevante Unterbrechung fort?
• Geht es um einen Elternteil oder nur um das Kind als Familienangehörigen?

Der BFH betont damit: Kindergeldfälle mit UK-Bezug müssen nach dem Brexit deutlich genauer geprüft werden als früher.

Was bedeutet Art. 32 Abs. 1 Buchst. d des Austrittsabkommens?

Art. 32 Abs. 1 Buchst. d des Austrittsabkommens ordnet für bestimmte Fälle die Weiteranwendung der Art. 67, 68 und 69 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 an.

Diese Vorschrift schafft nach dem BFH einen Bestandsschutz für Familienleistungen, auf die am Ende des Übergangszeitraums bereits ein Anspruch bestand.

Sie erfasst insbesondere Fälle, in denen sich nur das Kind beziehungsweise ein Familienangehöriger in einer grenzüberschreitenden Situation zwischen der EU und dem Vereinigten Königreich befand, nicht aber der Elternteil, von dem der Anspruch abgeleitet wird.

Das ist für viele Familien wichtig, bei denen das Kind in einem anderen Staat lebt oder geboren wurde, während ein Elternteil in einem anderen Staat arbeitet.

Warum war die Staatsangehörigkeit des Kindsvaters entscheidend?

Im BFH-Fall war nicht ausreichend festgestellt, welche Staatsangehörigkeit der Kindsvater hatte.

Nach Angaben der Klägerin bestand die Möglichkeit, dass er nur die Staatsangehörigkeit eines Drittstaats besitzt. Dann kann eine Besonderheit greifen: Bei Drittstaatsangehörigen kann nach Art. 31 Abs. 3 des Austrittsabkommens nicht ohne Weiteres auf das neue Koordinierungsrecht nach der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 und der Verordnung (EG) Nr. 987/2009 abgestellt werden.

Stattdessen kann auf das frühere Koordinierungsrecht verwiesen werden, also auf die Verordnung (EWG) Nr. 1408/71 und die Verordnung (EWG) Nr. 574/72.

Das kann erhebliche Folgen haben. Denn das alte Koordinierungsrecht enthält nicht in jedem Punkt entsprechende Regelungen. Fehlt eine entsprechende Vorschrift, läuft die Verweisung ins Leere.

Achtung: Nicht jeder UK-Bezug reicht aus

Ein häufiger Fehler besteht darin, jeden Kindergeldfall mit Bezug zum Vereinigten Königreich weiterhin wie einen klassischen EU-Fall zu behandeln.

Das ist nach dem BFH zu pauschal.

Seit dem Ende des Übergangszeitraums muss zuerst geklärt werden, ob das Austrittsabkommen überhaupt eine Weitergeltung des Koordinierungsrechts anordnet.

Erst wenn diese Frage bejaht wird, stellt sich die nächste Frage: Welcher Staat ist vorrangig zuständig und darf Deutschland das Kindergeld ganz oder teilweise kürzen?

Praxisbeispiel: Differenzkindergeld nach dem Brexit

Angenommen, ein Kind lebt mit der Mutter in Deutschland. Der Vater arbeitet im Vereinigten Königreich. Die Familienkasse geht davon aus, dass im Vereinigten Königreich ein Anspruch auf Familienleistungen besteht.

Dann kann sie nicht einfach automatisch deutsches Kindergeld kürzen.

Zuerst muss geprüft werden, ob für den Streitzeitraum nach dem Brexit überhaupt noch Koordinierungsrecht anwendbar ist.

Ist das nicht der Fall, richtet sich der Anspruch stärker nach deutschem Kindergeldrecht. Ist Koordinierungsrecht anwendbar, muss zusätzlich geprüft werden, welcher Staat vorrangig zuständig ist und ob ausländische Leistungen tatsächlich zu berücksichtigen sind.

Steuer-Tipp: Bescheide bei UK-Bezug genau prüfen

Eltern mit UK-Bezug sollten Kindergeldbescheide genau prüfen lassen, wenn die Familienkasse nur Differenzkindergeld zahlt oder ausländische Familienleistungen anrechnet.

Besonders wichtig sind folgende Fragen:

1. Für welchen Zeitraum wurde Kindergeld gekürzt?
2. Liegt der Zeitraum vor oder nach dem 31.12.2020?
3. Wer hatte am Ende des Übergangszeitraums einen Bezug zum Vereinigten Königreich?
4. Bestand dieser Bezug ohne Unterbrechung fort?
5. Welche Staatsangehörigkeit haben Elternteil und Kind?
6. Wurde im Vereinigten Königreich tatsächlich eine Familienleistung gezahlt oder nur vermutet?
7. Hat die Familienkasse das Koordinierungsverfahren ordnungsgemäß durchgeführt?

Gerade bei vorläufigen Bescheiden, Änderungsbescheiden und Einspruchsentscheidungen lohnt sich eine sorgfältige Prüfung.

Was bedeutet die Entscheidung für Familien?

Die BFH-Entscheidung bringt keine einfache Faustregel, aber wichtige Klarheit.

Nach dem Brexit reicht ein bloßer UK-Bezug nicht aus, um automatisch die europäischen Koordinierungsregeln anzuwenden. Familienkassen müssen genauer prüfen, ob das Austrittsabkommen die Weitergeltung dieser Regeln im konkreten Fall wirklich anordnet.

Für Eltern kann das entscheidend sein. Denn die Frage, ob Deutschland das volle Kindergeld zahlen muss oder nur Differenzkindergeld, hängt oft von diesen Details ab.

Checkliste für Betroffene

Prüfen Sie bei Kindergeldfällen mit UK-Bezug insbesondere:

• Lebte oder arbeitete ein Elternteil am 31.12.2020 im Vereinigten Königreich?
• Lebte das Kind am 31.12.2020 in Deutschland, der EU oder im Vereinigten Königreich?
• Welche Staatsangehörigkeit besitzen Eltern und Kind?
• Ging es um einen Anspruch vor oder nach dem Brexit-Übergangszeitraum?
• Hat die Familienkasse nur Differenzkindergeld gezahlt?
• Wurden britische Leistungen tatsächlich gezahlt oder lediglich angerechnet?
• Gibt es Schreiben der britischen Behörde HM Revenue & Customs?
• Ist der Bescheid vorläufig oder endgültig?
• Wurde fristgerecht Einspruch eingelegt?

FAQ zum Kindergeld nach Brexit

Gilt EU-Koordinierungsrecht nach dem Brexit noch für Kindergeldfälle?

Ja, aber nur in bestimmten Fallgruppen. Nach dem BFH gilt das EU-Koordinierungsrecht nach Ablauf des Übergangszeitraums nicht mehr automatisch. Es muss geprüft werden, ob das Austrittsabkommen eine Weitergeltung anordnet.

Warum ist der 31.12.2020 so wichtig?

Der 31.12.2020 war das Ende des Brexit-Übergangszeitraums. Für spätere Kindergeldzeiträume kommt es entscheidend darauf an, ob am Ende dieses Übergangszeitraums eine geschützte grenzüberschreitende Situation bestand.

Was ist Differenzkindergeld?

Differenzkindergeld bedeutet, dass Deutschland nicht das volle Kindergeld zahlt, sondern nur den Unterschied zwischen einer ausländischen Familienleistung und dem höheren deutschen Kindergeld.

Darf die Familienkasse britische Leistungen anrechnen, obwohl nichts ausgezahlt wurde?

Das hängt vom Einzelfall ab. Zuerst ist zu prüfen, ob überhaupt Koordinierungsrecht anwendbar ist. Danach ist zu prüfen, ob ein vorrangiger Anspruch im Vereinigten Königreich bestand und wie das Koordinierungsverfahren durchgeführt wurde.

Was passiert, wenn der andere Elternteil Drittstaatsangehöriger ist?

Dann kann nach Art. 31 Abs. 3 des Austrittsabkommens das alte Koordinierungsrecht nach der Verordnung (EWG) Nr. 1408/71 und der Verordnung (EWG) Nr. 574/72 relevant werden. Das kann zu anderen Ergebnissen führen als das neue Koordinierungsrecht.

Hat der BFH der Mutter das volle Kindergeld zugesprochen?

Nein. Der BFH hat das Urteil des Finanzgerichts aufgehoben und den Fall zurückverwiesen. Das Finanzgericht muss weitere Tatsachen feststellen und anschließend neu entscheiden.

Fazit

Der BFH stellt klar: Nach dem Brexit gelten die europäischen Koordinierungsregeln für Kindergeldfälle mit Bezug zum Vereinigten Königreich nicht mehr automatisch.

Für Eltern, Familienkassen und Berater kommt es auf die genaue Fallgruppe an. Entscheidend sind insbesondere der Zeitraum, die grenzüberschreitende Situation am 31.12.2020, die Staatsangehörigkeit der Beteiligten und die Frage, ob neues oder altes Koordinierungsrecht anwendbar ist.

Wer einen Kindergeldbescheid mit Kürzung wegen angeblicher britischer Familienleistungen erhält, sollte den Bescheid daher nicht ungeprüft hinnehmen.

Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

Passende interne Themen

• Kindergeld und Familienleistungen im Steuerrecht
• Einspruch gegen Kindergeldbescheide

Quellen

• BFH, Urteil vom 18.03.2026 – III R 10/25, ECLI:DE:BFH:2026:U.180326.IIIR10.25.0
• BFH, Pressemitteilung Nr. 39/26 vom 09.07.2026
• Finanzgericht Münster, Urteil vom 20.02.2025 – 10 K 2123/22 Kg, Vorinstanz
• Art. 30, Art. 31 Abs. 3 und Art. 32 Abs. 1 Buchst. d des Abkommens über den Austritt des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland aus der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft
• Art. 67, Art. 68 und Art. 69 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004
• Art. 60 der Verordnung (EG) Nr. 987/2009
• Verordnung (EWG) Nr. 1408/71 und Verordnung (EWG) Nr. 574/72
• § 62 EStG, § 63 EStG, § 64 EStG und § 65 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG

Rechtsstand: 09.07.2026

Fokus-Keyword: Steuervergünstigung nach § 6a GrEStG

Rechtsstand: 09.07.2026

Die Steuervergünstigung nach § 6a GrEStG greift nicht schon deshalb, weil mehrere Familienmitglieder gemeinsam wirtschaftlich die Kontrolle über grundbesitzende Gesellschaften ausüben. Das hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 08.04.2026 entschieden.

Nach Auffassung des BFH ist eine bloße Gruppe natürlicher Personen kein eigener Rechtsträger. Sie kann deshalb auch kein herrschendes Unternehmen im Sinne des § 6a Satz 3 und 4 GrEStG sein.

Das Urteil ist besonders wichtig für Familienunternehmen, Erbengemeinschaften und Umstrukturierungen mit grundbesitzenden Gesellschaften.

Das Wichtigste auf einen Blick

Entscheidung: BFH, Urteil vom 08.04.2026 – II R 2/23

Kernaussage: Eine nicht rechtlich verselbständigte Gruppe natürlicher Personen kann kein herrschendes Unternehmen nach § 6a Satz 3 und 4 GrEStG sein.

Praxisfolge: Beteiligungen mehrerer Familienmitglieder werden für § 6a GrEStG nicht einfach zusammengerechnet.

Relevant für: Familienunternehmen, Erbfälle, GmbH & Co. KG-Strukturen und Umstrukturierungen mit grundbesitzenden Gesellschaften.

Worum ging es im BFH-Fall?

Im Streitfall gründeten drei Erben mit notariellem Vertrag vom 29.08.2017 eine GmbH & Co. KG.

Zum Nachlass gehörten unter anderem Beteiligungen an zwei GmbHs. Diese GmbHs hielten Grundbesitz. Die Erben teilten die Nachlassbeteiligungen auf und brachten anschließend ihre Beteiligungen an den beiden grundbesitzenden GmbHs in die neu gegründete GmbH & Co. KG ein.

Durch die Einbringung wurde die GmbH & Co. KG alleinige Anteilseignerin der beiden GmbHs. Weil diese Gesellschaften Grundbesitz hielten, sah das Finanzamt darin einen grunderwerbsteuerbaren Vorgang.

Die Klägerin wollte erreichen, dass die Steuer nach § 6a GrEStG nicht erhoben wird. Ihr Argument: Die Familie beziehungsweise die Erbengemeinschaft sei als herrschendes Unternehmen anzusehen.

Was regelt § 6a GrEStG?

§ 6a GrEStG enthält eine Steuervergünstigung für bestimmte Umstrukturierungen im Konzern.

Vereinfacht gesagt: Wenn Grundstücke oder Anteile an grundbesitzenden Gesellschaften innerhalb eines Konzerns übertragen werden, kann unter bestimmten Voraussetzungen Grunderwerbsteuer vermieden werden.

Die Vorschrift ist aber eng an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Entscheidend ist insbesondere, dass an dem Vorgang ein herrschendes Unternehmen und eine oder mehrere abhängige Gesellschaften beteiligt sind.

Nach § 6a Satz 4 GrEStG ist eine Gesellschaft abhängig, wenn das herrschende Unternehmen innerhalb von fünf Jahren vor und fünf Jahren nach dem Rechtsvorgang unmittelbar oder mittelbar zu mindestens 95 % beteiligt ist.

Warum versagte der BFH die Steuervergünstigung?

Der BFH stellte klar: Eine Gruppe natürlicher Personen ist nur dann ein tauglicher Rechtsträger, wenn sie rechtlich verselbständigt organisiert ist.

Das kann zum Beispiel der Fall sein bei:

• einer Personengesellschaft,
• einer Kapitalgesellschaft,
• oder unter bestimmten Voraussetzungen einer Erbengemeinschaft.

Eine bloße Personengruppe reicht dagegen nicht aus.

Im Streitfall waren die drei Erben jeweils einzeln an der neu gegründeten GmbH & Co. KG beteiligt. Keiner von ihnen hielt allein eine Beteiligung von mindestens 95 %.

Eine Zusammenrechnung der Beteiligungen mehrerer natürlicher Personen sieht § 6a GrEStG nach Auffassung des BFH nicht vor.

Achtung: Häufiger Fehler bei Familienunternehmen

In Familienunternehmen wird oft angenommen, dass Beteiligungen naher Angehöriger steuerlich zusammengerechnet werden können.

Genau das ist bei § 6a GrEStG gefährlich.

Entscheidend ist nicht, ob mehrere Personen familiär verbunden sind oder wirtschaftlich gemeinsam handeln. Entscheidend ist, ob ein rechtlich eigenständiger Rechtsträger als herrschendes Unternehmen vorhanden ist und die erforderliche Beteiligung hält.

Konnte die Erbengemeinschaft herrschendes Unternehmen sein?

Auch das verneinte der BFH im konkreten Fall.

Zwar kann eine Erbengemeinschaft grunderwerbsteuerrechtlich grundsätzlich Rechtsträger sein. Im entschiedenen Fall war die Erbengemeinschaft aber bereits vor der Einbringung durch notarielle Vereinbarung auseinandergesetzt worden.

Hinzu kam: Die Nachlassbeteiligungen bezogen sich nur auf 50 % an der einen GmbH und 25 % an der anderen GmbH. Damit hätte selbst die Erbengemeinschaft nicht die erforderliche Beteiligung von mindestens 95 % gehalten.

Praxisbeispiel: Wie schnell entsteht Grunderwerbsteuer?

Der Fall zeigt, dass Grunderwerbsteuer nicht nur beim direkten Kauf eines Grundstücks entstehen kann.

Auch die Übertragung von Anteilen an grundbesitzenden Gesellschaften kann Grunderwerbsteuer auslösen.

Im BFH-Verfahren wurde für eine der Anteilsvereinigungen zunächst Grunderwerbsteuer in Höhe von 13.565 € festgesetzt. Nach Feststellung eines Grundbesitzwerts von 43.971 € wurde die Steuer auf 2.638 € herabgesetzt.

Das zeigt: Auch gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungen können erhebliche grunderwerbsteuerliche Folgen haben.

Steuer-Tipp: Vor der Umstrukturierung sauber prüfen

Vor jeder Einbringung oder Umstrukturierung mit grundbesitzenden Gesellschaften sollten Sie drei Fragen klären:

1. Entsteht ein steuerbarer Erwerbsvorgang nach § 1 GrEStG?
2. Liegt ein grundsätzlich begünstigter Vorgang nach § 6a GrEStG vor?
3. Gibt es ein konkretes herrschendes Unternehmen, das die 95-%-Beteiligung nach § 6a Satz 4 GrEStG erfüllt?

Diese Prüfung sollte vor dem Notartermin erfolgen. Nachträgliche Korrekturen sind oft schwierig oder gar nicht mehr möglich.

Was bedeutet das Urteil für Familienunternehmen?

Das Urteil ist besonders relevant für Familienunternehmen, in denen Beteiligungen historisch auf mehrere Familienmitglieder verteilt sind.

Der BFH macht deutlich: Für § 6a GrEStG reicht eine wirtschaftliche Gesamtbetrachtung der Familie nicht aus. Maßgeblich ist die rechtliche Struktur.

Wenn mehrere Familienmitglieder jeweils einzeln beteiligt sind, entsteht dadurch noch kein gemeinsames herrschendes Unternehmen.

Wer die Steuervergünstigung nach § 6a GrEStG nutzen möchte, braucht daher eine klare Beteiligungsstruktur und eine sorgfältige Dokumentation.

Checkliste: Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?

Prüfen Sie vor einer Umstrukturierung insbesondere folgende Punkte:

• Hält eine beteiligte Gesellschaft inländischen Grundbesitz?
• Kann ein grunderwerbsteuerbarer Vorgang nach § 1 GrEStG entstehen?
• Gibt es ein rechtlich eigenständiges herrschendes Unternehmen?
• Wird die Beteiligung von mindestens 95 % erreicht?
• Sind die fünfjährige Vorbehaltensfrist und Nachbehaltensfrist einzuhalten?
• Besteht eine Erbengemeinschaft noch oder wurde sie bereits auseinandergesetzt?
• Sind Steuerbescheide und Feststellungsbescheide korrekt ergangen?

FAQ zur BFH-Entscheidung und § 6a GrEStG

Gilt § 6a GrEStG auch für natürliche Personen?

Ja, natürliche Personen können grundsätzlich herrschendes Unternehmen sein, wenn sie wirtschaftlich tätig sind. Im Streitfall scheiterte die Begünstigung aber daran, dass nicht eine einzelne natürliche Person die erforderliche Beteiligung hielt, sondern mehrere Personen nur gemeinsam.

Können Familienmitglieder für § 6a GrEStG zusammengerechnet werden?

Nach der BFH-Rechtsprechung nicht ohne Weiteres. Eine bloße Gruppe natürlicher Personen ist kein eigener Rechtsträger. Die Beteiligungen werden daher nicht allein wegen familiärer Verbundenheit zusammengerechnet.

Ist eine Erbengemeinschaft ein herrschendes Unternehmen?

Eine Erbengemeinschaft kann grunderwerbsteuerrechtlich grundsätzlich Rechtsträger sein. Im BFH-Fall half das aber nicht, weil die Erbengemeinschaft bereits vor der Einbringung auseinandergesetzt war und die erforderliche 95-%-Beteiligung nicht hielt.

Was bedeutet „herrschendes Unternehmen“ bei § 6a GrEStG?

Gemeint ist der Rechtsträger, der die abhängige Gesellschaft beherrscht. Nach § 6a Satz 4 GrEStG muss dieses herrschende Unternehmen grundsätzlich fünf Jahre vor und fünf Jahre nach dem Rechtsvorgang zu mindestens 95 % beteiligt sein.

Warum wurde die Steuervergünstigung im BFH-Fall versagt?

Die beteiligten Erben hielten die Anteile nicht über einen rechtlich selbständigen gemeinsamen Rechtsträger. Keiner der Erben erreichte allein die erforderliche Beteiligung von mindestens 95 %.

Was sollten Unternehmen vor einer Einbringung prüfen?

Zu prüfen sind insbesondere der vorhandene Grundbesitz, mögliche Erwerbsvorgänge nach § 1 GrEStG, das herrschende Unternehmen, die 95-%-Beteiligung sowie die fünfjährige Vor- und Nachbehaltensfrist.

Fazit

Der BFH wendet § 6a GrEStG konsequent rechtsträgerbezogen an.

Für Familienunternehmen bedeutet das: Eine Familie ist nicht automatisch ein herrschendes Unternehmen. Auch eine gemeinsame wirtschaftliche Zielsetzung reicht nicht aus.

Wer Umstrukturierungen mit grundbesitzenden Gesellschaften plant, sollte die Beteiligungsstruktur frühzeitig prüfen. Entscheidend ist, ob ein konkreter Rechtsträger vorhanden ist, der die Voraussetzungen des § 6a GrEStG erfüllt.

Dieser Beitrag stellt keine individuelle steuerliche Beratung dar und ersetzt nicht das Gespräch mit einem Steuerberater.

Quellen

• BFH, Urteil vom 08.04.2026 – II R 2/23
• BFH, Urteil vom 21.05.2025 – II R 56/22, BFHE 290, 28, BStBl II 2026, 76
• § 1 Abs. 3 GrEStG
• § 6a Satz 1, Satz 3 und Satz 4 GrEStG
• § 17 Abs. 2 und Abs. 3 GrEStG